41
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan
3.1.1 Tahun berdiri, badan hukum, akta dan alamat
Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) didirikan berawal dari adanya kesamaan pandangan dan keinginan dari Pegawai-Pegawai PLN untuk dapat meningkatkan taraf kesejahteraannya melalui suatu wadah diluar struktur kedinasan PLN.
Bertitik tolak dari hal diatas, maka dibentuklah suatu wadah untuk menghimpun dana yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan usaha yang dapat memberikan manfaat secara ekonomi kepada para Pegawai PLN. Wadah tersebut pada awalnya disebut sebagai DKP atau Dana Kesejahteraan Pegawai dengan anggota yang terdiri dari Pegawai-Pegawai di lingkungan PLN Sektor Pulogadung dengan jumlah angota kurang lebih sebayak 40 orang.
Untuk mendukung kegiatan DKP maka setiap anggota diwajibkan untuk menyimpan uang iuran pokok sebesar Rp 5.000,- (Lima ribu) per orang dan iuran wajib per bulan yang disesuaikan dengan Golongan pegawai yang bersangkutan. Adapun aktifitas yang pertama kali dilaksanakan adalah Usaha simpan Pinjam.
Sejalan dengan makin berkembangnya keanggotaan dan aktifitas ekonomi anggota, maka dirasakan perlu untuk membentuk wadah yang lebih dapat menjamin kontinuitas kegiatan dan legalitas usaha. Untuk itulah, berdasarkan kesepakatan rapat para anggota DKP pada tanggal 16 Oktober 1982, dibentuklah Koperasi
sebagai wadah baru yang diharapkan akan lebih berkembang dalam upaya membantu meningkatkan kesejahteraan para anggotanya.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Koperasi yang telah dibentuk di lingkungan PLN Sektor Pulogadung didaftarkan di Departemen Koperasi DKI Jakarta dan mendapat Pengesahan Koperasi sebagai Badan Hukum dengan Surat Keputusan Nomor : 1698/B.H.I tanggal 26 September 1983 dengan nama Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung dan disingkat KOPSEGA
Dengan turunnya Surat Keputusan tersebut diatas maka ditetapkanlah tanggal 26 September sebagai Hari berdirinya Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung.
DATA PERUSAHAAN
Nama Perusahaan : Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung
Nama Singkatan : KOPSEGA
Alamat Perusahaan : Jl.Raya Bekasi KM.21 Jakarta Timur.
No Telp : (021) – 4609288
No Badan Hukum : 1698/B.H./1/. Tgl. 26-09-1983
No NPWP : 01.393.237.1-004.000
No SIUP : 1184/1184/K/09-05/PK/VII/96 (Tgl : 25-07-1996)
No TDP : 0904003676 Tgl 13-09-2005
3.1.2 Bidang Usaha
Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) bergerak dalam bidang usaha jasa dan perdagangan. Oleh karena itu dalam proses uahanya tidak lepas dari prinsip-prinsip ekonomi yang tetap berdasar kepada asas koperasi yaitu mengutamakan kesejahteraan anggota. KOPSEGA merupakan koperasi serba usaha yang menjalankan usaha-usaha sebagai berikut :
1. Simpan pinjam khusus anggota
2. Jual-beli barang untuk anggota dan non anggota. Untuk anggota sistem pembayaran dapat dilakukan secara kreit.
3. Jasa
Dalam menjalankan usahanya, KOPSEGA terbagi kedalam tiga kelompok usaha, yaitu :
1. Unit Usaha Simpan Pinjam
Usaha-usaha yang dilakukan pada unit ini adalah sebagai berikut : A. Simpanan Anggota
Pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) terdapat empat jenis simpanan anggota yaitu :
a) Simpanan Pokok
Dibayarkan hanya satu kali saja, pada saat awal masuk menjadi anggota Koperasi yang besarnya Rp. 50.000,-
b) Simpanan Wajib
Dibayar setiap bulan yang besarnya berdasarkan golongan gaji anggota yang bersangkutan.. Simpanan
pokok dan Simpanan wajib tidak dapat diambil sewaktu-waktu tetapi akan dibayarkan secara utuh apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dari keanggotaan koperasi.
c) Simpanan Sukarela
Simpanan sukarela dari anggota koperasi, jumlahnya tidak ditentukan dan dapat sewaktu-waktu disimpan.
d) Simpanan Khusus
Simpanan Anggota yang disimpan secara khusus dengan nominal yang cukup besar. Simpanan khusus ini tidak dimasukan dalam perhitungan Sisa Hasil Usaha (SHU).
