BAB II PILOT PROJECT BANTUAN DANA PENGUATAN ASOSIASI PSPAMS
2.7. Sumber Pendanaan
Dana Hibah Penguatan Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan, berasal dari dana Hibah/TF 0A6336 tahun 2021 yang dikelola pada kontrak NMC Pamsimas.
Manajemen NMC Pamsimas akan menyalurkan dana hibah penguatan asosiasi langsung ke rekening asosiasi berdasarkan SK Penetapan Ketua CPMU Pamsimas.
BAB III
PROSEDUR PENGAJUAN DAN PENYALURAN BANTUAN
3.1. KETENTUAN UMUM
1. Lokasi Kabupaten/Kota yang telah terbentuk Asosiasi PSPAMS Perdesaan per April 2021.
2. Digunakan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Asosiasi untuk peningkatan kinerja KPSPAM, menyusun Profile Asosiasi Kabupaten/Kota, dan meningkatkan peran Pemda untuk melakukan pembinaan kepada Asosiasi dan KPSPAMS dalam rangka keberlanjutan.
3. Bantuan pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan tingkat Kabupaten/Kota ini ditujukan untuk mendukung pelaksanaan sebagian kegiatan seperti yang tercantum dalam Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah disusun oleh KPSPAMS.
4. Dasar pencairan dana adalah SK CPMU tentang Penetapan Bantuan Pendanaan bagi Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota, yang diterbitkan pada tahun 2021.
5. Bantuan pendanaan tersebut disalurkan melalui Manajemen NMC Pamsimas.
Dalam proses pengajuan pencairan dana, Asosiasi akan difasilitasi oleh CoDC/DFMA (di tingkat Kabupaten/Kota), verifikasi dilaksanakan TA CDCB dan FMS (di tingkat Provinsi).
6. Asosiasi penerima dana hibah telah memenuhi kelengkapan persyaratan yang dibuktikan dengan berita acara verifikasi ROMS Kabupaten/Kota dan Provinsi dengan Surat Pengantar dari Koordinator Provinsi (PC).
3.2. PERSYARATAN PENGAJUAN BANTUAN
1. Lokasi Kabupaten/Kota yang masuk dalam kriteria penerima bantuan sesuai Surat Ketua CPMU Pamsimas III.
2. Surat Pernyataan Komitmen Asosiasi untuk melaksanakan kegiatan sesuai RKA.
3. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Asosiasi sesuai tujuan dan output Bantuan Dana.
4. Hasil verifikasi ROMS Kabupaten/Kota dan Provinsi dinyatakan lengkap.
3.3. TATA CARA PENGAJUAN BANTUAN DANA
Tata cara pengajuan dukungan pilot project bantuan dana penguatan Asosiasi PSPAMS Pedesaan adalah sebagai berikut:
PAMSIMAS
Gambar 1. Tahapan Penetapan Lokasi Kabupaten/Kota Penerima Dana
123 Kabupaten/Kota
ASOSIASI PSPAM KABUPATEN YANG MEMPUNYAI DESA “MERAH” DAN
“KUNING” MINIMAL 9 DESA 123 Kabupaten/Kota
DAFTAR CALON PENERIMA PILOT PROJECT DANA PENGUATAN
ASOSIASI TA 2021
ASOSIASI PSPAM KABUPATEN BERKINERJA BAIK:
(i) ADA BA PEMBENTUKAN ALAMAT SEKRETARIAT,
PERTANGGUNGJAWABAN DANA PENGUATAN DASAR TA 2018 – 2020 SELESAI
381 Kabupaten/Kota
KABUPATEN PAMSIMAS I – III YANG SUDAH MEMBENTUK ASOSIASI
PSPAM KABUPATEN (per Bulan April 2021) 408 Kabupaten/Kota
KABUPATEN PAMSIMAS I - III
236 Kabupaten/Kota
SK CPMU Surat TL
sebagai Dasar SK
CPMU Verifikasi
NMC Verifikasi RKA oleh
DFMA/CoDC dan FMS ROMS, dibuktikan dengan Berita Acara Verifikasi dan Surat Pengantar
PC Menindaklanjuti
Surat CPMU, Asosiasi menyusun/review
RKA
Gambar 2. Tahapan SK CPMU Pamsimas III
1 2 3 4 5
PAMSIMAS
Gambar 3. Tata Cara Pengajuan Pilot Project Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Perdesaan Tahun 2021
