SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi Sistem Informasi
Jenjang S1 (Strata Satu) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Oleh :
AHLAN BENHART
10511522
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
iii
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
memberikan petunjuk, rahmat, dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan skripsi ini yaitu untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan
program Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi pada Fakultas Teknik
dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) dengan judul
“Sistem Informasi Kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara Bandung”.
Dalam penulisan skripsi ini penulis sangat menyadari bahwa dalam
penulisan ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dalam metode penulisan,
penyajian maupun pembahasan materi, sehingga kiranya masih banyak yang perlu
diperbaiki. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang
bersifat membangun sehingga dapat memperbaiki kekurangan dikemudian hari.
Dalam menyelesaikan Skripsi ini, penulis mendapat bimbingan, bantuan,
dukungan serta petunjuk dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis tidak lupa
mengucapkan terimakasih dengan penuh rasa hormat kepada yang terhormat
Marliana Budhiningtias, S.Si., M.Si selaku Dosen pembimbing yang telah
meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membimbing penulis dalam
penulisan skripsi ini. Selain itu, penulis juga ingin mengucapkan banyak
terimakasih atas segala bimbingan, bantuan, dukungan serta petunjuk dalam
penulisan tugas akhir ini, yaitu kepada :
1. Dr. Ir. H. Eddy Soeryanto Soegoto, M.Sc., selaku Rektor Universitas
Komputer Indonesia.
2. Prof. Dr. H. Denny Kurniadie, Ir. Msc., Selaku Dekan Fakultas Teknik dan
Ilmu Universitas Komputer Indonesia.
iv
banyak membantu dengan membimbing dan memberikan saran kepada
penulis selama penyusunan skripsi ini.
6. Syahrul Mauluddin, S.Kom.,M.Kom dan Lusi Melian S.Si., MT. selaku
dosen penguji.
7. Kepada Keluarga penulis yang memberikan seluruh perhatian dan
dukungannya baik moril maupun materil.
8. Kepada Hadi Budiman. selaku pihak dari PT. Munasa Kreasi Nusantara
yang telah mengijinkan meneliti dan membimbing dalam penelitian ini.
9. Kepada semua teman-teman SI-12 angkatan 2011 yang tidak dapat
penulis sebutkan satu per satu yang telah memberikan bantuan dan
dukungan dalam penyusunan skripsi ini.
10. Dan tidak lupa kepada pihak-pihak lain yang tidak bisa penulis
sebutkan satu persatu.
Semoga Skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan penulis sendiri,
dan penulis minta maaf apabila dalam penyusunan skripsi ini terdapat banyak
kekeliruan dan kesalahan.
Bandung, Agustus 2015
v
LRMBAR PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK ... i
ABSTRACK
... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR SIMBOL ... xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penelitian... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah... 4
1.2.1 Identifikasi Masalah ... 4
1.2.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3
Maksud dan Tujuan Penelitian ... 6
1.3.1 Maksud Penelitian ... 6
1.3.2 Tujuan Penelitian... 6
1.4
Kegunaan Penelitian ... 7
1.4.1 Kegunaan Praktis... 7
1.4.2 Kegunaan Akademis ... 7
1.5
Batasan Masalah ... 7
1.6
Lokasi dan Waktu Penelitian ... 8
1.6.1 Lokasi Penelitian ... 8
1.6.2 Waktu Penelitian ... 9
vi
2.1.3 Klasifikasi Sistem... 13
2.1.4 Informasi ... 15
2.1.5 Sistem Informasi ... 16
2.1.5.1 Komponen Sistem Informasi ... 18
2.2
Arsip ... 20
2.2.1 Jenis-Jenis Arsip... 21
2.2.1.1 Berdasarkan Fungsi ... 21
2.2.1.2 Berdasarkan Nilai Guna ... 22
2.2.1.3 Berdasarkan Sifat ... 22
2.2.1.4 Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya ... 22
2.2.2 Tahapan Manajemen Kearsipan ... 23
2.3
Pengertian Sistem Informasi Kearsipan... 24
2.4
Perangkat Lunak Pendukung ... 24
2.4.1
Apache
... 24
2.4.2 PHP :
Hypertext Preprocessor
... 25
2.4.3 Sublime
Text
... 26
2.4.4
Codeigniter
... 26
2.4.5
MySQL
... 27
2.4.6
XAMPP
... 27
2.5
Basis data ... 28
2.5.1 Definisi basis data ... 28
2.5.2 Sistem basis data ... 28
BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1
Objek Penelitian... 30
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 30
vii
3.2
Metode Penelitian ... 37
3.2.1 Desain Penelitian... 38
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data ... 38
3.2.2.1 Sumber Data Primer ... 38
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder ... 38
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 39
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem ... 39
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem ... 41
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 41
3.2.4 Pengujian
Software
... 45
3.2.4.1 Pengujian
Black Box
... 45
3.3
Analisis Sistem yang berjalan... 46
3.3.1 Analisis Prosedur yang sedang berjalan ... 47
3.3.2
Use Case Diagram
... 47
3.3.2.1 Definisi Aktor dan Deskripsinya ... 48
3.3.2.2 Definisi
Use Case
dan Deskripsinya ... 48
3.3.3 Skenario
Use Case
... 49
3.3.4
Activity Diagram
... 50
3.3.5 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ... 50
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1
Perancangan Sistem ... 52
4.1.1 Tujuan Perancangan ... 52
4.1.2 Gambaran Umum Sistem yang diusulkan ... 53
4.1.3 Perancangan Prosedur yang diusulkan ... 53
4.1.3.1
Use Case Diagram
... 55
viii
4.1.4.2
Object Diagram
... 76
4.1.4.3
Deployment Diagram
... 77
4.2
Perancangan Antar Muka ... 78
4.2.1 Struktur Menu ... 78
4.2.2 Perancangan
Input
... 80
4.2.3 Perancangan
Output
... 85
4.3
Perancangan Arsitektur Jaringan ... 89
4.4
Pengujian ... 89
4.4.1 Rencana Pengujian ... 90
4.4.2 Kasus dan Hasil Pengujian ... 90
4.4.3 Kesimpulan Hasil Pengujian ... 95
4.5
Implementasi ... 95
4.5.1 Implementasi Perangkat Lunak ... 95
4.5.2 Implementasi Perangkat Keras ... 96
4.5.3 Implementasi Basis Data ... 96
4.5.4 Implementasi Antar Muka... 100
4.5.5 Implementasi Instalasi Program ... 106
4.5.6 Penggunaan Program ... 111
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan ... 119
5.2
Saran ... 120
DAFTAR PUSTAKA
1
1.1.
