D. PENGUKURAN KOMPETENSI DENGAN METODE ASSESSMENT CENTER
2) MBTI
Tes Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) adalah tes yang bertujuan untuk mengetahui tipe-tipe kepribadian seseorang dalam lingkungannya.
Secara khusus, tes MBTI digunakan untuk mengklasifikasikan orang- orang menurut tipe-tipe kepribadian yang spesifik yang kini menjadi rujukan bagi berbagai organisasi dalam melakukan tes bagi pesertanya.
Kuesioner ini didasarkan pada empat skala, yang menghasilkan enam belas kemungkinan kombinasi atau tipe-tipe kepribadian yang luas.
MBTI bersandar pada empat dimensi utama yang saling berlawanan.
Masing-masing memiliki sisi positif dan sisi negatif.
MBTI ini bersandar kepada empat kecenderungan skala yang saling bertolak belakang yakni ekstrovert vs introvert, sensing vs intuition, thinking vs feeling dan perceiving vs judging. Hal yang perlu diperhatikan dari tes MBTI adalah tidak adanya jawaban “benar” dan
“salah” serta tidak ada tipe kepribadian yang lebih daripada tipe kepribadian yang lainnya karena setiap orang memiliki keunikan tersendiri dalam kepribadiannya11.
10 https://www.psikologimultitalent.com/2015/10/pengertian-dan-metode-tes-papi- kostick.html
11 https://www.psikologimultitalent.com/2015/10/pengertian-kegunaan-dan-metode-tes- mbti.html
42 b. In-Tray / In-Basket
Kebutuhan Waktu
Instruksi : 5-10 menit Waktu pengerjaan : 1-3 jam
Simulasi in-tray/in-basket merupakan suatu simulasi individu dimana assessee (peserta assessment center) seolah mendapatkan sejumlah tumpukan berkas-berkas seperti layaknya ketika bekerja sehari- hari (Thornton, 2004). Assessee akan berperan sesuai skenario jabatan yang berada pada berkas persoalan. Isi dari berkas persoalan tersebut dapat berupa nota dinas, surat, memo, laporan, artikel berita, pesan telepon, email, serta dokumen tertulis lainnya. Setiap berkas/item persoalan dalam simulasi ini akan menggambarkan variasi masalah dan isu tertentu.
Tugas assessee adalah diminta untuk merespon berbagai berkas tersebut sesuai instruksi penugasan dalam lembar kerja yang ditentukan dengan batas waktu tertentu secara mandiri. Simulasi in-tray/in-basket dapat menggambarkan kemampuan assessee dalam melakukan pengorganisasian masalah, perencanaan, analisis masalah, pengambilan keputusan, ataupun kemampuan lain sesuai dengan kompetensi yang diukur. Dalam pelaksanaannya, persoalan pada simulasi in-tray/in-basket dapat menjadi bahan lanjutan untuk simulasi-simulasi berikutnya.
CONTOH VARIASI ISU/MASALAH DALAM ITEM PERSOALAN (Thornton G. C.-H., 2004)
o Konflik antar divisi
Adanya surat/memo yang menunjukkan ketidaksepakatan antar divisi.
o Keluhan customers/stakeholders
Memo/surat yang berisi ketidakpuasan pelanggan, dapat berisi ancaman untuk melakukan sesuatu apabila keluhan mereka tidak diselesaikan.
43 o Permintaan atasan
Meminta assessee untuk melakukan suatu tindakan pada item tertentu. Permintaan tersebut bisa jadi mendesak ataupun rutin.
o Keluhan masyarakat
Dapat berisi surat keluhan dari masyarakan atas kinerja/perilaku pejabat/pegawai.
o Konflik waktu
Dua permintaan untuk rapat/janji yang dilaksanakan dalam waktu yang sama.
o Komplain staf/bawahan
Laporan dari staf/bawahan, bisa berisi keluhan untuk pegawai lainnya, maupun hal lain.
o Kinerja keuangan
Item yang berisi data kebutuhan anggaran, pemotongan anggaran, dsb.
o Permintaan anggaran
Misalnya permintaan anggaran untuk merekrut pegawai baru, pembelian alat, dan hal lain.
o Distraksi tidak penting
Beberapa item yang memakan waktu untuk dibaca namun relatif bisa diabaikan, seperti laporan untuk ditinjau, artikel yang menarik untuk dibaca, pesan dari kenalan yang tidak terlalu penting.
