DI CV. TUNGGAL J AYA TEKNIK
SKRIPSI
Disusun Oleh :
M. AGUS DASA TRIONO
NPM : 0732015009
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
Segala puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, kenikmatan dan karuniaNya yang tak terhingga sehingga saya berkesempatan menimba ilmu hingga jenjang perguruan tinggi. Berkat rahmatNya pula memungkinkan saya untuk menyelesaikan skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN DAN ABSENSI DI CV. TUNGGAL J AYA TEKNIK”.
Tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar sarjana Teknik (S-1) Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “ Veteran “ Jawa Timur.
Dalam penulisan Skripsi ini tak lepas dari bantuan, bimbingan dan dorongan dari pihak instansi baik secara langsung maupun secara tidak langsung yang berhubungan dengan penulisan Skripsi ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini peneliti menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada :
1. Bapak Ir. Sutiyono, MT, selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Dr. Ir. Minto Waluyo, MM, selaku Ketua Jurusan Fakultas Teknik Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
kepada saya untuk menyelesaikan Skripsi ini.
5. Pimpinan dan Staf CV. TUNGGAL JAYA TEKNIK yang memberikan ijin dan kesempatan kepada saya untuk melakukan Penelitian.
7. Bapak dan Ibu serta keluarga besarku yang telah memberikan banyak dukungan, semangat serta doa restu baik secara moril maupun materiil sehingga saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik.
8. Semua Teman-teman mahasiswa U.P.N khususnya jurusan Teknik Industri angkatan 2007.
9. Semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan Skripsi ini.
Semoga Kemampuan dan pengetahuan telah tercurahkan demi kesempurnaan Skripsi ini, namun keterbatasan dan kekurangan tetaplah ada. Oleh karena itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu penulis dengan senang hati menerima segala kritik dan saran yang bersifat membangun guna kesempurnaan Tugas Akhir (Skripsi) ini.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak.
Surabaya, 11 Juni 2012
DAFTAR ISI ... i
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Asumsi-Asumsi ... 3
1.6 Manfaat Penelitian ... 4
1.7 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Personalia ... 7
2.2 Sistem ... 9
2.2.1 Konsep Dasar Sistem ... 9
2.2.2 Karakteristik Sistem ... 11
2.2.3 Klasifikasi Sistem ... 13
2.3 Informasi ... 14
2.3.1 Konsep Dasar Informasi ... 14
2.3.2 Siklus Informasi ... 15
2.3.3 Kualitas Informasi ... 15
2.4.2 Komponen Sistem Informasi ... 17
2.4.3 Sistem Informasi Manajemen ... 19
2.5 Pendekatan Sistem ... 22
2.6 Pengembangan Sistem ... 26
2.6.1 Perlunya Pengembangan Sistem ... 26
2.6.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 28
2.6.3 Analisis Sistem ... 31
2.6.4 Alat – Alat Pengembangan Sistem ... 34
2.6.4.1 Bagan Alir ... 34
2.6.4.2 Diagram Arus Data ... 38
2.6.4.3 Diagram ER ... 44
2.7 Desain Sistem ... 48
2.7.1 Desain Sistem Secara Umum ... 48
2.7.1.1 Desain Database Secara Umum ... 48
2.7.1.2 Desain Input Secara Umum ... 51
2.7.1.3 Desain Output Secara Umum ... 53
2.8 Manajemen Database ... 55
2.8.1 Hirarki Data ... 55
2.8.2 Operasi Data ... 56
2.8.3 Normalisasi ... 57
2.9 Seleksi Sistem ... 57
2.13 Microsoft SQL Server ... 63
2.14 Penelitian Terdahulu ... 64
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tempat dan Waktu Penelitian ... 68
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ... 68
3.3 Langkah-langkah Pemecahan Masalah... 68
3.4 Metode Pengumpulan Data ... 75
3.5 Analisa Sistem ... 76
3.6 Perancangan Sistem ... 78
3.7 Uji Validasi Program. ... 80
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN 4.1 Kondisi Sistem …...….………….………..……… 81
4.1.1 Struktur Organisasi, Sistem dan Prosedur serta fungsi Masing-masing Bagian / Departemen...……... 81
4.2 Sistem dan Prosedur Yang Ada Saat Ini...……..……… 82
4.2.1 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ………….… 83
4.2.2 Prosedur Penerimaan Karyawan ... 83
4.2.3 Prosedur Rekap Absensi ... 84
4.3 Analisa Sistem...……….………..……… 85
4.4.1 Rancangan Kebutuhan Dokumen dan Informasi ...87
4.4.2 Bagan Alir Dokumen yang Dirancang...….……88
4.5 Entity Relationship Diagram …….………..……… 88
4.6 Diagram Arus Data...….……….……….……… 89
4.6.1 Context Diagram...….…… 90
4.6.2 Diagram Arus Data Level 0... 90
4.6.3 Diagram Arus Data Level 1... 91
4.6.3.1 Proses Data Karyawan ...………. 91
4.6.3.2 Proses Absensi…… ...………. 92
4.7 Perancangan Database...….………..……… 93
4.8 Desain Input...….………….………..……… 95
4.8.1 Tampilan Menu Utama ...…....… 95
4.8.2 Tampilan Menu Login ...….…… 96
4.8.3 Form Absensi Jam Datang ...….…… 96
4.8.4 Form Absensi Jam Pulang ...….…… 97
4.8.5 Form Master Pegawai Hapus Data ... 98
4.8.6 Form Master Pegawai Data Baru ...….…… 99
4.8.7 Form Master Pegawai Ubah Data ...……….……. 100
4.9 Perancangan Program Komputer...…..……… 100
4.10 Validasi dan Verifikasi Sistem...………..……… 101
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan...………..……… 104 5.2 Saran... 104
sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Tidaklah mengherankan bila diera globalisasi dan informasi ini, komputer merupakan pendukung handal dalam kemajuan suatu perusahaan, khususnya sebagai ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di berbagai bidang.
