A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip sebagai sumber informasi sangat dibutuhkan oleh semua orang dan organisasi, baik organisasi milik pemerintah maupun swasta. Arsip mendukung kinerja suatu organisasi. Organisasi tidak bisa lepas dari ketersediaan arsip. Arsip merupakan hasil dari proses kegiatan organisasi. Arsip akan terus tercipta selama organisasi tersebut melaksanakan tugas dan fungsinya. Semakin tinggi aktivitas organisasi, maka semakin banyak arsip yang diciptakan. Arsip sebagai sumber informasi dalam organisasi dapat digunakan sebagai pusat ingatan dan sebagai alat bantu pengambilan keputusan. Menurut Undang-Udang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
Masyarakat luas kebanyakan mengenal arsip dalam bentuk tekstual saja. Dalam undang-undang kearsipan dijelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media. Arsip terdiri dari berbagai bentuk yaitu antara lain arsip elektronik, arsip tekstual,arsip kartografi
dan gambar teknik, arsip audiovisual. Salah satu bentuk arsip audiovisual adalah arsip foto.
Arsip foto merupakan arsip yang memilik arti penting dalam proses pelaksanaan organisasi karena arsip foto dapat merekam pelaksanaan kegiatan organisasi dan peristiwa yang terjadi dalam sebuah organisasi secara visual. “ A
picture tells a thousand word’s and this is particulary true for archival
collections. Photographs have become an indispensable part of most archives.’2
(Suatu gambar dapat menceritakan seribu kata dan hal ini terutama berlaku untuk koleksi arsip. Foto telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari arsip).Foto dapat merekam peristiwa atau kejadian-kejadian dan kegiatan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi. Saat ini hampir setiap organisasi pasti menciptakan sebuah arsip foto yang berkaitan dengan kegiatan di dalam organisasi tersebut. Akan tetapi banyak yang tidak bisa merawat dan mengelola arsip foto dengan baik. Apabila arsip foto dapat dikelola dan dirawat dengan baik akan bermanfaat bagi kelangsungan hidup organisasi tersebut. Dengan adanya arsip foto dapat dijadikan sebagai sumber informasi, alat bukti, dan alat pertanggungjawaban dalam kegiatan organisasi.
Salah satu langkah untuk mengelola arsip foto di sebuah instansi yaitu dengan kegiatan pengolahan arsip foto. Pengolahan arsip foto dilakukan agar arsip foto dapat tertata dan dapat ditemukan kembali saat diperlukan. Kegiatan
2 Jackie Bettington (et al.,) Keeping Archives edition third, (Australia: Australian Society of Archivists Inc. 2008.), hlm. 519.
pengolahan arsip foto meliputi seleksi dan penilaian arsip foto, penyusunan skema pengaturan arsip foto, pendiskripsian arsip foto, penomoran, maneuver, dan penyimpanan arsip foto.
Kantor Arsip Kabupaten Bantul melakukan proses pengolahan arsip foto dalam bentuk negatif dan positif. Pengolahan arsip foto yang dilakukan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul dilakukan guna memelihara arsip foto yang berkaitan dengan kegiatan organisasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bantul. Kantor Arsip Bantul pada tahun 2009 dan 2014 pernah digunakan untuk Praktik Kerja Lapangan oleh Mahasiswa Kearsipan SV UGM. Fokus Praktik Kerja Lapangan pada tahun 2009 dan 2014 oleh mahasiswa Kearsipan SV UGM adalah mengenai Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif. Berbeda dengan tahun sebelumnya, fokus penulis pada Praktik Kerja Lapangan tahun 2015 yaitu mengenai Pengolahan Arsip Foto. 3
Berdasarkan uraian tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut (1) Bagaimana proses pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Kabupaten Bantul? (2) Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pengolahan arsip foto? (3) Kendala apa saja yang terjadi selama proses pengolahan arsip foto
3 Herlina Ekawati, Nurul Septiana Wijayanti, Urai gani Sutriyadi,”Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip Kabupaten Bantul”, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM,2009., Ria Yunita,” Pengolahan Arsip Dinamis Inaktif Di Kantor Arsip Kabupaten Bantul”, Laporan TA pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2014.
B. Tujuan
Tujuan dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Arsip Kabupaten Bantul dengan judul “ Pengolahan Arsip Foto Di Kantor Arsip Kabupaten Bantul” adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengelolahan arsip foto yang dilakukan oleh Kantor Arsip Kabupaten Bantul khususnya arsip foto dalam bentuk positif.
2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses pengolahan arsip foto.
3. Untuk mengetahui kendala apa saja yang terjadi selama proses pengolahan arsip foto.
C. Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data pada praktik kerja lapangan ini merupakan kegiatan awal penyusunan Laporan Tugas Akhir. Metode pengumpulan data dilakukan untuk mencari informasi mengenai pengolahan arsip foto di kantor Arsip Kabupaten Bantul, yang meliputi observasi, wawancara, dan studi pustaka : 1. Observasi
Metode ini merupakan kegiatan pengumpulan data dengan cara mengamati langsung objek Praktik Kerja Lapangan. Mengamati langsung keadaan yang sebenarnya dalam pengolahan arsip foto dan mengidentifikasi bagamimana proses pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Selanjutnya mencatat hasil pengamatan secara sistematis. Kegiatan observasi dilakukan
lebih dari satu kali. Kegiatan observasi ini juga dilakukan untuk mengetahui apakah dalam praktik sesuai dengan teori yang diterapkan di perkuliahan. 2. Wawancara
Metode wawancara dilakukan untuk melengkapi data yang berkaitan dengan tema. Kegiatan wawancara bebas dilakukan terhadap Arsiparis di Kantor Arsip Bantul. Wawancara bebas dilakukan untuk melengkapi informasi dan data.
