IMPLEMENTASI SISTEM
5.2. Mengoperasikan Excel
Sebelum mengoperasikan software ini, pastikan bahwa pada computer Anda telah terpasang program Excel. Setelah computer terpasang program, selanjutnya Anda dapat menjalankan program ini dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Setelah computer dalam posisi hidup, klik tombol Start
2. Pilih Programs
3. Klik Microsoft Excel untuk memulai program, selanjutnya Excel akan menampilkan buku kerja (Workbook) yang kosong.
Selain cara tersebut di atas, ada cara lain untuk menjalankan program ini, yaitu jika pada computer Anda telah diinstal Office Shortcut, untuk memulai Excel Anda cukup mengklik tombol Excel pada Shortcut Bar. Selanjutnya Excel akan menampilkan buku kerja seperti gambar berikut :
Tampilan Excel di layar akan bervariasi bergantung pada jenis monitor yang dipakai. Ketika Anda memulai program Excel, workbook Excel yang pertama disebut Book1. Jika anda membuka workbook lainnya saat itu juga, Excel secara otomatis akan menamai book2, demikian seterusnya.
a) Aturan pengoperasian
Untuk mempermudah pengoperasian Excel dengan mudah ada beberapa istilah yang perlu kami ulas, diantaranya adalah :
Klik : menekan tombol kiri mouse satu kali kemudian melepaskan Klik Ganda : menekan dan melepas tombol kiri mouse sebanyak dua kali
secara cepat dan berurutan
Geser : menekan dan menggeser tombol kiri mouse sambil menggerakkan pointer mouse ke arah yang dikehendaki
Ctrl + C : menekan tombol Ctrl, selanjutnya tekan C dan lepaskan kedua tombol tersebut.
Icon : gambar grafis yang terdapat pada layar dan biasa diklik untuk
melakukan suatu perintah atau program tertentu.
b) Jendela Workbook
Bagian layar yang digunakan oleh suatu program disebut jendela. Jendela workbook Excel terdiridari dari banyak elemen windows.
c) Workbook
Workbook atau sering disebut buku kerja adalah dokumen yang terdapat pada Excel yang setiap buku kerja terdiri dari tiga lembar kerja atau sering disebut sheet, dimana jumlah sheet ini bisa ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan anda.
Umumnya jika anda memulai Excel, sebuah workbook kosong akan terbuka dengan judul sementara Book1 kecuali jika anda memulai Excel beserta sebuah file yang telah ada.Untuk membuka file-file tambahan, pilih New atau Open dari menu File atau gunakan tombol Newbook dan Open pada Toolbar standart.
Anda juga dapat membuka workbook sebanyak yang diinginkan sampai computer anda kehabisan memori. Workbook yang baru tampil di atas jendela workbook yang terakhir aktif dan menjadi jendela workbook aktif.
c) Lembar kerja (Sheet)
Seperti dijelaskan di atas bahwa pada saat anda mengaktifkan Excel, maka secara otomatis sebuah buku kerja akan tampil. Buku kerja tersebut terdiri atas tiga lembar kerja atau Sheet. Lembar kerja Excel terdiri dari 256 kolom dan 65536 baris. Kolom diberi nama A, B, C,….,Z dilanjutkan dengan AA, BB, CC,…, dan baris ditandai dengan angka 1, 2, 3,…..sampai 65536.
Perpotongan antara kolom dan baris biasa disebut sel (cell). sel diberi nama menurut lokasi dan koordinat, misalnya Sel C20 ini artinya perpotongan antara kolom pada C dengan baris ke 20, sel yang aktif ditandai dengan sel pointer/petunjuk sel.
Petunjuk sel yang terdapat pada lembar kerja dapat dipindahkan dari satu sel ke sel yang lainnya. Untuk memindahkan satu sel ke sel yang lain gunakan tombol dalam keyboard seperti yang berikut ini :
Tombol Keterangan
• • • • menggeser pointer ke kiri, atas, kanan atau ke bawah suatu sel
HOME memindahkan pointer mouse ke awal baris
CTRL + HOME berpindah ke awal kerja
PAGE DOWN berpindah satu layar ke bawah
PAGE UP berpindah satu layar ke atas
ALT + PAGE DOWN berpindah satu layar ke kanan
ALT + PAGE UP berpindah satu layar ke kiri
CTRL + F16 berpindah ke buku kerja atau jendela lain
CTRL + SHIF + F6 berpindah ke buku kerja atau jendela sebelumnya
F6 berpindah antarpanes pada Workbook yang di split
SHIFT + F6 berpindah ke pane awal dalam workbook yang displit
TAB pindah antar sel yang tidak terprotek pada lembar kerja yang diprotek
END tanda panah berpindah antar blok baik di dalam maupun baris
HOME berpindah ke sel di jendela sebelah kiri
d) Sel
Sel dibagi menjadi tiga kelompok, yaitu :
1. Sel relative
Sel relative adalah sel yang jika disalin akan menyesuaikan dengan tempat atau lokasi yang baru.
2. Sel semiabsolute
Sel semiabsolute adalah sel tempat salah satu posisi (baris atau kolom) bertanda $. Absolute kolom misalnya pada sel A1 berisi $A1 artinya jika sel tersebut dikopi ke posisi baru kolom tersebut akan selalu tetap sedangkan barisnya akan menyesuaikan. Sedangkan absolute baris penulisannya adalah A$1, artinya jika sel tersebut dikopi, baris yang bersangkutan akan selalu tetap sedangkan kolom akan menyesuaikan.
3. Sel absolute
Sel absolute adalah sel baik kolom maupun barisnya terkunci, misalnya pada sel A1 berisi $A$9, artinya jika sel tersebut disalin atau dikopi baik baris ataupun kolom akan terkunci.
e) Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Anda dapat memasukkan data ke lembar kerja dengan langkah sebagai berikut:
1. Tempatkan penunjuk sel pada tempat atau sel tempat data tersebut akan ditempatkan
2. Ketik data yang akan dimasukkan
3. Untuk mengakhiri, tekan Enter atau tanda panah untuk berpindah sel atau dengan menggerakkan mouse ke tempat sel lain.
f) Mengakhiri Program Excel
Setelah anda selesai bekerja dengan Excel dan ingin keluar dari Excel, pilih perintah Exit darri menu File atau klik tombol close (x) dalam jendela Excel. Selanjutnya, Excel akan menanyakan pakah anda akan menyimpan setiap perubahan yang telah dilakukan pada setiap buku kerja yang terbuka. Jika anda mengklik Yes, anda dapat menentukan nama file yang baru untuk setiap workbook yang belum disimpan kemudian meyimpannya. Jika anda mengklik No, setiap perubahan yang anda lakukan akan hilang ketika anda keluar dari Excel. Mengklik tombol Cancel akan membatalkan perintah Exit dan mengembalikan anda ke dalam program Excel.