CV. Tunggal Jaya Teknik merupakan salah satu dari perusahaan industri manufaktur yang bergerak kontruksi tangki baja dan kontruksi baja siap pasang bangunan. CV. Tunggal Jaya Teknik sebagai salah satu perusahaan skala nasional, dengan jumlah 56 orang namun sistem informasi absensi yang masih dilakukan belum optimal. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data karyawan, proses absensi dan rekap absensi serta penyajian output berupa laporan data karyawan dan absensi secara manual serta belum terkomputerisasi.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi Manajemen yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik dari informasi yang diberikan oleh sistem yang ada selama ini. Pengembangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Absensi selama ini.
decades ago. it is not surprising t hat t he era of globalizat ion and informat ion, t he comput er is
a pow erful supporting t he progress of a company, especially as t he availabilit y and
development of management informat ion systems in various fields.
CV. Tunggal Jaya Teknik t he companies t hat movemanufacturing const ruct ion st eel
and const ruction st eel t anks ready t o put t he building. CV. Tunggal Jaya Teknik as one of t he
nat ional scale, w it h 46 people but t he number of human resources infor mat ion syst ems t hat
st ill do not opt imal. This due t o t he exist ence of int ernal barriers relat ed t o t he qualit y of t he
present ation of informat ion such as employee dat a input process, t he at t endance and recap
t he present ation of out put in t he form of absent eeism and employee dat a report s and
at t endance manually and not comput erized.
To meet t he need for t his informat ion, it is necessary t o develop management
informat ion syst em so as t o provide bet t er informat ion t han t he informat ion provided by t he
exist ing syst em so far. Comput er based informat ion sist em developm ent w as espect ed t o
answ er t he problem t hat exist regarding the managem ent informat ion sist em so f ar.
After analyzing and developing t he syst em, t hen t he conclusion t he t he result (out put )
of t he development of management informat ion syst ems ar e made in t he f orm of t ransact ion
informat ion consist ing of employee dat a and at t endance dat a. Of out put produce can improve
t he procedur e of act ivit ies updat e, insert and delet e of employee dat a and at t endace dat a t o
be fast er because it does not do anymore t o manually record t he inf ormat ion field and
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belaka ng
Di era globalisasi sekarang ini, kompetisi merupakan faktor yang teramat penting untuk diperhatikan pihak manajemen dalam menjalankan usaha bisnis yang produktif. Dimana suatu perusahaan harus mempunyai manajemen yang baik. Seiring dengan kemajuan teknologi, maka penyampaian informasi suatu organisasi harus cepat dan akurat. Untuk dapat mengikuti perkembangan ini, setiap organisasi membutuhkan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi.
Teknologi komputer ini dapat memenuhi kebutuhan akan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan yang tepat. Dalam perkembangan teknologi komputer, bahasa pemrograman yang selalu menyesuaikan dengan kebutuhan masyarakat. Yang lebih mudah untuk menciptakan suatu sistem komputerisasi yang lebih spesifik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna komputer dengan lingkungan atau sistem yang ada.
CV. Tunggal Jaya Teknik merupakan salah satu dari perusahaan industri manufaktur yang bergerak di bidang kontruksi tangki baja dan kontruksi baja siap pasang untuk bangunan.
CV. Tunggal Jaya Teknik sebagai salah satu perusahaan skala nasional dengan jumlah pegawai 56 orang, namun sistem informasi kepegawaian yang dilakukan masih manual. Hal tersebut disebabkan adanya hambatan internal yang berhubungan dengan kualitas penyajian informasi diantaranya proses input data karyawan, input data absensi dan penyajian output berupa laporan data karyawan dan laporan absensi belum terkoordinasi dengan baik. Melihat masalah tersebut diatas maka CV. Tunggal Jaya Teknik mencari sebuah jalan keluar untuk mengatasi berbagai masalah yang dihadapi agar dapat menata manajemen dengan baik sekaligus menyederhanakan dan mempermudah pengaturan. Komputerisasi sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat bagi CV. Tunggal Jaya Teknik agar mempermudah dalam proses pengambilan keputusan secara tepat dengan tersedianya informasi data karyawan dan data absensi yang tepat waktu dan akurat.
1.2. Rumusan Masalah
1.3. Batasan Masalah
Untuk memudahkan pemecahan masalah perlu dilakukan pembatasan masalah sehingga permasalahan menjadi lebih sederhana. Pembatasan masalah tersebut meliputi :
1. Tidak dilakukan analisa pengadaan biaya hardware dan perangkat lunak. 2. Pada tahap implementasi hanya bersifat usulan.
3. Pembatasan hanya pada perancangan sistem informasi manajemen data personal pegawai, data absensi dan perancangan perangkat lunak sebagai pendukung sistem informasi tersebut.
