BAB VI PENUTUP
B. Tindak Lanjut Pengembangan
Untuk memperdalam pengertian Saudara tentang materi dimaksud hendaknya mampu menerapkan dalam kerjasama Tim yang efektif. Sebagai bahan pengayaan silahkan membaca literatur seperti yang tertuang dalam daftar pustaka.
44
DAFTAR PUSTAKA
Dendy Sugono, Berbahasa Indonesia Dengan Benar, Edisi Revisi, PT Puspa Swara, Jakarta, 1999.
Jane Ballback dan Jan Slater, Membuka Potensi Karier, Seri Pengembangan Diri, PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, 1999.
John Davis, Dkk, Successful Team Building, Alih Bahasa Kristiadi, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1997.
Juni Pranoto dan Wahyu Suprapti, Pengembangan Potensi Diri, Modul SPAMA, Lembaga Administrasi Negara, 2000.
Management Action Guides, Mencapai kerjasama melalui Kerja sama Tim, dialih bahasakan oleh Wandi S. Brata dan Pius M. Sumaktoyo, PT.Gramedia, Jakarta,1995.
Modul Leadershiep Laboratory, Bahan Ajar Diklat SPAMA, Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.
Richard Y. Chang, Membangun Tim yang Dinamis, Seri Panduan Praktis No: 8, PT. Gramedia, Jakarta, 1999.
Richard Y. Chang, Sukses melalui Kerja Sama TIM, Seri Panduan Praktis, PT. Pustaka Binaman Presindo, PT. Gramedia, Jakarta, 1999.
Robert B. Maddux, Team Building, Terampil Membangun Tim Handal, Edisi ke dua, Dialih Bahasakan oleh Kristiyabudi P. Hananto, S.Psi.,M.M., PT. Erlangga, Surabaya, 2001.
Wahyu Suprati, Membangun Kerjasama Tim, modul Prajabatan Golongan III, LAN, Jakarta, 2001.
45
PANDUAN FASILITATOR
DIKLAT PRAJABATAN
GOLONGAN I dan II
Mata Diklat : Membangun Kerjasama TIM (Team Building)
Tim Penulis : Prof. Dr. Juni Pranoto M.Pd dan Dra Hj Wahyu Suprapti, MM
Waktu sessi : ( 9 Jam Pelajaran )
Diskripsi Singkat Modul : Mata Diklat Membangun Kerjasama Tim ini dimaksudkan untuk meningkat kan pengetahuan, keterampilan dan sikap CPNS mengenahi strategi kerja sama dalam kelompok, kerjasama dalam membangun tim yang sinergis dan pemecahan masalah secara win-win
solutions. Hal-hal yang dibahas meliputi
Strategi kerjasama dalam kelompok, Kerjasama dalam membangun tim yang sinergis serta pemecahan masalah secara
Win-win solutions.
Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)
: Setelah selesai pembelajaran peserta diharapkan mampu bekerjasama di dalam kelompok secara efektif dan efisien. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK), Pokok Bahasan, metode, media dan Waktu:
Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)
Metode Pokok Bahasan/Sub Pokok
Bahasan Media
Estimasi Waktu Setelah mengikuti
mata Diklat ini peserta dapat: 1.Mendemonstrasi kan Strategi kerjasama dalam kelompok Curah pendapat, Ceramah. Tanya jawab, diskusi kelompok. Strategi Kerjasama dlm Kelompok:
Pengertian & maksud pembentukan kelompok
Tahapan Pembentukan Kelompok
Hakekat dan ciri Organisasi sebagai Tim
Manfaat membangun Tim yang efektif.
