BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4 Pelaksanaan Administrasi
4.4.1 Pelaksanaan Administrasi Pekerjaan Lanskap Cluster Padma Nirwana
Cluster Padma Nirwana merupakan salah satu Cluster yang dikembangkan pada tahap II pengembangan Bogor Nirwana Residence. Pembangunan lanskap di kawasan ini bertujuan sebagai area hijau yang memiliki fungsi estetika, pelestarian lingkungan dan rekreasi. Pembangunan lanskap di Cluster Padma Nirwana diserahkan pada kontraktor Ahmad Rifa`i yang berkedudukan di perumahan Pamulang Permai. Pemilihan kontaktor ini dilakukan dengan cara penunjukkan langsung.
Setelah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan lanskap di Cluster Padma Nirwana, pihak Ahmad Rifa`i mengajukan hasil design lanskap yang akan dibangun beserta rancangan anggaran biaya (RAB) ke pihak BNR. Kemudian pihak kontraktor dengan pihak BNR mengadakan pertemuan untuk membicarakan mengenai design dan RAB. Pada pertemuan ini pihak kontrakor mengajukan penawaran harga ke pihak BNR dan kedua belah pihak melakukan perundingan untuk mempertemukan pendapat dari kedua pihak mengenai design, RAB, dan hal lain seperti cara pembayaran, pengadaan tanaman, dan sebagainya yang akan tercantum dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK) (Lampiran 1).
Surat Perjanjian Kerja (SPK) keluar setelah tercapainya kesepakatan antara kedua belah pihak pada pertemuan sebelumnya. Setelah kontraktor menerima SPK, pekerjaan pembangunan lanskap harus segera dilaksanakan. Berdasarkan pengamatan di lapangan, kontraktor segera melaksanakan pekerjaan pembangunan lanskap setelah tercapainya kesepakatan antara kedua belah pihak sedangkan SPK belum diterima oleh kontraktor. Hal ini dikarenakan banyaknya pekerjaan pembangunan lanskap yang ditangani oleh kontraktor di kawasan BNR, sehingga ditakutkan pekerjaan menjadi terlambat jika mereka menunggu menerima SPK terlebih dahulu lalu mulai melaksanakan pekerjaan lanskap. Pekerjaan lanskap wajib diselesaikan oleh kontraktor dalam jangka waktu 10 minggu terhitung sejak ditandatanganinya SPK. Masa retensi/pemeliharaan dilaksanakan selama 3 bulan dari tanggal serah terima ditandatangani.
32 Selain SPK, setelah pemilihan kontraktor dan perundingan dengan kedua pihak, diterbitkan juga dokumen Commitment Order (CO) (Lampiran 2). CO adalah bentuk perjanjian kerja yang dipegang oleh PT. GAP, berbeda dengan SPK yang merupakan perjanjian kerja yang dipegang oleh pihak kontraktor. Untuk persetujuan dokumen CO, perlu dilampirkan proposal dari kontraktor yang telah disetujui oleh Project Manager dan realisasi anggaran sebelumnya. Apabila CO melebihi anggaran yang disediakan, maka harus dilampirkan pula anggaran tambahan yang telah disetujui dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang berwenang. Pada CO tercantum nama kontraktor, deskripsi pekerjaan atau barang, total anggaran, total realisasi, dan sertifikasi dengan tanda tangan dari pihak BNR yang terkait dengan pelaksanaan proyek antara lain Project Manager, PCM Manager, dan CBDO. Serta tercantum pula otorisasi yang ditandatangani oleh
Accounting Manager, Finance Manager, CFO, dan CEO.
Pada SPK juga dijelaskan mengenai pembayaran. RAB pelaksanaan untuk area ini adalah sebesar Rp. 549.580.000. Pembayaran dilakukan dalam 5 termint
berdasarkan progress pekerjaan yang telah dilakukan. Uang muka atau DP (Down Payment) dibayar pada saat penunjukan kontraktor selesai dilakukan. DP yang dibayarkan adalah sebesar 20% dari harga borongan pekerjaan. Lalu setelah
progress mencapai 50%, dilakukan pembayaran sebesar 25% dari harga borongan pekerjaan. Pada saat progress mencapai 75% kembali dilakukan pembayaran sebesar 25% dari harga borongan pekerjaan dan saat pekerjaan pembangunan lanskap telah selesai atau mencapai 100%, pembayaran dilakukan sebesar 25% dari harga borongan pekerjaan. Sisa 5% dari total 100% pembayaran dilakukan setelah kontraktor menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan/masa retensi. Dokumen pembayaran pada tiap termint disimpan oleh Divisi PCM.
