• Tidak ada hasil yang ditemukan

TUGAS AKHIR OLEH: CHAIRUNNISA DINANTY NASUTION Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Membagikan "TUGAS AKHIR OLEH: CHAIRUNNISA DINANTY NASUTION Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III"

Copied!
67
0
0

Teks penuh

(1)

KEMITRAAN DAN BINA LINGKUNGAN) DI PT PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO)

MEDAN

OLEH:

CHAIRUNNISA DINANTY NASUTION 162103019

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

NAMA : CHAIRUNNISA DINANTY NASUTION

NIM : 162103019

PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKETARIATAN

JUDUL : PERAN SEKRETARIS DALAM

MENANGANI PENYELENGGARAN

PERJALANAN DINAS KEPALA BAGIAN PKBL (PROGRAM KEMITRAAN DAN

BINA LINGKUNGAN) DI PT

PERKEBUNAN NUSANTARA III MEDAN Tanggal: ...2019 DOSEN PEMBIMBING

Aisyah, SE, M.Si

NIP. 19870911 201404 2 001 Tanggal: ...2019 DOSEN PENGUJI

Dra. Marhayanie, M.Si NIP. 19580427 198503 2 002 Tanggal: ...2019 KETUA PROGRAM STUDI

DIII KESEKRETARIATAN

Dra. Marhayanie, M.Si NIP. 19870911 201404 2 001

Tanggal: ...2019 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

Prof. Dr. Ramli, SE, MS NIP. 199580602 198803 1 001

(3)

LEMBAR PERNYATAAN

Saya yang bertanda- tangan di bawah ini dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang berjudul “ Peran Sekrataris Dalam Menangani Perjalanan Dinas Kepala Bagian PKBL (Program Kemitraan dan Bina Lingkungan) di PT Perkebunan Nusantara III Medan ” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.

Bagian atau data yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan / atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan /atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah.

Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar,saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Medan, ... 2019

Chairunnisa Dinanty Nasution

Materai

6000

(4)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan,pengalaman,kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul

“Peran Sekrataris Dalam Menangani Perjalanan Dinas Kepala Bagian PKBL ( Program Kemitraan dan Bina Lingkungan) di PT Perkebunan Nusantara III Medan”. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Keseketariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen penguji.

3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si , selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Aisyah, SE, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis

5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(5)

pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.

7. Untuk sahabat selama ini Yves, Ayu, Uty, Wulan, Pipi, dan Aldha terima kasih atas dukungan dan bantuan kalian dalam penulisan Tugas Akhir ini.

8. Dan seluruh temen sekelas stambuk 2016

Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.

Medan, 2019 Penulis

Chairunnisa Dinanty Nasution 162103019

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 3

1.5. Jadwal Kegiatan ... 4

1.6. Sistematika Penulisan ... 4

BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III ... 6

2.2. Struktur organisasi ... 8

2.3. Job Description ... 9

2.4. Jaringan usaha kegiatan... 19

2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 20

2.6. Rencana Kegiatan... . 22

BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian,Jenis dan Tugas Sekeretaris ... 27

3.1.1. Pengertian sekeretaris... 28

3.1.2. Jenis sekeretaris... 30

3.1.3. Tugas sekeretaris... 33

3.2. Pengertian Perjalanan Dinas ... 34

3.2.1. Jenis perjalanan dinas... 35

3.2.2. Perencanaan perjalanan dinas... . 37

3.2.3. Mempersiapkan daftar perjalanan dinas... 41

3.2.4. Macam-macam dokumen perjalanan dinas... ... 42

3.2.5. Perencanaan keuangan... 43

3.2.6. Perencanaan transportasi... 44

3.2.7. Perencanaan akomodasi... 45

3.3. Tugas dan peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan PKBL di PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) ... 46

3.3.1. Jenis sekeretaris... 46

3.3.2. Jenis perjalanan dinas... 46

3.3.3. Peran sekeretaris dalam perjalanan dinas... . 47

3.4. Analisis dan Evaluasi ... 50

(7)

LAMPIRAN ... 57

(8)

DAFTAR GAMBAR

2.5 Struktur Organisasi ... 11

No. Gambar Judul Halaman

(9)

1.1 Jadwal Kegiatan ... 4

(10)

DAFTAR LAMPIRAN

No. Lampiran Judul Halaman 1. Surat Izin Riset ... 57

(11)

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu pimpinan dalam menjalankan roda perusahaan, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Menurut Hutchinson dan Milano (dalam Ernawati 2004:1) bahwa pengertian sekretaris ialah seorang profesional, sebagai profesional, anda diharapkan menampilkan macam-macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi dapat dipercaya dan berkepribadian. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas- tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan. Pada dasarnya tugas sekretaris meliputi tugas rutin, tugas insidentil, dan juga tugas kreatif. Tugas rutin seorang sekretaris meliputi korespondensi, menerima tamu, menerima telepon, hingga kearsipan. Tugas insidentil meliputi mempersiapkan rapat mengatur pertemuan pimpinan dengan relasi, mengurus perjalanan dinas, dan sebagainya. Sedangkan tugas kreatif sekretaris meliputi mengirimkan bunga atau surat ucapan kepada rekan pimpinan, membuat kliping,dan sebagainya.

(12)

2

Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan tugasnya adalah melakukan persiapan-persiapan perjalanan dinas pimpinan, karena perjalanan dinas merupakan salah satu aktivitas organisasi atau perusahaan yang sering dilakukan pimpinan. Agar perjalanan dinas dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada perjalanan dinas tersebut, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan perjalanan dinas. Oleh karena itu, seberapapun pentingnya suatu pekerjaan apabila tidak mampu menyusunnya dengan baik, maka hasilnya jugaakan kurang memuaskan.Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas pimpinan meliputi, mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yang dibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat menunjang keberhasilan dan kenyamanan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. PT Perkebunan Nusantara III Medan adalah suatu perusahaan milik negara dan karenanya disebut juga sebagai BUMN. Perusahaan milik pemerintah biasanya memiliki kegiatan yang beragam dan kompleks, termasuk menyelenggarakan perjalanan dinas. Pimpinan PKBL melakukan perjalanan dinas mencapai 3-5 kali dalam satu bulan.

Pada bagian program kemitraan dan bina Lingkungan, pimpinan dibantu oleh seorang sekretaris dalam menjalankan tugas rutinnya. Sekretaris menjalankan segala tugas rutin pimpinan, termasuk menangani perjalanan dinas pimpinan.

Namun terkadang karena tugas yang dikerjakan sekretaris sangat kompleks, dalam

(13)

pengaturan perjalanan dinas ada kemungkinan untuk melakukan kesalahan dan kelalaian seperti sering terdapat kesalahan dalam persiapan berkas kemitraan sebelum berangkat perjalanan dinas. Hal tersebut dapat mengganggu efektivitas waktu dan kegiatan berlangsungnya perjalanan dinas, apalagi jika tujuan perjalanan dinas tersebut cukup jauh dan tidak mudah ditempuh dalam sekali perjalanan.Seorang sekretaris secara tidak langsung juga ikut berperan terhadap kesuksesan perjalanan dinas pimpinannya, dan berpengaruh pula pada kinerja perusahaan dalam proses meningkatkan kerja sama dan mendukung perkembangan perusahaan dalam segala bidang. Karena dengan lancarnya tugas pimpinan, maka juga akan berdampak pula pada lancarnya kegiatan yang ada di perusahaan tersebut.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas maka rumusan masalah yang digunakan untuk kegiatan penelitian ini adalah “Bagaimana peran sekretaris dalam menangani perjalanan dinas kepala bagian PKBL di PT Perkebunan Nusantara III?”