3. Studi Pustaka
Pengumpulan data dilakukan dengan cara mengumpulkan data dari berbagai sumber, buku, artikel, peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan pengolahan arsip foto. Metode ini digunakan untuk panduan hasil observasi dan wawancara yang disesuaikan dengan sumber dari buku yang ada. Buku- buku yang digunakan penulis sebagai sumber informasi berasal dari koleksi Prodi Kearsipan SV UGM.
D. Tinjauan Pustaka
Buku pertama adalah buku Manajemen Kearsipan, karangan Basir Barthos yang diterbitkan di Jakarta pada tahun 2005 oleh PT Bumi Aksara. Buku ini menjelaksan tentang kearsipan secara umum. Di dalam buku ini juga dijelaskan mengenai pengertian arsip dan pada halaman 1 disebutkan yang termasuk dalam pengertian arsip salah satunya adalah arsip foto. Arsip foto merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang terjadi di suatu tempat.
Buku kedua adalah buku Keeping Archives 3rd Edition yang diedit oleh
Jackie Bettington, diterbitkan pada tahun 2008. Dalam buku ini menjelaskan definisi foto sebagai arsip. Foto merupakan rekaman suatu kejadian yang dapat menjadi sumber informasi dan di dalam buku ini juga dijelaskan mengenai diskripsi arsip foto. Diskrispi merupakan bagian penting dari arsip foto. Di dalam buku ini dijelaskan mengenai konten yang harus ada di dalam kartu deskripsi yaitu item numbers dan identity. Item numbers adalah nomor yang diberikan pada sebuah foto, masing- masing nomor pada foto harus beda dengan foto yang lain.
Identity adalah informasi mengenai foto yang bersangkutan, isi dari identity
tersebut meliputi title yang berisi nama foto, part of series berisi kesamaan kegiatan, part of an accession berisi tentang kesamaan akses, previous ID details berisi penomoran sementara, dan yang terakhir storage location atau lokasi penyimpanan berisi tentang nomor album, nomor dokumen, nomor box, nomor rak, dan nomor ruangan.
Buku ketiga adalah buku Information and Image Management karangan Betty R. Ricks, Aim J. Swafford dan Koy F. Gow. Buku ini menjelaskan tentang kearsipan secara umum, namun di dalam buku ini juga membahas mengenai
Image Technology. Menurut buku ini Image Technology adalah penyimpanan
data atau dokumen lain seperti teks, tabel, grafik dan gambar. setelah Ada dua teknologi yang digunakan untuk pengambilan dan penyimpanan. Teknologi tersebut adalah optical disk dan micrographics. Teknik pengambilan gambar
harus dilakukan dengan teknologi yang baik, sehingga dapat menghasilkan informasi yang jelas.
E. Sistematika Penulisan
Penulisan laporan tugas akhir dengan judul “Pengolahan Arsip Foto Di Kantor Arsip Kabupaten Bantul terdiri dari empat bab, dari masing- masing bab menjelaskan masalah yang berbeda, akan tetapi antara bab satu dengan bab lain saling memiliki hubungan. Dalam penulisan laporan tugas akhir dibagi masing-masing bab untuk mempermudah pemahaman setiap babnya.
Bab pertama pada laporan ini membahas tentang latar belakang dan permasalahan mengenai gambaran umum arsip foto. Pada bab ini juga berisi tujuan dan manfaat praktik kerja lapangan di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Pembahasan selanjutnya mengenai metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data yang dilakukan meliputi metode observasi, wawancara, dan studi pustaka. Setelah tujuan dan manfaat dibahas mengenai tinjauan pustaka, tinjauan pustaka berisi tentang sumber- sumber yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir. Pembahasan yang terakhir pada bab pertama mengenai sistematika penulisan. Sistematika penulisan membahas secara simgkat keseluruhan isi laporan.
Bab dua pada laporan ini membahas tentang gambaran umum tempat Praktik Kerja lapangan yaitu di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Pada bab ini membahas mengenai sejarah singkat, bagaimana berdirinya Kantor Arsip Kabupaten Bantul,Landasan Hukum, kedudukan, Visi Misi, Struktur Organisasi,
Tugas dan Fungsi Organisasi di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Kantor Arsip Kabupaten Bantul memiliki tugas pokok yaitu melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang arsip dan dokumentasi. Kantor Arsip Kabupaten Bantul beralamat di Komplek II Pemerintah Kabupaten Bantul, Manding, Trirenggo, Bantul.
Bab tiga membahas tentang bagaimana proses pengolahan arsip foto di Kantor Arsip Kabupaten Bantul. Proses yang dilakukan dalam pengolahan arsip foto yaitu meliputi penyeleksian arsip foto, membuat deskripsi arsip foto, pemberian kode klasifikasi, manuver kartu deskripsi, manever berkas, penomoran definitif,penyusunan daftar arsip foto, dan penyimpanan arsip foto. Dalam bab ini juga membahas mengenai sarana prasarana dan kendala apa saja yang ada pada saat proses pengolahan arsip foto.
Bab empat pada laporan ini berisi penutup yang meliputi kesimpulan dari seluruh laporan dan saran dari penulis. Kesimpulan merupakan jawaban dari permasalahan yang telah dirumuskan yang di ambil dari hasil analisis pada bab – bab terdahulu.
