Bab III PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYALURAN BANTUAN
3.9. Prosedur Pembukuan Dan Administrasi
Tabel 8. Prosedur Pembukuan dan Administrasi
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan
Rencana
Penggunaan Dana (RPD) dan Rencana Penarikan Dana Bank (RPDB) (Lampiran 3)
• RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan.
• RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana kegiatan.
• Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh DC dan diverifikasi oleh CoDC/DFMA.
• RPD dilampiri dengan RKA yang sudah dikonsultasikan dengan OPD pembina. Tanpa RKA maka Asosiasi tidak dapat mengajukan RPD.
• RPDB disusun sesuai dengan kebutuhan biaya pada saat pelaksanaan kegiatan dan dibuat pada setiap tahap penarikan dana dari rekening bank.
• RPD merupakan
dokumen yang
memuat rincian penggunaan dana setiap tahap pencairan dengan uraian jumlah total sesuai RAB ke Manajemen NMC.
• RPDB merupakan dokumen untuk penarikan dana pada Bank, yang memuat rincian sesuai dengan yang ada pada RPD setiap tahap pencairan
PAMSIMAS
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan
• Untuk dapat melakukan penarikan dana pada bank, Ketua Asosiasi harus terlebih dahulu menyusun RPD diverifikasi oleh CoDC/DFMA, dan disetujui oleh DC.
jumlah total sesuai RPDB.
Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD
(Lampiran 5)
SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk setiap tahapan pengajuan pencairan dana.
SPPD merupakan surat pengantar yang dibuat oleh asosiasi dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.
Lembar Verifikasi (Lampiran 6)
Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan check-list dan kertas kerja saat melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.
Lembar verifikasi merupakan kertas kerja yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.
Surat Tagihan (Lampiran 7)
• Surat tagihan dibuat sebagai dasar permintaan pencairan dana untuk setiap tahap pencairan dana bantuan.
• Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan dana sesuai dengan SPPD
Surat tagihan
merupakan surat pengantar yang dibuat oleh DC dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.
Kuitansi (Lampiran 8)
• Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen NMC
• Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen NMC dan fotocopy kuitansi disimpan oleh asosiasi, DC, dan CoDC/DFMA.
Kuitansi merupakan tanda bukti terima diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk diverifikasi oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC.
• LPPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai 90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk mencairkan dana selanjutnya.
• LPPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap.
• LPPD wajib dilampiri dengan laporan pelaksanaan kegiatan yang disetujui oleh DC.
• Salinan LPPD wajib disampaikan kepada seluruh anggota baik melalui rapat anggota maupun per surat.
LPPD merupakan dokumen
pertanggunjawaban
asosiasi atas
penggunaan dana bantuan Pamsimas.
LPPD digunakan sebagai dokumen pencairan tahapan selanjutnya.
Daftar Kegiatan Dan Pertanggungjawaban Dana (Lampiran 10)
• Berisi daftar kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Asosiasi
• Komponen pembiayaan, dokumen pertanggungjawaban, dan saldo.
• Kuitansi
• Bukti Transaksi
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan Buku Bank
(Lampiran 11)
• Buku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan dana bantuan Pamsimas, bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi bank
• Pencatatan buku bank dilakukan oleh bendahara asosiasi setiap ada transaksi melalui rekening bank. Saldo di buku Bank harus sama dengan saldo di Rekening Bank asosiasi
• Buku Bank ditutup setiap tanggal 25. Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi, diverifikasi oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC.
• Slip setor, fotocopy bukti transfer, fotocopy kuitansi
• Rekening Bank asosiasi dicetak setiap bulan
• Tanda bukti harus diberi nomor urut
• Bukti transaksi harus disimpan sesuai tanggal dan diatur sedemikian rupa sehingga tidak tercecer
Buku Kas
(Penerimaan dan Pengeluaran) (Lampiran 12)
• Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai (in- cash) maupun natura (in-kind) dicatat dalam buku kas (penerimaan dan pengeluran).