Pemilihan kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan lanskap di BNR dilakukan dengan cara penunjukan langsung. Dilihat dari segi waktu, pemilihan kontraktor dengan cara ini lebih efisien dibandingkan dengan cara tender karena tidak perlu melalui berbagai tahap dalam tender. Pemilihan kontraktor didasari alasan bahwa pihak BNR telah mengenal kontraktor. Pemilihan ini tidak didasarkan atas kinerja kontraktor di lapangan.
Berdasaarkan hasil wawancara, kontraktor yang di pilih merupakan kontraktor yang secara hukum baru berdiri sebagai Perseroan Terbatas (PT) pada bulan Maret 2008. Namun dari segi pengalaman, kontraktor yang dipilih memiliki pengalaman ± 30 tahun melakukan pekerjaan di bidang lanskap dengan menggunakan nama pribadi pemiliknya.
Pemilihan kontraktor melalui proses pelelangan atau tender merupakan salah satu cara yang efektif untuk memperoleh kontraktor yang profesional dan kompeten, karena kontraktor pemenang tender merupakan hasil seleksi dari sejumlah kontraktor yang diundang. Jika proses tender tidak memungkinkan dilakukan, penunjukan langsung dapat dilakukan dengan memperhatikan track record calon kontraktor yang akan dipilih. Hal ini dapat dilakukan melalui pengamatan terhadap ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan, jenis pekerjaan yang dikerjakan, hasil kerja yang memuaskan dan reputasi kontraktor. Pemilihan kontraktor secara selektif diharapkan dapat mewujudkan hasil kerja yang memuaskan serta menciptakan suasana kerja yang profesional antara owner
dengan kontraktor.
Menurut Munandar (2007), secara garis besar SPK yang diterima oleh kontaktor memuat:
a. Pihak yang memerintahkan (owner) dan yang menerima perintah (kontraktor);
b. Pokok-pokok pekerjaan yang diperjanjikan;
c. Harga yang tetap dan pasti serta tata cara dan syarat pembayaran; d. Persyaratan dan spesifikasi teknis;
e. Jangka waktu penyelesaian/penyerahan;
f. Sanksi dalam hal rekanan tidak memenuhi kewajibannya; g. Cara menyelesaikan perselisihan;
h. Status hukum;
i. Hak dan kewajiban pihak-pihak yang terkait dalam kontrak; j. Penggunaan barang dan jasa hasil produksi dalam negeri; k. Rumusan eskalasi harga (untuk proyek multi years).
Pada SPK yang diterima oleh kontraktor pelaksana di BNR, tidak tercantum persyaratan dan spesifikasi teknis mengenai pekerjaan. Tanpa adanya
34 ketentuan tersebut, kontraktor tidak memiliki panduan/pedoman dalam melakukan pekerjaan. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan standar. Dalam SPK juga tidak tercantum mengenai penggunaan barang dan jasa hasil produksi dalam negeri dan rumusan eskalasi harga karena proyek yang dikerjakan berlangsung dalam hitungan bulan, tidak dalam hitungan tahun (multi years)
Selain itu, pada SPK juga tidak dijelaskan secara rinci sanksi bagi kedua belah pihak jika tidak memenuhi kewajibannya. Pada bab mengenai denda dalam SPK, hanya dijelaskan sanksi bagi pihak kedua (kontraktor) apabila terjadi keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan tidak dijelaskan denda bagi pihak pertama (BNR) apabila melakukan keterlambatan dalam pembayaran. Pada kenyataan di lapangan, kontraktor mengalami keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaannya, namun pihak BNR tidak mengenakan sanksi atas keterlambatan tersebut. Isi perjanjian dalam SPK sebaiknya diuraikan secara lebih terperinci sehingga pekerjaan yang dilakukan di lapangan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
4.4.2 Pelaksanaan Administrasi Pekerjaan Lanskap Orchard Walk
Orchard Walk merupakan sebuah area komersial yang dikembangkan oleh pihak Bogor Nirwana Residence sebagai salah satu fasilitas penunjang untuk memenuhi kebutuhan para penghuni dan masyarakat umum. Pengembangan area komersial ini dimaksudkan untuk menjadikan kawasan Bogor Nirwana Residence sebagai one-stop living terlengkap dan terbesar di kota Bogor.
