Bab III PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYALURAN BANTUAN
3.4. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan
3.4.1. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap I
Tabel 4. Mekanime Pencairan Dan Pelaporan Tahap I
Langkah Uraian Kelengkapan/
Persyaratan Pelaku
Pengajuan pencairan dana tahap I
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I kepada Manajemen NMC melalui DC.
SPPD (Lampiran 5) tahap I dilengkapi:
• RKA
• Rencana
Penggunaan Dana (RPD) tahap I (Lampiran 3)
• Kuitansi asli yang bermaterai Rp 10.000,
• Fotocopy No.
Rekening Bank Asosiasi (Rekening Aktif)
Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota
Membuat dan
mengajukan tagihan pembayaran tahap I
CoDC/DFMA memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan pencairan tahap I dan Asosiasi membuat Surat Tagihan Pembayaran kepada Manajemen NMC bilamana telah memenuhi syarat.
Surat Persetujuan PPK
Verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana tahap I
• Surat pengantar
TL untuk
penerbitan Surat Persetujuan PPK
NMC dan PPK
Transfer Pencairan dana tahap I
• Setelah dilakukan pengecekan dan dokumen dinyatakan lengkap maka Dana Bantuan Tahap I ditransfer oleh manajemen NMC langsung ke rekening bank Asosiasi.
• Manajemen NMC mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada FMS dan DC, CoDC/DFMA. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen NMC sebagai arsip.
• Surat Tagihan (Lampiran 7) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 6).
Manajemen NMC
Pemberitahuan Penerimaan Dana Transfer/Pencairan Dana Tahap I
• CoDC/DFMA mengirimkan fotocopy bukti transfer.
• CoDC/DFMA meminta kuitansi asli bermaterai dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap I.
• CoDC/DFMA mengirimkan kuitansi asli bermaterai kepada manajemen NMC sebagai arsip.
1. Fotocopy bukti
Pelaksanaan kegiatan Tahap I
Asosiasi melaksanakan kegiatan yang diajukan dalam RPD I.
Profil Asosiasi wajib di buat pada pelaksanaan kegiatan Tahap I.
Laporan kegiatan. Pengurus Asosiasi didampingi Tim ROMS Kabupaten (DFMA/CoDC) Pengarsipan,
Penyusunan Dan Penyerahan Laporan
Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap I, fotocopy SPPD I, dan fotocopy Rekening Bank asosiasi.
Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I
LPPD (Lampiran 9) tahap I dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti- bukti pengeluaran dan Laporan Pelaksanaan Kegiatan (Lampiran 14).
Pengurus Asosiasi didampingi Tim ROMS (FMS), dan Kabupaten
(DFMA/CoDC)
PAMSIMAS
Langkah Uraian Kelengkapan/
Persyaratan Pelaku
dan Laporan Kegiatan kepada CoDC/DFMA.
Melakukan pengecekan laporan
DFMA/CoDC melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap I, DC memberikan persetujuan atas LPPD tahap I.
LPPD tahap I yang telah disetujui oleh DC, diverifkasi oleh CoDC/DFMA (Lampiran 9)
CoDC/DFMA, dan DC
3.4.2. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap II
1) Pencairan Tahap ke II dilakukan apabila dana Tahap I termanfaatkan minimal 90% dan sudah menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Tahap I.
2) Progres Pelaksanaan Tahap I: 30% dari total Desa SAM tidak berfungsi dan SAM berfungsi sebagian sudah mempunyai perencanaan.
3) Pelaporan Tahap II:
a. 90 % KPSPAMS mempunyai Rencana Kerja.dan bagi KPSPAMS yang SAM berfungsi sudah menerapkan iuran.
b. Profil Asosiasi sudah tersusun.
c. Verifikasi dilakukan oleh CoDC/DFMA, bahwa penggunaan tahap ke II sesuai perencanaan dan termanfaatkan 100%.
d. LPPD terakhir merupakan laporan 100% penggunaan dana.
Tabel 5. Mekanime Pencairan Dan Pelaporan Tahap II
Langkah Uraian Kelengkapan/ Persyaratan Pelaku
Mengajukan permintaan
pencairan dana tahap II
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II kepada CoDC/DFMA
SPPD (Lampiran 4) tahap II dilengkapi:
• Ringkasan RKA
• Rencana Penggunaan Dana (RPD – Lampiran 3) tahap II
• Fotocopy Rekening Bank Asosiasi
• LPPD tahap I yang menyatakan minimal 90%
Dana Tahap I telah digunakan (Lampiran 9, dilampiri dengan bukti pengeluaran) dan laporan pelaksanaan kegiatan.
• 30% dari total desa SAM tidak berfungsi dan berfungsi sebagian sudah menyusun Review Perencanaan.
Asosiasi membuat dan mengajukan surat tagihan pembayaran kepada Manajemen NMC, setelah dilakukan pengecekan oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC terhadap dokumen yang disyaratkan.
• Surat Tagihan (Lampiran7)
• Lembar Verifikasi (Lampiran 6)
• SPPD tahap II dan Lampirannya (Lampiran 5)
CoDC/DFMA dan DC
Surat Persetujuan PPK
Verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana tahap II
• Surat pengantar TL untuk penerbitan Surat Persetujuan PPK
NMC dan PPK
Langkah Uraian Kelengkapan/ Persyaratan Pelaku Transfer/ Pencairan
dana tahap II
Dana bantuan tahap II ditransfer oleh manajemen NMC langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.
