v
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________________ Program Ganda
Jurusan Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Genap 2004/2005
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN SUKU CADANG
PT. INDONESIA AIR TRANSPORT
Nathalia NIM: 0300461562
Abstrak
PT. INDONESIA AIR TRANSPORT merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyewaan pesawat terbang dan dalam kegiatan operasionalnya selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan, dimana salah satu diantaranya adalah menjaga agar setiap pesawat selalu dalam keadaan siap pakai jika dibutuhkan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisa Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang yang ada dan mengidentifikasi kelemahan untuk kemudian dirancang sebuah sistem baru yang mampu meminimalisasi kelemahan tersebut.
Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah survey lapangan untuk mendapatkan data sebenarnya dari sistem yang berjalan, studi kepustakan sebagai bahan acuan analisis kelemahan sistem berjalan dan perancangan sistem yang baru dengan menggunakan alat bantu perancangan.
Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian yang belum tepat dan sistem persediaan suku cadang yang belum mampu memberikan pengendalian yang baik. Hal ini disebabkan karena belum sempurnanya informasi mengenai kemampuan perusahaan untuk melakukan pembelian dan pengendalian persediaan suku cadang yang dibutuhkan dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Analisa terhadap sistem berjalan akan dilakukan untuk menemukan kelemahan yang terjadi pada sistem berjalan, selanjutnya dari hasil analisa tersebut maka akan dirancang sebuah sistem baru yang diharapkan meminimalisasi kelemahan dari sistem berjalan. Dalam perancangan sistem, faktor pengendalian intern tidak boleh dilupakan karena merupakan unsur penting dalam sebuah sistem yang baik.
Dengan adanya sistem yang lebih baik diharapkan perusahaan lebih mampu meningkatkan daya kompetisinya dengan meminimalisasi biaya pembelian dan persediaan sehingga daya saing produk dari segi harga dan kualitas dapat meningkat. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan
vi
PENGANTAR
Puji Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
Adapun tujuan dari penulisan skripsi saya ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi strata-1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara.
Pada kesempatan ini, saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Ibu Dr. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara
2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi dan Ketua Jurusan Akuntansi.
3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi.
4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.
5. Bapak Anderes Gui, SE, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini.
6. Pimpinan dan pihak-pihak perusahaan PT. INDONESIA AIR TRANSPORT khususnya kepada bapak R.D.A. Moedianto selaku Logistic Manager yang telah memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan keterangan serta data-data yang saya perlukan dalam penyusunan skripsi ini. 7. Pihak-pihak perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu
kami dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini.
8. Kepada Ayah, Ibu dan Kakak saya yang telah memberikan doa restu dan dukungan moril bagi saya yang merupakan pendorong semangat untuk menyelesaikan penyusunan skripsi ini.
9. Teman-teman dari Kelas PAZ Angkatan ‘99 yang ikut serta membantu saya dalam menyusun skripsi ini.
vii
Akhir kata saya mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam skripsi saya ini terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dan terima kasih sebesar-besarnya pula bagi pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi yang saya susun ini.
