Perencanaan Strategis Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Menggunakan Information Technology Infrastructure Library (It-Il)V3 Studi Kasus Di Pusat Perpustakaan Dan Penyebaran Teknologi Pertanian

PERENCANAAN STRATEGIS LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN

INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE LIBRARY (IT-IL) V3

Studi kasus di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

LISTINA SETYARINI

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

PERNYATAAN MENGENAI DISERTASI DAN

SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA

Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Perencanaan Strategis Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi menggunakan Information Technology Infrastructure Library (IT-IL) V3 Studi Kasus di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini.

Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.

RINGKASAN

LISTINA SETYARINI. Perencanaan Strategis Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi menggunakan Information Technology Infrastructure Library (IT-IL)V3 Studi Kasus di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Dibimbing oleh WISNU ANANTA KUSUMA dan SRI WAHJUNI

Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) sebagai perpustakaan institusi memiliki peran utama menyediakan informasi untuk mendukung penelitian dan pengembangan pertanian. Beberapa layanan perpustakaan di PUSTAKA telah memanfaatkan teknologi informasi (TI), namun grand desain perpustakaan termutakhir yang dimiliki PUSTAKA dibuat pada tahun 2006. Sampai tahun 2016 belum dibuat kembali lanjutan dari grand desain sebelumnya. Hal tersebut perlu dilakukan seiring dengan berbagai perubahan dan perkembangan jaman.

Teknologi informasi berdampak pada perubahan perilaku pemustaka. Ditunjukkan adanya pemanfaatan jurnal elektronis dan tercetak tahun 2014 di PUSTAKA masing-masing sebesar 89% dan 11%. Selanjutnya dari 89% tersebut, hanya sebesar 16% pemustaka yang datang secara langsung ke PUSTAKA. Oleh karena itu perpustakaan perlu melakukan inovasi layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi agar dapat memberikan kepuasan kepada pemustakanya. Untuk menjamin keberhasilan pemanfaatan TI, diperlukan rencana strategis yang matang. Tujuan penelitian ini adalah menyusun rencana strategis layanan perpustakaan berbasis TI dengan menggunakan framework IT-IL V3. Melalui model pada area service strategy IT-I L V3. Tahapan strategic assessment digunakan untuk menganalisis faktor eksternal dan internal. Analisis faktor eksternal dilakukan melalui survei LibQual sebagai metode survei untuk mengetahui persepsi pemustaka terhadap layanan PUSTAKA. Analisis internal dilakukan melalui wawancara untuk mengetahui secara lebih mendalam kondisi layanan di PUSTAKA. Pengambilan sampel untuk kuesioner dan wawancara menggunakan metode purposive sampling. Wawancara didasarkan pada struktur organisasi PUSTAKA. Hasil survei dianalisis menggunakan metode importance performance analysis (IPA) dan indeks kepuasan pengguna (IKP). Hasil wawancara dianalisis menggunakan SWOT. Hasil analisis digunakan untuk menentukan beberapa objek yang dianggap prioritas dalam perencanaan pengembangan perpustakaan. Tahapan selanjutnya adalah strategy generation, evaluation and selection untuk menentukan visi, kebijakan, perencanaan dan tindakan yang akan dilakukan pada masing-masing objek tersebut.

Berdasarkan hasil penelitian, PUSTAKA disarankan untuk melakukan perencanaan yang berkelanjutan dari grand desain yang telah dibuat pada tahun 2006. Perencanaan layanan perpustakaan berbasis TI memerlukan perencanaan, evaluasi dan perbaikan yang harus diakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan.

SUMMARY

LISTINA SETYARINI. Strategic Plannng of Library Services on the Basis of Information Technology Using Information Technology Infrastructure Library (IT-IL) V3 Case Study in Indonesian Center for Agricultural Library and Technology Dissemination. Supervised by WISNU ANANTA KUSUMA and SRI WAHJUNI.

Indonesian Center for Agricultural Library and Technology Dissemination (ICALTD) as an institution library plays a role in providing information to support agricultural research and development. The ICALTD has implemented information technology for conducting some library services. The IT was used in these activities to accelerate information access by the user. However, master plan in designing digital library has not been up dated yet. The latest master plan was created in 2006. In order to adapt the IT development, it is necessary to rearrange new master plan. Information technology have an impact on the changes of user behaviour in seeking information. This is indicated by utilization of electronic journals and printed in 2014 at ICALTD 89% and 11%. Furthermore, off the 89%, only 16% users that comes directly into ICALTD. Therefore, the library needs to innovate library services based on information technology to give users satisfaction. The success of IT utilization requires good strategic planning.

