OMNIA SINT FAUSTA
Semoga Semua Sejahtera
Kau Susah ... Aku Bantu,
Aku susah ... Kau Bantu!
KATA PENGANTAR
Persyaratan penting yang perlu dimiliki koperasi kredit sebagai lembaga yang bergerak di bidang jasa keuangan adalah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Oleh karena itu Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur membuat Standard Operational Procedure (SOP) dengan harapan agar Koperasi dalam menjalankan usahanya dapat berjalan sesuai dengan sistem dan standar yang telah ditentukan. Idealnya, Standard Operational Procedure (SOP) ini dapat digunakan sebagai penuntun dalam menjalankan usaha simpan pinjam Koperasi yang sehat, efektif dan efisien sehingga terciptalah pelayanan yang prima sesuai dengan jatidiri koperasi dan prinsip-prinsip koperasi.
Sesuai degan visi dan misinya, Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur akan terus meningkatkan kesejahteraan anggota dan menjadi penggerak ekonomi kerakyatan serta turut membangun perekonomian bangsa; oleh karena itu perlu adanya Standard Operational Procedure (SOP) yang memadai.
Standard Operational Procedure (SOP) ini merupakan penjabaran dari Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi yang secara resmi telah digunakan sebagai patokan dasar dalam menjalankan usaha simpan pinjam. Berkaitan dengan hal tersebut masih diperlukan peraturan-peraturan lain dan kebijakan pendukung yang diatur dalam Peraturan Khusus, Pola kebijakan dan Standard Operational Management (SOM).
Tak dapat dipungkiri bahwa penyusunan Standard Operational Procedure (SOP) ini belum sempurna dan masih membutuhkan perbaikan sesuai perkembangan dan kebutuhan usaha simpan pinjam Koperasi; namun demikian Standard Operational Procedure (SOP) ini sudah dapat digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan usaha simpan pinjam pada Koperasi secara profesional.
Akhir kata, Tim Penyusun mengucapkan banyak terimakasih kepada para Pengurus, Pengawas dan Karyawan serta Anggota yang telah turut serta memberi saran, masukan, motivasi dan dukungan baik secara moril maupun materiil sehingga tersusunlah Standard Operational Procedure (SOP) yang benar-benar layak sesuai dengan standar kerja yang ideal.
Omnia sint fausta!
Semoga semua sejahtera!
Tulungagung, 6 Nopember 2011 Tim Penyusun
DAFTAR ISI
Motto ... iii
Kata Pengantar ... iv
Daftar Isi ... v
Bab I Standard Operational Procedure ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan ... 1
C. Sasaran Standard Operational Procedure ... 1
D. Ruang Lingkup ... 1
E. Landasan Kerja ... 2
F. Definisi dan Konsepsi ... 3
Bab II Standard Operational Procedure Kelembagaan ... 4
A. Standar Organisasi ... 4
B. Standar Pengelolaan Organisasi ... 9
C. Struktur Standar Pengelolaan Manajemen ... 19
D. Standar Sumber Daya Manusia Pengelolaan Koperasi ... 45
Bab III Standard Operational Procedure Pengelolaan Usaha Koperasi ... 50
A. Standar Batas Layanan ... 50
B. Standar Jenis Penghimpunan Dana ... 50
C. Kebijakan dan Ketentuan Penghimpunan Dana ... 53
D. Layanan Pinjaman ... 58
E. Prosedur Pinjaman ... 59
F. Dokumentasi dan Administrasi Pinjaman ... 64
G. Pemantauan dan pembinaan Pinjaman ... 65
Bab IV Standard Operational Procedure ... 69
A. Batasan Manajemen Keuangan Koperasi ... 69
B. Penentuan Keseimbangan Arus Dana ... 70
C. Penggunaan Kelebihan Dana ... 75
D. Administrasi Kas ... 76
E. Kas Kecil (Petty Cash) ... 79
F. Biaya Bayar di Muka ... 80
G. Audit ... 81
Bab V Standar Akuntansi Koperasi ... 87
A. Landasan Hukum, Proses dan Prinsip-Prinsip Pembukuan ... 87
B. Siklus Akuntansi Koperasi dan USP Koperasi ... 91
C. Pencatatan Pembukuan ... 95
D. Jurnal (Buku Harian atau Memorial) ... 96
E. Buku Besar ... 97
F. Neraca Saldo dan Neraca Lajur ...102
BAB I
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) A. LATAR BELAKANG
Undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian disusun untuk mempertegas jatidiri, kedudukan, permodalan dan pembinaan koperasi sehingga dapat lebih menjamin kehidupan koperasi sebagaimana diamanatkan oleh pasal 33 Undang-Undang Dasar 1945. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah nomor 9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi serta Kepmen Koperasi dan UKM No. 91 / Kep / M.KUKM / IX / 2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Usaha Koperasi Jasa Keuangan, maka semakin jelas bahwa kegiatan usaha simpan pinjam koperasi perlu ditumbuhkembangkan.
Persyaratan penting yang perlu dimiliki oleh koperasi sebagai lembaga keuangan ialah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan dari anggota pada khususnya dan atau masyarakat luas pada umumnya. Namun demikian usaha simpan pinjam koperasi masih dihadapakan pada berbagai kendala yang disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:
1. Belum adanya kesamaan sistem dan prosedur dalam opersional manajemen
kelembagaan, manajemen usaha dan manajemen keuangan.
2. Belum adanya standar sistem dan prosedur dalam operasional manajemen
kelembagaan, manajemen usaha dan manajemen keuangan.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur perlu memiliki Pedoman Standar Operasional Prosedur Usaha Simpan Pinjam Koperasi; kemudian Standar Operasional Prosedur ini digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan usaha simpan pinjam pada koperasi secara profesional.
B TUJUAN
Standar Opersional Prosedur Koperasi ini bertujuan untuk memberikan pedoman bagi pengelola Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur dalam mengelola kelembagaan,usaha dan keuangannya.
C. SASARAN STANDAR OPERASIONAL POSEDUR
1. Terwujudnya pengelolaan usaha simpan pinjam koperasi yang sehat dan mantap sesuai dengan jatidiri koperasi dan prinsip-prinsip koperasi.
2. Terwujudnya pengelolaan koperasi dan usaha simpan pinjam koperasi yang efektif dan efisien.
3. Terciptanya pelayanan prima kepada anggota dan calon anggota koperasi.
D. RUANG LINGKUP
1. Standar Operasional Prosedur ini merupakan panduan untuk mengoperasionalkan berbagai kebijakan dan peraturan yang terkait dengan pengelolaan usaha simpan pinjam koperasi, berisikan prosedur rinci yang dijabarkan dari Standar Operasional Manajemen (SOM).
2. Standar Operasional Prosedur ini secara garis besar dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yang terdiri dari:
a. Standar Operasional Manajemen Kelembagaan Koperasi.
b. Standar Operasional Manajemen Usaha Koperasi.
c. Standar Operasional Manajemen Keuangan Koperasi.
E. LANDASAN KERJA
Landasan kerja dan landasan usaha simpan pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera adalah sebagai berikut:
1. Koperasi Bahtera Sejahtera menyelenggarakan kegiatan usahanya berdasarkan nilai-nilai, norma-norma dan prinsip koperasi kredit sehingga dapat dengan jelas menunjukkan perilaku koperasi.
2. Koperasi Bahtera Sejahtera menyelenggarakan usahanya berdasarkan nilai-nilai: menolong diri sendiri, bertanggungjawab terhadap diri sendiri, demokrasi, kesetaraan, keadilan, swadaya dan solidaritas.
3. Koperasi Bahtera Sejahtera adalah wahana dan sarana investasi anggota yang tidak boleh lepas dari pilar-pilar Koperasi Kredit yakni:
a. Pendidikan : Koperasi dimulai, berkembang dan dikontrol dengan pendidikan;
b. Swadaya : Koperasi didirikan dari, oleh dan untuk anggota; c. Solidaritas : Kamu susah saya bantu, saya susah kamu bantu.
4. Koperasi Bahtera Sejahtera dalam menjalankan usahanya menerapkan prinsip-prinsip:
a. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka; b. Pengelolaan dilakukan secara demokratis;
c. Pembagian hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha anggota masing-masing;
d. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal; e. Kemandirian;
f. Melaksanakan pendidikan perkoperasian;
g. Kerjasama antar koperasi.
5. Maju mundurnya koperasi dan usaha koperasi menjadi tanggungjawab seluruh anggota sehingga berlaku asas Self Responsibility.
6. Anggota pada Koperasi Bahtera Sejahtera berada dalam kesatuan sistem kerja koperasi, diatur menurut norma-norma yang terdapat di dalam AD dan ART Koperasi Bahtera Sejahtera yang menyelenggarakan usaha simpan pinjam.
7. Koperasi Bahtera Sejahtera wajib dan dapat memberikan manfaat yang lebih besar kepada anggotanya jika dibandingkan dengan manfaat yang diberikan oleh lembaga lainnya.