Manajemen NMC mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada FMS dan CoDC/DFMA. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen NMC sebagai arsip.
Surat Tagihan (Lampiran 7) dilengkapi dengan lembar verifikasi (Lampiran 6)
Manajemen NMC
Pemberitahuan transfer/pencairan dana tahap II
CoDC/DFMA mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada OPD Pembina (untuk diketahui) dan Asosiasi.
CoDC/DFMA meminta kuitansi asli bermaterai dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap II.
CoDC/DFMA mengirimkan kuitansi asli bermaterai kepada manajemen NMC.
• Fotocopy bukti transfer
• Kuitansi asli bermaterai (Lampiran 7)
CoDC/DFMA
Pelaksanaan kegiatan Tahap II
Asosiasi melaksanakan kegiatan yang diajukan dalam RPD II.
• Laporan kegiatan
• KPSPAMS mempunyai Rencana Kerja dan bagi KPSPAMS yang SAM
Berfungsi sudah
menerapkan iuran. penyusunan dan penyerahan laporan
Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap II, fotocopy SPPD II, fotocopy rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap II.
Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II dan Laporan Kegiatan kepada CoDC/DFMA.
LPPD tahap II (sudah 100%) dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan.
CoDC/DFMA melakukan pengecekan dan memverifikasi terhadap LPPD tahap II, DC memberikan persetujuan atas LPPD tahap II.
LPPD tahap II yang telah dicek dan diverifikasi oleh CoDC/DFMA, selanjutnya disetujui oleh DC.
CoDC/DFMA dan DC
PAMSIMAS Manajement NMC Bertanggungjawab menyalurkan Dana Hibah kepada Asosiasi.
Besaran dana, sesuai SK CPMU dan Surat Perintah Bayar dari PPK.
Asosiasi
Kabupaten/Kota
• Bertanggungjawab terhadap penggunaan dan pertangunggjawaban dana (kesesuaian Rencana Kegiatan Anggaran dengan pelaksanaan kegiatannya).
• Semua dokumen asli disimpan oleh Asosiasi selama 10 (sepuluh) tahun untuk kepentingan audit.
• Hardcopy dan softcopy dikirim ke ROMS sebanyak 1 (satu) rangkap, NMC sebanyak 1 (satu) rangkap, CPMU sebanyak 1 (satu) rangkap.
3.4.3. Mekanisme Pengajuan Invoice Manajemen NMC Kepada Satker Direktorat Air Minum Dan Pelaksanaan Audit
3.4.3.1 Pengajuan Invoice Manajemen NMC Kepada Satker Direktorat Air Minum Manajemen NMC sebagai penyalur dana hibah asosiasi melakukan pengajuan penggantian pembayaran (invoice) kepada Satker Direktorat Air Minum melalui PPK Pembinaan Manajemen II setelah melakukan penyaluran dana (transfer) ke Asosiasi PSPAMS pada setiap termin.
Dokumen pendukung invoice yang harus disiapkan oleh Manajemen NMC pada setiap termin adalah sebagai berikut:
Tabel 6. Dokumen Pendukung Invoice
No. Pengauan Invoice
Dokumen Pendukung Invoice Keterangan
1 Dana Termin 1 1. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK ke Manajemen NMC.
Disiapkan oleh PPK
2. Bukti Transfer Asli Termin 1 Disiapkan oleh Manajemen NMC 2 Dana Termin 2 1. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana
Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK ke Manajemen NMC.
Disiapkan oleh PPK
2. Bukti Transfer Asli Termin 2 Disiapkan oleh Manajemen NMC
3.4.3.2 Audit Dana Hibah Asosiasi
Dana Hibah Asosiasi merupakan dana yang tidak terpisahkan dari Program Pamsimas, sehingga akan menjadi bagian dalam kegiatan audit yang merupakan bagian dari pengendalian pengelolaan dana program.
Adapun pembagian tanggung jawab dalam pelaksanaan audit dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 7. Pembagian Tanggung Jawab Dalam Pelaksanaan Audit
No. Obyek Audit Dokumen Yang Disiapkan Tanggung jawab 1. Penyalur Dana Hibah
(Manajemen NMC)
Memberikan dokumen-dokumen sesuai dengan yang digunakan pada saat penagihan (invoice) kepada Satker Dit. Air Minum melalui PPK Pembinaan
Manajemen II
Mempertanggungjawabkan kelengkapan dan kebenaran dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada Satker Dit. Air Minum melalui PPK Pembinaan Manajemen II
2. Pemanfaat Dana Hibah (Asosiasi PSPAMS Kabupaten)
1. Memberikan dokumen- dokumen untuk pencairan termin I/II
2. Memberikan dokumen- dokumen dan bukti pendukungnya (kegiatan dan transaksi) dan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD I/II)
Mempertanggungjawabkan semua dokumen dan bukti pendukungnya (kegiatan/
transaksi) sesuai dengan POB ini dan berkewajiban untuk menindaklanjuti apabila terdapat temuan dari pihak auditor baik yang bersifat administrasi maupun pengembalian dana sesuai rekomendasi pihak auditor
3.5. PENGGUNAAN DANA DAN KOMPONEN PEMBIAYAAN PILOT PROJECT
