BAB 4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4 Analisis Faktor Material Penyebab Terjadinya Misfile
Faktor material dalam penelitian ini merujuk pada bahan yang digunakan dalam pelaksanaan penyimpanan rekam medis yang meliputi rak penyimpanan dan rekam medis.
a. Rak Penyimpanan
Rak penyimpanan berkas rekam medis merupakan sebuah lemari satu sisi tanpa pintu dengan sekat-sekat yang berfungsi untuk menyimpan dan merapikan berkas rekam medis supaya tetap terjaga. Rak penyimpanan rekam medis dibutuhkan dalam pengelolaan rekam medis karena bertujuan untuk menyimpan berkas rekam medis agar tersusun rapid an memudahkan dalam pencarian, pengembilan, dan pengembalian kembali berkas rekam medis (Susanto, 2018). Berdasarkan hasil wawancara dengan responden di Puskesmas Kasiyan didapatkan informasi bahwa rak penyimpanan rekam medis yang bisa digunakan di Puskesmas hanya 1. Satu rak saja yang dapat berfungsi dengan baik untuk menyimpan rekam medis.
“ kalau untuk rak yang bisa digunakan untuk penyimpanan 1 rak saja, tapi ada beberapa rak yang fungsinya masih kurang sesuai”
Responden 1
“ kalau untuk raknya ada beberapa, tapi yang berfungsi dengan baik itu cuma satu yang sesuai”
Responden 2
“kalau untuk untuk penambahan masing dianggarkan”
Responden 3 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat disimpulkan bahwa rak penyimpanan rekam medis yang sesuai dan bisa digunakan dengan baik hanya 1 rak saja. Berikut ini merupakan kondisi rak penyimpanan rekam medis yang digunakan untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam medis di Puskesmas Kasiyan.
Gambar 4. 3 Rak Penyimpanan Rekam Medi Yang Digunakan di Puskesmas Kasiyan
Berdasarkan gambar 4.3 tersebut, dapat disimpulkan bahwa rak rekam medis besi yang layak dipakai untuk proses penyimpanan hanya berjumlah satu rak. Sedangkan rekam medis lain yang tidak cukup disimpan dalam rak diletakkan pad arak terbuka lain yang terbuat dari kayu. Hal ini dapat menyebabkan berkas rekam medis tidak cukup untuk disimpan di rak dan menjadi tercecer tersimpan di lantai atau rak lain yang tersedia sehingga menyebabkan terjadinya misfile karena petugas kesulitan dalam mencari berkas rekam medis.
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut, dapat disimpulkan bahwa kebutuhan rak penyimpanan rekam medis di unit filling Puskesmas Kasiyan menjadi penyebab terjadinya misfile. Penelitian ini sesuai dengan penelitian yang menyatakan penyimpanan berkas rekam medis yang sering disimpan di tempat yang berbeda disebabkan karena kurangnya ketersediaan tempat sehingga menyebabkan penumpukan berkas dan tercecer dimana-mana. Hal ini menyebabkan kesulitan ketika pencarian karena tidak mengetahui letak penyimpanannya (Handayani et al., 2021).
b. Map Rekam Medis
Rekam medis yang baik harus dapat memuat informasi yang memadai bagi dokter yang merawat, pasien itu sedniri, dan petugas pemberi pelayanan. Rekam medis harus mampu memberikan data yang cukup dan terperinci, sehingga dokter atau tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kepada pasien dapat mengetahui bagaimana pengobat kepada pasien. Hal ini juga didukung dengan hasil wawancara kepada responden.