1.3. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Mengetahui proses penanganan perjalanan dinas pimpinan.

2. Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan.

3. Mengetahui peran sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan di PKBL.

1.4 Manfaat Penelitian

(14)

4

1. Bagi Mahasiswa

a. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya.

b. Mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan penyelenggaraan perjalanan dinas.

2. Bagi Perusahaan

a. Mempermudah sekretaris dalam mempersiapkan penyelenggaraan perjalanan dinas.

b. Sebagai masukan untuk perbaikan di kemudian hari

c. Sebagai sarana pertukaran informasi antar instusi pendidikan 3. Bagi Fakultas Universitas Sumatera Utara

a. Sebagai sarana penyampaian informasi nyata kepada pihak luar sistem pengajaran di perkuliahan

b. Sebagai sarana bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya.

1.5. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilakukan oleh penulis di PT Perkebunan Nusantara III Medan Jalan Sei Batang Hari No 2, Medan, Sumatera Utara. Penelitian berlangsung mulai tanggal 04 April sampai 15 Juni 2019, Dapat dilihat dari tabel 1.1 berikut.

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No. Kegiatan April Mei Juni

(15)

Ke Ke Ke Ke Ke Ke

III IV I II I II

1 Persiapan

2 Pengumpulan

Data

3 Penulisan

Sumber: Penulis (2019)

1.6. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah : BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penilitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI

Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada PT Perkebunan Nusantara III Medan, Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini menguraikan pengertian sekretaris, perjalanan dinas, pengaruh sekretaris dalam penyelenggaraan perjalanan dinas pimpinan di PT Perkebunan Nusantara III Medan pada bagian PKBL.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai pentingnya Sekretaris dalam Penyelenggaraan dinas pimpinan di PT Perkebunan Nusantara III Medan pada bagian PKBL

(16)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat

Sejarah PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan diawali pada tahun 1958 dengan proses pengambil alihan perusahaan-perusahaan perkebunan milik Belanda oleh Pemerintah Republik Indonesia yang dikenal sebagai Nasionalisasi perusahaan perkebunan asing menjadi PT. Perkebuanan Nusantara III (Persero) Medan.

Pada tahun 1968 Perseroan Perkebunan Nusantara (PPN) direstrukturisasimenjadi beberapa kesatuan Perusahaan Negara Perkebunan - (PNP) yang selanjutnya pada tahun 1974 dibentuk Badan Hukumnya dan diubah menjadi PT. Perkebunan Nusantara III guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan usaha perusahaan BUMN. Pemerintah merestrukrisasi BUMN sub sektor perkebunan dengan melakukan penggabungan usaha berdasarkan wilayah dan perampingan struktur organisasi diawali dengan langkah penggabungan manajemen.

Pada tahun 1994, tiga BUMN Perkebunan yang terdiri dari PT. Perkebunan III (Persero), PT. Perkebunan IV (Persero) dan PT. Perkebunan V (Persero) disatukan pengelolaannya ke dalam manajemen PT. Perkebunan Nusantara III (Persero).

Pada tahun 1996 melalui Peraturan Pemerintah (PP) No. 8 Tahun 1996 tanggal 14 Februari 1996, ketiga perseroan tersebut digabung dan diberi nama PT.

Perkebunan Nusantara III (Persero) yang berkedudukan di Medan, Sumatera Utara.

(17)

Selanjutnya Tahun 2014 sampai sekarang PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menjadi Induk Holding BUMN Perkebunan sejak tanggal 17 September 2014, sesuai PP No.72/2014.

2.2. Visi dan Misi Perusahaan

Visi PT Perkebunan Nusantara III

Menjadi perusahaan Agribisnis kelas dunia dengan kinerja prima dan melakukan tata kelola bisnis terbaik.

Misi PT Perkebunan Nusantara III

a. Mengembangkan industri hilir berbasis perkebunan secara berkesinambungan.

b. Menghasilkan produk berkualitas untuk pelanggan.

c. Memperlakukan karyawan sebagai aset strategis dan mengembangkannya secara optimal.

d. Menjadi perusahaan terpilih yang memberikan “imbal hasil”

terbaik bagi para investor.

e. Menjadi perusahaan yang paling menarik untuk bermitra bisnis.

f. Memotivasi karyawan untuk berpartisipasi aktif dalam pengembangan komunikasi.

(18)

8

2.3. Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO)

Sumber: ptpn3.co.id (2019)

Gambar 2.1

Struktur Organisasi PT Perkebunan Nusantara III

(19)

2.4. Job Description

A. RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham)

RUPS adalah adalah pimpinan tertinggi yang membawahi Dewan Komisaris, Direktur serta setingkat lebih bawah tugas dan wewenang RUPS adalah :

1. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris

2. Mengawasi DEWAN Komisaris dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya oleh pemegang saham.

B. Dewan komisaris

Tugas dan wewenang dewan komisaris adalah:

1. Memberikan nasihat kepada pemimpin

2. Membantu pimpinan didalam menginvestasikan dana perusahaan.

3. Mengawasi jalannya perusahaann.

C. Direktur Utama 1. Fungsi

Direktur Utama adalah pimpinan utama di dalam perusahaan yang mengambil keputusan dan bertanggung jawab utama atas jalan dan terciptanya pelaksaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terpadu.

2. Tugas dan Wewenang

a. Melaksanakan kebijakan perusahaan serta keturunan yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang Saham. Menteri Pertanian selaku kuasa pemegang saham dan Dewan Komisaris.

(20)

10

b. Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dibidang produksi, teknik, tenaga manusia, keuangan dan pemasaran.

c. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas para anggota Direksi dan mengawasi secara umum.

d. Bersama-sama anggota Direksi lainnya mewakili perusahaan di dalam dan di luar penghasilan.

e. Bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.

3. Tanggung Jawab Direktur Utama

Direktur Utama bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.

D. Senior Excutive Vice President Koordinator/Keuangan 1. Fungsi

Senior Excutive Vice President Keuangan, keuangan berfungsi mengelola dan memberdayakan sumberdaya keuangan secara tepat guna, sehingga terciptanya cash flow dan terciptanya biaya operasional yang efektif dan efisien.

2. Tugas dan Wewenang

a. Menyusun perencanaan dibidang keuangan.

b. Menetapkan ketentuan-ketentuan dibidang keuangan mengelola administrasi keuangan secara umum pada bidang keuangan dan Perkantoran dan segala sesuatunya berkaitan dengan itu.

(21)

c. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidanngnya.

d. Memelihara Cash Reserve Requirement minimal dua (2) bulan kebutuhan dan opersional.

e. Menjalin hubungan yang harmonis dengan stake holder.

f. Membuat laporan manajemen interim dan membuat laporan keuangan konsolidasi.

g. Tanggung jawab Direksi Keuangan

h. Direksi Keuangan bertanggung jawab kepada Direktur Utama dan kepada Rapat Umum Pemegang Saham melalui Dewan Komisaris.

E. Senior Excutive Vice Peresident Produksi 1. Fungsi

Senior Excutive Vice President Produksi berfungsi mengelola bidang tanaman, produksi, teknik, pengelolaan dan lainnya yang berkaitan dengan fungsi tersebut.

2. Tugas dan Wewenang

a. Menyusun perencanaan di bidang pekerjaan yang tercantum dalam kebijakan deteksi

b. Melaksanakan peraturan-peraturan, pengendalian unit-unit usaha serta sarana pendukungnya terkait dengan tanaman.

c. Melaksanakan pemberian dan pengawasan terhadap kegiatan yang tercantum pada kegiatan Direksi.

