DAFTAR PUSTAKA
Dahlan, Alwi, dkk. 1995. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara. 2003. Surat Keputusan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 Tentang Pedoman Tata Laksana Pelayanan Umum. Jakarta. Normann. 1991. Service Management. Chicester, England: Wiley & Son.
Republik Indonesia. 2007. Rancangan Undang-Undang Pelayanan Publik. Jakarta: Sekretariat Negara Republik Indonesia.
Sutopo dan Suryanto, Adi. 2003. Pelayanan Prima.Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
Amir, Jasuf. (1999). Auditing Pendekatan Terpadu.. Yogyakarta: PEMBARUAN.
Anwar, M. Khoirul dan Oetojo S, Asianti. (2004). Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Bagi Pemerintahan di Era Otonomi Daerah SIMDA. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Badudu J.S dan Zain, Sutan Mohammad. (1996). Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
Bodar, George. (2000). Sistem Informasi. Jakarta: Salemba
Danim, Sudarwan. (2004). Motivasi Kepemimpinan dan Efektivitas Kelompok. Bengkulu: PT RINEKA CIPTA.
Donnelly, Gibson. (1996) Organisasi, Prilaku, Struktur, Proses. Jakarta: Erlangga
Effendy, Onong Uchjana. (1989). Kamus Komunikasi. Bandung:Informatika
Evans, Lindsay. (2007). Pengantar Six Sigma an Introduction to Six Sigma And Process Improvement. Jakarta: Salemba Empat.
Gedeian, Arthur G. (1991). Organization Theory and Design. University of Colorado at Denver.
Handayaningrat, Soewarno. (1985). Sistem Birokrasi Pemerintah. Jakarta: CV Mas Agung.
Handoko. (2001). Efektivitas Organisasi. Jakarta: Erlangga
Hartono, Jogiyanto. (2004). Pengenalan Komputer Dasar Ilmu Komputer, Pemograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Yogyakarta: AND
Hasibuan, Malayu S.P. (1996). Manajemen Dasar Pengertian dan Masalah. Jakarta: Gunung Agung.
Haryono, Noor , “Ringkasan Materi Kuliah Pengantar Informatika”, Penerbit Ilmu Komputer.com-Jakarta, 2003
Inge Martina, Ir, “Internet”, Penerbit PT.Elex Media Komputindo, 2001
Rudi Hidayat, dkk, “Teknologi Informasi dan Komunikasi”, Penerbit Erlangga, Jakarta, 2006
Edy Sutanta, (2003). Sistem Informasi Manajemen, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta.
George H. Bodnar, William S. Hopwood. (2000). Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Gordon B. Davis. (1991). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1, PT Pustaka Binamas Pressindo, Jakarta.
Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta.
Munir dan Wawan. (2006), Pengantar Sistem Informasi, Graha Ilmu ,Yogyakarta.
Syafi’I, M. (2007). Membangun Aplikasi Berbasis PHP dan MySQL, Penerbit Andi, Yogyakarta.
BAB III
DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
3.1 Gambaran umum lokasi penelitian
Lokasi penelitian ini dilakukan oleh peneliti disebuah kecamatan yang berada
di wilayah administratif pemerintahan kota Medan provinsi Sumatera Utara
yakni kecamatan Medan petisah .Perpustakaan kota medan terbentuk berdasarkan
dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya
Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.
Tujuan Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, masyarakat pelajar,
mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk
mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah Dasar
samapi Perguruan Tinggi, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan dan
Tabel 1.1: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan Jenis Kelamin di Kecamatan Medan Petisah.
Sumber:Badan Pusat Statistik kota Medan
Tabel 1.2: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan tingkat pendidikan di Medan
Pendidikan Tertinggi Angkatan kerja
yang ditamatkan Bekerja Pengangguran terbuka Jumlah
1 2 3 4
Tidak/Belum pernah sekolah 553 0 553
Tidak/Belum pernah tamat SD 25493 1101 26594
Sekolah Dasar 93826 4513 98339
Sekolah Menengah Pertama 110887 2696 113583 Sekolah Menengah Atas 293628 43858 337486 Sekolah Menengah Atas
Kejuruan 160580 27091 187671
Diploma I/II/III/Akademi 42179 10853 53032 Diploma IV/Universitas 148648 18131 166779
Jumlah/total 875794 108243 984037
Bukan Angkatan Kerja/ Not Economically Active yang Ditamatkan Attending Schooling House Keeping Total
Educational Attainment
Sumber : BPS-Survei Angkatan Kerja Nasional, Agustus 2015
3.2 Perpustakaan kota Medan
Dalam penelitian ini karakteristik data (primer dan sekunder) serta
identifikasi/penelusuran informan kunci diinput dari perpustakaan kota Medan
yang beralamat di jalan iskandar muda
3.2.1 Sejarah lokasi penelitian kantor perpustakaan kota Medan
Perpustakaan Kota Medan, berdiri tahun 1972 sesuai dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.
Perpustakaan umum kota Medan terletak di jalan iskandar muda no
270 kelurahan petisah tengah kecamatan Medan petisah wilayah administrasi
provinsi sumatera utara dengan batas wilayahnya sebagai berikut:
Sebelah Utara : Berbatasan dengan Kec Medan sunggal
Sebelah Selatan : Berbatasan dengan Kec Medan Kota
Sebelah Barat : Berbatasan dengan Kec Medan Barat
Sebelah Timur : Berbatasan dengan Kec Medan Helvetia
Perpustakaan umum kota Medan memiliki luas wilayah kerja mencakup
seluruh luas wilayah kota Medan. Perpustakaan umum kota Medan melakukan
pelayanan pendidikan dalam hal ini menyediakan sarana informasi dan buku-buku
terhadap 21 kecamatan yang ada di wilayah kerja kecamatan kotamadya Medan, yaitu
antara lain:
a.Kecamatan Medan tuntungan
b.Kecamatan Medan Johor
c.Kecamatan Medan Amplas
d.Kecaamatan Medan Denai
e.Kecamatan Medan Area
f.Kecamatan Medan Kota
g.Kecamatan Medan Maimun
h.Kecamatan Medan Polonia
i.Kecamatan Medan Baru
j.Kecamatan Medan Selayang
l. Kecamatan Medan Helvetia
m. Kecamatan Medan Barat
n. Kecamatan Medan Timur
o. Kecamatan Medan Perjuangan
p. Kecamatan Medan Tembung
q.Kecamatan Medan Deli
r. Kecamatan Medan Labuhan
s. Kecamatan Medan Marelan
t. Kecamatan Medan Belawan
Karena wilayah pelayanan Perpustakaan umum kota Medan mencakup
wilayah yang sangat luas maka dari itu banyak didirikan cabang-cabang yang
membantu dan terintegrasi dengan Perpustakaan umum kota Medan dalam
memberikan saran informasi dan pendidikan antara lain:
a.Perpustakaan tanjung rejo
b.Perpustakaan tanjung mulia
c.Perpustakaan amplas
d.Perpustakaan Mangga
e.Perpustakaan labuhan
f.Perpustakaan gaharu
g.Perpustakaan Sunggal
i. Perpustakaan Tembung
3.2.3 Tujuan dan fungsi Peptakaan kota Medan sebagai berikut :
a. Mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Daerah Katamadya Medan
b. Tujuan dan fungsi Pusat Perpustakaan Umum tersebut adalah
- Menghimpun bahan-bahan dokumentasi daerah, terutama bahan-bahan yang
dianggap perlu diketahui masyarakat luas, berupa karya-karya tertulis sehingga
dapat dimanfaatkan bagi pembangunan daerah kotamadya medan dalam segala
bidang, seperti hasil-hasil seminar, simposium, musda,keputusan-keputusan/
peraturan pemerintah daerah, pidato-pidato dalam upacara resmi, dan lain
sebagainya.