44
Selain item-item persoalan, assessee juga akan diberikan tambahan informasi untuk mengerjakan simulasi, seperti:
- Latar belakang informasi
Menggambarkan jabatan yang diperankan, tugas jabatan, struktur organisasi, penjelasan tentang mengapa simulasi memiliki tenggat waktu, misal: situasi simulasi akan dibuat seolah assessee perlu melakukan perjalanan dinas dalam periode waktu tertentu sehingga harus menyelesaikan tumpukan dokumen pekerjaan, selain itu biasanya tidak ada bawahan yang dapat membantu, sehingga harus mengerjakannya secara mandiri.
- Kalender
Untuk menjadwalkan rapat maupun kegiatan sesuai dengan isi berkas yang diberikan.
- Instruksi pengerjaan
Menggambarkan penjelasan tentang instruksi tugas yang harus dilakukan oleh assessee, misal: merespon setiap item persoalan, mengelompokkan item-item sesuai dengan permasalahan, menganalisis masalah, maupun tugas lainnya.
Saran dalam melakukan kegiatan in-tray/in-basket:
1) Memperhatikan setiap instruksi penugasan dengan seksama, dan bertanya apabila ada hal yang kurang jelas;
2) Usahakan untuk dapat membaca setiap item persoalan dengan cepat;
3) Memperhatikan waktu pengerjaan dari setiap penugasan yang ada;
4) Perhatikanlah item informasi pendukung, seperti kalender untuk melihat kemungkinan jadwal yang sama;
5) Buatlah poin-poin penting dari setiap item persoalan apabila diperlukan;
6) Temukanlah permasalahan pada berkas persoalan yang relevan dengan penugasan yang diberikan
45 c. Case Study/Problem Analysis
Kebutuhan Waktu
Instruksi : 5-10 menit Persiapan dan penulisan laporan : 45-90 menit
Case study (analisis kasus) adalah suatu simulasi yang menuntut assessee untuk membaca satu set permasalahan yang kompleks, untuk kemudian mengolah berbagai data tersebut, hingga akhirnya mendapatkan kesimpulan permasalahan (Thornton, 2004).
Materi dalam analisis kasus biasanya terdiri dari teks yang menggambarkan situasi kompleks dalam suatu organisasi, latar belakang organisasi dan situasi, data yang relevan, informasi sumber daya manusia, informasi finansial, seperti laporan anggaran, data penerimaan, dan informasi lainnya yang mungkin berguna maupun tidak berguna untuk assessee, sehingga terlihat apakah assessee dapat memilah berbagai informasi yang diterima.
Tugas assessee adalah untuk menjawab isu permasalahan maupun memberikan rekomendasi solusi permasalahan atas kasus yang diberikan.
Saran dalam melakukan kegiatan case study/problem analysis:
1) Membaca kasus dengan seksama;
2) Mengetahui metode analisis, seperti analisis SWOT, fishbone, dsb, untuk membantu dalam menjawab pertanyaan.
3) Gunakanlah informasi dalam kasus yang diberikan dengan optimal;
4) Membuat rekomendasi solusi yang relevan dengan permasalahan yang sudah dianalisis
46
d. Diskusi kelompok/LGD (Leaderless Group Discussion) Kebutuhan Waktu
Instruksi : 5-10 menit
Persiapan individu : 10-15 menit Pelaksanaan diskusi kelompok : 30-90 menit
Leaderless group discussion (diskusi tanpa pemimpin) merupakan suatu simulasi yang melibatkan grup, biasanya dalam satu grup terdiri dari 5-6 orang assessee, dimana assessee akan diminta untuk saling berdiskusi menyelesaikan permasalahan dan menghasilkan suatu kesepakatan dalam kelompok (Thornton, 2004). Simulasi diskusi kelompok dapat menunjukkkan kemampuan individu dalam bekerja sama, berkomunikasi, cara menyampaikan pendapat, bahkan kemampuan untuk mengarahkan atau memimpin suatu kelompok, setiap perilaku ini akan diamati oleh assessor.