Untuk melaksanakan pelaksanaan pembangunan di Orchard Walk, pihak BNR memilih PT. AR Landscape yang berkedudukan di BNR Cluster Bukit Nirwana sebagai kontraktor lanskap. Penunjukan kontraktor ini dilakukan dengan cara penunjukan langsung. Cara penunjukan langsung ini dilakukan karena pihak BNR telah melakukan kerjasama yang cukup lama dengan PT. AR, Landscape yang dahulu bernama Ahmad Rifa`i.
Dikarenakan tidak adanya tenaga ahli di bidang lanskap pada divisi
Planning and Design, maka PT. AR lebih sering berkonsultasi dalam masalah pembangunan lanskap dengan CBDO, yang sangat peduli terhadap masalah
lanskap di BNR. PT. Proses perancangan lanskap Orchard Walk dilakukan oleh PT. Lisakonsulindo sebagai sebuah konsultan lanskap. Setelah proses perancangan lanskap oleh PT. Lisakonsulindo selesai, PT. AR yang telah ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan lanskap segera melakukan perundingan dengan pihak BNR untuk membicarakan tentang pelaksanaan pembangunan lanskap di Orchard Walk. Setelah proses penunjukan kontraktor, dilanjutkan dengan penerbitan SPK dan CO.
Dalam SPK dicantumkan bahwa pelaksanaan pekerjaan lanskap wajib diselesaikan dalam jangka waktu 40 hari mulai dihitung sejak ditandatanganinya SPK. Masa retensi/pemeliharaan pekerjaan dilaksanakan setelah proses serah terima pekerjaan dilakukan. Masa retensi dilaksanakan selama 3 bulan dari tanggal serah terima ditandatangani.
RAB pelaksanaan untuk area ini adalah sebesar Rp. 340.715.620. Pembayaran untuk pelaksanaan pekerjaan lanskap Orchard Walk dilakukan dalam 4 termint berdasarkan progress pekerjaan yang telah dilakukan. Uang muka atau DP dibayarkan pada saat penunjukan kontraktor selesai dilakukan. DP untuk pekerjaan ini adalah sebesar 30% dari harga borongan pekerjaan atau harga total. Kemudian setelah pekerjaan mencapai progress 50%, dilakukan pembayaran sebesar 25% dari harga total. Setelah seluruh pekerjaan selesai dilaksanakan atau telah mencapai 100%, dilakukan pembayaran sebesar 40% dari harga total. Pembayaran sebesar 5% dari harga total dilakukan setelah PT. AR menyelesaikan masa retensi/pemeliharaan. Kendala yang sering terjadi di lapangan adalah terjadinya keterlambatan dalam proses pembayaran oleh pihak BNR kepada kontraktor.
Sesuai dengan kesepakatan yang tercantum dalam SPK, proses pembayaran dilakukan secara bertahap dalam beberapa termint. Namun, pada kenyataannya pihak BNR sering terlambat melakukan pembayaran sekalipun
progress pekerjaan yang dilaksanakan oleh kontraktor telah memenuhi persyaratan untuk pembayaran termint. Hal ini merupakan salah satu faktor penyebab keterlambatan penyelesaian pekerjaan oleh kontraktor. Keterlambatan pembayaran yang dilakukan oleh BNR menyebabkan kontraktor kekurangan modal untuk melakukan pekerjaannya, bahkan terkadang kontraktor harus
36 menggunakan dana pribadi agar pekerjaan tetap dilaksanakan sehingga dapat diselesaikan tepat waktu walaupun pada kenyataannya mengalami keterlambatan
Kontraktor dipilih dengan cara penunjukan langsung. Kontraktor terpilih merupakan kontraktor yang sudah lama bekerja sama dengan BNR dan juga mengerjakan pekerjaan lanskap pada Cluster Padma Nirwana. Kinerja yang dilakukan oleh PT. AR cukup memuaskan pihak BNR. Hal ini dikarenakan PT. AR Landscape selalu siaga 24 jam setiap hari dalam tiap minggunya untuk melaksanakan pekerjaan lanskap. Kesiagaan 24 jam ini khususnya diujukan untuk penanganan hal-hal yang sifatnya mendesak seperti penggantian tanaman yang rusak pada malam hari, penanganan pohon yang tumbang, dan pembuatan lanskap suatu area yang akan di launching dalam tempo waktu yang singkat. Selain itu, PT. AR juga dapat membuat design taman sendiri untuk beberapa area.