1.4. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian untuk mempermudah pencarian data personal karyawan dan data absensi sehingga didapat informasi yang cepat,dan akurat.
1.5. Asumsi – asumsi
Asumsi-asumsi yang mendasari terhadap permasalahan dalam penelitian ini adalah :
1. Data berupa hasil wawancara dan report per bulan karyawan sudah benar.
3. Karyawan dianggap mampu dan cukup handal dalam mengoperasikan program aplikasi komputer.
1.6. Manfaat Penelitian
Manfaat dari pengembangan sistem informasi ini adalah sebagai berikut : a. Bagi Perusahaan
- Menyederhanakan dan memudahkan prosedur yang berlaku - Meningkatkan tanggung jawab dan wewenang
b. Bagi Perguruan Tinggi
Sebagai bahan perbendaharaan perpustakaan dan studi banding bagi mahasiswa lain dimasa yang akan datang.
c. Bagi Mahasiswa
- Sebagai bahan perbandingan antara teori dan praktek sehingga dapat menambah wawasan yang sangat penting bagi penulis dimasa yang akan datang
- Dapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek yang nyata.
1.7. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari tugas akhir ini adalah : BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisikan penjelasan mengenai latar belakang penulisan tugas akhir ini yang menguraikan tentang perusahaan, masalah yang terdapat diperusahaan, batasan masalah, asumsi, maksud dan tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini mengemukakan dasar-dasar teori yang yang berhubungan dan berkenaan dengan topic yang dibahas dan akan dipakai sebagai dasar dalam menganalisa dan memecahkan masalah
BAB III METODE PENELITIAN
Bab ini berisi lokasi dan waktu penelitian, langkah – langkah penelitian, langkah – langkah analisa sistem, dan langkah – langkah perancangan sistem.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan penjelasan mengenai identifikasi permasalahan, analisa formulir dan dokumen yang digunakan, analisa sistem dan prosedur yang diterapkan serta analisa kebutuhan informasi, juga membahas mengenai perancangan sistem yang terdiri dari diagram perancangan input dan output dari program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
memberikan saran terhadap perbaikan sistem yang digunakan saat ini.
BAB II
TINJ AUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Per sonalia
Tugas manajemen personalia adalah mempelajari dan mengembangkan cara – cara agar manusia dapat secara efektif diintegrasikan kedalam berbagai organisasi guna mencapai tujuan – tujuannya. Manajemen personalia digunakan dalam banyak organisasi untuk memahami departemen yang menangani kegiatan seperti rekrutment, seleksi, pemberian kompensasi dan pelatihan karyawan.
Kegiatan – kegiatan yang umumnya tercakup dalam lingkup manajemen personalia adalah :
1. Rancangan organisasi
2. Staffing Sistem Reward, tunjangan – tunjangan dan pematuhan. 3. Manajemen performasi.
4. Pengembangan pekerja dan organisasi. 5. Komunikasi dan relasi publik.
Pada Staffing System Reward terdapat sistem pemberian kompensasi / penggajian, insentif dan bonus, juga terdapat punishment. Kompensasi merupakan segala sesuatu yang diterima oleh pekerja sebagai balas jasa atas kerja mereka, masalah kompensasi berkaitan dengan faktor internal (berkaitan dengan konsep penggajian relatif dalam organisasi) dan faktor eksternal (berkaitan dengan tingkat struktur penggajian diluar organisasi).
Pada faktor internal yang mempengaruhi adalah :
- Eksistensi serikat buruh - Karakteristik pekerja - Karakteristik pekerjaan
Sedangkan pada faktor eksternal, yang mempengaruhi adalah :
- Kondisi pasar tenaga kerja (prinsip Supply - Demand). - Biaya hidup.
- Peraturan pemerintah.
Pada pemberian insentif / upah perangsang, dipengaruhi oleh faktor :
- Berdasarkan produktifitas kerja - Perangsang supaya bekerja lebih giat
Sedangkan pada pemberian bonus, biasanya diberikan pada jenis pekerjaan yang mempunyai suatu target tertentu. Misalnya pada pemasaran yang mempunyai suatu target penjualan produk 100 unit, maka mendapatkan bonus sebesar, sekian atau sejumlah perjalanan ke beberapa tempat.
Pada punishment merupakan tindakan disiplin yang dipakai organisasi untuk menghukum para pekerja karena pelanggaran atas aturan – aturan kerja atau harapan organisasi. Tindakan disiplin ini dapat berupa teguran (reprimands), penskorsan (suspension), penurunan pangkat atau gaji (reduction in rank or pay) dan pemecatan (firing). Dengan melihat hal tersebut maka pengelolaan sistem informasi manajemen yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan dari perusahaan.
2.2Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 1)
Suatu sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan pada urut-urutan operasi didalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neusehel : (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 1)
Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur : (HM. Jogiyanto,2005, hal. 2)
Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan dan siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau elemen-elemen bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem yang saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analisa dan perancangan suatu sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut.
Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntasi atau sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.2.2 Kar akter istik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu :
1. Komponen sistem (Component)
Komponen sistem (Component) adalah suatu sistem yang terdiri dari sejumlah
komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa satuan
subsistem atau bagian-bagian dari sistem 2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan luar sistem (Environment)
Lingkungan luar (Environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem (Interface)
5. Masukan sistem (Input)
Masukan (Input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran sistem (Output)
Keluaran (Output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah sistem (Process)
Pengolah sistem adalah suatu sistem yang mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem dapat mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
Gambar 2.2 Kar akter istik suatu sistem
(Sumber: HM. Jogiyanto, 2005, hal. 6)
2.2.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 6)
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (Physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan
sistem tak tentu (probabilitas system).
kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Menurut Jogiyanto H. M (2005, hal. 6) Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.3 Infor masi
2.3.1 Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting artinya bagi suatu sistem dimana informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 8)
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.3.2 Siklus Infor masi
dihasilkan informasi. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input. Diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).
Siklus ini disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti terlihat pada gambar berikut ini :
Gambar 2.3 Siklus Infor masi
(Sumber: HM. Jogiyanto, 2005, hal. 9)
2.3.3 Kualitas Infor masi
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 10)
1. Informasi harus akurat (accurate)
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan (relevance)
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.
Gambar . 2.4 Pilar kualitas infor masi
(Sumber: HM. Jogiyanto, 2005, hal. 10)
2.3.4 Nilai Infor masi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi dinikmati oleh lebih dari satu pihak sehingga sulit untuk menghubungkan suatu informasi dengan biaya untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksirkan keuntungannya dengan satuan uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
2.4 Sistem Infor masi
2.4.1 Konsep Dasar Sistem Infor masi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information Systems) atau disebut juga dengan processing systems atau
information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 11)
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4.2 Komponen Sistem Infor masi
John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (buiding block), yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 12)
a. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
b. Blok Model
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupaan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
e. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
f. Blok Kendali
Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Input Model Output
Teknologi Dasar data Kendali
Pemakai Pemakai
Gambar 2.5 Blok sistem infor masi yang ber inter aksi
(Sumber: Jogiyanto HM, 2005, hal. 10)
2.4.3 Sistem Infor masi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen ( Manajement Informasi System atau sering dikenal dengan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Definisi dari beberapa ahli mengenai SIM (sistem informasi manajemen) sebagai berikut : (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 14)
Menurut Barry E. Cushing
Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengelola data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajeman di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Menurut Frederick H.Wu
Suatu SIM adalah merupakan kumpulan dari sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Menurut Gordon B.Davis
Suatu SIM adalah manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambalian keputusan dari suatu organisasi.
SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi yang tergantung dari besar kecilnya organisasi, yaitu antara lain terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 15)
1. Sistem informasi akutansi (Accounting Information System), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan hal lain yang berhubungan dengan permasalahan.
3. Sistem informasi manajemen persediaan (Inventory Management Information System)
4. Sistem informasi Personalia (Personel Information System) 5. Sistem informasi distribusi (Distribution Information System) 6. Sistem informasi pembelian (Purchasing Information System) 7. Sistem informasi kekayaan (Treasure Information System) 8. Sistem informasi analisis kredit (Credit Information System)
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (Research and Development Information System)
10.Sistem informasi teknik (Engineering Information System)
1. Manajemen tingkat bawah (lower level management)
Manajemen tingkat bawah atau operating manajemen yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.
2. Manajemen tingkat menengah (middle level manjement)
Manajemen tingkat menengah yang berarti bahwa tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan tercapainya tujuan.
3. Manajemen tingkat atas (top level management)
Manajemen tingkat atas atau executive management yang berarti bahwa segala keputusan yang diambil akan mempengaruhi pada seluruh organisasi yang akan datang.
Gambar 2.6 Bagan Tingkat Manajemen
(Sumber : HM. Jogianto, 2005, hal. 16 )
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna dalam semua tingkatan manajemen. Sistem informasi dirancang bertujuan untuk :
1. Menyediakan suatu basis informasi untuk dianalisa
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan yang terprogram 4. Digunakan untuk otomatisasi pekerjaan-pekerjaan rutin administrasi.
2.5 Pendekatan Sistem
Pencarian asal proses pemecahan masalah secara sistematis mengarah pada John Dewey, seorang professor ilmu filosofi di Columbia University. Dewey mengidentifikasi tiga rangkaian pertimbangan yang terlibat dalam pemecahan sebuah kontroversi sebagai berikut : (McLeod, 2008, hal. 194)
1. Mengenali kontroversi
2. Mempertimbangkan klaim-klaim alternatif 3. Membentuk satu pertimbangan
Kerangka kerja Dewey pada intinya terkubur selama bertahun-tahun, namun sepanjang akhir tahun 1960-an dan awal 1970-an, minat akan pemecahan masalah secara sistematis mulai menguat. Ilmuwan manajemen dan spesialis informasi mencari cara-cara yang efisien dan efektif untuk memecahkan masalah, dan kerangka kerja yang direkomendasikan menjadi apa yang dikenal sebagai pendekatan sistem (system approach).
Meskipun banyak uraian mengenai pendekatan sistem mengikuti pola dasar yang sama, namun jumlah langkahnya dapat bervariasi. Kita menggunakan 10 langkah yang dikelompokkan menjadi tiga tahapan yaitu : (McLeod, 2008, hal. 195)
2. Upaya Definisi : pengidentifikasian masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Upaya Solusi : melibatkan pengidenfikasian solusi-solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu solusi yang terlihat paling baik, menerapkan solusi, dan menindaklanjutinya untuk memastikan bahwa masalah telah terpecahkan.
