Responden dari data literatur [4] yang ditulis oleh (Ary Syahputra Wiguna, 2018) berjumlah 10 orang petugas rekam medis di Rumah Sakit Umum Madani Medan. Responden data literatur [5] yang ditulis oleh (Nuraini & Rohmiyati, 2019) adalah pegawai unit rekam medis RSI Sultan Agung Semarang. Terdapat beberapa responden dari data literatur [7] yang ditulis oleh (Betri, 2020) yaitu 3 orang petugas rekam medis bagian koleksi dan pengelola instalasi rekam medis, SOP penyimpanan dokumen rekam medis, alat penyimpanan.
Responden data literatur [8] yang ditulis oleh (Susanto et al., 2018) adalah seluruh petugas rekam medis RSUD Tugurejo yang berjumlah 13 orang. Responden data literatur [9] yang ditulis oleh (Heltiani & Oktavia, 2017) berjumlah 78.408 rekam medis dari tahun 2021 hingga 2016 dan petugas rekam medis di RS Rafflesia Bengkulu. Responden terhadap data literatur [10] yang ditulis oleh (Aprilliani. et al., 2020) berjumlah 3 orang yang terdiri dari 1 orang petugas scan berkas rekam medis dan 2 orang petugas rekam medis di RUMKITAL Dr.
Selain itu, pada data literatur [11] yang ditulis oleh (Abdurahman & Hermansyah, 2020) terdapat lembar observasi dan pedoman wawancara mengenai perampingan rekam medis inaktif. Terakhir, responden data literatur [12] yang ditulis oleh (Amirudhin et al., 2021) adalah petugas rekam medis Rumah Sakit “X” Bandung. Dari hasil identifikasi yang dilakukan peneliti mengenai tata cara pelaksanaan retensi dokumen rekam medis oleh petugas kearsipan di rumah sakit, maka diperoleh tata cara retensi sebagai berikut.
Berdasarkan tabel 3.2.1 dijelaskan bahwa dari 10 prosedur pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam sebagian besar dilaksanakan oleh tim penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit.
Standar Operasional Prosedur (SOP) Yang Digunakan Sebagai Pedoman Retensi Dokumen Rekam Medis Oleh Petugas
Namun terdapat 3 dari 10 prosedur yang tidak dilaksanakan dengan baik oleh tim retensi rekam medis. Tidak ada pemisahan antara dokumen aktif dan tidak aktif, serta tidak ada tim retensi yang membuat berita acara pelaksanaan rekam medis. retensi dan belum dilakukan sesi dokumentasi pelaksanaan retensi dokumen kearsipan. Berdasarkan Tabel 3.2.2 terlihat bahwa dari 5 data literatur yang penulis analisa mengenai ketersediaan SOP pelaksanaan retensi dokumen rekam medis, terdapat 1 data literatur yang masih belum terdapat SOP mengenai pelaksanaan retensi dokumen rekam medis. retensi di rumah sakit.
Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Oleh Petugas Flling di Rumah Sakit
12] Amirudhin et al., 2021 Berdasarkan tabel 3.2.3 dapat diketahui bahwa faktor penyebab keterlambatan pelaksanaan retensi rekam medis di rumah sakit disebabkan oleh karakteristik petugas pencatatan, sarana dan prasarana pendukung. pelaksanaan retensi rekam medis. dan Skema Retensi Catatan (JRA).
Pembahasan
Prosedur Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Oleh Petugas Filing di Rumah Sakit
Kemudian tim retensi juga tidak membuat laporan acara tersebut, karena tidak ditemukan dokumen untuk laporan pelaksanaan retensi sebelumnya, yang berarti tim retensi tidak mendapatkan referensi saat membuat laporan acara tersebut, dan pada saat yang sama tim retensi juga tidak membuat laporan acara tersebut. Selain itu, tim retensi juga tidak melakukan pendokumentasian selama masa retensi rekam medis karena tim retensi tidak mengetahui bahwa Dokumentasi Pelaksana merupakan kegiatan yang perlu dilakukan. Hal ini terjadi karena pihak rumah sakit belum sepenuhnya membentuk prosedur baku pelaksanaan retensi rekam medis sehingga penyimpanan rekam medis belum terkoordinasi dengan baik. Hal ini tentunya akan mempengaruhi kinerja tim retensi, dimana setiap petugas retensi rekam medis di suatu rumah sakit tidak bertanggung jawab dalam melakukan kegiatan tersebut.