OHT/OHP LCD Skenario Kasus Flip chart, Marker dan lakban. 3 Jampel 2.Menerapkan kerjasama dalam membangun Tim sesuai dengan kaidah-kaidah membangun tim yang dinamis. Kerja Individual, ceramah singkat, diskusi, tanya jawab
Kerjasama dalam mem bangun Tim Dinamis:
Pengertian & unsur Tim dinamis Tahapan Pertumbuhan Tim Tahapan Perkem bangan Tim Membangun rasa kebersamaan Tim Membangun Kebanggaan Tim Lembar kerja 2 (self assesment Tugas diskusi (kasus) Lembar pengamat. OHP/OHT LCD Flip Chart dan marker White board 3 Jampel 3.Menyelesaikan masalah dengan menggunakan pendekatan win-win solutions. Kerja Individual, ceramah singkat, diskusi, tanya jawab
Pemecahan Masalah Secara
Win-win Solutions: Pengertian & respon terhadap konflik. Langkah-langkah penyelesaian konflik. Pengisian instrumen Gaya tanggapan konflik. Ceramah gaya tanggapan konflik Lembar kerja 2 (self assesment Tugas diskusi (kasus) Lembar pengamat OHP/OHT LCD Flip Chart dan marker White Board 3 Jampel
1. Media Pembelajaran yang disediakan/direkomendasikan: a. Lembar kerja (self assesment);
b. Tugas diskusi (kasus); c. Lembar pengamat; d. OHP/OHT; e. LCD;
f. Flip Chart dan marker; g. White board dan marker; h. Lakban/selotip;
i. Copy OHT.
2. Tahapan Pembelajaran:
TAHAPAN KEGIATAN PBM METODE BAHAN DAN
MEDIA KET.
1 2 3 4
Pendahuluan:
1. Perkenalan (30 menit)
2. Ice Breaking (dapat memilih salah satu alternatif yang ditulis dalam lampiran 1)
3. Menjelaskan Tujuan pembelajaran Umum dan Khusus.
4. Menjelaskan manfaat mempelajari modul Membangun Kerja sama Tim dan mengkaitkan dengan tugas sebagai seorang Calon Pegawai Negeri Sipil. Ceramah, tanya jawab, kerja individual Instrumen Ice Breaking, LCD, OHT dan OHP
Membangun Kerjasama Tim 48
Penyajian Esensi Modul: 1. Strategi Kerjasama dalam
kelompok:
a. Menjelaskan Tujuan pembelajaran Khusus. b. Meminta mendiskusikan
dengan teman disampingnya pengertian kelompok dan mengapa kelompok diperlukan?
c. Menampung jawaban peserta, dan menuliskan di White board.
d. Menjelaskan pengertian & manfaat pembentukan kelompok.
e. Membagi kelompok dan Peran.
f. Membagikan kasus yang akan dibahas (kasus disesuaikan dengan kondisi yang sedang hangat: misi pemilihan presiden, korupsi, penerimaan pegawai, pengangguran, dsb). g. Mempresentasikan hasil kelompok. h. Memberikan kesempatan pengamat menyampaikan hasil.
i. Mengkaitkan dengan teori perbedaan kelompok dan tim serta tahapan pembentukan kelompok.
j. Menjelaskan hakekat dan ciri organisasi sebagai tim dan manfaat membangun tim yang efektif.
2. Menerapkan Kerjasama dalam membangun Tim Dinamis: a. Memberi penugasan kepada
masing-masing pasangan untuk mendiskusikan tentang unsur-unsur tim dinamis. b. Mengamati peserta berdiskusi. c. Memberikan kesempatan Ceramah BUZZ Group Diskusi Kelompok, Ceramah singkat BUZZ Group, Tanya jawab, ceramah OHT& OHP LCD, White Board dan marker. Kasus, lembar pengamatan (lampiran 2 modul) OHT dan OHP LCD
White Board dan
marker.
Pertanyaan penugasan, OHT dan OHP LCD
White Board dan
marker.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 49
pada masing-masing pasangan untuk mengemukakan hasilnya. d. Menjelaskan dengan
memberikan contoh-contoh tentang tim yang dinamis. e. Widyaiswara menekankan
perlunya pengambilan keputusan secara win-sin solutions dalam mengatasi konflik.
