TATA PERSURATAN DINAS
C. Sifat Surat
1. Tingkat Keaslian Surat
Dilihat dari kadar keabsahan aspek legalitasnya dapat dibedakan atas asli, tembusan, salinan dan petikan:
a. Asli
Asli surat adalah lembaran yang ditujukan/disampaikan kepada instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran yang dinyatakan sebagai asli.
Hal-hal yang harus diperhatikan:
1) Asli surat dalam surat menyurat biasa, pada umumnya dibuat untuk dikirimkan kepada alamat tujuan.
2) Asli sesuai peraturan, keputusan termasuk keputusan di bidang kepegawaian disimpan oleh pembuat sebagai bukti otentik (minit), sedangkan kepada para yang bersangkutan diberikan tembusan/salinan/petikan sah untuk dipergunakan dan diindahkan seperlunya oleh yang berkepentingan.
3) Asli sesuatu naskah/dokumen mempunyai nilai tertinggi di dalam tata persuratan di tata kearsipan, oleh karena itu pada dasarnya harus disimpan dengan baik dan diamankan.
4) Sesuatu tembusan/tindasan, salinan/turunan surat, dapat dipersamakan dengan aslinya berdasarkan ketentuan umum atau ketentuan khusus (klausula, pernyataan) serta harus ditandatangani sendiri/langsung oleh penanggung jawab/pembuat naskah aslinya.
5) Sepanjang tidak ditentukan lain, penerima asli surat berhak dan berkewajiban untuk membuat dan/atau mempersiapkan konsep jawaban.
b. Tembusan
Tembusan surat adalah lembaran penyampaian informasi kepada pihak-pihak yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat yang dikomunikasikan oleh pembuat surat, yang merupakan lembaran kedua, ketiga dan seterusnya yang dibuat bersama-sama sekaligus dengan asli suratnya dengan menggunakan kertas karbon atau alat pengopy lainnya.
Selain istilah tembusan digunakan istilahtindasan ataucc (carbon copy)yang digunakan untuk surat-surat dalam bahasa Inggris.
Hal-hal yang harus diperhatikan pada pembuatan tembusan adalah sebagai berikut:
1) Tembusan/tindasan surat, pada umumnya dibuat untuk dikirimkan kepada instansi/pejabat yang karena sifat tugasnya mempunyai hubungan fungsional dan/atau operasional.
2) Untuk menjaga sifat ketertutupan isi arsip dinamis, maka pembuatan tembusan/tindasan surat harus dibatasi dan disampaikan hanya kepada pejabat yang mempunyai kaitan dengan isi surat.
3) Pejabat/Unit Organisasi yang menerima tembusan/tindasan surat, wajib memberikan tanggapan/pendapat kepada :
a) pengirim surat secara langsung, apabila surat berasal dari lingkungan intern.
b) penerima asli suratnya secara tidak langsung, apabila berasal dari lingkungan ekstern.
4) Sesuatu tembusan/tindasan surat yang tidak mendapat tanggapan, maka Pejabat/Unit Organisasi yang menerima tembusan/tindasan surat tersebut dianggap telah mengetahui/menyetujui maksud dan isinya.
5) Penerima asli surat wajib mengkoordinasi pendapat/tanggapan dari penerima tembusan surat, kemudian diolah sehingga menjadi satu kebulatan pendapat yang akan dituangkan sebagai jawaban terhadap asli surat tersebut.
6) Pejabat/Unit Organisasi yang menerima tembusan/tindasan surat yang materinya dianggap bukan merupakan bidang wewenangnya dan/atau tidak ada kaitan baik fungsional maupun operasional, wajib meneruskan kepada
55
surat pengantar yang tembusannya dikirim kepada Pejabat/Unit Organisasi pengirim surat tersebut.
7) Tembusan/tindasan surat mempunyai nilai pengganti kedua dalam tata persuratan dan tata kearsipan.
8) Tembusan/tindasan surat yang dijadikan pertinggal harus dibubuhi paraf/ditandatangani sendiri/lansung serta dibubuhi cap dinas.
9) Tembusan/tindasan surat pertinggal mempunyai nilai yang diipersamakan dengan aslinya.
