BAB III PEMBAHASAN
D. Brand Image Seorang Sekretaris Perusahaan PT. Perkebunan
Brand image yang dilakukan seorang sekretaris, bukan hanya bagaimana
seorang sekretaris menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik. Hal itu disebabkan karena seorang sekretaris yang profesional memiliki keahlian dalam meningkatkan citra perusahaan (brand image), juga dapat dinilai dari bagaimana etika, kepribadian dan juga penampilannya.
Menurut Kotler dan Amastrong (2001: 225), pengertian brand
image adalah seperangkat keyakinan konsumen mengenai merek tertentu.
Sedangkan menurut Ouwersoot dan Tudorica (2001: 226), brand image adalah kumpulan persepsi tentang sebuah merek yang saling berkaitan yang ada dalam pikiran manusia.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Brand image seorang sekretaris adalah gambaran dari hubungan atau perbandingan hasil pencitraan kepribadian seorang sekretaris kepada seluruh pihak-pihak terkait dalam melaksanakan tugas-tugas yang sesuai dengan tanggung jawab pada profesinya sebagai seorang sekretaris dengan standar seorang sekretaris yang berlaku di perusahaan tempat dia bekerja.
41
Dalam prakteknya, seorang sekretaris perlu memperhatikan dan menerapkan kesekretariatan dalam meningkatkan dan menjaga nama baik citra perusahaan. Karena dapat mempermudah seorang sekretaris dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
Brand image tidak hanya bermanfaat bagi seorang sekretaris saja,
melainkan bagi seluruh jajaran terkait pada lembaga perusahaan. Adapun manfaat
brand image bagi perusahaan yaitu:
1. Sebagai gambaran citra perusahaan dalam komoditi bidang.
2. Sarana identifikasi untuk mempermudah proses penanangan atau pelacakan.
3. Bentuk proteksi hukum terhadap fitur atau aspek perusahaan. 4. Signal tingkat kualitas bagi pihak terkait.
5. Sarana menciptakan asosiasi dan makna unik yang membedakan perusahaan dengan perusahaan pesaing.
6. Sumber keunggulan kompetetif.
7. Sumber financial returns bagi perusahaan.
Pada hakikatnya seorang sekretaris memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenang tidak hanya pada perusahaan melainkan pada diri sendiri untuk menjaga kualitas kerja dan citra perusahaan. Adapun tugas- tugas, tanggung jawab dan wewenang Sekretaris Perusahaan pada PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Medan adalah:
Tugas
1. Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan Rapat Direksi, Rapat Direksi dan Dewan Komisaris, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan kegiatan lainnya dengan stakeholder, antara lain press conference, dengar pendapat dengan anggota Dewan, dan sebagainya.
2. Memberikan informasi yang materil dan relevan kepada stakeholder sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Mengkoordinasikan penyusunan Laporan Manajemen Triwulanan dan Tahunan yang akurat dan dapat diandalkan.
4. Menyampaikan Laporan Manajemen Triwulan dan Tahunan disampaikan kepada Dewan Komisaris secara tepat waktu.
5. Memutakhirkan materi informasi yang disajikan dalam website perusahaan serta dimutakhirkan secara berkala.
6. Mengkoordinasikan penyiapan dan penyediaan bahan-bahan untuk “Press
Release” atas setiap pernyataan dalam tingkatan Direksi.
7. Memberikan informasi yang dibutuhkan mengenai data atau performance dari perusahaan dalam batas-batas yang ditetapkan dalam perusahaan sesuai peraturan perundang-undangan serta disampaikan secara tepat waktu.
8. Menyajikan hasil rapat Direksi sesuai kepentingannya baik melalui fasilitas intranet maupun fasilitas lainnya agar hasil keputusan rapat dapat diketahui oleh Bagian terkait untuk dapat ditindaklanjuti.
43
9. Membangun terbentuknya citra perusahaan (Corporate Image) yang positif melalui hubungan dan Komunikasi yang baik dengan stakeholder agar citra perusahaan dapat meningkat.
