BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
4.3 Hasil dan Pembahasan
4.3.1 Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas
PT Lintas Bintang Mulia Nusantara (Starcross) merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang fashion yang sehari – harinya melaksanakan kegiatan penjualan dan produksi produk yang berkaitan dengan fashion. Perusahaan tersebut juga melaksanakan kegiatan yang memiliki kaitan dengan pengeluaran kas guna menunjang kegiatan produksi yang dilkakukan. Kegiatan yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada perusahaan ini meliputi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengeluaran operasional yang dapat mendukung kinerja perusahaan.
Setiap kegiatan yang berkaitan dengan pengeluaran kas oleh pihak yang memerlukan dana, diperlukan perijinan kepada SPV Finance terlebih dahulu.
Setelah kegiatan yang bersangkutan disetujui oleh SPV Finance, maka pihak yang memerlukan dana dalam kegiatannya tersebut harus membuat nota atau faktur yang berisikan nominal yang akan digunakan serta wujud yang diterima setelah kegiatan tersebut di danai. Sistem akuntansi yang digunakan oleh PT.
Lintas Bintang Mulia Nusantara (Starcross) dalam kegiatan pencatatan transaksi yang dilakukan sehari – hari adalah Revota dan Microsoft Excel. Sistem pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT. Lintas Bintang Mulia Nusantara
dengan unsur – unsur pengendalian internal yang diungkapkan oleh Mulyadi (2016). Hal tersebut dibuktikan dengan prosedur yang berlaku sudah terdapat pemisahan tugas yang jelas serta sudah ada pengawasan yang ketat terhadap pergerakan kas yang berlaku.
Sistem Revota adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk memantau jumlah stock produk yang dimiliki oleh perusahaan dan memantau produk apa saja yang paling banyak disukai oleh para konsumen. Dari sistem ini, divisi Finance mendapatkan informasi yang berguna untuk merencanakan produk apa saja yang akan di produksi lebih banyak, serta dapat mempetimbangkan target penjualan di masa yang akan datang. Sistem ini juga dapat memantau seberapa banyak biaya produksi yang akan di keluarkan berdasarkan data yang di terima dengan melakukan pertimbangan penjualan produk apa yang paling laku di periode tertentu, misalnya di saat lebaran, tahun ajaran baru, maupun hari belanja online nasional, sehingga perusahaan dapat membeli bahan baku lebih banyak.
Dalam kegiatan pengeluaran kas, sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan ini hanya menggunakan excel. Excel digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang memiliki kaitan dengan pengeluaran kas, baik itu kegiatan produksi maupun kegiatan operasional. Kas harian yang dikeluarkan oleh divisi Finance akan dicatat di Excel setelah transaksi dilaksanakan dengan mencocokan bukti bayar dan faktur yang ada, serta mengecek mutase rekening. Total pengeluaran kas harian tersebut nantinya akan dijadikan bahan untuk membuat laporan keuangan yang nantinya bisa dijadikan sebagai bahan evaluasi oleh Direktur Utama perusahaan. Proses pencatatan transaksi pengeluaran kas menggunakan Excel ini karena perusahaan beranggapan bahwa pencatatan transaksi dengan menggunakan Excel saja sudah cukup informasinya. Selain itu, perusahaan juga memiliki anggapan bahwa jika perusahaan menggunakan sistem aplikasi akuntansi, maka perusahaan membutuhkan dana yang besar untuk membeli sistem aplikasi tersebut, serta harus merekrut karyawan yang memiliki keahlian untuk memgoperasikan sistem aplikasi akuntansi yang akan digunakan.
4.3.2 Prosedur Pengeluaran Kas
Dalam prosedur pengeluaran kas pada kegiatan produksi maupun operasional perusahaan, terdapat tiga pihak yang terlibat dalam kegiatan pengeluaran kas. Pihak tersebut meliputi divisi yang membutuhkan dana untuk melaksanakan kegiatan produksi ataupun kegiatan operasional. Selanjutnya supervisor dan staff pada divisi Finance bertindak sebagai pihak yang menyetujui dan mengeluarkan dana. Kemudian pihak terakhir yang terlibat adalah Direktur Utama selaku penentu kebijakan perusahaan. Berikut merupakan deskripsi bagan alir pengeluaran kas mengenai kegiatan operasional :
1. Diawali dengan divisi yang mengajukan dana untuk operasional perusahaan mengajukan faktur pengeluaran kas yang berkaitan dengan operasional perusahaan kepada divisi Finance.