8. Koperasi Bahtera Sejahtera bertugas sebagai lembaga intermediasi, dalam hal ini koperasi bertugas untuk melaksanakan penghimpunan dana, mengelola dan menyalurkan dana dari, oleh dan untuk anggota dan calon anggota, serta pembiayaan kepada pihak-pihak tersebut.
F. DEFINISI DAN KONSEPSI
1. Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum
koperasi dengan melandasakan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan. 2. Kegiatan usaha Koperasi Bahtera Sejahtera adalah kegiatan yang dilakukan untuk
menghimpun dana, mengelola dan menyalurkannya melalui usaha simpan pinjam koperasi dari dan untuk anggota koperasi yang bersangkutan dan calon anggota koperasi yang bersangkutan.
3. Koperasi Bahtera Sejahtera adalah koperasi yang kegiatan usahanya bergerak di bidang simpan dan pinjam sesuai pola bagi hasil usaha/ deviden.
4. Unit usaha atau cabang usaha koperasi adalah unit usaha atau cabang usaha koperasi yang kegiatan usahanya bergerak dibidang simpan dan pinjam sesuai dengan pola bagi hasil usaha/ deviden.
5. Pengurus adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai eksekutif atau pengelola usaha (fungsi dan tugas diatur dalam Peraturan Pengurus). 6. Pengawas adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan
berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai pengawas jalannya koperasi (fungsi dan tugas Pengawas diatur dalam Peraturan Pengawas).
7. Penasihat adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsinya dan tugasnya sebagai penasihat lembaga.
8. Manajemen Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Pengurus yang menjalankan fungsi eksekutif dan atau Pengelola (manajer) yang diangkat oleh Pengurus atas persetujuan rapat anggota.
9. Manajemen Unit/ Cabang Simpan Pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera adalah pengelola (kepala unit/manajer cabang) yang merupakan tenaga profesional yang diangkat oleh Pengurus atas persetujuan rapat anggota.
10. Perangkat organisasi Koperasi Bahtera Sejahtera terdiri dari Rapat Anggota, Penasihat, Pengurus dan Pengawas.
11. Simpanan adalah dana yang dipercayakan oleh anggota dan calon anggota kepada koperasi dalam bentuk simpanan/ tabungan.
12. Jasa Simpanan adalah imbal jasa yang diberikan kepada anggota dan calon anggota yang telah berjasa menanamkan atau menginvestasikan dananya kepada koperasi. 13. Jasa Pinjam adalah imbal jasa yang diberikan oleh anggota atas jasa pinjaman modal
yang diberikan koperasi.
14. Marjin adalah keuntungan yang diperoleh koperasi atas hasil transaksi penjualan dengan pihak pembeli.
15. SHU (Surplus Hasil Usaha) adalah Kelebihan atau keuntungan dari usaha Koperasi yang dihitung dari pendapatan setelah dikurangi biaya.
BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KELEMBAGAAN A. STANDAR ORGANISASI
1. Visi dan Misi a. Visi
Membentuk badan usaha bersama yang dikelola secara profesional, aman, kuat dan tepercaya.
b. Misi
1) Melayani anggota dengan sepenuh hati;
2) Mendidik anggota supaya dapat menolong diri sendiri dan
bertanggungjawab terhadap diri sendiri sehingga terhindar dari kemiskinan;
3) Memberdayakan ekonomi anggota sesuai dengan nilai-nilai : swadaya, demokrasi, kesetaraan, keadilan dan solidaritas;
4) Meningkatkan kesejahteraan anggota melalui pendidikan investasi dan koperasi yang benar;
5) Memerangi kesenjangan sosial dengan cara membiasakan budaya
menabung. 2. Tujuan Pendirian
a. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya;
b. Menjadi gerakan ekonomi rakyat serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional.
3. Permodalan
a. Modal yang disetor pada awal pendirian berupa Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, Simpanan Kapitalisasi, Dana Cadangan dan Dana Hibah;
b. Modal yang disetor pada Koperasi Bahtera Sejahtera adalah modal sendiri yang berasal dari anggota berupa SP, SW, SK dan Dana Hibah yang dipisahkan dari harta kekayaan koperasi yang bersangkutan;
c. Untuk memperbesar usahanya, Koperasi dapat memperoleh modal pinjaman
yang tidak merugikan Koperasi berupa pinjaman dari: Anggota, koperasi lain dan atau anggotanya, bank atau lembaga keuangan lainnya;
d. Koperasi dapat melakukan pemupukan modal yang berasal dari modal
penyertaan. 4. Penggunaan Nama
Koperasi yang melaksanakan usaha simpan pinjam atas nama Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur telah mendapatkan pengesahan Akta Pendirian atau pengesahan Akta Perubahan Anggaran Dasar, maka semua unit usaha baik kantor pusat maupun kantor cabang wajib menggunakan nama Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur pada papan nama, stempel dan kop surat yang digunakan dalam melakukan usahanya.
5. Keanggotaan
a. Anggota Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur adalah pemilik sekaligus pengguna jasa sesuai dengan Undang-Undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian dan Peraturan Pemerintah Nomor 09 tahun 1995 tentang kegiatan Pelaksanaan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi serta Keputusan
Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor
91/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Usaha Koperasi, sebagai berikut:
1) Peran Anggota sebagai pemilik meliputi:
a) Berperan aktif dalam memberikan masukan kepada Pengurus dalam menetapkan kebijakan Koperasi baik dalam forum rapat anggota maupun kesempatan lainnya;
b) Memberikan kontribusi berupa modal dalam bentuk Simpanan pokok, Simpanan Wajib, Simpanan kapitalisasi atau Simpanan lainnya yang ditetapkan dalam rapat anggota;
c) Dipilih menjadi Pengurus dan atau memilih Pengurus dan Pengawas; d) Berperan aktif dalam melakukan pengawasan terhadap jalannya
usaha koperasi;
e) Berperan aktif dalam mengikuti rapat anggota; f) Menanggung risiko jika terjadi kerugian.
2) Peran anggota sebagai pengguna jasa meliputi pemanfaatan jasa pelayanan koperasi.
b. Program pendidikan anggota dan calon anggota
Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia, anggota/ calon anggota Koperasi Bahtera Sejahtera wajib mengikuti pendidikan dasar koperasi dalam rangka meningkatkan pemahaman akan hak dan kewajiban anggotanya melalui:
1) Program pendidikan kepada calon anggota yang merupakan salah satu pra-syarat bagi seseorang yang akan menjadi anggota koperasi dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman anggota dan calon anggota mengenai konsep simpanan dan pinjaman koperasi, manfaat berkoperasi serta kewajiban sebagai anggota koperasi;
2) Pendampingan kepada anggota/ calon anggota yang memanfaatkan pelayanan simpan pinjam koperasi untuk kepentingan yang bersifat produktif, agar usaha produktifnya berjalan sesuai dengan rencana usaha yang telah disusun.
6. Status Keanggotaan
Status keanggotan seseorang pada Koperasi Bahtera Sejahtera diperoleh setelah seluruh persyaratan keanggotaan dipenuhi, yakni Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, persyaratan administrasi dan yang bersangkutan telah didaftarkan serta telah menandatangani formulir pendaftaran yang diajukan.
Standar status keanggotaan seseorang pada koperasi digolongkan sebagai berikut:
a. Anggota, yaitu sesorang yang mengajukan permohonan untuk menjadi
anggota koperasi, telah memenuhi seluruh persyaratan keanggotaan koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi, dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi anggota;
b. Calon Anggota, yaitu seseorang yang mengajukan permohonan untuk menjadi
anggota koperasi, namun belum dapat memenuhi persyaratan yang ditetapkan koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. Calon anggota dapat memanfaatkan jasa pelayanan koperasi. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan calon anggota harus melalui masa percobaan dan memenuhi persyaratan menjadi anggota atau ditolak menjadi anggota;
c. Anggota Luar biasa, yaitu mereka yang bermaksud menjadi anggota tetapi tidak dapat memenuhi semua syarat sebagai anggota, antara lain:
1) Warga Negara Indonesia yang berdomisili di luar wilayah kerja Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur;
2) Warga Negara Asing;
3) Warga Negara Indonesia yang belum cakap secara hukum. 7. Pendaftaran Anggota
a. Koperasi Bahtera Sejahtera dan Unit/ Cabang Simpan Pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera harus memiliki ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan bagi seseorang yang akan menjadi anggota dengan mengacu pada AD/ ART Koperasi.
b. Prosedur standar minimal pendaftaran anggota adalah memenuhi seluruh ketentuan dan persyaratan yang terkait dengan pendaftaran anggota sebagaimana tercantum dalam AD/ ART Koperasi mencakup :
1) Persyaratan keanggotan, yang setidaknya mencakup:
a) Warga Negara Indonesia;
b) Berdomisili di willayah kerja koperasi; c) Taat pada AD/ ART koperasi;
d) Memiliki kemampuan untuk melakukan tindakan hukum;
e) Bersedia membayar Simpanan Pokok dan Simpanan wajib yang besarnya ditentukan pada anggaran rumah tangga atau merupakan keputusan rapat anggota.