- Memberikan pelayanan berupa penyediaan bahan-bahan pendidikan dan bahan
lainnya sehingga bermanfaat bagi pembinaan mental spritual dan pembinaan
kewarganegaraan atas landasan dasar negara Pancasila.
- Memberikan pelayanan kepada masyarakat umum, masyarakat pelajar,
mahasiswa dalam memenuhi kebutuhan akan sumber-sumber ilmiah dan untuk
mengetahui kesulitan sumber pelajaran sesuai dengan kurikulum Sekolah Dasar
samapi Perguruan Tinggi, dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan dan
pengajaran di daerah Kotamadya Medan.
- Menyediakan tempat, dimana semua lapisan masyarakat dapat mengikuti
perkembangan negara dan dunia dalam segala bidang, dari koran-koran,
majalah-majalah dan brosur-brosur, dan menyediakan bacaan hiburan yang bernilai
paedagogis, sehingga bermanfaat bagi perkembangan jiwa anak-anak dan
generasi yang akan datang.
- Membimbing, mengawasi serta mengkoordinir perpustakaan-perpustakaan
3.2.6 Tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan
Rincian tugas pokok dan fungsi kantor perpustakaan kota Medan diatur dalam
peraturan walikota Medan nomor 49 tahun 2010. Organisasi di dalam kantor
perpustakaan kota Medan terdiri dari:
a. Kantor
Kantor merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin ole kepala
kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota
melalui Sekretaris Daerah. Kantor mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan peerintahan daerah di bidang
perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
dalam pasal 4,Kantor menyelenggarakan fungsi :
- Perumusan kebijakan teknis dibidang perpustakaan;
- Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah
dibidang perpustakaan;
- Pembinaan dan pelaksanaan tugas dibidang perpustakaan; dan
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
b. Sub Bagian Tata Usaha
Sub bagian tata usaha dipimpin oleh Sub bagian, yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. Sub bagian tata usaha mempunyai
tugas pokok melaksanakan sebagian tugas kantor lingkup tata usaha yang
meliputi pengelolaan admininistrasi umum, keuangan, kepegawaian,
perlengkapan, kerumahtanggaan, dan urursan umum lainnya. Dalam
melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub bagian
tata usaha menyelenggarakan fungsinya antara lain :
- Penyusunan rencana, program, dan kegiatan kesekretariatan;
- Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi kantor yang
meliputi administrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan,
kerumahtanggaan, dan urusan umum lainnya;
- Pengelolaan dan peberdayaan sumber daya manusia, pengembangan
organisasi, dan ketatalaksanaan;
- Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas-tugas kantor;
- Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksaan tugas;
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
c. Seksi Pelayanan Kepustakaan
Seksi pelayanan kepustakaan dipimpin oleh kepala seksi, yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada kepala kantor. Seksi pelayanan
kepustakaan mempunyai tugas pokok kantor lingkup pelayanan kepustakaan.
Dala melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Seksi
Pelayanan Kepustakaan menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana, program, dan kegiata seksi pelayanan
kepustakaan;
- Penyusunan petunjuk teknis lingkup pelayanan kepustakaan;
- Pelayanan anggota baru dan lama serta melaksanakan kegiatan
administrasi peminjaman buku;
- Pelaksanaan layanan perpustakaan keliling;
- Pelaksanaan stock opname dan perawatan koleksi bahan pustaka;
- Pembuatan daftar statistik peminjaman, pengunjung, dan buku yang
dipinjam;
- Pelayanan refrence, riset, deposit, terbitan berkala berkala, dan story
talking
- Penataan ruangan perpustakaan penataan / penyusunan bahan pustaka
di rak / lemari;
- Penyelenggaraan jasa layanan otomasi perpustakaan dan teknologi
informasi (internet);
- Pelaksanaan kerjasama layanan antar perpustakaan;
- Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
d. Seksi Pengembangan Koleksi
Seksi pengembangan koleksi dipimpin oleh kepala seksi, yang berada dibawh
dan bertanggung jawab kepada kepala kantor. Seksi pengembangan koleksi
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas pokok kantor lingkuo
pengembangan koleksi. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana
dimaksud melaksanakan sebagian tugas pokok pengembangan koleksi
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana, program, dan kegiatan seksi pengembangan
koleksi;
- Penyusunan petunjuk teknis lingkup pengembangan koleksi
- Pelaksanaan penyelesaian dan membuat daftar bahan pustaka baik
tercetak maupun terekam;
- Pelaksanaan kelengkapan bahan pustaka
- Pengumpulan bahan pustaka, mencatat bahan pustaka dalam buku
induk, menyiapkan dan membuat katalogisasi, dengan peraturan
catalogisasi dan klasifikasi berdasarkan DDC (Deway Decimal
Clasification);
- Pembuatan tabel dan menyusun kartu katalog sesuai dengan koleksi
perpustakaan;
- Pelaksanaan penyusunan, pemilihan, serta menyiangi bahan pustaka
(weeding)
- Pengumpulan semua karya cetak dan karya rekam untuk bahan
deposit;
- Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
tugas
- Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
e. Seksi Pembinaan Teknis Perpustakaan
Seksi Pembinaan Teknis perpustakaan dimpimpin oleh kepala seksi,
Seksi pembinaan teknis perpustakaan mempunyai tugas pokok
melaksanakan sebagian tugas pokok kantor lingkup pembinaan teknis
perpustakaan. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dalam
pelaksanaan sebagian tugas dengan lingkup pembinaan teknis
perpustakaan menyelenggarakan fungsi :
a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan seksi pembinaan
teknis perpustakaan;
b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup pembinaan teknis
perpustakaan;
c. Pembinaan perpustakaan sekolah, perpustakaan keliling,
perpustakaan masyarakat, dan perpustakaan pada unit-unit kerja
lainnya;
d. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama, pemasyarakatan,
penyuluhan perpustakaan sekolah, perpustakaan masyarakat, dan
perpustakaan pada unit-unit kerja lainnya, sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditentukan;
e. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama pembinaan, pemasyarakatan
dan penyuluhan jabatan fungsional pustakwana, organisasi profesi
pustakawan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditentukan
f. Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama, pembinaan, pengembangan,
penyuluhan, publikasi dan sosialisasi minat dan budaya baca
pelajar / siswa, dan masyarakat dengan ketentuan dan standar yang
ditentukan
g. Pelaksanaan kegiatan lomba perpustakaan, pustakawan, dan minat
baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditentukan.
h. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan
tugas;
i. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala kantor sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
f. Kelompok jabatan fungsional
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas pokok kantor sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan
peraturan perundang-undangan. Setiap kelompok jabatan fungsional
dipimpin oleh tenaga fungsional senior yang dtunjuk. Jumlah tenaga
kerja fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur berdasarkan peraturan dan
perundang-undangan.
3.2.6.1 Tata kerja setiap unit seksi dan kelompok jabatan
Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit organisasi dan
kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi
dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan
organisasi di lingkungan pemerintah daerah serta dengan instansi lain di luar
pemerintah daerah sesuai dengan tugas pokok masing-masing.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya
masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil
langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Setiap
pimpinan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan
bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi
pelaksanaan tugas bwahannya.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing masing dan
menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya. Setiap laporan yang
diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahannya wajib diolah dan
dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk
memberikan petunjuk kepada bawahannya
Dalam penyampaian laporan masing-masing kepada atasan, tembusan
laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara
fungsional mempunyai hubungan kerja. Dalam melaksanakan tugas setiap
pimpinan satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian
BAB IV PENYAJIAN DATA
Pada bab ini penulis akan menyajikan data yang telah diperoleh melalui
penelitian di lapangan dengan teknik wawancara dan observasi untuk dideskripsikan
sebagai jawaban dari permasalahan yang sedang diteliti. Data yang diperoleh tersebut
terdiri dari data primer dan data sekunder.Data primer yaitu data yang diperoleh dari
hasil wawancara dengan informan yang telah ditentukan sebelumnya, sedangkan data
sekunder ialah data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis yang memperkuat data
primer. Adapun permasalahan utama yang akan disajikan dalam bab ini yaitu
efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di kantor perpustakaan kota
Medan.
