PDF Tata Kelola Manajemen SubSubdomain LPTSI

(1)

Dwi Muhammad I. (5209 100 082) Izzati Akaga R.E (5212 100 067) Arbintoro Mas (5212 100 092) Yusuf Shalahuddin (5212 100 172)

Tata Kelola Manajemen SubSubdomain

LPTSI

Berdasarkan COBIT 5 DSS 02-

Manage Service Request and

Incidents

(2)

LATAR BELAKANG

Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) memeiliki sebuah lembaga yang bernama Lembaga Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (LPTSI) yang mirip dengan fungsi departemen teknologi informasi pada umumnya. LPTSI memiliki banyak layanan diantaranya layanan hosting, emal, dan Subdomain.

Saat ini sebagian besar layanan di LPTSI belum tertata dengan baik. Masih banyak layanan yang tidak memiliki dokumentasi maupun kebijakan yang sesuai. Dokumen ini berusaha untuk menata layanan subSubdomain yang berada dibawah Subdomain its.ac.id.

Meskipun tidak banyak subSubdomain baru yang dibuat setiap tahunnya namun akan tetap menjadi masalah apabila terjadi error atau pergantian pegawai yang tidak mengajarkan konfigurasi yang ada kepada pegawai baru.

HIRARKI STRUKTUR DOKUMEN

Table 1Hirarki Dokumen

COBIT 5 Prosedur Formulir

DSS02.03

Prosedur permintaan Subdomain baru Permohonan Subdomain Baru Subdomain Baru

Prosedur perubahan kuota Permohonan Penambahan Kuota

Prosedur reset Subdomain Permohonan Reset Subdomain Prosedur pergantian pengurus Pergantian Pengurus Subdomain DSS02.04

&

DSS02.05

Prosedur pelaporan Pelaporan Masalah Subdomain Insiden

Prosedur identifikasi insiden Pemeriksaan Subdomain Saran Keamanan

DSS02.07 Prosedur seleksi Subdomain Seleksi Domian

Penghaspusan Subdomain Prosedur perekaman perubahan Subdomain -

(3)

PROSEDUR

PROSEDUR PENANGANAN PERMINTAAN

PROSEDUR PERMINTAAN SUBDOMAIN BARU

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan permohonan penambahan Subdomain baru.

TUJUAN

• Menambuat Subdomain baru.

INDIKATOR KESUKSESAN

• Subdomain baru berhasil dibuat.

• Pemohon berhasil mengakses Subdomain baru.

AKTIVITAS

1. Pemohon mengambil formulir permohonan Subdomain baru di LPTSI.

2. Pemohon mengisi formulir permohonan Subdomain baru.

3. Pemohon menyerahkan formulir pemohonan Subdomain baru.

4. Petugas yang berwenang mengambil formulir Subdomain baru.

5. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir permohonan Subdomain baru kepada Kasubag Umum.

6. Kasubag Umum menyetujui fomulir permohoanan Subdomain baru.

7. Kasubag Umum menyerahkan formulir permohonan Subdomain baru kepata petugas yang berwenang.

8. Petugas yang berwenang membuatkan Subdomain baru.

9. Petugas yang berwenang mengisi formulir Subdomain baru.

10. Pemohon mengambil formulir Subdomain baru.

(4)

PROSEDUR PERUBAHAN KUOTA SUBDOMAIN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan permohonan peerubahan kuota suatu Subdomain.

TUJUAN

• Merubah kuata Subdomain.

• Kuata Subdomain yang diajukan berubah.

AKTIVITAS

1. Pemohon mengambil formulir permohonan perubahan kuota di LPTSI.

2. Pemohon mengisi formulir permohonan penambahan kuota.

3. Pemohon menyerahkan formulir permohonan penambahan kuota.

4. Petugas yang berwenang mengambil formulir permohonan penambahan kuota.

5. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir permohonan perubahan kuota kepada Kasubag Umum.

6. Kasubag Umum menyetujui fomulir permohoanan penambahan kuota.

7. Kasubag Umum menyerahkan formulir permohonan perubahan kuota kepata petugas yang berwenang.

8. Petugas yang berwenang menambahkan kuota.

(5)

PROSEDUR RESET SUBDOMAIN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan permohonan reset suatu Subdomain.

TUJUAN

• Mengubah suatu Subdomain menjadi seperti Subdomain baru.

• Username dan Password Subdomain berubah.

• Setelan Subdomain berubah seperti Subdomain baru.

AKTIVITAS

1. Pemohon mengambil formulir permohonan reset Subdomain di LPTSI.

2. Pemohon mengisi formulir permohonan reset Subdomain.

3. Pemohon menyerahkan formulir permohonan reset Subdomain.

4. Petugas yang berwenang mengambil formulir permohonan reset Subdomain.

5. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir permohonan reset Subdomain kepada Kasubag Umum.

