BAB IV KOLABORASI
H. Pengertian Operating Agreements
Dalam aturan cara kolaborasi, operating agreements dijelaskan sebagai berikut:
"Kesepakatan yang didasarkan pada prinsip yang dimiliki masing-masing individu yang memberi landasan hubungan, dan tim kerja yang berdasarkan pada saling menghormati, kejujuran dan kepercayaan".
Atau dengan kata lain, operating agreements adalah cara bertindak dan kerja sama yang menciptakan lingkungan kerja yang saling menghargai, percaya dan jujur. Operating
agreements merupakan akumulasi hati nurani, budaya konsensus
yang dapat membuat organisasi merubah dirinya menjadi tempat kerja yang produktif, stabil dan beradab.
Dalam hal ini ada tiga perbedaan penting ialah:
Pertama: Operating Agreements bukan peraturan dasar.
Maksudnya semua karyawan dilibatkan dalam pembicaraan yang rinci mengenai nilai dasar dan kepercayaan dalam cara kerja yang harus dilakukan, dan bagaimana keputusan dibuat, bagaimana silang pendapat harus dipecahkan, serta bagaimana keadaan yang dapat dipertanggungjawabkan itu harus diyakinkan.
Kedua: Operating Agreements sebagai bentuk pencegahan. Karena ia mencakup dasar perilaku sebuah tim, operating
agreements ini terbentuk secara terbuka pada saat proses
pembentukan tim dan sebagai cara untuk mencegah konflik yang terjadi pada saat proses, karena semua orang tahu cara mengatasi masalah.
Operating Agreements menjadi alat yang diperlukan anggota tim
atau kelompok agar dapat memenuhi kebutuhannya sendiri dalam mengatasi perselisihan yang dapat mempercepat proses kerja dan mempengaruhi sinergisme kelompok.
Ketiga: Operating Agreements sebagai budaya baru di tempat kerja.
Sebagai suatu proses, kesepakatan meyakinkan kultur dan sikap netral diantara anggota tim. Ini menunjukan visi bersama dari seluruh anggota tim tentang perilakunya yang diyakini sebagai hal yang penting. Semua ini adalah intisari dari proses pengaturan kolaborasi yang menjadikan dasar pemberian wewenang dan tanggung jawab dari tipe tim apa saja.
48 Negosiasi Kolaborasi dan Jejaring Kerja
15 Dasar Operating Agreements.
Agar tim, organisasi atau perusahaan sukses maka harus diciptakan 15 dasar operating agreements (kesepakatan beroperasi).
1. Pembuatan keputusan
Membuat keputusan merupakan hal yang paling sulit, karena berada di pusat operasi tim dan membuka jendela jiwa tim, memberi indikator mengenai cara mendukung proses kesepakatan beroperasi.
Apapun yang terjadi kesepakatan membuat keputusan bukan merupakan kesepakatan, karena ini menyangkut selisih pendapat serta cara anggota tim memilih bagaimana menangani perbedaan dengan orang lain. Dapat kita lihat beberapa perbedaan utama yang harus dibuat.
a. Pilihan-pilihan dalam membuat keputusan:
Sebenarnya hanya ada empat pilihan dalam membuat keputusan yaitu :
1). Membuat keputusan oleh satu orang.
2). Peraturan minoritas (kurang dari 50% namun lebih dari satu orang).
3). Peraturan mayoritas (kurang dari 100% namun lebih dari 50%).
4). Konsensus (100%).
Modul Diklatpim Tingkat III 49
Pada mulanya setiap kelompok mendasarkan proses ini pada pengalaman dengan peraturan mayoritas (Robert
Rules of order) sebagai pedoman. Pada awalnya sebagian
besar orang senang dengan kompromi yang dibuat sebagai landasan pengambilan keputusan. Akan tetapi kemudian kalau menekan, mereka akan konsensus, karena jarang sekali orang yang di luar keputusan akan mempengaruhinya, di kemudian hari hal ini akan memicu perbedaan-perbedaan yang sulit.
b. Kurang pengalaman dalam konsensus.
Kita tidak banyak pengalaman dalam konsensus, pada hal itulah cara kebanyakan orang yang senang bekerja. Kita kurang pengalaman, karenanya cenderung mengandalkan proses pengambilan keputusan dengan kompromi atau kerjasama.
c. Konsensus versus kompromi.
Membuat keputusan dengan kompromi sebenarnya orang senantiasa kehilangan sesuatu, karena ketimbang menghadapi perbedaannya lebih baik individu-individu itu menghindari masalah. Sehingga secara garis besarnya kompromi itu tidak sama dengan konsensus.
d. Kekuatan konsensus sejati.