4.1 Pelaksanaan Wawancara
Pelaksanaan wawancara dilakukan di Kantor perpustakaan kota Medan. Wawancara
ini dilakukan dengan kepala seksi pelayanan dan pembinaan perpustakaan kota
medan, pegawai bagian respository kota (pengguna sistem informasi manajemen),
Kepala perpustakaan kota Medan, Kepala tata usaha perpustakaan kota Medan dan
sebagian masyarakat yang dianggap memahami secara mendalam terkait dengan
permasalahan dalam penelitian ini.
Dalam melakukan wawancara ini ada beberapa tahap yang dilakukan oleh peniliti
yaitu pertama membuat perjanjian dengan informan untuk melakukan wawancara.
Pada tahapan wawancara ini membutuhkan waktu sekitar dua hari dari perjanjian
yang telah dijanjikan, Hal ini disebabkan oleh kesibukan dari camat dan pegawai
Dalam melakukan wawancara, peneliti menggunakan tipe wawancara terstruktur.
Dimana sebelum memulai wawancara terlebih dahulu penulis menyusun daftar
pertanyaan yang akan diajukan. Pertanyaan-pertanyaan yang disusun disesuaikan
dengan variabel dalam penelitian ini. Namun dalam pelaksanaannya tidak menutup
kemungkinan akan munculnya pertanyaan-pertanyaan baru yang dapat menggali
informasi lebih dalam dari para informan penelitian.
4.2 Identitas Informan
4.2.1 Identitas Informan Berdasarkan Jenis Kelamin
Identitas informan penelitian yang dilakukan di Kantor perpustaan umum kota Medan
mengenai efektivitas pelaksanaan ataupun penerapan sistem informasi manajemen
yang digunakan oleh pegawai-pegawai terkait di perpustakaan kota Medan dalam
melayani masyarakat dapat dibagi menjadi dua kelas yaitu kelas laki-laki dan kelas
perempuan. Hal tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut:
Tabel 4.1: Identitas Informan Berdasarkan Jenis Kelamin
Sumber: Hasil penelitian lapangan 2016 No Jenis
Kelamin
Frekuensi (Orang) Persentase (%)
1 Laki-laki 4 40%
2 Perempuan 6 60%
Berdasarkan tabel diatas, maka informan dalam penelitian ini lebih didominasi oleh
perempuan sebanyak 60 %. Dalam penelitian ini, penentuan informan tidak
menentukan jenis kelamin, dan informan yang dimaksud adalah orang-orang yang
dianggap memahami terkait judul yang diangkat dalam penelitian ini. Pemahaman
informan terkait dengan masalah yang diangkat dalam penelitian ini juga dipengaruhi
oleh tingkat pendidikan dari informan dalam memberikan keterangan kepada penulis.
4.2.2. Identitas Informan Berdasarkan Usia
Melihat adanya variasi usia dari informan penelitian ini, maka peneliti
mengelompokkannya dalam 3 (tiga) kelas. Adapun ketiga kelas tersebut dapat terlihat
pada tabel berikut:
Tabel 4.2 : Identitas Informan Berdasarkan Usia
NO Usia (Tahun) Frekuensi (Orang) Persentase (%)
1 20-29 4 40%
2 30-39 3 30%
3 40-49 3 30 %
Jumlah 10 100%
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan 2016
Berdasarkan tabel di atas dari keseluruhan informan yang berjumlah 10
orang, frekuensi informan terbesar ada pada informan dengan usia antara
20-29 tahun karena mayoritas pegawai yang menggunakan sistem informasi
manajemen ada pada rentang usia tersebut dan usia ini dianggap sebagai
usia paling produktif untuk memberikan jawaban terhadap pelaksanaan
Medan.
4.2.3 Identitas Informan Berdasarkan Jenjang Pendidikan
Dalam penelitian ini penulis mengklasifikasikan identitas informan menjadi
tiga (3) bagian yaitu jenjang pendidikanSekolah Menengah Atas (SMA) sederajat,
Sarjana (S1), dan Sarjana (S2). Secara lebih rinci terdapat dalam tabel berikut:
Tabel 4.3 : Identitas Informan Berdasarkan Jenjang Pendidikan
NO Tingkat Pendidikan Jenjang Persentase (%)
1 SMA 2 20 %
2 Sarjana (S1) 6 60 %
3 Sarjana (S2) 2 20%
Jumlah 13 100%
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan 2016
Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa informan dengan
jenjang pendidikan dengan presentase tertinggi adalah informan dengan
jenjang pendidikan Sarjana (S1) dengan presentase sebesar 60%. Dengan
demikian,informan-informan ini sudah memiliki pengetahuan yang baik
terhadap pelaksanaan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan
Kota Medan dan mampu menjawab apakah sistem informasi manajemen
yang telah digunakan sudah efektif dalam pengaplikasian atau
penggunaannya.
4.2.4 Identitas Informan BerdasarkanPekerjaan
Dalam penelitian ini peneliti mengklasifikasikan identitas informan
pada tabel berikut :
Tabel 4.4 : Identitas Informan Berdasarkan Pekerjaan
No Nama Pekerjaan
1 Drs. Januari Pane Kepala Kantor Perpustakaan
2 Rohani Lubis, S.sos. Kepala Seksi Koleksi
3 Novita Riana, S.Kom Pengelola respository kota
4 Taufik Lubis, S.E, M.H. Kepala Tata Usaha
5 Hedianna Hutagaol S.Kom. Pengelola data Pengatalogan
6 Nurhayati, S.sos Kepala Seksi Pelayanan
7 Habibah Lubis, S.E. Pengelola di bagian sirkulasi
8 Tiur Misaki Pelajar
9 Shigeo Napitupulu, S.S Mahasiswa
10 Jack Marbun Pelajar
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa informan dalam penelitian ini berasal
dari berbagai kalangan yang dianggap memahami secara jelas terkait
dengan judul yang diangkat dalam penelitian ini. Berdasarkan klasifikasi
informan dalam penelitian ini, maka informan dengan presentase terbanyak
berasal dari kalangan pegawai perpustakaan sebanyak 70%, hal ini
dikarenakan pegawai sebagai objek yang menggunakan secara langsung
sistem informasi manajemen tersebut dalam membantu mengerjakan
tugas-tugas yang sudah menjadi jobdesk dan diatur dalam peraturan walikota
medan nomor 49 tahun 2010.
langsung pegawai ataupun masyarakat yang terlibat dalam program tersebut
dan masyarakat ataupun pegawai yang menjadi informan dalam penelitian
ini
4.3 Hasil Wawancara
Metode wawancara yang dipilih oleh penulis adalah metode wawancara
berstruktur, dimana sebelum memulai wawancara terlebih dahulu penulis
menyusun daftar pertanyaan yang diajukan. Namun, di dalam prosesnya
tidak menutup kemungkinan akan munculnya pertanyaan-pertanyaan baru
yang dapat menggali informasi lebih dalam dari para informan.