`
13. Dicairkan oleh Manajement NMC ke
Asosiasi. (3 HK) Pemberitahuan Pencairan ke Asosiasi
2. Surat CPMU
9. Verifikasi DC/Co DC/DFMA/FMS Dokumen Pencairan Tahap I.
Tahap II dilampirkan LPJ Penggunaan Tahap I min. 90% dan Profil asosiasi (3H)
10. Verifikasi Dokumen Pencairan Tahap I/II oleh NMC (3 HK)
12. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS
Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK
(3 HK)
Pencairan Bantuan Dana
3. Asosiasi menyusun RKA didampingi DFMA/CoDC 10 HK Pasca Surat CPMU
5. Verifikasi Berita Acara dan Surat Pengantar PC (Mak. 2 HK)
CPMU PAMSIMAS III
6. Pengantar Surat TL (Mak. 2 HK)
8. Asosiasi menyusun Dokumen Pencairan tahap I /II (4H)
11. Surat Pengantar TL Kepada PPK Hasil Verifikasi NMC, Terkait Dokumen Pecairan
(3 HK)
7.. SK CPMU dengan Surat Pengatar TL NM (3 HK) Dokumen RKA oleh DFMA/CoDC sampai terbit Surat Pengantar PC (Mak. 2 HK)
3.4. MEKANISME PENCAIRAN DAN PELAPORAN
3.4.1. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap I
Tabel 4. Mekanime Pencairan Dan Pelaporan Tahap I
Langkah Uraian Kelengkapan/
Persyaratan Pelaku
Pengajuan pencairan dana tahap I
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap I kepada Manajemen NMC melalui DC.
SPPD (Lampiran 5) tahap I dilengkapi:
• RKA
• Rencana
Penggunaan Dana (RPD) tahap I (Lampiran 3)
• Kuitansi asli yang bermaterai Rp 10.000,
• Fotocopy No.
Rekening Bank Asosiasi (Rekening Aktif)
Pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota
Membuat dan
mengajukan tagihan pembayaran tahap I
CoDC/DFMA memeriksa kelengkapan dokumen pengajuan pencairan tahap I dan Asosiasi membuat Surat Tagihan Pembayaran kepada Manajemen NMC bilamana telah memenuhi syarat.
Surat Persetujuan PPK
Verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana tahap I
• Surat pengantar
TL untuk
penerbitan Surat Persetujuan PPK
NMC dan PPK
Transfer Pencairan dana tahap I
• Setelah dilakukan pengecekan dan dokumen dinyatakan lengkap maka Dana Bantuan Tahap I ditransfer oleh manajemen NMC langsung ke rekening bank Asosiasi.
• Manajemen NMC mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada FMS dan DC, CoDC/DFMA. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen NMC sebagai arsip.
• Surat Tagihan (Lampiran 7) dilengkapi dengan Lembar Verifikasi (Lampiran 6).
Manajemen NMC
Pemberitahuan Penerimaan Dana Transfer/Pencairan Dana Tahap I
• CoDC/DFMA mengirimkan fotocopy bukti transfer.
• CoDC/DFMA meminta kuitansi asli bermaterai dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap I.
• CoDC/DFMA mengirimkan kuitansi asli bermaterai kepada manajemen NMC sebagai arsip.
1. Fotocopy bukti
Pelaksanaan kegiatan Tahap I
Asosiasi melaksanakan kegiatan yang diajukan dalam RPD I.
Profil Asosiasi wajib di buat pada pelaksanaan kegiatan Tahap I.
Laporan kegiatan. Pengurus Asosiasi didampingi Tim ROMS Kabupaten (DFMA/CoDC) Pengarsipan,
Penyusunan Dan Penyerahan Laporan
Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap I, fotocopy SPPD I, dan fotocopy Rekening Bank asosiasi.
Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap I
LPPD (Lampiran 9) tahap I dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti- bukti pengeluaran dan Laporan Pelaksanaan Kegiatan (Lampiran 14).
Pengurus Asosiasi didampingi Tim ROMS (FMS), dan Kabupaten
(DFMA/CoDC)
PAMSIMAS
Langkah Uraian Kelengkapan/
Persyaratan Pelaku
dan Laporan Kegiatan kepada CoDC/DFMA.
Melakukan pengecekan laporan
DFMA/CoDC melakukan pengecekan terhadap LPPD tahap I, DC memberikan persetujuan atas LPPD tahap I.