10.Mendokumentasikan data-data dan dokumen yang terkait dengan aktivitas perusahaan yang merupakan hasil evaluasi bagian teknis terkait dan melakukan updating setiap bulannya sehingga diperoleh data yang akurat. 11.Melaksanakan koordinasi, komunikasi dan konsultasi (3K) dengan Bagian,
Distrik Manajer, Kebun/Unit melalui surat dan media komunikasi sehingga tugas-tugas dan kebijaksanaan yang digariskan Direksi dapat terlaksana dengan baik.
12.Menyusun dan mengevaluasi rencana kegiatan anggaran perusahaan (RKAP) Bagian Sekretaris Perusahaan secara berkala dengan memonitor realisasi pemakaian anggaran guna mendapatkan gambaran sebenarnya dari realisasi pemakaian anggaran sehingga tercipta cost effectiveness. 13.Membuat laporan kinerja Bagian Sekretariat Perusahaan sesuai dengan
tugas pokoknya.
14.Mengawasi dalam pelaksanaan prosedur pemakaian uang kerja Bagian Sekretariat Perusahaan.
15.Mengkoordinir penyelenggaraan kegiatan upacara bendera setiap bulan di Kantor Direksi Medan dengan menyiapkan fasilitas dan petugas upacara sehinga pelaksanaannya dapat berjalan lancer.
16.Menjamin bahwa SMM, SML, SMK3, Malcolm Baldrige dan RSPO diterapkan di Bagian Sekretariat Perusahaan dengan melakukan
pengawasan implementasinya sehingga sistem manajemen dapat berjalan efektif sesuai dengan sasaran.
17.Mewakili Direksi dalam menghadiri undangan dan pertemuan sesuai dengan instruksi yang diberikan oleh Direksi sehingga substansi pertemuan dapat diketahui untuk ditindaklanjuti.
18.Melaksanakan Sistem Penilaian Karya (SPK).
19.Mengelola informasi dan mempersiapkan informasi yang akan dikomunikasikan kepada pihak terkait.
20.Menjalankan fungsi pelaksanaan dan pendokumentasiaan rapat umum pemegang saham (RUPS), rapat Direksi, rapat Direksi dengan Dewan Komisaris, dan rapat Direksi dengan jajarannya.
21.Membuat dan menyimpan.
22.Menyelenggarakan program pengenalan bagi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat.
23.Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan Komisaris/Dewan Pengawas dan Direksi serta hal-hal yang tidak diperbolehkan.
24.Menelaah peraturan perundang-undangan yang baru dan tingkat kepatuhan perusahaan kepada peraturan perundang-undangan.
25.Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan tugas-tugas protokoler Direksi, menyiapkan penyajian dan sambutan direksi.
26.Membuat program, menyeleksi proposal dan penyaluran dana kegiatan
corporate social responsibility (CSR) untuk meningkatkan jaminan
45
serasi, harmonis dan saling ketergantungan antara perusahaan dengan masyarakat secara berkesinambungan.
Tanggung Jawab
1. Memastikan kecukupan pengungkapan informasi yang harus dicantumkan dalam Laporan Tahunan termasuk manajemen risiko, jumlah rapat dan tingkat kehadiran Dewan Komisaris/Direksi, remunerasi Dewan Komisaris/Direksi, penerapan good corporate government (GCG).
2. Memastikan berlangsungnya komunikasi dan mekanisme pengaturan hubungan antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris, dan Direksi.
3. Meyakinkan perusahaan telah taat kepada peraturan yang berkaitan dengan pasar modal.
4. Mewakili Direksi dalam menjalankan fungsi Direksi berkaitan dengan pengelolaan dan penyampaian informasi.
5. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Direktur Utama, yaitu:
a. Laporan yang berkaitan dengan tugas berkala, dan apabila diminta dapat memberikannya kepada Dewan Komisaris.
b. Laporan/hasil telaah terhadap peraturan perundang-undangan yang baru.
c. Laporan/hasil telaah tingkat kepatuhan perusahaan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Wewenang
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya, Sekretaris Perusahaan (Corporate Secretary) berwenang:
1. Akses terhadap informasi ke berbagai level di perusahaan. 2. Menetapkan biaya yang dibutuhkan dalam rangka:
a. Memfasilitasi kegiatan protokoler Direksi.
b. Penyampaian informasi tentang aktivitas perusahaan.
c. Penyelesaian permasalahan yang dihadapi perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
E. Peranan Seorang Sekretaris Perusahaan Dalam Meningkatkan Brand