ADMINISTRASI FARMASI
Jilid I ( untuk kelas I ) Cetakan Ketiga
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001
KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Departemen Kesehatan RI
Badan Pengembangan Dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan
Pusdiknakes 2004
375. 615 1 Ind.
a
ADMINISTRASI FARMASI
Jilid I ( untuk kelas I ) Cetakan Ketiga
Disusun Berdasarkan Kurikulum SMF 2001
KHUSUS DIPERGUNAKAN UNTUK SEKOLAH MENENGAH FARMASI
Tim Penyusun :
1. Thomas Joko Nugroho, S.Pd.
2. Soemanto, BBA
Tim Pembahas / Editor :
1. Drs. H. Amir Hamzah 2. Wahyu Wira Adimadja 3. Sultan Kurnia, SE., S.Sos.
4. Yayan Setiawan, SE.
5. Susanti Sofas, S.Si., Apt.*)
375.615 1 Ind.
a
KATA PENGANTAR
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala rahmat dan petunjukNya, bahwa buku pegangan untuk siswa Sekolah Menengah Farmasi telah dapat disusun kembali. Penyusunan kembali ini dikarenakan telah berlakunya kurikulum baru yakni Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001.
Kami sangat menghargai usaha Tim Penyusun buku pegangan ini yang dikoordinir oleh Sekretariat Bersama Sekolah Menengah Farmasi Se Indonesia dan telah melibatkan seluruh unsur SMF Se Indonesia.
Kita harapkan buku ini sangat bermanfaat bagi siswa peserta didik, guru / tenaga pendidik di sekolah dalam upaya peningkatan pengetahuan dan keterampilannya, untuk nantinya akan diabdikan dalam pelayanan masyarakat di bidang farmasi khususnya dan dibidang kesehatan umumnya.
Akhirnya untuk penyempurnaan cetakan selanjutnya kami harapkan adanya saran perbaikan dan kritik dari semua pembaca.
Jakarta, Mei 2002
PENGANTAR DARI SEKBER
Cepatnya perkembangan ilmu pengetahuan terutama dalam bidang farmasi telah diikuti dengan perombakan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 1987 dengan kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001. Dalam kurikulum baru ini telah diperjelas kompetensi seorang Asisten Apoteker berdampingan dengan peran tenaga farmasi lainnya.
Buku Administrasi Farmasi ini disusun kembali untuk disesuaikan dengan Garis – Garis Besar Program Pengajaran Kurikulum Sekolah Menengah Farmasi 2001 disertai dengan harapan akan menjadi buku pegangan yang sangat bermanfaat bagi siswa Sekolah Menengah Farmasi.
Untuk cetakan ketiga ini telah diadakan beberapa koreksi / perbaikan sesuai dengan saran – saran yang masuk ke Sekber.
Perlu kita sadari bahwa buku ini adalah buku pegangan bagi murid dalam menerima pelajaran, dan tentu saja buku pegangan untuk guru adalah juga beberapa referensi lainnya sehingga diharapkan para guru dapat memperbaiki kesalahan – kesalahan seperti kesalahan redaksional atau kesalahan cetak. Untuk itu kami sangat mengharapkan masukan – masukan untuk penyempurnaan buku ini.
Kami sangat berterima kasih kepada Tim Penyusun, Tim Pembahas dan Editor yang telah bekerja keras sehingga buku ini dapat terbit pada waktunya.
Jakarta, Mei 2004
DAFTAR ISI
Halaman
Kata Pengantar ii
Pengantar Dari Sekber Daftar Isi
iii iv BAB I : RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
A. Pengertian Administrasi dan Manajemen B. Ruang Lingkup Manajemen
C. Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen D. Unsur / Sarana Manajemen ( Tools of Management )
E. Prinsip – Prinsip Manajemen F. Efisiensi dan Efektifitas
1 3 4 5 7 8 BAB II : FUNSGI – FUNGSI MANAJEMEN
A. Beberapa Pendapat Tentang Fungsi Manajemen B. Fungsi Perencanaan
C. Fungsi Pengorganisasian D. Penggerakan ( Actuating ) E. Pengawasan ( Controlling )
10 11 17 24 26 BAB III : PRINSIP – PRINSIP POKOK DALAM BIDANG AKUNTANSI A. Pendahuluan
B. Pihak – Pihak Yang Memerlukan Informasi Akuntansi C. Prinsip – Prinsip dan Fungsi Akuntansi
D. Bidang – Bidang Akuntansi dan Profesi Akuntan E. Siklus Akuntansi
F. Klasifikasi Perkiraan G. Persamaan Akuntansi
H. Laporan Keuangan Dari Hasil Persamaan Akuntansi
I. Pengaruh Transaksi Perkiraan Tertentu Terhadap Persamaan Akuntansi
J. Analisa Transaksi dan Kejadian K. Jurnal ( Journal )
L. Buku Besar ( Ledger )
M. Memindahkan Data Jurnal ke Dalam Buku Besar
32 33 34 36 38 41 45 49 50 51 52 53 54 BAB IV : AKUNTANSI PERUSAHAAN JASA
A. Jurnal Umum B. Cara Menjurnal C. Pengertian Ledger D. Posting
E. Neraca Saldo
F. Memperbaiki Kesalahan G. Penyesuaian
H. Neraca Lajur ( work sheet ) I. Jurnal Penutup
J. Neraca Saldo Penutupan K. Laporan Keuangan
59 59 62 62 68 70 71 72 75 79 80
BAB I
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN
Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi ini tidak terlepaskan dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tidak dapat memenuhinya secara sendirian, tetapi memerlukan orang lain. Karena adanya saling ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga kebutuhan-kebutuhan atau tujuan tersebut lebih mudah dicapai.
Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis tujuannya. Semakin besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak bekerja sama. Dengan kata lain bahwa untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang atau lebih) dan harus bekerja sama.
Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok orang, faktor kerja sama, dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi. Dalam hal ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor :
sekelompok orang (dua orang atau lebih),
kerja sama, dan
tujuan yang hendak dicapai.
A. Pengertian Administrasi dan Manajemen 1. Pengertian administrasi
Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti melayani secara intensif.
Pengertian sempit
Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda "administratie" yang artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan surat- menyurat, dokumentasi, dan kearsipan.
Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama).
Pengertian luas
Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu sebagai berikut : (a) Sudut proses
Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan.
(b) Sudut fungsional
Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.
(c) Sudut institusional
Administrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau kelompok- kelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut.
Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai.
Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.
Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan keahliannya.
Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah perintah manajer.
2. Berbagai Definisi Manajemen
Menurut George Robert Terry, Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain .
Menurut Mery Parket Follet, Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang lain.
Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah
Adanya tujuan
Adanya aktivitas / kegiatan
Adanya proses
POAC terhadap anggota dan sumber daya : Planning = Perencanaan Organizing = Pengorganisasian
Actuating = Penggerakan / Pengarahan Controlling = Pengendalian / pengawasan
B. Ruang Lingkup Manajemen
Menurut Drs. Soekarno, K. menggolongkan administrasi sebagai berikut.
1. Administrasi negara (public administration), adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara.
Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut :
a) Administrasi pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, yang meliputi:
Administrasi sipil, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dannon departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR
Administrasi militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan oleh angkatan bersenjata.
b) Administrasi perusahaan negara, yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara ) seperti Perum, Perjan, PN ; PT
2. Administrasi swasta (private administration ), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut:
a) Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan.
b) Administrasi nonniaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat ).
3. Administrasi internasional (international administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut :
a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalam perniagaan atau perekonomian.Misalnya : OPEC, MEE.
Administrasi
b) Administrasi non niaga internasional (Non Business International Adminis-tration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha sosial, budaya maupun kemasyarakatan.
Misalnya: UNICEF.
Bagan Ruang Lingkup / Objek Atau Penggolongan Administrasi
- PN - Perjan - Perum - PT
1.
- PT - CV
- Yayasan - LSM
- OPEC - MEE
- WH O - UNESCO
C. Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen
Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen.
Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ).
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan.
Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan.
Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi.
Adm. Swasta
Adm. Negara Adm. Internasional
Adm.
Perusahaan
Adm.
Sipil
Adm.
Militer
Adm.
Niaga Adm.
Niaga
Adm.
Nonniaga
Adm.
Nonniaga Adm.
Pemerintah
5
Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi, manajemen kepemimpinan, pengambilan keputusan, hubungan antar manusia adalah sebagai berikut :
1 2 3 4 5 6
Keterangan : 1. Administrasi 2. Organisasi 3. Manajemen 4. Kepemimpinan
5. Pengambilan keputusan 6. Hubungan antar manusia
D. Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management)
Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of management ). Sarana – sarana manajemen adalah meliputi 6 M, yaitu :
(1) Men ( orang ) (2) Money ( uang )
(3) Materials ( bahan – bahan ) (4) Methode ( cara )
(5) Machines ( mesin ) (6) Market ( pasar )
(1) Men ( orang )
Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta menentukan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ).
Men sebagai subyek, karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action) . Dia pula sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut.
Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan , sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya.
(2) Money ( uang )
Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi, maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan.
Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara (methode) kerja.
Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial manajemen.
(3) Materials ( bahan – bahan )
Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah jadi maupun bahan jadi.
(4) Methode ( cara )
Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien.
Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.
(5) Machines ( mesin )
Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan, serta melipat gandakan hasil produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha.
(6) Market ( pasar )
Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak, kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak.
Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua pegawai tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan.
E. Prinsip – Prinsip Management
Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip – Prinsip Management.
Menurut Hendry Fayol, ada 14 prinsip – prinsip management, yaitu : (1) Pembagian kerja ( Devision of Work )
(2) Otoritas / wewenang ( Authority ) (3) Disiplin ( Dicipline )
(4) Kesatuan Perintah ( Unity of Command ) (5) Kesatuan Arah ( Unity of Direction )
(6) Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of Individual Interest To The Comman Good )
(7) Pemberian Upah ( Remuneration ) (8) Pemusatan ( Centralization ) (9) Jenjang Jabatan ( The Hierarchy ) (10) Tata Tertib ( Order )
(11) Kesamaan ( Equity )
(12) Kestabilan Staf ( Stability of Staff ) (13) Inisiatif ( Initiative )
(14) Semangat Korps ( Esprit de Corps )
Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai berikut :
(1) Pembagian Kerja ( Devision of Work )
Sebelum pekerjaan dilaksanakan, terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan, pendidikan, keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place).
(2) Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility )
Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut.
Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima, maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik – baiknya.
(3) Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command )
Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas, bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.
(4) Prinsip KISS : ( Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi )
Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi.
Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan.
Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.
Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.
Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga, waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.
(5) Prinsip Tertib dan Disiplin
Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula.
Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT, yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.
(6) Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps
Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.
(7) Prinsip Keadilan dan Kejujuran
Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi.
F. Efisiensi dan Efektifitas
Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja ( performance ) management.
1. Pengertian Efisiensi
Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. Contohnya :
Rugi
In put > Out put
Break Even Point In put = Out put
Laba
In put < cukup
2. Pengertian Efektifitas
Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.
In put
Out put
Out put In put
Out put In
put
BAB II
FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN
A. Beberapa Pendapat Tentang Fungsi Manajemen
Terdapat banyak sekali pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen oleh para pakar yang berbeda-beda. Perbedaan terletak pada penggunaan istilahnya, tetapi pada prinsipnya pola pemikiran mereka tidak banyak berbeda. Dari sekian banyak pakar, terlihat Henry Fayol yang mengemukakan pendapatnya sejak dini dengan menyebutkan bahwa fungsi-fungsi manajemen meliputi:
1. perencanaan (planning);
2. pengorganisasian (organizing);
3. pemberian komando (commanding);
4. pengkoordinasian (coordinating); dan 5. pengawasan (controlling).
Kemudian pada abad modern ini bermunculan pakar-pakar dengan pendapatnya, sebagai berikut :
1 George Robert Terry, merumuskan fungsi-fungsi manajemen adalah :
perencanaan (planning);
pengorganisasian (organizing);
penggerakan (actuating); dan
pengawasan (controlling).
2 Selanjutnya Harold Koontz dan Cyril O Donnel, berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen adalah:
perencanaan (planning);
pengorganisasian (organizing);
pengadaan tenaga kerja (staffing);
pengarahan/pembimbingan (directing); dan
pengawasan (controlling).
.3. Kemudian pendapat Luther M Gullick tentang fungsi-fungsi manajemen adalah:
perencanaan (planning);
pengorganisasian (organizing);
pengadaan tenaga kerja (staffing);
pengarahan/pembimbingan (directing);
pengkoordinasian (coordinating);
pelaporan (reporting); dan
penganggaran (budgeting).
4. Prof. Dr. Sondang P Siagian, M.P.A. seorang pakar dari Indonesia, memberikan pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen, adalah:
perencanaan (planning);
pengorganisasian (organizing);
pemberian motivasi (motivating);
pengawasan (controlling); dan
penilaian (evaluating).
Di atas telah dikemukakan bahwa walaupun pendapat-pendapat dari pakar berbeda-beda, tetapi pola pemikirannya tidak banyak berbeda/sama. Kesamaan pola pemikiran mereka terlihat dengan membandingkan fungsi-fungsi manajemen tersebut, misalnya :
fungsi budgeting menurut Gullick dapat dimasukkan ke dalam fungsi planning,
fungsi staffing termasuk dalam organizing,
fungsi commanding, coordinating, directing dan motivating dapat dimasukkan dalam actuating,
sedangkan fungsi controlling dapat berkembang menjadi reporting dan evaluating.