LPPD tahap I yang telah disetujui oleh DC, diverifkasi oleh CoDC/DFMA (Lampiran 9)
CoDC/DFMA, dan DC
3.4.2. Mekanisme Pencairan Dan Pelaporan Tahap II
1) Pencairan Tahap ke II dilakukan apabila dana Tahap I termanfaatkan minimal 90% dan sudah menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Penggunaan Tahap I.
2) Progres Pelaksanaan Tahap I: 30% dari total Desa SAM tidak berfungsi dan SAM berfungsi sebagian sudah mempunyai perencanaan.
3) Pelaporan Tahap II:
a. 90 % KPSPAMS mempunyai Rencana Kerja.dan bagi KPSPAMS yang SAM berfungsi sudah menerapkan iuran.
b. Profil Asosiasi sudah tersusun.
c. Verifikasi dilakukan oleh CoDC/DFMA, bahwa penggunaan tahap ke II sesuai perencanaan dan termanfaatkan 100%.
d. LPPD terakhir merupakan laporan 100% penggunaan dana.
Tabel 5. Mekanime Pencairan Dan Pelaporan Tahap II
Langkah Uraian Kelengkapan/ Persyaratan Pelaku
Mengajukan permintaan
pencairan dana tahap II
Asosiasi membuat dan mengajukan Surat Permintaan Pencairan Dana (SPPD) tahap II kepada CoDC/DFMA
SPPD (Lampiran 4) tahap II dilengkapi:
• Ringkasan RKA
• Rencana Penggunaan Dana (RPD – Lampiran 3) tahap II
• Fotocopy Rekening Bank Asosiasi
• LPPD tahap I yang menyatakan minimal 90%
Dana Tahap I telah digunakan (Lampiran 9, dilampiri dengan bukti pengeluaran) dan laporan pelaksanaan kegiatan.
• 30% dari total desa SAM tidak berfungsi dan berfungsi sebagian sudah menyusun Review Perencanaan.
Asosiasi membuat dan mengajukan surat tagihan pembayaran kepada Manajemen NMC, setelah dilakukan pengecekan oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC terhadap dokumen yang disyaratkan.
• Surat Tagihan (Lampiran7)
• Lembar Verifikasi (Lampiran 6)
• SPPD tahap II dan Lampirannya (Lampiran 5)
CoDC/DFMA dan DC
Surat Persetujuan PPK
Verifikasi kelengkapan dokumen pencairan dana tahap II
• Surat pengantar TL untuk penerbitan Surat Persetujuan PPK
NMC dan PPK
Langkah Uraian Kelengkapan/ Persyaratan Pelaku Transfer/ Pencairan
dana tahap II
Dana bantuan tahap II ditransfer oleh manajemen NMC langsung ke rekening Bank asosiasi setelah melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.
Manajemen NMC mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada FMS dan CoDC/DFMA. Bukti transfer asli disimpan oleh Manajemen NMC sebagai arsip.
Surat Tagihan (Lampiran 7) dilengkapi dengan lembar verifikasi (Lampiran 6)
Manajemen NMC
Pemberitahuan transfer/pencairan dana tahap II
CoDC/DFMA mengirimkan fotocopy bukti transfer kepada OPD Pembina (untuk diketahui) dan Asosiasi.
CoDC/DFMA meminta kuitansi asli bermaterai dari asosiasi sebagai bukti pencairan dana tahap II.
CoDC/DFMA mengirimkan kuitansi asli bermaterai kepada manajemen NMC.
• Fotocopy bukti transfer
• Kuitansi asli bermaterai (Lampiran 7)
CoDC/DFMA
Pelaksanaan kegiatan Tahap II
Asosiasi melaksanakan kegiatan yang diajukan dalam RPD II.
• Laporan kegiatan
• KPSPAMS mempunyai Rencana Kerja dan bagi KPSPAMS yang SAM
Berfungsi sudah
menerapkan iuran. penyusunan dan penyerahan laporan
Asosiasi mengarsipkan fotocopy kuitansi, ringkasan RKA, fotocopy RPD tahap II, fotocopy SPPD II, fotocopy rekening Bank asosiasi, dan LPPD tahap II.
Dokumen asli disimpan oleh asosiasi sebagai arsip untuk keperluan review, audit, dsb.
Asosiasi menyusun dan menyerahkan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD) Tahap II dan Laporan Kegiatan kepada CoDC/DFMA.