Pencatatan dilakukan oleh Bendahara asosiasi.
• Buku penerimaan dan pengeluran ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar setelah tutup buku masih ada waktu untuk membuat Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) untuk menjadi bahan rapat Fasilitator Senior (FS) dengan DPMU dan Konsultan Kabupaten/Kota/kota pada akhir bulan.
• Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran) setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua asosiasi, CoDC/DFMA, dan DC
• Buku Kas Penerimaan dan Pengeluaran mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran untuk berbagai komponen kegiatan, termasuk komponen pembiayaan yang tidak termuat ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa sekretariat.
• Bukti pembelian dicatat setiap transaksi dilakukan.
• Nota asli dari toko harus mencantumkan informasi: nama toko, alamat, jenis barang, harga satuan, total harga, dan cap/stempel dari toko.
• Tanda bukti harus diberikan nomor urut sesuai tanggal transaksi.
• Biaya pertemuan dan rapat harus didukung dengan Berita Acara atau Notulen dan daftar hadir.
• Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat Perintah Tugas (SPT - Lampiran 10), laporan kunjungan lapangan dan bukti pengeluaran perjalanan.
Laporan Keuangan Bulanan
(Lampiran 13)
• Laporan Keuangan Bulanan disusun oleh Bendahara asosiasi setiap akhir bulan setelah tutup buku dan disetujui oleh Ketua Asosiasi untuk ditempel pada papan informasi.
• Laporan Keuangan Bulanan merupakan akumulasi dari seluruh penerimaan dan pengeluaran yang diperoleh dan dilakukan oleh Asosiasi, berdasarkan kategori kegiatan sesuai RKA.
• Ringkasan Laporan Keuangan Bulanan wajib disampaikan kepada seluruh anggota, baik dalam rapat anggota atau disampaikan melalui surat.
Laporan Keuangan Bulanan dibuat dan dipublikasikan setiap bulan.
PAMSIMAS 3.10. LAPORAN YANG WAJIB DISUSUN OLEH ASOSIASI
Asosiasi penerima Dana Hibah Penguatan Asosiasi wajib menyusun sejumlah laporan keuangan/pembukuan. Adapun Jenis Pembukuan yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
a) Rencana Penggunaan Dana (RPD) dan Rencana Penarikan Dana Bank RPDB)
b) Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD c) Lembar Verifikasi
d) Surat Tagihan e) Kuitansi
f) Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Dana g) Buku Bank
h) Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran) i) Laporan Keuangan Bulanan
j) Setelah dana diterima oleh Asosiasi di setiap tahapan, fotocopy rekening dan kuitansi asli, dikirimkan paling lambat 3 hari dari pemberitahuan transfer dana oleh NMC.
BAB IV
PEMANTAUAN DAN PELAPORAN
4.1. PEMANTAUAN PELAKSANAAN PENGGUNAAN DANA
Tabel 9. Pemantauan Pelaksanaan Penggunaan Dana
Tahapan Pemantauan
Pelaksana Keterangan
Tingkat
1) Pemantauan terhadap pelaksanaan yaitu:
a. Memantau dan mendorong semua Asosiasi yang masuk calon penerima memenuhi kriteria sesuai Surat CPMU Tingkat Kabupaten/Kota menyusun Dokumen Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) b. Waktu pelaksanaan dan hasil (output dan
outcome) kegiatan, serta hal-hal yang menjadi isu/kendala bagi Asosiasi dalam pelaksanaan.
2) Mekanisme pemantauan dilakukan melalui, antara lain SIM Pamsimas, komunikasi atau kunjungan lapangan.
3) Laporan hasil pemantauan oleh NMC dilaporkan kepada CPMU Pamsimas.
Tingkat Provinsi
ROMS Provinsi TA CD/CB
1) TA CD/CB memantau penyusunan rencana kegiatan dalam RKA.
2) Memantau besaran dana yang diajukan dalam RKA untuk pengajuan sesuai Surat CPMU.
