Bab VII RAPAT DI HKBP
5. Rapat Pelayan Tahbisan 1 Rapat Pendeta
Pimpinan HKBP: Ephorus, Sekretaris Jenderal, Kepala Departemen Koinonia, Kepala Departemen Marturia, dan Kepala Departemen Diakonia.
f. Waktunya
Sesuai dengan kebutuhannya.
4.4 Rapat Praeses a. Tugasnya
1. Memikirkan kedewasaan kehidupan kerohanian jemaat.
2. Memikirkan upaya meningkatkan pengetahuan tentang firman Tuhan dan kemampuan pelayan-pelayan tahbisan.
3. Menyampaikan saran kepada Ephorus tentang kemampuan para pendeta, guru jemaat, bibelvrouw, diakones, evangelis, dan calon-calon pelayan.
4. Mengawasi Sekolah Tinggi Guru jemaat, Sekolah Tinggi Bibelvrouw, dan Sekolah tinggi Diakones selaku Kuratorium.
5. Membicarakan pelayanan Praeses di setiap distrik.
b. Pimpinannya Ephorus
c. Anggotanya
Semua Praeses HKBP.
d. Waktunya
Paling sedikitnya setahun sekali.
5. Rapat Pelayan Tahbisan
5.2 Rapat Pendeta Distrik a. Tugasnya
1. Memikirkan dan mencari upaya meningkatkan yang perlu bagi pendeta dan pelayanan kependetaan HKBP terutama di distrik.
2. Mencermati apakah pengajaran dan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan teologi, ajaran, Peraturan Penggembalaan dan Siasat Gereja, liturgi dan tata kehidupan kerohanian di gereja sudah berjalan sesuai dengan yang disepakati di Rapat Pendeta HKBP dan di Sinode Agung.
3. Menyampaikan usul yang berkenaan dengan diskusi teologi, ajaran, dan Peraturan Penggembalaan dan Siasat Gereja HKBP kepada Ketua Rapat Pendeta melalui Praeses.
4. Mempertimbangkan teman-temannya pendeta di distrik itu sesuai dengan Peraturan Penggembalaan dan Siasat Gereja HKBP yang dihadiri oleh Ketua Rapat Pendeta.
b. Pimpinannya Praeses
c. Anggotanya
1. Semua pendeta HKBP yang bekerja di distrik itu.
2. Pendeta-pendeta dari denominasi lainnya yang bekerja di distrik itu.
d. Waktu Setahun sekali.
5.3 Rapat Guru Jemaat a. Tugasnya
1. Membicarakan dan mengembangkan pelayanan-pelayanan yang berkenaan dengan jabatan tahbisan Guru Jemaat.
2. Memilih seorang utusan dari antara mereka ke Sinode Agung.
b. Pimpinannya Ephorus
c. Anggotanya Semua Guru Jemaat.
d. Waktunya Empat tahun sekali.
e. Tempatnya
Yang ditentukan oleh Ephorus HKBP.
5.4 Rapat Bibelvrouw a. Tugasnya
1. Membicarakan dan mengembangkan pelayanan-pelayanan yang berkenaan dengan jabatan tahbisan Bibelvrouw.
2. Memilih seorang utusan dari antara mereka ke Sinode Agung.
b. Pimpinannya Ephorus
c. Anggotanya Semua Bibelvrouw.
d. Waktunya Empat tahun sekali.
e. Tempatnya
Yang ditentukan oleh Ephorus HKBP.
5.5 Rapat Diakones a. Tugasnya
1. Membicarakan dan mengembangkan pelayanan-pelayanan yang berkenaan dengan jabatan tahbisan Diakones.
2. Memilih seorang utusan dari antara mereka ke Sinode Agung.
b. Pimpinannya Ephorus
c. Anggotanya Semua Diakones.
d. Waktunya Empat tahun sekali.
e. Tempatnya
Yang ditentukan oleh Ephorus HKBP.
