ANALISIS DIKLAT ORIENTASI KERJA (DOK) PEGAWAI BARU
PADA PERUM PERCETAKAN UANG R.I (PERURI) KARAWANG
DIAN RATNA SUMINAR
1TITIN ENDRAWATI
2Program Studi Manajemen Sumber Daya Manusia Politeknik APP Jakarta
Email : titinendrawati@gmail.com
2ABSTRAK
Analisis ini bertujuan untuk mengetahui proses diklat orientasi kerja (DOK) tingkat I angkatan V untuk pegawai baru pada Perum Percetakan Uang R.I (PERURI) Karawang. Tugas akhir ini menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif berdasarkan data yang diperoleh dari observasi, wawancara dan studi kepustakaan kemudian diolah dan dianalisis menjadi data yang sistematik, teratur, terstruktur dan mempunyai makna. DOK tingkat I ini merupakan diklat yang berjenis induction training yang diberikan kepada pegawai dengan jenjang pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA). Penyelenggaraan DOK secara In House menggunakan metode off the job training. Evaluasi pada DOK terdapat pada evaluasi level reaction untuk evaluasi penyelenggaraan dan learning untuk evaluasi materi.
Kata Kunci : Analisis, Diklat, Orientasi
ABSTRACT
The purpose of this final project is to find out process of Diklat Orientasi Kerja (DOK) level I generation V for new employee in Perum Percetakan Uang R.I (PERURI) Karawang. This final project use qualitative descriptive method based on data what retrieved form observation, interview and library research then processed and analyzed be systematic data, structured, and have a meaningful. The DOK level I is induction training to be given new employee with level of education Senior High School. Implementation DOK by In House use off the job training method. Evaluation of DOK at Reaction level for evaluation implementation and Learning level for evaluation of the material.
Keywords : Analysis, Training, Orientation
PENDAHULUAN
Manajemen Sumber Daya Manusia diperlukan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya manusia dalam perusahaan agar pegawai dapat memberikan satuan kerja yang efektif artinya perusahaan mengharapkan kinerja yang baik dari pegawai dalam melakukan tugas yang diberikan. Sumber daya manusia merupakan modal dasar yang sangat penting dalam proses pembangunan perusahaan bahkan nasional maupun internasional, apalagi dalam menghadapi Masyarakat Ekonomi
Asean (MEA), kualitas sumber daya manusia yang baik sangat dibutuhkan. Oleh karena itu, kualitas sumber daya manusia harus dilatih dan dikembangkan agar tercapai tujuan yang diinginkan perusahaan.
Adapun aktivitas yang dilakukan oleh manajemen sumber daya manusia diantaranya diklat untuk pengembangan pengetahuan pegawai tentang perusahan atau pengetahuan untuk memperbaiki kinerja pegawai. Di tahap awal, perusahaan akan memberikan suatu orientasi agar pegawai baru tersebut memiliki pengetahuan
tentang perusahaan tempat dia bekerja. Orientasi ini berisikan materi mengenai gambaran perusahaan yaitu visi, misi, dan budaya di perusahaan tersebut. Begitu jugan dengan Perum Peruri, Perum Peruri memberikan suatu Diklat Orientasi yang disebut Diklat Orientasi Kerja. Diklat Orientasi Kerja ini diberikan kepada pegawai PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) atau kepada pegawai yang sedang dalam masa percobaan yang baru diangkat menjadi pegawai baru di Perum Peruri.
Diklat Orientasi Kerja diberikan berdasarkan tingkat pendidikan. Khusus bagi tingkat pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA) disebut Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I dan karena banyaknya jumlah pegawai baru maka pelaksanaan Diklat Orientasi Kerja (DOK) dibagi beberapa angkatan, analis memfokuskan pada pelaksanaan Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V. Diklat Orientasi Kerja ini perlu diberikan kepada pegawai baru karena pada umumnya pegawai baru mengalami beberapa kendala misalnya kekhawatiran tidak diterima di sebuah kelompok baru.
Berdasarkan latar belakang di atas dapat ditarik suatu judul tugas akhir “Analisis Proses Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang.”
Permasalahan dan Batasan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas, analis menyusun permasalahan dan batasan masalah yang akan dibahas dalam analisis tugas akhir ini adalah bagaimana proses, kendala dan manfaat dari DOK Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang dan agar pembahasan masalah dalam tugas akhir ini lebih terarah maka adanya batasan masalah yaitu sebatas pada uraian proses Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang.