3) Laporan hasil pemantauan dilaporkan kepada PPMU Pamsimas dan Balai PPW dan ditembuskan ke CPMU.
ROMS Provinsi TA FMS
1) TA FMS memantau kesesuaian penggunaan dana dengan jenis kegiatan sesuai RPD.
2) Memantau waktu pelaksanaan dan laporan pertanggungjawaban.
3) TA FMS memantau kelengkapan dokumen administrasi dan pembukuan dikuatkan dengan berita acara.
4) Memantau kesesuaian antara kegiatan dan output dari bantuan dana hibah.
5) FMS melakukan pemantauan pengisian data QS yang menjadi tanggungjawab DFMA/CoDC dan FMS.
Tingkat Kabupaten
DC,
CoDC/DFMA
1) CoDC/DFMA memantau penyusunan rencana kegiatan dalam RKA, dan disetujui oleh DC.
2) CoDC/DFMA, memantau verifikasi kesesuaian antara kegiatan dan output dari bantuan dana hibah 3) Mematau kesesuaian kegiatan dengan RPD.
4) Memantau besaran dana yang diajukan dalam RKA untuk pengajuan sesuai Surat CPMU.
PAMSIMAS Tahapan
Pemantauan
Pelaksana Keterangan
5) Menfasilitasi surat pernyataan komitmen Asosiasi kepada CPMU tentang kesediaan menyelesaikan kegiatan sesuai RKA yang diajukan dan sesuai jadwal yang telah ditentukan. CoDC/DFMA memantau proses surat pengantar dari DPMU ke CPMU melalui NMC.
DFMA/CoDC 1) DFMA/CoDC memantau kesesuaian penggunaan dana dengan jenis kegiatan.
2) Memantau waktu pelaksanaan dan laporan pertanggungjawaban.
3) Memantau kelengkapan dokumen administrasi dan pembukuan serta laporan pertanggungjawaban dengan Berita Acara.
4) DFMA/CoDC melakukan pemantauan pengisian data QS yang menjadi tanggungjawabnya.
5) Laporan hasil pemantauan dilaporkan kepada CPMU Pamsimas melalui NMC, ditembuskan kepada DPMU. PPMU, dan ROMS Provinsi.
4.2. SIM
1) Sistem Informasi Manajemen (SIM) Pamsimas menyediakan Modul Pemantauan (Quick Status, QS) hasil pelaksanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota.
2) Pengisian data QS SIM Pelaksanaan Asosiasi adalah tanggungjawab DFMA/CoDC.
4.3. PELAPORAN
Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota penerima dana hibah Asosiasi wajib membuat laporan per tahapan pencairan dana dan copy laporan disampaikan kepada managemen NMC. Laporan asli disimpan oleh Asosiasi guna kepentingan Audit. Laporan tahap kedua sekaligus merupakan laporan akhir.
LAMPIRAN
PAMSIMAS Lampiran 1. Contoh Surat Pernyataan Komitmen Asosiasi
LAMBANG ASOSIASI
Nomor : Kota/Kab…., …….2021
Lampiran :
Hal ` : Surat Pernyataan Komitmen Bersedia Melaksanakan Program Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan
Kepada Yth.:
Ketua CPMU Program Pamsimas III Di
Jakarta
Sehubungan dengan adanya dukungan Program Pamsimas III melalui Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan, bersama ini kami sampaikan pernyataan komitmen untuk melaksanakan program ini. Kami bersedia dan berkomitmen mengikuti ketentuan Penggunaan Bantuan Dana Asosiasi Tahun 2021 dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan jadwal yang ditentukan. Untuk melengkapi Surat Pernyataan ini kami lampirkan:
1) Rencana Kerja dan Anggaran
2) Alamat Sekretariat dan Susunan Pengurus (nama, nomor kontak dan alamat sekretariat)
3) Legal Aspek Pembentukan Asosiasi
Demikian kami sampaikan atas perhatian bapak/ibu kami ucapkan terima kasih.
Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan
Kabupaten….