5.6 Konferensi dan Lain-lain
Pimpinan HKBP boleh menyelenggarakan konferensi, musyawarah, seminar, dan lain sebagainya di tingkat Pusat, dan oleh Praeses di tingkat distrik.
Pasal 27 Tata Tertib Rapat
1. Semua rapat harus berdasarkan Konfessi, Aturan Peraturan, dan Peraturan Penggembalaan dan Siasat Gereja HKBP.
2. Setiap rapat harus dibuka dengan nyanyian gereja, doa, dan pembacaan firman Allah.
3. Pimpinan rapat yang ditentukan oleh Aturan Peraturan yang mengundang peserta, dan undangan harus sudah sampai selambat-lambatnya:
3.1 Di Jemaat : tiga hari 3.2 Di Resort : 10 hari 3.3 Di Distrik : 14 hari 3.4 Di Sinode Agung : 30 hari
4. Rapat sah apabila dihadiri oleh setengah dari jumlah anggota tidak termasuk pimpinan. Jika jumlah anggota rapat yang hadir tidak cukup setengah, rapat diundurkan selama:
4.1 Di Jemaat : tiga hari 4.2 Di Resort : 10 hari 4.3 Di Distrik : 14 hari 4.4 Di Sinode Agung : 30 hari
5. Jika peserta yang hadir pada waktu yang ditentukan dalam surat undangan kedua itu tetap kurang dari setengah tidak termasuk pimpinan, rapat itu sah berapapun yang hadir.
6. Jika ada rapat yang sangat mendadak, rapat dan keputusannya sah jika dihadiri oleh sepertiga dari jumlah anggota tidak termasuk pimpinan.
7. Semua yang dibicarakan dalam rapat harus pakai notulen yang ditandatangani oleh pimpinan rapat.
8. Segala yang diputuskan dalam rapat harus dibacakan kembali supaya jelas bagi peserta dan harus ditandatangani oleh pimpinan rapat.
9. Peserta, tamu, penasehat, dan peninjau tidak dibenarkan berbicara sebelum meminta dan diijinkan lebih dahulu oleh pimpinan rapat.Pimpinan rapat dapat meminta sumbangan pemikiran dari tamu, penasehat, dan peninjau materi-materi pembicaraan.
10. Pimpinan rapat memberi kesempatan kepada peserta untuk berbicara sesuai dengan jumlah yang meminta.
11. Seorang peserta tidak boleh berbicara lebih dari dua kali tentang satu-satu pokok pembicaraan.
12. Seorang pembicara tidak boleh diganggu oleh siapapun.
13. Seseorang tidak dibenarkan berbicara menjelek-jelekkan sesama anggota rapat. Pimpinan berkuasa menegornya hingga dua kali, dan jika tegoran terakhir tidak diindahkan, pimpinan berkuasa menghentikannya berbicara.
Jika tidak diindahkan juga, pimpinan berkuasa mengeluarkannya dari tempat rapat.
14. Pimpinan berhak mengingatkan seseorang pada saat berbicara apabila menyimpang dari isi pembicaraan. Jika peringatan itu tidak diindahkan, pimpinan berkuasa menghentikannya berbicara.
15. Pimpinan berkuasa menentukan batas waktu bagi seorang pembicara. Jika pembicaraannya belum selesai, tetapi batas waktu sudah habis, pimpinan rapat berkuasa menghentikannya berbicara, dan yang hendak dibicarakannya disampaikan secara tertulis kepada pimpinan.
16. Demi menjaga ketertiban rapat, pimpinan berkuasa menghentikan rapat sejenak atau menskors selama 15 menit, dan jika sangat diperlukan sampai mengundurkannya.
17. Sebelum mulai membicarakan suatu pokok pembicaraan, pimpinan terlebih dahulu memberikan penjelasan atau saran. Demikian juga apabila
pembicaraan itu berkenaan dengan tugas suatu komisi, baru sesudah itu pembicaraan diteruskan kepada peserta rapat.
