(BPKD) KOTA MEDAN
D. Prosedur Pencatatan Gaji dan Upah
Pada Badan Pengelola Keuangan (BPKD) Kota Medan, prosedur pencatatan gaji yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Kepegawaian a. Data Karyawan
Bagian personalia menugaskan pegawainya untuk menilai pengawasan intern gaji dan upah ini sejak menerima pegawai – pegawai yang diperlukan perusahaan, sehingga perusahaan mendapat pegawai yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Data karyawan tersebut dicatat mulai dari nama, nomor pegawai, status karyawan tersebut ( kawin, tidak kawin, anak yang dimiliki) yang diperlukan untuk menentukan PTKP, bagian penetapan dan keterangan lainnya.
l
Perusahaan memberlakukan kartu jam kerja setiap harinya yang bertujuan untuk mencegah penyelewengan pencatatan kehadiran karyawan. Perusahaan juga menggunakan system komputerisasi dalam menghitung gaji dan upah karyawan serta jumlah hari dari tiap karyawan.Data – data karyawan dan hal – hal sebagai data pembayaran gaji karyawan.
2. Bendahara Pengeluaran
a. Pembuatan SPP-LS Gaji dan Tunjangan
Bendahara Pengeluaran disini mempersiapkan Surat Perintah Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan (SPP-LS Gaji dan Tunjangan) beserta dokumen-dokumen yang diperlukan sebagai lampiran dalam pengajuan SPP-LS Gaji danTunjangan, yaitu :
1) Salinan SPD.
2) Surat pernyataan Pengguna Anggaran.
3) Dokumen-dokumen pelengkap daftar gaji yang terdiri atas :
a) pembayaran gaji induk;
b) gaji susulan;
c) kekurangan gaji;
d) gaji terusan;
li
f) uang duka wafat/tewas yang dilengkapi dengan daftar gaji induk/gaji susulan/ kekurangan gaji/uang duka wafat/tewas;
g) SK PNS;
h) SK kenaikan pangkat;
i) SK jabatan;
j) kenaikan gaji berkala;
k) surat pernyataan pelantikan;
l) surat pernyataan masih menduduki jabatan;
m) surat pernyataan melaksanakan tugas;
n) daftar keluarga (KP4);
o) fotokopi surat nikah;
p) fotokopi akte kelahiran;
q) surat keterangan pemberhentian pembayaran (SKPP) gaji;
r) daftar potongan sewa rumah dinas;
s) surat keterangan masih sekolah/kuliah;
t) surat pindah;
lii
b. Pembuatan Dokumen SPP-LS Gaji dan Tunjangan
Dokumen SPP lembar-lembar yang harus disiapkan dan diisi oleh Bendahara Pengeluaran. Masing-asing bagian mempunyai kolom-kolom yang harus diisi disesuaikan dengan jenis SPP yang diajukan. SPP tersebut kemudian dibuat 4 rangkap dengan distribusi; Lembar asli untuk Pengguna Anggaran (PPK), Salinan 1 untuk Kuasa BUD, Salinan 2 untuk Bendahara Pengeluaran, dan Salinan 3 untuk arsip.
c. Pengisian SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP
Setelah SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP disiapkan dan dilengkapi, Bendahara Pengeluaran mencatata SPP-LS Gaji dan Tunjangan ke Register SPP. Setelah bendahara pengeluaran melengkapi semua berkas yang diperlukan kemudian bendahara pengeluaran akan mengajukan berkas tersebut kepada kuasa pengguna anggaran melalui PPK-SKPD.
3. Pejabat Penatausahaan Keuangan – Satuan Kerja Perangkat Daerah (PPK-SKPD)
Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK-SKPD) bertugas untuk mencatat transaksi-transaksi berdasarkan bukti-bukti yang terkait, memposting jurnal-jurnal kedalam buku besar, dan membuat laporan keungan. Setelah dokumen-dokumen diterima oleh PPK-SKPD dari bendahara pengeluaran maka tugas PPK-SKPD adalah menguji kelengkapan dokumen, kemudian PPK-SKPD membuat SPM (Surat Perintah Membayar) atas SPP (Surat Perintah Pembayaran) yang telah diuji kelengkapan dan kebenarannya untuk diajukan ke penggguna anggaran.
liii
akan di ajuakan kebendahara pengaluaran untuk diterbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
Tabel 3.3
Contoh Surat Penganntar SPP-LS Gaji dan Tunjangan PEMERINTAH KOTA MEDAN
SURAT PERMINTAAN PERMBAYARAN LANGSUNG GAJI DAN TUNJANGAN
(SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN)
Nomor : ……….. Tahun ...