Jelaslah bahwa walaupun istilah-istilah dari fungsi-fungsi manajemen menurut para pakar berbeda-beda sebenarnya mempunyai maksud yang sama.
B. Fungsi Perencanaan
1. Pengertian dan tujuan perencanaan
Sebelum kita membuat rumusan pengertian perencanaan, lebih baik kita perhatikan rumusan pengertian perencanaan dari beberapa ahli sebagai berikut :
Newman, perencanaan adalah pembuatan keputusan apa yang akan dilaksanakan / dikerjakan.
Louis A. Allen, perencanaan adalah penentuan serangkaian kegiatan atau tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Beishline, perencanaan menentukan apa yang harus dicapai, dimana, bagaimana hal tersebut harus dicapai, siapa yang harus bertanggung jawab dan mengapa hal tersebut harus dicapai.
Kesimpulan rumusan pengertian perencanaan :
Adalah perumusan tentang apa yang akan dicapai serta tindakan – tindakan apa yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki dengan memperhitungkan kemampuan yang dimiliki.
Jelasnya perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu yang akan datang dan usaha mencapainya dengan cara yang efektif dan efisien. Secara lebih rinci perencanaan mencakup kegiatan :
Mempelajari dan meramalkan masa depan
Menentukan sasaran / tujuan beserta fasilitas yang diperlukan dan memilih strateginya
Membuat kebijaksanaan
Membuat program kerja dan perhitungan waktu tiap kegiatan
Menentukan prosedur kerja dan cara berhubungan antara kerabat kerja
Menentukan rencana anggaran Tujuan perencanaan
Penulis tidak menjelaskan secara langsung tujuan perencanaan, tapi akan menjelaskan alasan dasar perlunya perencanaan dan manfaat perencanaan.
Alasan dasar perencanaan
Untuk mencapai Protective Benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
Untuk mencapai Positive Benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat perencanaan
Membantu management untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah – masalah utama.
Memungkinkan manager memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.
Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
Menghemat waktu, usaha dan dana.
2. Prinsip – prinsip perencanaan
Di samping unsur-unsur dan sifat-sifat yang dituntut dalam perencanaan, maka perencanaan yang baik harus didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut :
Membantu/mendukung terhadap tujuan manajemen.
Mengisi atau memasuki setiap kegiatan di setiap tingkatan manajemen (pervasivity).
Merupakan kegiatan utama dan pertama dari seluruh kegiatan manajemen (primacy activity).
Terkandung penghematan-penghematan dan ketepatan (effisiency).
Adanya pilihan-pilihan terutama pilihan terhadap unsur-unsur manajemen (alternative).
Merupakan faktor yang membatasi terhadap hal-hal yang ada manfaatnya (limiting factors).
Dapat menyesuaikan/mengikuti perkembangan atau perubaan-perubahan dari situasi dan kondisi (flexibility).
Merupakan arah yang dapat berubah, tetapi tujuan tetap sama (the same of purpose).
Dapat mengatasi saingan yang juga membuat perencanaan (strategy).
3. Persyaratan suatu perencanaan
(a) Rencana harus mengandung unsure 5 W dan 1 H
What : menerangkan nama proyek; nama kegiatan apa yang harus dikerjakan.
Why : menerangkan tentang alasan mengapa kegiatan tersebut dilaksanakan.
Where : menjelaskan dimana kegiatan / proyek itu harus dilaksanakan (menyatakan tempatnya)
When : menerangkan waktu bilamana kegiatan / proyek tersebut dilaksanakan.
Who : menerangkan tentang siapa ( orangnya / organisasinya ) yang akan menjalankan kegiatan tersebut.
How : menerangkan bagaimana cara ; langkah – langkah prosedur pelaksanaan serta anggaran yang digunakan agar proyek / kegiatan dapat berjalan lancar.
(b) Rencana harus bersifat rasional, fleksibel, pragmatis dan kontinyu.
Rasional : berarti rencana harus dibuat berdasarkan data perhitungan yang matang dan masuk akal.
Fleksibel : berarti rencana itu harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan situasi dan kondisi yang selalu berubah.
Pragmatis : berarti rencana itu harus berdaya guna atau mempunyai kegunaan bagi kepentingan masyarakat.
Kontinyu : yakni suatu rencana dibuat sedemikian rupa sehingga kegiatan yang kita lakukan itu dapat berlangsung terus menerus dan berkelanjutan.
4. Macam – macam rencana
Hasil dari perencanaan adalah rencana. Dari hasil perencanaan ini ada bermacam-macam dilihat dari berbagai sudut.
(a) Dilihat dari luas lingkupnya, rencana dibedakan menjadi empat macam.
Rencana kebijaksanaan (policy plan), yaitu rencana tentang apa dan bagaimana cara penyelenggaraan secara garis besar dan dengan data yang lengkap.
Rencana program (program plan), adalah rencana yang memuat apa yang ingin dicapai dan cara pelaksanaannya secara jelas dan dibuat berdasarkan fakta mutakhir.
Rencana proyek (project plan), merupakan bagian-bagiannya dari rencana program.
Rencana operational (operational plan), yaitu rencana yang memuat kegiatan-kegiatan operational dan sasaran-sasaran yang akan dicapai.
(b) Dilihat dari jangka waktunya, rencana dibedakan menjadi tiga macam
Rencana jangka panjang (long range plan), rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu lebih dari 3 tahun.
Rencana jangka menengah (medium plan) yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu antara 1 sampai dengan 3 tahun.
Rencana jangka pendek (short range plan), yaitu rencana yang pelaksanaannya memerlukan waktu kurang dari satu tahun.
(c) Dilihat dari sudut materinya, rencana dibedakan :
rencana kepegawaian;
rencana keuangan;
rencana industri;
rencana pendidikan.
(d) Dilihat dari sudut daerah/wilayah pelaksanaannya, rencana dibedakan :
rencana desa dan rencana antar desa;
rencana kota dan rencana antar kota;
rencana daerah dan rencana antar daerah;
rencana nasional dan rencana internasional.
(e) Dilihat dari sudut umum/khusus, rencana dibedakan menjadi empat macam
Rencana umum (general plan) adalah rencana yang dibuat secaaa garis besar dan menyeluruh dari suatu kegiatan.
Rencana khusus (specific plan) adalah suatu rencana yang dibuat secara terperinci.
Rencana relasi kerja (network plan), yaitu rencana yang menunjukkan ke arah mana rencana itu dipergunakan.
Rencana semesta (overal plan), adalah rencana yang memberikan pola secara keseluruhan dari pekerjaan yang harus dikerjakan.