1. Upaya Per siapan
a. Langkah 1. Melihat perusahaan sebagai suatu sistem
Anda harus dapat memandang perusahaan sebagai suatu sistem. Anda harus dapat melihat bagaimana perusahaan atau unit organisasi anda sesuai dengan model.
b. Langkah 2. Mengenal sistem lingkungan
Hubungan antara perusahaan dengan lingkungannya juga merupakan suatu hal yang penting dalam memosisikan perusahaan sebagai sistem dalam lingkungannya.
c. Langkah 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan
melihat perusahaan sebagai suatu sistem dari subsistem-subsistem yang berada di dalam lingkungan, maka manajer telah menyelesaikan upaya persiapan guna pendekatan sistem dalam memecahkan masalah.
2. Upaya Definisi
a. Langkah 4. Melanjutkan dari tingkat sistem ke tingkat subsistem
Manajer mempelajari posisi sistem sehubungan dengan lingkungannya. Apakah sistem dalam keadaan seimbang dengan lingkungannya? Apakah sistem mampu memenuhi tujuannya dalam memberikan produk dan jasa bagi lingkungan? Apakan subsistem telah terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi dengan lancer, yang bekerja kearah pencapaian tujuan sistem? Tujuan analisis dari atas ke bawah ini adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana terdapat penyebab terjadinya masalah.
b. Langkah 5. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urut-urutan tertentu Unsur-unsur sistem juga dianalisis secara berurutan yang mencerminkan prioritasdari masing-masing unsur didalam proses pemecahan masalah sebagai berikut :
- Mengevaluasi standar
- Membandingkan output sistem dengan standar - Mengevaluasi manajemen
- Mengevaluasi prosesor informasi
- Mengevaluasi input dan sumber daya input - Mengevaluasi proses transformasi
Dengan selesainya upaya definisi, lokasi masalah jika dilihat dari tingkat dan unsure sistem telah ditentukan. Kini masalah akan dapat dipecahkan.
3. Upaya Solusi
a. Langkah 6. Mengidentifikasi solusi-solusi alternatif
Manajer mengidentifikasi cara-cara yang berbeda untuk memecahkan masalah yang sama.
b. Langkah 7. Mengevaluasi solusi-solusi alternatif
Semua alternatif harus dievaluasi dengan kriteria evalusi yang sama, yang mengukur seberapa baik satu alternatif akan memecahkan masalah. Namun ukuran fundamentalnya adalah sampai sejauh mana satu alternatif memungkinkan sistem mencapai tujuannya.
c. Langkah 8. Memilih solusi yang terbaik
Setelah mengevaluasi alternatif-alternatif, kita harus memilih alternatif yang terbaik.
d. Langkah 9. Mengimplementasikan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik. Kita perlu mengimplementasikan solusi tersebut.
e. Langkah 10. Menindaklanjuti untuk memastikan keefektifan solusi
Kita hendaknya tetap mengawasi situasi untuk memastikan bahwa solusi yang dipilih telah mencapai hasil yang direncanakan.
Tahap I : Upaya Persiapan Langkah 1. Melihat perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2. Mengenal sistem lingkungan
Langkah 3. Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
Tahap II : Upaya Definisi
Langkah 4. Melanjutkan dari tingkat sistem ke tingkat subsistem
Langkah 5. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urut-urutan tertentu
Tahap III : Upaya Solusi Langkah 6. Mengidentifikasi solusi-solusi alternatif
Hak Cipta © milik UPN "Veteran" Jatim :
Gambar 2.7 Tahapan dan Langkah-langkah Pendekatan Sistem ( Sumber : McLeod, 2008, hal. 195 )
2.6 Pengembangan Sistem
2.6.1 Per lunya Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini. (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 2005)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :
a. Ketidakberesan.
- Kecurangan-kecurangan yang disengaja dan menyebabkan amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin;
- Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin;
- Tidak efesiennya operasi;
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena ada instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.
Karena adanya permasalahan, kesempatan atau instruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada atau memenuhi instruksi yang diberikan.
2.6.2 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pendekatan sistem merupakan sebuah metodologi. Metodologi adalah satu cara yang direkomendasikan dalam melakukan sesuatu. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar dalam memecahkan segala jenis masalah. Siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle / SDLC) adalah aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi.
(McLeod, 2008, hal. 199)
Satu metodologi pengembangan sistem yang dewasa ini digunakan oleh banyak perusahaan adalah metodologi pengembangan berfase. Pengembangan ber fa se (phased development) adalah suatu pendekatan bagi pengembangan sistem informasi yang terdiri atas enam tahap yaitu investigasi awal, analisis, desain, konstruksi awal, konstruksi akhir, serta pengujian dan pemasangan sistem. Tahap-tahap analisis, desain, dan konstruksi awal dilaksanakan untuk setiap modul sistem. (McLeod, 2008, hal. 206)
Para pengembang, termasuk pengguna dan juga spesialis informasi melakukan analisis usaha dengan tujuan untuk mempelajari tentang organisasi dengan masalah sistemnya; mendefinisikan tujuan, hambatan, resiko, dan ruang lingkup sistem baru; mengevaluasi proyek maupun kelayakan sistem; melakukan subdivisi sistem menjadi komponen-komponen besar; dan mendapatkan umpan balik pengguna.