4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan
Efektivitas dalam suatu organisasi menunjukkan pada tingkat pencapaian
tujuan atau sasaran organisasional sesuai yang ditetapkan. Dalam hal ini Perpustakaan
Kota Medan merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang memiliki tujuan
memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal penyediaan informasi dan
sarana pengetahuan melalui internet.buku-buku,koran,majalah,dll.
Efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan
tujuan, kejelasan strategi, pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan
yang mantap, tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem
pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik dan disesuaikan dengan tujuan
Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas perpustakaan umum
kota Medan harus mampu bekerja lebih efisien dan memiliki koleksi yang lengkap
dalam hal literatur-literatur ilmiah dan bacaan-bacaan yang mendidik dan
memperkaya pengetahuan masyarakat yang datang berkunjung agar dapat
memperoleh informasi dan pengetahuan yang luas untuk itu diperlukan sistem
informasi manajemen yang dapat membantu kinerja pegawai dalam mencapai hasil
dengan lebih efekti dan efisien. Penggunaan sistem informasi manajemen dapat
membantu masyarakat ataupun pegawai dalam mencari arsip ataupun buku-buku yang
ada di dalam database perpustakaan, untuk lebih mengetahui realita yang ada di
kantor perpustakaan kota Medan sehubungan dengan penggunaan sistem informasi
manajemen peneliti mengajukan pertanyaan
“ Apakah sistem informasi manajemen sudah diterapkan dapat membantu
kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif ?” Bapak Drs.Januari
Pane selaku Kepala perpustakaan Medan menjelaskan ” Sistem informasi manajemen
sangat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif karena
semua tidak lagi dikerjakan secara manual seperti data-data koleksi buku,masyarakat
yang meminjam ataupun mengembalikkan dapat langsung diintegrasikan ke dalam
sistem oleh pegawai. Pegawai disini juga sudah mendapat pembinaan baik itu
melalui bimbingan teknis dan juga pendampingan oleh tenaga ahli dari penyedia
layanan sistem informasi itu sendiri dalam menjalankan sistem informasi
manajemen.
Sejalan dengan jawaban kepala kantor perpustakaan kota Medan, Nurhayati
yang menjadi Kepala seksi dibagian pelayanan juga mengemukakan pendapatnya:
Kinerja organisasi perpustakaan kota Medan ini menjadi sangat terbantu
disini jadi lebih mudah dalam mengerjakan tugas seperti pendataan buku,
pengaksesan database dan mempermudah registrasi kepada calon peminjam buku.
Dari pendapat dan hasil pengamatan yang dihimpun oleh peneliti, semua
narasumber menjawab penerapan sistem informasi manajemen di Kantor
perpustakaan kota Medan sudah berjalan dan terlaksana secara efektif.
Untuk mengetahui lebih lanjut efektifitas penerapan sistem informasi manajemen di
perpustakaan kota Medan, peneliti menggunakan konsep yang dikemukakan oleh
Martanidan Lubis (1987 : 55) tentang pengukuran efektivitas dengan menggunakan
pendekatan proses dan pendekatan sasaran. Dalam pendekatan proses, efektivitas
dilihat dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal dalam
menjalankan program kerja.
Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian
terhadap kegiatan yang dilakukan terhadapsumber-sumber yang dimiliki oleh
lembaga. Sedangkan pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output,
mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan
rencana. Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil
merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.
Efektifitas penerapan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan
kota Medan dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu dalam mencapai tujuan yang
ada di dalam visi dan misi organisasi Kantor perpustakaan kota Medan. Menurut
Dalam pendekatan proses menurut Martanidan Lubis (1987 : 55) , efektivitas dilihat
dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal dalam menjalankan
program kerja, untuk mengetahui lebih lanjut keadaan didalam organisasi manajemen
“ Apa saja program yang dilakukan oleh organisasi di badan perpustakaan kota medan
?” Bapak Drs Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut
“program yang sudah dilakukan di perpustakaan meliputi:
a. Pemutaran film-film dalam negeri untuk meningkatkan minat anak-anak
untuk cinta tanah air
b. Mengundang anak-anak PAUD , SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca
sedari dini
c. Menjalankan perpustakaan keliling yang mendatangi sekolah sekolah di
lingkungan kota Medan
Untuk lebih mengetahui lebih dalam program kerja yang dilakukan organisasi
perpustakaan kota Medan maka peneliti mengajukan pertanyaan “Apakah
program program yang yang dilakukan oleh organisasi di badan perpustakaan kota
medan sudah berjalan dengan maksimal ?” Bapak Drs Januari Pane mengutarakan
jawaban seperti ini:
“program-program disini semua sudah berjalan dengan baik program-program
seperti mengundang anak-anak sekolah sudah rutin dilakukan ,pemutaran
film-film dalam negeri juga sudah berjalan lancar kalo yang perpustakaan keliling itu
juga sudah berjalan rutin setiap hari ada rute dan terjadwal tapi ya sarana mobil
keliling itu cuma ada satu saja jadi tidak bisa mencakup seluruh wilayah
Medan,jadi klo dibilang sudah maksimal sebagian besar program-program yang
ada disini sudah berjalan dengan maksimal”.
Menurut S.P. Siagian (1978:77) salah satu indikator efektivitas organisasi adalah
dan mungkin disediakan oleh organisasi. Sehubungan dengan teori yang ada maka
peneliti mengajukan pertanyaan “Apakah sarana dan prasarana yang ada di badan
perpustakaan kota medan sudah cukup mumpuni dalam mencapai tujuan tujuan
organisasi?” Bapak Drs. Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut:
“sarana dan prasarana yang ada di kantor perpustakaan sudah cukup membantu
pengoperasian perpustakaan kota Medan ini seperti halnya penggunaan komputer
yang bisa menjalankan sistem informasi manajemen yang sangat mempermudah
pegawai dalam pengolahan data ,sarana seperti komputer masih berfungsi dengan
baik ,layanan seperti wi-fi juga masih terkoneksi dengan lancar ,sarana-sarana
penunjang program lain juga masih cukup dalam memberikan pelayanan kepada
publik sarana lain itu seperti mobil perpustakaan keliling masih cukup mumpuni
dalam menyediakan informasi bagi masyarakat ataupun sekolah-sekolah,pokoknya
masih bisa jalan lah jadi yang ga bisa datang langsung juga dapat menikmati
informasi atau beberapa buku yang ada di mobil perpustakaan keliling itu”.
Jawaban lainnya atas pertanyaan tersebut disampaikan oleh Nurhayati, S.sos yang
juga salah satu pegawai dengan jabatan Kepala seksi bagian pelayanan kantor
Perpustakaan di kota Medan mengutarakan jawabannya sebagai berikut:
“Kalo sarana dan prasarana disini itu sudah cukup mumpuni untuk mencapai
tujuan perpustakaan yang tercantum di visi dan misi kantor perpustakaan ini
,contohnya itu dulu masi manual klo ada yang mau minjam jadi lama tapi sekarang
sudah ada komputer jadi mudah dan sudah masuk sistem informasi manajemen jadi
kalo mau cari di database itu gampang sarana lain seperti mobil perpustakaan itu
menyediakan informasi kepada masyarakat yang ga bisa datang langsung ke
perpustakaan ini itu jadi minim”.
Dari dua jawaban diatas maka dapat disimpulkan bahwa kantor perpustakaan kota
Medan sudah memiliki sarana dan prasarana yang cukup mumpuni dalam mencapai
tujuan organisasi tapi masih ada sedikit kekurangan dibidang sarana seperti mobil
perpustakaan keliling yang hanya ada satu dan terbatas sehingga tidak bisa
menjangkau ke seluruh wilayah Medan yang cukup luas.
Menurut Duncan yang dikutip Richard M. Steers (1985:53) dalam bukunya
“Efektivitas Organisasi” mengatakan mengenai Integrasi yaitu pengukuran terhadap
tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan
konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi
menyangkut proses sosialisasi.