10) Tembusan surat yang tidak menggunakan karbon, agar dapat dibedakan asli
dan tembusan dapat menggunakan cap/stempel yang menyebutkan
“Tembusan” pada sudut kanan atas kertas surat (lembar kedua dan
seterusnya)
c. Salinan
Salinan surat adalah lembaran hasil penggandaan yang dibuat tidak bersama- sama dan tidak sekaligus dengan aslinya, namun bunyinya sesuai dengan asli surat seluruhnya dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
Selain istilah salinan, digunakan istilahturunan. Hal-hal yang harus diperhatikan:
1) Salinan/turunan surat dibuat apabila tembusan/tindasan tidak mencukupi. 2) Salinan/turunan surat mempunyai derajat di bawah tembusan/tindasannya. 3) Setiap salinan/turunan surat harus menyebutkan derajat dan tingkatnya,
sebagai berikut: a) Salinan dari aslinya;
b) Salinan dari tembusan/tindasan; c) Salinan dari salinan/turunan; d) Salinan dari petikan/kutipan.
d. Petikan
Petikan surat adalah lembaran salinan surat yang berisi beberapa
bagian/kalimat/hal yang diambil dari aslinya dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
Selain istilah petikan, digunakan istilahkutipan. Kutipan/petikan surat dibagi keperluan:
1) Yang berkepentingan, untuk digunakan dan diindahkan; 2) Pembacaan naskah dalam pelantikan;
3) Kedinasan, yang hanya memerlukan bagian-bagian tertentu dari materi aslinya;
2. Otentikasi Surat
Otentikasi surat adalah pernyataan pejabat yang berwenang atas petikan atau salinan surat untuk memberi nilai pembuktian yang sempurna dalam komunikasi administrasi dan kedinasan.
Misalnya: untuk setiap Pejabat Eselon IV yang dimutasikan, dibuatkan petikan. Otentikasi atas petikan tersebut dilakukan oleh pejabat yang secara fungsional mempunyai tugas yang berkaitan dengan keputusan tersebut yaitu Kepala Bagian Kepegawaian.
Ungkapan otentikasi adalah sebagai berikut:
a. “Petikan Sesuai Dengan Aslinya” ; berarti dokumen itu tidak memuat seluruh
isinya, namun demikian dipetik dari aslinya, bukan dari salinannya.
b. “Petikan Dari Salinan”; berarti dokumen itu tidak dipetik dari aslinya, tetapi dari salinannya.
c. “Salinan Sesuai Dengan Aslinya” ; berarti dokumen itu dibuat tidak bersama
dan tidak sekaligus dengan aslinya, tetapi berbunyi lengkap dan sesuai dengan aslinya.
d. “Salinan Sesuai Dengan Salinan” ; berarti dokumen itu dibuat bukan
berdasarkan aslinya, tetapi isinya sesuai dengan salinan dari aslinya. Contoh otentikasi:
Salinan Sesuai Dengan Aslinya Kepala Bagian Kepegawaian
tanda tangan pejabat
Nama Pejabat NIP ...
3. Legalisasi
Legalisasi surat adalah pernyataan pejabat yang berwenang atas keabsahan bagi naskah/dokumen yang dimaksudkan.
Misalnya : untuk keperluan penerbitan Surat Keputusan Pemberhentian Pembayaran Gaji oleh Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara, diperlukan fotokopi petikan keputusan mutasi tersebut. Legalisasi atas fotokopi petikan keputusan mutasi tersebut dilakukan oleh sekurang-kurangnya Pejabat Eselon III atau kepala kantor. Ungkapan legalisasi adalah sebagai berikut:
57
b. Untuk dokumen yang disalin dengan difotokopi : “Mengetahui salinan sesuai dengan dokumen yang difotokopi”.
Contoh:
Mengetahui:
Salinan sesuai dengan dokumen yang difotokopi Diperiksa dan disahkan oleh:
Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama Pekalongan
Tanda Tangan Pejabat
Nama Pejabat NIP ...
Pejabat-pejabat yang berwenang untuk melakukan otentikasi surat dan legalisasi
Kantor Pusat DJP adalah pejabat eselon III yang membawahi Subbag Tata Usaha
Kantor Wilayah DJP adalah Kepala Bagian Umum
Kantor Pelayanan Pajak, Kantor Pemeriksaan Pajak, Kantor Pelayanan PBB adalah Kepala Kantor
Untuk KP4 atau KP2KP di luar kota atau berbeda lokasi dengan Kantor Pelayanan Pajak, adalah Kepala Kantor Penyuluhan dan Pengamatan Potensi Pajak atau KP2KP u.b. Kepala Kantor Pelayanan Pajak