18. Semua usul harus disampaikan kepada pimpinan terlebih dahulu agar dapat dimasukkkan ke agenda rapat berikutnya.
19. Semua usul yang disampaikan pada saat rapat, harus disetujui duapertiga anggota peserta baru dapat dibicarakan.
20. Jika terjadi pemilihan, sebuah panitia yang terdiri dari paling sedikitnya tiga orang harus di bentuk terlebih dahulu untuk melaksanakan pemilihan itu.
21. Hanya anggota penuh yang berhak memberi suara. Tamu, penasehat, dan peninjau tidak ikut memberikan suara.
22. Pemilihan atas seseorang, atau suara atas satu pertimbangan sah apabila memperoleh suara terbanyak, yakni setengah dari jumlah pemilih ditambah satu. Blanko tidak dihitung.
23. Pada pemungutan suara tidak pantas ada yang blanko, sebab semua peserta rapat sama-sama bertanggungjawab atas semua yang mereka bicarakan dan lakukan.
24. Calon yang dapat dipilih ulang adalah yang memperoleh jumlah suara rata- rata atau
25. Pada rapat Resort, Distrik, dan Sinode Agung, pimpinan rapat memeriksa terlebih dahulu keabsahan surat-surat keanggotaan setiap peserta rapat.
26. Rapat gereja diselenggarakan di bangunan milik gereja atau di tempat yang layak bagi rapat gereja yang ditentukan oleh pimpinan rapat.
27. Khusus tentang Sinode Agung:
27.1 Sinode Agung dibawakan dalam doa syafaat di setiap jemaat.
27.2 Sinode Agung dibuka dengan acara kebaktian dan ditutup dengan perjamuan kudus.
27.3 Hari-hari persidangan dibuka dan ditutup dengan kebaktian doa.
27.4 Pimpinan HKBP mengangkat petugas yang membuat notulen segala
pembicaraan, dan notulen itu harus dikirim kepada semua peserta Sinode Agung dan ke semua resort.
27.5 Menunggu terbitnya notulen, daftar keputusan Sinode Agung dikirimkan ke semua jemaat secepat-cepatnya.
27.6 Ada tiga jenis rapat di Sinode Agung:
a. Rapat pertemuan umum atau pleno terbuka, yaitu kebaktian, upacara-upacara, ceramah, penelahan Alkitab, dan kegiatan-kegiatan lain yang membangkitkan hati warga dan gereja.
b. Rapat khusus para utusan atau komisi tertutup, yakni rapat-rapat yang
membicarakan hal-hal yang berhubungan dengan administrasi dan kegiatan gereja.
c. Rapat umum para utusan atau pleno tertutup, yakni rapat-rapat paripurna untuk menyelesaikan hal-hal yang sudah dibicarakan dalam rapat-rapat khusus para utusan.
27.7 Sebelum setiap rapat dibuka, pimpinan memberitahukan jenis rapat itu.
28. Pengambilan keputusan hendaknya tidak didasarkan pada suara, melainkan dengan musyawarah untuk mufakat. Jika terpaksa melalui pemungutan suara atau stem, suara terbanyaklah yang menentukan.
29. Segala pembicaraan yang berhubungan dengan siasat gereja dan yang sejenisnya harus rahasia dan tidak diperkenankan diberitahukan ke luar rapat.
Pasal 28 Penutup
1. Segala sesuatu yang belum diatur dalam Aturan Peraturan ini akan diatur dalam peraturan lain.
2. Sinode Agung dapat melakukan amandemen Aturan Peraturan ini sesuai dengan kebutuhan HKBP jika Sinode Agung itu dihadiri oleh duapertiga anggota Sinode Agung, dan keputusan itu sah apabila disetujui duapertiga anggota Sinode Agung yang hadir.
Pasal 29