(………nama ... ) Tembusan:
1) CoDC/DFMA Kabupaten/Kota……, Program Pamsimas III
Lampiran 2. Contoh lembar Verifikasi
LEMBAR VERIFIKASI
DOKUMEN PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN
Nama Asosiasi : ...
Kabupaten/Kota : ...
Provinsi : ...
A. Verifikasi Kelengkapan dan Kebenaran Dokumen
No. Dokumen yang diperiksa
Kelengkapan
Dokumen Keterangan/
Catatan ADA TIDAK
1 Fotocopy Legalitas Pembentukan Asosiasi
2 Susunan Pengurus Asosiasi
3 Fotocopy Rencana Kerja dan Anggaran
4 Fotocopy Surat Pengantar PC
5 Fotocopy Berita Acara Verifikasi
6 Fotocopy Laporan Pertanggungjawaban tahun terakhir*)
*) hanya untuk Asosiasi yang sudah pernah menerima bantuan pada tahun sebelumnya
B. Rekomendasi Verifikator
No. Level Nama dan Tanda
Tangan Tanggal Keterangan/Catatan 1 CoDC/DFMA
2 DC 3 TA CDCB 4 TA FMS 5 NMC
PAMSIMAS Lampiran 3. Contoh Format RPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan
Pamsimas
RENCANA PENGGUNAAN DANA (RPD) PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS PERDESAAN
ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN
NAMA ASOSIASI:
KAB. /KOTA:
Penarikan dana tahap : I II
Jumlah penarikan tahap ini : Rp.
Jumlah dana bantuan : Rp.
Sisa Dana : Rp.
Daftar kegiatan dan kebutuhan dana terlampir.
TEMPAT TGL BLN TAHUN
Disusun oleh:
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan TT)
Diajukan oleh:
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan TT) Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
DFMA/CoDC (Nama Lengkap dan TT)
Diketahui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
DC
(Nama Lengkap dan TT)
# diketahui dengan paraf FMS
PAMSIMAS
DAFTAR KEGIATAN DAN KEBUTUHAN DANA TAHAP:
NAMA ASOSIASI: KAB/KOTA:…..
(jika daftar kegiatan dan kebutuhan dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC) Lampiran 4. Daftar Kegiatan dan kebutuhan Dana Tahap …….
No.
Rujukan kepada RKA Perkiraan Kebutuhan Dana
Keterangan Nama Kegiatan Sumber
Dana pengkajian kondisi SPAMS Desa
Penyusunan Profil Asosisi Penerapan Iuran, Kordinasi dengan Pemda, dll)
TOTAL
TOTAL hanya untuk BANTUAN PAMSIMAS
Disusun oleh:
(tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan TT)
Diajukan oleh:
(tanggal/bulan/tahun) Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap & TT)
Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun) DFMA/CoDC
(Nama Lengkap &TT)
Diketahui oleh:
(tanggal/bulan/tahun) DC
(Nama Lengkap & TT)
# diketahui dengan paraf FMS
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB) 26
Lampiran 5. Contoh Surat Permintaan Pencairan Dana
KOP ASOSIASI
SURAT PERMINTAAN PENCAIRAN DANA Nomor : ...
Kepada Yth.
Direktur PT AMURWA INTERNATIONAL (NMC) Di Tempat
Dengan memperhatikan Surat Keputusan Ketua CPMU Pamsimas Nomor tahun 2021 tentang Penetapan Bantuan Pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota Program Pamsimas Tahun 2021, Tahap ….., bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Dana Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan, sebagai berikut:
a) Dana Bantuan :...
b) Tahun Anggaran :...
c) Dasar pengeluaran : SK/Surat.../...
d) Jumlah Dana Bantuan : Rp...
(terbilang... ) e) Jumlah Sisa Dana :...
f) Jumlah Dana yang diminta:
Tahap... sebesar : Rp...
g) Nama dan nomor rekening Asosiasi: ………
………..,………2021 Ketua Asosiasi
( ... )
Diketahui dan Diverifikasi oleh:
DC Kab./Kota ….