2. SPV Divisi Finance menyetujui atau tidaknya atas faktur pembelian operasional yang diajukan atas faktur tersebut.
3. Setelah faktur disetujui, maka kas baru bisa dikeluarkan oleh staff divisi Finance kepada divisi yang mengajukan dana.
4. Pembayaran yang sudah dilakukan, kemudian di catat pada pengeluaran kas harian di Excel oleh staff divisi Finance dengan mencocokan bukti bayar dan faktur yang ada, serta mengecek mutase rekening.
5. Setelah total pengeluaran kas harian dicatat di Excel, data yang dihasilkan tersebut berguna untuk membuat laporan keuangan.
6. Laporan keuangan tersebut dibubuhi tanda tangan SPV Finance sebagai penaggungjawab yang mengeluarkan kas, kemudian diberikan kepada Direktur Utama perusahaan sebagai dasar bahan evaluasi perusahaan kedepannya.
4.3.3 Analisis Kelemahan Pada Sistem Pengeluaran Kas
Berdasarkan prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan, ditemukan beberapa kelemahan yang berkaitan dengan kegiatan pengeluaran kas.
Berikut merupakan beberapa kelemahan yang penulis temukan saat proses magang dan analisis data :
1. Pada divisi Finance, terdapat 2 orang sebagai staff dan 1 orang sebagai Supervisor. Pembagian tugas yang dilakukan pada divisi ini sudah baik serta sudah terbagi fungsi tugasnya oleh masing – masing staff. Namun, belum ada audit internal dalam pembuatan laporan keuangan yang dapat menimbulkan adanya kemungkinan terjadinya fraud dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan tersebut.
2. Dalam kegiatan pencatatan pengeluaran kas dengan menggunakan sistem Excel menimbulkan kekurangan yang berupa pencatatan transaksi harus
perusahaan harus menghitung total seluruh transaksi pengeluaran kas harian yang terjadi kemudian digabungkan dengan data – data transaksi lainnya yang memiliki kaitan dengan pembuatan laporan keuangan perusahaan.
3. Dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas divisi Finance tidak mencantumkan nomor akun dalam kegiatan pengeluaran kas terkait kegiatan operasional dan kegiatan produksi, sehingga menimbulkan kesulitan dalam membuat laporan keuangan perusahaan.
Berdasarkan analisis atas prosedur pengeluaran kas yang menemukan beberapa kelemahan yang ada pada PT Lintas Bintang Mulia Nusantara (Starcross), penulis ingin memberikan beberapa rekomendasi prosedur serta bagan alir pengeluaran kas yang kedepannya dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan hasil akhir laporan keuangan perusahaan. Berikut adalah rekomendasi prosedur pengeluaran kas mengenai kegiatan operasional :
1. Diawali dengan divisi yang mengajukan dana untuk operasional perusahaan mengajukan faktur pengeluaran kas yang berkaitan dengan operasional perusahaan kepada divisi Finance.
2. SPV Divisi Finance menyetujui atau tidaknya atas faktur pembelian bahan baku produk yang diajukan atas faktur tersebut.
3. Setelah faktur disetujui, maka kas baru bisa dikeluarkan oleh staff divisi Finance kepada divisi yang mengajukan dana.
4. Pembayaran yang sudah dilakukan, kemudian di input pada aplikasi sistem akuntansi dengan mencocokan bukti bayar dan faktur yang ada, serta mengecek mutase rekening.
5. Pada aplikasi sistem akuntansi nantinya akan tercatat total pengeluaran kas harian yang nantinya secara otomatis akan menghasilkan laporan keuangan.
6. Laporan keuangan tersebut dibubuhi tanda tangan SPV Finance sebagai penanggungjawab yang mengeluarkan kas, kemdian diberikan kepada Direktur Utama perusahaan sebagai bahan dasar evaluasi perusahaan kedepannya.
4.3.4 Analisis Pengendalian Internal Pada Sistem Pengeluaran Kas
Berdasarkan prosedur pengeluaran kas yang dijalankan oleh PT Lintas Bintang Mulia Nusantara (Starcross), dapat terlihat adanya prosedur pengendalian internal yang terlibat, meliputi :
1. Pemisahan tugas antara seluruh transaksi pengeluaran kas yang menunjang kinerja perusahaan sudah dipisah dengan jelas dan terstruktur.
2. Pembagian tugas dan koordinasi yang baik antar divisi maupun dengan Direktur Utama menghasilkan kegiatan pengeluaran kas yang dijalankan secara terstruktur dan jelas jika ditemukan adanya kesalahan yang harus ditelusuri.
3. Pencatatan dilakukan setiap kali adanya transaksi yang memiliki kaitan dengan pengeluaran kas, baik itu merupakan kegiatan operasional maupun kegiatan produksi.