BAB II TINJAUAN PUSTAKA)
B. Teori dan Konsep
3. Konsep Sarana Dan Prasarana
Sarana merupakan segala bentuk peralatan yang memiliki fungsi sebagai alat utama/alat langsung dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala macam alat yang memliki fungsi tidak langsung untuk mencapai tujuan, misalnya keadaan lingkungan sekitar ruangan. (Moenir dalam Armansyah 2018)
b. Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Peralatan atau perlengkapan kantor merupakan alat serta bahan yang digunakan dalam membantu melaksanakan pekerjaan kantor untuk meghasilkan suatu pekerjaan selesai lebih tepat, baik, dan cepat. Peralatan atau perlengkapan kantor terbagi menjadi 2, yaitu :
1) Peralatan atau perlengkapan kantor berdasarkan bentuknya dibagi menjadi tiga, yaitu berbentuk lembaran atau helaian (kertas), berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran), berbentuk buku.
2) Peralatan atau perlengkapan kantor berdasarkan penggunaannya dibagi menjadi dua, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
3) Mesin-mesin kantor (office Machine). Mesin-mesin kantor merupakan peralatan yang biasa digunakan dalam menghimpun, mencatat, mengolah
jenis-jenis keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
4) Mesin komunikasi Kantor (Office Communication). Mesin komunikasi kantor aialah sarana kantor yang biasa digunakan dalam melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri serta di luar organisasi itu sendiri.
5) Perabot Kantor (Office Furniture). Perabot kantor merupakan benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.
6) Interior Kantor (Office Arrangement). Interior kantor ialah segala bentuk benda-benda yg ada kantor yang dapat digunakan untuk menambah suasana jadi nyaman sehingga dapat memberi semangat serta kenyamanan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
7) Tata Ruang Kantor (Office Lay Out). Tata ruang kantor merupakan pengaturan ruangan dan pengaturan susunan peralatan dan perabotan kantor bersarakan dengan luas dan ruangan kantor yang sisediakan sehingga memberikan kesan kepuasan serta kenyamanan terhadap pegawai dalam bekrja.
c. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Tujuan Pengelolaan sarana dan prasarana kantor ialah agar seluruh pekerjaan dibidang perlengkapan kantor , baik yang bersifat admonistratif maupun teknis dapat dilaksanakan dengan baik dan efektif.
Dalam mengelola sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan beberapa kegiatan yaitu :
1) Pengadaan sarana dan prasarana kantor merupakan seluruh pekerjaan peyediaan sarana dan prasarana sebagai penunjang pelaksanaan pekerjaan.
hal-hal yang perlu dilihat dalam menyusun rencana sarana dan prasarna kantor yaitu :
a) Gunakan tahapan pengelolaan sarana dan prasarana.
b) Menentukan kualitas, jenis, serta kuantitas sarana dan prasarana yang diperlukan
c) Penyesuaian antara keperluan sarana dan keperluan dengan biaya yang ada.
d) Sedia serta gunakan sarana dan prasarana dalam pekerjaan operasional.
e) Penyimpanan serta pemeliharaan sarana dan prasarana kantor.
f) Simpan dan kelola data sarana dan prasarana.
g) Tidak memanfaatkan sarana dan prasara berdasarkan dengan anturan yang berlaku.
2) Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor. Dapat dilakukan oleh unit usaha atau pekerja Gudang untuk mengelola hasil pembelian bahan atau perlengkapan kantor, baik melalui pengadaan atau bantuan.. tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain :
a) Agar barang tidak rusak
b) Agar tidak terjadi kehilangan alat/barang
c) Agar barang terawat serta tersusun rapi sehingga dengan gampang ditemukan jika barang terbebut dubutuhkan
d) Memudahkan dalam pengawasan e) Memudahkan dalam analisa barang
3) Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor merupakan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus untuk berusaha agar barang serta alat kantor tetap dalam keadaan baik agar bisa dapaty digunakan dalam waktu yang lama.
d. Standar Sarana Dan Prasarana Kantor
(Kemenpan-RB 2021) Sesuai Peraturan Menteri Pedayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Brokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Standar Sarana Dan Prasarana Kantor Di Lingkungan Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi yang di maksud adalah :
1) Standar sarana dan prasarana kantor adalah pedoman yang dipakai sebagai ukuran baku ruang kantor, perlengkapan kantor, dam kendaraan dinas
2) Sarana adalah fasilitas yang secara langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fuungsi pekerjaan.
3) Prasarana adalah fasilitas yang secara tidak langsung berfungsi sebagai penunjang proses penyelenggaraan tugas dan fungsi pekerjaan.
4) Ruang kantor adalah ruang tempat melaksanakan pekerjaan, dengan ukuran luas dan alat-alat perlengkapannya yang disesuaikan dengan kebutuhan serta memenuhi persyaratan estetika.
5) Ruang penunjang adalah ruang yang berfungsi menunjang pelaksanaan pekerjaan secara tidak langsung.
6) Perlengkapan kantor adalah alat yang diperispkan sesuai dengan kebutuhan dan menurut jenis pekerjaan yang dilaksanakan.
7) Ruang Pusat Closed Circuit Television yang selanjutnya disingkat CCTV adalah raung temapt mengendalikan dan memantau jaringan kamera closed circuit television.
8) Ruang Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat LPSE adalah ruang tempat melakukan proses pengadaan barang dan jasa secara eletronik.
9) Ruang Media Center adalah ruang tempat melakukan aktivitas yang berhubungan dengan penyampaian informasi terkait bidang aparatur negara dan reformasi birokrasi.
10) Ruang Teleconference adalah ruang tempat melakukan pertemuan berbasis elektronik secara langsung (real time).
11) Kendaraan dinas adalah sarana kerja beruapa alat transportasi yang digunakan untuk medudkung pelaksanaan tugas dan fungsi kementrian.
Sesuai Peraturan Menteri Pedayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Brokrasi Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2021 Tentang Standar Sarana Dan
Prasarana Kantor Di Lingkungan Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi, standar darana dan prasarana terdiri atas :
1) Ruang Kantor, terdiri atas : ruang kerja, ruang tamu, ruang rapat.
2) Ruang penunjang, terdiri atas : ruang ibadah, loby ruang pusat data (server), ruang arsip, ruang perpustakaan, ruang penyimpanan, CCTV, ruang poliklinik, ruang sentral telepon, ruang pos penjagaan keamanan, ruang kantin pegawai, ruang sumber tenaga diesel (Gensel), LPSE, ruang pantry, ruang media center, toiliet, ruang istirahat, ruang panel listrik, ruang merokok (smoking room), ruang Menyusui
3) Perlengkapan Ruang Kantor, terdiri atas : meja, kursi, meja rapat, telepon, computer, printer, lemari, lemari buku, televisi, kursi tamu, jam dinding, lambang negara, foto Presiden dan wakil Presiden, papan strukur organisasi, penghancur kertas, bendera Nasional, bell, safety door, kalender meja, kalender dinding.
4) Perlengkapan Ruang Penunjang : ruang ibadah, lobi, ruang pusat data/server/sistem informasi, ruang arsip, ruang perpustakaan, ruang penyimpanan barang, ruang pusat CCTV, ruang poliklinik, ruang pos penjagaan keamanan, tolilet, ruang istirahat, ruang merokok.
5) Kendaraan Dinas