Sehubungan dengan teori yang ada maka peneliti mengajukan pertanyaan
“Bagaimana cara perpustakaan umum kota Medan dalam mengembangkan konsensus
/ mengadakan sosialisasi dengan organisasi lain yang berhubungan untuk mencapai
tujuan manajemen?” Habibah lubis S.E pegawai di bidang pengelolaan
sirkulasi,bidang merupakan salah satu yang berada di bawah pengelolaan dan
bertanggung jawab langsung kepada kepala seksi pelayanan menjelaskan
“Perpustakaan kota Medan memiliki misi meningkatkan partisipasi masyarakat
terhadap keberadaan Perpustakaan dan mewujudkan masyarakat yang gemar
membaca karena itu kami sering bekerja sama dengan instansi instansi terkait
seperti sekolah-sekolah untuk mengundang sekolah-sekolah tersebut agar datang
ke perpustakaan kota Medan selain itu kami juga memiliki cabang-cabang yang
amplas, labuhan, perpustakaan mangga, perpustakaan medan labuhan,
perpustakaan sunggal, marelan, tembung dan semua itu terintegrasi dengan
perpustakaan kota Medan ini”.
Sejalan dengan jawaban yang disampaikan oleh pegawai di bidang pengelolaan
sirkulasi tersebut Novita pegawai di bidang respository kota yang mempunyai struktur
di bawah kepala seksi koleksi mengemukakan pendapatnya sebagai berikut
“Dengan adanya sistem informasi manajemen maka masyarakat menjadi mudah
mengembalikan buku yang dipinjam karena semua sudah terintegrasi dengan
perpustakaan kota Medan. Peminjam yang meminjam buku di cabang seperti
perpustakaan labuhan bisa mengembalikkan buku ke perpustakaan kota. Untuk
sosialisasinya perpustakaan ini juga mengajak pelajar untuk datang dan
menonton film-film dalam negeri itu juga menjadi salah satu program manajemen
di perpustakaan kota Medan ini”.
Dari kedua jawaban diatas terdapat kesamaan jawaban yang mengatakan
perpustakaan kota Medan sudah memenuhi salah satu kritea organisasi yang
efektif karena mempunyai kemampuan mengenai Integrasi yaitu pengukuran
terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi,
pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi
lainnya.
Penerapan sistem informasi manajemen yang ada di perpustakaan kota Medan
sudah digunakan dalam mempermudah peminjam buku yang ingin menjadi
anggota perpustakaan ataupun yang sudah menjadi anggota dan ingin
dipermudah dengan adanya sistem informasi manajemen. Menurut George
M.Scott, dalam buku prinsip-prinsip SIM, Sistem Informasi Manajemen adalah
serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara
rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga
menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang
sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang sistem informasi manajemen yang
dapat meningkatkan produktivitas maka peneliti mengajukan pertanyaan, “apakah
sistem informasi manajemen dapat membantu meningkatkan efektifitas dalam
menyelesaikan pekerjaan pekerjaan yang ada di perpustakaan kota Medan ?” Drs
Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut:
“Penggunaan sistem informasi manajemen sudah membantu dan meningkatkan
efektifitas dalam menyelesaikan pekerjaan yang ada di perpustakaan kota Medan
karena pengerjaan yang ada sudah dikomputerisasi dan masuk ke dalam sistem
informasi manajemen itu sendiri jadi menurut saya produktivitas para pegawai dapat
lebih meningkat karena para pegawai dapat mengerjakan beberapa tugas dan tidak
terfokus dalam menyelesaikan satu tugas saja”.
Untuk lebih jelasnya lagi peneliti juga mengajukan pertanyaan yang sama ke
narasumber lain yaitu pegawai yang secara langsung memakai atau menggunakan
sistem informasi manajemen di bagian koleksi Hedianna Hutagaol S.Kom yang
memiliki spesifikasi dibidang pengelolaan data dan pengatalogan
“Sistem informasi manajemen sudah sangat membantu dalam mengerjakan
rapi karena semua sudah masuk ke sistem jadi koleksi surat-surat dan bidang
administrasi lainnya dari bagian tatausaha semua bisa tersimpan dengan baik jadi
kalo sewaktu-waktu diperlukan dapat ditunjukkan secara langsung dan proses
pengadministrasian juga bisa berjalan dengan cepat dengan adanya sistem informasi
manajemen yang ada jadi pegawai-pegawai disini bisa saya katakana lebih produktiv
lagi dalam mengerjakan tugas-tugas yang ada.”
Hal ini juga sama dengan yang disampaikan oleh narasumber lain yang menjadi
salah satu aparatur di bagian Koleksi yaitu Rohani Lubis, S.sos. yang menjabat
sebagai Kepala seksi koleksi mengutarakan jawaban
“Kalo dibilang efektif ya pasti semenjak ada sistem informasi manajemen ini
sudah pasti efektif karena pengerjaan yang ada sudah dikomputerisasi dan masuk ke
dalam sistem jadi koleksi surat-surat dan bidang administrasi lainnya dari bagian
tatausaha semua bisa tersimpan di database menurut saya produktivitas para
pegawai dapat lebih meningkat dan para pegawai lebih mudah dalam penyelesaian
tugas tugasnya”.
Menurut jawaban dari para pegawai yang terangkum oleh peneliti maka bisa
dikatakan bahwa sistem informasi manajemen yang digunakan sudah memenuhi
kriteria sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan produktivitas kinerja
pegawai karena sebagian besar para pegawai yang secara langsung menggunakan
sitem informasi manajemen ini merasa terbantu dengan adanya sistem ini
pekerjaannya menjadi cukup mudah.
Pemberi layanan perlu diperhatikan dalam tingkat pencapaian kinerja sebagai
wujud peningkatan dan reformasi pelayanan publik. Dan juga masyarakat seharusnya
penyelenggaraan layanan publik. Keterlibatan masyarakat dalam mengawasi dan
menyampaikan aspirasi atau keluhan terhadap praktik menjadi faktor penting sebagai
umpan balik bagi evaluasi kualitas pelayanan publik dan apakah sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan. Untuk itu peneliti juga mengajukan pertanyaan kepada
salah satu masyarakat yang sering berkunjung ke perpustakaan kota Medan bernama
Shigeo Napitupulu S.S berikut pertanyaan yang peneliti sampaikan “Bagaimana
proses peminjaman dan penyediaan layanan informasi pengetahuan disini menurut
anda?”
Shigeo Napitupulu S.S menjawab, “Saya rasa penyediaan layanan di
perpustakaan umum kota Medan sudah sangat baik ,proses peminjamannya juga
cukup mudah apalagi untuk yang sudah menjadi anggota tidak sampai 15 menit
peminjaman buku sudah bisa diproses.Pelayanannya pun cukup cepat dan koleksi
perpustakaannya juga lumayan banyak jadi saya bisa mendapat banyak referensi di
pepustakaan ini.”
Peneliti juga sempat bertanya kepada narasumber lain yang ada perpustakaan
kota Medan mengenai pertanyaan yang sama tentang “Bagaimana proses peminjaman
dan penyediaan layanan informasi pengetahuan yang ada menurut anda?” Salah satu
narasumber bernama Tiur Misaki seorang pelajar menjawab, “kalo menurut saya sih
bang penyediaan layanan informasi disini udah cukup lengkap klo mau minjam buku
juga bisa cepat kebetulan saya baru jadi anggota kemarin itu buat jadi anggota
perpustakaan syaratnya juga ga terlalu sulit karena cuma butuh kartu pelajar aja
atau pake ktp domisili Medan juga bisa katanya ,pelayanannya juga ramah dan saya
kurangnya cuma di fasilitas wi-fi aja sih kadang-kadang suka mati wi-finya cuma itu
aja”.
