Gambar 3.16 Tampilan Menu Transactions
Proses entry data dapat dilakukan dengan memilih modul yang terdapat pada aplikasi ”ORION ERP”. Dengan perintah sebagai berikut:
Klik ORION ERP kemudian Klik Orion Distribution lalu pilih modul Courier Management. Selanjutnya pilih modul Intracity Connote kemudian tekan enter, maka tampilan terlihat seperti pada gambar 3.17
Gambar 3.17 Tampilan Intracity Connote
Penjelasan pada setiap lajur kolom yang terdapat pada modul tersebut adalah:
• Courier : Nama kurir secara otomatis akan ditampikan oleh sistem pada waktu kode kurir Pickup By di-entry.
• Co-Note# : Scanning nomor connote barcode pada kolom connote, kemudian tekan enter.
• Date : Tanggal akan dimunculkan secara otomatis oleh sistem pada waktu akan memulai entry.
• Pickup By : Ketik kode kurir atau tekan tombol CTRL+L, lalu pilih nama kurir yang akan melakukan pickup kemudian tekan enter.
• Customer# : Ketik nomor customer atau dengan menekan tombol CTRL+L, lalu ketik nama debiturnya sesuai dengan data yang terdapat pada hardcopy connote, jika salah maka akan berpengaruh pada departemen yang membutuhkan informasi status kiriman dan proses invoicing, lalu tekan enter.
• Payment Type : Ketik type pembayaran yang sesuai dengan data pada hardcopy connote apakah Credit atau Cash dengan menggunakan tombol panah atas atau bawah, lalu tekan enter.
• Good Type : Type kiriman dapat dipilih sesuai dengan jenis kiriman apakah “Doc atau Paket” dengan menggunakan tombol panah atas atau bawah, lalu tekan enter.
• Services# : Jenis service dipilih sesuai dengan pilihan yang terdapat pada connote hardcopy dengan menggunakan tombol CTRL+L, kemudian tekan enter.
• Consignee# : Nama penerima diketik sesuai dengan nama yang tertera pada connote hardcopy secara lengkap dan jelas agar mudah dalam pengecekan, kemudian tekan enter.
• Consignee Adress :Alamat penerima juga diketik secara jelas dan lengkap sesuai dengan data yang terdapat pada connote hardcopy, kemudian tekan enter.
• City : Kota penerima secara otomatis akan muncul jika sudah diketik kode kota tujuan pada awal kita pilih kode destination. Kemudian tekan enter.
• Quantity : Jumlah kiriman diketik sesuai dengan jumlah yang terdapat pada hardcopy connote, kemudian tekan enter.
• Weight : Berat kiriman diketik sesuai dengan berat yang terdapat pada hardcopy connote, jika harus dibungkus kayu maka beratnya akan dikoreksi pada waktu verifikasi di Departemen Billing, kemudian tekan enter.
Data akan tersimpan secara otomatis pada waktu kita selesai melakukan pengetikan, dan posisi cursor telah berada pada baris kedua dan seterusnya.
Jika semua data telah ter-input kemudian tekan tombol F4 untuk keluar dan modul “New Quickcont”. Jika dalam proses keluar tersebut terdapat kejanggalan maka sistem akan memberikan instruksi
Gambar 3.18 Tampilan Pilihan Penyimpanan Data
Pada waktu perintah untuk melakukan save atau penyimpanan data jika ya pilih “Yes” dan jika tidak “No”.
Jika selama proses tersebut mengalami hambatan datanya tidak tersimpan maka ada kemungkinan data yang telah di-entry terdapat double data sehingga prosesnya menjadi “Locking” atau tekunci maka langkah yang
harus dilakukan adalah dengan menghapus salah satu data yang double tadi agar kita dapat keluar dari modul ini, sehingga kita dapat melanjutkan proses berikutnya.
Berikut ini logo yang terdapat pada modul aplikasi :
Gambar 3.19 Tampilan Logo Pada Modul Aplikasi • Query : CTRL + F11 • Save : CTRL + S • Exit : F4 • Print : CTRL + P • Find : F11 • Insert : CTRL + DOWN • Delete : CTRL + UP
Gambar 3.20 Tampilan Quick Connote
Proses entry data dapat dilakukan dengan memilih modul yang terdapat pada aplikasi ”ORION ERP”. Dengan perintah sebagai berikut:
KIik ORION ERP kemudian klik Orion Distribution Lalu pilih modul Courir Management. Selanjutnya pilih modul New Quick Connote kemudian tekan enter, maka tampilan terlihat seperti pada gambar 3.20. Penjelasan pada setiap lajur kolom yang terdapat pada modul tersebut adalah:
• Origin : Kode kota origin secara otomatis akan ditampikan oleh sistem. • Customer# : Nama customer akan ditampilkan apabila kode customer
telah ter-input sehingga jika terjadi kesalahan input kode customer maka akan terlihat.
• Co-note# : Lakukan scanning nomor connote sesuai dengan data kiriman yang akan di-entry sesuai dengan informasi yang terdapat pada connote hardcopy.
• Date : Tanggal akan dimunculkan secara otomatis oleh sistem pada waktu akan memulai entry.
• Destination: Ketik kode destination atau tekan tombol CTRL+L, lalu ketik nama kota tujuan yang sesuai dengan data yang terdapat pada hardcopy connote secara benar, jika salah memasukkan kode destination maka akan berpengaruh terhadap proses invoicing, lalu tekan enter.
• Customer# : Ketik nomor customer atau dengan menekan tombol CTRL+L. Lalu ketik nama debiturnya sesuai dengan data yang terdapat pada hardcopy connote, jika salah maka akan berpengaruh pada departemen yang membutuhkan informasi status kiriman dan proses invoicing, lalu tekan enter.
• Payment Type# : Ketik type pembayaran yang sesuai dengan data pada hardcopy connote apakah Credit atau Cash dengan menggunakan tombol panah atas atau bawah, lalu tekan enter.
• Goods Type : Tipe kiriman dapat dipilih sesuai dengan jenis kiriman apakah “Doc atau Paket” dengan menggunakan tombol panah atas atau bawah, lalu tekan enter.
• Services : Jenis service dipilih sesuai dengan pilihan yang terdapat pada connote hardcopy dengan menggunakan tombol CTRL+L, kemudian tekan enter.
• Consignee : Nama penerima diketik sesuai dengan nama yang tertera pada connote hardcopy secara lengkap dan jelas agar mudah dalam pengecekan, kemudian tekan enter.
• Consignee Adress : Alamat penerima juga diketik secara jelas dan lengkap sesuai dengan data yang terdapat pada connote hardcopy, kemudian tekan enter.
• City : Kota penerima secara otomatis akan muncul jika sudah diketik kode kota tujuan pada awal kita pilih kode destination. kemudian tekan enter.
• Quantity : Jumlah kiriman diketik sesuai dengan jumlah yang terdapat pada hardcopy connote kemudian tekan enter.
• Weight : Berat kiriman diketik sesuai dengan berat yang terdapat pada hardcopy connote, jika harus dibungkus kayu maka beratnya akan di koreksi pada waktu verifikasi di Departemen Billing, kemudian tekan enter.
Data akan tersimpan secara otomatis pada waktu kita selesai melakukan pengetikan, dan posisi cursor telah berada pada baris kedua dan seterusnya. Jika semua data telah ter-input kemudian tekan tombol F4 untuk keluar dan modul “New Quickcont”.