BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.6 Manajemen
2.6.2 Unsur Manajemen
Manajemen juga memiliki unsur-unsur sumberdaya dalam pelaksanaannya.
Menurut Athoillah (2013) dalam manajemen manusia sebagai tenaga kerja, uang sebagai alat untuk mencapai tujuan, material atau bahan-bahan yang dibutuhkan, mesin sebagai alat untuk mempercepat proses tercapainya tujuan. Unsur-unsur tersebut yaitu man, money, method, material, machine, media, motivation.
Unsur-unsur manajemen meliputi man, money, material, method, machine, media, motivation (Indawati, 2017).
a. Man
Man berarti orang-orang (SDM) yang terlibat, melakukan aktivitas dan yang menggerakkan orang lain lagi dalam organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Aspek ini meliputi tingkat pengetahuan, pendidikan, dan pelatihan petugas.
1) Pengetahuan
Menurut Notoatmodjo (2014) pengetahuan merupakan hasil pengindraan manusia atau hasil pemahaman terhadap suatu objek yang didapatkan melalui panca indra yang dimiliki. Persepsi terjadi melalui lima indera manusia: pendengaran, penglihatan, penciuman, rasa, dan sentuhan.
Manusia biasanya memperoleh pengetahuan melalui mata dan telinganya.
Area pengetahuan atau kognisi merupakan area yang sangat penting dalam membentuk perilaku seseorang (overt behavior). Sedangkan menurut Lakhan dan Sharma (2010) dalam Fitri (2018) menyatakan bahwa pengetahuan merupakan kemampuan untuk memperoleh, mempertahankan dan menggunakan informasi, gabungan pemahaman, ketajaman, dan keterampilan. Kurangnya pemahaman dan pengetahuan petugas rekam medis mengenai sistem penyimpanan rekam medis dapat mempengaruhi proses penyimpanan dan pengambilan kembali sehingga menyebabkan ditemukannya rekam medis yang salah letak (misfile) (Hayati & Riza, 2018).
2) Pendidikan
Menurut UU No. 20 tahun 2003 Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan Negara. Pendidikan dipahami sebagai proses yang berjenjang dan upaya mendekati kesempurnaan ilmu pengetahuan (Tysara, 2016). Petugas rekam medis dengan tingkat pendidikan DIII RMIK atau sesuai kualifikasi sudah mendaptkan pengetahuan secara teori dan praktek mengenai sistem penyimpanan rekam medis sehingga dapat mengurangi terjadinya misfile jika dibandingkan dengan petugas yang memiliki kualifikasi selain DIII rekam medis atau sederajat (Hayati &
Riza, 2018).
3) Pelatihan Petugas
Menurut Siagian dalam Lubis (2008) definisi pelatihan adalah proses belajar mengajar dengan menggunakan teknik dan metode tertentu secara konsepsional dapat dikatakan bahwa latihan dimaksudkan untuk meningkatkan keterampilan dan kemampuan kerja seseorang atau sekelompok orang. Biasanya yang sudah bekerja pada suatu organisasi yang efisiensi, efektivitas dan produktivitas kerjanya dirasakan perlu untuk dapat ditingkatkan secara terarah dan pragmatik. Pelatihan rekam medis penting untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan petugas dalam penyelenggaraan pelayanan rekam medis yang sesuai dengan Undang-Undang No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan tahun 2003 Pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan, dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas, dan kesejahteraan. Pelatihan rekam medis terkait dengan pengelolaan rekam medis penting untuk meningkatkan
keterampilan dan pengetahuan petugas dalam penyelenggaraan penyimpanan rekam medis sehingga dapat mencegah terjadinya misfile (Jayanti et al., 2022).
b. Money
Money berarti modal organisasi dalam menjalankan aktivitasnya yang harus tersedia setiap saat. Standar Profesi Perekam Medis, menyatakan bahwa penyusunan anggaran diharapkan dapat membantu menjelaskan kebutuhan dana yang dibutuhkan dalam suatu kegiatan (Depkes, 2007). Manfaat melakukan penganggaran adalah anggaran mengkomunikasikan rencana manajemen ke seluruh bagian didalam manajemen. Menurut Aprilia (2020) money berhubungan dengan pemenuhan kebutuhan di unit rekam medis dalam menunjang penyimpanan rekam medis dan mencegah kejadian misfile.
c. Method
Method adalah cara kerja atau sistem dan prosedur yang ditetapkan untuk setiap unit atau subsistem dalam organisasi perusahaan agar terjadi stabilita sdan keteraturan dalam menjalankan aktivitas di setiap elemen pendukung berfungsinya manajemen dalam menuju pencapaian tujuan yang ditetapkan.
metode untuk mengatur sistem kerja organisasi kesehatan dengan membuat standar operasional prosedur sebagai pedoman pelayanan rekam medis.
