Peralatan kantor, khususnya komputer, telah dibahas secara rinci pada Bab III. Oleh sebab itu, tidak dibahas lagi pada Bab XIII ini. Bab XIII ini, hanya akan membahas tentang e-mail dan Faksimili.
E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer
untuk mengirim surat. E-mail adalah istilah bahasa Inggeris yang
merupakan singkatan dari electronic mail (“surat dengan sarana alat
elektronik”). Surat yang dikirim dengan E-mail akan diterima oleh penerima juga dengan E-mail komputer. Tentang pengoperasian lengkap E-mail komputer harap lihat Bab III sarana komputer.
Dibandingkan dengan surat konvensional, yaitu surat dengan pos atau surat melalui perusahaan jasa pengiriman yang biasanya disebut dengan istilah perusahaan ekspedisi, E-mail memiliki satu kelebihan yang luar biasa, yakni paling cepat sampai ke tujuan. Bersama dengan selesainya pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan dengan menekan tombol pengiriman, dan saat itu juga sudah tiba di komputer penerima. Apabila si penerima membuka komputer penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar televisi monitor pertanda masuknya surat. Dengan demikian surat E-mail dapat dideteksi dan dikeluarkan sesuai dengan keinginan si penerima.
Kelebihan lain dari E-mail :
1. Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti yang ada pada surat konvensional yang harus memakai sampul sehingga terjadi pembatasan;
2. Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar oleh kurir atau tukang pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan addres ataupun kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan sebagainya, dapat bisa dihindari, karena penyampaian E-mail hanya melalui kabel komputer;
3. Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah. Kekurangan dari E-mail :
1. Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena harus membeli komputer berikut televisi monitornya. Di samping itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku sekarang menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiah; juga harus dilakukan penyambungan kabel internet atau sejenis yang lain dengan memakan biaya yang tidak sedikit.
2. Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail mejadi terganggu pula;
3. Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer, pengiriman E-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
Oleh sebab itu, penguasaan E-mail menuntut keterampilan pengoperasian komputer.
Keterampilan pengoperasian komputer termasuk satu kompetensi menggunakan peralatan kantor yang dituntut di dalam kurikulum pendidikan.
Pada zaman sekarang, pengoperasian komputer sudah menjadi satu keterampilan mutlak yang harus dimiliki oleh orang yang ingin bekerja di kantor, sehingga keterampilan pengiriman dan penerimaan E-mail pun menjadi ikut serta di dalamnya.
Jadi, keterampilan E-mail menjadi mutlak harus dikuasai. Contoh E-mail bahasa Indonesia
‘Yahoo!Mail-kwj ui@yahoo.com.’
yang berlokasi di bagian atas surat adalah alamat E-mail dari pihak yang dituju. Pihak yang dituju ada dua orang. Pengirimnya adalah orang Jepang bernama Saburo Ukida. Salah satu perbedaan antara surat E- mail dan surat konvensional (surat melalui sarana pos atau perusahaan ekspedisi) adalah tidak adanya tanda tangan pada surat E-mail seperti pada kedua contoh di atas.
Selain pengiriman surat, E-mail juga dapat dimanfaatkan untuk mengirim dokumen seperti yang dilakukan pada pesawat Faksimili. Hasilnya malah lebih bagus daripada Faksimili sebab E-mail menggunakan kertas HVS yang putih bersih dan tinta, sedangkan Faksimili menggunakan kertas khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih E-mail. Selain itu, kertas Faksimili bila terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga. Khusus tentang pengoperasian Faksimili sebagai salah satu peralatan kantor, Silahkan buka Bab III, tentang sarana kantor.