Latar Belakang Penelitian
Kebutuhan manusia akan teknologi informasi dan komunikasi di masa
sekarang ini telah menjadi suatu hal yang wajib, dimana hampir segala aspek
kehidupan sehari-hari tidak terlepas dari teknologi informasi dan komunikasi.
Teknologi informasi dan komunikasi banyak dimanfaatkan manusia untuk
menunjang dan memudahkan aktifitas kehidupan sehari-hari.
Pengunaan teknologi dapat meningkatkan dan menunjang suatu aktivitas
bisnis, sehingga banyak pelaku bisnis menerapkan teknologi untuk bersaing
dengan pelaku bisnis lainya. Dengan perkembangan teknologi yang semakin
pesat, pelaku bisnis juga harus cepat megadopsi perkembangan teknologi yang
ada agar tidak tertinggal dengan pelaku bisnis lainya.
Teknologi sangat membantu dalam kegiatan manusia sehari-hari baik di
bidang ekonomi, sosial, pendidikan, maupun kesehatan. Teknlogi informasi telah
menjadi kebutuhan mutlak bagi perusahaan, oraganisasi, maupun perorangan yang
salah satu manfaatnya meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan.
Arsip adalah catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan
sebagai alat bantu untuk mengingat maupun untuk keperluan administrasi, hukum,
dan kepentingan-kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik. Dengan
sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau dengan teknologi seperti
dengan menggunakan komputer.
Seiring dengan waktu dan banyaknya kegiatan disuatu perusahaan maka
arsip akan bertambah, jika hal tersebut diabaikan maka arsip menjadi menumpuk
yang akan memakan tempat dan waktu bila dicari. Bila tidak ditangani secara
serius arsip yang menjadi suatu informasi yang berharga untuk perusahaan dapat
hilang atau rusak.
PT. Munasa Kreasi Nusantara merupakan perusahaan konsultan mandiri
yang berdiri pada tanggal 19 Oktober 2001, oleh Notaris Yusep Sugih Munandar
SH No. 19. Perusahaan ini pada mulanya bernama CV. Munasa Kreasi Artistika
yang berdomisili di Sukabumi dan pada tahun 2007 dirubah menjadi PT. Munasa
Kreasi Nusantara dengan Notaris Hary Susanto, SH Tanggal 4 September 2007
No. 2 dengan domisili di Kota Bandung.
PT. Munasa Kreasi Nusantara menekuni bidang jasa Konsultansi Teknik
Desain dan Manajemen sebagai profesi yang disiapkan guna memberikan bantuan
dan pelayanan dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan
Bidang Survey, Perencanaan Umum, Studi Kelayakan, Perencanaan dan
Perancangan Teknik, Amdal, Pengawasan Teknik, Penelitian serta pengembangan
berbagai bidang lainnya.
Dalam proses pengarsipannya PT.
Munasa Kreasi Nusantara
menggunakan program
Microsoft Word
saja, sehingga arsip dari tahun ke tahun
dapat hilang atau terubah secara tidak sengaja. Arsip-arsip pekerjaan konsultasi
begitu saja di dalam dokumen
Microsoft Word
. Bila ingin mencari sebuah arsip
membutuhkan waktu karena harus mencari arsip yang ingin dicari satu demi satu.
Arsip yang ada juga disatukan menjadi satu belum ada pengklasifikasian arsip
yang dapat digunakan dalam pekerjaan yang akan datang. Salah satu jumlah arsip
yang ada di PT. Munasa Kreasi Nusantara tiap tahunnya sebagai berikut :
Tabel 1.1 Jumlah arsip kontrak PT. Munasa Kreasi Nusantara
No
Tahun
Jumlah Arsip Kontrak
1
2010
78
2
2011
86
3
2012
70
4
2013
45
5
2014
50
Sumber : Data Internal PT. Munasa Kreasi Nusantara 2015
Berdasarkan tabel diatas jumlah data arsip kontrak pada tahun 2013
menurun, ini disebabkan adanya proses pekerjaan pada tahun 2013 belum
terselesaikan tetapi pada tahun berikutnya sudah mengambil pekerjaan yang baru.
Masalah ini menyebabkan perlunya pembatasan jumlah pekerjaan yang mampu
dikerjakan.
Arsip-arsip yang telah dimiliki pun sering dipinjam oleh rekan-rekan
bisnis PT. Munasa Kreasi Nusantara. Bagi rekan-rekan bisnis yang sering
dipinjam hanya berdasarkan atas asas kepercayaan, yang sewaktu-waktu bila
terjadi kehilangan PT. Munasa Kreasi Nusantara tidak mempunyai bukti sebagai
acuan tuntutan pada pihak peminjam.
Permasalahan diatas menyebabkan pengorganisasian arsip menjadi kurang
baik yang dapat berakibat pada hilangnya arsip dan proses pencariaan arsip
memakan waktu. Hilangnya arsip dapat berdampak bila terjadi masalah hokum
karena arsip merupakan salah satu bukti hukum. Begitu juga apabila ada
pekerjaan baru arsip-arsip lama sulit dicari mengakibatkan kurang efisiensi waktu
yang dapat mengurangi kinerja perusahaan, Sehingga PT. Munasa Kreasi
Nusantara meningkatkan kualitas kearsipan dengan membangun sistem informasi
yang akan membantu kearsipan yang tersusun rapih, cepat, dan tidak mudah
hilang.