“ kalau untuk pencatatannya harus lengkap supaya mudah dipahami oleh tenaga yang melakukan pelayanan mbak “
Responden 2
“pengisiannya harus lengkap sehingga mudah untuk dipahami dalam pelayanan pasien, tapi dalam pelaksanannya ada yang tidak lengkap dalam mengisinya”
Responden 3 Berdasarkan hasil wawancara tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam pengisian berkas rekam medis, petugas mengetahui bahwa pengisian harus dilakukan secara lengkap untuk memudahkan dalam pelayanan kepada pasien. Namun, pelaksanannya beberapa berkas rekam medis ada yang diisi tidak lengkap oleh petugas sehingga perlu dikembalikan lagi untuk dilengkapi, sehingga waktu penyimpanan pada rak menjadi terlambat. Hal ini belum sesuai dengan penelitian yang menyatakan bahwa kelengkapan pengisian rekam medis memegang peran penting dalam meningkatkan kualitas pelayanan puskesmas, sehingga dalam proses peminjaman rekam medis sebaiknya dilakukan monitoring terlebih dahulu terhadap kelengkapan rekam medis sebelum dipinjam untuk mengurangi insiden ketidaklengkapan pengisian catatan medis yang akan berdampak pada proses pengembalian rekam medis jika ada berkas yang belum lengkap (Rini et al., 2019).
Penggunaan map rekam medis di Puskesmas Kasiyan terbuat dari bahan yang tidak terlalu tebal sehingga kurang efisien untuk melindungi formulir rekam medis.
Pada saat peneliti melakukan observasi di bagian filling, masih ditemukan berkas
yang mengalami kerusakan seperti sobek karena terlalu berdesakan ketika menyimpan dalam rak rekam medis. Pengambilan rekam medis juga membutuhkan waktu yang cepat, sehingga petugas segera mengambil berkas yang sesuai secara paksa dan menyebakan sobek atau rusak. Sampul atau berkas rekam medis yang sobek atau rusak dapat mengurangi nilai informasi pada rekam medis, sehingga hal ini dapat menyebabkan petugas kesulitan dalam mengidentifikasi berkas. Berkas yang sulit diidentifikasi, akan menyulitkan petugas dalam proses pengambilan kembali, sehingga berkas menjadi tercecer dan menjadi salah letak. Selain itu, peletakan berkas rekam medis di rak filling belum tertata dengan rapi sehingga dapat menyebabkan misfile di rak tersebut. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara kepada responden.
“ berkas kadang tercecer mbak misalkan sampulnya rusak atau ketika ngambilnya cepat “
Responden 2
“ berkas ada beberapa yang sobek dan terlipat jadi sudah diidentifikasi karna kadang kita ngeceknya harus cepat “
Responden 4 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat disimpulkan bahwa berkas rekam medis yang sobek dan terlipat menyulitkan petugas dalam membaca informasi secara cepat ketika pengambilan atau pengembalian rekam medis ke dalam rak, sehingga dapat menyebabkan kesalahan letak penyimpanan rekam medis. Selain itu, berkas yang tercecer dapat menyebabkan terjadinya misfile. Hal ini didukung oleh penelitian Fitri (2018) yang menyatakan bahwa pencarian berkas rekam medis oleh petugas akan mengalami kesulitan karena berkas tercecer sehingga pelayanan kepada pasien juga akan semakin sulit dan berdampak pada terlambatnya proses pelayanan karena memakan waktu yang lama. Dengan kondisi ini penataaan berkas yang belum rapi juga dapat menyebabkan kerusakan bagi map rekam medis.
Berdasarkan hasil identifikasi, peneliti menyimpulkan bahwa kondisi dan keadaan berkas rekam medis menjadi penyebab terjadinya misfile di unit filling
Puskesmas Kasiyan. Kenyataan di Puskesmas Kasiyan terkait kondisi berkas rekam medis yang rusak atau robek akan berpengaruh terhadap keamanan, kehilangan, dan kerahasiaan berkas rekam medis sehingga belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Menteri Kesehatan Republik Indonesia yaitu informasi tentang identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan, dan riwayat pengobatan pasien harus dijaga kerahasiaanya oleh tenaga kesehatan terkait (Permenkes RI, 2008). Hal ini sesuai dengan penelitian Fitri (2018) yang menyatakan bahwa kerusakan atau sobek yang terjadi pada berkas rekam medis dapat menghambat petugas rekam medis dalam peletakan dan pencarian berkas rekam medis di Rak filling, sehingga akan berpengaruh terhadap keamanan, kerahasiaan, dan kehilangan formulir berkas rekam medis karena kesalahan letak atau tercecer.