Contoh dokumen dari Jepang yang dikirim dengan sarana E-mail: (Ukuran 75% dari asli berarti diperkecil menjadi 75%)
Dokumen di atas berjudul:
Graduate School for International Development and Cooperation(IDEC) Hiroshima University
Application for Visiting Professor
Bermakna:
Formulir permohonan guru besar tamu
Program Pasca Sarjana Studi Pengembangan dan Kerja Sama Internasional
Universitas Hiroshima
Seperti yang terlampir, pengiriman dokumen formulir permohonan itu dengan sarana E-mail memang membawa hasil yang bagus. Hasil ini lebih jelas bila dibandingkan dengan hasil pengiriman melalui sarana Faksimili. Karena Faksimili menggunakan kertas peka panas, hasilnya sering kali membawa bercak-bercak hitam atau garis hitam yang menyebabkan dokumen menjadi tidak jernih dan jelas. Selain itu, kertas faksimili bila terkena panas matahari, tulisannya menjadi hilang dan tidak dapat disimpan terlalu lama karena jika terlalu lama tulisannya akan hilang juga. Keadaan ini tidak terjadi pada sarana E-mail.
Akan tetapi, Faksimili memiliki kelebihan juga dibandingkan dengan E-mail. Faksimili lebih mudah dioperasikan karena menggunakan sarana telepon dan nomor telepon. Biaya investasinya pun lebih murah dibandingkan dengan E-mail komputer. Pesawatnya relatif cukup mahal. Pemasangannya cukup dengan kabel telepon, tetapi E-mail komputer harus dengan saluran khusus yang membutuhkan biaya lagi.
Contoh dokumen yang dikirim dengan sarana Faksimili: (Ukuran 60% dari asli)
Nampak bahwa dokumen hasil pengiriman dengan sarana Faksimili kurang bagus, huruf-hurufnya tidak jelas, kadang-kadang disertai bercak hitam atau garis hitam dan tulisannya pun ada yang miring-miring serta kejelekan yang lain. Kejelekan-kejelekan tersebut, semua tidak ditemukan pada hasil dari dokumen yang dikirim dengan sarana E-mail seperti yang dicontohkan.
Contoh dokumen Faksimili di atas dikirim pada tanggal 14 Juni 2005 oleh University of Hyogo Jepang yang beralamat seperti yang tercantum pada sebelah kanan logo universitas dan bernomor fax 078-794-6166 dan ditujukan kepada Dr.Sheddy Nagara Tjandra dari Universitas Indonesia dengan alamat nomor fax 62-21-7864835. Angka 62 adalah kode negara Indonesia dan 21 adalah kode wilayah Jakarta.
Selain mengirim dokumen, Faksimili juga dapat digunakan untuk mengirim surat seperti E-mail, cuma harus dengan alamat nomor telepon pihak yang dituju. Dalam hal ini, biaya pengiriman menjadi lebih mahal daripada E-mail karena dihitung berdasarkan pulsa telepon. Sebagai contoh mengirim faksimili ke luar negeri, misalnya Jepang akan memakan biaya sekitar sebelas ribu rupiah per lembar/halaman dan untuk daerah di dalam Jabotabek (Jsksrta Bogor Tangerang Bekasi) akan memakan biaya sebesar dua ribu lima ratus rupiah per lembar/halaman. Di pihak lain jika mengirim E-mail melalui warnet(“Warung internet”), pengiriman dihitung dihitung hanya dari biaya sewa komputer yang memakan biaya sekitar enam ribu rupiah per jam. Biaya pengiriman dokumen melalui E-mail dan Faksimili sama dengan pengiriman surat.
Untuk mencapai keterampilan tinggi dalam pengiriman E-mail dan faksimili, para siswa dituntut harus berpraktik melatih diri. Tanpa pelatihan itu, keterampilan tinggi tidak mungkin dapat tercapai.
Tentang penggunaan bahasa dalam pengiriman E-mail maupun Faksimili, tidak ditemukan penggunaan bahas khusus, misalnya pada dua contoh E-mail di atas, tidak ditemukan panggunaan bahasa Indonesia maupun bahasa Inggeris yang bersifat khusus. Untuk surat niaga atau surat resmi perkantoran harap melihat bahasan tentang korespondensi.
Cara penyimpanan Faksimili untuk arsip
Faksimili yang baru diterima jika hendak disimpan sebagai arsip harus langsung difotocopy dengan tujuan supaya dokumen itu tetap awet. Jika tidak difotocopy, Faksimili tersebut akan hilang tulisannya terkena panas matahari atau dimakan waktu sehingga tidak dapat menjadi arsip.