Bagi anggota yang mengundurukan diri dari keanggotaan koperasi, simpanan anggota akan dikembalikan secara penuh yaitu sejumlah simpanan dari awal sampai waktu yang bersangkutan berhenti.
B. Pinjaman Anggota
Bidang ini membantu anggota yang memerlukan dana untuk memenuhi kebutuan. Anggota yang memerlukan pinjaman dapat mengajukan permohonan pinjaman, permohonan yang memenuhi persyaratan akan diberikan pinjaman dan pembayarannya
diangsur setiap bulan. Bunga yang dibebankan kepada anggota yang meminjam adalah 1,5% dari total pinjaman.
2. Unit usaha pertokoan
Unit usaha pertokoan merupakan salah satu unit usaha yang dimiliki oleh KOPSEGA. Unit ini menyediakan barang-barang kebutuhan karyawan, seperti barang kebutuhan pokok, barang elektronik, sepeda motor dll. Seluruh karyawan PT.PLN sektor Pulogadung non anggota juga dapat memanfaatkan unit pertokoan KOPSEGA.
3. Unit usaha jasa
Unit usaha pertokoan merupakan salah satu unit usaha yang dimiliki oleh KOPSEGA. Unit ini menyediakan pelayanan jasa seperti : sewa kendaraan, service alat elektronik, foto copy, wartel, konstruksi dan pengadaan jasa lainnya. Pelayanan jasa KOPSEGA dapat digunakan oleh anggota dan non anggota koperasi.
3.1.3 Sisa Hasil Usaha (SHU)
Sisa hasil usaha (SHU) merupakan pendapatan KOPSEGA yang diperoleh dalam satu tahun, setelah diperhitungkan dengan biaya Operasional dan biaya penyusutan Aktiva.
ALOKASI SISA HASIL USAHA (SHU)
60% Untuk anggota
10% Untuk pengurus
2.5% Untuk dana social 2.5% Untuk dana pendidikan
5% Untuk dana kesejahteraan pegawai 5% Untuk dana pembangunan daerah kerja
Tabel 3.2 Alokasi Sisa Hasil Usaha (SHU)
3.1.4 Prestasi yang pernah dicapai
1. Sertifikasi Klasifikasi Nomor : 194/KLS/KUKM/JT/VII/2003 tanggal 26 Juli 2003 dari Kantor Dinas Koperasi dan UKM Jakarta Timur yang menetapkan KOPSEGA sebagai Koperasi dengan Klasifikasi A (Sangat Baik) dengan Nilai 96,01
2. Piagam Penghargaan Gubernur DKI Jakarta yang diberikan kepada KOPSEGA sebagai salah satu Koperasi Teladan, Terbaik Tingkat DKI
Jakarta Tahun 2003.
3. Piagam Penghargaan Walikota Jakarta Timur yang diberikan kepada Kopsega sebagai salah satu Koperasi Berprestasi Tahun 2004 dengan Nomor Keputusan : 158/2004 Tanggal 16 Agustus 2004.
4. Sertifikat Kepala Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Propinsi DKI Jakarta yang menetapkan KOPSEGA sebagai Kelas A (Sangat Baik) dengan Nomor Keputusan : 095/2005 tanggal 16 Juni 2005.
5. Piagam Penghargaan Gubernur Propinsi DKI Jakarta yang diberikan kepada KOPSEGA sebagai Koperasi Berprestasi Tingkat Propinsi DKI Jakarta
3.2 Struktur Organisasi Koperasi dan Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi KOPSEGA
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rapat Anggota Ketua Koperasi Wakil Ketua Koperasi Bendahara Sekretaris Unit Usaha Simpan Pinjam Unit Usaha Pertokoan Unit Usaha Jasa Akuntansi
3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab
Uraian tugas dan tanggung jawab pengurus Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA).