Konsensus terjadi kalau tidak ada anggota tim atau anggota kelompok setuju pada keputusan yang telah dicapai. Apapun yang namanya keberatan masih tetap sangat penting. Namun maksudnya di sini adalah tidak ada lagi pintu jebakan, tidak ada penyaring asap, dan
tidak ada lagi pintu yang masih terbuka untuk perselisihan pendapat. Arsitek selisih pendapat sudah tidak ada lagi. Dengan konsensus sejati kita beraliansi dengan benar dan memiliki hak milik terhadap keputusan yang telah dibuat. Cara mengetahui adanya konsensus sejati ialah adanya sinergisme kelompok yang meningkat, sekalipun pada saat orang merasa capek setelah bekerja seharian. Dalam tingkat yang lebih luas, yaitu pada saat lingkungan kerja berubah secara konstan, kita mengetahui konsensus pada saat bekerja, apabila budaya tempat kerja tidak berubah sekalipun struktur atau proses kerjanya berubah.
e. Berfokus pada keputusan konsensus.
Dengan adanya trapdoor (pintu jebakan) yang tertutup, tim sering mulai membedakan antara berbagai jenis keputusan dari satu organisasi atau kelompok yang harus dibuat dengan menggunakan konsensus. Sehingga perlu sekali menegaskan atau menjernihkan apa maksud kita. Setelah tim dapat mengatasi perbedaaan ini, ia cenderung meng-gunakan konsensus untuk keputusan yang stratejik. f. Bila muncul selisih pendapat.
Pada umumnya kita sering menghindari selisih pendapat baik diinginkan, ataupun tahu cara berselisih pendapat sehingga kita memasuki proses ini dengan langkah awal mempertahankan atau menghindari. Sesungguhnya hal yang harus dilakukan ialah secara bersama-sama mengembangkan jaring pengaman yaitu proses yang harus diketahui agar bisa berselisih pendapat, dihargai,
dan tidak takut ditolak, sikap diam, intimidasi atau balas dendam.
Kita harus bisa melakukan ini dengan cara menyetujui secara mutlak bahwa perselisihan pendapat itu dapat diterima bahkan diharapkan dalam tim kita.
g. Membuka peluang konflik.
Tim memerlukan alat untuk mencapai sumber konflik. Dalam budaya kolaborasi ini disebut sebagai peluang konflik dan yang termasuk membuka konflik adalah mendengarkan dengan sungguh-sungguh apa yang menjadi kepentingan teman kita, yaitu dengan mendengarkan apa-apa yang sedang dikatakan, bukan apa yang ingin didengarkan.
Hal ini memang sangat sulit dilaksanakan terutama kalau ada tekanan untuk mengambil keputusan dengan tepat Apabila setiap orang membiarkan orang yang menolak itu, dengan mengejek, menyalahkan alasan kepercayaannya maka integritas tim akan rusak. Kalau ini dilanggar maka hasilnya adalah penghargaan, kepercayaan, keyakinan dan kejujuran bersama.
h. Dari penyaring asap hingga ke jaring penyelamat.
Kadang-kadang terjadi ada anggota tim yang melemparkan permasalarian yang tidak ada sangkut pautnya dengan persoalan pokok hanya untuk sekedar menghindari keterbukaan yang mengganggu dirinya. Anggota ini melempar penyaring asap. Tugas tim adalah membuat jaring penyelamat yaitu mencari penyebab
52 Negosiasi Kolaborasi dan Jejaring Kerja
utama dan pelemparan penyaring asap, sehingga tim mempunyai visi lain dalam mengambil suatu keputusan. i. Mengapa diam bukan emas.
Partisipasi dalam budaya kolaborasi mendapat nilai penghargaan. Dalam tim kolaborasi partisipasi verbal sangat dipentingkan, karena ia merupakan harapan yang jelas.
Kadang-kadang individu sulit berpartisipasi dan diam, apakah karena malu, bingung, atau karena kebiasaan menghindari konflik ataupun memang tidak perduli. Yang penting setiap individu diberi kesempatan untuk menyatakan pandangannya. Mereka yang malas atau takut perlu dilibatkan secara langsung dalam proses pengambilan keputusan. Gagal berbuat demikian hanya akan merugikan efektivitas tim.