4.5 Analisis Faktor Money Penyebab Terjadinya Misfile Di Unit Filling Puskesmas Kasiyan
Money dalam penelitian ini merujuk pada anggaran yang digunakan dalam pengelolaan rekam medis bagian filling. Anggaran dana dari pemerintah sangat memberikan keuntungan untuk menunjang kebutuhan pelaksanaan rekam medis di puskesmas. Pelaksanaan anggaran di Puskesmas Kasiyan saat ini dalam tahap perancangan sesuai dengan kebutuhan rekam medis dan belum dicairkan karena masih proses penganggaran. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara kepada responden.
“ kalau anggaran dana sudah dirancang, tapi belum ada persetujuan jadi masih bentuk anggaran untuk kebutuhan rekam medis”
Responden 1
“anggarannya masih tahap pengajuan untuk membantu pelayanan dan pengelolaan rekam medis lebih baik”
Respenden 2
“ada anggarananya, tapi masih bentuk pengajuan anggaran”
Responden 3 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat disimpulkan bahwa kebutuhan dana terkait pengelolaan rekam medis untuk membantu proses pelayanan masih dalam tahap pengajuan. Perencanaan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan dalam penyimpanan dan pengelolaan rekam medis dalam tahap dianggarkan dan menunggu persetujuan. Untuk saat ini, penyediaan kebutuhan rak dan sarana prasarana lain belum tercukupi. Hal ini disebabkan karena harga rak penyimpanan yang cukup mahal sehingga dana atau anggaran yang disediakan digunakan untuk keperluan pengelolaan rekam medis yang lebih penting.
Proses penyusunan anggaran yang dilakukan ini sudah sesuai dengan salah satu kompetensi pendukung yang dimiliki professional perekam medis dalam menyusun anggaran (Kepmenkes RI, 2020). Penyusunan anggaran sebaiknya dilakukan secara rutin mengenai apa saja yang menjadi kebutuhan untuk kegiatan operasional setiap tahunnya sehingga setiap kebutuhan sudah terencana dengan baik dan pelayanan menjadi lebih optimal.
Berdasarkan hasil identifikasi, peneliti menyimpulkan bahwa alokasi dana atau anggaran menjadi salah satu penyebab terjadinya misfile di unit filling. Hal ini disebabkan karena kebutuhan penyimpanan rekam medis seperti rak rekam medis masih belum terpenuhi untuk menyusun penyimpanan rekam medis secara rapi, sehingga hal ini akan berdampak pada penyimpanan menjadi tercecer atau tidak pada tempatnya. Hal ini sesuai dengan penelitian dari Fitri (2018) yang menyatakan standard dan dana untuk penyediaan dana anggaran fasilitas penyimpanan seperti rak penyimpanan belum terpenuhi karena harganya yang cukup mahal serta penyusunan yang dilakukan secara mendadak oleh petugas ketika sarana tersebut sudah habis atau tidak layak pakai. Hal ini dapat menyebabkan kegiatan rekam medis di bagian filling menjadi tidak teratur dan penyimpanan menjadi tidak rapi.
4.6 Analisis Faktor Media Penyebab Terjadinya Misfile Di Unit Filling
Hasil identifikasi peneliti menunjukkan bahwa faktor media ruang penyimpanan yang mempengaruhi lingkungan kerja menjadi penyebab terjadinya misfile di unit filling Puskesmas Kasiyan. Hal ini disebabkan karena ruang kerja yang kurang nyaman, sehingga ketika petugas melaksanakan pekerjannya menjadi cepat lelah karena kondisi dan situasi yang kurang mendukung. Ketika kelelahan petugas menjadi tidak fokus, sehingga menyebabkan kesulitan dalam bekerja khusunya melakukan pengambilan dan pencarian rekam medis di ruang yang bertumpuk rekam medis dengan tidak rapi. Hal ini juga sesuai dengan penelitian dari Dewi (2022) yang menyatakan bahwa kondisi tempat kerja yang kurang memadai karena ruangan terlalu sempit dengan status pasien yang tidak tersusun rapi dapat menyebabkan kesulitan untuk menemukan berkas rekam medis yang salah letak.