1) Ketua
a) Mengarahkan dan memimpin para anggota pengurus secara umum dalam rangka pencapaian tujuan koperasi
b) Mendisposisi surat masuk dan menandatangani surat keluar c) Memimpin rapat-rapat pengurus dan rapat anggota koperasi d) Menandatangani surat persetujuan pengeluaran uang
e) Mewakili koperasi dalam bernegosiasi dengan pihak-pihak yang ingin bekerjasama dengan koperasi
Tanggung Jawab :
a) Bertaggung jawab atas pengelolaan koperasi secara keseluruhan
2) Wakil Ketua
a) Mewakili ketua dalam kegiatan koperasi
b) Mengkoordinir pengurus dan membina karyawan koperasi dalam melaksanakan usaha koperasi
c) Melaksanakan administrasi kepegawaian
d) Merencanakan dan melaksanakan penerimaan, penempatan dan pemberhentian karyawan.
e) Merencanakan dan membuat sistem penghasilan
f) Mengkoordinir pembuatan dan penyimpanan file-file karyawan Tanggung Jawab:
a) Tersalurnya informasi secara baik bagi pihak-pihak yang memerlukan b) Terciptanya hubungan harmonis dengan unit kerja dan instansi yang
terkait
3) Sekretaris
a) Melaksanakan tata laksana surat dan arsip b) Membuat administrasi pendaftaran anggota c) Membuat buku induk anggota
d) Mempersiapkan agenda dan jadwal rapat e) Membuat resume rapat
f) Menyimpan surat-surat penting koperasi g) Mengurus asuransi dan perpajakan
h) Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan administrasi koperasi Tanggung Jawab :
a) Bertanggung jawab terhadap surat keluar dan masuk b) Keteraturan dan ketersedaiaan surat-surat penting koperasi c) Bertanggung jawab terhadap kesiapan materi rapat
d) Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan administrasi koperasi
4) Bendahara
a) Membuat rencana anggaran penerimaan dan belanja koperasi b) Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran koperasi
d) Melaksanakan pencatatan pembukuan atas penerimaan dan pengeluaran kas dan bank
e) Membuat pertanggung jawaban keuangan f) Menacari sumber pendanaan koperasi
g) Membuat perincian kewajiban koperasi dan menyusun jadwal pembayarannya
Tanggung Jawab :
a) Kelancaran uang masuk dan keluar b) Kebenran pembukuan
c) Keamanan penyimpanan uang d) Keamanan penyimpanan cek e) Kebenaran penulisan cek
5) Akuntansi
a) Membuat laporan akuntansi secara berkala b) Melaksanakan inventarisasi atas asset koperasi c) Mengarsip dokumen keuangan dan akuntansi Tanggung jawab :
a) Kebenaran laporan akuntansi
6) Unit usaha jasa
a) Membuat rencana kerja / anggaran bidang jasa b) Melaksanakan kegiatan penyediaan jasa
c) Membuat laporan unit usaha jasa secara berkala d) Mengarsip dokumen-dokumen kontrak kerja Tanggung Jawab :
a) Kebenaran rencana kerja dan anggaran yang dibuat b) Kebenaran pembuatan laporan unit usaha jasa c) Kelancaran operasional pada unit usaha jasa
7) Unit usaha pertokoan
a) Membuat rencana anggaran bidang toko
b) Melaksanakan kegiatan perdagangan di toko untuk memenuhi kebutuhan anggota koperasi
c) Membuat laporan unit usaha pertokoan secara berkala d) Melakukan setoran tunai ke bendahara
e) Melaksanakan stock opname barang toko secara berkala (triwulan) f) Menyimpan bon penjualan barang secara kredit dari anggota dan
melaksanakan pemotongan kepada anggota setiap bulan g) Membuat laporan pembelian dan penjualan toko setiap bulan Tanggung Jawab :
a) Kelancaran operasioanal unit pertokoan b) Kebenaran laporan unit usaha perokoan c) Kebenaran setoran tunai ke bendahara d) Ketersediaan barang toko
8) Unit usaha simpan pinjam
a) Membuat rencana anggaran unit simpan pinjam
b) Melaksanakan kegiatan unit simpan pinjam secara tertib c) Membuat buku simpanan anggota
d) Membuat kartu utang anggota koperasi
e) Mencari sumber pendanaan untuk mendukung kegiatan unit simpan pinjam
f) Membuat opname saldo utang secara berkala (triwulan)
g) Membuat laporan akuntansi / Neraca unit simpan pinjam setiap triwulan
h) Melaksanakan penagihan / pemotongan atas pinjaman anggota
i) Mengarsipkan bon-bon utang dan dokumen transaksi bidang unit simpan pinjam
Tanggung Jawab :
a) Kebenaran anggaran unit simpan pinjam
b) Kelancaran kegiatan operasional unit simpan pinjam c) Kebenaran laporan akuntansi / Neraca unit simpan pinjam 3.3 Analisa sistem yang berjalan
3.3.1 Sistem unit usaha pertokoan yang sedang berjalan 3.3.1.1 Sistem pembelian barang yang sedang berjalan
a. Unit usaha pertokoan melakukan pengecekan terhadap persediaan barang yang ada
b. Unit usaha pertokoan membuat surat pemesanan pembelian barang kemudian mengirimnya kepada supplier
c. Supplier menerima surat pemesanan barang kemudian mengirim barang-barang yang dipesan
d. Setelah barang diterima oleh unit usaha pertokoan, kemudian unit usaha pertokoan melakukan pembayaran lalu supplier akan memberikan faktur pembelian sebagai tanda bukti pembayaran.