Secara umum, terdapat dua tipe LGD, yaitu:
oTipe non assigned roles
Setiap assessee mempunyai peran yang sama, mendapatkan informasi yang sama, dan saling bekerja sama untuk mencapai suatu solusi permasalahan. Tipe ini merupakan tipe yang umumnya digunakan dalam simulasi diskusi kelompok.
oTipe assigned roles
Pada tipe ini, masing-masing assessee akan mendapatkan peran dan informasi berbeda, yang hanya diketahui oleh assessee bersangkutan. Tipe ini akan terasa lebih kompetitif karena assessee saling bernegosiasi untuk mempengaruhi assessee lain agar setuju dengan pendapatnya.
Saran dalam melakukan kegiatan diskusi kelompok:
1) Perhatikanlah peran dan instruksi penugasan yang diberikan;
2) Menggunakan bahasa dan cara komunikasi yang baik;
3) Berinisiatif untuk memulai ataupun menjadi notulen dalam diskusi kelompok;
47
4) Terlibat secara aktif dalam diskusi kelompok;
5) Mempersilakan assessee lain untuk menyampaikan pendapat, mengapresiasi pendapat assessee lain;
6) Memberikan ide/pendapat yang relevan dengan permasalahan yang dibahas
e. Role Play
Kebutuhan Waktu
Instruksi : 5-10 menit Persiapan individu : 10-15 menit Interaksi dengan lawan peran: 10-20 menit
Role play merupakan suatu simulasi dimana assessee akan berinteraksi satu lawan satu dengan orang lain dalam sebuah skenario peran tertentu. Dalam assessment center, biasanya assessee akan bermain peran antara bawahan dan atasan. Peran atasan akan dilakukan oleh assessee dan peran bawahan dilakukan oleh role player atau assessor.
Assessee akan diberikan skenario tentang kondisi yang dihadapi oleh bawahan dan hal yang harus dilakukan atasan. Selain itu, assessee akan mempelajari permasalahan yang dihadapi bawahan dan menjawab beberapa pertanyaan sebagai persiapan dalam melakukan role play.
Skenario yang diberikan dapat bervariasi sesuai dengan kompetensi yang akan diukur.
Pada simulasi ini, akan terlihat bagaimana cara assessee berinteraksi dengan bawahan, mengatasi permasalahan bawahan, serta dapat juga memunculkan sikap pemimpin dalam mengarahkan/membantu bawahan.
Saran dalam melakukan kegiatan role play:
1) Membaca skenario peran dengan seksama;
2) Tampil dengan percaya diri, apa adanya, sesuai dengan kemampuan yang dimiliki;
3) Berkomunikasi secara baik, menunjukkan kemauan untuk mendengarkan permasalahan bawahan.
48 f. Presentasi
Kebutuhan Waktu
Instruksi : 5-10 menit
Pelaksanaan presentasi : 10-15 menit Tanya jawab presentasi : 5-10 menit
Presentasi adalah proses memperkenalkan, menyajikan, dan atau mengemukakan sesuatu dalam suatu diskusi atau forum (KBBI). Selain itu, presentasi juga merupakan proses penyampaian ide, produk baru, atau hasil pekerjaan yang ditampilkan atau dijelaskan kepada audiens12. Presentasi termasuk salah satu simulasi dalam proses assessment center.