(……….)
CoDC/DFMA (……….)
FMS ROMS ..…
(………)
PAMSIMAS Lampiran 6. Contoh Format Lembar Verifikasi
LEMBAR VERIFIKASI
DOKUMEN PENCAIRAN DANA BANTUAN PAMSIMAS TAHAP I/II*)
Nama Asosiasi : ...
Kabupaten/Kota : ...
Provinsi : ...
A. Verifikasi Kelengkapan & Kebenaran Dokumen
No. Dokumen yang diperiksa
Kelengkapan
Dokumen Keterangan/
Catatan YA TIDAK
1 Fotocopy Surat Keputusan CPMU
2 Fotocopy Rekening
3 Kelengkapan RPD, RKA
4 RPD tidak memuat negative list pembiayaan bantuan pelaksanaan Pamsimas
5 Surat Permintaan Pencairan Dana
6 Kuitansi Asli bermaterai ttd Asosiasi Tahap I/II
7 Surat Tagihan
8 Fotocopy Bukti Transfer Dana sebelumnya ke Rekening Untuk RPD II
9 LPPD Untuk RPD II
B. Rekomendasi Verifikatory
No. Level Nama, Tanda Tangan &
Cap Lembaga/Instansi Tanggal Keterangan/Catatan 1 CoDC/DFMA
2 DC 3 FMS
4 NMC
Catatan:
1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat akan melakukan pencairan dana untuk kegiatan Program Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan;
2) Yang melakukan verifikasi di tingkat Provinsi adalah FMS ROMS;
3) Yang melakukan verifikasi ditingkat Kabupaten adalah CoDC/DFMA dan disetujui DC. Waktu yang dibutuhkan adalah maksimal 2 (dua) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak ada kesalahan) terhitung dari diterimanya dokumen;
4) Waktu yang dibutuhkan dalam pencairan dana bantuan Asosiasi oleh NMC adalah paling lama 4 (empat) hari kerja hari kerja terhitung sejak persetujuan PPK
LEMBAR VERIFIKASI
DOKUMEN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA BANTUAN PAMSIMAS TAHAP I/II*)
Nama Asosiasi : ...
Kabupaten/Kota : ...
Provinsi : ...
A. Verifikasi Kelengkapan dan Kebenaran Dokumen
No. Dokumen yang diperiksa
Kelengkapan
Dokumen Keterangan/
Catatan YA TIDAK
1 Fotocopy bukti transfer dana ke rekening
2
LPPD dilengkapi dengan bukti pengeluaran/pembayaran setiap komponen pembiayaan
3 LPPD dilengkapi dengan laporan kegiatan/berita acara kegiatan
4 SPT (untuk kegiatan monitoring atau perjalanan)
5 Surat undangan dan daftar undangan (untuk kegiatan rapat/pelatihan)
6 Profil Asosiasi
7 Perencanaan Pemulihan/Peningkatan Keberfungsian SAM
B. Rekomendasi Verifikator
No. Level
Nama, Tanda Tangan & Cap Lembaga/Instansi
Tanggal Keterangan/Catatan
1 CoDC/DFMA 2 DC
3 FMS 4 NMC
Catatan:
1) Verifikasi kelengkapan dan kebenaran dokumen dibuat pada saat menyusun Laporan pertanggungjawaban atas kegiatan yang sudah dilakukan Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan.
2) Yang melakukan verifikasi ditingkat Provinsi adalah FMS ROMS;
3) Yang melakukan verifikasi ditingkat Kabupaten adalah CoDC/DFMA dan disetujui DC.
Waktu yang dibutuhkan adalah maksimal 2 (dua) hari kerja untuk proses verifikasi (dengan catatan: dokumen lengkap dan tidak ada kesalahan) terhitung dari diterimanya dokumen.