2) Tata cara penerimaan anggota:
Prosedur penerimaan anggota secara sekematis digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.1 Prosedur Penerimaan Anggota.
3) Ketentuan mengenai kewajiban anggota:
a) Memenuhi AD/ ART, Peraturan Khusus dan keputusan yang telah disepakati dalam rapat anggota;
b) Memelihara dan menjaga nama baik serta kebersamaan pada
koperasi;
c) Membayar Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan Simpanan lain
yang diputuskan dalam rapat anggota;
d) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh Koperasi.
4) Ketentuan mengenai kewajiban Anggota Luar Biasa adalah:
a) Mematuhi Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Peraturan Khusus, Rapat Anggota dan ketentuan lainnya yang berlaku pada Koperasi;
b) Memelihara dan menjaga nama baik serta kebersamaan pada koperasi;
c) Membayar Simpanan pokok dan Simpanan Wajib sesuai keputusan rapat Anggota; Pengajuan dan Pengambilan Formulir Pengisian Formulir Penyerahan Formulir dan Persyaratan Lain
Pertimbangan Pengurus
d) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh Koperasi.
5) Ketentuan mengenai hak anggota adalah:
a) Menghadiri, menyatakan pendapat dan memberikan suara dalam rapat anggota;
b) Memilih atau dipilih menjadi anggota Pengurus atau Pengawas; c) Meminta diadakan Rapat Anggota sesuai dengan peraturan yang
berlaku;
d) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus di luar rapat anggota baik diminta maupun tidak diminta;
e) Mendapatkan pelayanan anggota;
f) Memperoleh pembagian SHU sesuai dengan besarnya partisipasi dengan syarat membayar Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib secara teratur.
6) Ketentuan mengenai hak Anggota Luar Biasa, yaitu:
a) Menghadiri dan menyatakan pendapat dalam rapat anggota;
b) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus di luar rapat anggota baik diminta maupun tidak diminta;
c) Mendapatkan pelayanan Koperasi;
d) Mendapatkan keterangan mengenai perkembangan Koperasi.
c. Seseorang yang telah memenuhi persyaratan dan prosedur penerimaan
anggota yang telah ditetapkan oleh Koperasi Bahtera Sejahtera dapat digolongkan sebagai anggota Koperasi Bahtera Sejahtera.
8. Perlakuan kepada anggota baru
a. Koperasi Bahtera Sejahtera dengan mempertimbangkan nilai-nilai, waktu dan
tempat, harus memberikan perlakuan yang sama kepada anggota baru dalam hal :
1) Ketentuan besarnya Simpanan Pokok;
2) Ketentuan besarnya Simpanan Wajib.
b. Ketentuan mengenai kesamaan perlakuan sebagaimana termaksud pada butir
(a) harus dituangkan secara tertulis dan merupakan salah satu kebijakan Koperasi Bahtera Sejahtera yang disepakati oleh anggota dalam Rapat anggota;
c. Selisih besarnya Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib secara otomatis diakui
sebagai modal penyertaan saham. 9. Pemanfaatan Pelayanan Koperasi
a. Koperasi Bahtera Sejahtera harus dapat dimanfaatkan oleh anggota dan calon
anggota, apabila Koperasi tersebut memiliki kelebihan kemampuan pelayanan kepada anggotanya.
b. Apabila Koperasi Bahtera Sejahtera melayani bukan anggotanya, maka perlu diperjelas dengan Peraturan Khusus.
10. Permohonan Keluar dari Keanggotaan
Untuk memperjelas status keanggotaan, Koperasi diwajibkan mempunyai prosedur standar tertulis yang mengatur anggota yang mengajukan permohonan untuk keluar dari keanggotaannya :
a. Anggota yang keluar dari keanggotaannya mempunyai hak untuk memperoleh
pengembalian Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan simpanan lain yang disetor pada Koperasi;
b. Anggota yang keluar karena meninggal dunia memiliki hak untuk
mendapatkan pengembalian semua simpanan saham (SP, SW, SK) dan simpanan lain yang dimiliki, ditambah Santunan Duka dan Santunan Pinjaman dari PERMATA (Perlindungan Simpanan dan Pinjaman Anggota);
c. Anggota yang telah memenuhi prosedur standar permohonan keluar dari keanggotaan Koperasi Bahtera Sejahtera otomatis kehilangan status keanggotaan, hak serta kewajiban kepada Koperasi;
d. Keanggotaan seseorang pada Koperasi berakhir apabila : 1) Anggota tersebut meninggal dunia;
2) Koperasi membubarkan diri atau dibubarkan oleh Pemerintah;
3) Berhenti atas permintaan sendiri;
4) Diberhentikan oleh Pengurus kerena tidak lagi memenuhi persyaratan keanggotaan atau melanggar ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga atau ketentuan lain yang berlaku pada Koperasi.
5) Simpanan Pokok,simpanan wajib dan simpanan saham lain yang dimiliki
ditarik semua.
B. STANDAR PENGELOLAAN ORGANISASI 1. Kelengkapan Organisasi
Organisasi Koperasi harus mempunyai kelengkapan perangkat organisasi minimal sebagai berikut :
a. Memiliki struktur organisasi yang jelas menggambarkan fungsi, tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap elemen organisasi secara tertulis dan sesuai dengan AD/ ART Koperasi;
b. Memiliki kantor Koperasi yang jelas status dan kedudukannya;
c. Memiliki identitas organisasi yang jelas yang diketahui dan disetujui oleh Rapat Anggota;
d. Memiliki kepengurusan yang dipilih dan disetujui oleh rapat anggota;
e. Memiliki peraturan kepengurusan yang disahkan dan disetujui oleh rapat anggota;
f. Memiliki rencana kerja tertulis yang mencakup: 1) Rencana kerja jangka pendek; ;
2) Rencana kerja jangka panjang ;
3) Rencana operasional pencapaian target kerja. g. Memiliki sistem dan prosedur kerja tertulis;
h. Memiliki kelengkapan dan prosedur administrasi tertulis;
j. Memiliki sistem dan prosedur pengendalian intern secara tertulis.
2. Kepengurusan
a. Kepengurusan Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Badan Pengurus Koperasi Bahtera Sejahtera yang dipilih oleh anggota secara demokratis dan disetujui oleh rapat anggota;
b. Pengurus adalah seorang pria atau wanita yang dipilih oleh anggota yang dilaksanakan secara demokratis dalam suatu rapat anggota untuk menjalankan tugas sebagai Pengurus selama masa jabatan 3 (tiga) tahun sesuai Anggaran Dasar Bab VII pasal 26 ayat 3;
c. Tugas dan Wewenang Pengurus diatur dalam Peraturan Pengurus yang telah
ditetapkan dalam Rapat Anggota. 3. Fungsi Dasar Pengurus
Pengurus memiliki lima fungsi sebagai:
a. Pusat Pengambilan keputusan yang utama
Pengurus memegang kewenangan yang tertinggi dan bertanggungjawab atas manajemen Koperasi Bahtera Sejahtera. Misalnya merumuskan Poljak, mewakili Koperasi dalam Pembelian dan penjualan aset Koperasi, membuat rencana strategis dan Standard Operational Procedure (SOP)
b. Fungsi Penasihat
Pengurus dapat memberikan nasihat kepada manajemen, sub panitia dan Anggota.
c. Fungsi Pengontrol
Pengurus mewakili pemegang saham dan mengelolanya atas nama mereka; maka Pengurus wajib memantau dan mengkaji secara seksama portofolio pinjaman dengan penekanan khusus pada prinsip kehati-hatian.
d. Fungsi Menjaga Kesinambungan
Tugas Pengurus adalah menjaga kesinambungan Koperasi Bahtera Sejahtera. Ketua harus memastikan bahwa anggota Pengurus benar-benar kompeten dan memahami peran dan tanggungjawab masing-masing. Pengurus wajib mendorong adanya pelatihan dan pengembangan bagi semua Pengurus, Anggota dan staf.
e. Fungsi Simbolik
Pengurus Koperasi Bahtera Sejahtera dipandang sebagai simbol kekuatan dan kepemimpinan dalam organisasi. Mereka harus menjalankan fungsinya dengan profesionalisme dan integritas tinggi serta menjunjung tinggi nilai-nilai moralitas.