2. Analisis
Pengembang menganalisis persyaratan fungsional pengguna untuk masing-masing modul sistem dengan menggunakan berbagai macam teknik pengumpulan informasi dan kemudian mendokumentasikan temuan-temuannya dalam bentuk model-model proses, data, dan objek.
3. Desain
Pengembang merancang komponen dan antarmuka dengan sistem-sistem lain untuk setiap modul sistem yang baru dan kemudian mendokumentasikan desain dengan menggunakan berbagai jenis teknik pemodelan.
4. Konstruksi Awal
Pengembang membuat dan menguji peranti lunak dan data untuk setiap modul sistem dan mendapatkan umpan balik dari pengguna. Untuk setiap modul yang tidak menerima persetujuan dari pengguna, tahap-tahap analisis, desain, dan knstruksi awal akan diulang kembali.
5. Konstruksi Akhir
pengguna dilatih. Pelatihan meliputi prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh para pengguna dalam menggunakan sistem dan sering kali prosedur yang harus diikuti dalam pemasangan sistem pada stasiun-stasiun kerja mereka.
6. Pengujian dan Pemasangan Sistem
Pengembang merancang dan melaksanakan uji sistem yang tidak hanya mencakup peranti lunak dan data, melainkan juga sumber daya informasi lainnya : peranti keras, fasilitas, personel dan prosedur. Komponen-komponen sistem dipasang, dan dilakukan uji penerimaan pengguna, penerimaan oleh pengguna akan menjadi tanda persetujuan untuk melanjutkan ke tahap serah terima. Setelah sistem digunakan selama beberapa waktu, mungkin selama beberapa minggu atau beberapa bulan, suatu tinjauan pasca implementasi dilakukan untuk memastikan bahawa sistem telah memenuhi persyaratan fungsionalnya.
Urutan-urutan tahapan ini tidaklah berbeda dengan SDLC lainnya. Hal yang membedakan metodologi pengembangan berfase adalah cara bagaimana analisis, desain, dan konstruksi awal diulang kembali untuk setiap modul sistem secara terpisah, daripada untuk keseluruhan sistem. Ketika tahap-tahap tersebut diulang untuk setiap modul, mereka akan disebut fase-fase, itulah mengapa metodologi ini bernama pengembangan berfase. Enam tahap pengembangan berfase diilustrasikan dalam gambar dibawah ini :
Investigasi Awal
Analisis
Desain Modul
Gambar 2.8 Tahapan Metodologi Pengembangan Berfa se ( Sumber : McLeod, 2008, hal. 207 )
2.6.3 Analisis Sistem
Analisa sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005,hal. 129)
Suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan untuk kemudian dapat diusulkan perbaikannya.
Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisa sistem, yaitu: (HM. Jogiyanto, 2005, hal. 130)
a. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisa sistem. Masalah didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat tercapai. Oleh karena itulah pada tahap analisa sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah untuk mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi.
b. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Seringkali organisasi menyadari masalah yang terjadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan ini tidak muncul dengan sendirinya dan mestinya ada suatu penyebab yang menimbulkannya. Untuk itu perlu dilakukan mengidentifikasi penyebab masalah terlebih dahulu yang akan dilakukan oleh analis sistem. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Tugas mengidentifikasi masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang akan diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan.
c. Mengidentifikasi Titik Keputusan
d. Mengidentifikasi Per sonil-per sonil Kunci
Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat identifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya perlu diidentifikasi personil-personil kunci, baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan.
e. Memahami Ker ja Dar i Sistem yang Ada
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian yang dilakukan oleh analis sistem. Dalam menganalisa suatu sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya.
f. Menganalisa Hasil Penelitian
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang dilakukan. Menganalisa hasil penelitian dilakukan untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut.
Setelah proses analisa selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah membuat laporan hasil analisa. Laporan ini selanjutnya akan diteruskan ke pihak manajemen dengan tujuan:
1. Meluruskan kesalah-pengertian apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen.
2. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen.
3. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
2.6.4 Alat-alat Pengembangan Sistem
Untuk dapat melakukan langkah-langkah yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem dibutuhkan alat-alat untuk dapat melaksanakannya berupa suatu gambar, diagram atau grafik.
2.6.4.1 Bagan Alir
Bagan alir (flow chart) merupakan suatu bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir terutama digunakan sebagai alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada beberapa macam bagan alir, diantaranya adalah :
1. Bagan alir program (program flow chart) 2. Bagan alir sistem (system flow chart) 3. Bagan alir dokumen (document flow chart)
a. Bagan Alir Pr ogr am
Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem dengan menggunakan simbol-simbol sebagai berikut :
Gambar 2.9 Bagan alir program
Bagan alir program terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flow chart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flow chart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambrakan tiap-tiap langkah didalam program komputer secara logika. Sedangkan bagan alir program komputer terinci digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci.
b. Bagan Alir Sistem
Bagan alir sistem (system flow chart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada dalam sistem.
Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan untuk sistem dan digambarkan dengan menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :
Simbol dokumen
Simbol kegiatan manual
Simbol kegiatan offline
N
Menunjukkan pekerjaan manual
File non komputer yang diarsipkan dapat berupa urut angka, urut huruf, urut tanggal
Simbol kartu plong
Simbol proses
Simbol operasi luar
Simbol pengurutan offline
Simbol pita magnetik
Simbol hard disk
Menunjukkan input/output yang menggunakan kartu plong
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Menunjukkan operasi yang dilakukan diluar proses operasi komputer
Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik
Simbol disket
Menunjukkan input/output menggunakan disket
Simbol drum magnetik
Simbol pita kertas berlubang
Simbol keyboard
Simbol display
Simbol simbol garis akhir
Simbol penghubung
Menunjukkan input/output mengunnakan drum magnetik
Menunjukkan input/output menggunakan pita kertas berlubang
Menunjukkan input yang mengunakan on-line keyboard
Menunjukkan output yang ditampilkan dimonitor
Menunjukkan arus proses
Gambar 2.10 Bagan alir sistem c. Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flow chart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) atau paper work flow chart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan didalam bagan alir sistem.
Contoh bagan alir adalah sebagai berikut :
Gambar 2.11 Bagan alir 2.6.4.2 Diagr am Ar us Data (DAD)
lain sebagainya). DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured analysis and design) yang menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
Beberapa simbol yang digunakan didalam DFD (Data Flow Diagram):
(HM. Jogiyanto, 2005, hal. 700)
1. Kesatuan Luar (External Entity),
Kesatuan luar merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa barang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem.
Kesatuan luar dapat disimbolkan dengan notasi kotak dan dapat diberi identifikasi dengan huruf kecil diujung kiri atas sebagai berikut :
Gambar 2.12 Notasi k esatuan luar di DFD mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.
Gambar 2.13 Ar us data yang mengalir dar i k esatuan luar langganan adalah dengan nama or der langganan
3. Proses
Suatu proses adalah kegiatan kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang keluar dari proses.
Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi panjang dengan sudut-sudut tumpul.
Gambar 2.14 Notasi pr oses di DFD Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi :
a. Identifikasi proses, umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses yang ditulis pada bagian atas di simbol proses. b. Nama proses, menunjukkan apa yang dikerjakan proses tersebut. Nama
proses diletakkan dibawah identifikasi proses di simbol proses.
c. Pemroses, menunjukkan proses manual yaitu siapa atau dimana proses dilakukan dan ditulis dibawah nama proses.
4. Simpanan Data (Data Store)
Disimbolkan dengan sepasang garis horisontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya. Simpanan data hanya berhubungan dengan proses menunjukan proses up-date terhadap data yang tersimpan di simpanan data, sedangkan arus data yang berasal dari simpanan data menunjukkan bahwa proses menggunakan data yang tersimpan di dalam simpanan data.
Identifikasi
nama Proses Atau
Gambar 2.15 Simbol simpanan data di DFD
Di dalam penggambaran simpanan data di DAD yang perlu diperhatikan, sebagai berikut ini:
1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data.
2. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data.
3. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. 4. untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan
dan update simpanan data dapat dipilih salah satu penggambaran sebagai berikut ini :
a. menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah pada kedua arah yang berlawanan dari simpanan data.
b. menggunakan arus data yang terpisah. 2.6.4.2.1 Bentuk Diagr am Ar us Data
Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk diagram arus data, yaitu :
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif, maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses-proses-proses secara komputer saja.
Pedoman menggambarkan DAD adalah :
1. Identifikasi terlebih dahulu suma kesatuan luar (external entities) yang terlibat dari sistem. Misalnya untuk sistem penjualan mempunyai kesatuan luar yang terlibat adalah sebagai berikut :
a. Pelanggan b. Bagian gudang c. Supplier
2. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar. 3. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (contex diagram). DAD
(disebut dengan top level / context diagram) dan memecah-mecahnya menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan lower level)
Gambar 2.16 Context diagram
4. Gambarlah sketsa DAD untuk overview diagram.
Ga mbar 2.17 Data flow diagram
Keterangan :
• Proses transaksi penjualan : konsumen melakukan pembelian melalui
yang akan diberikan ke konsumen. Dan data penjualan disimpan oleh bagian penjualan.
• Proses transaksi pembelian : bagian pembelian mengeluarkan faktur nota
pembelian ke supplier. Lalu supplier akan mengirimkan barang yang diminta dan bagian pembelian akan menerima tanda terima barang dari supplier atas barang yang diminta.
• Proses pengelolaan stok : dengan menerima tanda terima maka stok
bertambah dan jika barang keluar maka stok berkurang. Dan data stok akan disimpan sebagai barang masuk dan barang keluar.
Diagram arus data dan kasus penggunaannya sering kali dibuat selama tahap tahap investigasi awal dan analisis dari metodologi pengembangan berfase. DAD mengilustrasikan suatu tinjauan atas pemrosesan, dan kasus penggunaan memberikan detailnya. (Mc Leod, 2008, hal. 220)
2.6.4.3 Diagr am ER (Entity Relationship)
Entity Realtionship Diagram (Diagram ER) adalah peralatan pembuatan model data yang paling fleksibel, dapat diadaptasikan untuk berbagai pendekatan yang mungkin diukur dalam pendekatan sistem. Diagram ER digunakan untuk mempresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entiti dan relationship dan menggambarkan obyek-obyek data dan hubungan diantara obyek-obyek data tersebut. Diagram ER ini memiliki notasi untuk menggambarkan komponen-komponen utamanya adalah sebagai berikut:
Entity adalah sesuatu yang mudah diidentifikasikan. Sebuah entity bisa berupa obyek, tempat, orang, konsep atau aktivitas. Entity digambarkan dengan kotak dengan sudut yang tidak runcing.