Permasalahan Tersebut menjadi gagasan bagi penulis untuk menuangkan
kedalam penelitian dengan judul
“Sistem Informasi Kearsipan di PT. Munasa
Kreasi Nusantara Bandung”
1.2.
Identifikasi dan Rumusan Masalah
Pengidentifikasian dan rumusan masalah merupakan proses yang bisa
dikatan paling penting karena menentukan ada dan tidak nya permasalahan pada
saat penelitian di PT. Munasa Kreasi Nusantara, berikut merupakan identifikasi
1.2.1.
Identifikasi Masalah
Berdasarkan dari latar belakang masalah tersebut penulis mengidentifkasi
beberapa permasalahan sebagai berikut :
1. Proses pengarsipan perusahaan masih menguanakan hanya sebatas
disimpan dalam dokumen
Microsoft word
dapat terjadi kehilangan.
2. Belum adanya pembatasan jumlah pekerjaan yang diterima yang
dapat mengurangi pertambahan arsip.
3. Belum adanya pengklasifikasian arsip yang dapat digunakan dalam
pekerjaan yang akan mendatang.
4. Belum adanya pengelolaan peminjaman dan pengembalian arsip,
yang berdampak bisa terjadinya kehilangan arsip-arisp perusahaan.
1.2.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian masalah di atas, maka rumusan masalahnya adalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengarsipan yang berjalan di PT. Munasa Kreasi
Nusantara.
2. Bagaimana merancang sistem informasi kearsipan di PT. Munasa
Kreasi Nusantara Bandung.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi kearsipan di PT. Munasa
Kreasi Nusantara
4. Bagaimana implementasi sistem informasi kearsipan di PT. Munasa
1.3.
Maksud dan Tujuan Penelitian
Setiap penelitian yang dilakukan tentunya memiliki maksud dan tujuan
yang akan dicapai. Berikut maksud dan tujuan dari penelitian ini:
1.3.1.
Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian yang dilakukan ini adalah untuk merancang
sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara sebagai standar
pengarsipan. Sistem Informasi kearsipan dapat menyelesaikan pengorganisasian
arsip agar lebih tertata dan informasi perusahaan tetap terjaga.
1.3.2.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan
penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengarsipan di PT. Munasa
Kreasi Nusantara.
2. Untuk Merancang sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi
Nusantara .
3. Untuk melakukan pengujian pada sistem yang dirancang, yaitu Sistem
Informasi kearssipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara.
4. Untuk melakukan implementasi pada sistem yang dirancang yaitu
1.4.
Kegunaan Penelitian
Setiap penelitian yang dilakukan tentunya memiliki kegunaan yang akan
diterapkan.
1.4.1.
Kegunaan Praktis
Dengan pembuatan sistem informasi kearsipan ini diharapkan dapat
dipergunakan secara optimal dan berguna bagi perusahaan. Dengan penggunaan
arsip yang optimal dapat meningkatkan penggunaan arsip sehingga informasi
perusahaan dapat dijaga dan disimpan dengan baik serta mengefisensi proses
pengarsipan.
1.4.2.
Kegunaan Akademik
Dapat Memahami dan menambah pengetahuan serta wawasan dibidang
teknologi khususnya yang berhubugan dengan sistem informasi kearsipan. Dapat
digunakan sebagai referensi untuk penelitian atau pengembangan sistem di lain
waktu.
1.5.
Batasan Masalah
Berdasakan latar belakang masalah di atas maka pokok permasalahan
penelitian dibatasi dengan hal-hal berikut:
1. Sistem yang dibangun ini hanya sebatas Nusantara mengolah arsip di
PT. Munasa Kreasi Nusantara.
2. Sistem informasi ini hanya berjalan dengan proses pengarsipan yang
3. Laporan yang dibuat hanya untuk laporan pekerjaan berdasarkan arsip
kontrak pekerjaan.
4. Sistem informasi hanya membahas arsip yang sering digunakan untuk
pengalaman pekerjaan yaitu arsip kontrak.
5. Sistem Informasi dirancang mengunakan bahasa pemprograman PHP
dengan
framework
Codeigniter.
6. Sistem tidak membahas tentang sumber daya manusia (tenaga ahli).
7. Tidak membahas pembayaran pekerjaan hanya mengetahui pembagian
termin pekerjaan dan jumlah pembayaran pertermin.
8. Jumlah pembayaran termin hanya disesuaikan dengan ketentuan
perusahaan , bukan berdasarkan deal dengan klien jasa konsultasi.
9. Pembatasan pekerjaan berjumlah 10 kali tiap bulan.
1.6.
Lokasi dan Waktu Penelitian
1.6.1.
Lokasi Penelitian
Dalam melakukan penelitian penulis memperoleh data yang diperlukan
sebagai dasar untuk melakukan penelitian, yang bertempat di PT. Munasa Kreasi
Nusantara. Alamat Jalan Mars Selatan no. 17 Komplek Margahayu Raya Bandung
1.6.2.
Waktu Penelitian
Tabel 1.2 Jadwal kegiatan penelitian
No
Nama Kegiatan
Maret
2015
April
2015
Mei
2015
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
1
Observasi
2
Wawancara
4
Mendegarkan
Pelanggan
5
Membuat
atau
memperbaiki
Prototype
6
Pengujian
Prototype
1.7.