4. Wewenang dan Tanggungjawab Pengurus
Pengurus memiliki wewenang dan tanggungjawab sebagai berikut:
a. Menetapkan rencana strategis Koperasi Bahtera Sejahtera dan
b. Membentuk dan mempertahankan organisasi kepengurusan termasuk tanggungjawab, kewenangan dan hubungan kerja yang telah ditetapkan; c. Memilih manajer, menetapkan uraian pekerjaan, menyetujui rencana usaha,
mengevaluasi kinerja, memutuskan besaran kompensasi dan menyetujui rencana pengembangan oleh manajer;
d. Menyusun Standard Operational Procedure (SOP);
e. Menyetujui Standard Operational Management (SOM) yang disusun manajer;
f. Menyetujui dan memantau struktur keuangan, kebijakan keuangan dan
anggaran berdasarkan rencana kerja;
g. Menyusun rencana untuk menyediakan layanan dan fasilitas; h. Menyusun indikator kunci untuk indikator lembaga;
i. Menganalisis dan mengevaluasi pencapian tujuan dan sasaran Koperasi Bahtera Sejahtera;
j. Mempertahankan sistem kontrol, menjaga sistem demokrasi dalam lembaga dan selalu mengikuti perkembangan terkini;
k. Melakukan evaluasi dan perencanaan setiap tahunnya;
l. Menjaga hubungan baik dengan lembaga lain, masyarakat dan Pemerintah;
m. Mendukung untuk memajukan Koperasi Bahtera Sejahtera;
n. Ketua Koperasi Bahtera Sejahtera berwenang mewakili dan memberikan suara untuk segala hal yang menyangkut kepentingan organisasi dengan lembaga lain;
o. Ketua memiliki wewenang untuk menunjuk Pengurus lain atau staf
manajemen untuk mewakilinya dengan memberikan surat kuasa. 5. Kewajiban Pengurus
Pengurus memiliki kewajiban untuk:
a. Menentukan syarat-syarat pendaftaran anggota;
b. Menetapkan dan membatalkan peraturan tentang produk simpanan dan
pinjaman;
c. Menetapkan prosedur pelaksanaan usaha;
d. Menetapkan dan membatalkan Standard Operational Procedure (SOP)
maupun Standard Operational Management (SOM);
e. Menyetujui atau menolak para deposan (penabung) bagi dana Koperasi Bahtera Sejahtera yang besarnya lebih besar dari 20% aset Lembaga;
f. Akuisisi dan eksekusi jaminan;
g. Mengelola semua cadangan;
h. Mengevaluasi kinerja lembaga dalam mencapai misinya;
i. Melaksananakan kewajiban Rapat Anggota Tahunan (RAT);
j. Menyelesaikan masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT);
k. Pengurus wajib mengikuti pelatihan yang meliputi:
1) Filosofi dan sejarah Gerakan Koperasi Kredit, Gerakan Koperasi Kredit Indonesia (GKKI), dan sejarah Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur;
3) Kepemimpinan, manajemen, perencanaan dan teknologi informasi; 4) Prosedur operasional dan rencana strategis Koperasi Bahtera Sejahtera. 6. Kepengawasan
a. Kepengawasan Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Dewan Pengawas Koperasi
yang dipilih oleh anggota secara demokratis dalam suatu Rapat Anggota; b. Pengawas Koperasi Bahtera Sejahtera adalah seorang pria atau wanita yang
dipilih oleh anggota yang dilaksanakan secara demokratis dalam suatu rapat anggota untuk menjalankan tugas sebagai Pengawas selama masa jabatan 3 (tiga) tahun sesuai Anggaran Dasar Bab VII pasal 26 ayat 3;
c. Pengawas Koperasi Bahtera Sejahtera berjumlah 3 orang, yang terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota.
7. Struktur Organisasi
Koperasi Bahtera Sejahtera harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tertulis, lengkap dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur pada struktur organisasi. Usaha Koperasi Bahtera Sejahtera harus merupakan bagian dari struktur organisasi Koperasi, yang pengelolaannya bersifat terpisah dan profesional.
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kopdit Bahtera Sejahtera
RAT
Penasihat Pengurus Ketua Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Anggota Pengawas Ketua Sekretaris Anggota Manajemen ANGGOTAa. Penasihat
1. Penasihat memberi saran/ anjuran kepada Pengurus untuk kemajuan organisasi dan usaha Koperasi, baik dimnta maupun tidak diminta;
2. Penasihat dapat menghadiri Rapat ANggota dan Rapat Pengurus serta mempunyai hak berbicara teapi tidak mempunyai hak suara;
3. Apabila diperlukan, Pengurus dapat mengangkat Penasihat atas
persetujuan Rapat Anggota paling banyak 3 orang. b. Tugas Ketua Pengurus
1. Tanggung Jawab:
a) Merumuskan kebijakan, perencanaan dan pelatihan; b) Menjaga kondisi keuangan Koperasi Bahtera Sejahtera; c) Menjaga komuniKasi yang baik dengan anggota;
d) Memeriksa kemajuan Manajer dalam mencaai tujuan yang digariskan dalam rencana kerja;
e) Melaporkan dan mempertangungjawabkan semua peristiwa dan hasil kerja dalam RAT.
2. Keterampilan:
a) Memahami filosofi credit union; b) Mampu memimpin Rapat; c) Memahami laporan keuangan;
d) Mampu memberi usulan untuk perencanaan strategis. 3. Tugas:
a) Memimpin Koperasi Kredit Bahtera Sejahtera; b) Memimpin Rapat Pleno;
c) Merencanakan dan melaksanakan perencanaan strategis 3 (tiga) tahunan;
d) Menyusun rencana bisnis tahunan;
e) Menyusun Poljak dan program kerja tahunan dan meminta pengesahan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT);
f) Menyelenggarakan RAT dan mempertangungjawaban hasil kerja tahunan;
g) Menjaga agar Lembaga tetap solid;
h) Menyeleksi, merekrut dan mengangkat staf baru; i) Mengangkat Manajer;
j) Melakukan evaluasi program kerja dan Poljak setiap semester; k) Memeriksa dan menandatangani LKSB;
l) Ketua Koperasi Bahtera Sejahtera berwenang mewakili dan memberikan suara untuk segala hal yang menyangkut kepentingan organisasi dengan lembaga lain;
m) Ketua memiliki wewenang untuk menunjuk Pengurus lain atau staf Manajemen untuk mewakilinya dengan memberikan surat kuasa.
c. Tugas Wakil Ketua
1. Tanggung Jawab:
a) Bertindak sebagai Ketua Panitia Pendidikan; b) Mewakili tugas Ketua apabila berhalangan. 2. Keterampilan:
a) Mengerti filosofi credit union;
b) Mampu merencanakan program pendidikan; c) Mampu menjadi mediator dan mengatur Rapat. 3. Tugas:
a) Merencanakan dan mengatur pendidikan; b) Membantu memfasilitasi pelatihan;
c) Memantau kemajuan pelatihan secara teratur; d) Mengusulkan perbaikan kualitas pelatihan. d. Tugas Sekretaris
1. Tanggung Jawab:
a) Mengatur persiapan rapat-rapat;
b) Menyelesaikan dan menyimpan secara aman dokumen-dokumen resmi.
2. Keterampilan:
a) Kemampuan mengatur dan mengurus pekerjaan kantor; b) Kemampuan membuat risalah rapat.
3. Tugas:
a) Menilai, mengawasi dan meningkatkan kualitas urusan
kesekretariatan;
b) Menjaga agar administrasi keuangan dan non-keuangan berjalan sesuai standar yang ditetapkan;
c) Menjaga kelengkapan administrasi non-keuangan; d) Menyiapkan SK dan surat menyurat;
e) Bertindak sebagai Bendahara bila diperlukan;
f) Mendelegasikan tugas-tugas administrasi kepada staf bila dianggap perlu.
e. Tugas Bendahara 1. Tanggungjawab:
a) Bertindak sebagai petugas keuangan;
b) Mengatur jalannya operasional Koperasi Bahtera Sejahtera yang dilimpahkan kepada Manajer.
2. Keterampilan:
a) Bertindak sebagai petugas keuangan;
b) Menyiapkan dan menjaga catatan keuangan;
c) Menyiapkan dan menjaga catatan keuangan;
3. Tugas:
a) Mengamankan aset Koperasi Bahtera Sejahtera;
b) Menyimpan bukti-bukti catatan keuangan;
c) Menilai, mengawasi dan meningkatkan kualitas Manajer dan
manajemen keuangan;
d) Memimpin Rapat-Rapat bagian keuangan jika dianggap perlu;
e) Mangajukan usul-usul perbaikan bagian keuangan;
f) Mendelegasikan tugas-tugas operasional kepada Manajer dan Kabag Keuangan bila dianggap perlu;
g) Menjaga agar standar PEARLS terpenuhi. f. Anggota Pengurus
1. Tanggung Jawab:
a) Bertindak sebagai Ketua Panitia Kredit;
b) Mewakili tugas anggota Pengurus apabila berhalangan dalam
menjalankan tugas. 2. Keterampilan:
c) Memiliki wawasan keorganisasian; d) Memiliki wawasan bisnis.
3. Tugas:
e) Memimpin Rapat-Rapat Panitia Kredit;
f) Mengusulkan amandemen Pola Kebijakan Pinjaman.
g. Panitia Kredit (Pankrit)
Panitia Kredit adalah bagian dari Pengurus Koperasi yang dipilih dalam Rapat Anggota, yang terdiri dari tiga (3) orang yaitu Anggota Pengurus, Manajer dan Kabag Pemasaran. Fungsi Panitia Kredit adalah sebagai Penanggung jawab Manajemen Perkreditan dalam Koperasi Kredit. Dalam melaksanakan fungsinya sebagai unsur Pengurus, Panitia Kredit bertanggungjawab bersama dengan Dewan Pengurus kepada rapat Anggota.