Tujuan Analisis
Berkaitan dengan permasalah yang telah dirumuskan di atas, maka tujuan analisis tugas akhir ini adalah untuk mengetahui Proses Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang, mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam proses Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang, dan manfaat dari Diklat Orientasi Kerja
(DOK) Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang.
Manfaat
Analisis ini diharapkan dapat memberikan manfaat praktis untuk berbagai pihak yang terkait, yaitu bagi analis merupakan bentuk aplikatif ilmu yang dipelajari selama kuliah, bagi akademis menjadi referensi bahan ajar, bagi perusahaan dapat memberikan masukan dan bagi pembaca dapat menjadi informasi yang bermanfaat.
METODOLOGI
Lokasi analisis dilakukan yaitu di Perum Peruri Karawang Desa Parung Mulya, Kec. Ciampel, Kab. Karawang, Jawa Barat 41361 dan selama 3 bulan mulai dari tanggal 02 Februari -30 April 2015. Metode pengumpulan data tugas akhir ini memiliki jenis data kualitatif yaitu data yang dikumpulkan bukan berupa angka-angka melainkan data tersebut berupa uraian kalimat yang bermakna. Sumber data yang diperoleh dari data primer dan sekunder. Selanjutnya metode pengambilan data menggunakan metode studi kepustakaan, wawancara dan observasi. Kemudian dianalisis menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif yaitu metode analisis yang hasilnya berupa uraian kata-kata maupun deskripsi suatu proses kegiatan dengan tahap mereduksi data kemudian penyajian data dan selanjutnya ditarik kesimpulan.
ANALISIS PROSES KERJA
Perusahaan Umum Percetakan Uang Republik Indonesia (PERUM PERURI) didirikan pada tahun 15 September 1971, merupakan gabungan dari dua perusahaan, yaitu PN. Pertjetakan Kebajoran dan PN. Artha Yasa. Sebagai satu-satunya Badan Usaha Milik Negara (BUMN) di bidang Percetakan Uang di Indonesia, tugas utama PERUM PERURI adalah menyelenggarakan usaha mencetak uang rupiah Republik Indonesia (baik uang kertas maupun uang logam) untuk Bank Indonesia serta mencetak produk kertas berharga non uang sesuai pesanan perusahaan pemesan. Perum Peruri memiliki pegawai 4123 terdiri dari 2065 laki-laki dan 2058 perempuan yang tersebar di 4 (empat) kantor perusahaan yaitu di Jakarta, Karawang, Medan dan Surabaya. Memiliki VISI:
Security Printing and System“. MISI:
Menghasilkan produk berkualitas dan bernilai sekuriti tinggi kebanggaan bangsa dan TATA NILAI: Integritas, Sekuriti, Teamwork, Inovasi dan Kualitas disebut INSTINK.
Uraian Proses Kerja
Menurut Pola Diklat yang ada di Perum Peruri, Diklat Orientasi Kerja adalah Diklat yang diberikan kepada calon pegawai Perum Peruri.. Diklat Orientasi Kerja (DOK) berjumlah tiga tingkatan yang dikelompokan berdasarkan tingkat pendidikan peserta DOK tersebut dan masing-masing tingkatan terdiri dari beberapa angkatan yang jumlahnya disesuaikan dengan jumlah calon pegawai pada tingkatan tersebut.
Tingkat I : DOK untuk peserta dengan tingkat pendidikan SMA
Tingkat II : DOK untuk peserta dengan tingkat pendidikan D3/DIV
Tingkat III : DOK untuk peserta dengan tingkat pendidikan Sarjana/S1
Diklat Orientasi Kerja (DOK) di Perum Peruri terbagi menjadi 5 tahapan yaitu:
1. Proses Penilaian Kebutuhan Pelatihan (TNA)
Penilaian kebutuhan pelatihan berasal dari beberapa sumber. Sedangkan untuk DOK bersumber dari Departemen PSDM dengan melihat adanya calon pegawai yang baru diangkat menjadi pegawai. Departemen PSDM akan mengirimkan Nota Dinas kepada Seksi Pelatihan beserta rinciannya bahwa adanya kebutuhan untuk dilakukannya DOK.
2. Proses Penyusunan Program Diklat
Setelah menganalisa kebutuhan-kebutuhan pelatihan maka selanjutnya disusun disusun jadwal program diklat untuk satu tahun ke depan.