Dari pernyataan dua narasumber diatas dan pengamatan yang dilakukan
peneliti dapat dikatakan pelayanan yang ada di perpustakaan kota Medan sudah cukup
baik dan penyediaan layanan informasi juga sudah cukup lengkap hal itu juga
ditunjang dengan sistem informasi manajemen yang mampu mengakses koleksi buku
untuk mencarikan buku,majalah ataupun literature-literatur yang ada di perpustakaan
kota Medan dengan cepat.
Menurut Gordon B. Davis. (1991) Tujuan dari sistem informasi manajemen
yang ada meliputi mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap
manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Berkaitan dengan pengevaluasian kinerja dapat dijelaskan bapak Taufik Lubis selaku
Kepala Tata Usaha perpustakaan kota Medan yang menyatakan:
“Pengevaluasian kinerja para pegawai di kantor perpustakaan kota Medan dilakukan
pada saat RKU (Rapat Kerja Umum) semua hal yang telah dikerjakan ataupun
program-program yang sudah dijalankan nantinya dibahas di dalam rapat tersebut
jadi biasanya tidak mnggunakan sistem informasi manajemen karena informasi yang
disediakan oleh sistem informasi manajemen yang ada teradang belum cukup
mumpuni dalam menginterpretasikan kinerja-kinerja yang telah dilakukan di seluruh
aspek atau unit-unit kerja yang ada sehingga informasi yang ada dalam sistem
Sedangkan pernyataan dari Drs Januari Pane selaku Kepala Perpustakaan
menjelaskan:
“Sistem informasi manajemen yang ada disini terkadang memang digunakan dalam
pengevaluasian kinerja para pegawai yang ada jadi sudah digunakan tapi belum
terlalu dimanfaatkan karena informasi yang ada di sistem itu juga tidak bisa menjadi
patokan dalam mengevaluasi kinerja para pegawai disini dan terkadang ya memang
informasi yang dibutuhkan seperti penilaian kinerja itu belum disediakan oleh sistem
informasi manajemen yang ada setau saya hanya yang berkaitan dengan hal-hal
teknis”.
Untuk menilai penerapan sistem informasi manajemen yang ada sudah sesuai
atau sudah berjalan secara efektif khususnya dalam menyelesaian kendala yang ada di
manajemen ataupun kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen. Peneliti
juga mengajukan pertanyaan kepada beberapa narasumber mengenai hal ini berikut
pernyataan dari Novita Riana, S.Kom salah satu bagian kerja di seksi koleksi dengan
rincian tugas sebagai pengelola respository kota menjelaskan:
“Kendala yang ada dalam penerapan sistem informasi ini sih hanya masalah teknis
seperti jika terjadi mati lampu dan kondisi jetset tidak bisa digunakan terpaksa kami
mengerjakan data-data peminjam atau pengembalian buku itu secara manual karena
sistem informasi manajemen yang ada dijalankan oleh komputer itu mati jadi yang
harus dikerjakan manual terus biasanya ada terjadi kesalahan dalam pengelolaan
data peminjam jadi bisa data peminjam buku atau yang mau jadi anggota
perpustakaan itu ganda jadi sebelum peminjaman dimasukan kedalam sistem perlu
masalah atau kendala dalam manajemen belum ada yang saya tahu atau memang
belum ada sampai saat ini.”
Peneliti juga mengajukan pertanyaan yang sama ke narasumber lain yaitu
Habibah Lubis, S.E. selaku bagian sirkulasi yang ada dibawah struktur organisasi
bagian pelayanan menyatakan:
“Kalo setahu saya kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen
yang ada kadang-kadang ada data calon peminjam yang sudah terdaftar yang
ternyata sudah terdaftar hal ini menyebabkan data dari peminjam itu doble jadi
kami para pegawai perlu mengecek ulang sebelum memasukkannya ke dalam
sistem informasi manajemen karena jika tidak maka akan didapatkan data
peminjam yang ganda selain itu kendala yang dihadapi seperti penggunaan
sistem informasi manajemen ini kan dilakukan didalam komputer jadi jika
komputernya kehilangan daya listrik atau mati lampu maka kita harus mendaftar
peminjaman atau hal-hal lain yang bisa dikerjakan didalam sistem informasi
manajemen harus dibuat secara manual, untuk kendala dalam manajemen sampai
saat ini belum ada.”
Sedangkan salah satu masyarakat yang menjadi pengguna sistem informasi
manajemen yang ada di perpustakaan Kota Medan bernama Jack Marbun
menyatakan:
“Kendala yang saya alami sih kalo saya mengakses buku yang ingin saya cari
dalam sistem informasi manajemen yang disediakan perpustakaan kota Medan
yang saya akses tadi jadi saya perlu mencari ulang lagi untuk menemukan
literatur yang ingin saya baca cuma itu saja sih bang”.
4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan Kota Medan
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas penerapan sistem informasi
manajemen menurut Gordon. B. Davis meliputi:
1. Perencanaan suatu kebijakan yang terkordinir
Dalam hal ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada kepala perpustakaan kota
Medan Drs. Januari Pane. “Bagaimana cara bapak melakukan kordinasi dalam
melakukan suatu kebijakan?” Bapak januari pane selaku kepala perpustakaan
kota Medan menjelaskan
“Dalam melakukan kebijakan seperti menjalankan program-program yang ada
sebelumnya saya beserta para pegawai melakukan rapat untuk menentukan
bagaimana nantinya kebijakan ini bisa berjalan sesuai rencana maka dari itu
biasanya saya menunjuk misalnya kepala seksi pelayanan untuk menjadi
koordinator dalam pelaksanaan nonton film Indonesia dengan mengundang
masyarakat disini ,seperti itu contohnya jadi semua program itu perlu ada
coordinator jadi program itu sudah bisa berjalan dan para pegawai tahu
kepada siapa mereka bertanggung jawab ,penunjukan ketua coordinator juga
dilakukan dengan penyesuaian tupoksi dari bagian unit kerja itu sendiri
suapaya kebijakan yang akan dijalankan dapat terkordinir dengan baik sesuai
dengan bidang keahlian dari si pegawai itu sendiri.”
Sejalan dengan penjelasan dari kepala perpustakaan tadi peneliti juga bertanya
pertanyaan yang sama kepada salah satu pegawai perpustakaan kota Medan yaitu
“Masalah koordinasi itu biasanya memang langsung ditujuk siapa yang menjadi
coordinator dalam menjalankan program itu tapi yang ditunjuk sebagai penanggung
jawab juga memang itu tugas pokok dan fungsinya jadi ya pasti kebijakan yang
dibuat itu bisa dikordinir dengan baik karena semua pegawai juga ikut membantu
memperlancar jalannya suatu program atau kebijakan yang akan dijalankan”.
2. Penyediaan Informasi yang fleksibel
Mengenai faktor pendukung berikut ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada
Novita Riana, S.Kom salah satu bagian kerja di seksi koleksi dengan rincian tugas
sebagai pengelola respository kota, “Apakah sistem informasi manajemen yang
digunakan didalam penyediaan informasi sudah lengkap dan fleksibel?” Novita Riana
S.Kom mengemukakan jawaban sebagai berikut:
“Sistem Informasi Manajemen disini sudah cukup membantu menyediakan informasi
secara lengkap karena setiap program atau kebijakan yang ada,jumlah
buku/koleksi,data masyarakat yang meminjam akan selalu dimasukan ke sistem
database dari sistem informasi manajemen itu sendiri jadi bisa dikatakan lengkap dan
fleksibel atau bisa digunakan untuk manajemen perpustakaan kota Medan.”