1. Fungsi Panitia Kredit
FungsiPanitia Kredit dalam menjalankan perannya terdiri atas empat (4) fungsi:
a) Fungsi Manajer Prekreditan
Panitia Kredit berfungsi sebagai manajer yang mengendalikan Pola Kebijakan Pinjaman yang telah digariskan bersama Dewan Pengurus. Mengusahakan bagaimana usaha Koperasi yang berupa pinjaman dapat terkelola untuk melayani pelanggan/ anggota sesuai dengan tujuannya. Oleh sebab itu, Pankrit berperan sebagai penanggung jawab manajemen Perkreditan.
b) Fungsi Konsultan
Panitia Kredit berfungsi sebagai konsultan keuangan anggota peminjam dalam bidang penggunaan pinjaman. Panitia Kredit berfungsi sebagai konsultan Dewan Pengurus untuk menggariskan
pola Kebijakan Pinjamaan yang berdasarkan kelayakan usaha keuangan serta sistem pengamanan kredit yang diberikan.
c) Fungsi sebagai Pengusaha
Karena Fungsi Kopdit adalah meminjamkan uang, maka Pankrit harus berperan sebagai pengusaha yang senantiasa melakukan kalkulasi usaha atas kelayakan ekonomi keuangan dan kebutuhan anggota. d) Fungsi sebagai analis Kredit
Panitia Kredit dalam mempertimbangkan permohonan pinjaman anggota berperan sebagai seorang analisis kredit, maka harus membuat analisis atas kelayakan pinjaman yang diajukan anggota agar dapat memutuskan secara objektif, adil dan tepat sehingga kredit yang diberikan aman, terarah dan menghasilkan.
2. Tanggung Jawab Panitia Kredit
Panitia Kredit dalam menjalankan tugas manajemennya bertanggung jawab:
a) Atas berjalannya manajemen perkreditan secara proporsional dan profesional;
b) Atas kredit yang dilepaskan sehingga aman, terarah dan menghasilkan; c) Atas kredit yang dilepas sehingga tidak menyimpang dari Pola Kebijakan yang digariskan bersama Dewan Pengurus; bilamana ada kebijakan lain berarti telah disepakati bersama Dewan Pengurus;
d) Atas laporan perkreditan bersama Pengurus yang akan
dipertanggungjawabkan kepada rapat anggota. 3. Tugas Panitia Kredit
a) Mengadakan rapat-rapat bagian kredit;
b) Mengusulkan pola kebijakan tentang pinjaman; c) Memeriksa surat permohoan pinjaman;
d) Menjaga kerahasiaan koperasi. 4. Wewenang Panitia Kredit
a) Menolak atau mengabulkan permohonan pinjaman dan nilai jaminan; b) Membatalkan pencairan pinjaman sewaktu-waktu apabila ternyata
tidak sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
8. Fungsi, Tugas, Tanggungjawab dan Wewenang Pengawas a. Fungsi Pengawas
Ada 3 fungsi Pengawas dalam Kopdit, yaitu: 1. Fungsi Audit
Fungsi utama Pengawas adalah memeriksa buku-buku/ catatatan kopdit dan semua kegiatan kopdit secara efektif. Hasil pemeriksaan ini kemudian dilaporkan kepada pimpinan. Pengawas membuat laporan paling kurang sebulan sekali. Para anggota Pengawas dalam kopdit bagaikan seorang dokter kopdit yang mesti bisa memberi pertanda apakah kopdit sehat, kurang vitamin atau aman sesuai dengan ketentuang AD/ ART, falsafah dan cita-cita murninya;
2. Fungsi Konsultasi
Pengawas selalu mengadakan kontak dengan Pengurus baik saat mengadakan pemantauan/ pemeriksaan maupun sesudah atau sebelum pemeriksaan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan/ diperbaiki serta saran-saran tindak lanjut dari hasil pemeriksaan. Selain kepada Pengurus, juga kepada anggota tertentu yang perlu diberikan konsultasi dan saran-saran.
3. Fungsi Manajemen
Dalam usaha melancarkan kegiatan dari Pengawas, maka Pengawas harus dapat merencanakan dan mengorganisir kegiatannya sehingga kegiatan itu sendiri dapat berjalan dengan efektif. Tanpa
membuat perencanaan kegiatan maka akan mengalami
benturan-benturan saat pelaksanaan terutama bagi Pengurus yang menyediakan bahan-bahan untuk diperiksa, karena mereka orang-orang
volunteer.
Untuk menjalankan tugas tersebut maka diperlukan kriteria dari orang yang menduduki jabatan Pengawas antara lain:
a) Anggota Kopdit baik pria maupun wanita; b) Dipercaya dan dipilih oleh Anggota;
c) Adanya kesediaan/ kemauan dan waktu;
d) Mempunyai kemampuan dan keterampilan di bidang manajemen
pengawasan keuangan dan kegiatan organisasi. b. Tugas Pengawas
1. Merencanakan dan mengorganisir kegiatan kepengawasan;
2. Menjamin agar aset Koperasi Bahtera Sejahtera benar-benar terlindungi dan pengoperasiannya dilakukan secara efisien sesuai dengan peraturan Koperasi Bahtera Sejahtera;
3. Bertindak sebagai jembatan antara Pengurus dengan auditor eksternal; 4. Meneliti dan menyetujui Laporan Keuangan Statistik Bulanan (LKSB); 5. Mempelajari surat-surat;
6. Menilai kewajaran biaya;
7. Mengkaji laporan auditor internal (jaringan kopdit); 8. Meneliti informasi keuangan secara berkala;
9. Meneliti kelancaran simpanan dan pinjaman Anggota; 10. Meneliti pelaksanaan peraturan organisasi;
11. Memeriksa pembukuan;
12. Memeriksa buku Anggota secara teratur dan mencocokkan dengan catatan yang dipegang oleh manajemen (KSPA);
13. Mempelajari dengan seksama pelaksanaan AD/ ART dan peraturan yang berlaku di Koperasi Bahtera Sejahtera;
15. Menilai kinerja Pengurus. c. Tanggung Jawab Pengawas
Pengawas bertanggung jawab secara langsung kepada rapat anggota, sebab Pengawas dipilih langsung oleh dan dari anggota. Pengawas bekerja untuk kepentingan anggota dan bukan untuk kepentingan pimpinan saja. Malah sesungguhnya Pengawas diberi wewenang oleh rapat anggota untuk menskors (menghentikan sementara) anggota pimpinan maupun panitia kredit andaikata dilandasi oleh alasan yang betul-betul objektif, data yang akurat serta argumentasi yang logis. Hal-hal yang merupakan tanggung jawab Pengawas adalah:
1. Pemeriksaan terhadap semua kegiatan dan kejadian di dalam Kopdit, termasuk pemeriksaan buku-buku/ catatan keuangan sebagaimana diatur di dalam Anggaran Dasar Koperasi;
2. Pemeriksanaaan pembukuan tahunan (annual audit) guna dilaporkan
kepada Rapat Anggota Tahunan (RAT);
3. Pemeriksaan buku anggota secara teratur dan mencocokkan dengan
buku-buku yang dipegang oleh Bendahara atau Manajer; 4. Mempelajarai secara seksama pelaksanaan isi AD/ ART;
5. Penilaian terhadap jalannya roda kerja (usaha) Kopdit dan aktivitas para Pengurus Kopdit yang telah dipilih dalam rapat Pengurus.
d. Wewenang Pengawas
1. Mencari atau mengusulkan auditor eksternal;
2. Mengkaji dan menyampaikan rekomendasi laporan keuangan akhir tahun;
3. Melakukan pertemuan secara teratur;
4. Menyampaikan rekomendasi kepada Pengurus menyangkut
kebijakan-kebijakan yang ada;
5. Melaporkan kepada Pengurus setiap perubahan yang terjadi dalam prinsip dan praktek akuntansi yang dianut Koperasi Bahtera Sejahtera;
6. Andaikata hasil dari pemeriksaan Pengawas menunjukkan adanya
tindakan penyelewengan Pengurus dari peraturan yang ada, maka Pengawas berhak memberikan skorsing (bukan pemecatan) terhadap anggota Pengurus yang menyeleweng itu;
C. STRUKTUR TANDAR PENGELOLAAN MANAJEMEN
Gambar 2.3 Struktur Manajemen
A. Manajer
1. Identitas Jabatan
Posisi dalam organisasi di bawah Pengurus, membawahi langsung Kepala Bagian Operasiaonal dan para staf di bawahnya.