(22)

12

d. Melaksanakan rencana rehabilitas dan investasi dibidang tanaman maupun sarana pendukung produksi lainnya dari unit- unit usaha yang telah ada.

e. Menerjemahkan kebutuhan pasar yang menjadi operasional bidang produksi.

f. Mengendalikan biaya produksi pada tingkat yang lebih efisien.

g. Menetapkan upaya strategi di bidang produksi.

F. Senior Excutive Vice President (SDM/Umum) 1. Fungsi

Senior Excutive Vice President Umum berfungsi dalam mengelola dan memberdayakan sumber daya manusia dari sarana pedukung di bidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta pembinaan usaha kecil dan koperasi

2. Tugas dan wewenang

a. Menyusun perencanaan dibidang ketenaga kerjaan dan masalah umum serta kesejahteraan karyawan.

b. Menetapkan ketentuan-ketentuan pelaksanaan di bidang yang dikelolanya.

c. Mengelola sumber daya manusia yang ada secara umum.

d. Melaksanakan pengendalian dan pengawasan terhadap bidang- bidang yang dikelolanya.

e. Menetapkan sistem survey karyawan.

(23)

f. Menetapkan kebutuhan sumber daya manusia (kompetensi, kualitas, dan waktu) sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

g. Melaksanakan mapping personil secara periodik.

h. Menetapkan program peningkatan kesejahteraan (quality of life).

G. Kepala Bagian Teknik Tugas bagian teknik :

1. Membuat rencana perawatan/pemeliharaan mesin-mesin, traksi dan bangunan sipil.

2. Mengevaluasi kebijakan dan norma standart RKAP dan RKO bagian teknik sesuai intruksi kerja.

3. Menjamin proses kalibrasi internal dan eksternal untuk peralatan/instrumental control unit pabrik. Unit kebun dan rumah sakit.

H. Bagian Keuangan Tugas bagian keuangan :

1. Membuat laporan kepada direksi mengenai realisasi keuangan serta menyelenggarakan administrasi keuangan dan barang-barang kebutuhan masyarakat.

2. Mengurus hal-hal yang berhubungan dengan asuransi perusahaan.

3. Bekerja sama dengan bagian pemasaran hasil dan pemasukan uang dan pengendalian/pengeluaran untuk kebutuhan perusahaan.

(24)

14

4. Mengevaluasi pengusulan penutupan asuransi terhadap aset perusahaan dengan cara invetarisasi aset yang berisiko tinggi untuk meminimalisir resiko perusahaan melalui pengajuan tuntutan ganti rugi.

I. Kepala Bagian Akuntansi Tugas bagian akuntansi:

1. Menyusunan dan penerbitan laporan manajemen, laporan keuangan konsolidasi interim dan tahunan dengan cara meriview proses akuntansi untuk disampaikan kepada pemegang saham dan stakeholder lainnya.

2. Mengevaluasi laporan DM/Kebun/unit mengenai keakuratan serta kebenaraan penyajian laporan manajemen untuk bahan pengambilan keputusan manajemen.

3. Menjamin dan mengevaluasi aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban sesuai dengan PSAK.

4. Menjamin dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan verifikasi dengan cara memeriksa aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban.

J. Kepala Bagian Komersil Tugas bagian komersil :

1. Mengevaluasi rencana kerja anggaran perusahaan bagian komersil dan sasaran mutu dan monitoring strategic planning dan RJP bagian komersil.

(25)

2. Mengevaluasi dan menjamin program dan strategi penjualan, kebijakan pemasaran yang berdasarkan informsi dan analisa pasar.

3. Mengevaluasi dan menjamin penjualan komoditi termasuk produk datim yang dijual melalui PT.KPBN dan bursa berjangka Jakarta.

4. Mengevaluasi dan mengajukan penjualan aktiva non produktif melalui kantor lelang negara.

K. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia Tugas bagian SDM:

a. Mengkoordinir dan memantau pelaksanaan pengukuran competency level index dengan mengunakan CBHRM online guna mengetahui kesesuaian antara kompetensi individu dengan kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan untuk keperluan penyusunan sistem pengembangan dan remunerasi.

b. Mengkoordinir dan memantau penyusunan program pelatihan yang disusun berdasarkan kebutuhan pelatihan bagi seluruh karyawan melaui hasil individual development plan dan pelaksanaan nya.

c. Mengkoordinir dan memantau pengelolaan knowladge sharing yang efektif antar karyawan bekerjasama dengan bagian terkait.

L. Kepala Bagian Umum Tugas bagian umum:

1. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sosial , keagamaan, olahraga, EBTA madrasah dan kepramukaan dikandir ,kebun/unit.

(26)

16

2. Mengevaluasi ketersidiaan dan pengadaan /perawatan alat-alat APAR.

3. Hydrant, APD diseluruh bagian kebun/unit PTPN III.

4. Mengevaluasi dan mengawasi penyelenggaraan kesehatan karyawan termasuk sarana dan prasarana yang tersedia seperti rumah sakit, klinik dan lain-lain.

M. Kepala Bagian Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (MCL) Tugas bagian PKBL:

1. Mengevaluasi penyaluran dana bagian kemitraan dengan mempedomani No.PER-05/MBU/2007.

2. Mengevaluasi penerimaan pengambilan dana kemitraan dari para mitra binaan dengan cara membandingkan piutang yang telah jatuh tempo dengan jumlah penerimaan cicilan untuk mengetahui tingkat kemacetan piutang.

3. Melakukan koordinasi dengan BUMN Pembina PKBL diwilayah Sumatera Utara dengan cara menyampaikan laporan penyaluran dana PKBL agar tidak terjadi duplikasi bantuan.

N. Kepala Bagian Perencanaan dan Pengembangan Tugas bagian perencanaan dan pengembangan:

1. Memberikan alternatif skala prioritas terhadap potensi dan perluasan area dan perluasan pabrik yang merupakan pelaksanaan pengembangan bisnis dan industri.

(27)

2. Survey dan kajian terhadap rencana pengembangan bisnis dan industri.

3. Memantau pelaksanaan pengembangan area bisnis dan industri.

O. Kepala Bagian TI &Transformasi Bisnis/CMR dan Manajemen Risiko

Tugas bagian TI & Transformasi bisnis / CMR dan manajemen resiko:

1. Mengidentifikasi hal-hal yang memerlukan perhatian direksi dalam pelaksanaan transformasi bisnis dengan cara membandingkan KPI dengan target agar program yang telah disusun dapat tercapai.

2. Menyusun KPI tingkat perusahaan berdasarkan pencapaian tahun sebelumnya memalui monitoring dan evaluasi sehingga terciptanya KPI yang objektif.

3. Menganalisa dan mengevaluasi program dan action plan dari strategic initiative dan manjemen resiko melaui rapat dan forum group diskusi sehingga program dan action plan dapat dipahami.

P. Kepala Bagian Pelelangan Tugas bagian pelelangan:

1. Membuat kesepakatan karya, melalui bimbingan karya dan membuat penilaian karya karyawan pimpinan/pelaksana dibagian pelanggan dan selanjutnya dikirim kebagian SDM untuk proses persetujuan dan penetapan direksi lebih lanjut.

2. Mengevaluasi kebutuhan barang dan bahan yang diperlukan untuk kelancaran operasional bagian pelelangan.

(28)

18

3. Memberikan saran dan pendapat kepada direksi terhadap proses pelelangan/seleksi dilingkungan perusahaan agar diperoleh alternative sistem yang efektif dan efesien.