6. Kasubag Umum menyetujui fomulir permohoanan reset Subdomain.

7. Kasubag Umum menyerahkan formulir permohonan reset Subdomain kepata petugas yang berwenang.

8. Petugas yang berwenang mereset Subdomain.

9. Petugas yang berwenang mengisi formulir reset Subdomain.

10. Pemohon mengambil formulir reset Subdomain.

(6)

PROSEDUR PERGANTIAN PENGURUS SUBDOMAIN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan pemberitahuan penrgantian pengurus suatu Subdomain.

TUJUAN

• Memberitahukan pergantian pengurus Subdomain.

• Data pengurus Subdomain berubah.

AKTIVITAS

1. Pemohon mengambil formulir permohonan pergantian pengurus Subdomain di LPTSI.

2. Pemohon mengisi formulir permohonan pergantian pengurus Subdomain.

3. Pemohon menyerahkan formulir permohonan pergantian pengurus Subdomain.

4. Petugas yang berwenang mengambil formulir permohonan pergantian pengurus Subdomain.

5. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir permohonan pergantian pengurus Subdomain kepada Kasubag Umum.

(7)

PROSEDUR PENGELOLAAN INSIDEN

PROSEDUR PELAPORAN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan pelaporan tentang permasalahan suatu Subdomain.

TUJUAN

• Menangani permasalahan yang muncul.

• Permasalahan berhasil ditangani.

AKTIVITAS

1. Pemohon mengambil formulir pelaporan masalah Subdomain di LPTSI.

2. Pemohon mengisi formulir pelaporan masalah Subdomain.

3. Pemohon menyerahkan formulir pelaporan masalah Subdomain.

4. Petugas yang berwenang mengambil formulir pelaporan masalah Subdomain.

5. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir Pelaporan masalah Subdomain kepada Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi.

6. Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi menyerahkan formulir permohonan reset Subdomain kepata petugas yang berwenang.

7. Petugas yang berwenang menangani permasalahan.

8. Petugas yang berwenang mengisi formulir insiden.

9. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir insiden ke Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi.

(8)

PROSEDUR INDENTIFIKASI INSIDEN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan pengindentifikasian suatu masalah pada Subdomain.

TUJUAN

• Mengidentifikasi dan menangani masalah yang ada pada suatu Subdomain.

• Adanya masalah yang teridentifikasi.

• Masalah yang teridentifikasi berhasil ditangani.

• Celah keamanan yang terindentifikasi berhasil ditutup.

AKTIVITAS

1. Setiap 4 bulan petugas yang berwenang melakukan pemeriksaan seluruh Subdomain yang ada.

2. Petugas yang berwenang mengisi formulir pemeriksaan Subdomain.

3. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir pemeriksaan Subdomain kepada Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi.

4. Jika ditemukan permasalahan.

4.1. Petugas yang berwenang Petugas yang berwenang menangani permasalahan.

4.2. Petugas yang berwenang mengisi formulir insiden.

4.3. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir insiden ke Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi.

5. Jika ditemukan celah keamanan pada suatu Subdomain.

5.1. Petugas yang berwenang mengirim surat himbauan kepada pengurus subdomain tersebut yang menjelaskan celah keamann dan sran untuk menutup celah

keamanan tersebut.

(9)

PROSEDUR PERAWATAN

PROSEDUR SELEKSI SUBDOMAIN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan seleksi Subdomain yang sudah tidak digunakan.

TUJUAN

• Menyeleksi Subdomain mana yang masih digunakan dan yang sudah tidak digunakan.

• Subdomain yang sudah tidak digunakan berhasil dihapus.

AKTIVITAS

1. Setiap 6 bulan sekali petugas yang berwenang menghubungi pengurus Subdomain untuk memastikan apakah Subdomain masih digunakan atau tidak.

2. Petugas yang berwenang mengisi formulir seleksi Subdomain.

3. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir seleksi Subdomain kepada Kasubag Umum.

4. Jika ditemukan Subdomain yang sudah tidak digunakan.

4.1. Kasubag Umum memerintahkan petugas yang berweneng untuk menghapus Subdomain.

4.2. Petugas yang berwenang menghapus Subdomain yang sudah tidak digunakan.

4.3. Petugas yang yang berwenang mengisi formulir penghapusan Subdomain.

4.4. Petugas yang berwenang menyerahkan formulir penghapusan Subdomain kepada Kasubag Umum.

(10)

PROSEDUR PEREKAMAN PERUBAHAN SUBDOMAIN

Prosedur ini merupakan prosedur yang digunakan untuk melakukan perekamaman jika terjadi perubahan, penambahan dan/atau permasalahan pada Subdomain.