This research was aimed to establish a strategic plan of IT-based library services at ICALTD using IT-IL V3 framework. Based on the model in the area service strategy IT-IL V3, phase of strategic assessment was conducted to analyze the external and internal factors through user survey and interviews. External factors were analysed using LibQual to determine perception about ICALTD services. Internal analysis was conducted by interviewing to respondent to obtain in depth the information services on ICALTD. Sampling was used purposive sampling method. Interviews are based on the organizational structure in ICALTD. The survey results were analyzed using methods of importance performance analysis (IPA) and customer satisfaction index (CSI ). The results were analyzed using SWOT interview. The results of the analysis are used to determine some of the objects that are considered a priority in the planning of library development. The next phase is the strategy generation, evaluation and selection to assignment the vision, policies, plans and actions to be performed on each object.

CSI results of 82% indicates that users satisfied with library services provide by ICALTD. However based one results of external and internal analysis, mapped with reference to ISO 2789 on electronic services, there are several indicators as priority objects proposed for improvements: 1) developing online catalog; 2) developing the library website; 3) developing library collections; 4) conducting electronic services training for users and 5) increasing internet access. Then was created a of strategic planning of library services that can be used as a recommendation in the strategic planning of library services in ICALTD.

Result of the research proposed that grand design created in 2006 should be

developed and evaluated it’s implementation continously.

© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2016

Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang

Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB

Tesis

sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional

pada

Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

PERENCANAAN STRATEGIS LAYANAN PERPUSTAKAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN

INFORMATION TECHNOLOGY INFRASTRUCTURE LIBRARY (IT-IL) V3

Studi kasus di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR 2016

PRAKATA

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan November 2015 ini ialah layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dengan judul Perencanaan Strategis Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi Menggunakan Information Technology Infrastructure Library (IT-IL) V3 studi kasus di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian.

Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Dr Eng. Wisnu Ananta Kusuma, ST,MT dan Ibu Dr. Ir. Sri Wahjuni, MT selaku pembimbing. Di samping itu, penghargaan penulis sampaikan kepada Ibu Gayatri K. Rana, MSc, Bapak Drs.Bambang S.Sankarto, MIM, Bapak Akhmad Syaikhu HS, S.Sos, MT, dan Bapak Dr. Drs. Bambang Winarko, MSc beserta staf dari PUSTAKA khususnya di bidang layanan yang telah membantu dan memberikan ijin dalam melakukan pengumpulan data serta informasi mengenai kegiatan layanan di perpustakaan PUSTAKA. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada ibu, suami, anak-anak, serta seluruh keluarga, atas segala doa dan kasih sayangnya. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada seluruh rekan-rekan Program Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan atas doa dan dukungannya.

Semoga karya ilmiah ini bermanfaat.

DAFTAR ISI

DAFTAR TABEL vii

DAFTAR GAMBAR vii

DAFTAR LAMPIRAN viii

1 PENDAHULUAN 1

Latar Belakang 1

Perumusan Masalah 3

Tujuan Penelitian 3

Manfaat Penelitian 3

Ruang Lingkup Penelitian 3

2 TINJAUAN PUSTAKA 4

Perencanaan Strategis 4

Teknologi Informasi 4

Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan 5

Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi 6 Information Technology Infrastructure Library (IT-IL) Versi 3 7