2. Fungsi Utama Jabatan
a. Memimpin usaha Koperasi Bahtera Sejahtera di Wilayah kerjanya sesuai dengan tujuan dan kebijakan umum yang telah ditentukan Koperasi;
b. Merencanakan, menggkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas lembaga yang meliputi penghimpunan dana dari anggota dan lainnya serta penyaluran dana yang merupakan kegiatan utama lembaga serta kegiatan-kegiatan yang secara langsung berhubungan dengan aktivitas utama tersebut dalam upaya mencari target;
c. Melindungi dan menjaga aset perusahaan yang berada dalam tanggung jawabnya;
d. Membina hubungan dengan anggota, calon anggota dan pihak lain (customer) yang dilayani dengan tujuan untuk mengembangkan pelayanan yang lebih baik;
e. Membina hubungan kerjasama eksternal dan internal, baik dengan para pembina koperasi setempat, badan usaha lainnya (Dinas Koperasi dan UKM) maupun secara internal dengan seluruh aparat pelaksana (Pengurus/ Pengawas), demi meningkatkan produktivitas usaha.
3. Tanggung Jawab
a. Menjabarkan kebijakan umum Koperasi yang telah dibuat Pengurus dan disetujui Rapat Anggota;
b. Menyusun dan menghasilkan rancangan anggaran dan rencana jangka pendek, rencana jangka panjang, serta proyeksi (finansial maupun non
MANAJER
Auditor Internal
Kabag Operasional Kabag Pemasaran
Staf Kredit Staf Debt Collector Staf Promosi Staf Keuangan Staf Cust. Service Staf Teller Staf Administrasi
finansial) kepada Pengurus yang selanjutnya akan dibawa pada Rapat Anggota;
c. Bertangung jawab atas selesainya tugas dan kewajiban harian seluruh bidang/ bagian;
d. Menyetujui pembiayaan yang jumlahnya tak melampaui batas kewenangan manajemen;
e. Tercapainya lingkup kerja yang nyaman untuk semua pekerja yang berorientasi pada pencapaian target;
f. Bertanggung jawab atas terciptanya suasana kerja yang dinamis dan harmonis;
g. Mengusulkan kepada Pengurus tentang penambahan, pengangkatan dan pemberhentian karyawan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan operasional Koperasi;
h. Menandatangani dan menyetujui permohonan pembiayaan dengan batas wewenang yang ada pada Pusat/ Cabang/ Unit;
i. Meningkatkan pendapatan dan menekan biaya serta mengawasi operasional kantor Pusat/ Cabang/ Unit;
j. Terjalinnya kerjasama dengan pihak lain secara baik dan menguntungkan dalam rangka memenuhi kebutuhan Lembaga;
k. Bertanggung jawab atas tersedianya bahan Rapat Anggota Tahunan;
l. Mengamankan harta kekayaan Koperasi agar terlindungi dari bahaya kebakaran, pencurian, perampokan dan kerusakan, serta seluruh aset Koperasi Bahtera Sejahtera;
m. Menyelenggarakan penilaian prestasi kerja karyawan; n. Membuat laporan secara periodik kepada Badan Pengurus. 4. Tugas-Tugas Pokok
a. Menjabarkan kebijakan umum Koperasi Bahtera Sejahtera yang telah dibuat Pengurus dan disetujui Rapat Anggota, dengan:
1) Menerima dan mempelajari keputusan/ instruksi/ memo dari Pengurus; 2) Melaksanakan dan mensosialisasi keputusan/ instruksi/ memo kepada
semua karyawan dan pihak yang berkepentingan;
3) Mengevaluasi hasil realisasi keputusan dan bila diperlukan melaporkan melaporkan kepada Pengurus.
b. Menyusun dan menghasilkan rancangan anggaran Koperasi dan rencana jangka pendek, rencana jangka panjang serta proyeksi (finansial maupun non finansial) kepada Pengurus yang selanjutnya akan dibawa pada Rapat Anggota, dengan:
1) Bersama dengan Manajer Cabang/ Kabag Operasional dan staf yang terkait dengan bidang yang diperlukan;
2) Menentukan sasaran investasi jangka panjang dan jangka pendek;
3) Merencanakan dan menyusun rencana kerja jangka pendek (1 tahun) dan jangka Panjang (5 tahun);
4) Mempresentasikan rencana kerja jangka pendek (1 tahun) dan jangka panjang (5 tahun) kepada Pengurus, Pengawas dan anggota bila diperukan.
c. Menyetujui pengajuan pinjaman anggota yang jumlahnya tidak melampaui batas kewenangan manajemen, dengan:
1) Meninjau jaminan dan usaha pemohon pinjaman; 2) Menandatangani surat perjanjian;
3) Memantau angsuran pinjaman yang telah dicairkan kepada anggota. d. Mengusulkan penambahan, pengangkatan dan mempromosikan serta
pemberhentian karyawan pada kantor Pusat, Cabang/ Unit, dengan: 1) Menetapkan tujuan dan melakukan penilaian prestasi kerja karyawan; 2) Manganalisis kesejahteraan karyawan;
3) Membuat pemberitahuan keadaan kesejahteraan karyawan kepada Pengurus;
4) Mengadakan perekrutan karyawan baru;
5) Mengusulkan pengangkatan karyawan kepada Pengurus;
6) Mengajukan karyawan yang dinilai berprestasi untuk kenaikan jabatan yang lebih tiinggi.
f. Mengelola dan mengawasi pengeluaran dan memasukan biaya-biaya harian demi tercapainya target yang telah ditetapkan secara keseluruhan, dengan: 1) Memonitor dan memberikan arahan/ masukan terhadap upaya
pencapaian target;
2) Mengevaluasi seluruh aktivitas dalam rangkaian pencapaian target; 3) Menindaklanjuti hasil evaluasi;
4) Menemukan dan menentukan strategi-strategi baru dalam upaya mencapai target;
5) Membuka peluang/ akses kerja sama dengan jaringan/ lembaga lain dalam upaya mencapai target.
g. Mengamankan harta kekayaan Koperasi agar terlindungi dari bahaya kebakaran, pencurian, perampokan dan kerusakan dengan cara:
1) Mengetahui jumlah dan keberadaan aset yang menjadi tanggung jawabnya;
2) Mengatur dan mengawasi penggunaan aset yang ada;
3) Memaksimalkan penggunaan aset pada tempat yang telah disediakan; 4) Menyimpan dana Kas pada tempat yang aman;
5) Mengupayakan terjaganya likuiditas dengan mengatur manajemen dana seoptimal mungkin sehingga tidak terjadi dana rush maupun idle;
6) Mengupayakan strategi-strategi khusus dalam penghimpunan dana dan penyaluran pinjaman;
7) Mengupayakan strategi-strategi baru dan handal dalam menyelesaikan pinjaman yang bermasalah;
8) Melakukan kontrol terhadap keseluruhan harta Koperasi.
h. Terselenggaranya penilaian prestasi kerja karyawan dan membuat laporan secara periodik:
1) Menetapkan tujuan penilaian prestasi kerja; 2) Melakukan penilaian prestasi kerja karyawan;
3) Merencanakan dan merancang sistem hubungan kerja yang memotivasi karyawan untuk bekerjasama dalam mencapai sasaran Lembaga.
4) Mengevaluasi pola hubungan kerja bila diperlukan;
5) Menetapkan dan mengatur semua kegiatan operasional menurut bagian dan kemampuan masing-masing karyawan;
6) Mendelegasikan semua kegiatan operasional kepada karyawan sesuai dengan tujuan bagian masing-masing karyawan;
7) Mengkoordinir tugas operasional yang akan dilaksanakan maupun yang telah dilaksanakan oleh karyawan yang satu dengan karayawan yang lain; 8) Membuat laporan keuangan yang meliputi:
a) Jumlah dan jenis pinjaman yang telah direalisasikan;
b) Jumlah tagihan pinjaman menurut jangka waktu dan jenis jaminan; c) Membuat Neraca Bulanan dan Triwulan;
d) Membuat laporan Rugi Laba Bulanan dan Triwulan serta SHU tahun berjalan;
e) Membuat rincian pendapatan dan biaya operasional.
i. Menandatangani dan menyetujui permohonan pinjaman dengan batas kewenangan yang ada pada wilayah masing -masing, dengan:
1) Meneliti dan memberi kode surat berharga seperti Sertifikat SISUKA (Simpanan Sukarela Berjangka), Surat Perjanjian Pinjaman, dll;
2) Menandatangani Giro Bilyet dan Cheque sesuai dengan kebutuhan untuk likuiditas dan pembayaran;
j. Meningkatkan pendapatan dan menekan biaya serta mengawasi operasional kantor pusat dan Kantor Cabang/ Unit, dengan:
1) Mengacu pada rencana anggaran dengan menggali pendapatan dari usaha simpan pinjam, administrasi pinjaman dan kegiatan operasioanal lainnya; 2) Menarik pendapatan dari pinjaman bermasalah (bunga, denda, dll); 3) Melakukan efisiensi dengan cara melakukan skala prioritas biaya; 4) Pengawasan pengunaan biaya.