5. Type – type perencanaan
Menurut John AF. Stonner dalam buku Management, ada 2 type rencana, yaitu :
(a) Rencana Strategis (Strategic Plan), yakni rencana yang dirancang untuk memenuhi tujuan organisasi yang lebih luas dan mengimplementasikan misi yang memberikan alasab khas keberadaan organisasi. Perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan – tujuan organisasi.
(b) Rencana Operasional (Operational Plan), adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana – rencana strategis akan dicapai. Ada 2 type rencana operasional, yaitu :
(1) Rencana sekali pakai (single use plan), rencana ini dikembangkan untuk mencapai tujuan – tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai ; seperti pembangunan gedung tertentu.
Type pokok rencana sekali pakai adalah :
Program, meliputi serangkaian kegiatan yang relatif luas yang menunjukkan langkah – langkah pokok yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan menentukan satuan / parameter anggota organisasi yang bertanggung jawab atas setiap langkah serta menunjukkan urutan dan waktu setiap langkah, dapat juga disertai anggaran bagi kegiatan yang diperlukan.
Proyek, adalah rencana sekali pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian yang terpisah dari program, mempunyai ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian yang sudah ditentukan juga disertai dengan anggaran tertentu.
Anggaran (budget), adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk
kegiatan – kegiatan tertentu, dalam jangka waktu tertentu, yang merinci pendapatan dan pengeluaran. Anggaran terutama merupakan peralatan koordinasi dan pengawasan kegiatan – kegiatan organisasi dan komposisi penting dari program dan proyek.
(2) Rencana – rencana tetap (standing plans), merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi – situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang – ulang.
Rencana – rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah ( dimodifikasi ) atau dihapuskan. Rencana – rencana tetap sangat membantu manager menghemat waktu tanpa perlu membuat rencana ulang terhadap pembuatan keputusan untuk situasi dan permasalahan yang sama.
Wujud umum rencana tetap adalah :
Kebijaksanaan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan;
merupakan batas bagi keputusan untuk menentukan apa yang dapat dibuat dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Kebijaksanaan dapat menyangkut masalah penting maupun masalah sederhana, dapat ditetapkan secara formal maupun muncul secara informal. Kebijaksanaan secara formal muncul karena untuk meningkatkan efektifitas organisasi, untuk mencerminkan nillai – nilai pribadi mereka ( pakaian seragam ) dan untuk menjernihkan berbagai konflik.
Prosedur standar adalah suatu kebijaksanaan yang dilaksanakan dengan pedoman yang lebih rinci. Prosedur standar memberikan sejumlah instruksi yang terinci untuk pelaksanaan serangkaian kegiatan yang terjadi secara teratur. Manfaat prosedur standar adalah menghemat usaha managerial, memudahkan pendelegasian wewenang dan penempatan tanggung jawab, menimbulkan pengembangan methode – methode operasi yang lebih efisien, memudahkan pengawasan, memungkinkan penghematan personalia dan membantu kegiatan koordinasi.
Aturan ( Rules atau Regulations ), adalah pernyataan ( ketentuan ) bahwa suatu kegiatan tertentu harus atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Dalam melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya. Contohnya tata tertib siswa selama praktikum resep atau praktikum kimia.
6. Langkah penyusunan perencanaan
Menurut James AF Stoner dalam buku management, bahwa perencanaan dapat dipadatkan menjadi empat langkah dasar. Keempat langkah perencanaan ini dapat disesuaikan dengan semua kegiatan perencanaan pada semua tingkat di dalam organisasi atau perusahaan. Empat langkah dasar penyusunan perencanaan adalah :
Tetapkan tujuan atau seperangkat tujuan.
Definisikan situasi saat ini.
Identifikasi hal – hal yang membantu dan yang menghambat tujuan – tujuan
Kembangkan rencana - rencana atau separangkat rencana atau perangkat tindakan untuk mencapai tujuan
7. Penerapan rencana
Setelah kita mempalajari segala sesuatu yang berhubungan dengan rencana maka dibawah ini akan diberi contoh pembuatan rencana dengan menerapkan pertanyaan 5W + 1H
What : nama proyek : rencana pengadaan barang di apotik
Why : tujuan : untuk mengisi barang yang sebagian besar telah terjual atau untuk menjaga keseimbangan persediaan barang dengan penjualan.
Who : siapa petugas pembelian : adalah kepala bagian pembelian siapa penerima barang : kepala gudang
siapa suppier / pemasok barang : adalah para Pedagang Besar Farmasi yang terpilih karena harga lebih murah , syarat pembayaran lebih lama, barang diantar sampai apotik tepat waktu dan lain – lain.
siapa petugas pembuat surat pesanan : petugas bagian pembelian dan untuk obat bius barang psikotropik ditanda tangani apoteker
siapa petugas pencatat : kepala gudang mencatat di buku harian penerimaan barang dikartu stok. Bagian pembukuan / Akuntansi = mencatat rekening / pembelian pada faktur
Buku jurnal umum atau jurnal pembelian barang atas pembelian barangsecara kredit
Buku jurnal umum atau jurnal khusus pengeluaran kas bila pembelian secara kontan
siapa petugas pembayaran : kepala bagian keuangan. Bila faktur sudah jatuh tempo dibayarkan oleh kasir setelah mendapat persetujuan kepala bagian keuangan / pemilik sarana apotik
When : Bilamana / kapan pelaksanaan pembelian. Pada hari / tanggal / bulan tertentu dimana jumlah persediaan sudah berada pada posisi Buffer stock
Where : Dimana lokasi supplier / pemasok / PBF. Apakah didalam kota atau diluar kota atau harus di import sendiri
How : Bagaimana metode / tehnis pelaksanaan pembelian
Tentukan nama, jenis dan jumlah obat yang akan dipesan / dibeli sesuai gudang obat apotik atau informasi dari bagian peracikan obat atau penjualan bebas terhadap penolakan resep atau obat baru yang sering ditulis dokter tapi belum tersedia di apotik
Klasifikasi obat – obat yang akan dibeli sesuai dengan nama atau alamat PBF yang sudah diseleksi dengan perkiraan yang sudah dikonfirmasikan
Buatkan surat pesanan untuk tiap – tiap PBF yang sudah ditanda tangani oleh petugas yang berwenang
Surat pesanan dikirim atau dimonitor sampai barang datang pada saat dibutuhkan
Penerimaan barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu kesiapan bagian gudang, kesiapan bagian pembukuan dan kesiapan bagian pembayaran
C. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
1. Pengertian
Pengertian pengorganisasian
Pengorganisasian adalah penyatuan, pengelompokkan, pengaturan orang – orang untuk dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan sesuai dengan rencana yang telah dirumuskan menuju tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian organisasi
Organisasi adalah suatu sistem kerja sama antara sekelompok orang dengan yang lainnya secara teratur mengenai hubungan tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pengertian lain dari organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Unsur – unsur organisasi
Dalam pengertian ini, unsur – unsur organisasi adalah sekelompok orang ( 2 orang atau lebih ), adanya kerja sama dan adanya tujuan.