Q. Kepala Bagian Sekertarian Perusahaan Tugas bagian seketarian perusahaan:

1. Mengatur tata tertib perusahaan sebagai bagian dari budaya kerja dan budaya perusahaan dan juga mengetur perusahaan, pemakaian fasilitas mess,kantor direksi,tranformasi kantor direksi.

2. Menjamin dokumentasi data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulan nya sehingga diperoleh data yang akurat.

3. Melakukan koordinasi, komunikasi, dan konsultasi dengan bagan- bagan.

2.5. Jaringan Usaha Kegiatan

PT Perkebunan Nusantara III (persero) Medan bergerak dalam bidang usaha perkebunan dengan komoditi utama kelapa sawit dan karet. Perusahaan melakukan pengelolahan hasil tanaman dan kebun sendiri, kebun plasma maupun dari pihak pihak lain menjadi barang setenga jadi atau barang jadi.pengelolaan komoditi dan produk dihasilkan di dalam negeri dan hasilnya dipasarkan di dalam negeri maupun diekspor ke luar negeri. Adapun kondisi komoditi dan produk yang diolah PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan berupa komoditi kelapa sawit diolah menjadi minyak sawit (CPO) dan inti sawit. Untuk

(29)

mendukung pemasaran komoditi yang dihasilkan, seluruh BUMN perkebunan di Indonesia telah membentuk PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT.

KPBN) yang berkedudukan di Jakarta-indonesia. PT. KPBN dibentuk untuk menjadi pusat pemasaran komoditi utana PTPN.

PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menjadikan minyak sawit dan inti sawit menjadi komoditi utama yang memberikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan. PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menggunakan penjualan dengan istilah pendapatan. Mutu produk minyak dan inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal dipasar lokal dan internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli.

1. Kelapa Sawit – Minyak Sawit dan Inti Sawit

PT Perkebunan Nusantara III (Persero) Medan menjadikan minyak dan inti sawit sebagai komoditi yang memberikan kontribusi besar bagi pendapatan perusahaan. Mutu produk minyak dan inti sawit yang dihasilkan perusahaan sudah dikenal di pasar lokal dan internasional dengan pasokan yang tepat waktu kepada pembeli.

2. Karet –Lateks, Crumb rubber danRubber Smoke Sheet

Di seantaro dunia, Sumatera dikenal sebagai penghasil bermutu tinggi, lebih dari 54.000 hektar lahan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) diusahakan untuk menghasilkan karet berkualitas terbaik di dunia.Mutu produk RSS-I, SIR-20 dan lateks pekat mampu menembuspasar internasional di sejumlah pabrik ban terbesar seperi Bridgestone Good Year, Firetone Hankook dan lainya.

(30)

20

3. Industri Hilir Karet – Rubber Threads, Rubber Dockfender, Rubber Article Rubber Cownet Conveyor Belt, Rubber Karl dan Resin Pabrik industri hilir karet didirikan tahun 1965 untuk mengantisifikasi perunahan fluktuasi pada karetalam dan persaingan kuat karet sintesis PT Perkebunan Nusantara III (Persero) sekarang ini memiliki 3 fasilitas fasilitas pengelolaan yang disebut dengan Rubber Threads, Rubber Dockfender, Rubber Article Rubber Cownet Conveyor Belt, Rubber Karl dan Resinadalah produk utama pabrik-pabrik tersebut. Produk perusahaan telah menerima Indonesian Industries Standart (SII) Certificateinternational Quality Certifikate ISO 9001: 2000 dan ISO 14001 1996, TUV dan OCOTEX.

2.6. Kinerja Usaha Terkini

Kinerja perusahaan tahunan 2014 berdasarkan Nomor Surat Keputusan Manteri Badan Usaha Milik Negara Nomor : KEP-100/MBU/2002 tanggal 04 juni 2002 dan keputusan RUPS PT Perkebunan Nusantara III (Persero) tentang pengesahan Rencana kerja dan anggaran perusahaan (RKAP) tahun Buku 2014, tanggal 17 Januari 2014 dan Surat Persetujuan Revisi RKAP Nomor : S- 634/MBU/2014 tanggal 09 oktober 2014 adalah sehat-AA (double A) dengan rician:

a. Nilai skor aspek keuangan 61,50 b. Nilai skor aspek operasional 13,00 c. Nilai skor aspek administrasi 15,00

Berdasarkan hasil penilaian diatas, tingkat kesehatan perusahaan untuk tahunan 2013 dikategorikan sehat AA (double A) dengan total nilai skor 89,50.

(31)

1. Laporan posisi keuangan PT Perkebunan Nusantara III (Persero) dan entitas anak (konsolidasi) per 31 Desember 2014 ditutup dengan total asset dan liabilitas/ekuitas sebesar Rp 11.016,57 milyar,dibanding RKAP-P per 31 desember 2014 sebesar Rp 12.093,48 milyar berada dibawah Rp 1.076,91 milyaratau 8,90% dan dibanding per 31 Desemebr 2013 sebesar Rp 10.208,93 milyar mengalami peningkatan sebesar Rp 807,64 milyar atau 7,91%.

2. Jumlah penerimaan penjualan (temaksud anak perusahaan) dalam tahun 2014 mencapai Rp 5.732.518 juta dan laba PT Perkebunan NusantaraIII dan entitas anak (konsolidasi) laba sebelum PPh sebesar RP 601.188 juta dan laba setelah PPh sebesar Rp 367.304.

3. Pencapaian laba komoditi karet dan kelapa sawit tahun 2014 memberikan kontribusi masing-masing sebesar 6,45% dan 93,55% terhadap total laba (rugi) konsolidasi sebelum PPh.

4. Penerimaan devisa dari penjualan produksi tahun 2014 sebesar USD$

71.318.020,81 atau setara Rp 735.873.128.093.

5. Penerimaan Negara dari PPh pasal dua puluh Sembilan (kini) atas operasional tahun 2014 sebesar Rp 55.924 juta dari dividen atas pembagian laba tahun 2013 sesuai keputusan RUPS dan surat Menteri dan Usaha Milik Negara Nomor:S- 756/MBU/2013 tanggal 20 Desember 2014 sebesar Rp 311.818 juta.

6. Disamping perusahaan memperoleh keuntungan, juga memperluas lapangan kerja dalam rangka meningkatkan kesejahteraan rakyat serta meningkatkan taraf.

(32)

22

Kinerja Usaha Terkini Sekretaris PKBL:

1. Dengan adanya sekretaris pekerjaan pimpinan di bagian PKBL terselesaikan secara efisien dan efektif, sehingga tujuan di bagian PKBL tercapai.

2. Sekretaris di bagian PKBL adalah sekretaris senior yang sudah berjalan selama 7 tahun lamanya, sehingga sekretaris tersebut sudah sangat memahami tata cara kerja di bagian PKBL.

3. Dengan adanya sekretaris di bagian PKBL dalam mengurus perjalanan dinas pimpinan berjalan dengan baik, sehingga sekretaris dipercayai bagian PKBL untuk menyelesaikan pekerjaan yang lain.

2.7. Rencana Kegiatan

Rencana Kerja Tahun Buku 2019, antara lain : 1. Program Kerja Bidang Sekretaris Perusahaan

a. Peningkatan ligitasi hukum melalui kajian hukum.

b. Pengoptimalpenyusunan naskah perjanjian/kontrak pengadaan barang dan jasa maupun perjanjian kerjasama lainnya.