Menurut penjelasan yang tertulis dalam buku Rasto, tujuan dari prosedur standar pengadaan adalah untuk menjamin kelancaran kegiatan dengan informasi yang benar, menghindari peluang buruk, menunjukkan keakuratan informasi, menyajikan informasi dalam bentuk yang mudah dipahami. memahami. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan penyimpanan dokumen rekam medis tidak dapat berjalan dengan baik apabila rumah sakit tidak memiliki prosedur baku mengenai pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis dan pemahaman tim penyimpanan terhadap tata cara pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis di rumah sakit.
Standar Operasional Prosedur (SOP) Yang Digunakan Sebagai Pedoman Retensi Dokumen Rekam Medis Oleh Petugas
SOP pelaksanaan retensi dokumen rekam medis pada literatur yang ditulis oleh Betri Tahun 2020 sudah ada dan dijalankan dengan baik oleh petugas rekam medis agar pelaksanaan retensi sesuai standar. Namun SOP yang ada juga dikatakan masih belum lengkap karena belum ada prosedur evaluasi dokumen rekam medis inaktif. Sehingga sebaiknya pihak rumah sakit yang membuat SOP pelaksanaan penyimpanan dokumen rekam medis harus merevisinya dengan menambahkan prosedur yang belum lengkap.
Dari hasil data literatur di atas maka SOP dalam kaitannya dengan pelaksanaan retensi dokumen rekam medis memang diperlukan, karena SOP tersebut dijadikan pedoman bagi pelamar agar tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan dan keterlambatan. dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen kesehatan di rumah sakit. SOP juga dapat dijadikan pedoman standardisasi yang dapat diterapkan untuk mengurangi kesalahan dan kelalaian petugas. Dampak yang terjadi jika rumah sakit tidak mempunyai SOP dalam pelaksanaan retensi rekam medis adalah pelaksanaan retensi rekam medis tidak akan maksimal, prosedur pelaksanaannya tidak terlaksana.
Faktor-faktor Penyebab Keterlambatan Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Oleh Petugas Filing di Rumah Sakit
Oleh karena itu, seringkali agen lebih mengutamakan pendistribusian dokumen rekam medis dibandingkan penyimpanan dokumen rekam medis. Dengan demikian, pelaksanaan retensi dokumen rekam medis masih belum menjadi kegiatan utama yang dilakukan di rumah sakit tersebut. Dengan demikian dari data literatur diatas peneliti dapat mengambil kesimpulan bahwa jumlah petugas rekam medis berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan retensi rekam medis di rumah sakit.
Minimnya calon D3 kearsipan sangat mempengaruhi proses pelayanan khususnya dalam pelaksanaan penyimpanan dokumen kearsipan. Perbandingan jumlah petugas yang berpendidikan SMA dan RMIK tentu dapat menyebabkan rendahnya kualitas petugas dalam pelaksanaan pencatatan. Jadi berdasarkan data literatur diatas, peneliti menyimpulkan bahwa kurangnya pengelola kearsipan calon D3 RMIK dapat mempengaruhi pelaksanaan penyimpanan dokumen kearsipan di rumah sakit.
Sebagian besar petugas masih belum mengetahui prosedur dan kebijakan pelaksanaan retensi rekam medis yang telah ditentukan oleh rumah sakit. Selanjutnya dari data literatur yang ditulis oleh Ary Syahputra Wiguna, 2018, jumlah petugas fling yang berpengetahuan lebih banyak dibandingkan dengan yang memiliki pengetahuan baik tentang penyelenggaraan penyimpanan dokumen arsip. Jadi, dari data literatur di atas terlihat adanya korelasi antara pengetahuan petugas kearsipan tentang pelaksanaan penyimpanan dokumen kearsipan.
Jadi, berdasarkan data tersebut, petugas rekam medis yang mempunyai pengalaman dalam melakukan kegiatan retensi rekam medis cukup banyak. Jadi petugas rekam medis, baik laki-laki maupun perempuan, mempunyai tugas dan peran yang sama dalam menjaga dokumen rekam medis. Dari masa kerja petugas kearsipan, jelas masih sangat minim pengalaman dalam melaksanakan pelaksanaan retensi rekam medis.
Sarana dan prasarana rumah sakit juga menjadi faktor pendukung pelaksanaan retensi dokumen rekam medis. Apabila faktor pendukung tersebut masih belum terpenuhi, maka pelaksanaan pencatatan medis juga dapat terhambat. Dari hasil data literatur yang ditulis Hilmansyah, pada tahun 2021 akan tersedia alat penyimpan dokumen berkas medis dengan lemari besi dan kayu.
Kedua alat ini merupakan faktor pendukung pelaksanaan penyimpanan dokumen jurnal yang harus dipenuhi agar dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, dana anggaran sangat diperlukan untuk melaksanakan penyimpanan dokumen jurnal guna menunjang kebutuhan yang diperlukan.