3. Sasaran dan tujuan pengorganisasian
Berkaitan dengan pengertian organisasi di atas maka :
sasaran pengorganisasian adalah diperolehnya suatu organisasi yang efektif untuk melaksanakdn proses manajemen; dan
tujuan pengorganisasian adalah terselenggaranya proses manajemen untuk memperoleh hasil secara efektif dan efisien.
Dari hal-hal di atas jelaslah bahwa pengorganisasian memang sangat penting, oleh karena itu bagi seorang manajer dituntut untuk dapat menjalankan fungsi pengorganisasian secara efektif.
4. Fungsi – fungsi pengorganisasian
Telah diketahui bahwa pengorganisasian adalah kegiatan membagi-bagi kerja/tugas, wewenang dan tanggungjawab, dan hasilnya adalah organisasi. Didasarkan pada pengertian tersebut, maka pengorganisasian dapat berfungsi sebagai berikut.
Mengatur kerja dan kerja sama secara efektif.
Mencegah dan mengurangi kelambatan-kelambatan kerja.
Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran kerja.
Mencegah dan mengurangi kesulitan-kesulitan kerja.
Membuat pedoman-pedoman atau standar-standar kerja.
5. Keuntungan pengorganisasian
Pengorganisasian yang dapat menghasilkan organisasi yang baik, akan mendatangkan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :
Setiap anggota organisasi mengetahui tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
Hubungan-hubungan kerja akan jelas terlihat.
Dapat dicapai koordinasi yang efektif antara satuan-satuan organisasi.
Dapat dimanfaatkan tenaga kerja dan fasilitas kerja secara efektif dan efisien.
6. Prinsip – prinsip organisasi
Suatu organisasi dikatakan baik, apabila dalam penyelenggaraan organisasi itu berdasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut:
Adanya tujuan yang jelas, yang merupakan sumber dan pedoman kegiatan organisasi.
Pembagian kerja/tugas (division/distribution of work). Dalam membagi tugas harus didasarkan prinsip "the right man in the right place", yaitu memberikan tugas kepada pegawai/bawahan, disesuaikan dengan kemampuan, keahlian atau kondisi fisiknya.
Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab (delegation of authority and responsibility), adalah menugaskan kepada seorang bawahan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dan minta pertanggungjawabannya.
Hierarki, bahwa dalam organisasi ada tingkatan-tingkatan wewenang dan tanggungjawab dari atas sampai ke bawah.
Kesatuan perintah/komando (unity of command), bahwa setiap orang hanya menerima perintah dari satu orang atasan yang sama.
Batas kemampuan mengawas (span of control), bahwa seorang pemimpin terbatas jumlah orang yang diawasi/dipimpinnya.
Pertanggungjawaban (accountability), bahwa seorang bawahan wajib memberikan pertanggung jawaban kepada orang/pejabat yang memberi tanggungjawab.
7. Cara – cara mengorganisasi
Untuk mengorganisasi secara teratur, perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Mengetahui tujuan yang ingin dicapai.
Membagi pekerjaan yang akan dilaksanakan kegiatan-kegiatan yang lebih kecil.
mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut menjadi satuan-satuan yang praktis.
Menetapkan tugas-tugas secara jelas untuk setiap kegiatan tersebut..
Menyediakan alat-alat fisik dan fasilitas lain yang diperlukan.
Mempekerjakan tenaga-tenaga yang cakap.
Melimpahkan wewenang yang perlu dilimpahkan.
8. Bentuk – bentuk organisasi
Kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan dalam organisasi yang satu dengan lainnya sering tidak sama. Ada kegiatan-kegiatan yang sangat komplek ada pula yang sederhana. Hal ini mengakibatkan penyesuaian bentuk organisasi yang disusun. Pada umumnya organisasi ada empat macam bentuk yaitu sebagai berikut.
Organisasi lini.
Organisasi lini dan staff.
Organisasi staff (fungsional).
Organisasi panitia.
(a) Organisasi lini/garis/lurus
A : pimpinan
B dan C : menerima perintah dari A dan memberikan pertanggung- jawaban kepada A
D dan E : masing-masing menerima perintah dan memberikan pertanggung-jawaban kepada B, begitu pula F dan G kepada C.
Ciri-ciri organisasi lini
Organisasinya kecil dan karyawannya/pegawainya sedikit.
Hubungan kerja dilakukan secara langsung, baik antara pimpinan dan bawahan atau sesama pimpinan atau sesama bawahan.
Spesialisasi pekerjaan atau tenaga belum banyak diperlukan.
Tujuan/kebijaksanaan organisasi masih sederhana.
Susunan organisasi juga masih sederhana, sehingga fasilitas yang diperlukan juga masih sederhana.
Produksi yang dihasilkan belum beragam.
Dari kesederhanaan, organisasi lini mempunyai kebaikan-kebaikan antara lain sebagai- berikut :
Dalam hal pembuatan keputusan biasanya lebih cepat karena anggota timnya hanya sedikit.
Karena antara anggota dapat berhubungan langsung dan saling mengenal, maka rasa kesetiakawanan masih besar.
Begitu pula dalam hal disiplin masih cukup tinggi.
A
B C
D E F G
Kelemahan-kelemahan organisasi lini
Pimpinan sering menyamakan antara tujuan pribadi dengan tujuan organisasi.
Pimpinan cenderung berbuat/bersifat-diktator karena organisasi dianggap milik pribadi.
Kelangsungan hidup organisasi tidak berjalan dengan baik karena seluruh anggota bergantung kepada satu orang pimpinan.
Bawahan sulit berkembang, terutama untuk menjadi tenaga-tenaga spesialis sangat terbatas.
(b) Organisasi lini dan staff
A : pimpinan
B - C : menerima perintah dari A dan memberikan pertang-gung- jawaban kepada A. begitu pula D-E kepada b dan F-G kepada C
P - G - R : tenaga staff yang memberi nasehat kepada A
Ciri – ciri organisasi lini staff
Organisasinya besar dan kegiatannya banyak, sehingga memerlukan karyawan/pegawai yang banyak pula.
Karena organisasinya besar, maka hubungan kerja secara langsung sehari-hari antara pimpinan puncak dengan bawahan atau bahkan sesama anggota organisasi sudah sulit dilakukan.
Sesuai dengan namanya, organisasi ini terdiri dari dua kelompok pegawal, yaitu kelornpok lini yang melaksanakan tugas-tugas pokok dan kelompok staff, yang membantu pimpinan menurut keahliannya.