Jakarta, Juli 2004
Penyusun
viii
DAFTAR ISI
Halaman Halaman Judul Luar
Halaman Judul Dalam
Halaman Persetujuan Hardcover Halaman Pernyataan Dewan Penguji
i
DAFTAR GAMBAR xiii
DAFTAR LAMPIRAN xviii
BAB 1 PENDAHULUAN 1
Tujuan dan Manfaat Metodologi Penelitian
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 8
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi 8
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
2.1.5 Siklus Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi
8 9 10 10
2.2 Pembelian
2.2.1 Pengertian Pembelian dan Sistem Akuntansi Pembelian 2.2.2 Fungsi Terkait Dengan Sistem Akuntansi Pembelian
ix 2.3
2.4
2.5
2.6
2.2.3 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian 2.2.4 Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian
2.2.5 Cara Pemilihan Pemasok Persediaan
2.3.1 Pengertian Persediaan 2.3.2 Jenis Persediaan
2.3.3 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan 2.3.4 Kebijaksanaan Dalam Pengawasan Persediaan 2.3.5 Prosedur Persediaan
Pengendalian Intern
2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern
2.4.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern
2.4.3 Pengendalian Intern Dalam Sistem Pembelian Analisis Sistem dan Perancangan Sistem
2.5.1 Analisis Sistem
2.5.1.1 Pengertian Analisis Sistem 2.5.1.2 Tujuan Analisis Sistem 2.5.1.3 Tahapan Analisis Sistem 2.5.2 Perancangan Sistem
2.5.2.1 Pengertian Perancangan Sistem 2.5.2.2 Tahapan Perancangan Sistem Alat Bantu Analisis dan Perancangan 2.6.1 Data Flow Diagram (DFD) 2.6.1.1 Diagram Konteks 2.6.1.2 Diagram Nol 2.6.1.3 Diagram Rinci
2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary) 2.6.3 Normalisasi
2.6.4 Bagan Terstruktur (Structured Chart) 2.6.5 Entity Relational Diagram (ERD)
x 2.7
2.6.6 Spesifikasi File Implementasi Sistem
31
2.7.1 Pengertian Implementasi Sistem 2.7.2 Tahapan Implementasi Sistem
32 33
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 34
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 34
3.2
3.3
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.2.1 Uraian Tugas dan Wewenang 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.3.1 Visi Perusahaan 3.1.3.2 Misi Perusahaan
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
3.2.1 Gambaran Operasional Pembelian dan Persediaan Suku Cadang
xi
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 68
4.1 Struktur Organisasi 68
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
Diagram Alir Data 4.2.1 Diagram Konteks 4.2.2 Diagram Nol 4.2.3 Diagram Rinci Data Sistem
4.3.1 Kamus Data
4.3.1.1 Kamus Data Aliran Data 4.3.1.2 Kamus Data Laporan 4.4.1.3 Kamus Data Data Store 4.3.2 Normalisasi
4.3.3 Spesifikasi File
4.3.4 Entity Relational Diagram (ERD) Entity Relational Diagram (ERD) 4.4.1 Bagan Terstruktur
4.4.2 Spesifikasi Proses
Rancangan Masukan dan Keluaran 4.5.1 Rancangan Masukan
4.5.1.1 Rancangan Menu 4.5.1.2 Rancangan Form 4.5.2 Rancangan Keluaran
4.5.2.1 Rancangan Formulir 4.5.2.2 Rancangan Laporan Rancangan Implementasi
4.6.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan 4.6.2 Jadwal Implementasi Sistem
xii
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 164
5.1 Simpulan 164
5.2 Saran 165
DAFTAR PUSTAKA xix
RIWAYAT HIDUP xxi
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. INDONESIA AIR TRANSPORT 37
Gambar 3.2 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan
53
Gambar 3.3 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan)
54
Gambar 3.4 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan)
55
Gambar 3.5 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Suku Cadang Dari Pemasok Sistem Berjalan
56
Gambar 3.6 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Suku Cadang Dari Pemasok Sistem Berjalan (Lanjutan)
57
Gambar 3.7 Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Suku Cadang Sistem Berjalan
58