3. Proses Perencanaan dan Persiapan Diklat
Dalam perencanaan diklat dibuat rancangan diklat meliputi: identifikasi peserta untuk DOK Tingkat I yaitu pegawai PKWT yang baru diangkat menjadi pegawai tetap Perum Peruri dengan tingkat pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA). Waktu ditetapkannya DOK adalah sesaat setelah pengangkatan pegawai baru dan bertempat di Gedung Administrasi Perum Peruri Karawang
secara In House, menetapkan metode yaitu metode yang dipilih adalah metode ceramah, tanya jawab, peragaan dan latihan, menetapkan tenaga pengajar yaitu tenaga internal seperti Kepala divisi dan kepala seksi setiap unit dan pihak eksternal, menyiapkan estimasi biaya untuk beberapa angkatan DOK, menyiapkan media peralatan,membuat materi gambaran umum perusahaan dan materi mengenai setiap seksi yang ada di Perum Peruri, rundown sebagai perkiraan durasi penyelenggaraan yaitu selama 3 minggu, form absen peserta dan form evaluasi. Selain itu dibuat Surat Perintah Tugas Belajar (SPTB) sebagai permintaan ijin kepada atasan peserta DOK dan pengajar untuk meninggalkan pekerjaan dan surat undangan untuk tenaga pengajar dan peserta.
4. Proses Penyelenggaraan DOK
Penyelenggaraan pelatihan sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan. Dalam teknis pelaksanaan diklat terbagi 3 bagian teknis yaitu: a. Tahap pra-pelatihan: menyiapkan perangkat
pelatihan.
b. Tahap penyelenggaraan: opening dan closing, pembelajaran, dll.
c. Tahap pasca pelatihan: pelaporan hasil pelatihan (evaluasi)
5. Proses Evaluasi Diklat
Proses evaluasi merupakan proses pengumpulan informasi mengenai program diklat yang telah dilaksanakan. Pada akhir diklat, peserta diminta untuk mengisi formulir yang telah disiapkan oleh penyelenggara.
Untuk DOK evaluasi yang dilakukan ada dua yaitu:
a. Evaluasi penyelenggaraan
Pada evaluasi ini, peserta akan mengisi kuisioner pada hari terakhir pelatihan berupa pertanyaan dan saran dari peserta. Hasil kuisioner ini akan menjadi bahan perbaikan untuk pelaksanaan DOK selanjutnya.
b. Evaluasi materi
Pada evaluasi ini, peserta akan diberikan pertanyaan seputar materi yang telah disampaikan selama DOK berlangsung. Evalusi ini bertujuan untuk mencari 5 (lima) orang peserta dengan nilai terbaik yang nantinya akan diberi reward berupa Plan Visit ke anak perusahaan misalnya ke medan.
Kendala-kendala DOK Tingat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang
Kendala-kendala yang dihadapi antara lain: Jadwal tenaga pengajar yang bentrok dengan pekerjaan, kesibukan perusahaan dalam order target sehingga DOK dilaksanakan dengan menyesuaikan waktu dari kesibukan peserta dan para pengajar, pengangkatan tenaga PKWT yang tidak menentu dan bahkan cenderung lama sehingga peserta merasa sudah tidak perlu untuk mengikuti diklat ini sehingga dianggap sebagai formalitas saja, terkadang pemateri tidak mampu menjawab pertanyaan yang mengarah ke kebijakan dan tidak adanya prosedur tertulis sehingga tidak ada aturan baku pelaksanaan diklat ini yang membuat pelaksanaannya tidak menentu.
Manfaat pelaksanaan DOK Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang
Manfaat pelaksanaan DOK ini antara lain: Para pegawai yang baru diangkat jadi mengetahui ruang lingkup, tujuan, struktur organisasi dan prosedur kerja serta hak dan kewajiban sebagai pegawai Perum Peruri, dapat membentuk pola pikir, sikap, moral, tingkah laku pegawai baru dan pegawai baru mendapat pengetahuan serta keterampilan dasar untuk melaksanakan tugasnya secara formal.
Analisis Proses Kerja
Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V merupakan diklat yang diberikan kepada pegawai PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu) yang baru diangkat menjadi pegawai tetap di Perum Peruri. Diklat ini bertujuan untuk memberikan orientasi tentang ruang lingkup, tujuan, struktur organisasi dan prosedur kerja serta hak dan kewajiban sebagai pegawai di Perum Peruri. Dilihat dari tujuan Diklat Orientasi Kerja (DOK) maka diklat ini termasuk ke dalam jenis pelatihan induksi (induction training) sesuai landasan teori tugas akhir ini bahwa pelatihan induksi bertujuan untuk mengenalkan organisasi kepada pegawai yang baru diangkat dan dilaksanakan sesaat setelah pegawai tersebut bergabung dengan organisasi.