SURAT PENGANTAR Kepada Yth. Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran SKPD ………..
Di Tempat Dengan memperhatikan Peraturan Walikota Nomor ………. Tahun ... tentang Penjabaran APBD, bersama ini kami mengajukan Surat Permintaan Pembayaran Langsung Gaji dan Tunjangan sebagai berikut: a. Urusan Pemerintahan :………...…....
b. SKPD :………...….
c. Tahun Anggaran : ………...
d. Dasar Pengeluaran SPD Nomor : ………...
e. Jumlah Sisa Dana SPD : Rp ……….
(terbilang:……….…………)
f. Untuk keperluan bulan : ………...
g. Nama Bendahara Pengeluaran : ………...
h. Jumlah Pembayaran Yang Dimint : Rp ………....
(terbilang: ……… ..…)
i. Nama dan Nomor Rekening Bank : ………...
...………… , ……… Bendahara Pengeluaran
liv
Tabel 3.4
Contoh Ringaksan SPP-LS Gaji dan Tunjangan PEMERINTAH KOTA MEDAN
SURAT PERMINTAAN PERMBAYARAN LANGSUNG GAJI DAN TUNJANGAN (SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN)
Nomor : ……… Tahun …….
RINGKASAN
RINGKASAN DPA-/DPPA-/DPAL-SKPD
Jumlah dana DPA-SKPD/DPPA-SKPD/ DPAL-SKPD I. Rp ………..
RINGKASAN SPD
No. Urut Nomor SPD Tanggal SPD Jumlah Dana
1 2 JUMLAH II. Rp ……… I-II. Rp……….. RINGKASAN SP2D SP2D Peruntukan UP SP2D Peruntukan GU SP2D Peruntukan TU
SP2D Peruntukan LS Pembayaran Gaji dan Tunjangan SP2D Peruntukan LS Pengadaan Barang dan Jasa
JUMLAH III. Rp ……….. II-III Rp……… ………., ………….. Bendahara Pengeluaran (Nama Lengkap) NIP.
lv
Tabel 3.4
Contoh Rincian SPP-LS Gaji dan Tunjangan PEMERINTAH KOTA MEDAN
SURAT PERMINTAAN PEMBAYARAN LANGSUNG GAJI DAN TUNJANGAN (SPP-LS-GAJI-TUNJANGAN)
Nomor: ……….. Tahun ...
RINCIAN
RENCANA PENGGUNAAN DANA BULAN :
NO Kode Rekening
(Rincian Obyek) Uraian Jum
1. 2. 3. 4. 5. 6. TOTAL ……… , ……….. Bendahara Pengeluaran (Nama Lengkap) NIP.
4. Bendahara Umum Daerah
Benadahara Umum bertugas menerbitkan SP2D dan membuat bukti pengeluaran, verifikasi bukti pengeluaran, dan keabsahan bukti pengeluaran.Setelah semuanya sudah lengkap maka bendahara umum daerah membuat Surat Pertanggung
lvi
Jawaban (SPJ).SP2D kemudian diberikan kembali ke PPK-SKPD untuk dicairkan kemudian diberikan langsung kepada pihak ketiga atau penerima gaji.
5. Internal Auditor
Dalam hal gaji auditor ini akan mengawasi apakah prosedur, pencatatan, dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaimana yang telah ditentukan.
Adapun bagian-bagian yang diperhatikan dalam memilih prosedur pencatatan gaji menurut Usry (1999; 23-24) adalah sebagai berikut:
1. Time Keeping Departement
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu,
2. Payroll Departement
Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah gaji dan menjatahkan jumlah gaji tiap-tiap tugas, proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi-fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan Clock Card atau kartu waktu kerja atau berdasarkan komputer,
3. Cost Departement
Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian gaji yang harus ditempatkan pada masing-masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasi biaya upah.Dengan memakai kartu rangkuman, kartu waktu
lvii
dan menjabarkan biaya produksi dan jasa-jasa untuk tiap pesanan karyawan, unit output, kegiatan departemen dan masing-masing jenis produk.
Menurut penulis, prosedur pencatatan gaji yang ada pada Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan (BPKD) dengan prosedur pencatatan gaji yang dijalankan oleh bagian-bagian yang terpisah sehingga tidak terjadinya penyelewengan.Sedangkan menurut teori hanya menjelaskan departemen-departemennya.Oleh karena itu prosedur yang dijalankan oleh Badan Pengelola Keuangan Daerah Kota Medan (BPKD) udah sesuai.