Gambar 3.8 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Sistem Berjalan
59
Gambar 3.9 Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan)
60
Gambar 3.10 Diagram Alir Dokumen Prosedur Penghitungan Fisik Persediaan Suku Cadang Sistem Berjalan
xiv
Gambar 3.11 Diagram Konteks Sistem Barjalan 62
Gambar 3.12 Diagram Nol Sistem Berjalan 63
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Yang Diusulkan 69
Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan 70
Gambar 4.3 Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan 71
Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan 72
Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan 73
Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 2.1 Sistem Yang Diusulkan 74
Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan 75
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan 76
Gambar 4.9 Diagram Rinci Proses 6.0 Sistem Yang Diusulkan 77
Gambar 4.10 Entity Relational Diagram Sistem yang Diusulkan 105
Gambar 4.11 Bagan Terstruktur Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang
106
Gambar 4.12 Bagan Terstruktur Data 106
xv
Gambar 4.14 Bagan Terstruktur Surat Permintaan Penawaran Harga 107
Gambar 4.15 Bagan Terstruktur Surat Order Pembelian 108
Gambar 4.16 Bagan Terstruktur Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang 109
Gambar 4.17 Bagan Terstruktur Konfirmasi Retur Pembelian 110
Gambar 4.18 Bagan Terstruktur Persediaan 111
Gambar 4.19 Bagan Terstruktur Surat Permintaan Suku Cadang 111
Gambar 4.20 Bagan Terstruktur Surat Pengeluaran Suku Cadang 112
Gambar 4.21 Bagan Terstruktur Surat Pemakaian Suku Cadang 112
Gambar 4.22 Bagan Terstruktur Laporan 113
Gambar 4.23 Bagan Terstruktur Laporan Pembelian Suku Cadang 114
Gambar 4.24 Bagan Terstruktur Laporan Retur Pembelian Suku Cadang 114
Gambar 4.25 Bagan Terstruktur Laporan Rating Pemasok 115
Gambar 4.26 Bagan Terstruktur Laporan Penerimaan Suku Cadang 116
Gambar 4.27 Bagan Terstruktur Laporan Pemakaian Suku Cadang 116
Gambar 4.28 Bagan Terstruktur Laporan Persediaan Suku Cadang 117
xvi
Gambar 4.30 Rancangan Menu Awal 135
Gambar 4.31 Rancangan Menu Data 136
Gambar 4.32 Rancangan Menu Pembelian 136
Gambar 4.33 Rancangan Menu Persediaan 137
Gambar 4.34 Rancangan Menu Laporan 137
Gambar 4.35 Rancangan Menu Data Suku Cadang 138
Gambar 4.36 Rancangan Menu Data Pemasok 139
Gambar 4.37 Rancangan Form Surat Permintaan Penawaran Harga 140
Gambar 4.38 Rancangan Form Surat Order Pembelian 141
Gambar 4.39 Rancangan Form Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang 142
Gambar 4.40 Rancangan Form Konfirmasi Retur Pembelian 143
Gambar 4.41 Rancangan Form Surat Permintaan Suku Cadang 144
Gambar 4.42 Rancangan Form Surat Pengeluaran Suku Cadang 145
Gambar 4.43 Rancangan Form Surat Pemakaian Suku Cadang 146
Gambar 4.44 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga 147
xvii
Gambar 4.46 Rancangan Formulir Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang
149
Gambar 4.47 Rancangan Formulir Konfirmasi Retur Pembelian 150
Gambar 4.48 Rancangan Formulir Surat Permintaan Suku Cadang 151
Gambar 4.49 Rancangan Formulir Surat Pengeluaran Suku Cadang 152
Gambar 4.50 Rancangan Formulir Persediaan Suku Cadang 153
Gambar 4.51 Rancangan Formulir Surat Pemakaian Suku Cadang 154
Gambar 4.52 Rancangan Laporan Pembelian Suku Cadang 155
Gambar 4.53 Rancangan Laporan Retur Pembelian Suku Cadang 156
Gambar 4.54 Rancangan Laporan Rating Pemasok 157
Gambar 4.55 Rancangan Laporan Penerimaan Suku Cadang 158
Gambar 4.56 Rancangan Laporan Pemakaian Suku Cadang 159
Gambar 4.57 Rancangan Laporan Persediaan Suku Cadang 160
Gambar 4.58 Bagan Rencana Implementasi 163
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Simbol Flowchart L.1
Lampiran 2 Simbol Data Flow Diagram (DFD) L.4
Lampiran 3 Simbol Kamus Data L.5
Lampiran 4 Simbol Bagan Terstruktur L.6