2. Peserta Rapat/Kehadiran
Peserta rapat bisa menjadi masalah yang serius bagi tim, terutama konsensus membuat keputusan yang memerlukan kehadirannya, karena peserta rapat dapat menjadi pintu bagi tim. Masalah yang ada kaitannya dengan tempat kerja yang kolaboratif adalah kemandekan tim. Oleh karena itu, diperlukan suatu organisasi sebagai suatu kesatuan, bukan menempatkan individu yang berlebihan pada tim yang berbeda-beda, di mana tim harus bijaksana dalam merencanakan jumlah frekuensi rapat;
Modul Diklatpim Tingkat III 53
3. Maksud dan tujuan
Kesepakatan terhadap maksud dan tujuan organisasi diperlukan untuk menciptakan perasaan sama-sama senang dan saling merayakan keberhasilan. Maksud didefinisikan sebagai proses untuk melaksanakan atau mencapai, menahan cobaan dan kesulitan, tujuan dan determinasi.
4. Tanggungjawab sepenuhnya
Dengan kerja kolaboratif, setiap anggota tim bertanggungjawab sepenuhnya atas sukses tim dan perusahaan, tidak ada saling menyalahkan, bila terjadi kegagalan maka semua orang akan bertanggungjawab.
5. Komunikasi
Komunikasi yang baik merupakan kunci sukses bagi suatu organisasi
a. Rumah tertutup atau rumah terbuka b. E-Mail atau Voice mail
c. Komunikasi ekstern
6. Kerahasiaan
Masing-masing anggota tim perlu menutupi rahasia tentang cara kerja tim, sehingga bila semua anggota dapat menyimpan rahasia, maka pihak lawan akan ragu-ragu. Dalam hal ini tim harus dapat mencapai keseimbangan yang tepat pada kondisi yang spesifik.
7. Dengarkan dan terima feedback (umpan balik)
Orang sering hanya ingin mendengarkan apa yang ingin didengarnya, bukan pada apa yang sebenarnya sedang disampaikan.
8. Kejujuran dan kehormatan. "Carilah kebenaran dan
kebenaran akan membebaskan anda". Itulah istilah yang lazim. Namun pada kenyataannya sering terjadi apabila kita berbicara benar, maka bisa-bisa kita yang dipecat.
9. Pemecahan masalah
Sebelum memecahkan masalah perlu dibedakan antara proses dan kadar masalah. Masalah mempunyai komponen kadar dan melibatkan permasalahan antar perilaku personal. Dalam pemecahaan masalah, perlu didefinisikan terlebih dahulu apa yang menjadi masalahnya. Untuk itu perlu waktu secara terbuka dalam mendefinisikan masalah. Kesepakatan dalam cara pemecahan masalah diperlukan untuk menciptakan proses yang dapat membuat tim memiliki patokan, menyertakan tim dengan sepenuhnya, menggunakan sistem
check and balance untuk menghindari interpretasi
orang-perorang atau realitas dominasi proses.
10.Resolusi Konflik
Bila muncul konflik yang tidak dapat diselesaikan, jangan mempersoalkan mana yang benar atau salah, organisasai atau pelanggan. Konflik harus diselesaikan karena apabila konflik itu tidak diselesaikan, organisasi akan cenderung menahan perasaan jelek, dan konflik akan berkembang menjadi rasa dendam yang bisa turun temurun dan persoalan yang kecil bisa menjadi penghambat yang tidak dapat diatasi.
a. Resolusi konflik,
Kalau sejak awal perbedaan tidak ditunjukkan secara efektif, maka akan terus berkembang. Krisis akan berlalu. Kalau kita mau mendengarkan dengan serius
suara orang-orang yang sedang mengungkapkan perasaannya, dan biarkan mereka mengeluarkan amarahnya, sebab pada saat itulah mereka dapat diintervensi untuk mulai menyelesaikan perbedaannya. b. Merasa benar versus tetap menjalin hubungan,
Kalau sejak awal kita merasa benar, maka kerugianlah yang akan kita peroleh, yaitu kehilangan hubungan dengan orang lain. Pertanyaan-pertanyaan seperti: "Apa buktinya?, Apa yang membuat beda? Mungkin saya atau dia yang berbeda? Pertanyaan itu mungkin muncul hanya karena adanya perbedaan penafsiran pada apa yang terjadi. Inilah letak konfliknya.
c. Perlunya kesepakatan tentang waktu (timing).
Kadang-kadang atau bahkan sering kita membiarkan Konflik berlarut-larut tiada selesainya. Oleh karena itu, aturan di sini adalah kesepakatan untuk menyelesaikan konflik secepat mungkin.
11.Resiko/sikap memaafkan
Tanpa resiko kita tidak bisa menjadi orang bisnis atau tidak bisa inovatif yang di kemudian hari kita akan kehilangan keuntungan di pasar yang kompetitif.
a. Minta maaf bukan izin.