e. Unit usaha pertokoan menyimpan faktur-faktur transaksi pembelian selanjutnya dipergunakan sebagai bukti.
f. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi pembelian yang selanjutnya dipergunakan sebagai dasar pembuatan laporan pembelian.
g. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang
3.3.1.2 Sistem penjualan barang yang sedang berjalan a. Anggota melakukan pemesanan barang
b. Unit usaha pertokoan mengecek ketersediaan barang yang dipesan, bila barang tersedia maka segera dilakukan transaksi penjualan. c. Unit usaha pertokoan membuat faktur penjualan rangkap 2 (dua),
satu lembar untuk anggota dan satu lembar untuk disimpan sebagai arsip.
d. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi penjualan yang selanjutnya digunakan sebagai dasar pembuatan laporan penjualan e. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang
3.3.1.3 Sistem penjualan barang secara kredit yang sedang berjalan a. Anggota mengajukan permohonan pembelian barang secara kredit b. Unit usaha pertokoan melakukan pengecekan daftar piutang anggota,
jika angsuran perbulan lebih dari 1/3 dari gaji maka permohonan ditolak
c. Unit usaha pertokoan memberikan konfirmasi kepada anggota apakah permohonan diterima atau ditolak
d. Jika permohonan diterima maka anggota mengambil barang yang dipesan
e. Unit usaha pertokoan memberikan kartu piutang kepada anggota f. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap piutang
g. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi penjualan kredit h. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang
3.3.2 Sistem unit usaha simpan pinjam yang sedang berjalan 3.3.2.1 Sistem simpanan anggota yang sedang berjalan
a. Anggota mengisi form penyimpanan sesuai dengan jenis simpanan yang akan dilakukan (Simpanan pokok, Simpanan wajib, Simpanan sukarela atau Simpanan khusus) untuk diserahkan kepada unit usaha simpan pinjam
b. Unit usaha simpan pinjam mengecek kembali form simpanan tersebut dan memvalidasi dengan uang yang disetorkan, bila valid maka unit usaha simpan pinjam akan membuat dua rangkap bukti simpan pinjam. Satu rangkap untuk anggota sebagai bukti telah melakukan
simpanan, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip dan untuk pembuatan laporan simpan pinjam
c. Unit usaha simpan pinjam melakukan update data terhadap jumlah simpanan anggota
d. Unit usaha simpan pinjam mengentry data pada transaksi simpanan
3.3.2.2 Sistem pinjaman anggota yang sedang berjalan a. Anggota membuat surat permohonan pinjaman
b. Unit usaha simpan pinjam menerima surat permohonan pinjaman dari anggota kemudian mengecek utang anggota, bila angsuran perbulan lebih dari 1/3 gaji maka permohonan ditolak
c. Unit usaha simpan pinjam memberikan konfirmasi kepada anggota mengenai permohonan pinjaman.