TUJUAN

• Mendokumentasikan perubahan, penambahan dan/atau permasalahan pada Subdomain.

• Perubahan, penambahan dan/atau permasalahan pada Subdomain berhasil di dokumentasikan.

AKTIVITAS

1. Kasubag umum atau Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi menerima formulir.

2. Kasubag umum atau Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi mendokumentasikan formulir tersebut.

(11)

FOMULIR

FORMULIR PERMOHONAN SUBDOMAIN BARU

Nomor Formulir

PSB01

Nama Pemohon

BUDI

Nomor Identitas

(NRP/NIP)

Nama Organisasi

Perkumpulan XYZ

Penaggung Jawab

ADI

Pengurus Subdomain

BUDI

Nomor telp. 08123456789 E-mail [email protected] Alamat

Subdomain yang diinginkan

xyz.its.ac.id

Surabaya,10 Oktober 2015

Kasubag Umum Pemohon

(TANDA TANGAN) (TANDA TANGAN)

DADANG BUDI

(12)

FORMULIR SUBDOMAIN BARU

Nomor Formulir SB01 Alamat Subdomain xyz.its.zc.id Username Admin BUDI Password Admin 123xyz

Surabaya, 10 Oktober 2015

(13)

FORMULIR PERMOHONAN PERUBAHAN KUOTA

Nomor Formulir

PPK01

Nama Pemohon

BUDI

Nomor Identitas

(NRP/NIP)

Nama Organisasi

Perkumpulan XYZ

Alamat subdomain

xyz.its.ac.id

Kuota maksimal yang diinginkan (*coret pada kuota yang diinginkan)

50 MB 100 MB 500 MB 1 GB 10 GB 25 GB

Surabaya,10 November 2015

DADANG BUDI

(14)

FORMULIR PERMOHONAN RESET SUBDOMAIN

Nomor Formulir

PRS01

Nama Pemohon

BUDI

Nomor Identitas

(NRP/NIP)

Nama Organisasi

Perkumpulan XYZ

Alamat subdomain

xyz.its.ac.id

Alasan reset subdomain:

(Tulis alasan mengapa ingin mereset subdomain)

Surabaya,10 Desember 2015

DADANG BUDI

(15)

FORMULIR PERGANTIAN PENGURUS SUBDOMAIN

Nomor Formulir

PGS01

Nama Pemohon

CHANDRA

Nomor Identitas

(NRP/NIP)

Nama Organisasi

Perkumpulan XYZ

Alamat subdomain

xyz.its.ac.id

Nama Pengurus Baru

CHANDRA

Nomor telp. 08987654321 E-mail [email protected] Surabaya,10 Januari 2016

DADANG CHANDRA

(16)

FORMULIR PELAPORAN MASALAH SUBDOMAIN

Nomor Formulir

PMS01

Nama Pemohon

CHANDRA

Nomor Identitas

(NRP/NIP)

Nama Organisasi

Perkumpulan XYZ

Alamat subdomain

xyz.its.ac.id

Permasalahan:

(Tulis rincian permaslahan)

Surabaya,10 Februari 2016 Pemohon

(TANDA TANGAN)

CHANDRA

(17)

FORMULIR INSIDEN

Nomor Formulir I01 Petugas yang

Menangani

EKA

Alamat Subdomain xyz.its.zc.id

Permasalahan (Tulis rincian permasalahan)

Penanganan (Tulis rincian penanganan permasalahan)

Saran (Tulis saran agar permasalahan ini tidak muncul kembali)

Surabaya, 10 Februari 2016

(18)

FORMULIR PEMERIKSAAN SUBDOMAIN

Nomor Formulir PS01 Petugas yang

Memeriksa

EKA

Periode Pemeriksaan

Periode I Tahun 2016

Hasil Pemeriksaan (Tulis rincian hasil pemeriksaan)

Surabaya, 10 April 2016

(19)

FORMULIR SELEKSI SUBDOMAIN

FORMULIR SELEKSI SUBDOMAIN

Penyeleksi : Fajar

Periode penyeleksian : Periode 1 Tahun 2016

Alamat Subdomain Pengurus Nomor HP Status abc.its.ac.id GANANG 081089085082 (aktif/tidak aktif)

Surabaya, 10 Juni 2016 Mengetahui (TANDA TANGAN)

KASUBAG UMUM

(20)

FORMULIR PENGHAPUSAN SUBDOMAIN

Nomor Formulir HS01 Alamat Subdomain xyz.its.zc.id Organisasi Perkumpulan XYZ Petugas yang Menghapus HADI

Surabaya, 10 Juli 2016