3. Pemecahan Masalah secara Win-win solution:
a. Memberikan ilustrasi pendek tentang perilaku manusia dan tidak ada seorangpun yang memiliki perilaku yang sama. Perbedaan tersebut menyebab kan konflik; b. Membagi peserta dalam lima
kelompok dan mendiskusikan jawaban pribadinya.
c. Presentasi peserta Diklat dan tanggapan peserta. d. Menyimpulkan dan
menjelaskan teori tentang hakekat konflik serta sumber-sumber konflik serta sebab-sebab konflik. e. Membagikan lembar kerja 2
(dua) menjelaskan dan memberikan penugasan. f. Memberikan kesempatan
pada peserta untuk menjawab secara jujur. g. Menjelaskan cara
menganalisis. h. Menjelaskan arti
masing-masing gaya dan bagaimanakah penerapannya. Diskusi kelompok, Ceramah, Tanya jawab Ceramah, tanya jawab, kerja individual, diskusi kelompok, presentasi. Kerja Individual, ceramah, tanya jawab. Lembar pengamatan, OHT dan OHP, LCD
White Board dan
marker.
Lembar kerja 4 (empat), Flip chart,
Marker, OHT/OHP dan LCD.
Lembar kerja 5 (lima), Lembar analisis, OHT/ OHP, LCD, White Board
dan marker.
Penutup:
1. Memberikan tanyajawab mengacu pada Tujuan Pembelajaran Umum.
2. Merangkum seluruh materi. 3. Memberikan kesempatan pada
peserta untuk menanyakan apabila ada kata-kata yang kurang jelas. 4. Mengkaitkan dengan materi yang
akan diberikan selanjutnya. 5. Memberikan himbauan untuk
mengaplikasikannya. 6. Ucapan terimakasih dan mohon
maaf.
Tanya Jawab: dilakukan dalam setiap tahap, baik tahap pendahuluan, penyajian maupun penutup.
3. Mekanisme dan Bahan Evaluasi Pembelajaran: a. Bagikan lembar kertas HVS.
b. Berikan penugasan: ”Tuliskan hal-hal apakah yang sudah saudara bahas pada materi membangun kerjasama tim”. c. Beri waktu 5 menit.
d. Meminta peserta untuk mengungkapkan satu persatu, jawaban yang sudah sama tidak usah ditulis di papan tulis. e. Ajak peserta untuk melihat jawaban seluruh peserta,
tanyakan apakah masih ada yang belum tertuliskan.
f. Ajak peserta untuk menyimpulkan dan berikan penghargaan pada peserta yang telah berpartisipasi dalam kegiatan. 4. Daftar Referensi/Pustaka:
a. Gary Kroehnert, 102 Extra Training Games, McCraw-Hill Book Company Australia Pty, Limitet, 4 Barcoo street, Roseville NSW 2069, Australia.
b. Jane Ballback dan Jan Slater, Membuka Potensi Karier, Seri
Pengembangan diri, PT Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta, 1990.
c. Jhon Davis, Dkk, Succesful team Building, Alih bahasa Kristadi, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, l997.
d. Management Action Guides, Mencapai Kerjasama melalui Kerjasama Tim, dialih bahasakan oleh Wandi S. Brata dan Pius M. Sumakto, PT Gramedia ,Jakarta,1995.
e. Robert B. Maddux, Team Building, Terampil Membangun Kerjasama Tim Handal, Edisi ke dua, PT Airlangga, Surabaya, 2001.
f. Wahyu Suprapti, Aneka Games Pengembangan Potensi Individu, Modul Pengembangan Individu, Jakarta, 2003
Membangun Kerjasama Tim 52
“Optimalisasi Kinerja Perusahaan X “
Oleh: Wahyu Suprapti
A. Profile Organisasi
Perusahaan X bergerak dalam bidang Transportasi Darat, dengan jumlah armada sebanyak 500 armada. Visi Perusahaan ”Menjadikan armada Transportasi darat yang ramah lingkungan dengan Pelayanan Prima di Wilayah Jabotabek”. Perusahaan ini telah beroperasi selama 4 tahun. Angkutan ini menjadi andalan bagi warga Jabotabek. Jumlah pengemudi sebanyak 500 orang. Perusahaan ini dipimpin oleh seorang direktur utama dengan dibantu oleh 3 orang direktur yakni direktur operasional, direktur keuangan dan direktur pemasaran serta seorang Manajer Sumberdaya Manusia. Jumlah Karyawan sebanyak 600 orang dengan latar belakang yang berbeda-beda.