PAMSIMAS Lampiran 7: Contoh Surat Tagihan
SURAT TAGIHAN
Kepada Yth
Bpk/Ibu Direktur PT AMURWA INTERNATIONAL (NMC)
Sehubungan dengan Surat Permintaan Pencairan Dana
Nomor………tanggal………, dan dokumen telah diverfikasi dengan hasil memenuhi syarat, mohon dibayarkan kepada:
Nama Asosiasi : ………..
Sebesar : Rp………
(terbilang ... ) Ke Nomor Rekening : ……….…..a.n………..
………...,………. 2021
CoDC/DFMA………
(………..)
# Diketahui dengan paraf FMS
Lampiran 8. Contoh Kuitansi Pembayaran NMC
KUITANSI
Telah terima dari : PT AMURWA INTERNATIONAL (NMC) Jumlah uang : Rp...
(terbilang... ) Untuk keperluan : Pembayaran Tahap ... ( ... )
Dana Pamsimas Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021
Asosiasi Kabupaten/Kota : ………..
..., tanggal ... 2021
Ketua Asosiasi...
Materai
( ... )
PAMSIMAS Lampiran 9. Contoh Format LPPD, lembar pertama diisi hanya untuk bantuan
Pamsimas
Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD)
Verifikasi Kelengkapan Dan Kebenaran Dokumen Dibuat Pada Saat Akan Melakukan Pencairan Dana Untuk Kegiatan Program Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan
NAMA ASOSIASI:
KABUPATEN/KOTA:
Laporan Penggunaan Dana Tahap I II
Jumlah dana yang dipertanggungjawabkan
: Rp.
Jumlah dana yang sudah ditarik : Rp.
Jumlah dana bantuan yang sudah ditarik (akumulasi)
: Rp.
Jumlah dana bantuan : Rp.
Sisa Dana Bantuan : Rp.
Daftar kegiatan dan pertanggungjawaban dana (bukti-bukti) terlampir.
TEMPAT TGL BLN TAHUN
Disusun oleh:
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
Diajukan oleh:
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan) Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Co-DC/DFMA
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
DC
(Nama Lengkap dan TandaTangan)
# diketahui dengan paraf FMS
Lampiran 10. Format Daftar Kegiatan Dan Pertanggungjawaban Dana
DAFTAR KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA TAHAP:…..
NAMA ASOSIASI: KABUPATEN/KOTA: …..
(Jika daftar pertanggungjawaban dana ini lebih dari satu halaman, maka setiap halaman harus diparaf oleh Ketua Asosiasi dan DC)
No.
Rujukan dalam RKA
Dana yang
Transportasi Kuitansi untuk masing- masing komponen kegiatan, laporan hasil kegiatan
Uang makan Fotocopy Sub Total
2 Penyusunan Profil Asosiasi PSPAMS Kab.
Bantuan Pamsimas
Pengetikan dan penjilidan
Kuitansi untuk masing- masing komponen kegiatan, laporan hasil kegiatan
Bon pembelian voucher, laporan hasil kegiatan
3
Lain-lain (Koordinasi Pemda, Penerapan Iuran, dll)
Bantuan Pamsimas
Transportasi Kuitansi untuk masing- masing komponen kegiatan, laporan hasil kegiatan
Uang makan Fotocopy Sub Total
Total
Total hanya untuk Bantuan Pamsimas Disusun oleh:
(tanggal/bulan/tahun) BendaharaAsosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diajukan oleh:
(tanggal/bulan/tahun) KetuaAsosiasi
(Nama Lengkap dan T Tangan)
Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun) CoDC/DFMA
(Nama Lengkap dan TT)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun) DC
(Nama Lengkap dan TT)
#diketahui dengan paraf FMS
PAMSIMAS
Lampiran 11. Contoh Format Buku Bank Asosiasi : ……….
Buku Bank : ……….
No. Rek : ……….
Periode : ……….
Kabupaten/Kota : ……….