L ibQUAL 10

Importance Performance Analysis (IPA) 10

SWOT 11

Penelitian Terkait 12

3 METODE 12

Studi Pendahuluan 13

Wawancara 13

Kuesioner 13

Penilaian Strategi 14

Analisis faktor internal dan ekternal 14

LibQual 15

Indeks Kepuasan Pengguna (Customer Satisfaction Index) 15

Menentukan tujuan 17

Pembangunan Strategi, evaluasi dan seleksi 18

Output 18

Tempat dan Waktu Penelitian 18

4 HASIL DAN PEMBAHASAN 18

Identifikasi Profil Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

(PUSTAKA) 18

Tugas Pokok dan Fungsi PUSTAKA 20

Tujuan PUSTAKA 21

Penilaian Strategis 21

Analisis Faktor Internal 21

Analisis SWOT PUSTAKA 24

Analisis faktor eksternal 26

Analisis IPA 32

Menghitung Indeks Kepuasan Pengguna (IKP) 34

Menentukan Tujuan 36

Pembangunan Strategi, Evaluasi dan Seleksi 38

1. Pengembangan Katalog online 38

2. Pengembangan website perpustakaan 40

3. Pengembangan koleksi elektronis 43

4. Peningkatan akses internet 45

5. Pelatihan pengguna untuk layanan elektronis 46

5 SIMPULAN DAN SARAN 48

Simpulan 48

Saran 48

DAFTAR PUSTAKA 49

DAFTAR TABEL

1 Nilai/skor pada kuesioner 13

2 Indeks Kepuasan Pengguna 16

3 Kriteria nilai IKP 17

4 Daftar Keputusan/Peraturan/Instruksi Menteri Pertanian terkait dengan

kedudukan PUSTAKA 19

5 Analisis SWOT untuk kegiatan layanan perpustakaan 25 6 Kesesuaian skor antara tingkat kinerja dengan tingkat kepentingan 29 7 Skor rata-rata tingkat kepentingan pada setiap indikator 30 8 Skor rata-rata tingkat kinerja pada setiap indikator 31

9 Indikator pada Kuadran I 33

10 Indikator pada Kuadran II 33

11 Indikator pada Kuadran III 34

12 Indikator pada Kuadran IV 34

13 Tabel skor rata-rata kepentingan dan kinerja dan perhitungan IKP 35 14 Pemetaan faktor internal dan eksternal mengacu pada Layanan Elektronis

(ISO 2789) 37

DAFTAR GAMBAR

1 Layanan elektronis perpustakaan (ISO 2789 2006) 7

2 ITIL V3 service life cycle (Jong A et.al 2008) 8

3 Forming and formulating a service strategy (OGC2007) 9

4 Alur penelitian 12

5 Diagram Importance dan Performance Matrix (Fatmawati 2013) 15 6 Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin 27

7 Karakteristik responden berdasarkan pekerjaan 27

8 Karakteristik responden berdasarkan pendidikan 28

9 Diagram Kartesius IPA 32

10 Tampilan katalog online PUSTAKA 40

11 Analisis pengembangan katalog online 40

12 Tampilan utama website PUSTAKA 42

13 Pengembangan website perpustakaan 43

14 Analisis pengembangan koleksi elektronis 45

15 Peningkatan akses internet Error! Bookmark not defined.

DAFTAR LAMPIRAN

1 Tabel penentuan jumlah sampel dari populasi tertentu dengan taraf kesalahan 1%, 5% dan 10% (Sugiyono 2011)

1

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi berdampak pada berbagai organisasi perpustakaan, tidak terkecuali Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA) sebagai perpustakaan khusus dan sebagai salah satu penyedia informasi dan ilmu pengetahuan. Kedudukan PUSTAKA adalah sebagai pengelolaan perpustakaan dan penyebaran informasi Iptek pertanian melalui Peraturan Menteri Pertanian No. 61/Permentan/OT.140./10/2010 dan Keputusan Menteri Pertanian Nomor 873/Kpts/HM.430/11/1984 tentang penunjukan PUSTAKA sebagai perpustakaan deposit Departemen Pertanian. Oleh karena itu, PUSTAKA diharapkan mampu berkontribusi nyata dalam proses pengembangan inovasi pertanian dan juga harus mampu bersaing dalam era digital saat ini. Visi PUSTAKA dalam lima tahun ke depan adalah menjadi lembaga pelayanan informasi yang terpercaya dalam mendukung pengembangan inovasi pertanian.

2

PUSTAKA dibuat pada tahun 2006 dan sampai saat ini belum ada kelanjutan dari grand desain tersebut. Hal tersebut perlu dilakukan seiring dengan perubahan dan perkembangan jaman. Seluruh perencanaan kegiatan di perpustakaan saat ini mengacu pada Rencana Strategis PUSTAKA, termasuk kegiatan layanan perpustakaan. Oleh karena itu perlu adanya kajian layanan perpustakaan berbasis TI saat ini di PUSTAKA untuk mengetahui apakah layanan yang telah ada sudah memberikan kepuasan terhadap pemustakanya. Kajian tersebut dapat membantu PUSTAKA dalam penyusunan perencanaan strategis layanan perpustakaan berbasis TI yang baik yang akan berdampak pada keberhasilan pemanfaatan TI di perpustakaan.

Pentingnya inovasi layanan pepustakaan melalui berbagai media membutuhkan dukungan layanan teknologi informasi yang baik. Information Technology Infrastructure Library Versi 3 (IT-ILV3) merupakan suatu kerangka kerja umum untuk tata kelola teknologi informasi yang menyediakan best practice dengan memfokuskan pada pengukuran dan perbaikan kualitas layanan TI secara terus-menerus dilihat dari perspektif bisnis dan pelanggan. IT-IL V3 memastikan akan menjadi faktor yang memiliki peran penting sebagai best practice berkaitan dengan pengelolaan infrastruktur perpustakaan digital (Cervone 2008). Siklus layanan IT-IL V3 meliputi service strategy, service design, service transition, service operation dan continual service improvement. IT-IL V3 sebagai sebuah framework mampu meingkatkan layanan atau computing service di sektor TI dengan memberikan arahan pada tahap yang spesifik dalam siklus mengelola layanan (service management lifecycle), sehingga penggunaan TI lebih efektif dan efisien (Wibowo 2016).