4.7 Analisis Faktor Motivation Penyebab Terjadinya Misfile Di Unit Filling Puskesmas Kasiyan
Faktor motivation dalam penelitian ini dipengaruhi oleh adanya reward dan punishment dalam melakukan pekerjaan. Pemberian reward dan punishment berhubungan dengan sikap kepemimpinan. Kepemimpinan merupakan rangkaian kegiatan dari pemimpin yang tidak bisa dipisahkan dengan kedudukan atau gaya perilaku dari pimpinan sehingga mempengaruhi interaksi antara pemimpin, petugas, dan situasi di dalamnya (Fitri, 2018). Sikap kinerja dari atasan yang tegas diharapkan dapat mempngerauhi atau mendorong petugas untuk bisa berkontribusi besar dalam melakukan pengelolaan rekam medis di Puskesmas Kasiyan. Sikap kinerja ini dapat berupa pemberian pujian, penghargaan, atau teguran dan hukuman kepada petugas.
Berikut ini merupakan hasil wawancara dengan responden mengenai sikap kerja.
“ belum pernah ada reward mbak, kalau teguran ada misalkan kita salah”
Responden 2
“kalau untuk reward belum pernah, teguran dilakukan kalau kita melakukan kesalah dan kalau sudah 3 kali nanti kena SP”
Responden 3 Berdasarkan hasil wawancara tersebut, dapat disimpulkan bahwa dalam unit kerja filling belum dilakukan pemberian reward kepada petugas yang berhasil melakukan pekerjaan dengan baik sebagai bentuk motivasi kedapannya untuk bekerja dengan lebih baik lagi. Namun, pemberian teguran sudah diberikan oleh kepala rekam medis jika petugas tidak melakukan pekerjaan dengan benar atau membuat kesalahan, apabila sudah lebih dari tiga kali maka akan mendapatkan SP dari kepala rekam medis. Kondisi ini menjelaskan bahwa belum ada evaluasi secara rutin yang dilakukan di Puskesmas Kasiyan terkait dengan pelayanan kepada pasien.
Pengelolaan rekam medis di Puskesmas Kasiyan mengenai sikap kinerja pemimpin masih belum sesuai dengan keinginan petugas sehingga motivasinya dalam bekerja kurang optimal. Kurang maksimalnya petugas dalam bekerja dapat mempengaruhi proses pengelolaan rekam medis.
Berdasarkan hasil identifikasi dari peneliti, dapat disimpulkan bahwa pemberian reward dan punishment di Puskesmas Kasiyan menjadi penyebab terjadinya misfile. Hal ini disebabkan karena belum adanya peraturan yang kuat, petugas dapat bertindak dan bekerja sesuai dengan kemauannya bahkan kebijakan yang sudah dibuat belum bisa terlaksana dengan baik terutama dalam pengelolaan rekam medis karena petugas belum termotivasi untuk bekerja dengan optimal.
Kondisi ini dapat menyebabkan terjadinya misfile karena prosedur atau kebijakan tidak terlaksana dengan baik karena sikap kerja pemimpin yang belum memberikan reward, punishment sebagai bentuk evaluasi rutin dalam melakukan pekerjaan sehingga dapat menjadi pendorong semangat dalam melakukan penyimpanan, pencarian, pengambilan, dan pengembalian rekam medis. Hal ini juga sesuai dengan penelitian dari Agustinah et al (2020) yang menyatakan bahwa adanya reward dan punishment menjadi salah satu kebijakan yang dapat digunakan sebagai kerangka acuan pengelolaan rekam medis karena dengan pemberian reward bagi petugas yang bekerja dengan baik dan punishment kepada petugas yang kurang optimal dalam
bekerja dapat mempengaruhi petugas dalam bekerja sehingga mempengaruhi kinerjanya.