Sistematika Penuilisan
Sistematika penulisan merupakan gambaran tentang isi dari penelitaan
yang akan dibuat. Sistematika penulisan penelitian ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Menguraikain tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah yang
didapat dari latar belakang masalah, menentukan maksud dan tujuan penelitian,
BAB II LANDASAN TEORI
Membahas tentang profil dari tempat penelitan dan konsep dasar teori
yang berkaitan dengan penelitan yang dilakukan dan hal-hal penunjang dalam
proses analisis permasalahan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Membahas tentang analisis terhadap sistem yang dibuat serta bagaimana
merancang suatu sistem informasi yang akan dibangun.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini membahas deskripsi sistem yang diusulkan, analisis kebutuhan,
perancangan sistem yang dikembangkan, implementasi sistem yang dibangun,
ujicoba dan hasil pengujian sistem.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil pengujian sistem,
11
5.1
Kesimpulan
Perancangan Sistem Informasi Kearsipan merupakan pencangan dari dari
sistem yang sedang berjalan di PT. Munasa Kreasi Nusantara. Permasalahan yang
muncul telah diupayakan untuk dapat ditangani dengan sistem yang baru ini,
adapun kesimpulan yang dapat diambil antara lain :
1.
Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan kehilangan dokumen
arsip dapat di minimalisir . dan tidak semua orang bisa mengakes
data arsip . hanya pihak PT. Munasa saja yang dapat melihatnya.
2.
Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan ini pembatasan
pekerjaan tiap bulan dapat dibatasi tidak semua pekerjaan akan
diambil pada tiap bulan. sehingga tidak terjadi lagi pekerjaan yang
terbengkalai atau bahkan sampai gagal.
3.
Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan ini pengklasifikasian
arsip lebih jelas . dimana terdapat dua tipe arsip yang salah satunya
dapat menjadi acuan pengalaman pada pekerjaan mendatang.
4.
Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan ini peminjaman dan
pengembalian arsip lebih jelas siapa yang meminjam siapa pemberi
pinjam . kapan dikembalikan semuanya tercatat yang mengurangi
5.2
Saran
Penulis menyadari bahwa pada sistem informasi kearsipan ini masih
banyak kekurangan, untuk itu apabila kedepannya penelitian ini akan dilanjutkan,
penulis akan memberikan beberapa saran mengenai bagian-bagian yang sebaiknya
ditingkatkan lagi, yaitu :
1. Proses pengarsipan diharapkannya tidak hanya arsip kontrak saja
melainkan segala arsip yang berhubungan dengan perusahaan seperti
arsip laporan pekerjaan , pajak, surat-surat perusahaan.
2. Diharapkan
kedepannya sistem informasi
ditambahkan fungsi
menscan
langsung dokumen dokumen arsip tanpa perlu mengunakan
aplikasi lain.
3. Proses pengaman data arsip kedepannya diharpakan memiliki fitur
enkripsi yang menjamin keamanan data arsip.
[2
] Sutarbi. Tata., “Sistem Informasi dan Implementasinya”, Yogyakarta: Andi,
2012
[3
] Susanto. Azhar., “Sistem Informasi Akuntansi”, Jakarta: Gramedia, 2008.
[4
] HM. Jogiyanto., “Analisis dan Disain Si
stem Inforamasi
”, Yogyakarta: Andi,
2005
[5] Sahata. Andri
“
Kom
puter dan Masyarakat”,_________
, ________
[6
] Pratama. I Putu Agus E., “Sistem Informasi dan Implementasinya”, Bandung:
Informatika, 2014
[7
] O’Brien. James A., “
Introduction to Information System
”, New York:
McGraw-Hill Irwin, 2010
[8
] Republik Indonesia., “Undang
-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
”
[9
] Republik Indonesia., “Undang
-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan
”
[10] Febriadi.,
“
Bimbingan teknis sistem informasi kearsipan
”
, Bandung:
Dispenda, 2014
[11
] Hidayatullah. Priyanto, Kawistara. Jauhari K., “Pemograman Web”,
Bandung: Informatika, 2014
[12] Valde. Janet.,
“
PHP and MySQL For Dummies
”
, Indianapolis: Wiley
Publishing, 2006
[13] Ardhana. YM Kusuma.,
“
Pemprograman PHP Codeigniter
Blackbox
”
,
Jakarta: Jasakom, 2013
[14
] Harrison, “Perancangan Basis Data”, _________, __________
[15] Sujarweti. V Woratna.,
“
Metodologi Penelitian
”
, Yogyakarta: Pustaka Baru
Press, 2014
[16
] S. Rosa, dan Shalahuddin, M., “Pemograman Berorientasi Objek dengan
Bahasa Pemograman C++, PHP, Java”, Bandung: Modula, 2010
[17
] Sugiarti. Yuni, “Analisis & Perancangan UML
Generated
VB.6
”,
Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013
[18
] Afrizal. Yasmi, Wahyuni, “Rekayasa Perangkat Lunak”, _________,
________
[19
] Pressman. R.S., “
Software Engineering : a practitioner’s approach
”, New
BIODATA MAHASISWA
DATA PRIBADI:
Nim : 10511522
Nama : Ahlan Benhart
Tempat/Tgl. Lahir : Jakarta, 06-Jul-1990
Jenis Kelamin : Pria
Semester : 8
Jenjang Pendidikkan : Program Sarjana (Strata - I)
IPK : 3.74
Alamat Rumah : Komplek GBA 3 Blok B5 NO 1, Kecamatan Bojongsoang, Kabupaten Bandung 40288
Alamat Bandung : Komplek GBA 3 Blok B5 NO 1, Kecamatan Bojongsoang, Kabupaten Bandung 40288
E-Mail : emoajja@gmail.com
No. Telepon : 083820234020
DATA KELUARGA:
Nama Ayah : Nogik Suparno
Nama Ibu : Warisah
Alamat Orang Tua : Komplek GBA 3 Blok B5 NO 1, Kecamatan Bojongsoang, Kabupaten Bandung 40288
No. Telpon Orang Tua : 082118440168
Pekerjaan Orang Tua : Wirausaha
Dengan ini saya, yang bertandatangan dibawah ini, menyatakan bahwa data di atas adalah benar.