LPPD tahap II (sudah 100%) dilengkapi dengan dokumen pendukung, yaitu bukti-bukti pengeluaran dan laporan pelaksanaan kegiatan.
CoDC/DFMA melakukan pengecekan dan memverifikasi terhadap LPPD tahap II, DC memberikan persetujuan atas LPPD tahap II.
LPPD tahap II yang telah dicek dan diverifikasi oleh CoDC/DFMA, selanjutnya disetujui oleh DC.
CoDC/DFMA dan DC
PAMSIMAS Manajement NMC Bertanggungjawab menyalurkan Dana Hibah kepada Asosiasi.
Besaran dana, sesuai SK CPMU dan Surat Perintah Bayar dari PPK.
Asosiasi
Kabupaten/Kota
• Bertanggungjawab terhadap penggunaan dan pertangunggjawaban dana (kesesuaian Rencana Kegiatan Anggaran dengan pelaksanaan kegiatannya).
• Semua dokumen asli disimpan oleh Asosiasi selama 10 (sepuluh) tahun untuk kepentingan audit.
• Hardcopy dan softcopy dikirim ke ROMS sebanyak 1 (satu) rangkap, NMC sebanyak 1 (satu) rangkap, CPMU sebanyak 1 (satu) rangkap.
3.4.3. Mekanisme Pengajuan Invoice Manajemen NMC Kepada Satker Direktorat Air Minum Dan Pelaksanaan Audit
3.4.3.1 Pengajuan Invoice Manajemen NMC Kepada Satker Direktorat Air Minum Manajemen NMC sebagai penyalur dana hibah asosiasi melakukan pengajuan penggantian pembayaran (invoice) kepada Satker Direktorat Air Minum melalui PPK Pembinaan Manajemen II setelah melakukan penyaluran dana (transfer) ke Asosiasi PSPAMS pada setiap termin.
Dokumen pendukung invoice yang harus disiapkan oleh Manajemen NMC pada setiap termin adalah sebagai berikut:
Tabel 6. Dokumen Pendukung Invoice
No. Pengauan Invoice
Dokumen Pendukung Invoice Keterangan
1 Dana Termin 1 1. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK ke Manajemen NMC.
Disiapkan oleh PPK
2. Bukti Transfer Asli Termin 1 Disiapkan oleh Manajemen NMC 2 Dana Termin 2 1. Persetujuan Pencairan Bantuan Dana
Penguatan Asosiasi PSPAMS Tingkat Kabupaten/Kota Tahun Anggaran 2021 Tahap I/II dari PPK ke Manajemen NMC.
Disiapkan oleh PPK
2. Bukti Transfer Asli Termin 2 Disiapkan oleh Manajemen NMC
3.4.3.2 Audit Dana Hibah Asosiasi
Dana Hibah Asosiasi merupakan dana yang tidak terpisahkan dari Program Pamsimas, sehingga akan menjadi bagian dalam kegiatan audit yang merupakan bagian dari pengendalian pengelolaan dana program.
Adapun pembagian tanggung jawab dalam pelaksanaan audit dapat dilihat pada tabel berikut ini.
Tabel 7. Pembagian Tanggung Jawab Dalam Pelaksanaan Audit
No. Obyek Audit Dokumen Yang Disiapkan Tanggung jawab 1. Penyalur Dana Hibah
(Manajemen NMC)
Memberikan dokumen-dokumen sesuai dengan yang digunakan pada saat penagihan (invoice) kepada Satker Dit. Air Minum melalui PPK Pembinaan
Manajemen II
Mempertanggungjawabkan kelengkapan dan kebenaran dokumen yang digunakan untuk penagihan kepada Satker Dit. Air Minum melalui PPK Pembinaan Manajemen II
2. Pemanfaat Dana Hibah (Asosiasi PSPAMS Kabupaten)
1. Memberikan dokumen- dokumen untuk pencairan termin I/II
2. Memberikan dokumen- dokumen dan bukti pendukungnya (kegiatan dan transaksi) dan Laporan Pertanggungjawaban dan Penggunaan Dana (LPPD I/II)
Mempertanggungjawabkan semua dokumen dan bukti pendukungnya (kegiatan/
transaksi) sesuai dengan POB ini dan berkewajiban untuk menindaklanjuti apabila terdapat temuan dari pihak auditor baik yang bersifat administrasi maupun pengembalian dana sesuai rekomendasi pihak auditor
3.5. PENGGUNAAN DANA DAN KOMPONEN PEMBIAYAAN PILOT PROJECT PENGUATAN ASOSIASI PENGELOLA SPAMS PERDESAAN
3.5.1. Penggunaan Dana Yang Dapat Digunakan Di RKA
• Kegiatan pengelolaan sekretariat (misalnya untuk pembelian ATK, fotocopy dan penjilidan, penggandaan laporan, materi rapat, data, pembuatan atau update profil Asosiasi/ KPSPAMS, bantuan biaya komunikasi pengurus, bantuan transportasi pengurus untuk rapat di luar kantor).