2. Program Kerja Bidang Satuan Pengawasan Intern (SPI)

Audit rutin (Audit Keuangan, Audit Operasional dan Audit Kepatuhan) di seluruh kebun, PKS, Bagian, Unit PMT dan anak perusahaan

3. Strategi, Kegiatan Bidang Perencanaan Strategis a. Strategi

Integrasi data dengan sistem initiative management office

(33)

b. Kegiatan

Membangun sistem data yang terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi informatika

4. Program Kerja Bidang Tanaman a. Pembibitan

Menggunakan kecambah kelapa sawit yang berkualitas dari KSO Adolina, MTG PPKS dan MTG Socfindo.

b. Pembukaan Areal Replanting/ Tanaman Baru, Penanaman dan TBMPercepatan dalam proses replanting, yaitu melakukan replanting setiap tahun sesuai komposisi tanaman.

c. Pemeliharaan Tanaman Menghasilkan dan Konservasi Tanah dan AirPertumbuhan dan perkembangan tanaman yang optimal

d. Pemupukan

Penerapan aplikasi pemupukan sesuai SOP e. Pengendalian Ganoderma Secara Terpadu

Serangan genoderma yang tinggi, berdampak pada rendahnya kerapatan pohon pertahunnya, yaitu melakukan pembumbunan, peningkatan daya tahan dan penyehatan tanaman, aplikasi mikroba antagonis ganoderma, persiapan areal tanaman ulang bebas ganoderma

5. Program Kerja Bidang Pengolahan

Membangun Sistem Manajem Keseimbangan Energi di pabrik-pabrik sehingga proses pengolahan di seluruh pabrik lebih maksimal.

(34)

24

6. Program Kerja dan Sasaran Bidang Teknik

Meminirealisasikan jam stagnasi pabrik sehingga pabrik dapat beroperasi secara optimal dengan melaksanakan preventive maintenance periodic sesuai SOP.

7. Program Kerja Bidang Keuangan

Mewujudkan pengelolaan dan pengendalian anggaran perusahaan yang efisien, transparan dan akuntabel, demi keberlanjutan perusahaan.

8. Strategi, Kebijakan dan Program Kerja Bidang Pemasaran

Melakukan perencanaan penjualan sesuai jadwal dari produksi yang dihasilkan.

9. Strategi, Kebijakan, Program Kerja Bidang Pengembangan Usaha Melakukan evaluasi kinerja anak perusahaan secara periodic dan memberikan saran serta rekomendasi kepada Direksi berdasarkan hasil evaluasi.

10. Program Kerja Bidang Sumber Daya Manusia

Optimalisasi struktur dan fungsi organisasi perusahaan.

11. Program Kerja Bidang Umum

Penyusunan anggaran untuk vendor cleaning service, maintenance, tiket dan pemeliharaan taman.

12. Program Kerja Bidang Hukum dan Pertanahan

Membangun sistem pengamanan terpadu melalui jasa tenaga pengamanan dengan penambahan 14 kebun menjadi 24 kebun

(35)

13. Startegi, Kebijakan dan Program Kerja Bidang Program Kemitraan dan Bina Lingkungan

a. Sasaran :

1) Menjadikan Usaha Kecil sebagai kegiatan usaha ekonomi rakyat yang maju, modern, tangguh dan mandiri serta memiliki kemampuan dan peranan strategis dalam perekonomian Nasional. (PK)

2) Mendorong pemberdayaan bidang social, pendidikan, agama dan budaya di lingkungan masyarakat agar dapat lebih maju dan berkembang sebagai wujud kehadiran dan peran serta BUMN melalui penfaatan bagian laba/anggaran setiap tahunnya. (BL) b. Kebijakan

1) Memberdayakan Usaha Kecil agar mampu melaksanakan peranan strategis sebagai Soko Guru Perekonomian Nasional.

(PK)

2) Menyalurkan pemanfaatan bagian laba/anggaran perusahaan dalam bentuk bantuan program Bina Lingkungan untukdisalurkan kepada masyarakat di wilayah kerja PT Perkebunan Nusantara IV. (BL)

3) Strategi Penyaluran dan Pembinaan

4) Melaksanakan Penyaluran Program Kemitraan sesuai aturan/ketentuan yang berlaku. (PK)

(36)

26

5) Memberikan bantuan kepada masyarakat yang berada disekitar wilayah kerja PT Perkebunan Nusantara III dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan skala prioritas kebutuhannya.

Rencana Kegiatan Sekretaris pada Kabag PKBL meliputi :

1. Melaksanakan pemeliharaan peralatan, sarana prasarana perlengkapan dengan melaksanakan inventarisasi agar diketahui jumlah dan karakteristiknya.

2. Melaksanakan pengelolaan kebutuhan peralatan dan perlengkapan dinas, dengan menginventarisir kebutuhan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas.

3. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas atasan dan staf di lingkungan dinas

(37)

BAB III PEMBAHASAN

3.1. Pengertian, Jenis, dan Tugas Sekretaris 3.1.1. Pengertian Sekretaris

Menurut Gaol (2015:1) kata sekretaris berasal dari kata Latin “secretum”

yang berarti rahasia. Dari kata secretum terbentuk kata secretarius yang berarti petugas atau karyawan kepercayaan. Kata secretarius menjadi sekretaris (Bahasa Belanda), secretarius (Bahasa Prancis), atau secretary (Bahasa Inggris). Istilah sekretaris yang dikenal semua ini mungkin sekali diambil alih dari kata Belanda secretaris.

Sekretaris merupakan orang yang dipercaya untuk mengerjakan berbagai pekerjaan di kantor. Seiring dengan berjalannya waktu bukan hanya pekerjaan kantor saja yang dilakukan oleh sekretaris, namun juga membantu kelancaran kegiatan pimpinan misalnya mengatur perjalanan dinas pimpinan, menjadi sumber informasi, mengatur pertemuan, membuat notula, dan membuat jadwal pertemuan pimpinan. Kelancaran kegiatan pimpinan yang dilakukan oleh sekretaris akan membantu tercapainya tujuan kantor tempat sekretaris tersebut bekerja.

Menurut Sedianingsih dkk (2010:5) sekretaris adalah pegawai atau orang yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan seperti surat-menyurat (korespondensi), pendiktean, stenografi, serta menyimpan dan memelihara warkat-warkat. Seorang sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris sifatnya rahasia.

Jawaban atas pertanyaan yang menyangkut persoalan rahasia terus dapat

(38)

28

dihindarkan dan sekretaris harus dapat menjaga semangat kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap pimpinan.

3.1.2. Jenis-Jenis Sekretaris

Sekretaris memiliki ruang lingkup pekerjaan yang sangat luas. Karena luasnya ruang lingkup pekerjaan yang menentukan tugas-tugasnya, seorang sekretaris dibedakan menjadi beberapa jenis. Menurut Ursula (2004), jenis sekretaris dapat dikelompokkan berdasarkan:

1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab a. Sekretaris Organisasi

b. Sekretaris Pimpinan (Private Secretary) c. Sekretaris Pribadi (Personal Secretary)

2. Berdasarkan kemampuan kerja dan pengalaman kerja a. Sekretaris Junior

Dalam Kamus Bahasa Indonesia, kata junior berarti lebih muda, dapat juga berarti berpangkat atau berkedudukan lebih rendah. Sekretaris junior adalah sekretaris yang masih muda, dapat juga berarti sekretaris yang masih berpangkat atau berkedudukan rendah, muda dalam pengalaman, belum memiliki banyak pengalaman, atau baru saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Oleh karena baru saja diangkat, maka pangkat dan kedudukannya lebih rendah dibanding sekretaris yang sudah memiliki masa kerja yang cukup lama dan beberapa kali naik pangkat.