Gambar 2.18 Entity b. Attribut
Atribut adalah penjelasan-penjelasan dari entity yang membedakan dengan entity yang lain. Sebuah attribute juga merupakan sifat-sifat dari sebuah entity.
Gambar 2.19 Attr ibut c. Relationship
Relationship adalah penghubung antara suatu entity dengan entity lain, dan merupakan bagian yang sangat penting didalam mendesain database. Relasi antar entiti digambarkan dengan menghubungkan dua diagram entiti dengan satu garis.
d. Garis sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entity dan himpunan entity dengan attributnya.
Ga mbar 2.21 Gar is e. Cardinality dan Relationship
Nama Atribut
Cardinality dari suatu relationship menjelaskan bagaimana hubungan atau relasi dua entiti. Dimana macam-macam cardinality dari relasi dua entiti adalah:
1. One-To-One (1:1) Relationship
Hubungan ini menunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan hanya ke satu baris data pada tabel kedua.
Gambar 2.22 One to one 2. One-To-Many (1:M) Relationship
Hubungan ini merupakan hubungan yang paling umum dimana pada hubungan ditunjukkan bahwa setiap baris data pada tabel pertama dapat dikoneksikan ke satu atau lebih baris data pada tabel kedua.
Gambar 2.23 One to many 3. Many-to-many (M:M) Relationship
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya, di mana setiap
entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
Gambar 2.24 Many to many (M:M) 4. Many-to-many (N:M)
Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak satu entitas pada himpunan entitas B.
2.7 Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.
Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama yaitu sebagai berikut :
1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
2.7.1 Desain Sistem secar a Umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain secar terinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrograman komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem dilakukan dan analisis disetujui oleh manajemen. Komponen sistem informasi yang didesain adalah database, input, output dan output.
2.7.1.1 Desain Data Base secar a Umum
perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Data base merupakan salah satu komponen yang penting disistem informasi., karena berfungi sebagai basis penyedia informasi bagi pemakainya. Penerapan data base dalam sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam – macam didalam organisasi.
Data base dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, diantaranya adalah :
1. File induk (master file)
Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada selama hidupnya sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi : a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya.
b. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari record – recordnya seiring berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari transaksi.
2. File transaksi (transaction file)
File ini digunakan untuk merekam data hasil dari suatu tarnsaksi yang terjadi. 3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output, yaitu file yang berisi dengan informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau masih digunakan.
File sejarah disebut juga file arsip, yaitu file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang. 5. File pelindung
File pelindung merupakan salinan dari file – file yang masih aktif di data base
pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung bila file data base yang aktif rusak atau hilang.
6. File kerja (working file)
File kerja ini disebut juga dengan file sementara atau scrath file. File ini dibuat oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.
Langkah – langka h Desain Data Base secara Umum
Untuk tahap desain data base secara umum, yang perlu dilakukan oleh analisis adalah megidentifikasikan terlebih dahulu file – file yang diperlukan oleh sistem informasi. File – file data base yang diperlukan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah – langkah desain data base secara umum adalah sebagi berikut :
1. Menentukan kebutuhan file data base untuk sistem baru.
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. 2. Menentukan parameter dari file data base
Setelah file – file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Media file : hard disk, disket, atau pita magnetic.
- Organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi data base (struktur berjenjang, jaringan atau hubungan).
- Field kunci dari file 2.7.1.2 Desain Input secar a Umum
Bila anda berfikir tentang input, biasanya anda juga berfikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu alat input langsung (online input device) dan alat input tidak langsung (offline input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key – to - card), KTT (key – to - tape) dan KTD (key – to – disk).
a. Pr oses Input
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan dara entry.
2. Penyimpanan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah ditangkap kedalam bentuk yang dibaca oleh mesin (machine readable form,
misalnya kartu plong, pita magnetic atau disket magnetik).
3. Pemasukan data (data entry) merupakan proses membacakan atau memasukan data kedalam komputer.
b. Tipe Input
Input dapat dikelompokkan kedalam 2 tipe, yaitu input ekstern (eksternal
input) dan input intern (internal input). Input ekstern adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi – kwitansi seperti misalya faktur penjualan, order penjualan dan lain – lainnya. Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.
c. Langkah – langkah Desain Input secar a Umum
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen adalah dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode – kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input dialat output. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu diperhatikan analisis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input – input yang akan didesain secara terinci tersebut. Langkah – langkah ini adalah disebut sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru
Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input dialat input data yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.
Setelah input yang akan didesain selesai, maka parameter dari input
selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dialat input (dialog layar terminal)
- Sumber input
- Jumlah tembusan input berupa dokumen dasar atau distribusinya - Alat input yang digunakan
- Volumeinput - Periode input
2.7.1.3 Desain Output secar a Umum
Output (keluaran) adalah produk dari sistem yang dapat dilihat. Istilah
output ini kadang – kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam – macam jenis. Output dapat berupa hasil dimedia keras (seperti misalnya kertas atau microfilm) atau hasil dimedia lunak (berupa tampilan dilayar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan disuatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan dimedia keras atau layar video.
a. Tipe Output
Output dapat diklasifikasikan kedalam beberapa tipe, yaitu output intern
(internal ouyput) dan output ekstern (eksternal output). Output intern adalah