Peneliti juga sempat menanyakan pertanyaan yang sama kepada Rohani Lubis, S.sos
yang bekerja sebagai Kepala seksi koleksi menyampaikan
“Penyediaan informasi disini sudah lengkap dan fleksibel dalam hal bisa digunakan
untuk bagian manajemen di setiap unit kerja yang ada disini jadi informasi yang ada
bukan hanya memuat salah satu bagian unit kerja saja tapi semua seksi ada di sistem
informasi manajemen perpustakaan kota Medan. Penyediaan informasi disini sudah
bisa dikatakan lengkap karena semua sudah dikomputerisasi atau data-data yang
penting selain disimpan dalam berkas juga sudah masuk ke database bagian koleksi.”
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai faktor ini peneliti mengajukan pertanyaan
kepada Kepala kantor perpustakaan Drs Januari Pane. “Menurut bapak bagaimana
peningkatan produktivitas pegawai setelah adanya sistem informasi manajemen?”
“Menurut saya produktivitas pegawai sudah lebih meningkat daripada sebelum
menggunakan sistem informasi manajemen yang ada sekarang ini karena para
pegawai merasa terbantu dengan adanya sistem informasi yang sudah
terkomputerisasi jadi data-data peminjam buku,koleksi literature yang ada bahkan
berkas berkas penting dari perpustakaan ini juga sudah masuk semua ke sistem jadi
untuk pelananannya kepada masyarakat juga menngkat selain itu para pegawai juga
semakin produktif karena sudah semakin mudah mengerjakan tugas tidak hanya
bertumpu mengerjakan satu tugas saja tapi juga tugas lain yang sudah diatur dalam
tugas pokok dan fungsinya masing-masing”.
Peneliti juga bertanya hal yang sama kepada salah satu pegawai di perpustakaan Kota
yaitu Hedianna Hutagaol S.Kom menjawab
“Dengan adanya sistem informasi manajemen ini kami bisa bekerja lebih cepat
karena tinggal menginput data saja ke komputer yang sudah memiliki sistem
informasi manajemen selain itu kami juga bisa bekerja dengan optimal tidak hanya
terpaku dalam mengerjakan satu tugas saja tapi juga tugas-tugas lainnya yang sudah
diatur di tupoksi per bagian masing-masing maka dari itu menurut saya dengan
adanya sistem informasi manajemen maka produktifitas para pegawai lebih
meningkat.”
4. Penyediaan informasi yang rasional dan terpadu
Dalam hal ini peneliti mengejukan pertanyaan,”Apakah penyediaan informasi yang
disediakan sistem informasi manajemen sudah rasional dan terpadu?” ,Habibah Lubis,
“Sistem informasi manajemen disini sudah menyediakan informasi yang dibutuhkan
secara rasional dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat langsung diintrepretasikan
secara langsung kepada pihak terkait yang membutuhkan dan semua informasi yang
ada sudah bersifat rasional dan tidak mengada-ada karena semua sudah dinalisis
oleh setiap bagian unit kerja disini agar informasi yang tersedia diminimalisir dari
kesalah-kesalahan data selain itu penyediaan informasi juga sudah mencakup
informasi yang diterima dari setiap bagian-bagian dalam hal ini unit-unit kerja yang
terpadu atau sudah terkordinir di dalam sistem jadi walaupun data-data dari setiap
seksi seperti seksi tata usaha,pelayanan,koleksi dan pembinaan itu semua tidak
tercampur aduk tapi sudah dikordianasi dan semua nya terpadu didalam sistem”.
Untuk lebih jelasnya lagi peneliti mencoba mengajukan pertanyaan yang sama
kepada salah satu pegawai terkait penyediaan informasi yang rasional dan terpadu
berikut jawaban dari Kepala perpustakaan kota Medan menjelaskan
“Penyediaan informasi yang ada biasanya itu sudah rasional dan terpadu karena
semuanya sudah diperiksa dahulu sebelum dimasukkan kedalam sistem supaya
nantinya data-data yang diolah tidak salah dan dapat dipertanggung jawabkan maka
dari itu sistem informasi manajemen tersebut sering diperiksa supaya data-data
ataupun informasi yang penting masih bersifat rasional dan data-data mengenai
beberapa seksi seksi yang ada itu bisa terpadu.”
4.5 Data Sekunder
Data sekunder yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu data yang menunjang
sekunder ini, peneliti secara bertahap mengumpulkannya. Diawali dengan
pengumpulan berkas akan gambaran umum perpustakaan kota Medan, tugas
BAB V ANALISA DATA
Dalam bab ini peneliti akan melakukan analisis terhadap semua data yang
diperoleh dari hasil penelitian seperti yang disajikan dalam bab sebelumnya. Adapun
analisa yang dilakukan adalah teknik analisa kualitatif dengan metode deskriptif
dengan tetap mengacu pada hasil interpretasi data dan informasi sesuai rumusan
masalah dalam penelitian ini.
Dari seluruh data dan informasi yang telah dikumpulkan, baik melalui studi
pustaka, wawancara dengan informan yang diharapkan mewakili seperti dari Kepala
Kantor Perpustakaan Kota Medan, Kepala Seksi Koleksi, Kepala Tata Usaha, Kepala
seksi pelayanan, pegawai-pegawai terkait yang secara langsung menggunakan sistem
informasi manajemen dan Masyarakat yang menggunakan sistem informasi
manajemen ataupun penggunan layanan informasi di Perpustakaan umum kota
Medan.
Data yang telah diperoleh oleh penulis telah disusun secara sistematis pada
bab sebelumnya, baik melalui wawancara, observasi di lokasi penelitian, dan juga
data sekunder berupa berkas maupun catatan-catatan yang diperoleh penulis
dilapangan sebagai data pendukung dari penelitian ini.
Selanjutnya data tersebut akan diberikan analisis tentang efektivitas penerapan
sistem informasi manajemen di Perpustakaan umum kota Medan. Dalam melakukan
analisis, data yang telah disajikan pada bab selanjutnya akan disesuaikan dengan
menggunakan teori-teori yang berhubungan dengan tujuan kegiatan penelitian ini
5.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen
Efektivitas dalam suatu organisasi menunjukkan pada tingkat pencapaian
tujuan atau sasaran organisasional sesuai yang ditetapkan, dengan mengoptimalkan
alat-alat serta sumber daya yang ada. Dalam hal ini perpustakaan umum kota Medan
merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang memiliki tujuan memberikan
pelayanan kepada masyarakat dalam hal memberikan akses informasi dan
pengetahuan melalui buku-buku,Koran,majalah dan fasilitas internet yang dalam hal
ini menggunakan sistem informasi manajemen untuk memudahkan pekerjaan ataupun
membantu kinerja disetiap bagian supaya pelayanan yang akan diberikan kepada
masyarakat dapat lebih cepat dan efektif.
Sistem informasi manajemen dalam penerapannya diharapkan mampu
menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan didalam organisasi manajemen dan
bukan hanya itu saja karena dalam penerapannya sistem informasi manajemen juga
dapat menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan hal ini didasarkan oleh
data-data yang dikumpulkan oleh sistem informasi manajemen bisa menjadi data yang
penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pimpinan.
Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas suatu lembaga yang
dibiayai oleh pemerintah dalam hal ini perpustakaan kota Medan maka diperlukan
fasilitas, sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran penyediaan
informasi,literature-literatur yang lengkap sehingga masyarakat mendapatkan
Penerapan Sistem informasi manajemen di perpustakaan umum kota Medan
sangat penting karena dengan adanya sistem informasi yang baik maka pelaksanaan
pengurusan peminjaman buku, penyediaan buku-buku yang lengkap ataupun sistem
database yang baik dapat memperlancar kinerja para pegawai yang nantinya
menghasilkan output yang bermanfaat bagi masyarakat yang datang berkunjung.
