BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Proses Perencanaan Anggaran Kongregasi SPM
Setiap enam tahun sekali, perwakilan dari para Suster SPM mengadakan pertemuan yang disebut dengan sidang kapitel. Dalam agenda kapitel tersebut, para suster anggota kapitel membahas rencana kegiatan 6 tahun ke depan berdasarkan evaluasi pelaksanaan program kegiatan dan dengan mempertimbangkan kebutuhan saat ini dan masa yang akan datang. Hasil dari sidang kapitel berupa keputusan kapitel yang menjadi tujuan yang ingin dicapai kongregasi di berbagai bidang layanan, termasuk bidang layanan ekonomat. Salah satu tangung jawab ekonomat adalah menyusun anggaran Kongregasi SPM yang ada di Indonesia untuk selanjutnya disebut anggaran Provinsi Indonesia.
Perencanaan anggaran provinsi mengacu pada Renstra (Rencana Strategis) Kongregasi. Renstra Kongregasi diturunkan menjadi Renstra Komisi Ekonomat. Renstra Komisi Ekonomat kemudian diuraikan dalam rincian program kegiatan dalam satu tahun anggaran. Anggaran provinsi yang dimaksud di sini adalah anggaran Kongregasi SPM Provinsi Indonesia. Anggaran Provinsi Indonesia merupakan konsolidasian dari 31 anggaran komunitas, kas kecil DPP, dan beberapa kelompok kerja (Pokja) bidang layanan yang dinamakan komisi, bisa dilihat pada gambar vi.
Anggaran provinsi disusun untuk jangka pendek dan panjang. Selanjutnya, berdasarkan anggaran provinsi tersebut, kongregasi menyusun anggaran untuk 6 tahun yang dinamakan prognose. Prognose menunjukkan estimasi pendapatan dan biaya serta prioritas kebutuhan Kongregasi SPM selama 6 tahun ke depan berdasarkan Renstra Komisi Ekonomat.
Metode pendekatan perencanaan anggaran Kongregasi SPM adalah campuran atau top down dan bottom up. Pimpinan komunitas membuat perencanaan anggaran rutin dan khusus berdasarkan tujuan/prioritas kebutuhan yang telah ditentukan oleh Dewan Pimpinan Provinsi. Data perencanaan atau anggaran rutin dan khusus yang sudah dibuat oleh pimpinan komunitas dikirim ke ekonomat dan DPP dan kemudian diolah kembali oleh ekonomat dan DPP. Setelah proses analisa selesai, anggaran rutin komunitas yang sudah diotorisasi oleh DPP dikirim kembali ke pimpinan komunitas untuk ditandatangani dan setelahnya dikembalikan lagi ke pimpinan kongregasi sebagai tanda persetujuan.
Alur perencanaan anggaran Kongregasi SPM Provinsi Indonesia secara lengkap dapat dilihat pada gambar vi.
Gambar VI. Alur Perencanaan Anggaran Provinsi
2. Anggaran Komunitas
Anggaran Komunitas SPM disusun berdasarkan Renstra Komisi Ekonomat yang merupakan turunan dari Renstra Kongregasi. Ekonomat membuat draf penyusunan anggaran sesuai dengan skala prioritas. Blanko
Kapitel 6 Tahun RENSTRA Kongregasi Anggaran Provinsi 1 Tahun Prognose 6 Tahun RENSTRA Komisi Ekonomat Anggaran Komunitas Biara Anggaran DPP Anggaran Komisi- Pokja Komisi Pembinaan Komisi Pendidikan Komisi Badan Sosial Komisi Karya Pastoral
anggaran rutin yang sudah dibuat oleh ekonomat (lampiran 1.) dikirim ke komunitas-komunitas. Komunitas-komunitas mengisi blanko anggaran rutin tersebut sesuai dengan rencana dan program tahunan. Dalam hal ini, kegiatan-kegiatan yang terjadi di komunitas tidak bisa dilepaskan dari rencana dan kegiatan kongregasi. Dalam penyusunan anggaran rutin tersebut, pimpinan komunitas memperhitungkan berapa nominal anggaran untuk masing-masing transaksi, baik pendapatan maupun pengeluaran. Misalnya, untuk penyusunan anggaran rutin tahun 2013, sebelum mengisi nominal pada kolom anggaran tahun 2013, pimpinan komunitas melihat anggaran tahun 2012 dan pengeluaran riil di tahun 2012. Kedua data tersebut menjadi salah satu pedoman untuk mengisi anggaran tahun 2013. Selain itu, pimpinan komunitas juga memperhitungkan prediksi kenaikan inflasi tahun 2013.