Walaupun sudah bekerja cukup lama, tetapi bila ia tidak memiliki prestasi atas kompetensi yang diharapkan, maka sekretaris tersebut tetap

(39)

berkedudukan sebagai sekretaris muda. b. Sekretaris Senior

Dalam Kamus Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua, dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah:

1) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan, dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung pada perintah pimpinan. Perlu digaris-bawahi bahwa seorang sekretaris senior tidak sematamata diukur dari usia yang lebih tua dibandingkan pegawai atau staf yang lain, tetapi atas prestasi kerja yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan, tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi, sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang sekretaris yang profesional.

2) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat bimbingan dari pimpinan. Dengan demikian, seorang sekretaris senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh pimpinan yang dibantu.

(40)

30

3. Berdasarkan Spesialisasi dalam Pekerjaan

a. The Legal Secretary (sekretaris yang bekonsentrasi dalam bidang hukum)

b. The Medical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidangmedis)

c. The Technical Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang teknik tertentu)

d. The Accounting Secretary (sekretaris yang berkonsentrasi dalam bidang akuntansi)

3.1.3. Tugas Sekeretaris

Tugas utama sekretaris adalah membantu pimpinan. Oleh karena itu, lingkup tugasnya ditentukan oleh tugas dan kerja pimpinan yang dibantunya.

Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan pimpinan.

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris adalah seorang yang berdiri sendiri. Kemungkinan sekali dia tidak mempunyai seseorang yang mengawasi pekerjaannya. Menurut Sedarmayanti (2000:23) dan Thomas (2003:21) maka umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan menjadi:

1. Tugas-tugas Rutin, yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi:

a. Menyusun/ membuat surat.

(41)

b. Menata arsip.

c. Mengurus dan mengendalikan surat.

d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu.

e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon.

f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan.

g. Mempersiapkan laporan.

Semua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pempinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan sekretaris.

2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus.

Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi:

a. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.

b. Menyusun surat rahasia.

c. Menyusun acara pertemuan bisnis.

d. Pemberian kado atau cindera mata.

Adakalanya seorang pemimpin meminta sekretaris untuk melakukan tugas- tugas khusus. Dalam tugas khusus ini pimpinan akan memberikan perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugas tersebut.

(42)

32

3. Tugas-tugas Istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:

a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.

b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.

c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi.

e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dan intansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

f. Menghadiri rapat- rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.

g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penembahan alat-alat dan sarana kantor.

Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama baik pimpinan.

4. Tugas Sosial Tugas sosial meliputi:

a. Mengurusi rumah tangga kantor.

b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta

(43)

pengurusan undangannya.

Sedangkan menurut Sedianingsih dkk (2010:5) tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi tugas rutin/operasional, tugas insidental, dan tugas kreatif/inisiatif.

1. Tugas Rutin/Operasional

Tugas rutin/operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description.

2. Tugas insidental

Tugas insidental atau berdasarkan intruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.

3. Tugas Kreatif/Inisiatif

Tugas kreatif/inisiatif merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksankan dengan baik.

3.2. Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili sebuah lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang dibiayai oleh lembaga atau perusahaan. Dengan berbagai keperluan, perjalanan dinas ini perlu dilakukan. Karena persiapan yang begitu rumit,

(44)

34

dibutuhkan seseorang yang membantu menangani persiapannya. Sekretaris yang memiliki kegiatan dalam hal kesekretariatan dituntut untuk mampu mempersiapkan kelengkapan perjalanan dinas meliputi dokumen perjalanan dinas.

Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar tempat kedudukan yang jaraknya sekurangkurangnya 5 (lima) kilometer dari batas kota, yang dilakukan untuk kepentingan perusahaan, dapat dilaksanakan dengan menggunakan kendaraan sendiri maupun kendaraan pribadi yang biayanya ditanggung oleh perusahaan yang menuggaskan.

Menurut Wursanto (2006: 209) “Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan atau pegawai suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan”.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan maupun pimpinan di suatu lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun luar negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.

3.2.1. Jenis Perjalanan Dinas

Perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana transportasi yang digunakan, lama waktunya, dan wilayah kota atau Negara tujuan. Menurut Yatimah (2013: 244) Berdasarkan sarana transportasi yang digunakan, perjalanan dinas pimpinan dapat dibedakan menjadi tiga macam, yang membawa konsekuensi terhadap tugas yang dilakukan sekretaris, yaitu sebagai berikut:

(45)

1. Perjalanan dinas lewat darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api. Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dan tempat tujuan dekat. Perjalanan dengan menggunakan jasa biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

2. Perjalanan dinas lewat laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut.

3. Perjalanan dinas lewat udara.

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan penggunaan alat trasportasi pesawat udara. Bila pimpinan memiliki waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya menggunakan jasa angkutan darat saja karena lebih ekonomis Menurut Dewi (2011:63) mengemukakan bahwa perjalanan dinas dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

(46)

36

1. Tujuan

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan tujuan misalnya untuk pelaksanaan pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, pertemuan atau rapat, pengajakan kerjasama, menghadiri acara seremonial ataupun kegiatan sosial.

2. Sarana transportasi

Perjalanan dinas pimpinan berdasarkan sarana transportasi yang digunakan dibedakan dalam perjalanan dinas lewat darat, udara, dan laut.

3. Waktu

Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalanan dinas dalam negeri ataupun luar negeri.

4. Wilayah

Perjalanan dinas menurut wilayah negara tujuan perjalanan dinas, dalam negeri atau luar negeri.

Sedangkan Wursanto (2006: 211-212) membedakan jenis perjalanan dinas menjadi dua bagian yaitu:

1. Dari segi wilayah Negara tujuan, yaitu:

a. Perjalanan dinas dalam negeri yang kemudian dapat dibedakan menjadi:

1) Perjalanan dinas antarkota dalam suatu provinsi.

2) Perjalanan dinas antarkota, antardaerah, atau antarprovinsi.

b. Perjalanan dinas luar negeri atau perjalanan dinas antarnegara.

2. Ditinjau dari segi transportasi yang digunakan, perjalanan dinas dibedakan menjadi:

(47)

a. Perjalanan dinas lewat darat:

1) Dengan kendaraan milik pribadi 2) Dengan kendaraan milik perusahaan,

3) Dengan menggunakan jasa angkutan umum bus, 4) Dengan jasa angkutan kereta api,

5) Dengan melalui jasa biro travel.

b. Perjalanan dinas lewat laut adalah perjalanan dinas menggunakan kapal laut.

c. Perjalanan dinas lewat udara adalah perjalanan dinas menggunakan kapal udara.

3.2.2. Perencanaan Perjalanan Dinas

Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu, mulai dari dokumen yangdibutuhkan pimpinan dalam perjalanannya.

Menurut Yatimah (2009: 246-247) menyebutkan bahwa tahap awal perencanaan perjalanan dinas adalah mengidentifikasi beberapa informasi, yaitu mencakup hal-hal berikut:

1. Tujuan perjalanan dinas

Tujuan perjalanan dinas, apakah hendak mengadakan rapat luar organisasi, negosiasi atau penjajakan bersama, inspeksi mendadak ke kantor cabang menemui aparat pemerintah, atau lainnya, harus ditanyakan kepada pimpinan

(48)

38

agar sekretaris dapat mempersiapkan dokumen yang harus dibawa sesuai tujuan perjalanan dinas pimpinan.

2. Waktu pelaksanaan kegiatan pokok perjalanan dinas

Perjalanan dinas untuk diklat merupakan kegiatan pokok perjalanan dinas.

Informasi mengenai jadwal kegiatan pokok dapat dimanfaatkan oleh sekretaris untuk menyusun jadwal perjalanan dinas dan sarana transportasi yang bisa digunakan, mengurus dokumen, jenis akomodasi yang diperlukan (hotel dan mobil), dan perkiraan anggaran.