d. Jika permohonan diterima , maka anggota akan mengambil uang pinjaman dan juga menerima bukti pinjaman yang diberikan oleh unit usaha simpan pinjam
e. Unit usaha simpan pinjam melakukan update terhadap utang anggota f. Unit usaha simpan pinjam mengentry data pada transaksi pinjaman
3.3.2.3 Sistem pembayaran angsuran yang sedang berjalan a. Anggota melakukan pembayaran angsuran
b. Unit usaha simpan pinjam melakukan validasi jumlah uang yang dibayarkan dengan data utang anggota
c. Bila uang yang dibayarkan sesuai dengan jumlah angsuran anggota perbulan pada data utang anggota, maka unit usaha simpan pinjam melakukan update data utang anggota
d. Unit usaha simpan pinjam membuat dua rangkap bukti setoran angsuran. Satu rangkap untuk anggota sebagai bukti telah melakukan angsuran, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
3.4 Data Flow Diagram 3.4.1 Diagram Konteks
Anggota Koperasi
Ketua Koperasi
Supplier Unit Usaha
Pertokoan Sistem Simpan Pinjam ,
Pembelian Dan Penjualan Mengisi form simpanan Menyerahkan Uang Permohonan Pinjaman Permohonan Pembelian Secara Kredit Mengambil uang Pinjaman Pengambilan barang Pembayaran angsuran Memesan barang Pembayaran pesanan Konfirmasi Pesanan Bukti Simpanan Konfirmasi Pinjaman Konfirmasi Pembelian Secara Kredit Bukti Pinjaman Kartu Piutang Bukti Angsuran Konfirmasi pesanan Faktur penjualan Mengecek Persediaan barang Membuat Surat Pemesanan Barang Daftar barang L a p o r a n P i n j a m a n L a p o r a n P e m b e l i a n L a p o r a n P e n j u a l a n Surat Pemesanan barang Membayar Pembelian Barang Mengirim barang Faktur Pembelian L a p o r a n S i m p a n a n
3.4.2 Diagram Nol Anggota Koperasi Ketua Koperasi 1.0 Cek Form Simpanan Mengisi form simpanan
3.0 Cek Piutang Anggota Simpanan 4.0 Transaksi Pinjaman Mengambil uang pinjaman
Bukti pinjaman Pinjaman
6.0 Transaksi Penjualan Kredit 7.0 Transaksi Pembayaran Angsuran 8.0 Transaksi Penjualan Tunai 5.0 Cek Persediaan Barang Pengambilan barang Kartu Piutang Permohonan pinjaman Konfirmasi pinjaman Konfirmasi simpanan 2.0 Transaksi Simpanan Menyerahkan uang Bukti simpanan Pembayaran angsuran Bukti angsuran Memesan barang Piutang Angsuran Konfirmasi pesanan Barang Permohonan pembelian secara kredit
Konfirmasi pembelian secara kredit
Penjualan 9.0 Pembuatan Surat Pemesanan Barang Pembayaran pesanan Faktur Penjualan Unit Usaha Pertokoan
Mengecek persediaan barang
Daftar barang
Membuat surat pemesanan barang
Supplier
Surat pemesanan barang
10.0 Transaksi Pembelian
Mengirim barang Membayar pembelian barang
Faktur Pembelian Supplier Pembelian Anggota 11.0 Pembuatan Laporan L a p o r a n S i m p a n a n L a p o r a n P i n j a m a n L a p o r a n P e n j u a l a n L a p o r a n P e m b e l i a n
3.4.3 Diagram Rinci
3.4.3.1 Diagram Rinci 1.0
Gambar 3.4 Diagram Rinci 1.0
3.4.3.2 Diagram Rinci 2.0
3.4.3.3 Diagram Rinci 3.0
Gambar 3.6 Diagram Rinci 3.0
3.4.3.4 Diagram Rinci 4.0
3.4.3.5 Diagram Rinci 5.0 Anggota Koperasi 5.1 Menerima pesanan anggota Memesan barang 5.2 Cek Persediaan Barang Unit Usaha Pertokoan Pesanan anggota 5.3 Pesanan anggota disetujui Pesanan valid Konfirmasi pesanan
Mengecek persediaan barang
5.4 Pembuatan daftar barang Data barang Daftar barang Barang
3.4.3.6 Diagram Rinci 6.0
Gambar 3.9 Diagram Rinci 6.0
3.4.3.7 Diagram Rinci 7.0
3.4.3.8 Diagram Rinci 8.0
Gambar 3.11 Diagram Rinci 8.0
3.4.3.9 Diagram Rinci 9.0
3.4.3.10 Diagram Rinci 10.0
3.4.3.11 Diagram Rinci 11.0
3.5 Definisi Sistem
3.5.1 Mission Statement
Mission statement untuk aplikasi basis data pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung adalah untuk meningkatkan kinerja operasional koperasi dengan cara mengintegrasikan data-data kedalam sebuah system basis data koperasi. Setelah data-data diintegrasikan kedalam database maka proses manajemen file, pengolahan data dan proses-proses lainnya yang berhubungan dengan operasional koperasi akan dilakukan oleh aplikasi yang dibuat khusus. Keuntungan dari penggunaan aplikasi ini antara lain adalah :
1 Mempermudah manajemen file
2 Mempermudah pencatatan transaksi simpan pinjam
3 Mempermudah pencatatan transaksi penjualan dan pembelian 4 Mempermuah pembuatan laporan pembelian dan penjualan 5 Mempermudah pembuatan Laporan simpan pinjam
3.5.2 Mission Objective
Mission Objective untuk aplikasi sistem basis data operasional pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung adalah :
1. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Simpanan. 2. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Pinjaman. 3. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Pembelian. 4. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Penjualan.
5. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Angsuran 6. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Anggota.
7. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Pengurus 8. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Piutang 9. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Barang. 10. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Supplier. 11. Mencari transaksi penjualan
12. Mencari transaksi pembelian 13. Mencari transaksi simpanan 14. Mencari transaksi pinjaman 15. Mencari transaksi angsuran 16. Mencari anggota 17. Mencari barang 18. Melaporkan Penjualan. 19. Melaporkan Pembelian. 20. Melaporkan Simpanan 21. Melaporkan Pinjaman
3.5.3 Sistem Boundary
Dikarenakan banyaknya aktivitas yang terjadi pada proses operasional KOPSEGA maka kami membatasi ruang lingkup sistem kepada aktivitas pembelian, penjualan, simpan pinjam dan persediaan barang.
3.5.4 Analisa User View
Agar sistem yang akan dibuat memiliki kemanan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan user, maka kami membagi user view berdasarkan kebutuhan pengurus dan data KOPSEGA.
Access Type
Ketua Koperasi
Wakil Ketua Unit Simpan Pinjam Unit Usaha Pertokoan Simpanan Maintain X Query X Report X X X Pinjaman Maintain X Query X Report X X X Pembelian Maintain X Query X Report X X X Penjualan Maintain X Query X Report X X X Angsuran Maintain X Query X Report X X X Piutang Maintain X
Query X Report X X X Anggota Maintain Query Report X X Pengurus Maintain Query Report X X Barang Maintain X Query X Report X X Supplier Maintain X Query X Report X X
Tabel 3.3 User View
Tabel diatas menggambarkan user view dari pengurus KOPSEGA terhadap data KOPSEGA. Penjelasan dari tabel diatas dapat dituliskan sebagai berikut :
Entitas Simpanan : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Simpanan. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Pinjaman : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Pinjaman. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Pembelian : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Pembelian. Unit usaha pertokoan dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Penjualan : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Penjualan. Unit usaha pertokoan dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Angsuran : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat data Angsuran. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete) data Angsuran.
Entitas Piutang : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Piutang. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat laporan piutang.
Entitas Anggota : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melakukan Query(insert, update, delete) data Anggota.
Entitas Pengurus : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melakukan Query(insert, update, delete) data Pengurus.
Entitas Barang : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat data Barang. Unit usaha pertokoan dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete) data Barang.
Entitas Supplier : Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat data Supplier. Unit usaha pertokoan dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete) data Supplier.
3.6 User Requirement Specification 3.6.1 Data Requirements
Informasi yg diinput :
1. Anggota
Informasi yang berisi data-data anggota koperasi. 2. Pengurus
Informasi yang berisi data-data pengurus koperasi 3. Barang
Informasi yang berisi data barang yang akan dijual oleh koperasi 4. Suplier
Informasi yang berisi data-data supplier yang melakukan kerjasama dengan koperasi
5. Penjualan
Informasi yang berisi data-data transaksi penjualan barang yang dilakukan oleh koperasi baik secara tunai maupun kredit
6. Pembelian
Informasi yang berisi data-data transaksi pembelian barang dari supplier 7. Simpanan
Informasi yang berisi data-data transaksi setor simpanan yang dilakukan oleh anggota koperasi
8. Pinjaman
Informasi yang berisi data-data transaksi peminjaman uang yang dilakukan oleh anggota koperasi
Informasi yang berisi data-data transaksi pembayaran angsuran pinjaman yang dilakukan oleh anggota koperasi
10. Piutang
Informasi yang berisi data-data piutang yang dimiliki koperasi
Informasi yang dihasilkan : 1. Laporan simpanan
Informasi yang berisi data-data transaksi simpanan yang terjadi selama periode waktu tertentu.
