Tugas dan Peran Divisi Acara dalam Panitia

1. Divisi Acara

Divisi ini bertugas mengurus rangkaian acara. Menjadi divisi yang kerap dianggap paling sibuk mulai dari tahap persiapan sampai pelaksanaan, divisi acara harus memastikan acara berjalan sesuai dengan rencana dan konsep yang ditentukan.

Jadi secara keseluruhan, divisi acara membuat konsep acara secara umum sampai mengatur berjalannya acara.

Jobsdesk Tugas Divisi Acara

Agar lebih mudah memahami, berikut ini adalah jobdesk divisi acara:

 Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

 Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan dalam menyusun daftar perlengkapan yang dibutuhkan

 Mengundang narasumber yang biasanya mengisi acara

 Mengoordinar dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung

 Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk kepada anggota panitia

 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia, sebagai pemimpin utama dalam kepanitian

 Divisi acara dipimpin oleh seorang pemimpin divisi yang berfungsi mengoordinir anggota divisi acara

2. Divisi Humas dan Publikasi

Selanjutya adalah divisi Humas (Hubungan Masyarakat) dan Publikasi. Divisi yang membuat konsep publikasi. Sehingga acara yang direncanakan dapat diketahui dengan baik oleh khalayak.

Untuk itu, divisi diperlukan agar semakin banyak orang yang tahu tentang acara tersebut. Bisanya divisi ini diisi oleh orang-orang cakap dalam hal desain grafis , videografi, atau fotografi, karena publikasi acapkali harus didesain dengan apik dan menarik.

Jobsdeks Tugas Divisi Humas

Secara garis besar, tugas divisi humas dan publikasi meliputi:

https://deepublishstore.com/wp-content/uploads/2024/07/banner-ebook-scaled.webp

 Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster, undangan, brosur, banner, baliho, video, dan sebagainya Merancang serta mendesain Katalog

 Membantu bagian dalam kepanitiaan yang mengurusi administrasi dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara

 Bertanggung jawab kepada Ketua panitia

 Sama seperti divisi lainnya, divisi ini juga dipimpin oleh satu pimpinan divisi 3. Divisi Perlengkapan

Nah, selanjutnya adalah divisi perlengkapan yang menyediakan semua perlengkapan yang dibutuhkan selama acara.

Dengan berkoordinasi dengan divisi lain, divisi perlengkapan menghimpun semua perlengkapan atau peralatan yang diperlukan setiap divisi.

Kemudian divisi ini memastikan ketersediaan perlengkapan seperti tepat acara, kursi acara, panggung bila ada, sampai sound system.

Tugas Divisi Perlengkapan

 Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

 Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya

 Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal peminjaman dan penyewaan peralatan.

 Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara

 Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara

 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia. Jadi bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

4. Divisi Konsumsi

Tak kalah penting dengan divisi lainnya nih, divisi konsumsi menjamin logistik yang diperlukan oleh semua anggota kepanitian dan peserta acara.

Divisi ini yang menyiapkan menu makanan sampai camilan serta menjadwalkan waktu makan.

Anggota divisi ini harus mampu mengatur persediaan makanan dengan cermat.

Jobdosk Divisi Konsumsi:

 Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan penjadwalannya

 Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan pengisi acara

 Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi

 Mengurus biaya konsumsi

 Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan

 Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran

 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

5. Divisi Sponsorship

Kemudian ada divisi sponsorship yang berkaitan dengan pendanaan. Divisi ini memastikan tersedianya dana untuk menyelenggarakan acara.

Tugas divisi ini yang paling utama adalah mencari donor yang memberikan suntikan dana dan menjalin kerja sama dengan pihak-pihak donor.

Lumrahnya divisi ini membuat proposal untuk mengajukan kerja sama dengan pihak tertentu.

Jobsdesk Divisi Sponsorship

 Membuat daftar pihak-pihak mana saja yang akan diajak kerjasama

 Membuat proposal sponsorship

 Mengajukan proposal sponsorship kepada pihak tertentu

 Memikirkan dan merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan pemasukan

 Menyambut dengan hangat pihak sponsor bila datang saat hari pelaksanaan acara

 Melakukan follow up dana dan usaha baika pre acara maupun pasca acara

 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan divisi lain yang bersangkutan

 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia 6. Divisi Keamanan

Divisi ini juga biasanya dalam sebuah kepanitian lo. Namanya divisi keamanan. Urusan kemaana pada hari acara merupakan tanggung jawab divisi ini.