3. Acara lain di luar perjalanan dinas

Tujuan pokok perjalanan dinas adalah mengikuti diklat, tetapi di sela kegiatan pokok tersebut ada waktu luang yang akan digunakan melakukan pertemuan relasi bisnis di kota tempat diklat tersebut. Informasi ini perlu diketahui sekretaris untuk mempersiapkan dokumen yang perlu di bawa untuk pertemuan di luar kegiatan pokok ataupun menghubungi relasi bisnis yang lain.

4. Acara setelah kegiatan pokok

Setelah semua rencana kegiatan disetujui oleh pimpinan, barulah sekretaris membuat rencana dan persiapan perjalanan dinas, antara lain mengumpulkan berbagai dokumen yang dibutuhkan, mengurus dokumen perjalanan, menghubungi biro perjalanan, atau menghubungi pihak-pihak tertentu.

Menurut Nurasih (2014:79) ada beberapa informasi atau hal yang perlu sekretaris ketahui sebelum merencanakan perjalanan dinas pimpinan, yaitu:

(49)

1. Maksud dan tujuan diadakannya perjalanan dinas pimpinan 2. Waktu diadakannya kegiatan utama perjalanan dinas

3. Agenda atau acara lain yang akan dilakukan pimpinan diluar perjalanan dinas 4. Konfirmasi dan penyusunan agenda pimpinan

5. Pejabat yang akan ditemui dari perusahaan/instansi apa

6. Membuat prosedur pengajuan surat perjalanan dinas beserta dana yang diperlukan

7. Mengetahui kebiasaan dan keinginan pimpinan

Sedangkan menurut Wursanto (2006: 213) informasi yang harus di ketahui sekretaris antara lain:

1. Jenis perjalanan dinas

Masing-masing jenis perjalanan dinas memiliki konsekuensi tersendiri terhadap persiapan yang harus dilakukan. Oleh sebab itu, sekretaris harus mengetahui jenis perjalanan dinas yang akan dilakukan oleh pimpinan.

2. Tempat tujuan perjalanan dinas

Tempat tujuan perjalanan dinas harus diketahui oleh sekretaris karena hal tersebut berkaitan dengan perencanaan transportasi, perencanaan akomodasi, dan perencanaan keuangan.

3. Lamanya perjalanan dinas

Lamanya perjalanan dinas perlu diketahui oleh sekretaris, antara lain menentukan:

a. Perlengkapan yang harus dibawa oleh pimpinan selama mengadakan perjalanan dinas.

(50)

40

b. Pejabat sementara (pjs) atau pengganti sementara (pgs), atau wakil sementara (wks), selama ditinggal oleh pimpinan dalam tugas perjalanan dinas.

4. Waktu pelaksanaan perjalanan dinas meliputi:

a. Hari, tanggal, bulan dan tahun b. Waktu acara dimulai.

Waktu dimulainya acara perlu diketahui oleh sekretaris maupun oleh pimpinan terutama untuk menentukan waktu keberangkatan.

5. Persyaratan yang harus dipenuhi, terutama yang berkaitan dengan jenis perjalanan dinas. Persyaratan tersebut perlu diketahui untuk menentukan apakah pimpinan dapat memenuhi persyaratan untuk melakukan perjalanan dinas tersebut.

6. Kelengkapan materi perlu diketahui sedini mungkin agar sekretaris dapat menyiapkan secara lengkap berdasarkan data-data yang objektif dan up to date. Untuk mengikuti rapat tahunan, pimpinan harus membawa laporan tahunan yang berisi perkembangan produksi dan perkembangan keuangan perusahaan, akan tetapi untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan pimpinan harus membawa buku-buku referensi yang ditentukan oleh pimpinan Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat), dan sebagainya.

3.2.3. Mempersiapkan Daftar Perjalanan Dinas

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup: waktu keberangkatan, tempat tujuan, lama perjalanan, jenis transportasi, acara

(51)

perjalanan, dan tiba kembali. Menurut Nuraeni (2008: 61) perjalanan dinas pimpinan, walaupun bukan termasuk agenda rutin harian, mingguan, atau bulanan, tetapi harus diagendakan secara khusus dan rinci. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesamaan jadwal dengan kegiatan lain. Selain itu, dengan dibuatkan pengagendaan, pelaksanaan reservasi untuk akomodasi bisa dilakukan dengan mudah.

3.2.4. Macam-Macam Dokumen Perjalanan Dinas

Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harusdimiliki oleh pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas.

Menurut Wursanto (dalam Gaol 2015:339) dokumen perjalanan dinas yang harus dipersiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas. Menjelaskan bahwa ada beberapa dokumen perjalanan dinas yang harus disiapkan sebelum melakukan perjalanan dinas, yaitu :

1. Dokumen Internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan, yaitu, Surat perintah perjalanan dinas adalah surat perintah dari pimpinan yang berwenang untuk mengadakan perjalanan dinas

2. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang diluarkan oleh instansi terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibuthkan berbeda-beda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan pimpinan dalam perjalanan dinasnya. Berbagai jenis dokumen eksternal antara lain:

(52)

42

a. Kartu tanda Penduduk (KTP), kartu keluarga, dan ijazah pendidkan terakhir. Dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.

b. Passport, merupakan tanda bukti diri di negara lain. Tanpa paspor seseorang tidak dapat berpergian keluar negeri.

c. Visa, surat izin seseorang masuk ke negara lain dalam jenis single entry yang berlaku sekali perjalanan masuk ke negara tertentu atau mutiple entry yang dipakai masuk ke negara beberapa kali tanpa pembaruan visa.

d. Fiskal, Fiskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang akan mengadakan perjalanan baik dinas maupun pribadi ke luar negeri.

e. Sertifikat Kesehatan (Health Certificate). Menurut Yatimah (2009:

248) Sertifikat Kesehatan (Health Certificate) dokumen yang diberikan oleh Departemen Kesehatan pada warga negara yang akan bepergian keluar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit menular. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara lain karena merupakan ketentuan Undang-Undang Kesehatan International yang dikeluarkan oleh WHO.

3.2.5. Perencanaan Keuangan

Wursanto (2006: 224) menyatakan bahwa perencanaan keuangan adalah kegiatan menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan perjalanan dinas pimpinan.

Ada beberapa jenis biaya yang diperlukan oleh pimpinan untuk menjalankan tugas perjalanan dinas, antara lain:

(53)

1. Biaya transportasi meliputi:

a. Biaya transportasi pulang pergi

b. Biaya transportasi lokal selama dalam perjalanan dinas 2. Biaya akomodasi

3. Biaya acara kegiatan atau biaya kontribusi acara kegiatan misalnya, seminar, biaya rapat kerja yang harus dibayar kepada pihak penyelenggara.

4. Uang saku selama dalam perjalanan dinas 5. Uang lunsum

6. Biaya lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas.

3.2.6. Perencanaan Transportasi

Menurut Wursanto (2006: 221-222) ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris dalam perencanaan transportasi, yaitu:

1. Prinsip efisiensi dan efektivitas, penentuan jenis transportasi yang akan digunakan oleh pimpinan harus didasarkan pada prinsip efisien dan efektif.

