The Plaza Office Tower 32nd Floor Jl. M.H. Thamrin Kav 28-3010350 8 Juni 2024
No: ML10012/1336/2024 Lampiran 1
Yth. Bpk./Ibu Direktur Utama
PT. Ciputra Development Tbk
Ciputra World 1, DBS Bank Tower 39th Floor Jl. Prof, Dr. Satrio Kav 3-5, Jakarta 12940 Indonesia
Perihal : Penyampaian Management Letter atas Laporan Keuangan Periode 2023
Dengan hormat,
Kami telah melakukan pemeriksaan atas Laporan Keuangan PT Ciputra Development Tbk untuk tahun buku yang berakhir tanggal 31 Desember 2023 dan telah mengeluarkan laporan pemeriksaan tertanggal 11 April 2024.
Sebagai bagian dari pemeriksaan, kami telah melaksanakan studi dan evaluasi terhadap pengendalian internal perusahaan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik. Tujuan utama evaluasi ini adalah untuk menentukan sifat dan ruang lingkup pemeriksaan serta jenis prosedur audit yang diperlukan.
Perlu dicatat bahwa evaluasi terhadap pengendalian internal perusahaan ini bukan merupakan pemeriksaan khusus terhadap pengendalian internal, dan laporan ini dibuat sebagai tambahan atas laporan pemeriksaan kami. Secara umum, kondisi administrasi dan pengendalian internal perusahaan sudah cukup baik. Namun, selama pemeriksaan, kami menemukan beberapa kelemahan yang perlu mendapat perhatian manajemen untuk diperbaiki.
Untuk meningkatkan pengendalian internal perusahaan, berikut ini kami sampaikan beberapa kelemahan yang ditemukan beserta saran perbaikannya.
1. Anggaran (Budget)
Proses penyusunan dan pengawasan anggaran saat ini kurang efektif, menyebabkan adanya perbedaan antara anggaran yang telah disetujui dengan realisasi keuangan yang terjadi. Hal ini disebabkan oleh kurangnya koordinasi antar departemen dalam penyusunan anggaran serta kurangnya pemantauan berkala terhadap penggunaan anggaran.
Disarankan untuk meningkatkan koordinasi antar departemen dalam proses penyusunan anggaran dengan mengadakan pertemuan rutin yang melibatkan semua departemen terkait. Selain itu, perlu diterapkan sistem pemantauan berkala terhadap penggunaan anggaran dengan membandingkan anggaran yang telah disetujui dengan realisasi keuangan secara periodik, misalnya setiap bulan. Hal ini akan membantu dalam mengidentifikasi dan mengatasi penyimpangan anggaran secara lebih dini.
2. Internal Auditor
Fungsi internal audit tidak memiliki independensi yang memadai dan seringkali terlibat dalam operasi sehari-hari perusahaan.
Disarankan untuk memperkuat independensi fungsi internal audit dengan memastikan bahwa auditor internal tidak terlibat dalam kegiatan operasional sehari-hari dan melaporkan langsung kepada komite audit atau dewan direksi. Ini akan meningkatkan efektivitas audit internal dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko serta memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku.
3. Prenumbered Document
Dokumen-dokumen perusahaan seperti faktur, pesanan pembelian, dan formulir penerimaan barang belum diberi nomor urut sebelumnya (prenumbered). Hal ini menyebabkan potensi risiko terjadinya duplikasi, hilangnya dokumen, atau manipulasi dokumen yang sulit dideteksi.
Kami menyarankan perusahaan untuk mengimplementasikan sistem penomoran dokumen secara otomatis dan berurutan (prenumbered). Sistem ini akan membantu memastikan bahwa semua dokumen tercatat dengan benar dan lengkap, serta memudahkan pelacakan dan pemeriksaan apabila terjadi ketidaksesuaian atau masalah di kemudian hari. Implementasi penomoran berurutan juga dapat mengurangi risiko kehilangan atau duplikasi dokumen, sehingga meningkatkan akurasi dan keandalan
proses administrasi perusahaan.
4. Monthly Statement of Account Piutang Usaha
Saat ini, perusahaan belum memiliki prosedur yang konsisten dan tepat waktu untuk mengirimkan Monthly Statement of Account kepada pelanggan. Hal ini mengakibatkan adanya keterlambatan dalam deteksi dan penyelesaian piutang usaha yang tertunggak, yang dapat berdampak negatif pada arus kas perusahaan.
Kami menyarankan agar perusahaan mengimplementasikan prosedur standar untuk pengiriman Monthly Statement of Account kepada semua pelanggan pada tanggal yang tetap setiap bulannya. Prosedur ini harus mencakup verifikasi data sebelum pengiriman, serta mekanisme untuk tindak lanjut terhadap piutang yang tertunggak. Dengan demikian, perusahaan dapat memonitor piutang usaha secara lebih efektif dan mempercepat proses penyelesaian piutang yang bermasalah.
5. Inventarisasi Aset Tetap
Dalam pemeriksaan kami, ditemukan bahwa inventarisasi aset tetap perusahaan tidak dilakukan secara rutin. Hal ini menyebabkan adanya kemungkinan aset yang hilang, rusak, atau tidak tercatat dengan benar dalam laporan keuangan. Selain itu, ketidakakuratan data aset tetap dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan penyusutan dan penilaian aset perusahaan.
Kami menyarankan agar perusahaan melakukan inventarisasi aset tetap secara berkala, minimal sekali dalam setahun. Inventarisasi ini harus mencakup pengecekan fisik aset, pembaruan catatan aset, dan penyesuaian terhadap buku besar jika diperlukan. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan bahwa semua aset tetap tercatat dengan akurat, keberadaan dan kondisi fisik aset dapat dipantau, dan laporan keuangan dapat mencerminkan nilai aset yang sebenarnya.
Surat komentar ini ditujukan hanya untuk memberikan informasi kepada manajemen perusahaan, dan bukan untuk disajikan pada pihak-pihak di luar perusahaan, untuk mencegah kemungkinan timbulnya salah pengertian dari pihak-pihak yang kurang memahami mengenai tujuan dan keterbatasan dari suatu pengendalian intern dan evaluasi serta tes yang kami lakukan atas pengendalian intern tersebut.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Kami bersedia untuk mendiskusikan temuan dan rekomendasi ini lebih lanjut dengan pihak manajemen.
Kantor Akuntan Publik IMELDA & REKAN
Alvin Ismanto