• Menyusun Profile Asosiasi.
• Pendampingan kepada KPSPAMS penyusunan perencanaan pemulihan Sarana SPAMS yang tidak berfungsi.
• Pendampingan kepada KPSPAMS dalam penyusunan rencana peningkatan dan pengembangan sarana air minum yang berfungsi sebagian.
• Pendampingan kepada KPSAMS dalam melaksanakan strategi peningkatan penerapan iuran kepada KPSPAMS agar mampu menyampaikan kepada masyarakat tentang kewajiban membayar iuran minimal diatas BOP untuk keberlanjutan.
• Kegiatan koordinasi/inisiasi kerja sama kemitraan dengan Pemda dan pihak lainnya dalam rangka pengembangan dan optimalisasi SPAMS di wilayah kerjanya.
• Kegiatan pemantauan dan evaluasi (monev) kinerja KPSPAMS dan identifikasi kebutuhan pengembangan kapasitas anggota, sekaligus melakukan pendataan terkait penyusunan/review Profile Asosiasi.
• Rapat kerja pengurus Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/ Kota.
PAMSIMAS 3.5.2. Komponen Pembiayaan Yang Dapat Ditagihkan Melalui Dana Bantuan
Pelaksanaan Kegiatan Pamsimas
• Konsumsi untuk kegiatan pertemuan, coaching, dan rapat.
• Bantuan transportasi pembiayaan narasumber/tenaga ahli (bukan dari unsur Pokja AMPL/DPMU atau PNS dari OPD Pembina atau Tim ROMS)
• Bantuan biaya komunikasi dengan anggota (KPSPAMS), diberikan kepada pengurus yang bertanggungjawab untuk mendistribusikan dan meminta informasi.
• Bantuan transport bagi pengurus Asosiasi dan anggota asosiasi (KPSPAMS) untuk menghadiri rapat atau pertemuan dengan anggota dan pihak lainnya yang terkait dengan program serta pendukung kegiatan.
• Biaya perjalanan Dinas (transportasi dan konsumsi sesuai dengan standar biaya di Kabupaten/Kota yang bersangkutan) dalam rangka pelaksanaan kegiatan, monitoring, pendampingan, advokasi, dan menyusun perencanaan peningkatan kinerja SAM.
• Penggandaan materi, laporan dan dokumentasi.
3.6. NEGATIVE LIST PENGGUNAAN DANA
Dana Penguatan Asosiasi SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota tidak boleh digunakan untuk hal-hal sebagai berikut:
a) Pembayaran honor pendamping asosiasi maupun pihak lain yang berhubungan dengan Pamsimas, diantaranya Provincial Project Management Unit (PPMU)/ District Project Management Unit (DPMU), ROMS dan fasilitator masyarakat.
b) Penggunaan dana bantuan yang tidak ada di dalam Rencana Kerja dan tidak sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana (RPD).
c) Pembelian peralatan kantor (komputer, handphone, meubelair dan sejenisnya).
d) Pembayaran sewa kantor/sekretariat.
3.7. ADMINISTRASI DAN PEMBUKUAN DANA
3.7.1. Ketentuan Umum
1) Pendampingan intensif (coaching) kepada asosiasi penerima dana hibah asosiasi untuk pengelolaan dan pembukuan keuangan Asosiasi wajib dilakukan sebelum SPPD Tahap I ditandatangani. Coaching dilakukan oleh CoDC/DFMA kepada Asosiasi dengan biaya operasional ROMS Kabupaten/Kota.
2) Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan wajib melakukan pembukuan dimulai sejak diterimanya dana bantuan. Fotocopy rekening dan kuitansi penerimaan dana hibah per tahapan wajib dikirimkan kepada NMC difasilitasi oleh CoDC/DFMA dipantau oleh FMS.