Hormat Saya,
1
Oleh : Ahlan Benhart
ABSTRAK
PT. Munasa Kreasi Nusantara adalah perusahan yang bergerak dibidang jasa konsultasi non konstruksi. Di temukan permasalahan dalam pengelolaan arsip yang dimana informasi arsip masih disimpan dalam dokumen Microsoft word yang dapat mengakibatkan hilang secara tidak sengaja. Dalam pengklasifikasian dokumen arsip belum ada sehingga arsip yang digunakan untuk pekerjaan yang akan datang. Belum adanya manajemen peminjaman dan pengembalian arsip
Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah metode pendekatan berorientasi objek. Metode pendekatan berorientasi objek adalah suatu strategi pembangunan perangkat lunak yang mengorganisasikan pe rangkat lunak sebagai kumpulan objek yang berisi data dan operasi. Metode pengembangan yang penulis gunakan dalam peneltian ini adalah prototype merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga dapat segera di evaluasi oleh pemakai (user).
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengarsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara dapat dikatakan belum terorganisir dengan baik. Keunggulan sistem informasi kearsipan ini menyimpan data arsip lebih terorganisir. Kedepanya diharpakan mengembangkan pengamanan data yang lebih baik dan menambahkan fitur-fitur pendukung pengarsipan.
Kata Kunci : Sistem informasi , Kearsipan, PHP
I. PENDAHULUAN
Latar Belakang Penelitian
Kebutuhan manusia akan teknologi informasi dan komunikasi di masa sekarang ini telah menjadi suatu hal yang wajib, dimana hampir segala aspek kehidupan sehari-hari tidak terlepas dari teknologi informasi dan komunikasi. Teknologi informasi dan komunikasi banyak dimanfaatkan manusia untuk menunjang dan memudahkan aktifitas kehidupan sehari-hari.
2
bantu untuk mengingat maupun untuk keperluan administrasi, hukum, dan kepentingan-kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau dengan teknologi seperti dengan menggunakan komputer.
PT. Munasa Kreasi Nusantara menekuni bidang jasa Konsultansi Teknik Desain dan Manajemen sebagai profesi yang disiapkan guna memberikan bantuan dan pelayanan dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan Bidang Survey, Perencanaan Umum, Studi Kelayakan, Perencanaan dan Perancangan Teknik, Amdal, Pengawasan Teknik, Penelitian serta pengembangan berbagai bidang lainnya.
Dalam proses pengarsipannya PT. Munasa Kreasi Nusantara menggunakan program Microsoft Word saja, sehingga arsip dari tahun ke tahun dapat hilang atau terubah secara tidak sengaja. Arsip-arsip pekerjaan konsultasi mulai dari kontrak , slip pajak, dan laporan-laporan pekerjaan hanya disimpan begitu saja di dalam dokumen Microsoft Word. Bila ingin mencari sebuah arsip membutuhkan waktu karena harus mencari arsip yang ingin dicari satu demi satu. Arsip yang ada juga disatukan menjadi satu belum ada pengklasifikasian arsip yang dapat digunakan dalam pekerjaan yang akan datang. Salah satu jumlah arsip yang ada di PT. Munasa Kreasi Nusantara tiap tahunnya sebagai berikut :
Tabel 1 Jumlah arsip kontrak PT. Munasa Kreasi Nusantara
Arsip-arsip yang telah dimiliki pun sering dipinjam oleh rekan-rekan bisnis PT. Munasa Kreasi Nusantara. Bagi rekan-rekan bisnis yang sering meminjam belum ada penanganan peminjaman pengembalian arsip. Arsip dipinjam hanya berdasarkan atas asas kepercayaan, yang sewaktu-waktu bila terjadi kehilangan PT. Munasa Kreasi Nusantara tidak mempunyai bukti sebagai acuan tuntutan pada pihak peminjam.
Permasalahan diatas menyebabkan pengorganisasian arsip menjadi kurang baik yang dapat berakibat pada hilangnya arsip dan proses pencariaan arsip memakan waktu. Hilangnya arsip dapat berdampak bila terjadi masalah hokum karena arsip merupakan salah satu bukti hukum. Begitu juga apabila ada pekerjaan baru arsip-arsip lama sulit dicari mengakibatkan kurang efisiensi waktu yang dapat mengurangi kinerja perusahaan, Sehingga PT. Munasa Kreasi Nusantara meningkatkan kualitas kearsipan dengan membangun sistem informasi yang akan membantu kearsipan yang tersusun rapih, cepat, dan tidak mudah hilang.
3
2. Belum adanya pembatasan jumlah pekerjaan yang diterima yang dapat mengurangi pertambahan arsip.
3. Belum adanya pengklasifikasian arsip yang dapat digunakan dalam pekerjaan yang akan mendatang.
4. Belum adanya pengelolaan peminjaman dan pengembalian arsip, yang berdampak bisa terjadinya kehilangan arsip-arisp perusahaan.
Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian masalah di atas, maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengarsipan yang berjalan di PT. Munasa Kreasi Nusantara. 2. Bagaimana merancang sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi
Nusantara Bandung.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara
4. Bagaimana implementasi sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara Bandung.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengarsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara.
2. Untuk Merancang sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara . 3. Untuk melakukan pengujian pada sistem yang dirancang, yaitu Sistem
Informasi kearssipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara.
4. Untuk melakukan implementasi pada sistem yang dirancang yaitu sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara
Kegunaan Praktis
4
referensi untuk penelitian atau pengembangan sistem di lain waktu.