Presentasi merupakan kegiatan yang dilakukan assessee setelah pengerjaan in-basket dengan menggunakan media kertas dan flipchart untuk assessment center offline, atau menggunakan program powerpoint untuk assessment center online. Presentasi merupakan kegiatan mempresentasikan bahan paparan yang berisikan resume dari pengerjaan tugas analisa masalah, tugas penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan. Presentasi dilakukan untuk melihat pemahaman peserta terhadap permasalahan yang dihadapi serta rencana tindakan penyelesaiannya13. Pada saat presentasi, assessor akan memberikan waktu presentasi maksimal 10 menit dan 5 menit untuk pertanyaan atau tanggapan dari assessee lain. Ketika peserta menyampaikan analisanya, assessor mencatat dan mengobservasi hal-hal yang dianggap penting selama presentasi.
12 https://saintif.com/presentasi-adalah/
13 Yustinus Eko Raharjo "Mari belajar HRD bersama", https://belajarhrd13.wordpress.com/category/ assessment-center/
49
Proses Kegiatan Presentasi
Mengerjakan In- Basket Tugas II dan Tugas III
Mengerjakan di kertas flipchart untuk Assessment
Center Offline
Mengerjakan di powerpoint untuk Assessment Center
Online
Presentasi dengan menempelkan kertas
pada flipchart
Presentasi dengan menshare powerpoint melalui
menu sharecreen yang ada pada
aplikasi zoom Asesssor
memberikan waktu kepada asesi lain untuk bertanya atau memberi tanggapan
50
Saran dalam melakukan kegiatan presentasi:
1) Membuat bahan tampilan dalam bentuk poin-poin dengan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti (bisa ditambahkan gambar, diagram, dsb), serta bisa membuat catatan yang akan mempermudah saat presentasi;
2) Memperkenalkan diri dan menyampaikan hal apa yang akan dipresentasikan;
3) Menjelaskan sesuai urutan poin yang sudah dituliskan agar penyampaian terstruktur, dengan menggunakan gaya komunikasi dan kalimat yang sederhana agar mudah dipahami assessee lain;
4) Berikan contoh pendukung atau penjelasan tambahan untuk setiap poin yang disampaikan dan beri penjelasan untuk setiap istilah atau singkatan yang digunakan, karena assessee dan assessor belum tentu paham dengan hal tersebut;
5) Gunakan frasa penanda untuk kalimat penting yang akan disampaikan untuk menarik perhatian assessee lain yang mendengarkan, contoh: “hal terpenting yang akan saya sampaikan adalah ....” atau “bagian terpenting yang akan menjadi fokus adalah...”;
6) Jaga kontak mata dengan peserta atau menatap layar (jika online);
7) Presentasi ditutup dengan memberikan kesimpulan tentang poin- poin yang sudah disampaikan dan memberikan kesempatan assessee lain untuk bertanya.
51 g. Wawancara Kompetensi
Wawancara Kompetensi merupakan salah satu alat ukur yang digunakan dalam metode assessment center. Wawancara kompetensi adalah proses tanya jawab dengan menggunakan panduan wawancara terstruktur yang disusun berdasarkan persyaratan kompetensi jabatan yang akan atau sedang diduduki 14 . Wawancara bertujuan untuk mendapatkan informasi, dimana fokus dari kegiatan ini adalah pengungkapan kompetensi dengan menggunakan contoh-contoh perilaku yang ditampilkan pada masa lalu assessee dan diceritakan dalam proses wawancara.
Proses Wawancara dalam Online Assessment Center
14 Peraturan BKN Nomor 26 Tahun 2019 tentang Pembinaan Penyelenggara Penilaian Kompetensi Pegawai Negeri Sipil
Untuk mulai wawancara, akan ada notifikasi berupa kotak dialog Breakout Room yang muncul pada layar seperti pada contoh di bawah ini, kemudian silakan klik “Join”.
Kemudian muncul tampilan perpindahan ke Breakout Room ketika aplikasi sedang memproses bergabung ke ruang virtual baru, silahkan menunggu hingga beradadi ruang virtual baru yang berbeda dari ruang kelompok virtual sebelumnya
Setelah proses wawancara selesai, peserta bisa meng-klik Leave Room dan memilih Leave Breakout Room untuk kembali ke ruang virtual sebelumnya.
