PENDAHULUAN
Sejarah Perusahaan
Didirikan pada tahun 1994, Ricakusuma Lestari Abadi merupakan perusahaan yang berkembang dan bergerak di bidang logistik dengan jasa transportasi. Perusahaan berkedudukan di Gedung Graha Kana FL 2, Jalan Angkasa Pura, Kemayoran, Jakarta Pusat, bergerak di bidang kepabeanan dan merupakan Perusahaan Jasa Kepabeanan atau PPJK. Perusahaan memiliki sistem EDI (Electronic Data Interchange), yaitu metode pertukaran data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
Di bidang kepabeanan, sistem EDI membantu perusahaan menangani file dengan lebih mudah dan cepat, serta kontrol kepabeanan yang lebih efektif dan efisien. Ricakusuma Lestari Abadi merupakan perusahaan anggota Alpha Pacific Transportation Group yang mulai beroperasi pada tahun 1982. Grup ini didirikan di Indonesia sebagai grup perusahaan yang berkembang di bidang pengiriman barang, perantara pabean, pergudangan, jasa kurir, dan angkutan truk domestik/internasional.
Jasa yang ditawarkan perusahaan untuk membantu pengiriman barang antara lain Air Services & Ocean Services, Domestics Delivery Services dan Customs Clearance. Ricakusuma Lestari Abadi bersama Asia Pacific Transportation Group saat ini memiliki banyak koneksi dengan negara-negara di Asia, Eropa, hingga negara-negara di Amerika Utara.
Visi Misi Perusahaan
Keterangan : Penempatan kerja praktek ditempatkan pada posisi Customer Service khusus untuk biaya entry invoice dan ekspor impor. Ricakusuma Lestari Abadi adalah pihak yang memegang kendali penuh atas operasi ekspor, impor, dan layanan pelanggan EMKL/U (Ships/Air Freight Expedition). Business Development juga membawahi Information Technology (IT), Human Resource Development (HRD), EMKL Operations dan Customer Service.
Ricakusuma Lestari Abadi terbagi menjadi 2 yaitu Customer Service Ekspor melalui Laut (Ocean) dan Customer Service Ekspor melalui Udara (Udara). Pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan selama 3 bulan dan ditempatkan di Customer Service dengan tugas khusus memasukkan sales/debitur (invoice) dan biaya (biaya voucher) dalam program untung rugi. Dalam pelaksanaannya, kerja praktek dibagi menjadi 2 fungsi yang berbeda yaitu customer service ekspor dan bagian keuangan.
Oleh karena itu, perlu untuk memberikan kembali informasi akun pada lembar kerja yang dicetak oleh customer service. Kegiatan lain yang dilakukan dalam posisi pelayanan pelanggan ekspor laut adalah reservasi untuk pengangkut, dilakukan sebanyak 3 kali.
Struktur Perusahaan
Aktifitas Perusahaan
Tugas customer service ekspor selanjutnya adalah meneruskannya kepada pemilik barang (shipper) untuk diproses container ini di gudang. Layanan pelanggan membuat house waybill untuk ekspor laut atau house air waybill untuk ekspor udara dari data akhir yang diberikan oleh pengirim. Setelah menyelesaikan dokumen dan mengirimkan barang, layanan pelanggan mengeluarkan faktur kepada pengirim dan penerima.
Setelah membayar faktur dari pengiriman, layanan pelanggan membuat faktur untuk pengirim dan penerima asli barang. b. Kemudian bagian customer service melanjutkan proses seperti penyerahan manifes dan info BC 1.1 kepada pelanggan. Langkah selanjutnya adalah departemen layanan pelanggan membuat dokumen seperti HBL/HAWB, faktur komersial, daftar pengepakan, dan data item lainnya.
Bagian customer service kemudian berkoordinasi dengan EMKL untuk penanganan proses kepabeanan saat dokumen impor disiapkan agar barang dapat masuk ke wilayah pabean Indonesia. Sehingga customer service juga mendata rekening pihak-pihak tersebut dan memasukannya ke bagian keuangan untuk segera membayarnya pada jangka waktu yang telah ditentukan.
URAIAN PEKERJAAN
Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktik
Lingkup Pekerjaan Kerja Praktik
- SOP Customer Services Ekspor
- Uraian Kegiatan Kerja Praktik
- Pengukuran Kinerja pada Pelaksanaan Kerja Praktik
Program yang digunakan selama bekerja di bagian customer service dan finance juga sama dengan program PNL. Proses kerja customer service ekspor tahap pertama adalah menerima perintah kerja terkait jadwal ekspor dari pemilik barang atau permintaan dari agen negara tujuan ekspor. Customer service setelah menerima jadwal ekspor, kemudian melakukan konfirmasi dan pengecekan dengan menghubungi pemilik barang terkait pengiriman yang akan dilakukan.
Setelah menemukan jadwal yang tepat, customer service menghubungi agen di negara tujuan untuk mengkonfirmasi pihak pengangkut dan jadwal keberangkatan kiriman. Namun, proses printout CN/DN merupakan proses yang berurutan dengan proses printout PNL di customer service. Kerja praktek ditempatkan di bagian customer service ekspor dengan tugas khusus yaitu impor penjualan/piutang (faktur) dan biaya ke program laba rugi.
Selama mereka ditempatkan di customer service ekspor laut, mereka juga diarahkan dengan instruksi yang sama untuk membantu customer service impor dan penjualan impor input EMKL. Dalam pelayanan pelanggan ekspor, juga diberikan tugas lain selama pelaksanaan kerja praktek, seperti membantu memesan tempat dengan pihak pelayaran dan membuat laporan penjualan dari pengiriman yang sudah selesai atau tertutup. Aktivitas "book for carrier" dilakukan saat pengirim mengirimkan instruksi pengiriman (SI) ke layanan pelanggan.