Proses Diklat Orientasi Kerja Tingkat I Angkatan V dimulai dengan penilaian kebutuhan pelatihan dengan menganalisis pada tingkat organisasi yaitu menganalisis pada faktor-faktor utama seperti budaya, misi organisasi, iklim bisnis,
sasaran jangka pendek dan panjang dan struktur organisasi yang perlu diberitahukan kepada pegawai. Di dalam pnyelanggaraan diklat ini diciptakan lingkungan belajar yang kondusif dengan melihat tujuan pelatihan yang sesuai dengan jenis pelatihan yaitu untuk memperkenalkan gambaran umum serta faktor-faktor utama yang ada di Perum Peruri yang dirasa penting kepada pegawai yang baru diangkat. Diklat ini juga memberikan materi yang bermakna sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan yaitu materi-materi yang disampaikan berupa materi mengenai setiap unit kerja yang ada di Perum Peruri. Metode yang digunakan dalam penyelenggaraan diklat ini untuk menyampaikan materi tersebut yaitu menggunakan metode off the job training. Metode off the job training berupa metode pengajaran dengan cara ceramah, tanya jawab, peragaan dan latihan. Metode ceramah disampaikan di depan kelas oleh tenaga pengejar sesuai materi yang mereka ajarkan kemudian ada sesi mengajukan pertanyaan dari peserta kepada pemateri selain itu ada peragaan dan pelatihan untuk materi tertentu seperti materi GKM, peserta di latih untuk membuat proposal perbaikan mutu untuk unit tertentu dan simulasi untuk materi K3 seperti simulasi ketika menghadapi bencana kebakaran atau menurut teori lain disebut teknik presentasi informasi karena penyampaian materi di ruang kelas dengan cara tenaga pengajar mempresentasikan materi di depan kelas dan diselingi dengan teknik simulasi seperti materi K3. Metode ini dirasa cocok dengan jenis pelatihan dan dikarenakan tempat penyelenggaraannya In House yaitu di gedung administrasi Perum Peruri Karawang yang berlangsung selama 3 (tiga) minggu. Proses terakhir yaitu evaluasi. Evaluasi pada DOK Tingkat I Angkatan V berupa evaluasi penyelenggaraan dan evaluasi materi DOK. Menurut teori, evaluasi yang dilakukan pasca DOK termasuk ke dalam evaluasi pada level Reaction dan level Learning.
a. Level Reaction
Mengukur tingkat kepuasan peserta terhadap penyelenggaraan pelatihan. Di Perum Peruri evaluasi ini berisi tentang kepuasaan secara teknis seperti kepuasan atas tenaga pengajar, moderator, makanan, peralatan, sosialisasi, partisipasi peserta dan penyelenggaraan diklat secara keseluruhan. Di form evaluasi penyelenggaraan juga disediakan kolom untuk pemberian usul dan rekomendasi dari peserta diklat atas penyelenggaraan diklat orientasi
kerja ini. Evaluasi penyelenggaraan berupa kuisioner yang dibagikan kepada peserta DOK Tingkat I Angkatan V yaitu 25 peserta yang mengisi kuisioner. Hampir semua pernyataan kuisioner diisi “baik” oleh mayoritas peserta DOK kecuali pernyataan penilaian atas mutu lunch. Penilaian yang diisi “kurang” sama jumlahnya dengan penilaian yang diisi “baik” yaitu 12 peserta yang menilai demikian.
Dari grafik di atas menunjukkan bahwa 77,8% peserta memberikan penilaian bahwa penyelenggaraan DOK Tingkat I Angkatan V mengenai tenaga pengajar, moderator, makanan, peralatan, sosialisasi, partisipasi peserta dan penyelenggaraan diklat secara keseluruhan dinyatakan “Baik”.
b. Level Learning:
Mengukur pemahaman peserta atas materi yang disampaikan. Evaluasi materi ini berisi pertanyaan-pertanyaan seputar materi yang telah diajarkan untuk mengetahui sejauh mana pemahaman peserta terhadap materi yang telah diajarkan dan hasilnya dijadikan sebagai bahan perbaikan dalam penyampaian materi yang menjadi materi terbanyak nilai buruk dan juga
sebagai bahan untuk pemberian reward kepada peserta. Rerward tersebut berupa plan visit ke Peruri divisi barat atau divisi timur.