Penelitian ini akan dilakukan pada area service strategy IT-IL V3. Area service strategy dapat menjadi panduan untuk melakukan perencanaan strategis layanan teknologi informasi pada perpustakaan. Area service strategy meliputi perencanaan strategis manajemen layanan dan keterpaduan pelayanan dengan strategis bisnis. Untuk memperjelas dalam menentukan sasaran, kebijakan maupun panduan untuk menyusun sebuah perencanaan strategis, maka perlu digunakan model tahapan pada service strategy. Penelitian ini akan mengacu pada model service strategy yang telah diformulasikan oleh OGC tahun 2007. Kebaruan penelitian pada area service strategy khususnya untuk bidang perpustakaan menjadi penelitian baru yang akan dapat memberikan warna lain terhadap penelitian di perpustakaan, dokumentasi dan informasi.

Tahapan awal penelitian adalah strategic assessment, yaitu untuk mengetahui kualitas layanan perpustakaan PUSTAKA saat ini dilihat dari pengelola melalui wawancara dan dari pemustaka melalui survei. LibQual sebagai metode survei berbasis pemustaka membantu perpustakaan dalam penilaian dan peningkatan layanan perpustakaan (Fatmawati 2013). Indikator LibQual dalam penelitian ini antara lain service affect, library as place, personal control, dan information access. Analisis menggunakan model importance performance analysis (IPA) dalam LibQual dapat memudahkan untuk mengkaji kualitas dan kinerja layanan sehingga dapat menampilkan hasil analisis usulan perbaikan kinerja perpustakaan secara komprehensif sesuai dengan prioritas.

3 (strenght, weakness, opportunity and threat ). Analisis SWOT ini untuk menentukan rekomendasi strategi layanan perpustakaan berbasis TI yang diperlukan oleh PUSTAKA. Pentingnya sebuah perencanaan strategis layanan perpustakaan berbasiskan teknologi informasi menjadi alasan kuat bahwa penelitian ini sangat perlu dilakukan. Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan rekomendasi bagi penyusunan rencana strategis layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi bagi PUSTAKA.

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada, yaitu:

1. Bagaimana kegiatan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi PUSTAKA

2. Bagaimana mengidentifikasi prioritas perspektif dan sasaran strategis layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi PUSTAKA

3. Bagaimana perencanaan strategis layanan perpustakaan berbasis TI berdasarkan IT-IL Versi 3 pada area service strategy.

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini untuk merancang rencana strategis layanan perpustakaan berbasis TI dengan menggunakan framework IT-IL V3.

Manfaat Penelitian

Penelitian ini dapat memberikan tambahan referensi sebagai dasar dalam penyusunan rencana strategis layanan perpustakaan dan memberi manfaat untuk peningkatan dan pengembangan layanan dan pengelolaan perpustakaan dengan perencanaan teknologi informasi yang baik.

Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian dibatasi pada:

1. Penyusunan/perancangan rencana strategis layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi di PUSTAKA dengan menggunakan framework IT-IL versi 3 pada area service strategy.

4

2

TINJAUAN PUSTAKA

Perencanaan Strategis

Aspek manajemen yang sangat penting dilakukan dalam sebuah organisasi adalah perencanaan strategis. Perencanaan strategis oleh Stueart (2007) didefinisikan sebagai sebuah metode yang sistematis yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk melakukan perubahan yang diinginkan. Robert dan Rowly dalam Fahmi (2011) menyatakan bahwa perencanaan strategis merupakan suatu kegiatan ataupun proses terstruktur dan tersistematis bersifat siklus untuk mempertimbangkan masa yang akan datang, menilai peluang dan pilihan, dan selanjutnya memilih dan melaksanakan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Saleh (2014) menyatakan bahwa alasan penting dibuatnya perencanaan adalah untuk menghindari ketidakpastian langkah, serta perubahan-perubahan sehingga kita dapat fokus pada langkah-langkah kita ke arah sasaran dan target yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu untuk memilih alternatif operasi yang ekonomis, serta untuk kepentingan pengawasan.