Dapat dipekerjakan tenaga-tenaga spesialis yang beraneka ragam.
Kebaikan-kebaikan organisasi lini dan staff
Pembagian kerja yang tegas dan jelas.
Dapat disalurkan bakat yang berbeda-beda.
Koordinasi kegiatan-kegiatan dan orang-orang dalam setiaap kelompok dapat dijalankan dengan mudah.
Dapat dipekerjakan tenaga kerja yang sesuai dengan keahlian, bakat maupun pendidikan dan pengalamannya (the right man in the right place).
Dapat meningkatkan semangat kerja dan disiplin karena pekerja bekerja sesuai dengan bakat, keahlian, pendidikan dan pengalamannya.
Kelemahan-kelemahan organisasi lini dan staff A
B C
D E F G
P
Para pelaksana tugas pokok (lini) sering bingung, karena dihadapkan kepada atasan secara lini dan pimpinan staff yang memberi nasihat-nasihat.
Sering terjadi ketidaksesuaian;antara perintah dari pimpinan lini dengan nasihat-nasihat dari pimpinan staff, sehingga membingungkan angggta.
Kemungkinan pimpinan staff melampaui kewenangannya.
(c) Organisasi staff / fungsional
A : pimpinan
B - C : menerima perintah dari A dan memberikan pertanggung- jawaban kepada A
D-E-F-G : dapat diperintah B dan C sesuai dengan bidang keahliannya dan memberik- an pertanggungnya kepada B dan C
Ciri-ciri organisasi staff / fungsional
Organisasi yang menekankan pada fungsi yang dilakukan setiap anggota.
Kurang menekankan tingkatan-tingkatan organisasi (hierarki)
Seorang bawahan tidak mempunyai atasan yang jelas, sehingga bawahan memberikan pertanggungjawaban kepada lebih dari satu orang atasan.
Setiap pimpinan merupakan tenaga spesialis yang ahli dalam bidangnya.
Kebaikan-kebaikan organisasi staff/ fungsional
Ada pembagian pekerjaan yang tegas antara pekerjaan manajerial dengan pekerjaan operatif.
Dapat dicapai spesialisasi pekerjaan yang baik.
Koordinasi/kerja sama antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilaksanakan.
Kelemahan-kelemahan organisasi staff/fungsional
Pemborosan biaya yang sangat besar.
Ada kemungkinan timbul perselisihan antara pejabat.
Inisiatif/prakarsa perseorangan.tertekan.
Organisasi fungsional menurut F.W. Taylor
Menurut Taylor, organisasi yang dipergunakan dalam produksi, dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian perencanaan dan pelaksanaan.
(1) Bagian perencanaan A
B C
D E F G
Time and cost clerk (TC), yaitu sub bagian yang bertugas memperhitungkan biaya/ongkos dan waktu yang diperlukan dalam Proses produksi.
Route and order of work clerk (RC), yaitu sub bagian yang bertugas memperhitungkan cara yang sebaik-baiknya tentang perjalanan bahan mentah sampai dengan barang jadi yang diproses dalam pabrik.
Instruction card clerk (IC), yaitu subbagian yang bertugas memberi petunjuk tentang cara bekerja pegawai.
Disciplination, yaitu sub bagian yang bertugas menjaga kedisiplinan kerja, ketertiban dalam perusahaan.
(2) Bagian pelaksana/pabrik
Gang Boss (GB), yang betugas menipersiapkan segala sesuatu untuk kerja para pekerja.
Speed Boss (SP), yang-bertugas menjaga dan mangatur jalannya mesin sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Inspector (Ins), seaagai pengawas yang bertugas mengawasi dan mengendalikan agar pekerjaan berjalan sesuai dengan aturan-aturannya sehingga rnenghasilkan barang sesuai dengan kualitas yang ditetapkan.
Repair Boss (RB), yang bertugas, memeriksa, meneliti mesin-mesin dana memperbaiki jika ada kerusakan-kerusakan.
(d) Organisasi panitia
M
TC RC IC DICS.
GB SP INS
PEKERJA
RB
A-B-C-D : merupakan pimpinan secara kolegial.
A : sebagai ketua pinitian
Menurut Harold Koontz dan Cyril O Donnel, panitia adalah sejumlah orang yang diangkat atau dipilih untuk berkumpul pada suatu organisasi tertentu, guna mempertimbangkan soal- soal yang diajukan kepadanya. Sedangkan menurut G.R. Terry, panitia adalah sekumpulan orang-orang yang dipilih/diangkat untuk berkumpul berdasarkan organisasi tertentu, guna mempersoalkan persoalan-persoalan yang dihadapkan kepadanya.
Panitia sering disebut dengan dewan, senat, majelis, komisi, badan, satuan tugas, court, team (tim).
Ciri-ciri organisasi panitia
Tugas-tugas kepemimpinan dijalankan secara bersama-sama oleh beberapa orang (kolektif).
Barlakunya organisasi dalam waktu terbatas.
Semua anggota pimpinan memiliki hak, wewenang, dan tangungjawab yang sama.
Tugas-tugas dari para pelaksanaannya dikelompokkan sesuai dengan bidang-bidang tertentu yang dijalankan.
Kebaikan-kebaikan organisasi panitia
Karena setiap hal dimusyawarahkan secara kolektif, maka keputusan yang diambil biasanya tepat.
Setiap anggota pimpinan akan sulit bertindak secara diktatoris.
Usaha kerja sama para pelaksana lebih mudah dibina.
Kelemahan-kelemahan organisasi panitia
Karena segala dimusyawarahkan terlebih dahulu, maka proses pembuatan/
pengambilan keputusan terjadi sangat lambat.
Karena setiap anggota mempunyai hak, wewenang, dan tanggung jawab yang sama, maka apabila proses penyelenggaraan kerja macet, maka tidak dapat diminta pertanggungjawaban yang satu lebih besar dari yang lain.
Sering timbul kesimpangsiuran kerja, karena perintah kepada pelaksana sering datang dari lebih satu orang.
Biasanya kreativitas pelaksana tidak kelihatan menonjol karena segala tugas dilakukan secara besama-sama.
Tujuan dibentuknya panitia : A
B b
D C
Untuk mengemukakan saran-saran.
Untuk menerima keterangan-keterangan.
Untuk mengklasifikasikan keterangan-keterangan.
Mendiskusikan keterangan-keterangan.
Menyediakan keterangan-keterangan kepada pihak lain.
9. Reorganisasi
Reorganisasi adalah suatu aktivitas untuk menyusun kembali organisasi yang sedang menjalankan kegiatannya.
Sebab-sebab reorganisasi
Reorganisasi dapat terjadi dengan sebab-sebab sebagai berikut.