2. Laporan pinjaman
Informasi yang berisi data-data transaksi pinjaman yang terjadi selama periode waktu tertentu.
3. Laporan Penjualan
Informasi yang berisi data-data transaksi penjualan baik tunai maupun kredit yang terjadi selama periode waktu tertentu.
4. Laporan Pembelian
Informasi yang berisi data-data transaksi pembelian yang terjadi selama periode waktu tertentu.
5. Faktur Penjualan
Informasi yang berisi data-data bukti penjualan barang yang dilakukan oleh koperasi
6. Faktur Pembelian
Informasi yang berisi data-data bukti pembelian barang yang dilakukan oleh koperasi
7. Bukti Simpanan
Informasi yang berisi data-data bukti transaksi penyetoran simpanan yang dilakukan oleh anggota koperasi
8. Bukti pinjaman
Informasi yang berisi data-data bukti transaksi peminjaman uang yang dilakukan oleh anggota koperasi
9. Bukti angsuran
Informasi yang berisi data-data bukti pembayaran angusran yang dilakukan oleh anggota koperasi
3.6.2 Transaction Requirements Data entry
Memasukkan data Simpanan Memasukkan data Pinjaman Memasukkan data Penjualan Memasukkan data Pembelian Memasukkan data Angsuran
Data update dan delete Update / delete data Anggota Update / delete data Pengurus Update/delete data Simpanan Update / delete data Pinjaman Update / delete data Penjualan
Update / delete data Angsuran Update / delete data Piutang Update / delete data Barang Update / delete data Supplier
Data Query
A. Melihat data anggota yang melakukan transaksi B. Melihat data transaksi penjualan
C. Melihat data pengurus yang memproses penjualan D. Melihat data transaski pembelian
E. Melihat data pengurus yang memproses pembelian F. Melihat data suplier yang memproses pembelian G. Melihat data transaski pinjaman
H. Melihat data pengurus yang memproses pinjaman I. Melihat data transaski angsuran
J. Melihat data pengurus yang memproses angsuran K. Melihat data transaski simpanan
L. Melihat data pengurus yang memproses simpanan M. Melihat data Anggota
N. Melihat data Pengurus O. Melihat data Barang P. Melihat data Supplier Q. Melihat data Jabatan R. Melihat data Posisi
3.7 Permasalahan yang dihadapi
Analisa sistem Operasional pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung masih menghadapi permasalahan. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan sebagai berikut :
1. Sistem yang digunakan masih semi komputerisasi, yaitu menggunakan file berformat excel sebagai media penyimpanan data dan pencatatan transaksi.
2. Manajemen file dan pengolahan data masih dilakukan secara manual sehingga memboroskan waktu , tenaga , dan juga menghambat kinerja operasional.
3. Proses pembuatan laporan juga masih dilakukan secara manual sehingga prosesnya membutuhkan waktu yang lama.
4. Jumlah anggota yang semakin bertambah membuat frekuensi transaksi yang terjadi semakin banyak, dengan sistem yang sekarang proses pencatatan dan pengolahan data semakin sulit.
Dengan permasalahan yang sedang dihadapi mungkin saja dapat teratasi dengan sistem yang sudah terkomputerisasi dengan baik sehingga proses pengolahan data transaksi dan pembuatan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah melakukan analisa sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung. Penulis membuat solusi yang dapat menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi, yaitu perancangan sistem basis data operasional yang mencakup simpan pinjam, pembelian dan penjualan,. Sistem basis data yang baru ini dapat
meningkatkan kinerja operasional pada koperasi. Sehingga proses manajemen dan pengolahan data dapat dilakukan secara terkomputerisasi agar kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat dapat terpenuhi secara efektif dan efisien. Selain itu sistem yang baru ini dapat membantu mempercepat proses pembuatan laporan karena data yang dibutuhkan telah terintegrasi didalam database dan telah terhubung dengan sistem yang baru.