Dengan pembuatan sistem informasi kearsipan ini diharapkan dapat dipergunakan secara optimal dan berguna bagi perusahaan. Dengan penggunaan arsip yang optimal dapat meningkatkan penggunaan arsip sehingga informasi perusahaan dapat dijaga dan disimpan dengan baik serta mengefisensi proses pengarsipan.
Batasan Masalah
Berdasakan latar belakang masalah di atas maka pokok permasalahan penelitian dibatasi dengan hal-hal berikut:
1. Sistem yang dibangun ini hanya sebatas Nusantara mengolah arsip di PT. Munasa Kreasi Nusantara.
2. Sistem informasi ini hanya berjalan dengan proses pengarsipan yang ada di PT. Munasa Kreasi Nusantara.
3. Laporan yang dibuat hanya untuk laporan pekerjaan berdasarkan arsip kontrak pekerjaan.
4. Sistem informasi hanya membahas arsip yang sering digunakan untuk pengalaman pekerjaan yaitu arsip kontrak.
5. Sistem Informasi dirancang mengunakan bahasa pemprograman PHP dengan
frameworkCodeigniter.
6. Sistem tidak membahas tentang sumber daya manusia (tenaga ahli).
7. Tidak membahas pembayaran pekerjaan hanya mengetahui pembagian termin pekerjaan dan jumlah pembayaran pertermin.
8. Jumlah pembayaran termin hanya disesuaikan dengan ketentuan perusahaan , bukan berdasarkan deal dengan klien jasa konsultasi.
9. Pembatasan pekerjaan berjumlah 10 kali tiap bulan.
II. LANDASAN TEORI
Pengertian Sistem
5
sistem, sedangkan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponen-komponen interaksi antar elemen untuk mencapai sasaran dan tujuan dari sistem.
Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem adalah sistem yang mempunyai komponen sistem, batasan sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran, diantaranya yaitu :
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
4. Penghubung Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem diproses dan akhirnya dikeluarkan berupa informsi yang dibutuhkan.
6. Keluaran Sistem
6
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi anatara suatu komponen dengan komponen lainya. Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi . Sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang , sudut pandang tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran – pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebutnya dengan man machine system. Sistem informasi merupakan contoh man machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antara bagian – bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem computer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program –
program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
7
mendefinisikan infomasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi penerimanya untuk mengambil keputusan ( Sahata ).
Jadi sebuah informasi merupakan kejadian nyata yang diolah kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan berguna bagi penerimanya. Informasi juga dapat dijadikan acuan sebagai pengambilan keputusan dimasa sekarang atau yang akan datang.
Sistem informasi
Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.Sistem inforamsi juga menyiratkan suatu pengumpulan data yang terorganisasi beserta tatacara penggunaannya yang mencakup lebih jauh daripada sekedar penyajian . Istilah tersebut menyiratkan suatu maksud yang ingin dicapai dengan jalan memilih dan mengatur data serta menyusun tata cara pengunaannya. Keberhasilan suatu sistem informasi data diukur berdasarkan tujuan pembuatannya yang bergantung pada tiga pokok inti, yaitu :
1. Keserasian mutu dan data 2. Pengorganisasian data 3. Tata cara pengunaannya
Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi didalam organisasi (O’brien 2010,4). Ada yang membuat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, komputer sistem, dan proses bisnis. Sistem informasi yang berbeda dari teknologi informasi dalam sistem informasi biasanya terlihat seperti memiliki komponen . Hal ini berkaitan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi membantu mengontrol kinerja proses bisnis.
8
pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyiArchivium.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangn teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara ( UU 43 2009 ).
Beberapa hal tentang ketentuan-ketentuan Pokok kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan - badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah - naskah yang dibuat dan diterima oleh badan - badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, penjelasan bahwa ang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (UU 7 1971).
Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:
Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2, berikut penjelasaan arsip berdasarkan fungi:
1. Arsip dinamis
9
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan mejadi 2 jenis, penjelasannya sebagai berikut:
1. Nilai guna primer
Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
2. Nilai guna sekunder
Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga atau instansi lain, dan kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip. Kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat atau pertanggungjawaban nasional (DISPENDA 2014,10).
Berdasarkan Sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan kedalam 2 jenis, penjelasannya sebagai berikut:
1. Arsip tertutup
Arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2. Arsip terbuka
Arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum ( DISPENDA 2014, 12).
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.[10]
Pengertian Sistem Informasi Kearsipan
10
akan dijelaskan sebagai berikut .
PT. Munasa Kreasi Nusantara merupakan perusahaan konsultan mandiri yang berdiri pada tanggal 19 Oktober 2001, oleh Notaris Yusep Sugih Munandar SH No. 19. Perusahaan ini pada mulanya bernama CV. Munasa Kreasi Artistika yang berdomisili di Sukabumi dan pada tahun 2007 dirubah menjadi PT. Munasa Kreasi Nusantara dengan Notaris Hary Susanto, SH Tanggal 4 September 2007 No. 2 dengan domisili di Kota Bandung.
PT. Munasa Kreasi Nusantara menekuni bidang jasa Konsultansi Teknik Desain dan Manajemen sebagai profesi yang disiapkan guna memberikan bantuan dan pelayanan dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang berkaitan dengan Bidang Survey, Perencanaan Umum, Studi Kelayakan, Perencanaan dan Perancangan Teknik, Amdal, Pengawasan Teknik, Penelitian serta pengembangan berbagai bidang lainnya.
Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan suatu teknik atau cara untuk mencari, memperoleh, mengumpulkan, atau mencatat data, baik itu berupa data primer maupun data sekunder yang dapat digunakan untuk keperluan menyusun suatu penelitian dan kemudian menganalisis faktor faktor yang berhubungan dengan pokok-pokok permasalahan sehingga akan didapat suatu kebenaran atas data yang diperoleh.
Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah (rasional, empiris, dan sistematis) yang digunakan oleh pelaku disiplin ilmu untuk melakukan penelitian. Cara ilmiah berarti kegiatan penelitian itu didasarkan pada ciri-ciri keilmuan yaitu rasional, empiris dan sistematis ( Sujawerti 2014 ).
Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah pendekatan berorentasi objek, dimana pendekatan berorientasi objek merupakan suatu cara bagaimana sistem perangkat lunak dibangun melalui pendekatan objek secara sistematis. Metode pendekatan berorientasi objek didasarkan pada penerapan prinsip-prinsip pengelolaan kompleksitas. Pendekatan berorientasi objek akan memandang sistem yang akan dikembangkan sebagai suatu kumpulan objek yang berkorespondensi dengan objek-objek dunia nyata.
11
beberapa alasan mengapa penulis menggunakan metode pengembangan sistem dengan
prototype, yaitu dikarenakan penulis akan lebih mudah dalam merancang sistem yang diinginkan, penulis menginginkan perancangan sistem yang telah dihasilkan kemudian dipersentasikan kepada user dan user diberikan kesempatan untuk diberikan masukan-masukan sehingga sistem informasi yang dihasilkan betul-betul sesuai dengan yang diinginkan. Berikut gambaran pendeketan prototype dapat dilihat pada gambar .
Gambar 1 ParadigmaPrototype
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Prosedur yang diusulkan
Perancangan prosedur yang berjalan tidak jauh berbeda dengan dengan sistem yang lama, hanya saja penulis mengusulkan sistem yang lebih terkomputerisasi yang dimana terdapat sebuah aplikasi yang untuk proses pendataan pekerjaan jasa konsultasi dan pengarsipan pekerjaan jasa konsultasi serta terdapat sebuah database untuk penyimpanan data secara terkomputerisasi.
a. Prosedur pencatatan pekerjaan jasa konsultasi
Berikut ini adalah prosedur pencatatan pekerjaan jasa konsultasi yang diusulkan pada sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara:
1. Pengguna sistem (bagian pengelola arsip) menerima data-data pekerjaan dari bidang adminitrasi.
2. Bagian pengelola arsip menginput data pekerjaan jasa konsultasi yang kemudian disimpan dalam basis data kearsipan.
b. Prosedur pemasukan data arsip
Berikut ini adalah prosedur pemasukan data arsip yang diusulkan pada sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara :
1. Pekerjaan jasa konsultasi yang selesai akan otomatis terdapat pada menu pekerjaan selesai.
2. Arsiparis mengecek kelayakan arsip yang akan dibagi menjadi 2 arsip yaitu arsip utama dan arsip .
3. Arsiparis menginputkan nomor kontrak arsip sesuai dengan dengan dokumen fisik arsip.
4. Arsiparis memasukan file pdf hasil scan dari arsip fisik kemudian data arsip disimpan kedalam database.
12
3. Setelah arsip yang dipinjam dicari semua Arsiparis menginputkan form peminjaman mulai dari nama peminjam , alamat , nomor telepon.
4. Arsiparis menyimpan data peminjaman.
Use Case Diagram yang diusulkan
Pada dasarnya use case sistem yang diusukan tidak jauh berbeda dengan use case yang ada pada sistem yang berjalan. Perbedaan hanya terlihat pada proses penyimpanan arsip dengan proses yang terkomputerisasi. Adapun use case diagram yang diusulkan sistem informasi kearsipan di PT. Munasa Kreasi Nusantara adalah sebagai berikut.
Gambar 2 Use Case yang diusulkan
Objek Diagram yang diusulkan
Object diagram dalah suatu diagram yang berfungsi untuk mengatur atribut, objek dan hubungan antara contoh dalam diagram, objek diagram juga dapat menampilkan struktur model sistem dalam waktu tertentu. Adapun objek diagram yang diusulkan sebagai berikut :
Gambar 3 Objek Diagram yang diusulkan
Perancangan input
Perancangan input meliputi desain dari dokumen-dokumen. inputan yang digunakan untuk menangkap data dan semua kode-kode yang digunakan. Dokumen input ini sangat penting digunakan untuk menghasilkan output yang benar. Adapun perancangan input dari sistem informasi Kearsipan ini adalah sebagai berikut :
a. Rancangan menu utama
Gambar 4 Rancangan Menu utama
b. Rancanganform inputpekerjaan baru
Gambar 5 Rancangamform inputpekerjaan baru
c. Rancanganform inputlaporam
Gambar 6 Rancangamform inputlaporam
Perancangan Output
Perancangan output bertujuan untuk merancang keluaran yang dihasilkan oleh sistem informasi yang akan dibuat, sehingga sesuai dengan kebutuhan proses bisnis PT. Munasa Kreasi Nusantara.
a. Data Daftar Pekerjaan PT. Munasa Kreasi Nusantara
13
Sistem Informasi Kearsipan pada PT. Munasa Kreasi Nusantara menggunakan LAN (local area network) sebagai jaringannya. Alasan penggunaan LAN dalam peng-aplikasian sistem informasi kearsipan PT. Munasa Kreasi Nusantara adalah segi cakupan penggunaan yang hanya digunakan didalam perusahaan. Gambar di bawah ini akan menunjukkan bagaimana arsitektur jaringan sistem informasi kearsipan pada PT. Munasa Kreasi Nusantara.
Gambar 9 Arsitektur jaringan yang disusulkan
Kasus dan hasil pengujian
Pengujian yang dilakukan menggunakan blackbox, dan dilakukan berdasarkan masing-masing halaman web yang terdapat pada aplikasi, dan berikut deskripsinya.