52 h. Behavioral Event Interview:
Behavioral Event Interview adalah teknik wawancara yang terstruktur dan bersifat menggali untuk mencari, mengumpulkan dan menguji setiap bukti tentang kompetensi seseorang berdasarkan prinsip:
1) Kinerja masa lalu merupakan indikator terbaik untuk menilai apakah seseorang memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
2) Perilaku masa lalu merupakan indikator terbaik untuk memprediksi perilaku yang menghasilkan kinerja di masa datang.
Bukti perilaku yang diperoleh dalam BEI harus memenuhi STAR:
- Situation (situasi)
- Task (tugas, tanggung jawab) - Action (tindakan)
- Result (Hasil tindakan) Fokus pertanyaan dalam BEI:
- Apa situasi yang melatar belakangi, mengapa seseorang melakukan tidakan tertentu?
- Apa peran dan tanggungjawabnya dalam konteks cerita tersebut?
- Siapa saja yang terlibat?
- Apa yang ia lakukan?
- Apa hasilnya? / apa yang terjadi setelah itu?
- Apa yang ia rasakan pada saat melakukan itu atau setelahnya?
Saran dalam melakukan kegiatan wawancara:
1) Pilih posisi duduk yang nyaman dan sopan;
2) Dengarkan pertanyaan yang diberikan, konfirmasi kembali pertanyaan yang kurang jelas;
3) Menjawab pertanyaan secara lengkap dan jelas, dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti dan tidak terburu- buru dalam penyampaiannya;
53
4) Menjaga kontak mata dengan assessor untuk menunjukan keinginan terlibat dalam proses wawancara dan memberikan perhatian penuh selama proses wawancara;
5) Menjelaskan kegagalan dan keberhasilan disertakan dengan penjelasan cara untuk mengatasi atau mencapainya;
6) Jika ingin mengajukan pertanyaan, hanya yang relevan dengan proses wawancara.
54
• Critical Incident
Selain alat ukur maupun simulasi yang digunakan di atas, assessee juga diminta untuk mengerjakan form critical incident.
Critical incident ini merupakan salah satu dokumen pendukung dalam proses assessment center yang berisikan beberapa pertanyaan yang harus dijawab berdasarkan kejadian atau peristiwa yang pernah dilakukan atau dialami dalam pekerjaan atau tugas assessee. Critical Incident digunakan oleh Kementerian Keuangan sebagai dokumen yang memberikan informasi tambahan terkait bagaimana seseorang dalam bekerja, dimana nantinya respon atau jawaban dari pengertian tersebut akan dikonversikan menjadi sebuah kompetensi oleh assessor.
Saran dalam pengisian Critical Incident:
- Menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan kejadian/peristiwa yang pernah dilakukan dalam pekerjaan.
- Tidak perlu menjawab pertanyaan yang belum pernah dilakukan atau dialami dalam pekerjaan.
- Menjawab pertanyaan dengan kejadian atau peristiwa yang paling baru atau terkini.
- Menjawab pertanyaan dengan jujur dan berpikir positif mengenai diri sendiri.
- Menceritakan mengenai diri pribadi (saya) bukan kami (tim). Bila terlibat dalam tim jelaskan peran dan tugas apa yang dilakukan.
- Hindari untuk menjawab pertanyaan yang tidak sesuai dengan apa yang pernah dilakukan.
- Menjawab pertanyaan dengan menggunakan prinsip STAR
➢ S: Situation - Menjelaskan tentang waktu kejadian
➢ T: Task – Menjelaskan latar belakang atau hal yang dilakukan
➢ A: Action – Menjelaskan posisi dan tanggung jawab sebagai apa
➢ R: Result – Menjelaskan hasil yang dicapai dan dampak dari tindakan yang diambil
55