B. Identifikasi dan Analisis Masalah
1. Sistem seleksi, training dan pengembangan belum dilaksanakan secara optimal, misalnya:
a. Seluruh direktur belum berpengalaman dalam bidang transportasi, latar belakang pendidikan adalah manajemen. Rekruitment Direktur belum mengacu pada standard kompetensi.
b. Rekruitmen pengemudi belum memperhatikan standar kompetensi pengemudi, akibatnya banyak komplain dari
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 53
pelanggan.
c. 80 orang personil belum berpengalaman dalam bidang transportasi, latar belakang pendidikan tidak sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
d. Pelatihan yang sudah dilakukan Team Building dan Pelayanan Prima, namun dalam merancang program pelatihan belum mengacu pada Visi, Misi dan tujuan organisasi serta belum dilakukannya analisis kebutuhan pelatihan sebelumnya.
2. Belum adanya job deskripsi yang jelas bagi masing-masing personil. Dampaknya adalah masih belum jelasnya tugas dan wewenang masing-masing personil, sehingga dijumpai konflik-konflik internal dan eksternal.
3. Belum adanya persamaan persepsi antara tenaga kerja yang masih potensial dengan tenaga kerja angkatan tua (56 tahun ke atas yang menduduki posisi direktur). Visi dan misi belum dijabarkan dalam program kerja operasional.
4. Sistem Reward belum diterapkan secara optimal, hanya mengandalkan sistem gaji dan transportasi. Sedangkan untuk level Top Manager dan level Middle Manager ada kompensasi bonus apabila perusahaan mengalami keuntungan di atas 50%.
5. Information systems belum berjalan secara maksimal, misalnya:
optimal sehingga pelanggan sering komplain dan order menurun, petugas yang menerima order belum menerapkan palayanan prima.
b. Visi dan misi perusahaan belum disosialisasikan kepada segenap personil dalam perusahaan.
c. Feedback dari pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal belum disampaikan kepada personil yang terlibat.
d. Rapat-rapat rutin sebagai media menyampaikan informasi dan pembinaan belum dilaksanakan secara optimal.
C. Alternatif Pemecahan Masalah
1. Membuat Perencanaan Strategis Perusahaan Perencanaan strategis dilaksanakan oleh para manajer, baik top manager,
middle manager serta lower manager, serta melibatkan karyawan potensial. Perencanaan strategis ini mulai dari perencanaan jangka panjang, menengah maupun jangka pendek. Misi dan visi yang sudah ada perlu dijabarkan ke dalam rencana operasional. Teknik yang digunakan adalah analisis SWOT (Strength,Weakness, Opportunity dan Treath). Hasil perencanaan strategis adalah merumuskan visi dan misi perusahaan, membuat rencana strategis dan rencana operasionalnya. Visi dan misi ini harus dikomunikasikan kepada seluruh personil, baik level top manager, middle manager maupun lower manager serta staf serta para pengemudi.
2. Membuat Analisis Pekerjaan dan menentukan kompetensi yang diharapkan untuk menduduki pekerjaan tersebut.
a. Analisis Pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan keterampilan dari sebuah pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut. Analisis pekerjaan memberikan informasi yang digunakan untuk membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, sehingga dapat menentukan karakteristik yang tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pelaksanakan aktivitas pekerjaan tersebut. Berikut ini disajikan kompetensi yang harus dimiliki oleh para Manager sebagai berikut:
Membangun Kerjasama Tim 56
LEVEL MANAJER KOMPETENSI IDEAL
Direktur Utama Thinking Factor: Analisa, fleksibilitas, berpikir kreatif dan inovatif serta mampu membuat keputusan.
Leadership factor: Perencanaan, sharing
responsibity, change leadership.
Business factor: Enterpreneur spirit, Customer
and Marker Fokus.
Communication factor.
Motivation factor; information seeking, result seeking.
Direktur Operasional Thinking Factor: Analisa, berpikir kreatif dan inovatif serta mampu membuat keputusan
Leadership factor: Perencanaan operasional,
change leadership.
Tehnical Skill
Business factor: Enterpreneur spirit, Customer
and Market Fokus Communication factor.
Motivation factor; information seeking, result
seeking.
