KOMUNIKASI ORGANISASI
NOVITA HARYONO, S.SOS, M.I.KOM
Hari ini :
Organisasi & Komunikasi Organisasi
Referensi :
Ivancevich, Konopaske, Matteson. 2011. Organizational Behavior and Management, Ninth Edition. McGraw Hill
Muhammand, Arni. 2005. Komunikasi Organisasi. Jakarta :
Bumi Aksara
ORGANISASI
• Menurut Schein (1982) Organisasi adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab.
• Menurut Wright (1977) Organisasi adalah suatu sistem
terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi oleh dua orang
atau lebih untuk mencapai tujuan bersama.
KARAKTERISTIK ORGANISASI
• Dinamis : terus menerus mengalami perubahan baik itu perubahan karena situasi ekonomi, situasi pasar, perubahan kondisi sosial, dan teknologi.
• Memerlukan informasi : organisasi memerlukan
informasi baik dari dalam maupun luar organisasi
untuk terus hidup.
KARAKTERISTIK ORGANISASI
• Mempunyai tujuan : organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu, setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai ketika didirikan.
• Terstruktur : dalam sebuah organisasi ada yang namanya
struktur organisasi yang menggambarkan hierarki hubungan untuk membakukan prosedur kerja dan pembagian tugas
yang berhubungan dengan proses produksi.
FUNGSI ORGANISASI
• Memenuhi kebutuhan pokok organisasi
• Mengembangkan tugas dan tanggung jawab
• Memproduksi barang atau jasa
• Mempengaruhi dan dipengaruhi orang
KOMUNIKASI ORGANISASI
• Menurut Redding & Sanborn, Komunikasi
Organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks.
• Menurut Goldhaber (1986) Komunikasi Organisasi : proses menciptakan dan tukar menukar pesan
dalam jaringan yang saling tergantung satu sama
lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti
atau yang selalu berubah ubah.
3 PENDEKATAN DALAM BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
• Pendekatan makro : organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya.
• Beberapa aktivitas komunikasi organisasi menurut pendekatan makro :
• Memproses informasi dan lingkungan : memproses informasi yang relevan dengan lingkungan dan keadaan organisasi
• Identifikasi : mengidentifikasi informasi untuk mencapai tujuan organisasi seperti negosiasi, informasi potensial tentang relasi.
PENDEKATAN MAKRO
• Aktivitas pendekatan makro :
• Integrasi dengan organisasi lain : Dalam pendekatan makro, aktivitas ini diperlukan untuk mengawasi persaingan dengan organisasi lain yang menjadi kompetitor.
• Penentuan tujuan : aktivitas ini adalah muara dari aktivitas sebelumnya. Sebuah tujuan adalah sesuatu yang diinginkan organisasi sesudah diberikan periode waktu tertentu dan tujuan ini ditentukan setelah mengembangkan informasi kekuatan internal dan eksternal.
PENDEKATAN MIKRO
• Pendekatan Mikro : memfokuskan pada unit dan subunit pada organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada pendekatan ini adalah komunikasi dalam ruang lingkup internal anggota kelompok.
• Beberapa bentuk komunikasi organisasi dalam pendekatan mikro :
• Orientasi dan Latihan : Dalam sebuah organisasi, orientasi dilakukan agar orang-orang di organisasi tersebut dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu. Dalam proses orientasi ini, komunikasi diperlukan untuk membawa anggota organisasi melihat apa yang sedang berlangsung dalam sebuah organisasi.
PENDEKATAN MIKRO
• Komunikasi organisasi dalam pendekatan mikro :
• Keterlibatan anggota : keterlibatan anggota ini diperlukan untuk menjaga kelancaran tugas organisasi. Komunikasi organisasi diperlukan agar setiap anggota mau bekerja dan melaksanakan tugasnya dengan baik, dan menjadi salah satu tugas pimpinan organisasi untuk memastikan anggota nya dapat bekerja dengan baik.
• Penentuan iklim organisasi : iklim organisasi disini merujuk pada tingkah laku komunikasi diantara orang-orang didalamnya yang mempengaruhi efektivitas organisasi. Misalnya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman sejawat yang dapat mempengaruhi produktivitas dalam bekerja.
PENDEKATAN MIKRO
• Komunikasi organisasi dalam pendekatan mikro :
• Supervisi dan pengarahan : dalam sebuah organisasi, supervisi dan pengarahan ini penting dilakukan oleh pimpinan terhadap anggota dengan hierarki dibawahnya dengan tujuan agar tugas-tugas yang dilakukan setiap anggota dapat terlaksana dengan baik.
• Kepuasan kerja : ketika seseorang tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan nya, atau ketika seseorang tidak memiliki hubungan yang baik dengan rekan kerjanya, maka semua ini akan mempengaruhi kepuasan kerja.