No Urut Tanggal No. Bukti Uraian Penerimaan Pengeluaran Saldo
1 2 3 4 5 6 7 {(7+5)-6}
Saldo Awal
1 12 Juli 2021 Penerimaan T1 Prog. Dasar
2 15 Juli 2021 Bunga bank
3 15 Juli 2021 Admin bank
4 15 Juli 2021 Tarik tunai - RPD 1
Jumlah
………., ……. /……. / 2021 (tempat, tanggal/bulan/tahun) Disusun oleh:
Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan) Diverifikasi oleh: (tanggal/bulan/tahun)
CoDC/DFMA
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
Diajukan oleh:
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan) Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
DC
(Nama Lengkap dan Tanda Tangan)
#diketahui dengan paraf FMS
Lampiran 12. Contoh Format Buku Penerimaan dan Pengeluaran Asosiasi : ……….
Buku Bank : ……….
No. Rek : ……….
Periode : ……….
Kabupaten/Kota : ……….
No Tanggal No. Bukti Uraian
Penerimaan (Rp) Pengeluaran (Rp)
Iuran Anggota
Bantuan Pamsimas
(BP)
Bantuan
Pemda In Kind
Lainnya (ditambahkan Jumlah Kolom sesuai dengan jumlah donor)
Kas Yang diterima dari Bank
BOP Biaya Pelaporan
Kegiatan 1 (Assesment)
Kegiatan 2 (Pelatihan)
Kegiatan 3 (Monitoring)
Lainnya (disesuikan
dengan jumlah kegiatan)
(1) (2 (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)
Disusun oleh: Diajukan oleh: Diverifikasi oleh: Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun) (tanggal/bulan/tahun) (tanggal/bulan/tahun) (tanggal/bulan/tahun)
Bendahara Asosiasi Ketua Asosiasi CoDC/DFMA DC
(Nama Lengkap dan TT) (Nama Lengkap dan TT) (Nama Lengkap dan TT) (Nama Lengkap dan TT)
#diketahui dengan paraf FMS
PAMSIMAS
Lampiran 13. Contoh Format Buku KAS Asosiasi : ……….
Buku Bank : ……….
No. Rek : ……….
Periode : ……….
Kabupaten/Kota : ……….
NO. TANGGAL URAIAN NO. BUKTI PENERIMAAN PENGELUARAN SALDO
(RP) (RP) (RP)
(1) (2 (3) (4) (5) (6) (7)
Disusun oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diajukan oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Diverifikasi oleh:
(tanggal/bulan/tahun)
Disetujui oleh:
(tanggal/bulan/tahun) Bendahara Asosiasi
(Nama Lengkap dan TT)
Ketua Asosiasi
(Nama Lengkap dan TT)
CoDC/DFMA
(Nama Lengkap dan TT)
DC
(Nama Lengkap dan TT)
#diketahui dengan paraf FMS
Lampiran 14. Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan (Rekonsiliasi)
LAPORAN KEUANGAN BULANAN (Rekonsiliasi) PERIODE BULAN ... 2021
A. Saldo Tanggal
Jumlah Penerimaan Rp
C. Jumlah Kas Dan Bank ( A + B ) Rp
D. Pengeluaran
1. Kegiatan dalam RKA
Kegiatan (1) Assessment Rp
Kegiatan (2) Pelatihan Rp
Kegiatan (3) Monitoring Rp
Jumlah Rp
2. Kegiatan non RKA
Honor Rp
Sewa Kantor Rp
Pembelian Peralatan Rp
Jumlah Rp
3. Biaya Administrasi dan BOP Rp
4. Biaya Pelaporan Rp
5. Administrasi dan Pajak Bank
Administrasi Bank Rp
Pajak Bank Rp
PAMSIMAS
Tanggal ... 2021
Disusun oleh : Diajukan oleh : Diverifikasi oleh : Disetujui oleh :
Bendahara Asosiasi Ketua Asosiasi District FMA Koordinator
Kabupaten
( ) ( _ ) ( ) ( )
(*) Jika ada selisih maka harus disediakan penjelasan
#diketahui dengan paraf FMS
Lampiran 15. Contoh Surat Perintah Tugas (SPT)
SURAT PERINTAH TUGAS (SPT) Nomor…………
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : ………
Jabatan : Ketua Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kabupaten/Kota……….