3) Pemeriksaan pembukuan Asosiasi dilakukan oleh CoDC/DFMA setiap bulan/setiap selesai kegiatan sesuai kebutuhan.
4) Administrasi dan pembukuan dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan program yang membutuhkan pencatatan yang jelas dan cermat yang dilengkapi dengan bukti-bukti nyata.
5) Asosiasi diwajibkan menyimpan seluruh dokumen setiap tahapan proses, baik yang bersifat keuangan ataupun non-keuangan selama 10 (sepuluh) tahun sejak pasca bantuan Pamsimas.
6) Asosiasi menyusun Laporan Keuangan Bulanan dan diumumkan melalui papan informasi pada Sekretariat Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota, serta menyampaikan salinan ringkasan LPPD kepada anggota pengurus.
7) Asosiasi mempertanggungjawabkan penggunaan dana kepada masyarakat secara terbuka (transparan) dan dapat dipertanggungjawabkan, sebelum melakukan pengajuan pencairan dana bantuan tahap/termin berikutnya.
8) Transaksi sebaiknya dilakukan melalui mekanisme Transfer.
9) Lembar Pertanggungjawaban Penggunaan Dana (LPPD) hanya mencakup pengeluaran yang dibiayai dari dana hibah penguatan asosiasi dan tidak perlu mencakup pengeluaran dari sumber pembiayaan lainnya.
10) Selain pertanggungjawaban keuangan, Asosiasi juga wajib membuat laporan pelaksanaan seluruh kegiatan yang di danai oleh dana hibah penguatan asosiasi.
3.8. PRINSIP PENGELOLAAN KEUANGAN
Prinsip-prinsip pengelolaan keuangan untuk Asosiasi adalah sebagai berikut:
1) Konsisten, yaitu Penggunaan Dana Program Penguatan Asosiasi mengacu kepada Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) yang telah disusun oleh Asosiasi.
2) Mengikuti standar akuntansi.
3) Akuntabel yaitu akuntabilitas penggunaan dana menjadi tanggung jawab Asosiasi Pengelola SPAMS Perdesaan Tingkat Kabupaten/Kota.
4) Transparan yaitu penggunaan dan pertanggungjawaban dana yang dikelola oleh Asosiasi harus disepakati oleh seluruh anggotanya.
3.9. PROSEDUR PEMBUKUAN DAN ADMINISTRASI
Tabel 8. Prosedur Pembukuan dan Administrasi
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan
Rencana
Penggunaan Dana (RPD) dan Rencana Penarikan Dana Bank (RPDB) (Lampiran 3)
• RPD dibuat sesuai dengan kebutuhan dan target pelaksanaan kegiatan.
• RPD memuat rencana kebutuhan kegiatan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana kegiatan.
• Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh DC dan diverifikasi oleh CoDC/DFMA.
• RPD dilampiri dengan RKA yang sudah dikonsultasikan dengan OPD pembina. Tanpa RKA maka Asosiasi tidak dapat mengajukan RPD.
• RPDB disusun sesuai dengan kebutuhan biaya pada saat pelaksanaan kegiatan dan dibuat pada setiap tahap penarikan dana dari rekening bank.
• RPD merupakan
dokumen yang
memuat rincian penggunaan dana setiap tahap pencairan dengan uraian jumlah total sesuai RAB ke Manajemen NMC.
• RPDB merupakan dokumen untuk penarikan dana pada Bank, yang memuat rincian sesuai dengan yang ada pada RPD setiap tahap pencairan
PAMSIMAS
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan
• Untuk dapat melakukan penarikan dana pada bank, Ketua Asosiasi harus terlebih dahulu menyusun RPD diverifikasi oleh CoDC/DFMA, dan disetujui oleh DC.
jumlah total sesuai RPDB.
Surat Permintaan Pencairan Dana - SPPD
(Lampiran 5)
SPPD dibuat sesuai dengan RPD yang diajukan SPPD memuat ringkasan kebutuhan dana untuk setiap tahapan pengajuan pencairan dana.
SPPD merupakan surat pengantar yang dibuat oleh asosiasi dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.
Lembar Verifikasi (Lampiran 6)
Lembar verifikasi dibuat sebagai panduan check-list dan kertas kerja saat melakukan pengecekan terhadap dokumen yang disyaratkan.
Lembar verifikasi merupakan kertas kerja yang digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.
Surat Tagihan (Lampiran 7)
• Surat tagihan dibuat sebagai dasar permintaan pencairan dana untuk setiap tahap pencairan dana bantuan.