Anggaran yang sudah disusun oleh komunitas dikirim ke ekonomat. Bila ada perencanaan untuk menambah inventaris atau perbaikan gedung yang jumlahnya signifikan, anggaran untuk hal tersebut dimasukkan sebagai anggaran khusus. Anggaran khusus yang dibuat komunitas harus disertai dengan lampiran data pendukung, misalnya gambar bangunan baru/renovasi gedung, perhitungan detail biaya tenaga kerja, dan biaya material yang dibutuhkan dalam pembangunan atau renovasi gedung. Anggaran yang sudah masuk ke ekonomat diolah, dievaluasi dan dianalisa oleh Ekonom SPM bersama Dewan Pengurus Provinsi dan selanjutnya diotorisasi oleh pimpinan kongregasi.
Berikut ini prosedur alur perencanaan anggaran rutin dan khusus Komunitas SPM:
a. DPP menyediakan 2 (dua) lembar surat pengantar anggaran khusus. Satu lembar dikirim ke ekonomat dan satu lembar untuk arsip. Setelah menerima surat pengantar dari DPP, Ekonomat SPM membuat 1 bendel blanko anggaran rutin dan surat pengantar anggaran rutin. Satu bendel blanko dan surat pengantar anggaran rutin serta surat pengantar anggaran khusus dikirim ke komunitas. File blanko anggaran rutin dan surat pengantar anggaran rutin disimpan dalam softcopy oleh ekonomat.
b. Komunitas menerima blanko dan surat pengantar anggaran rutin serta surat pengantar anggaran khusus. Komunitas mengisi blanko anggaran rutin dan membuat surat permohonan anggaran khusus bila dibutuhkan.
c. Setelah mengisi permohonan anggaran rutin pada blanko anggaran rutin dan surat permohonan anggaran khusus, komunitas membuat 2 bendel permohonan anggaran rutin dan 3 lembar permohoan anggaran khusus. Satu lembar permohonan anggaran rutin dikirim ke ekonomat dan satu lembar surat permohonan anggaran khusus dikirim sebagai tembusan. Satu lembar surat permohonan anggaran khusus dikirim ke DPP. Satu bendel permohonan anggaran rutin dan satu lembar surat permohonan anggaran khusus disimpan sebagai arsip komunitas.
d. Ekonomat menerima permohonan anggaran rutin dan permohonan anggaran khusus. Ekonomat merekap anggaran rutin dan anggaran khusus dari seluruh komunitas.
e. DPP menerima permohonan anggaran khusus dari komunitas. Setelah menerima permohonan anggaran khusus, DPP dan ekonomat melakukan verifikasi dan mensurvei komunitas-komunitas dan karya perutusan yang mengajukan anggaran khusus terkait gedung, baik renovasi maupun pembangunan gedung. Setelah melakukan verifikasi, ekonomat menyiapkan data-data pendukung hasil verifikasi. Data pendukung lain untuk menganalisis anggaran rutin berupa perbandingan data real tahun berjalan dengan blanko anggaran rutin yang telah diisi dari seluruh komunitas.
f. DPP dan ekonomat mengadakan rapat penentuan anggaran rutin dan khusus untuk mengambil keputusan besarnya nominal anggaran yang disetujui oleh DPP sesuai dengan data yang sudah disediakan oleh ekonomat. Apabila anggaran khusus tidak disetujui, ada pemberitahuan berupa surat atau telepon.
g. Anggaran rutin dan khusus yang sudah disetujui dalam rapat diotorisasi oleh DPP sebagai jawaban atas permohonan anggaran rutin dan khusus dalam dokumen yang dibuat oleh ekonomat. Ekonomat membuat dokumen rangkap 2, sebagai jawaban atas permohonan anggaran rutin dan anggaran khusus.
h. Setelah diotorisasi oleh DPP, ekonomat mengirim 2 dokumen, yaitu 1 dokumen jawaban permohonan anggaran rutin dan 1 dokumen anggaran khusus ke komunitas. Dokumen jawaban permohonan anggaran rutin tersebut harus diotorisasi oleh pimpinan komunitas. Sebelum dokumen
anggaran rutin dikirim kembali ke ekonomat, dokumen tersebut digandakan dan disimpan sebagai arsip komunitas bersama dengan anggaran khusus.
i. Ekonomat menerima satu dokumen anggaran rutin dari komunitas dan satu dokumen jawaban permohonan anggaran khusus yang disimpan. Selanjutnya dokumen tersebut direkap menjadi anggaran provinsi.
Alur perencanaan anggaran komunitas secara lengkap dapat dilihat pada lampiran 2. Dari gambar tersebut, dapat dilihat proses penyusunan anggaran rutin dan khusus komunitas, mulai dari perencanaan sampai dengan otorisasi oleh pimpinan kongregasi.