"Lebih mudah minta maaf daripada minta izin" ini adalah cara manajemen dalam mengungkapkan resiko. Paradoksnya, untuk mencapai keuntungan kompetitif, kita harus beresiko yang membuat kesalahan dan belajar, karena bila tidak ada pengorbanan, tak akan memperoleh hasil. Dalam hal ini kita harus berani kehilangan apa yang
56 Negosiasi Kolaborasi dan Jejaring Kerja
kita miliki untuk memenangkan keuntungan yang kompetitif. Untuk itu harus menciptakan tempat kerja agar orang mau beresiko inovatif dan berkreasi.
b. Menciptakan lingkungan belajar.
Kita masing-masing perlu mengakui kalau kita sama sekali tidak tahu bahwa kita membuat kesalahan. Paradigma telah berubah di tempat kerja yang kolaboratif, yaitu berubah menuju lingkungan kerja, yang menimbulkan rasa aman bagi karyawan aman secara psikologis. Dengan demikian, rasa takut membuat kesalahan berubah menjadi saling memberi dukungan dan saling belajar.
12. Operasi dan peranan tim
Kepemimpinan dalam kolaborasi adalah sebagai fungsi, bukan posisi. Mungkin untuk sementara akan mengalami putus hubungan yang berarti, mengenai cara melaksanakan tugas tertentu yang biasa dilakukan pemimpin.
13. Pelatihan
Keuntungan pelatihan di tempat kolaborasi ialah:
a. Pelatihan kepemimpinan, merupakan fungsi, bukan posisi dan seperti tanggungjawab. Pemimpin kolaborasi berbeda dengan pemimpin yang berdasarkan pada wewenang. Oleh karena itu, pelatihan dialihkan kepada Tim.
b. Tiap anggota pada saat yang sama menjadi pelatih, dalam pengertian memberi dukungan bersama dan bertanggungjawab sepenuhnya demi suksesnya tim dan perusahaan.
Modul Diklatpim Tingkat III 57
c. Pelatihan merupakan kewajiban berdasarkan peng-hargaan bersama, hal ini penting agar setiap peserta serius untuk melaksanakannya, sehingga selalu mencari peningkatan dalam produktifitas dan efektifitas.
14.Akuntabilitas
Di tempat kerja kolaborasi tidak perlu sembunyi-sembunyi. Semua dapat menunggu kesempatan untuk menyertakan kawannya dalam suatu pembicaraan terbuka mengenai bagaimana tujuan diselesaikan atau tidak, dan bagaimana tujuan organisasi dicapai dengan lebih baik. Di tempat kerja ini setiap anggota memikul tanggung jawab yang sepenuhnya demi suksesnya organisasi. Di sinilah tempat kita membuat kesalahan dan belajar. Akuntabilitas dapat diterapkan di tingkat bisnis, di tingkat tim dan di tingkat antar pribadi.
15.Amandemen/perubahan
Kesepakatan operasi dapat berubah sesuai dengan perkembangan tim, kelompok, perusahaan, waktu dan orang-orang yang terlibat di dalamnya.
I. Kolaborasi Sebagai Salah Satu Bentuk
Penyelesaian konflik
Di tempat kerja kolaborasi tidak dibenarkan untuk menyembunyikan sesuatu. Semuanya harus terbuka, saling menghargai, saling mempercayai, saling menghormati dan jujur. Hal ini penting agar tidak timbul konflik yang dapat menghambat
perkembangan organisasi. Dikatakan bahwa kolaborasi merupakan salah satu bentuk penyelesaian konflik sebab:
a. solusi yang integratif akan tercapai bila semua orang yang berkepentingan memperoleh sesuatu dari yang dikompromikan;
b. pada saat itu orang dapat mempelajari apa yang menjadi tujuan organisasi;
c. menyatukan pendapat orang yang mempunyai sudut pandang berbeda;
d. memperoleh kesepakatan mengenai keinginan bersama untuk mencapai tujuan organisasi;
e. bekerja dengan rasa kekeluargaan.
Dengan demikian kolaborasi menekankan kepada pemecahan masalah pencapaian tujuan dengan memaksimalkan kepuasan semua pihak. Kolaborasi akan sangat berhasil apabila didalamnya terlihat adanya konflik yang wajar, terlihat adanya kepercayaan dan kejujuran, sehingga mendorong setiap orang untuk lebih berkepribadian dan berperasaan. Setiap orang dibawa ke arah kebiasaan yang positif dan kooperatif Semua pihak dapat menggunakannya pada saat tujuan mereka dipelajari, dengan menggunakan informasi dari berbagai sumber dan mendapatkan solusiyang integratif.