Dari grafik di atas menunjukan bahwa materi Pokok Penunjang merupakan materi yang kurang dipahami peserta karena nilai materi Pokok Penunjang semua peserta dibawah nilai materi Pokok Dasar dan materi Pokok Inti dan nilai semua peserta materi Pokok Penunjang dibawah 60.
KESIMPULAN
Berdasarkan analisa masalah dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut:
1. Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V adalah suatu diklat yang wajib diikuti oleh pegawai yang baru diangkat menjadi pegawai tetap di Perum Peruri. Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I ini dikhususkan bagi pegawai yang memiliki tingkat pendidikan Sekolah Menengah Atas (SMA) dan Diklat Orientasi Kerja (DOK) merupakan diklat yang dilaksankan dengan 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 1 4 7 10 13 16 19 22 25 N i l a i R a t a R a t a Peringkat
Grafik Evaluasi Materi DOK Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang
PD PI PP 9,8% 77,8% 12,4% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0%
Kurang Baik Sangat
Baik
Per
sen
tase
Predikat Hasil Grafik Evaluasi Penyelenggaraan DOK Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri Karawang
tujuan utama yaitu untuk memberikan orientasi tentang ruang lingkup, tujuan, struktur organisasi dan prosedur kerja serta hak dan kewajiban sebagai pegawai di Perum Peruri. Diklat Orientasi Kerja Tingkat I Angkatan V Pegawai Baru pada Perum Peruri diselenggarakan dengan “Baik” dengan melihat evaluasi penyelenggaraan 77,8% peserta menyatakan pelatihan ini diselenggarakan dengan baik sedangkan untuk evaluasi materi hanya pada materi Pokok Penunjang semua peserta memiliki nilai dibawah 60.
2. Didalam proses Diklat Orientasi Kerja (DOK) terdapat kendala yaitu kesibukan peserta maupun pengajar dalam pekerjaannya sehingga jadwal DOK harus dirubah-rubah menyesuaikan kesibukan tersebut dan pengangkatan pegawai yang tidak menentu bahkan cenderung lama membuat peserta DOK kurang antusias karena diklat orientasi dirasa tidak perlu lagi bagi peserta DOK hanya sebatas formalitas saja. 3. Manfaat dari Diklat Orientasi Kerja (DOK) ini
adalah memberikan pengetahuan tentang ruang lingkup, tujuan, struktur organisasi dan prosedur kerja serta hak dan kewajiban sebagai pegawai Perum Peruri dan semua itu disampaikan secara formal.
SARAN
Setelah mengamati hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah dalam proses Diklat Orientasi Kerja (DOK) Tingkat I Angkatan V Calon Pegawai Perum Peruri Karawang, maka di bawah ini akan disampaikan saran-saran sebagai berikut:
1. Dibuat punishment untuk peserta yang telah diundang mengikuti DOK namun tidak hadir saat hari penyelenggaraan.
2. Jadwal DOK dibuat pasti dengan mensosialisasikan jadwal dari jauh-jauh hari
agar pekerjaan dapat menyesuaikan pelaksanaan DOK sehingga tidak terjadi kemunduran waktu pelaksanaan DOK karena alasan sibuk dengan pekerjaan.
3. Dibuatkan Standard Operating Procedure secara tertulis agar proses diklat orientasi kerja ini jelas pelaksanaannya dan aturannya jangan hanya penyampaian melalui lisan saja.
DAFTAR PUSTAKA
Fathoni, Abdurrahmat. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Rineka Cipta. Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis
Mengembangkan SDM. Yogyakarta: Laksana.
Yuniarsih, Tjutju. Suwatno. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Alfabeta. Henny, 14 Mei 2011. Manfaat Diklat,
http://henny2011.wordpress.com/2011/05/14 /konsep-pelatihan/, diakses pada 18-04-2015.
Kaswan. 2013. Pelatihan dan Pengembangan untuk Meningkatkan Kinerja SDM. Bandung: Alfabeta.
L.Gaol, Jimmy. 2014. A to Z Human Capital. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia. Nawawi, Hadari. 2011. Manajemen Sumber Daya
Manusia untuk Bisnis yang Kompetitif. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Sudarmanto. 2014. Kinerja dan Pengembangan
Kompetensi SDM. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Subekhi. Ahmad, Mohamad Jauhar. 2012. Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Jakarta: Prestasi Pustaka. Wukir. 2013. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Organisasi Sekolah. Yogyakarta: Multi Pressindo.