Bryson dalam bukunya Effective Library and Information Centre Management yang dikutip oleh Fahmi (2011) menyebutkan bahwa proses perencanaan strategis pada pusat informasi dan perpustakaan terdiri atas enam tahapan yaitu: 1) menyusun pernyataan visi dan misi sebagai penentu posisi dan keinginan organisasi di masa datang serta menggambarkan misi inti organisasi yang berbeda dengan layanan lainnya; 2) melakukan audit situasi; 3) melakukan evaluasi kebutuhan; 4) menetapkan tujuan; 5) menyusun program-program; 6) melakukan penilaian program. Beberapa uraian diatas menggambarkan bahwa keberhasilan sebuah organisasi untuk mencapai tujuannya berawal melalui perencanaan strategis. Berawal dari bagaimana organisasi tersebut melakukan sebuah perencanaan yang dilakukan dengan menganalisis lingkungan strategis baik internal maupun eksternal, sehingga menghasilkan sebuah perencanaan strategis yang nantinya akan dilaksanakan dengan konsisten dan dilakukan evaluasi sehingga tercapai tujuan organisasi.

Teknologi Informasi

Teknologi informasi didefinisikan oleh Boar (2001) sebagai hubungan dari bentuk informasi (text, suara, video, gambar dan grafik) untuk fungsi informasi yang meliputi pengolahan, proses, penyimpanan dan pengiriman. Pengertian teknologi informasi juga dapat diartikan sebagai suatu teknologi yang digunakan untuk menghasilkan, mengolah, menyimpan serta menyebarkan informasi (Santi 2008). Beberapa definisi tentang teknologi informasi dalam tulisan Vijayakumar (2011) disebutkan:

5 b) Teknologi informasi didefinisikan oleh ALA Glossary sebagai aplikasi komputer dan teknologi untuk akuisisi, organisasi, penyimpanan, pengambilan dan penyebaran informasi.

c) Teknologi informasi diartikan oleh the British Department of Industry sebagai akuisisi, pengolahan, penyimpanan dan penyebaran suara, bergambar, tekstual dan informasi numerik oleh mikroelektronika berbasis komputasi dan telekomunikasi.

Kemajuan teknologi seperti internet membawa perubahan yang sangat besar pada era informasi saat ini. Melalui internet, informasi menjadi tidak terbatas oleh waktu dan tempat. Perubahan perilaku pencari informasi juga mengalami perubahan dengan kehadiran internet. Melalui kemajuan teknologi tersebut, pencari informasi dapat menjelajah tanpa dibatasi jarak dan waktu dan dapat memperoleh informasi sebanyak-banyaknya melalui berbagai sumber. Meskipun hal tersebut

pada akhirnya menimbulkan masalah baru yaitu “kebanjiran” informasi.

Penerapan Teknologi Informasi di Perpustakaan

Undang-Undang No.43 tahun 2007 tentang perpustakaan, pasal 14 ayat 3

menyebutkan bahwa: “Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi”. Selanjutnya pada

pasal 12 ayat 1 menjelaskan bahwa: “Koleksi perpustakaan diseleksi, diolah, disimpan, dilayankan, dan dikembangkan, sesuai dengan kepentingan pemustaka

dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi”.

Kedua pasal tersebut menjadi salah satu faktor pendukung yang kuat bagi perpustakaan untuk menerapkan dan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi di perpustakan. Penerapan teknologi informasi di perpustakaan ini semata-mata untuk menjaga eksistensi perpustakaan sebagai pusat informasi, pendidikan dan pembelajaran seumur hidup.

Teknologi informasi sebagaimana teknologi lainnya memiliki sisi positif dan negatif, TI dapat digunakan sebagai alat untuk peningkatan kinerja dan pencapaian tujuan atau dapat berpengaruh sebaliknya sehingga harus dikelola secara bijaksana (Silanegara 2011). Penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi perpustakaan memerlukan evaluasi kebutuhan akan teknologi informasi sebagai upaya kesiapan perpustakaan dalam mengoptimalkan penerapan TI di perpustakaan sehingga penerapan TI di perpustakaan bukan hanya sekedar gengsi tetapi sebagai strategi (Ishak 2008).

6

Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh Rufaidah (2013) diketahui bahwa 96,7% perpustakaan di lingkup Badan Litbang Pertanian telah menggunakan aplikasi berbasis teknologi informasi. Aplikasi teknologi informasi dimanfaatkan dalam kegiatan pengolahan sebanyak 26,67%, kegiatan administrasi 23,33% dan pelayanan perpustakaan 16,67%. Pemanfaatan teknologi informasi dalam kegiatan layanan perpustakaan menjadi sebuah tantangan dan kesempatan untuk menunjukkan eksistensi perpustakaan sebagai pusat informasi, penelitian dan pendidikan. Perubahan perilaku pemustaka yang telah dipengaruhi kemajuan teknologi informasi menuntut perpustakaan untuk melakukan inovasi layanan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan informasi dan untuk memberikan kepuasan terhadap pemustakanya.

Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi

Perpustakaan perlu melakukan inovasi untuk meningkatkan daya saing. Hal ini bertujuan agar pemanfaatan teknologi informasi dalam kegiatan layanan di perpustaaan dapat memberikan nilai tambah dan dapat memberikan competitive advantage sebagai salah satu penyedia informasi yang memiliki peran sebagai pusat pembelajaran, penelitian, dan rekreasi. Penerapan teknologi informasi dalam kegiatan layanan perpustakaan menurut Zuhrah (2011) dapat diaplikasikan dalam kegiatan layanan sirkulasi, layanan referensi dan hasil-hasil penelitian, layanan jurnal/majalah/berkala, layanan multimedia/audio visual, layanan internet dan computer station, sebagai pengamanan koleksi, dan untuk kegiatan pengadaan. Dari penelitian yang dilakukan oleh Rufaidah (2013), diketahui bahwa layanan informasi yang paling banyak dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan di lingkup Badan Litbang Pertanian adalah kombinasi layanan elektronik dan manual. Layanan elektronik yang paling diminati adalah layanan informasi online. Oleh karena itu, internet memiliki peran penting dalam mendukung kegiatan layanan di perpustakaan.

7

Gambar 1. Layanan elektronis perpustakaan (ISO 2789 2006)

Layanan elektronis yang merujuk pada Gambar 1 dalam ISO 2789 tahun 2006 tersebut menggambarkan beberapa layanan berbasis teknologi informasi yaitu layanan elektronis dalam beberapa bentuk layanan yaitu katalog online, website perpustakaan, koleksi elektronis, pengiriman dokumen elektronis melalui media, layanan rujukan online, pelatihan pengguna untuk layanan elektronis dan adanya akses internet. Untuk mendukung layanan tersebut maka harus tersedia database fullteks dalam bentuk digital, baik buku, jurnal, abstrak ataupun sumber informasi dalam format yang lainnya serta jaringan yang baik sebagai media penyebaran informasinya.

Information Technology Infrastructure Library (IT-IL) Versi 3

Information Technology Infrastructure Library (IT-IL) merupakan suatu kerangka kerja umum untuk tata kelola teknologi informasi (TI) yang menyediakan best practice dengan memfokuskan pada pengukuran dan perbaikan kualitas layanan TI secara terus-menerus dilihat dari perspektif bisnis dan pelanggan ( TSO 2012). IT-IL V3 diterima secara luas sebagai panduan “best practice” untuk information technology service management (ITSM) dengan fokus proses dan service (Petrovic 2009). Implementasi IT-IL digunakan agar dapat mengurangi biaya operational, meningkatkan layanan, meningkatkan pemenuhan dan kepuasan pengguna.

8

Gambar 2. ITIL V3 service life cycle (Jong A et.al 2008)

Merujuk pada Gambar 2 , Arjen de Jong (2008) dalam bukunya ITIL V3 Foundation Exam-The Study Guide menjelaskan tahapan-tahapan IT-IL versi 3 sebagai berikut:

1) Service strategy

Service strategy merupakan tahapan kritis dalam keseluruhan proses IT-IL, service strategy memberikan panduan melalui pola-pola, perkembangan dan implementasi manajemen layanan sebagai aset strategis. Tujuan utamanya adalah membantu penyedia layanan meningkatkan kemampuan berfikir dan bertindak dalam membuat strategi. Secara umum service strategy meliputi perencanaan strategis manajemen layanan dan keterpaduan pelayanan dengan strategis bisnis. Area ini mencakup beberapa aspek strategis seperti pembangunan layanan yang jelas, memahami layanan apa yang harus ditawarkan, kepada siapa, bagaimana layanan dikembangkan, bagaimana potensi dan “value” apa yang akan ditawarkan, bagaimana strategi untuk mengamankan investasi dan aset di layanan dan bagaimana alokasi sumber daya yang tersedia, serta dampak optimal dari alokasi yang diberikan bagi layanan.

2) Service design

Service design mencakup layanan desain, pengembangan layanan dan semua proses yang terkait. Tujuan utama tahapan ini adalah adanya desain baru atau melakukan perubahan desain.

3) Service transition

Service transition terdiri dari manajemen dan koordinasi dari proses pengujian sistem dan fungsi yang baru dibangun ataupun dari perubahan yang dilakukan, bagaimana persyaratan dalam tahapan desain berdasarkan pengguna dan pengambil kebijakan. Tujuan dari service transition adalah mendukung proses perubahan bisnis, mengurangi variasi dalam kinerja dan untuk mengatahui kesalahan pada desain layanan yang baru atau yang dirubah dan memastikan layanan memenuhi persyaratan spesifikasi layanan.