4.8 Menentukan Prioritas Masalah Yang Menjadi Penyebab Kejadia Misfile Unit Filling Di Puskesmas Kasiyan Menggunakan Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth)
Metode USG (Urgency, Seriousness, Growth) merupakan salah satu metode yang digunakan untuk melakukan prioritas masalah dengan metode skoring. Pada tahapan ini, setiap masalah akan dinilai tingkat risikonya kemudian akan dijumlahkan skor masalahnya untuk menentukan prioritas masalah. Tahap pertama yang dilakukan oleh peneliti untuk menentukan prioritas masalah yaitu dengan menjelaskan faktor-faktor penyebab terjadinya misfile di Puskesmas Kasiyan menggunakan 7M (man, money, method, material, machine, media, motivation).
Berikut ini merupakan hasil identifikasi permasalahan terkait dengan faktor penyebab terjadinya misfile di Puksemas Kasiyan :
a. Faktor Man dipengaruhi oleh petugas kurang memahami pelaksanaan sistem penyimpanan dan penjajaran rekam medis
b. Faktor Man dipengaruhi oleh pendidikan petugas belum sesuai dengan standar minimal pendidikan perekam medis dan informasi kesehatan yaitu rata-rata masih SMA/sederajat
c. Faktor man dipengaruhi oleh petugas belum pernah mengikuti pelatihan d. Faktor machine dipengaruhi oleh tracer sudah tersedia namun tidak
digunakan oleh petugas
e. Faktor method dipengaruhi oleh sosialisasi penggunaan SOP penyimpanan rekam medis tidak dilakukan oleh Puskesmas
f. Faktor material dipengaruhi oleh rak penyimpanan rekam medis yang bisa digunakan dengan baik hanya 1 rak
g. Faktor material dipengaruhi oleh bahan berkas rekam medis masih mudah sobek, tipis, dan terlipat
h. Faktor money dipengaruhi oleh anggaran dana masih dalam tahap penganggaran belum terealisasikan
i. Faktor media dipengaruhi oleh kondisi ruang kerja yang sempit belum sesuai dengan standar
j. Faktor motivation dipengaruhi oleh belum pernah diberikan reward atau motivasi dalam melaksanakan pekerjaan
Selanjutnya, peneliti akan melakukan memberikan kesempatan kepada responden untuk mengisi lembar USG yang sudah disiapkan dan memberikan skoring untuk menentukan prioritas masalah dengan menjumlahkan masing-masing hasil skoring dari responden. Berikut ini merupakan tabel rekapitulasi hasil skoring USG:
Tabel 4. 2 Tabel Perhitungan USG
NO MASALAH U S G
Total 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Petugas kurang memahami pelaksanaan sistem
penyimpanan dan penjajaran rekam medis
3 2 3 3 3 4 4 4 3 4 3 4 40
2 Rata-rata pendidikan petugas
SMA/sederajat 3 4 5 5 3 4 5 5 3 4 4 5 50
3 Petugas belum pernah
mengikuti pelatihan 2 3 3 3 2 3 3 3 2 3 3 3 33
4 Tracer sudah tersedia namun
tidak digunakan oleh petugas 3 4 3 4 4 4 3 3 4 3 3 3 41
5
Sosialisasi penggunaan SOP penyimpanan rekam medis tidak dilakukan oleh Puskesmas
3 4 5 5 5 4 5 3 3 5 4 5 51
NO MASALAH U S G
Total 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
6
Rak penyimpanan rekam medis yang dapat digunakan dengan baik hanya 1 rak
4 5 5 5 4 5 5 5 4 5 5 5 57
7
Bahan berkas rekam medis masih mudah sobek, tipis, dan telipat
3 3 4 4 3 4 3 4 3 3 3 3 40
8
Anggaran Dana masih dalam tahap pengganggaran belum terealisasikan