Memerintahkan kepada:
1. Nama : ……..
Jabatan di Asosiasi : ……..
2. Nama : ……..
Jabatan di Asosiasi : ……..
Untuk melakukan kegiatan…….(merujuk kepada RKA) pada tanggal…sampai dengan tanggal …… ke:
1. KP-SPAMS……. Desa ……, tanggal:
2. KP-SPAMS……. Desa ……, tanggal:
dan menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan……kepada Ketua Asosiasi selambat- lambatnya 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan tugas ini.
Demikian Surat Perintah Tugas ini dibuat untuk dilaksanakan.
Ibukota Kabupaten/Kota, ... 2021
Ketua Asosiasi SPAMS Perdesaan Kabupaten/Kota….
Nama……….
PARAF KOORDINASI:
LOKASI:
Desa A
Tiba
…..
Pulang
………..……
Diketahui:
……… (Kades/KetuaKP-SPAMS)
Desa B ….. ………..…… ……… (Kades/KetuaKP-SPAMS)
PAMSIMAS Lampiran 16. Format Outline Laporan Kegiatan
(Per Tahapan Pencairan Dana)
LAPORAN KEGIATAN TAHAP KE- (I / II) PROGRAM
ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN KABUPATEN….
KATA PENGANTAR
Lembar Pesetujuan dari OPD Pembina Daftar Isi
Bab I. PENDAHULUAN
Berisi penjelasan kondisi saat ini di wilayah kerja Asosiasi sehingga perlu (masih perlu) ada kegiatan-kegiatan tersebut.
BAB II. KEGIATAN DAN HASIL YANG DICAPAI
Berisi uraian tentang pelaksanaan kegiatan yang dilakukan dalam periode/tahap yang dilaporkan atau hasil atau dampak dari kegiatan pada tahap sebelumnya, yaitu:
• Tujuan Kegiatan
• Lokasi pelaksanaan
• Peserta / Pelaku
• Hasil yang sudah dicapai sampai akhir penggunaan dana tahap ini.
• Kendala yang dihadapi dan upaya yang perlu dilakukan BAB III.PENUTUP
Kesimpulan dan Rekomendasi LAMPIRAN:
1) Foto kegiatan
2) Daftar hadir (bila ada kegiatan pertemuan) 3) Notulensi (bila ada kegiatan pertemuan) 4) Data-data capaian hasil kegiatan
• (Perencanaan Pemulihan SAM dan Peningkatan keberfungsian SAM per Desa)
• Penerapan Iuran
• Kordonasi dengan Pemda.
• Profil Asosiasi (dibuat Terpisah)
Lampiran 17. Format Rencana Kerja dan Anggaran
RENCANA KERJA DAN ANGGARAN
ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN ...
KABUPATEN/KOTA :
PROVINSI :
TAHUN 2021
PAMSIMAS KATA PENGANTAR
Contoh:
Pertama-tama kami mengucapkan puji syukur ke hadirat Allah SWT, karena penyusunan Rencana Kerja Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Kabupaten/Kota ...
dapat terselesaikan dengan baik.
Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran ini kami lakukan bersama-sama seluruh Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan berdasarkan hasil Pemantauan Kinerja KPSPAMS Anggota kami yang tersebar di desa.
Melalui Rencana Kerja dan Anggaran ini, kami berharap dapat membantu KPSPAMS menyusun Pemulihan SAM/Peningkatan keberfungsian SAM, sehingga menjadi mandiri dan dapat memenuhi kebutuhan sarana air minum dan sanitasi, serta terjadi perubahan Perilaku Hidup Bersih dan Sehat yang berkelanjutan.
Pada kesempatan ini kami mengucapkan rasa terima kasih kepada Pemerintah Daerah
Pada kesempatan ini kami mengucapkan rasa terima kasih kepada Pemerintah Daerah