2. Transportasi meliputi:

a. Transportasi keberangkatan b. Transportasi kepulangan

c. Transportasi lokal selama menjalankan tugas kedinasan 3. Beberapa alternatif untuk menentukan jenis transportasi, yaitu:

a. Memakai kendaraan pribadi pimpinan b. Memakai kendaraan dinas

c. Memakai jasa angkutan umum kereta api d. Memakai jasa angkutan biro perjalanan

(54)

44

e. Memakai jasa angkutan dari berbagai maskapai penerbangan

4. Untuk menentukan jenis transportasi, sekretaris harus mengetahui secara pasti tempat tujuan perjalanan dinas.

5. Lama perjalanan dinas, untuk perjalanan dinas yang cukup lama tidak akan efektif apabila menggunakan kendaraan dinas karena kendaraan dinas kemudian tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan. Akan lebih efektif menggunakan kendaraan pribadi, menggunakan jasa biro perjalanan, dengan kereta api, dan sebagainya.

6. Untuk menyusun transportasi, sebaiknya sekretaris memiliki daftar lengkap tentang:

a. Nama-nama agen biro perjalanan b. Nama-nama maskapai penerbangan c. Daftar perjalanan kereta api

3.2.7. Perencanaan Akomodasi

Perencanaan akomodasi adalah yang berhubungan dengan tempat penginapan selama pimpinan melakukan perjalanan dinas. Menurut Wursanto (2006: 222) agar dapat menyusun akomodasi pimpinan selama perjalanan dinas, sekretaris perlu mengetahui hal-hal berikut:

1. Tempat tujuan perjalanan dinas. Penting bagi sekretaris untuk menghubungi hotel yang akan digunakan oleh pimpinan untuk menginap

2. Lama tugas perjalanan dinas. Untuk tugas yang lebih dari satu hari atau malam tentu membutuhkan penginapan. Akan tetapi apabila tugas dinas tersebut hanya satu hari, untuk menjaga efisiensi dan efektivitas mungkin pimpinan tidak

(55)

perlu menginap dengan demikian, setelah selesai menjalankan tugas, hari itu juga pimpinan bisa langsung pulang

3. Acara perjalanan dinas. Untuk perjalanan dinas seperti seminar, rapat kerja dan sejenisnya, biasanya sudah termasuk biaya konsumsi dan akomodasi. Dalam hal yang demikian, sekretaris tidak perlu mencarikan penginapan. Akan tetapi bila transportasi, konsumsi, dan akomodasi ditanggung peserta, sekretaris harus mencarikan penginapan. Daftar nama-nama hotel dapat diperoleh antara lain melalui dinas pariwisata setempat, atau melalui Himpunan Hotel dan Restoran Indonesia

3.3. Tugas dan Peran Sekretaris dalam Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan PKBL di PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan.

3.3.1. Jenis Sekretaris

Jenis sekretaris yang terdapat pada bagian PKBL Dalam menangani perjalanan dinas pimpinan adalah sekretaris pimpinan.Sekretaris pimpinan bertugas melakukan perencanaan, persiapan dokumen, menyusun daftar perjalanan dinas, sampai menyiapkan akomodasi dan transportasi Universitas Sumatera Utara pimpinan. Sekretaris pimpinan mengatur ragam urutan tugas dalam perjalanan dinas pimpinan agar lebih terencana, terstruktur, dan lebih efisien. Sekretaris pimpinan juga harus mengurus Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang dikeluarkan oleh bagian kesekretariatan, untuk bukti bahwa perjalanan dinas benar dilakukan.

(56)

46

3.3.2. Jenis Perjalanan Dinas

Ada dua jenis perjalanan dinas yang terdapat pada PT Perkebunan Nusantara III (PERSERO) yaitu:

1. Perjalanan dinas lewat darat

Pimpinan pada bagian PKBL melakukan perjalanan dinas lewat darat dengan memakai mobil dinas baik perjalanan jarak dekat maupun jarak jauh. Untuk pemakaian mobil dinas sekretaris harus mengisi Surat Peminjaman Mobil Dinas terlebih dahulu dan akan diserahkan kepada bagian Urta.

2. Perjalanan dinas lewat udara

Perjalanan dinas lewat udara dilakukan apabila tempat tujuan perjalanan dinas berada diluar kota dan luar negeri. Untuk perjalanan keluar kota sekretaris akan memesan tiket pesawat dua hari sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas, sedangkan untuk perjalanan dinas keluar negeri sekretaris menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempermudah pemesanan tiket dan pengurusan paspor pimpinan.

3.3.3. Peran Sekretaris dalam Menangani Perjalanan dinas Pimpinan

Dibawah ini akan dijelaskan tugas sekretaris dalam menangani perjalanan dinas pimpinan pada bagian PKBL, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan Perjalanan Dinas

Dalam merencanakan perjalanan dinas pimpinan, ada informasi yang perlu diketahui oleh sekretaris yaitu jenis perjalanan dinas, tujuan perjalanan dinas, lamanya perjalanan dinas. Kemudian Tujuan Pejalanan dinas yang biasanya di hadiri oleh pimpinan PKBL, yaitu:

(57)

a. Perjalanan dinas dalam negeri, Mengikuti seminar, kunjungan kerja, Diklat, Pelantikan, Acara seremonial, Undangan RUPS.

b. Perjalanan dinas luar negeri, yaitu undangan dari perusahaan asing, pendidikan dan pelatihan,kerjasama dengan pihak luar negeri. Dengan diketahuinya tujuan perjalanan dinas pimpinan, sekretaris akan lebih mudah dalam pemesanan akomodasi.

2. Mempersiapkan Daftar Perjalanan Dinas (itinerary)

Sekretaris membuat daftar perjalanan yang berisi tentang agenda kunjungan pimpinan saat melakukan perjalanan dinas. Adapun daftar pejalanan dinas tersebut memuat hal-hal sebagai berikut: tanggal, waktu keberangkatan, kegiatan, serta keterangan.

3. Perlengkapan Dokumen

Dokumen yang diperlukan oleh pimpinan saat melakukan perjalanan dinas adalah dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal dibutuhkan pimpinan apabila melakukan perjalanan keluar kota maupun keluar negeri, dokumen internal tersebut adalah Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) surat yang dikeluarkan oleh kesekretariatan yang kemudian ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dalam perjalanan dinas. Hal tersebut sebagai bukti bahwa perjalanan dinas benar dilakukan. Sedangkan dokumen internal adalah dokumen yang dibutuhkan pimpinan apabila melakukan perjalanan dinas keluar negeri, adapun dokumen internal yang diperlukan adalah KTP, Kartu Keluarga, dan SKBB, Paspor, Visa, Fiskal, serta Sertifikat Kesehatan.

Gambar

Tabel 1.1  Jadwal Kegiatan

Referensi

Dokumen terkait

PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Sumatera Bagian Utara yang telah menerapkan penyampaian SPT PPh Pasal 21 menggunakan Aplikasi E-Filing sesuai dengan Prosedur

Maka dari uraian diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai “ Sistem Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat

Dari hasil wawancara dengan beberapa pegawai dan hasil observasi penulis, Keseluruhan peningkatan aktivitas kerja pada Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Perizinan

a) Kartu Kredit, yaitu: fasilitas pinjaman tanpa agunan yang diberikan kepada perorangan pemilik kartu yang diterbitkan oleh bank tertentu setelah aplikasi

Dari hasil wawancara dan pengamatan penulis, Unit Kearsipan yang terletak di Lantai 4 Kantor Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia Perwakilan Provinsi

Dapat dilihat dari gambar di atas bahwa tata ruang kantor pada Program Kemitraan dan Bina Lingkungan sudah memenuhi beberapa indikator efektivitas tata ruang

Pada era informasi dan globalisasi seperti yang kita alami saat ini, menyebabkan lingkungan bisnis mengalami perubahan yang sangat pesat dengan tingkat persaingan yang

Biasanya sebelum memberikan kredit kepada nasabah pihak bank akan selalu menjalankan prosedur-prosedur yang sudah disusun dan sudah disepakati bersama oleh pihak