Modul Diklat Prajabatan Golongan I dan II 57
Direktur Pemasaran Thinking Factor: Analisa, fleksibilitas, berfikir kreatif dan inovatif serta mampu membuat keputusan.
Survei pasar.
Leadership factor: Perencanaan, sharing
responsibity, change leadership.
Business factor: Enterpreneur spirit,Customer
and Marker Fokus.
Communication factor.
Motivation factor; information seeking, result seeking
Keuangan Thinking Factor: Analisa, tegas, sitimatis dan mampu membuat keputusan
Mampu membuat laporan keuangan
Leadership factor: Perencanaan, sharing
responsibity, change leadership Communication factor.
Motivation factor; information seeking, result
seeking
Manager HRM Thinking Factor: Analisa, logis, analitis fleksibilitas, berfikir kreatif dan inovatif serta mampu membuat keputusan
Leadership factor: Perencanaan, sharing
responsibity, change leadership
Business factor: Enterpreneur spirit,Customer and Marker Fokus
Communication factor.
Motivation factor; information seeking, result seeking, guiding counselling
b. Sedangkan untuk para driver diharapkan memiliki kompetensi dalam tehnical skill, communications skill dan pelayanan prima.
3. Perekrutan dan Penempatan
a. Rekruitment pegawai benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan mengacu pada man ower planning. b. Perekrutan Pegawai.
Berdasarkan hasil analisis pekerjaan dilaksanakan proses merencanakan pekerjaan/personil yakni proses penentuan posisi apa yang harus diisi dalam perusahaan dan bagaimana mengisinya. Langkah selanjutnya adalah rekruitment pegawai. Rekruitment ini dapat berasal dari dalam organisasi maupun diambil dari luar dengan mengacu pada deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang ada.
c. Penempatan dan penataan ulang. Berdasarkan hasil rekruitment pegawai dilaksanakan penempatan/penataan ulang pegawai. Untuk kasus di atas perlu dilakukan penataan ulang melalui perencanaan penggantian. Dalam penataan personil memperhatikan deskripsi pekerjaan dan spesiikasi pekerjaan serta kemampuan personil yang ada. Perlu juga dilaksanakan pelatihan-pelatihan dan pengembangan.
4. Pelatihan dan Pengembangan.
Pelatihan dan pengembangan personil dalam perusahaan ini merupakan solusi yang tidak bisa ditawar lagi. Kegiatan ini
dimulai dengan melaksanakan identifikasi kebutuhan Training dan Pengembangannya. Menentukan Tujuan Training dan pengembangan, merencanakan program training, melaksanakan program training dan evaluasi serta tindak lanjut. Demikian juga dalam program juga pengembangan agar dapa mencapai visi dan misi organisasi. Pelatihan dapat berupa magang, on the job training maupun off the job training. Hal ini disesuaikan dengan hasil analisis kebutuhan pelatihan. Sedangkan pengembangan pegawai dapat dilakukan dengan mengikutkan program S2 sesuai dengan bidang pekerjaan sehari-hari.
5. Sistem Reward: Selain gaji dan transportasi perlu diberikan bonus bagi pengemudi yang mencapai standart yang telah ditentukan. Sistem bonus ini berdasarkan presentasi.
6. Informations system: Dilakukan rapat rutin untuk menyampaikan perkembangan perusahaan, system feedback ditegakkan serta penggunaan radio panggil diaktifkan, promusi lewat media elektronik dan media cetak perlu ditegakkan.
7. Penerapan learning organization secara maksimal dengan
controlling dan system reward yang jelas.
8. Membuat job diskripsi yang jelas.
Dari hasil analisis pekerjaan juga dapat dibuatkan job diskripsi yang jelas di antara personil yang berada dalam organisasi. Hal ini
Membangun Kerjasama Tim 60
akan meminimalisasi konflik diantara karyawan. Di samping itu juga perlu dibangun komitmen yang jelas di antara personil yang berada dalam organisasi itu.
D. Referensi:
1. Gary Dessler, Human Resource Management, Prentice-Hall, Inc, Florida International University, 2003.
2. Raymond A Noe, at all, Fundamentals of Human Resource Management, MC Craw Hill, New York, 2004.