5. Wewenang
a. Memimpin Rapat Panitia Kredit untuk memberikan keputusan terhadap pengajauan pinjaman;
b. Menyetujui/ menolak pengajuan pinjaman dengan alasan yang jelas;
c. Menyetujui/ menolak pencairan pinjaman sesuai batas kewenangan yang telah ditetapkan dalam Pola Kebijakan;
d. Menyetujui/ menolak pengeluaran uang untuk pembelian aktiva tetap (inventaris) sesuai dengan batas kewenangan;
e. Menyetujui pengeluaran uang untuk pengeluaran Kas dan biaya operasional lain sesuai dengan batas kewenangan;
f. Menolak penggunaan keuangan yang diajukan yang tidak sesuai prosedur; g. Memberikan teguran dan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan bawahan;
h. Melakukan penilaian prestasi karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
i. Mengusulkan promosi, rotasi dan PHK sesuai dengan ketentuan yang berlaku; j. Mengadakan kerja sama dengan pihak lain untuk kepentingan Lembaga dalam
upaya mencapai target proyeksi dan tidak merugikan Lembaga;
k. Memutuskan, menolak atau menerima kerjasama dengan pihak lain dalam kegiatan usaha Koperasi dengan alasan-alasan yang dapat diterima.
6. Hubungan Kerja
B. Staf Auditor Internal 1. Identitas Jabatan
PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
1. Pengurus
a. Pemberitahuan bulanan aktivitas dan keuangan. b. Perekrutan karyawan baru. c. Pengajuan pembelian inventaris. d. Penetapan gaji karyawan.
e. Pengembangan usaha dan SDM.
INTERNAL
2. Kabag Operasional
a. Laporan keuangan harian, bulanan, triwulan.
b. Evaluasi finansial, biaya operasional dan pembagian SHU.
c. Evaluasi pelayanan terhadap anggota dan pencapaian target usaha.
d. Pemeriksaan cash harian.
Puskopdit/ Inkopdit
Kerjasama program IT,
Pengembangan SDM, PERMATA, dll.
Dinas Koperasi/ Lembaga Lain
Kerjasama dengan Dinas Koperasi dan UMKM atau Lembaga lain. EKTERNAL
Akuntan Publik
a. Pemberian data untuk kebutuhan laporan akuntan publik.
Unit Kerja : Bagian kepengawasan
Posisi dalam Organisasi : di Bawah Manajer Koperasi
Melakukan pengawasan atau kontrol terhadap semua kegiatan usaha Koperasi baik operasional, maupun pemasaran Koperasi dalam mengamankan dan mengembangkan aset yang dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Sekaligus agar pelaksanaan operasional dan pemasaran usaha Koperasi dijalankan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang telah ditetapkan serta tidak bertentangan dengan prinsip-prinsip Koperasi.
2. Fungsi Utama Jabatan
a. Pengumpulan data/ informasi, pencatatan, penyimpulan atas segala transaksi operasional, menyusun laporan keuangan yang terdiri dari Neraca, Daftar Laba/ Rugi, Arus Kas, Perubahan modal, Rasio Keuangan dan laporan lain yang diperlukan;
b. Pengumpulan data/ informasi, pencatatan, pengumpulan/ klasifiKasi, menyimpulkan atas segala transaksi dan proses pinjaman serta membuat laporan yang diperlukan;
c. Memonitor seluruh kegiatan transaski operasional dan pemasaran dan memastikan tidak terjadinya penyimpangan atas Standard Operational Precedure (SOP), memorandum, SK, SE yang dikeluarkan serta membuat laporan hasil kinerja Pengawasan Internal kepada Manajer Koperasi.
3. Tanggung Jawab
a. Bertanggungjawab langsung dengan pimpinan dan memberikan internal memorandum kepada Manajer;
b. Bertanggungjawab memberikan informasi sesuai kebutuhan manajemen dan perkembangan baik di bidang operasional maupun pemasaran serta memikirkan cara-cara alternatif yang baik bagi Koperasi;
c. Tanggungjawab dalam hal pengarsipan bukti-bukti nota debet atau nota kredit, bilyet, giro dan lain-lain yang berhubungan dengan seluruh bagian transaksi harian;
d. Membuat laporan berkaitan dengan hasil-hasil pemeriksaan secara periodik (harian, mingguan, bulanan dan tahunan).
4. Tugas-Tugas pokok
a. Memberikan hasil penilaian mengenai kelayakan dan kecukupan
pengendalian di bidang operasional, keungan, bidang pemasaran dan kegiatan Koperasi lainnya serta peningkatan efisiensi dan efektifitas pengendalian dengan biaya yang layak;
b. MemeriKasa semua catatan harta milik dan hutang, memeriksa semua tingkat menejemen (kecuali top manajemen) dan dapat memasuki semua bagian dan unit kerja serta melakukan berbagai teknik pemeriksaan;
d. Meminta data/ informasi yang berkaitan dengan hal audit kepada manajemen;
e. Menerbitkan laporan keuangan atas persetujuan pimpinan untuk keperluan publiKasi.
5. Hubungan Kerja
C. Kepala Bagian Operasional (Kabag OP) 1. Identitas Jabatan
Unit Kerja : Bagian operasional
Posisi dalam Organisasi : di Bawah Manajer, sejajar Kepala Unit yang
membawahi para staf yang ada di Koperasi Bahtera Sejahtera.
2. Fungsi Utama jabatan
Merencanakan, mengarahkan, mengontrol serta mengevaluasi seluruh aktivitas di bidang operasional baik yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal yang dapat meningkatkan profesionalisme koperasi khususnya dalam pelayanan terhadap anggota.
3. Tanggung jawab
a. Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan (excellence service) kepada anggota;
b. Terevakuasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional Koperasi;
PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Manajer
a. Pemberian laporan hasil pengawasan internal. b. Persetujuan penerbitan
laporan keuangan. INTERNAL
Bagian operasional dan Bagian Pemasaran
a. Pengumpulan data atas transaksi operasional.
b. Pengumpulan data
atas proses pinjaman.
EKSTERNAL Akuntan Publik
a. Pemberian data untuk kebutuhan laporan akuntan publik. b. Pelaksanaan Audit.
c. Terbitnya laporan keuangan (financial), laporan pinjaman dan laporan mengenai penghimpunan dana (funding) secara lengkap, akurat dan sah baik harian, bulanan, ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan;
d. Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pinjaman, serta dokumen-dokumen penting lainnya;
e. Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulansi rapat manajemen dan rapat opersional;
f. Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga Koperasi;
g. Terselenggaranya presensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil. 4. Tugas-Tugas Pokok
a. Terselenggaranya Pelayanan yang memuaskan (excellence service) kepada anggota Koperasi:
1) Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pelayanan anggota;
2) Memberikan masukan dan arahan pada hal-hal yang berkenaan dengan pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanan anggota;
3) Memperhatikan masukan serta keluhan anggota dan membahasnya pada tingkat rapat operasional untuk mendapatkan penyelesaian masalah; 4) Menyelesaikan sesegera mungkin apabila ada Kasus yang berkaitan
dengan anggota.
b. Terevaluasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional Koperasi:
1) Mengagendakan dan memimpin rapat operasional bulanan untuk membahas rencana kerja operasional, target kerja dan evaluasi secara keseluruhan serta permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian operasional;
2) Mendokumentasikan hasil rapat bulanan sebagai bahan rujukan atas aktivitas selanjutnya;
3) Melakukan kontrol terhadap kesepakatan dan keputusan yang diambil dalam rapat.
c. Terbitnya laporan keuangan, laporan perkembangan pinjaman dan laporan mengenai penghimpunan dana atau simpanan secara lengkap, akurat dan sah baik harian, bulanan maupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan: 1) Memeriksa laporan harian, bulanan dan mengesahkannya (otorisasi);
2) Memeriksa laporan mengenai perkembangan pinjaman, tingkat
kelancaran pinjaman (kolektibilitas) dan laporan mengenai
pinjaman-pinjaman yang bermasalah;
3) Membuat dan mengirimkan laporan keuangan Koperasi atas persetujuan Manajer Pusat, kepada pihak-pihak yang berkepentingan;
4) Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pinjaman serta dokumen penting lainnya;
5) Mengatur dan mengawasi sistem pengarsipan seluruh bagian operasional; 6) Menyimpan dokumen lembaga serta menjaga keamanannya seperti: akte
memorandum, surat edaran, berita acara, surat-surat perjanjian kerjasama dan lain-lain;
7) Membuat mekanisme/ sistem peminjaman untuk dokumen-dokumen berharga bila dibutuhkan;
8) Mengkaji sistem pengarsipan yang telah ada dalam upaya
penyempurnaan.
d. Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulansi rapat manajemen dan rapat operasional:
1) Memberikan nomor surat keluar serta mengarsipkannya;
2) Menerima surat masuk dan memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai perihal surat;
3) Menunjuk salah satu staf operasional untuk menjadi notulis dalam rapat manajemen ataupun operasional;
4) Mendistribusikan hasil rapat kepada pihak-pihak terkait; 5) Mengarsipkan hasil notulen rapat sesuai dengan tempatnya. e. Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga Koperasi:
1) Melakukan perencanaan Anggaran Rumah Tangga Koperasi Bahtera Sejahtera;
2) Melakukan evaluasi, kontrol dan upaya-upaya penghematan apabila terjadi hal-hal yang di luar dugaan seperti pembengkakan biaya operasional;
3) Melakukan pengawasan atas pembayaran kewajiban setiap akhir bulan seperti pembayaran rekening pajak, listrik, air, telpon/ internet dan lain-lain.