4) Service operation

Tujuan service operation adalah memberikan dukungan layanan yang efisien dan efektif dan menjaga stabilitas dalam operasi layanan dan pada saat yang sama memungkinkan untuk melakukan perubahan dan perbaikan.

5) Continual service improvement

9 untuk mengidentifikasi layanan yang menguntungkan sebagai perbaikan layanan yang berkelanjutan. Tujuan continual service improvement adalah perbaikan berkelanjutan layanan TI yang efektif dan efisien.

IT-IL didefinisikan oleh Dipaloka (2010) sebagai kerangka kerja yang dapat digunakan untuk membantu organisasi dalam mengembangkan proses information technology service management. Model-model yang disediakan dalam IT-IL menunjukkan goals/tujuan aktivitas general, masukan, dan keluaran dari berbagai proses yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Service strategy terletak pada inti dari siklus hidup layanan ITIL V3, pada tahapan ini akan memberikan bimbingan dengan merancang, mengembangkan dan menerapkan layanan manajemen sebagai aset strategis. Service strategy memiliki tujuan utama membantu penyedia layanan agar dapat mengembangkan kemampuan untuk berfikir dan bertindak secara strategis. Service strategy menetapkan panduan untuk membantu penyedia layanan membangun strategi layanan yang jelas dalam jangka panjang. Proses yang terjadi pada tahapan service strategy meliputi: financial management sebagai langkah mengantisipasi finansial yang diperlukan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi biaya; demand management dilakukan sebagai proses memprediksi kemungkinan dengan tepat tentang pembelian sebuah produk, mana yang memungkinkan untuk menyeimbangkan antara permintaan dengan sumber yang tersedia; dan service portofolio management merupakan sebuah metode yang mengelola keseluruhan investasi dalam sebuah nilai bisnis dengan memaksimalkan nilai yang dapat dibuat dengan melakukan manajemen resiko dan biaya (Jong A et.al 2008).

Proses pada tahapan service strategy memerlukan sebuah model sebagai representasi untuk memperjelas dari berbagai proses yang terjadi, untuk menjamin keberhasilan. Strategi meliputi bagaimana bertindak dengan baik. Service strategy harus dibuat dan diformulasikan dengan baik (OGC 2007). Melalui model tahapan pada area service strategy diharapkan akan memperjelas dalam menentukan sasaran, kebijakan maupun panduan untuk melakukan sebuah perencanaan strategis teknologi informasi. Gambar 3 merupakan proses pada area service strategy yang dapat digunakan sebagai acuan alur penelitian.

10

L ibQUAL

LibQual merupakan instrumen survei kualitas layanan yang dikembangkan oleh the Association of Research Libraries (ARL) dengan Texas A&M University. LibQual merupakan survei untuk mengukur persepsi pemustaka atas layanan yang diberikan dan membantu perpustakaan mengidentifikasi layanan mana yang memerlukan perbaikan dengan tujuan utama untuk memperbaiki layanan kepada pemustaka. LibQual merupakan suatu metode yang digunakan oleh perpustakaan untuk mengumpulkan, mencari, memahami, dan menanggapi opini pemustakanya terhadap kualitas pelayanan yang diberikan (Nurkertamanda 2009). Instrumen dalam LibQual berdasarkan konsep dari framwork Servqual yang mendefinisikan kualitas layanan sebagai perbandingan antarapersepsi dan harapan pemustaka menggunakan disconfirmation /confirmation theory (Rehman 2012).

Dimensi dalam LibQual mengalami perubahan dari perkembangan butir-butir pertanyaan yang diajukan dalam masing-masing dimensi. Evolusi perkembangan jumlah butir pertanyaan dalam dimensi LibQual dari semula 41 pertanyaan, kemudian 56 pertanyaan, lalu menjadi 25 pertanyaan dan terakhir 22 pertanyaan (Fatmawati 2013). LibQual dikategorikan dalam tiga dimensi yaitu:

1. Affect of Service yaitu kemampuan, sikap dan mental pustakawan dan petugas perpustakaan dalam melayani pengguna (meliputi: assurance, emphaty, responsiviness, dan reliability)

2. Information Access yaitu meliputi ketersediaan koleksi, kekuatan koleksi yang dimilki, kemudahan mengakses, navigasi yang mudah, peralatan, timeliness yaitu kecepatan untuk mendapatkan informasi, kenyamanan dan kepercayaan diri.