Tabel 2 Pengujian tambah pekerjaan
Implementasi Perangkat Lunak
Dalam mengembangkan sistem informasi kearsipan ini menggunakan sistem operasi Windows 7, XAMPP 3.2.1 , Adobe Dreamweaver CS5, Sublime text, Codeigniter. Pemilihan XAMPP dikarenakan faktor kecepatan, kinerja yang stabil, dan performa yang cukup baik dalam menjalakan aplikasi berbasis web. Codeigniter dipilih karena mendukung proses Model View Control dan memberikan kemudahan dalam membuat suatu sistem informasi. Adobe Dreamweaver CS5 dan Sublime text digunakan untuk penulisan pengkodean yang menyediakan fasilitas yang cukup memudahkan penulisan kode-kode program. Sementara MySQL digunakan sebagai perangkat lunak pengembang dalam pembuatan basis data.
Implementasi Antar Muka
Dalam bahasa pemrograman PHP, implementasi antarmuka dilakukan dengan sebuah webpage yang berekstensi (.php). Setiap halaman dalam perangkat lunak dibuat File program yang ditulis dengan berekstensi (.php). Akan tetapi pada framework codeigniter ekstensi tersebut bisa dihlangkan dan hanya akan tampil berdasarkan nama pada method controller. Berikut ini adalah implementasi dari setiap halaman yang dibuat dan dibedakan berdasarkan kebutuhan penggunaan. Adapun implementasi antar muka digambarkan sebagai berikut :
a. TampilanDashboardutama
Gambar 10 Tampilandashboardutama
b. TampilanlistPekerjaan
Gambar 11 Tampilanlistpekerjaan
c. Tampilan laporan
14
dapat diambil antara lain :
1. Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan kehilangan dokumen arsip dapat di minimalisir . dan tidak semua orang bisa mengakes data arsip . hanya pihak PT. Munasa saja yang dapat melihatnya.
2. Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan ini pembatasan pekerjaan tiap bulan dapat dibatasi tidak semua pekerjaan akan diambil pada tiap bulan. sehingga tidak terjadi lagi pekerjaan yang terbengkalai atau bahkan sampai gagal.
3. Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan ini pengklasifikasian arsip lebih jelas . dimana terdapat dua tipe arsip yang salah satunya dapat menjadi acuan pengalaman pada pekerjaan mendatang.
4. Dengan dibuatnya sistem informasi kearsipan ini peminjaman dan pengembalian arsip lebih jelas siapa yang meminjam siapa pemberi pinjam . kapan dikembalikan semuanya tercatat yang mengurangi resiko kehilangan.
Saran
Penulis menyadari bahwa pada sistem informasi kearsipan ini masih banyak kekurangan, untuk itu apabila kedepannya penelitian ini akan dilanjutkan, penulis akan memberikan beberapa saran mengenai bagian-bagian yang sebaiknya ditingkatkan lagi, yaitu :
1. Proses pengarsipan diharapkannya tidak hanya arsip kontrak saja melainkan segala arsip yang berhubungan dengan perusahaan seperti arsip laporan pekerjaan , pajak, surat-surat perusahaan.
2. Diharapkan kedepannya sistem informasi ditambahkan fungsi menscan langsung dokumen dokumen arsip tanpa perlu mengunakan aplikasi lain.
3. Proses pengaman data arsip kedepannya diharpakan memiliki fitur enkripsi yang menjamin keamanan data arsip.
4. Diharapkan kedepannya dalam segi penampilanUser Interface masih sederhana dan banyak kekurangan sehingga belum sepenuhnyauser friendly.
V. DAFTAR PUSTAKA
Febriadi. 2014 . Bimbingan teknis sistem informasi kearsipan , Bandung: Dispenda
HM. Jogiyanto. 2005 . Analisis dan Disain Sistem Inforamasi, Yogyakarta: Andi
15
Sujarweti. V Woratna. 2014 . Metodologi Penelitian”, Yogyakarta: Pustaka Baru
Press
Susanto. Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Gramedia
[image:39.516.147.371.224.378.2]Sutarbi. Tata. 2012. Sistem Informasi dan Implementasinya, Yogyakarta: Andi
Gambar 1 ParadigmaPrototype
[image:39.516.141.378.435.640.2]16
[image:40.516.67.452.301.492.2]17
[image:41.516.75.446.525.652.2]18
[image:42.516.91.429.53.456.2]Gambar 8 RancangamOutputlaporan
[image:42.516.110.418.497.659.2]19
Gambar 11 Tampilanlistpekerjaan
[image:43.516.100.418.75.237.2]Gambar 12 Tampilan laporan
Tabel 1 Jumlah arsip kontrak PT. Munasa Kreasi Nusantara
( Sumber : Dta internal PT. Munasa Kreasi Nusantara )
No Tahun Jumlah Arsip Kontrak
1 2010 78
2 2011 86
3 2012 70
4 2013 45
[image:43.516.75.441.491.644.2]20
1 Semua form diisi dengan benar Data yang dimasukkan tersimpan Data yang dimasukkan tersimpan
[ X ] diterima
[X] ditolak
2 formtidak semua diisi
Pesan:
Anda belum mengisifield. Sesuai dengan field yang belum diisi
Pesan:
Anda belum mengisi field. Sesuai dengan
field yang belum diisi
[ X ] diterima
[X] ditolak
3 formtidak semua diisi
Pesan:
Anda belum mengisifield. Sesuai dengan field yang belum diisi
Pesan:
Anda belum mengisi field. Sesuai dengan
field yang belum
[ X ] diterima
[image:44.516.51.460.107.519.2]I.
Biodata
Nama
: Ahlan Benhart
Tempat/TanggalLahir
JenisKelamin
Kewarganegaraan
Alamat
Telp
: Jakarta, 06 Juli 1990
: Laki-Laki
: Indonesia
: Komplek Griya Bandung Asri Blok B5 No 1
Kecamatan Lengkong Kabupaten Bandung
40287
: 0838 2023 4020
II.
Pendidikan Formal
a. 1997
–
2003
b. 2003
–
2006
c. 2006
–
2009
d. 2011
–
2015
: SDN Pasir Pogor
: SMPN 13 Bandung
: SMAN 21 Bandung