Pekerjaan bagian ini dilakukan setelah selesainya pemasukan penjualan dan pembayaran ke customer service ekspor, impor dan EMKL. Pada tahap pekerjaan ini perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa rincian biaya yang tertera pada lembar tugas biaya voucher sesuai dengan lembar kerja PNL yang dicetak pada customer service. Setelah memasukkan nomor pos, akan muncul detail debitur yang dimasukkan oleh customer service.
Oleh karena itu customer service impor mengamankan invoice tersebut dan menginstruksikan untuk segera menerbitkan surat pernyataan kerja agar pembayaran dapat dilakukan oleh bagian keuangan. Namun pos yang menjadi fokus adalah customer service ekspor laut dengan tugas tambahan lainnya yaitu booking space ke carrier dan membantu pembuatan laporan penjualan di akhir tahun 2020. Selain membantu pekerjaan yang sudah ada di customer service ekspor, juga kerja praktek. diarahkan agar fleksibel, karena dapat membantu pengeluaran invoice dan voucher biaya yang dilakukan oleh bagian Invoice di bagian keuangan.
Saat bekerja di bidang keuangan, pelaksanaannya dilakukan setelah satu setengah bulan dengan penekanan pada pekerjaan ekspor, impor dan customer service EMKL. Selain diorientasikan untuk membantu departemen customer service ekspor laut, alur kerja juga diorientasikan untuk membantu departemen customer service impor.
Permasalahan yang Dihadapi
- Permasalahan Internal
- Permasalahan Eksternal
Lebih banyak Nota Debit telah diterbitkan untuk impor EMKL sehubungan dengan biaya perbaikan peti kemas. Sementara itu, nota kredit lebih banyak diterbitkan untuk tujuan layanan pelanggan ekspor, hal ini terkait dengan keluhan pelanggan atas layanan yang tidak dibeli dari PT. Hal tersebut terjadi karena human error atau kesalahan customer service saat input ke dalam program PNL.
Solusi untuk masalah ini adalah agar customer service meninjau kembali data penjualan yang dimasukkan ke dalam program PNL sebelum job sheet diterbitkan dan diserahkan ke bagian keuangan. Tindaklanjuti dengan penjual melalui email atau telepon, konfirmasi ulang rincian tagihan yang akan dibayarkan. Ditanyakan kepada customer service ekspor dan pihak penjualan/pemasaran bahwa pengiriman ekspor terkait dengan pungutan yang diadukan merupakan pungutan standar lokal untuk negara tujuan ekspor, sebaliknya pihak agen yang ditagih merasa tidak bersalah dan membuat pungutan tambahan tersebut wajar karena mereka pada saat itu terkena dampak pandemi COVID.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah pihak customer service memberikan bukti tertulis yang konkrit mengenai kesepakatan dengan pihak customer terkait biaya yang akan dikeluarkan, seperti bukti screenshot percakapan melalui E-Mail. Jika keluhan terjadi lagi, Anda dapat menggunakan bukti ini, yang menunjukkan bahwa pengirim siap menanggung biaya tambahan yang akan timbul. Karena kondisi yang terkait dengan apa yang akan terjadi selama pengiriman sulit diprediksi, terutama terkait dengan biaya yang ditagih dari perusahaan/agen pelayaran saat barang tiba di negara tujuan.
Dan solusi terakhir yaitu customer service yang melakukan pengiriman membuat surat klaim, jika terjadi kerugian lagi maka customer service siap menanggung biaya kerugian tersebut. Permasalahan yang muncul pada faktor eksternal terkait pemasok yang lama mengirimkan invoice, dan adanya kesalahan data dalam penerbitan dokumen biaya. Sementara itu, kesalahan memasukkan pembayaran/biaya ke program PNL di bagian customer service sering terjadi.
Hal ini juga menghambat proses penerbitan cost voucher karena memerlukan perubahan rincian biaya terlebih dahulu. Solusi dari permasalahan tersebut adalah customer service untuk selalu melakukan follow up sebagai bentuk menghubungi supplier melalui email. Pastikan juga rincian biaya yang harus dibayar dan pengeluaran voucher biaya untuk pendaftaran sesuai dengan slip pekerjaan yang berkaitan dengan pengiriman.
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Saran
- Saran Permasalahan Internal Perusahaan
- Saran Permasalahan Eksternal Perusahaan
Penghitungan dan Pelaporan PPN di Layanan Percepatan, https://www.online-pajak.com/about-ppn-efaktur/ppn-jasa-ekspedisi, Diakses pada 24 Mei 2021. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 121/PMK . 03/2015 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 75/PMK.03/2010 tentang Nilai Lain Sebagai Dasar Penetapan Pajak, https://jdih.bpk.go.id, Terdaftar pada tanggal 24 Mei 2021 Peraturan Menteri Keuangan No. 141/PMK.03/2015 tentang Jenis Jasa Lainnya Tersirat Dalam Pasal 23 Ayat (1) Huruf C No. 36 Tahun 2008, https://peraturan.bpk. go.id/, diakses 01 Juni 2021.
Aspek Pajak Usaha Ekspedisi, http://satvika.co.id/news/aspek-juang-usaha-ekspedisi-kenali-ppn-dan-pph-pasal-23-untuk-usaha-jasa-freight-.