Jobdesk Divisi Keamanan Fungsi divisi ini adalah:

 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan acara

 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara

 Berkoordinasi dengan pihak keamanan seperti satpam untuk penjagaan lokasi acara

 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia 7. Divisi Dokumentasi

Nggak boleh ketinggalan juga nih, divisi dokumentasi yang berfungsi memotret momen. Mulai dari sebelum acara sampai setelah acara berlangsung. Divisi ini dilengkapi dengan alat-alat dokumentasi seperti kamera.

Jobdeks Divisi Dokumentasi

Tugas divisi dokumentasi mencakup:

 Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video

 Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara

 Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Panitia

Divisi-divisi di atas hanyalah contoh. Umumnya dalam kepanitian ada divisi lain seperti divisi transportasi dan divisi kesehatan.

Intinya, setiap divisi bisa dibentuk atau ditiadakan sesuai kebutuhan acara. Ada kalanya kepanitian tidak memiliki divisi kesehatan karena memang keberadaan divisi itu kurang krusial dalam acara.

Selain divisi-divisi, dalam kepanitian juga daa Ketua Panitia, Sekretaris, dan Bendahara.

Sama pentingnya dengan divisi, tiga bagian tersebut sangat diperlukan peran dan tugasnya dalam sebuah kepanitian.

8. Ketua Panitia

sebagai sosok pemimpin utama, Ketua Panitia adalah penggerak tim. Seorang Ketua Panitia harus mempunyai jiwa kepemimpinan dan kemampuan untuk memotivasi dan mengorganisasikan anggota panitia.

Sehingga cara yang dibuat dapat berjalan lancar. Jadi kehadiran Ketua Panitia bersifat wajib dalam sebuah kepanitian. Tanpa seorang pemimpin, kepanitian nggak akan berjalan.

Nah, sering kali seorang ketua dibantu oleh wakil ketua.

Jobdeks Ketua Panitia

Adapun tugas ketua panitia acara adalah sebagai berikut :

 Memimpin semua anggota panitia. Sehingga setiap divisi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan

 Melakukan koordinasi dengan setiap anggota panitia

 Membuat detail konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan

 Mengarahkan dan mengawasi berjalannya acara

 Melakukan evaluasi kepanitian secara rutin

 Bersikap tegas dan bertindak sigap ketika terjadi masalah. Sehingga ia dapat membuat keputusan tepat untuk mengatas masalah yang muncul.

 Bertanggung jawab kepada penanggung jawab acara. Misalnya dalam tataran kampus, bertanggung jawab kepada Rektor

 Meminta laporan pertanggungjawaban semua divisi dalam kepanitian

 Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan acara

9. Sekretaris

Seperti disinggung sebelumnya, Ketua Panitia juga didampingi oleh Sekretaris. Apa sih tugasnya sekretaris?

Jadi sekretaris adalah seseorang yang ditugaskan untuk mengurus hal-hal yang berhubungan kesekretariatan dan administrasi.

Jobdeks Sekretaris dalam kepantiaan

Beberapa tugas seorang sekretaris diantaranya adalah :

 Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat undangan, surat kontrak kerjasama, surat peminjaman, surat penyewaan, proposal penyelenggaraan acara, laporan

pertanggungjawaban, dan sebagainya.

 Membuat Surat Keputusan kepanitiaan, bila ada

 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia

 Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan

 Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi

 Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia 10. Bendahara

• bendahara juga didorong untuk memiliki keterampilan berkomunikasi untuk membuka jaringan dengan pihak kampus, pemerintah desa, dan pihak luar lainnya. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan dukungan pendanaan selama KKN.

Jobdeks Bendahara dalam Kepanitiaan Tugas bendahara terdiri dari:

 Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya,terutama dalam hal pengelolaan anggaran

 Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan acara

 Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana

 Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana

 Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas

 Bertanggung jawab kepada ketua Panitia