3 4 3 3 2 3 3 3 2 3 3 3 35
9 Kondisi ruang kerja belum
sesuai dengan standar 4 5 5 5 4 5 4 5 3 4 4 4 52
10
Belum pernah diberikan reward dalam melaksanakan pekerjaan
2 2 3 3 2 3 2 3 2 3 3 2 30
Tabel 4. 3 Rekapitulasi Hasil Skoring USG
No Masalah U S G Total Prioritas
1 Petugas kurang memahami pelaksanaan sistem penyimpanan dan penjajaran rekam medis
11 15 14 40 7
2 Rata-rata pendidikan petugas
SMA/sederajat 18 16 16 50 4
No Masalah U S G Total Prioritas 3 Petugas belum pernah mengikuti
pelatihan 11 11 11 33 9
4 Tracer sudah tersedia namun
tidak digunakan oleh petugas 15 14 12 41 5
5 Sosialisasi penggunaan SOP penyimpanan rekam medis tidak dilakukan oleh Puskesmas
17 17 17 51 3
6 Rak penyimpanan rekam medis yang dapat digunakan dengan baik hanya 1 rak
19 19 19 57 1
7 Bahan berkas rekam medis masih
mudah sobek, tipis, dan telipat 14 14 12 40 6 8 Anggaran Dana masih dalam
tahap pengganggaran belum terealisasikan
13 11 11 35 8
9 Kondisi ruang kerja belum sesuai
dengan standar 19 18 15 52 2
10 Belum pernah diberikan reward
dalam melaksanakan pekerjaan 10 10 10 30 10 Sumber : olah data primer (2022)
Berdasarkan hasil rekapitulasi skoring USG dan penentuan prioritas masalah yang sudah disepakati oleh petugas untuk menentukan faktor penyebab terjadinya misfile di unit filling Puskesmas Kasiyan dapat disimpulkan bahwa hasil penentuan prioritas masalah yang akan dilakukan penyelesaian adalah sebagai berikut :
a. Prioritas pertama adalah masalah terkait ketersediaan rak penyimpanan rekam medis yang bisa digunakan hanya 1 rak penyimpanan dengan total skor 57.
b. Prioritas kedua adalah masalah terkait kondisi ruang kerja yang belum sesuai dengan standar dengan total skor 52.
c. Prioritas ketiga adalah sosialisasi penggunaan SOP penyimpanan rekam medis tidak dilakukan oleh Puskesmas dengan total skor 51.
Hal ini sejalan dengan penelitian dari Murdiana (2021) yang menyatakan bahwa faktor penyebab terjadinya misfile disebabkan faktor manusia atau SDM yang kurang memenuhi kompetensi, ruang rekam medis yang kurang efisien, rak penyimpanan rekam medis yang terbatas, dan kurangnya pemahaman petugas mengenai penggunaan SOP.
4.9 Menentukan Solusi Masalah Terkait Dengan Faktor Penyabab Terjadinya Misfile Unit Filling Di Puskesmas Kasiyan
Tahap terakhir yang dilakukan oleh peneliti dalam penelitian ini adalah melakukan diskusi atau brainstorming mengenai solusi dari prioritas masalah yang sudah ditetapkan berdasarkan hasil skoring. Berikut ini merupakan tabel hasil brainstorming dengan responden.
Tabel 4. 4 Hasil Brainstorming
No Masalah Solusi
1
Ketersediaan rak penyimpanan rekam medis yang bisa digunakan dengan baik hanya satu
1. Melakukan pengajuan anggaran untuk kebutuhan sarana dan prasarana pengelolaan rekam medis terkait kebutuhan rak penyimpanan rekam medis kepada pengurus barang, pengelola asset puskesmas, dan dinas kesehatan.
2. Pada kebutuhan mendesak dalam pelayanan bersamaan dengan persetujuan pengajuan anggaran, maka dapat menggunakan lemari
No Masalah Solusi
yang memiliki aspek penyimpanan baik untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan rekam medis.