f. Terselenggaranya presensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan serta pengajuan gaji:
1) Membuat presensi setiap pergantian bulan; 2) Melakukan kontrol atas presensi karyawan;
3) Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan berkenaan dengan pengajuan gaji;
4) Membuat daftar gaji dan mengajukan pada Manajer Pusat untuk dibahas bersama Pengurus;
5) Mendokumentasi seluruh arsip yang berkenaan dengan prestasi dan kondisi kerja karyawan ke dalam masing-masing map file karyawan; 6) Melakukan rekapitulasi kondite karyawan pada setiap akhir semester
dengan arsip pendukung yang ada sebagai bahan evaluasi. 5. Wewenang
a. Mengeluarkan biaya operasional rutin dalam batas kewenangannya;
b. Mengajukan biaya operasional dan kebutuhan lain yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan di bidang operasional kepada Manajer Pusat guna pertimbangan;
c. Menyetujui pengeluaran Kas untuk penarikan tabungan dalam batas kewenangan;
d. Melakukan kontrol terhadap kehadiran karyawan; e. Memeriksa seluruh laporan dalam bidang operasional;
f. Menegur karyawan bidang operasional apabila bekerja tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku;
g. Menyetujui pemotongan biaya administrasi tabungan untuk simpanan yang tidak aktif selama 6 bulan dan tutup rekening;
h. Meminta pihak-pihak tertentu yang memegang tangung jawab dana atau uang muka biaya, dan menyelesaikannya apabila waktu yang disepakati sudah tiba;
i. Memberikan masukan dan membantu bagian operasional lainnya yang memerlukan bantuan dalam kapasitasnya sebagai Manajer Cabang/ Kabag Operasional/ Kepala Unit.
6. Hubungan Kerja
D. Teller
1. Identitas Jabatan
Unit kerja : Bagian Operasional
Posisi dalam Organisasi : di bawah Manajer Cabang/ Kabag/ Kepala Unit
PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Manajer
a. Pengajuan biaya
b. Menyetujui laporan pengajuan gaji, dll.
c. Laporan keuangan,
perkembangan simpanan dan pinjaman, permasalahan operasional dll. INTERNAL Semua Bagian Operasional a. Pemeriksaan pekerjaan b. Pemeriksaan laporan
c. Mengawasi dan memberikan
masukan untuk peningkatan kualitas kerja operasional.
Anggota Penjelasan atas produk simpanan dan pinjaman bila dibutuhkan. EKSTERNAL
Lembaga jaringan kopdit (Puskopdit/
Inkopdit)
Koordinasi mengenai silang pinjam, LKSB, dll.
2. Fungsi utama jabatan
Melaksanakan seluruh transaksi yang bersifat tunai. 3. Tanggung jawab
a. Mengelola fisik Kas menjaga keamanan Kas; b. Terselesaikannya laporan Kas harian;
c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi; d. Menerima setoran dan penarikan simpanan harian serta simpanan berjangka. 4. Tugas-Tugas Pokok
a. Mengelola fisik Kas dan menjaga keamanan Kas:
1) Melakukan penghitungan Kas pada pagi dan sore hari saat akan dimulainya hari kerja dan akhir hari kerja yang harus disaksikan oleh petugas yang berwenang;
2) Meneliti setiap keaslian uang masuk agar terhindar dari uang palsu; 3) Menjaga ruang dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan;
4) Mengarsipkan laporan mutasi vault pada tempat yang aman;
5) Melakukan cross chek antara vault dengan neraca dan rekapitulasi Kas. b. Terselesaikannya laporan Kas harian:
1) Menerima dan mengeluarkan transaksi tunai sesuai dengan batas wewenangnya;
2) Melakukan pengesahan pada bukti transaksi baik paraf maupun validasi; 3) Menyusun bukti-bukti transaksi keluar dan masuk serta memberikan
nomor bukti;
4) Membuat rekapitulasi transaksi masuk dan keluar serta meminta validasi dari pihak yang berwenang;
5) Melakukan cross check antara rekapitulasi Kas dengan mutasi vault dan neraca.
c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi: 1) Membuat laporan Kas masuk dan keluar pada setiap akhir bulan untuk
setiap akun-akun yang penting;
2) Meminta pengesahan laporan arus Kas dari yang berwenang sebagai laporan yang sah.
d. Menerima setoran dan penarikan tabungan:
1) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian slip setoran (dalam slip setoran harus tertera nilai uang dalam bentuk angka dan huruf dengan nilai yang sama; pengisian slip harus ditulis dengan jelas);
2) Mencocokan saldo tabungan pada buku tabungan anggota dengan data yang ada di komputer, bila ada kesalahan atau selisih harus segera dibenahi secara langsung;
3) Membubuhkan stempel pada slip setelah dimasukkan ke dalam komputer; 4) Menyerahkan semua slip setoran kepada bagian administrasi setelah
5) Menyerahkan kopi slip setoran kepada anggota sebagai bukti penerimaan setoran;
6) Menerima dan memeriksa slip penarikan, kartu atau buku simpanan anggota;
7) Memeriksa dan membubuhkan tanda tangan/ paraf sebagai tanda persetujuan pada slip penarikan kemudian menyerahkan kembali kepada bagian pembukuan;
8) Untuk pengambilan di atas batas wewenang harus meminta persetujuan pimpinan (paraf pada slip pengambilan) atas pengambilan tabungan tersebut (perhatikan: saldo yang tersisa harus memenuhi ketentuan yang ada);
9) Mencatat jumlah pengambilan tabungan/ simpanan pada buku simpanan. 5. Wewenang
a. Menerima transaksi tunai transaksi-transaksi yang terjadi di Koperasi; b. Memegang Kas tunai sesuai dengan kebijakan yang ada;
c. Mengeluarkan transaksi tunai pada batas nominal yang diberikan atau atas persetujuan yang berwenang;
d. Menolak pengeluaran Kas apabila tidak ada bukti-bukti pendukung yang kuat; e. Mengetahui kode brankas tetapi tidak memegang kuncinya ataupun
sebaliknya;
f. Meminta pertanggungjawaban keuangan Kas kecil jika batas waktu pertanggungjawaban telah tiba.
6. Hubungan kerja
PIHAK PERSON YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Manajer
a. Pengesahan laporan Keuangan. b. Pengesahan pada laporan
Cash Flow.
Kabag Operasional
a. Saksi pada penghitungan vault (uang tunai) b. Pemeriksaan Laporan c. Menyetujui laporan rekapitulasi Kas. INTERNAL Staf Debt Collector
a. Menerima setoran tunai angsuran
E. Staf Administrasi 1. Identitas jabatan:
Unit Kerja : Bagian operasional bidang umum
Posisi dalam Organisasi : di bawah Kabag Operasional
2. Fungsi Utama Jabatan
a. Melakukan pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan, serta hal-hal yang menyangkut ketenagakerjaan (absensi,cuti, dll), pendidikan, pelatihan, karir dan hubungan antar karyawan;
b. Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum lainnya yang tidak termasuk dalam kegiatan bidang operasional koperasi yang telah diatur secara khusus dalam bidang pemasaran, operasional dan lain-lain.
3. Tanggung Jawab
a. Tangung Jawab langsung pada Kabag Operasional untuk bidang umum dan bertanggung jawab langsung kepada Manajer;
b. Bertangung jawab dalam hal pengadministrasian dan pemeliharaan data karyawan serta hal-hal lain yang menyangkut ketenagakerjaan;
c. Bertanggung jawab dalam hal kebutuhan rumah tangga Koperasi, pengelolaan inventaris dan pembelian inventaris kantor;
d. Melakukan kegiatan administrasi pembukuan saldo Kas harian;
e. Melakukan pencatatan aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan Pengurus, Pengawas dan seluruh anggota Koperasi atau yang berhubungan dengan pihak luar.
4. Tugas-Tugas Pokok
a. Memberikan layanan kepada karyawan serta hal-hal umum, pengelolaan inventaris, serta pembelian inventaris kantor:
1) Menyediakan segala kebutuhan rumah tangga Koperasi bekerjasama dengan bagian staf lain yang berkaitan;
2) Bertanggung jawab terhadap pengelolaan inventaris kantor;
3) Menyediakan kebutuhan ATK (alat tulis kantor) dan hal-hal lain yang berhubungan dengan kebutuhan rumah tangga Koperasi.
b. Melakukan kegiatan administrasi simpanan harian dan simpanan berjangka: Penabung
a. Pelayanan setoran dan penarikan Simpanan. b. Pelayanan pembukaan
rekening baru. EKSTERNAL
Peminjam
a. Pelayaan pinjaman dan pembiayaan barang.