Kegiatan-kegiatan organisasi sudah menjadi rutin dan baku.
Adanya perubahan-perubahan dari dalam, misalnya perubahan kebijaksana-an, perubahan perencanaan, perubahan keuangan, dan kepegawaian.
Adanya perubahan-perubahan yang terjadi di luar organisasi, misalnya perubahan kebijaksanaan dari pemerintah, perubahan peraturan-peraturan.
Cara-cara reorganisasi
Reorganisasi dapat dilakukan dengan dua cara.
Musyawarah para pimpinan yang ada dalam organisasi dengan maksud memberikan keyakinan bahwa reorganisasi perlu dilakukan (strategy of conser).
Dipaksakan, dalam hal ini diperlukan suatu kekuatan untuk memaksakan reorganisasi (strategy of force).
D. Penggerakan (Actuating)
1.. Pengertian penggerakan
Fungsi penggerakan merupakan intinya manajemen, karena fungsi ini kegiatannya berhubungan langsung dengan faktor manusia bawahan.
Dalam menggerakan manusia sebagai bawahan ini, seorang pimpinan/manajer dituntut suatu kemampuan, sehingga para bawahan dengan senang hati mengikuti ajakan atau kehendak pimpinan.
Banyak pakar yang mengemukakan pendapatnya tentang fungsi penggerakan ini, di antaranya sebagai berikut :
G.R. Terry
Penggerakan adalah menempatkan anggota dari pada kelompok agar kerja secara sadar untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi.
Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo
Penggerakan adalah pengaktifan dari pada orang-orang sesuai dengan rencana-rencana dan pola organisasi yang telah ditetapkan.
Prof. Dr. H. Arif in Abdulrachman
Penggerakan adalah kegiatan manajemen untuk membuat orangorang lain suka dan dapat bekerja.
Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A.
Penggerakan adalah keseluruhan proses pemberian motif bekerja kepada para bawahan sedemikian rupa, sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis.
Dari berbagai pendapat para pakar di atas jika disimpulkan atau dapat diambil suatu pengertian bahwa:
penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan pimpinan/manajer untuk membuat bawahan dapat melakukan tugas dengan senang seperti yang dikehendaki pimpinan;
atau
penggerakan adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan/manajer untuk menggerakkan anggota organisasi sehingga mereka berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan/organisasi.
2. Sasaran dan Tujuan Penggerakan
Dengan memperhatikan pengertian penggerakan di atas, maka suatu penggerakan hendaknya mempunyai sasaran dan tujuan sebagai berikut :
Sasaran penggerakan
Agar seseorang bawahan menjadi pengikut yang taat, disiplin, dan setia dalam mengerjakan tugas-tugas dengan sebaik-baiknya:.
Tujuan penggerakan
Agar penyelenggaraan manajemen dapat berjalan secara efektif dan efisien.
3. Unsur – Unsur Penggerakan
Dorongan ( motivating ) : yaitu menggerakkan orang dengan memberikan rangsangan yang baik, alasan – alasan yang menimbulkan kemauan bekerja dengan baik.
Pimpinan, Bimbingan ( Leading ) : yaitu memberikan bimbingan dengan contoh tauladan.
Perintah / Pengarahan ( Directing ) : yaitu memberikan pengarahan dengan petunjuk yang benar, jelas dan tepat.
4. Faktor – faktor penggerakan
Faktor kepemimpinan atau Leadership.
Faktor komunikasi atau Communication.
Faktor fasilitas atau Fasility.
Faktor hubungan antara manusia atau Human Relation.
5. Prinsip – prinsip penggerakan
Setelah mengetahui apa yang menjadi sasaran dan tujuan penggerakan, maka seorang manajer sudah seharusnya mengarahkan kegiatannya dalam menggerakkan bawahan-nya sesuai dengan sasaran/tujuannya. Agar dalam melakukan kegiatan-kegiatan tersebut benar-benar terarah perlu berpedoman pada prinsip-prinsip penggerakan sebagai berikut :
Efisiensi, dengan daya dan dana serta fasilitas yang terbatas dapat menghasilkan ketaatan, kedisiplinan, dan kesetiaan dari bawahan secara maksimal.
Efektivitas metode penggerakan, hendaknya metode yang digunakan dalam menggerakkan bawahan secara tepat.
Komunikasi managerial, penggerakan dapat dilakukan melalui komunikasi antara pimpinan-pimpinan atau manajer-manajer pada semua tingkatan
Information, yaitu perlu adanya informasi yang selalu tersalur, mengalir kepada semua pihak yang harus memperoleh informasi tersebut (flow of information).
Pemanfaatan organisasi informal dalam penggerakan secara strategis.
Efektivitas kepemimpinan, yaitu penggerakan dengan mengefektifkan penyelenggaraan kepemimpinan.
6. Pentingnya penggerakan
Telah dijelaskan di muka bahwa penggerakan merupakan intinya manajemen, karena fungsi ini berhubungan langsung dengan faktor manusianya.
Seperti diketahui pula bahwa manusia merupakan faktor pusat, faktor pertama, dan utama dalam kegiatan manajemen. Oleh karena itu fungsi penggerakan adalah penting, karena :
dengan penggerakan berarti membuat hidup dan berjalannya kegiatan-kegiatan manajemen;
dengan penggerakan berarti fungsi perencanaan sebagai fungsi fundamental pertama dalam proses manajemen dapat terealisasi;
dengan penggerakan yang efektif, organisasi juga menjadi lebih efektif, dan
dengan menggerakan yang efektif pula, manajemen akan berhasil karena orang-orang yang cakap dapat digerakkan secara tepat, begitu pula pengawasan dapat berfungsi secara efektif.
E. Pengawasan ( Controlling )
1. Pengertian pengawasan
Dalam fungsi penggerakan sudah diketahui bahwa manusia merupakan faktor yang sangat menentukan hidup matinya kegiatan manajemen. Sebab manusialah yang menciptakan sekaligus melaksanakan kegiatankegiatan manajemen. Faktor manusia/ orang yang ada dalam manajemen terdiri dari pimpinan dan bawahan.
Dengan berbagai teori dan metode bagaimana seorang manajer/pimpinan menggerak-kan bawahannya agar mau dan tahu melaksanakan tugas. Akan tetapi manusia dengan kelebihan dan kekurangannya membawa dampak terhadap penyelenggaraan manajemen pada setiap organisasi.
Dalam proses kerja mencapai hasil dalam organisasi sering pula terjadi pelaksanaan kerja tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Sebaliknya dapat pula terjadi pelaksanaan kerja yang sesuai atau bahkan melebihi dari rencana yang telah ditetapkan. Situasi tersebut akan diketahui melalui fungsi pengawasan yang dilaksanakan manajer/ pimpinan.