5.1.1 Pemahaman Informan mengenai Sistem Informasi Manajemen
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan melalui wawancara dan
observasi, pada indikator pemahaman informan yang telah menggunakan sistem
informasi manajemen. Hal ini dapat dibuktikan dari penggunaan sistem informasi
yang sudah lama digunakan dan para pegawai telah mendapatkan bimbingan teknis
dari pusat dalam menjalankan sistem informasi manajemen.
Dalam pengaplikasiannya para pegawai kantor perpustakaan juga sudah
mendapatan pendampingan dalam penggunaan sistem informasi manajemen oleh
tenaga ahli yang didatangkan dari penyedia layanan informasi manajemen tersebut
agar nantinya para pegawai dapat secara mandiri mengoperasikan sistem yang sudah
ada.
Untuk mengukur tingkat efektivitas penerapan sistem informasi manajemen,
maka penulis telah merumuskan indikator-indikator yang bertujuan untuk melihat
tingkat efektivitas penerapan sistem informasi manajemen yang dilakukan oleh
Kantor perpustakaan kota Medan dalam memberikan penyediaan informasi dan
koleksi buku-buku ,maupun fasilitas internet untuk menyediakan pengetahuan umum
kepada masyarakat.
Adapun indikator yang dimaksud adalah mengenai pencapaian tujuan efektif
tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan
perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program
yang tepat, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja,
pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian.
5.1.2 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai
Hal ini dimaksudkan dari kejelasan tujuan yang hendak dicapat maksudnya
adalah supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah
dan tujuan organisasi dapat tercapai. Berdasarkan teori tersebut dari hasil
pengamatan dan kesimpulan dari beberapa narasumber yang telah diwawancara
oleh peneliti mengenai kejelasan tujuan yang hendak dicapai, perpustakaan kota
Medan sudah mempunyai tujuan organisasi yang jelas.
Tujuan yang hendak dicapai oleh perpustakaan kota Medan juga terangkum
dalam visi yang telah ditetapkan sejak organisasi manajemen perpustakaan kota
Medan dibentuk. Tujuan yang hendak dicapai harus jelas dan tearah, tujuan yang
ingin dicapai juga harus memilikii sasaran yang tepat agar karyawan ataupun
pegawai dalam hal ini para kepala seksi dan beberapa pegawai harus memiliki
tujuan yang jelas dan terarah karena sasaran yang dituju harus sama dengan visi
yang ditetapkan oleh manajemen.
Kejelasan tujuan perpustakaan yang ada dalam visi berupa mewujudkan
perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk masyarakat Kota Medan
yang memiliki budaya baca dan cinta Buku. Tujuan dari dibentuknya
perpustakaan kota Medan meliputi menjadi perpustakaan yang handal dalam hal
cepat dalam menyediakan informasi atau dapat bersifat dinamis tidak tertinggal
oleh teknologi terbaru bahkan dapat menyesuaikan dengan kemajuan teknologi
yang semakin maju dalam menyediakan akses informasi dan penyediaan
pengetahuan yang luas.
Di dalam visi yang ada di perpustakaan kota Medan juga mengandung tujuan
membentuk masyarakat Kota Medan agar memiliki budaya membaca dan
mencintai buku karena membaca merupakan salah satu hal penting untuk
mendidik masyarakat dari semua lapisan dan hanya dengan membaca maka
pengetahuan seseorang dapat menjadi luas untuk mengembangkan kerangka
berfikir yang nantinya membentuk masyarakat yang cerdas.
5.1.3 Kejelasan strategi pencapaian tujuan
Perlu diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan” yang diikuti dalam
melakukan berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para
implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai
tujuan perlu adanya suatu perencanaan yang matang atau strategi agar dalam
mencapai tujuan ataupun visi yang telah ditetapkan menjadi tepat sasaran dan dalam
prosesnya pencapaian tujuan menjadi terarah maka dari itu dibutuhkan strategi dalam
pencapaian tujuan.
Strategi yang digunakan haruslah jelas dan terfokus dalam proses pencapaian
tujuan. Suatu organisasi dapat menjadi efektif jika strategi yang digunakan dalam
mecapai tujuan terarah dan tepat sasaran maka dari itu penting bagi manajemen yang
Kantor perpustakaan kota Medan sudah memenuhi salah satu indikator
kejelasan strategi dalam pencapaian tujuan hal ini dapat dikatakan oleh peneliti karena
strategi yang digunakan dalam pencapaian tujuan sudah jelas dan terkandung didalam
misi yang dijalankan oleh kantor perpustakaan kota Medan antara lain meningkatkan
kulitas dan kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan
Masyarakat didalam salah satu misi yang dijalankan oleh manajemen perpustakaan
kota Medan sudah efektif hal ini berdasarkan hasil pengamatan dan hasil wawancara
yang dilakukan oleh peneliti antara lain kuantitas perpustakaan yang cukup lengkap
dan banyak koleksi yang sering kali diperbaharui,kualitasnya juga sudah sangat baik.
Strategi lain yang dijalankan oleh para pegawai perpustakaan kota Medan
dalam mencapain tujuan mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka
membentuk Masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku,
dengan Meningkatkan partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan hal
ini juga diperkuat dengan adanya program dari manajemen perpustakaan untuk
mengundang masyarakat terutama para pelajar di lingkungan kota medan untuk
datang ke perpustakaan kota Medan.
5.1.4 Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap
Berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang telah
ditetapkan artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan
usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional. Perumusan kebijakan yang dilakukan oleh
manajemen tingkat atas dalam hal ini dilakukan oleh Kepala perpustakaan kota
Medan yang sebelum merumuskan suatu kebijakan selalu didasarkan dari adanya
analisis dan didukung oleh data-data yang ada sehingga suatu kebijakan yang dibuat
terkait dengan kebijakan yang akan dibuat dengan kepala seksi-kepala seksi yang
berhubungan nantinya terhadap kebijakan yang akan dilaksanakan karena kebijakan
yang dibuat memerlukan analisis dan perumusan kebijakan yang penting sehingga
nantinya kebijakan yang dibuat tidak mengganggu kinerja para pegawai atau
mengurangi optimalisasi pekerjaan yang sudah baik yang dilakukan para pegawai
yang bersentuhan langsung dengan kebijakan yang dibuat maka dari itu selalu ada
analisis dan kajian yang lebih dalam sebelum mengeluarkan kebijakan bagi
kelangsungan atau kemajuan organisasi perpustakaan kota Medan.
Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap dapat mempengaruhi
keefektifan manajemen dalam pencapaian tujuan karena yang menentukan maju dan
mundurnya suatu manajemen itu ditentukan oleh kebijakan-kebijakan yang mantap
dan tidak menutup kemungkinan kebijakan yang dibuat oleh manajemen tingkat atas
akan berdampak bagi kemajuan organisasi yang dipimpinya karena kinerja para
manajer dibawahnya bergantung kepada kebijakan yang dibuat maka dari itu perlu
adanya kajian yang lebih dalam dalam merumuskan kebijakan.
Perpustakaan kota medan dalam hal ini sudah memiliki kajian atau analisa
dalam perumusan kebijakan yang sudah sangat baik hal itu didasarkan oleh belum
adanya permasalahan manajemen didalam lingkup internal para pegawai kantor
Perpustakaan Kota Medan sampai saat ini.
5.1.4 Perencanaan yang matang
Pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh
organisasi dimasa depan. Keefektifan organisasi manajemen juga dapat diukur dari
adanya suatu perencanaan yang matang maka dari itu setiap perencanaan yang