Karena komunikasi yang baik menjadi salah satu hal yang mempengaruhi kepuasan kerja seseorang.
PENDEKATAN INDIVIDUAL
• Pendekatan ini berpusat pada tingkah laku komunikasi individual dalam organisasi.
• Beberapa bentuk komunikasi organisasi dalam pendekatan ini :
• Berbicara kepada kelompok kerja : hal ini menjadi salah satu yang wajib dilakukan supaya seseorang dapat melakukan tugas nya dengan baik.
• Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat : manfaat menghadiri rapat bagi anggota organisasi ini adalah dapat berbagi informasi yang penting untuk sesama anggota, selain itu dapat menjadi ajang untuk mempengaruhi anggota lain untuk menerima usulan.
PENDEKATAN INDIVIDUAL
• Beberapa bentuk komunikasi organisasi dalam pendekatan ini :
• Menulis : menulis disini merujuk pada kemampuan seseorang dalam organisasi untuk menyusun konsep materi tertulis yang disebarkan baik didalam organisasi maupun diluar organisasi.
Komunikasi organisasi dalam aktivitas ini dilihat dari kemampuan orang tersebut untuk menyusun informasi yang akan disebarkan.
• Berdebat untuk suatu usulan : merujuk pada kemampuan seorang anggota organisasi dalam berkomunikasi terutama yang tujuan nya membujuk orang lain atau meyakinkan pihak lain untuk menerima usulan nya.
FAKTOR-FAKTOR YANG MENGHAMBAT EFEKTIVITAS KOMUNIKASI ORGANISASI
• Frame of reference
• merujuk pada perbedaan interpretasi seseorang dengan orang lain dalam sebuah organisasi atas informasi yang sama.
• Kebutuhan, nilai, attitudes, pengalaman, dan ekspektasi setiap orang dalam sebuah organisasi akan berbeda, dan perbedaan ini kerap kali akan membuat hambatan dalam komunikasi.
• Contoh : pola berpikir antara senior manager dan entry level staff yang berbeda tentang perekrutan karyawan baru.
HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI
• Selective Listening
• Selective listening : a form of selective perception in which we tend to block out new information, especially if it conflicts with what we believe.
• Dalam sebuah organisasi, 75% komunikasi dilakukan dengan cara mendengarkan. Dalam proses mendengar ini ada 4 proses : perception, intrepretation, evaluation, action. Hambatan kerap kali terjadi pada proses intrepretation. Dalam proses ini, latar belakang budaya, pendidikan, dan pola pikir seseorang akan mempengaruhi proses intrepretation.
HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI
• Value Judgments
• Berdasarkan pada evaluasi penerima pesan (baik itu anggota organisasi maupun individu-individu lain yang menerima pesan dari organisasi)
terhadap pihak yang menjadi pengirim pesan, atau pengalaman-
pengalaman yang dirasakan antara penerima dengan pengirim pesan.
• Source Credibility
• Merujuk pada level of credibility yang dimiliki oleh seorang komunikator, yaitu trust, confidence, faith dimana hal ini mempengaruhi sejauhmana kata-kata, ide, dan tindakan yang dilakukan komunikator akan diterima.
HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI
• Filtering : merujuk pada manipulasi informasi yang dilakukan anggota organisasi kepada orang yang berada diatasnya dengan cara
menyembunyikan informasi yang tidak menyenangkan sehingga informasi yang diterima atasan adalah informasi yang terbaik.
• In Group Language : merujuk pada bahasa-bahasa tertentu yang hanya dipahami oleh orang-orang dalam kelompok tertentu pada sebuah organisasi. Hal ini membuat orang dari luar kelompok sulit memahami komunikasi yang terjadi.
HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI
• Status Differences
• Perbedaan status antara satu orang dengan orang lain dalam sebuah organisasi, terutama dengan orang yang status dalam struktur organisasi nya lebih tinggi kerap kali akan membuat orang dengan status yang lebih rendah merasa takut untuk memberikan umpan balik atas komunikasi yang dilakukan. Contoh : karyawan yang belum paham tentang produk perusahaan tapi takut bertanya dengan atasan nya karena takut dimarahi.
HAMBATAN KOMUNIKASI ORGANISASI
• Time Pressures
• Dalam sebuah kondisi yang mendesak, terkadang seorang anggota organisasi harus melewati prosedur komunikasi dalam struktur organisasi guna mendapatkan respons yang cepat. Dari sebuah kondisi ini, apabila antara orang-orang dalam organisasi tersebut tidak mempunyai komunikasi yang baik sebelumnya maka besar kemungkinan hal ini akan menjadi gesekan.