• Surat tagihan memuat ringkasan pengajuan dana sesuai dengan SPPD
Surat tagihan
merupakan surat pengantar yang dibuat oleh DC dan digunakan pada setiap tahapan pengajuan pencairan dana ke Manajemen NMC.
Kuitansi (Lampiran 8)
• Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh Ketua asosiasi di atas materai sebagai tanda bukti terima pencairan dana dari manajemen NMC
• Kuitansi asli disimpan oleh Manajemen NMC dan fotocopy kuitansi disimpan oleh asosiasi, DC, dan CoDC/DFMA.
Kuitansi merupakan tanda bukti terima diajukan oleh Ketua Asosiasi untuk diverifikasi oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC.
• LPPD dibuat jika penggunaan dana telah mencapai 90% dan merupakan salah satu persyaratan untuk mencairkan dana selanjutnya.
• LPPD yang diajukan harus dilampiri dengan bukti-bukti transaksi pembayaran yang didokumentasikan secara khusus sesuai prinsip pengarsipan yang rapi dan lengkap.
• LPPD wajib dilampiri dengan laporan pelaksanaan kegiatan yang disetujui oleh DC.
• Salinan LPPD wajib disampaikan kepada seluruh anggota baik melalui rapat anggota maupun per surat.
LPPD merupakan dokumen
pertanggunjawaban
asosiasi atas
penggunaan dana bantuan Pamsimas.
LPPD digunakan sebagai dokumen pencairan tahapan selanjutnya.
Daftar Kegiatan Dan Pertanggungjawaban Dana (Lampiran 10)
• Berisi daftar kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Asosiasi
• Komponen pembiayaan, dokumen pertanggungjawaban, dan saldo.
• Kuitansi
• Bukti Transaksi
Jenis Pembukuan Uraian Kelengkapan Buku Bank
(Lampiran 11)
• Buku Bank digunakan untuk mencatat penerimaan dana bantuan Pamsimas, bunga bank, pengeluaran untuk kegiatan asosiasi, serta biaya pajak dan administrasi bank
• Pencatatan buku bank dilakukan oleh bendahara asosiasi setiap ada transaksi melalui rekening bank. Saldo di buku Bank harus sama dengan saldo di Rekening Bank asosiasi
• Buku Bank ditutup setiap tanggal 25. Setelah ditutup diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara asosiasi, Ketua asosiasi, diverifikasi oleh CoDC/DFMA dan disetujui oleh DC.
• Slip setor, fotocopy bukti transfer, fotocopy kuitansi
• Rekening Bank asosiasi dicetak setiap bulan
• Tanda bukti harus diberi nomor urut
• Bukti transaksi harus disimpan sesuai tanggal dan diatur sedemikian rupa sehingga tidak tercecer
Buku Kas
(Penerimaan dan Pengeluaran) (Lampiran 12)
• Keluar-masuknya dana bantuan, baik tunai (in- cash) maupun natura (in-kind) dicatat dalam buku kas (penerimaan dan pengeluran).
Pencatatan dilakukan oleh Bendahara asosiasi.
• Buku penerimaan dan pengeluran ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama yaitu tanggal 25 tiap bulannya agar setelah tutup buku masih ada waktu untuk membuat Laporan Keuangan Bulanan (Lampiran 9) untuk menjadi bahan rapat Fasilitator Senior (FS) dengan DPMU dan Konsultan Kabupaten/Kota/kota pada akhir bulan.
• Buku Kas (Penerimaan dan Pengeluaran) setelah ditutup kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh Bendahara, Ketua asosiasi, CoDC/DFMA, dan DC
• Buku Kas Penerimaan dan Pengeluaran mencatat seluruh penerimaan dan pengeluaran untuk berbagai komponen kegiatan, termasuk komponen pembiayaan yang tidak termuat ke dalam RKA dan tidak dibiayai dengan Bantuan Pamsimas, misal honor dan sewa sekretariat.
• Bukti pembelian dicatat setiap transaksi dilakukan.
• Nota asli dari toko harus mencantumkan informasi: nama toko, alamat, jenis barang, harga satuan, total harga, dan cap/stempel dari toko.
• Tanda bukti harus diberikan nomor urut sesuai tanggal transaksi.
• Biaya pertemuan dan rapat harus didukung dengan Berita Acara atau Notulen dan daftar hadir.
• Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat
• Biaya perjalanan harus didukung dengan Surat