2 Kondisi ruang kerja yang belum sesuai dengan standar
Melakukan pengajuan atau usulan perbaikan tata letak ruang filling agar sesuai standar dan ruang kerja menjadi nyaman
3
Sosialisasi penggunaan SOP penyimpanan rekam medis tidak dilakukan oleh Puskesmas
Melaksanakan kegiatan sosialiasi Standar Operasional Prosedur tentang penyimpanan Rekam Medis di unit filling yang sudah dibuat oleh pihak manajemen agar petugas memahami pelaksanaan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku.
Pelaksanaan brainstorming pada tabel 4.2 untuk pemecahan masalah dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Solusi untuk permasalahan ketersediaan rak penyimpanan rekam medis yang terbatas dan hanya satu rak yang bisa digunakan dengan baik
Berdasarkan hasil brainstorming untuk memecahkan masalah tersebut, maka peneliti dan responden berdiskusi dan menentukan solusi yang tepat untuk masalah tersebut dengan melakukan sebagai berikut :
1. Petugas rekam medis melakukan pengajuan anggaran untuk kebutuhan sarana dan prasarana pengelolaan rekam medis terkait kebutuhan rak penyimpanan rekam medis kepada pengurus barang, pengelola asset puskesmas, dan dinas kesehatan. Hal ini sesuai dengan penelitian lain yang menyatakan bahwa Proses penganggaran di puskesmas merupakan salah satu proses yang manajemen keuangan yang sangat penting. Kepentingan dari proses ini dapat dilihat dari fungi suatu anggaran bagi puskesmas, yaitu sebagai alat perencanaan dan pengendalian kegiatan operasional. Terpenuhinya fungsi dari
anggaran tersebut akan membantu pengelola puskesmas dalam mencapai efisiensi dan efektifitas pengelolaan secara keseluruhan termasuk dalam pengelolaan dan penyimpanan rekam medis (Rohmawati et al., 2021).
2. Pada kebutuhan mendesak dalam pelayanan bersamaan dengan persetujuan pengajuan anggaran, maka dapat menggunakan lemari yang memiliki aspek penyimpanan baik untuk melindungi keamanan dan kerahasiaan rekam medis.
Kondisi ini sesuai dengan penelitian Kusumawati & Listiana (2022) yang menyatakan bahwa apabila ruang penyimpanan rekam medis belum sesuai standar sarana dan prasarana rak penyimpanan masih perlu diperbaiki dan digunakan rak penyimpanan terbuka yang mancakup ruangan dan mampu menyimpan rekam medis sehingga mudah dalam pengambilan dan jika diperlukan kembali.
b. Solusi untuk permasalahan kondisi ruang kerja yang belum sesuai standar
Berdasarkan hasil brainstorming untuk memecahkan masalah tersebut, maka peneliti dan responden berdiskusi dan menentukan solusi yang tepat untuk masalah tersebut dengan melakukan pengajuan atau usulan perbaikan tata letak ruang filling agar sesuai standar dan ruang kerja menjadi nyaman hal ini diperlukan mengingat penganggaran dan ketersediaan tempat yang kurang memadai di Puskesmas Kasiyan.
Hal ini sesuai dengan pernyataan yang menyatakan bahwa kondisi tempat penyimpanan rekam medis yang sempit dan kurang memadai dapat mempengaruhi terjadinya misfile atau kesalahan letak, sehingga dibutuhkan adanya pengusulan perbaikan tata letak ruang rekam medis sehingga petugas menjadi lebih nyaman dan mengerjakan tugasnya (Dewi, 2022).
c. Solusi untuk permasalahan sosialisasi penggunaan SOP penyimpanan rekam medis tidak dilakukan oleh Puskesmas
Berdasarkan hasil brainstorming untuk memecahkan masalah tersebut, maka peneliti dan responden berdiskusi dan menentukan solusi yang tepat untuk masalah tersebut dengan melakukan sosialiasi secara berkala terkait dengan pedoman penyelenggaraan penyimpanan rekam medis di Puskesmas Kasiyan sesuai dengan