Metode dalam penelitian ini berhubungan dengan Standar Prosedur Operasional (SPO).
1) Standar Prosedur Operasional (SPO)
Penyusunan SPO adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu.
Beberapa istilah yang sering ditemukan adalah prosedur operasional standar, prosedur tetap,prosedur kerja, standar prosedur tindakan ataupenatalaksanaan. SPO berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 512/Menkes/PER/IV/2007 tentang ijin praktik dan pelaksanaan praktik kedokteran BAB I pasal 1 ayat 10 standar
operasional prosedur adalah suatu perangkat instruksi atau langkah- langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja ,dimana SPO memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi layanan yang dibuat oleh pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. Adanya SPO penyimpanan rekam medis dapat menyebabkan misfle karena pelaksanaan SPO penyimpanan yang tidak pernah disosialisasikan sebelumnya sehingga petugas hanya mengetahui adany SPO namun belum memahami isi dan cara kerja sistem penyimpanan berdasarkan SPO (Fitri, 2018).
d. Material
Material berarti bahan atau informasi manajemen yang setiap saat tersedia, baik dari feedback maupun sebagai akibat dari aktivitas organisasi perusahaan tersebut guna menjalankan roda organisasi secara berkesinambungan.
Material dalam penelitian ini adalah rak rekam medis dan berkas rekam medis.
1) Rak rekam medis
Rak penyimpanan adalah salah satu peralatan rumah sakit yang berfungsi menyimpan dokumen rekam medis, dengan tersedianya rak penyimpanan dokumen rekam medis yang sesuai dengan kapasitas penyimpanan dokumen rekam medis maka tidak akan terjadi penumpukan dokumen dilantai (Fitri, 2018). Rak rekam medis merupakan sebuah lemari tanpa pintu dengan sekat-sekat yang berfungsi untuk merapikan arsip-arsip dalam perusahaan. Rak penyimpanan dapat menyebabkan misfile karena rak penyimpanan yang sudah penuh dan tidak tersedia rak lain untuk menyimpan rekam medis pasien (Fitri, 2018).
2) Map Rekam medis
Rekam medis merupakan dokumen yang berisikan catatan tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Kemenkes, 2008). Dokumen rekam
medis adalah milik sarana pelayanan kesehatan sedangkan isinya adalah milik pasien. Dokumen rekam medis harus dibuat secara tertulis, lengkap, dan jelas untuk memudahkan dalam pencatatan data dan informasi riwayat pasien. suatu fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis yang harus dibuat setelah pasien selesai menerima pelayanan. Dokter, dokter gigi, dan tenaga kesehatan tertentu bertanggungjawab dalam pencatatan dokumen rekam medis. Rekam medis yang tertulis harus terjaga keamanan dan kerahasiaannya. Setiap formulir rekam medis harus disimpan dan dijaga agar tetap terbaca dapat digunakan sebagai informasi dalam pelayanan kesehatan kepada pasien.
Untuk menjaga kondisi formulir rekam medis maka dibutuhkan adanya map atau sampil rekam medis. Map rekam medis adalah sampul yang digunakan untuk melindungi formulir-formulir rekam medis yang ada di dalamnya agar tidak tercecer. Sampul rekam medis dapat menyebabkan misfile karena bahan baku yang digunakan menggunakan kertas mudah rusak dan warna yang kurang jelas, sehingga mudah sobek, terlipat, dan susah dibaca (Fitri, 2018).
e. Machine
Machine peralatan dalam arti luas yang dipergunakan baik oleh organisasi perusahaan maupun oleh orang-orang yang ada di dalam perusahaan tersebut untuk memperlancar atau memudahkan upaya pencapaian tujuan. Sarana dan prasarana yang digunakan adalah tracer dan buku ekspedisi untuk mengelola penyimpanan, pengembalian, dan pengambilan rekam medis.
1) Tracer
Tracer (outgide) merupakan pengganti rekam medis yang akan dikeluarkan dari penyimpanan untuk tujuan apapun, biasnaya terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna. Pentingnya keberadaan tracer mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menunjukkan dimana rekam medis akan disimpan kembali. Selain itu, tracer juga dapat memastikan
bahwa rekam medis setiap kali akan dipindahkan dari penyimpanan untuk tujuan tertentu harus diganti dengan tracer outguide yang menunjukkan dimana rekam medis telah dikirim. Jadi, tracer memungkinkan rekam medis untuk ditelusuri apabila tidak ada di tempat penyimpanan dalam pelaynan rumah sakit (Sukawan et al., 2022). Tracer mempengaruhi adanya kejadian misfile karena merupakan petunjuk keluarnya rekam medis. Jika tidak ada tracer, petugas tidak bisa memantau berkas rekam medis pasien mana saja yang keluar dari rak penyimpanan (Fitri, 2018).
2) Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi memudahkan petugas untuk melihat rekam medis yang sedang dipinjam. Sehingga buku ekspedisi ini bermanfaat untuk mencatat peminjaman dan pengembalian rekam medis agar petugas mudah dalam proses pengendalian dan mengetahui rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan. Buku ekspedisi merupakan catatan serah terima rekam medis yang dapat dicatat baik menggunakan computer atau secara manual.
Buku ekspedisi berfungsi sebagai bukti serah terima rekam medis yang dipinjam dan dikembalikan dari poli menuju ke ruangan filling. Rekam medis yang keluar menuju poliklinik akan dicatat dalam buku ekspedisi dengan menuliskan nomor rekam medis, nama pasien, poli tujuan, tanggak kembali, dan tanggal pinjam berkas rekam medis (Nisa et al., 2021).
Dengan adanya pencatatan peminjaman dan pengembalian rekam medis pada buku ekspedisi dapat memudahkan petugas dalam proses pengendalian dan mengetahui rekam medis yang keluar dari rak sehingga kejadian misfile dapat dicegah (Fitri, 2018).
f. Media
Media adalah kondisi tempat kerja atau lingkungan dengan fasilitas yang mendukung pemberian pelayanan sehingga meningkatkan kinerja petugas.
Tempat kerja atau lingkungan kerja merupakan segala yang sesuai di sekitar pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas
yang dibebankan pada pekerjaan. Lingkungan kerja yang nyaman harus diperhatikan karena dapat mempengaruhi langsung terhadap kinerja karyawan. Lingkungan kerja dalam penelitian ini yaitu kondisi atau tempat kerja (lingkungan fisik) untuk meningkatkan pelayanan. Lingkungan fisik ini merupakan bangunan tempat kerja yang menarik untuk dipandang dan harus dibangun sesuai pertimbangan keselamatan kerja sehingga para pekerja menjadi nyaman dalam melakukan pekerjaannya (Rahmawati et al., 2020).
Lingkungan kerja yang belum memenuhi standar akan menyebabkan petugas cepat mengalami kelelahan ketika bekerja sehingga akan membuat petugas rekam medis melakukan kesalahan penempatan (Ayu et al., 2022).
g. Motivation
Motivasi merupakan suatu hal yang penting dalam bekerja karena dengan motivasi diharapkan setiap tenaga kesehatan mau bekerja keras dan antusias untuk mencapai produktivitas kerja yang tinggi (Umpung et al., 2020).
Motivasi adalah suatu kondisi yang berpengaruh, membangkitkan, mengarahkan, dan memelihara perilaku yang berhubungan dengan lingkungan kerja (Paywala et al., 2019). Motivasi berhubungan dengan semangat kerja yaitu penerapan reward dan punishment. Motivasi kinerja dapat menyebabkan misfile karena kurangnya evaluasi pelaksanaan sistem penyimpanan, punishment, dan reward yang mendukung kinerja petugas rekam medis (Fitri, 2018).
1) Reward
Penghargaan merupakan suatu komponen penting dalam manajemen kinerja melalui pendekatan motivasional yang memiliki pengaruh berbeda pada masing-masing individu dalam sebuah organisasi (Fajar et al., 2018).
Reward atau penghargaan adalah upaya yang dilakukan pemimpin untuk memberi balas jasa kepada pegawai atas pekerjaannya sehingga mereka dapat terdorong untuk bekerja lebih keras dan memiliki potensi yang lebih besar. Penghargaan bertujuan untuk meningkatkan kinerja, dengan cara
organisasi menyediakan insentif bagi karyawan yang dapat memberikan prestasi kerja melebihi standar kinerja yang diharapkan (Fajar et al., 2018). Reward adalah semua pendapatan yang berbentuk uang, barang langsung atau tidak langsung yang diterima karyawan sebagai imbalan atau jasa yang diberikan kepada perusahaan (Priyadi & Indriyani, 2020).
2) Punishment
Punishment merupakan segala sesuatu yang melemahkan perilaku (negatif) dan cenderung mengurangi frekuensi selanjutnya. Menurut Rivai dan Sagala (2010) menyatakan bahwa hukuman mengacu pada peristiwa yang tidak menyenangkan yang berkaitan dengan penurunan frekuensi perilaku karyawan (Fajar et al., 2018). Punsihment bertujuan untuk memperbaiki kinerja karyawan pelanggar, memelihara peraturan yang berlaku dan memberikan pelajaran kepada pelanggar (Priyadi & Indriyani, 2020).