Apa sebenarnya fungsi pengawasan itu? Banyak pakar yang mengemukakan pendapathya tentang pengawasan, di antaranya sebagai berikut.
Prof Dr. H. Arifin Abdulrachman
Pengawasan adalah kegiatan atau proses untuk mengetahui hasil pelaksanaan, kesalahan, kegagalan untuk diperbaiki kemudian dan mencegah terulangnya kembali kesalahan- kesalahan itu, begitu pula mencegah sehingga pelaksanaan tidak berbeda dengan rencana yang telah ditetapkan.
G. R. Terry
Pengawasan adalah proses penentuan apa yang akan dicapai yaitu, standar, apa yang akan dihasilkan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilamana perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan berjalan menurut rencana, yaitu sesuai dengan standar.
Prof. Dr. Sondang P. Siagian, M.P.A.
Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Dari beberapa pendapat para pakar di atas dapat diambil pengertian bahwa pengawasan adalah kegiatan yang dilakukan manajer/pimpinan atau yang berwenang untuk mengetahui hasil pelaksanaan kerja, kemudian memperbaiki apabila terjadi kesalahan-kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan dan mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan terulang kembali, sehingga hasil yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
2. Sasaran dan tujuan pengawasan
Berdasarkan pengertian di atas, maka yang menjadi sasaran dan tujuan pengawasan adalah sebagai berikut :
Sasaran pengawasan adalah memperbaiki ketidaksesuaian, penyimpangan- penyimpangan, penyelewengan-penyelewengan dan seterusnya mencegah agar tidak terjadi hal-hal yang mengakibatkan ketidaksesuaian antara rencana dan hasilnya.
Tujuan pengawasan adalah menciptakan kondisi tertib dinamis dan harmonis dalam penyelenggaraan menajemen sehingga diperoleh hasil secara efektif dan efisien.
3. Syarat - syarat pengawasan
Agar pengawasan efektif, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
Pengawasan harus terkait erat dengan sifat dan kebutuhan kegiatan manajemen.
Pengawasan harus fleksibel, yaitu selalu mengikuti perkembangan ataupun perubahan- perubahan situasi, baik dari luar atau dari dalam organisasi.
Pengawasan harus berhubungan erat dengan pola organisasi.
Pengawasan harus ekonomis, yaitu biayanya harus sehemat-hematnya atau serendah- rendahnya.
Pengawasan harus menjamin tindakan-tindakan perbaikan.
Pengawasan tidak mencari orangnya yang melakukan hal-hal yang tidak benar.
4. Proses pengawasan
Proses pengawasan merupakan rangkaian kegiatan secara berurutan yang dilakukan dalam pengawasan, yaitu sebagai berikut:
Menetapkan patokan (standar) pengawasan.
Mengukur dan menilai hasil pekerjaan yang telah dicapai.
Membandingkan hasil yang dicapai dengan patokan tersebut sehingga diketahui kesesuaian/ketidaksesuaian yang terjadi.
Melakukan tindakan korektif/perbaikan jika terjadi ketidaksesuaian sehingga hasil pekerjaan benar-benar sesuai dengan rencananya.
Menetapkan standar Mengukur hasil Membandingkan hasil Melakukanperbaikan
5. Fungsi - fungsi pengawasan
Kegiatan pengawasan dalam penyelenggaraan manajemen di setiap organisasi berfungsi sebagai berikut:
Mencegah dan memperbaiki terjadinya ketidaksesuaian, penyimpangan-penyimpangan, dan penyelewengan-penyelewengan.
Membuat setiap kegiatan organisasi menjadi dinamis.
Membuat setiap anggota organisasi bertanggungjawab secara maksimal.
Mendidik setiap anggota organisasi.
6. Prinsip - prinsip pengawasan
Prinsip-prinsip pengawasan merupakan pedoman dasar untuk melakukan pengawasan, agar kegiatan yang dilakukan benar-benar sesuai/mencapai sasaran maupun tujuan pengawasan.
Prinsip-prinsip tersebut adalah sebagai berikut.
Berorientasi kepada tujuan organisasi.
Efisiensi, dengan dana dan daya yang minimal untuk mencapai hasil pengawasan yang maksimal.
Melihat ke depan, dalam rangka mencegah terjadinya penyimpangan-penyimpangan.
Menjamin manajer bawahan dengan mengefektifkan pengawasan secara langsung.
Standar/patokan yang objektif, tepat, dan teliti.
Umpan balik dan teliti ulang, yaitu pengawasan arus dapat memberikan umpan balik, sehingga dapat meneliti ulang secara periodik dari cara-cara pengawasan yang dilakukan.
7. Macam - macam pengawasan
Kegiatan pengawasan banyak ragamnya dan dapat dilihat dari berbagai macam sudut.
a) Dilihat dari subjek/petugas yang mengawasi, pengawasan dibedakan sebagai berikut.
Pengawasan managerial, adalah pengawasan dilakukan oleh manajer atau pimpinan terutama yang berkaitan dengan proses manajemen.
Pengawasan staff, adalah pengawasan yang dilakukan oleh tenaga ahli dalam bidang-bidang tertentu.
Pengawasan internal, adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari dalam organisasi sendiri.
Pengawasan eksternal, adalah pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar organisasi, misalnya pihak pemerintah.
Pengawasan formal, adalah pengawasan secara resmi sesuai dengan.prosedur maupun tata kerja oleh aparat pengawasan resmi.
Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan secara tidak resmi dan tidak melalui prosedur maupun tata kerj a yang resmi.
b) Dilihat dari sistemnya, pengawasan dibedakan sebagai berikut.
Pengawasan komparatif, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan puncak dengan cara membandingkan hasil dengan rencananya.
Pengawasan verifikatif, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pengawas ahli terutama bidang keuangan dan bahan-bahan.
Pengawasan investigatif, pengawasan yang dilakukan meialui penyelidikan- penyelidikan, untuk mengetahui hal-hal yang tersirat (penyelewengan- penyelewengan yang tidak kelihatan) serta untuk membongkar penyelewengan.
Pengawasan inspektif, ialah pengawasan yang dilakukan melalui pemeriksaan setempat untuk mengetahui hal-hal atau situasi yang sebenarnya.
c) Dilihat dari segi waktu, pengawasan dibedakan sebagai berikut.
Pengawasan preventif, pengawasan yang dilakukan dalam usaha mencegah kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyelewengan-penyelewengan atau penyimpangan-penyimpangan.
Pengawasan represif, pengawasan yang dilakukan dalam usaha memperbaiki setelah terjadi penyelewengan-penyelewengan atau penyimpangan-penyim-pangan, dengan tujuan agar di waktu yang akan datang tidak terjadi hal-hal yang sama.
Pengawasan incognito, pengawasan secara tiba-tiba tanpa memberitahu terlebih