3. Library as Place yaitu perpustakaan sebagai sebuah tempat. Berkaitan dengan keampuhan perpustakaan memenuhi harapan pengguna dalam penyediaan fasilitas ( Killick 2012).

Teori LibQual tahun 2002 menggunakan empat dimensi sebagai variabel pengukurannya yaitu dimensi service affect, library as place, personal control dan information access. Dimensi personal control ini berkaitan dengan kemudahan navigasi, kenyamanan, peralatan dan kepercayaan diri sehingga pemustaka dapat melakukan sendiri dalam melakukan pencarian informasi tanpa dibantu oleh pustakawan. Menurut Fatmawati (2013) LibQual 2002 memiliki dimensi dan pembagian indikator pengukurannya yang lebih rinci dan jelas dibandingkan LibQual tahun 2003-2009 yang mempersempit menjadi tiga dimensi. Penelitian evaluasi dengan LibQual dilakukan sebagai salah satu bentuk quality control untuk mempertahankan dan meningkatkan kualitas layanan kepada para pemustaka (Restuti 2013)

Importance Performance Analysis (IPA)

11 oleh John A. Martilla dan John C. James tahun 1977, kemudian pada tahun 1985 oleh Hawes dan Rao dan pada tahun 2001 oleh Myers, analisis IPA diaplikasikan untuk mengevaluasi posisi kompetitif perusahaan di pasar, berpeluang mengidentifikasi perbaikan, dan hasilnya sebagai petunjuk perencanaan strategis. Metode IPA dilakukan dengan menghitung nilai rata-rata tingkat kinerja (performance) dan nilai rata-rata tingkat harapan yang sebenarnya (importance) dari masing-masing atribut, kemudian dilakukan perhitungan untuk mencari nilai rata-rata global masing-masing untuk performance dan importance yang nantinya akan menjadi garis pemisah dalam matriks IPA (Fatmawati 2013)

Fatmawati (2013) menghitung nilai rata-rata tingkat kinerja (performance) seperti pada persamaan (i) dan nilai rata-rata tingkat harapan yang sebenarnya (importance) dalam persamaan (ii)

__ ∑Xi

Xi = ─── (i) n

Dimana: __

Xi : skor rata-rata tingkat kinerja layanan perpustakaan untuk indikator ke-i

∑Xi : jumlah skor tingkat kinerja layanan pada indikator ke-i n : jumlah sampel

__ ∑Yi

Yi = ─── (ii) n

Dimana: __

Yi : skor rata-rata tingkat kepentingan terhadap layanan perpustakaan untuk indikator ke-i

∑Yi : jumlah skor tingkat kepentingan pada indikator ke-i n : jumlah sampel

SWOT

12

Penelitian Terkait

Penelitian IT-IL sebagai sebuah framework untuk melakukan pengelolaan perpustakaan dilakukan oleh Cevron (2008). Beberapa penelitian IT-IL dilakukan pada area service operation, seperti Permana (2011), Wijaya (2013), Rachmi et.al. (2014) memanfaatkan IT-IL sebagai framework untuk menangani service desk dan incident management. Sedangkan Fauzi (2014) menggunakan ITIL sebagai framework untuk melakukan analisis layanan TI pada area service operation. Mourad (2014) melakukan penelitian terhadap dampak cloud computing pada empat organisasi terhadap proses service strategy IT-IL dan feedback pada service strategy setelah pemanfaatan cloud computing. Penelitian-penelitian yang telah dilakukan lebih banyak kepada area service operation untuk meningkatkan service level management yang dimiliki.

3

METODE

Metode penelitian ini menggunakan mixed methods yaitu metode kualitatif dan metode kuantitatif. Mengacu pada teori Creswell tentang model penelitian sequential exploratory strategy, dimana metode ini melibatkan tahap pertama pengumpulan data kualitatif dan analisis dilanjutkan tahap kedua pengumpulan data kuantitatif dan analisis yang berdasarkan pada hasil fase pertama kualitatif (Syaikhu 2011).

Metode kualitatif dilakukan melalui wawancara terhadap responden yang telah ditentukan oleh peneliti untuk menggali informasi-informasi yang lebih mendalam. Sedangkan metode kuantitatif dilakukan dengan menggunakan kuesioner dengan metode LibQual yang dirancang dengan menggunakan skala Likert untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna terhadap layanan perpustakaan saat ini dengan melihat tingkat kepentingan dan kinerja layanan perpustakaan.

Alur pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 4, yang mengadopsi forming and formulating service strategy (OGC 2007).

13 Studi Pendahuluan

Pada tahapan studi pendahuluan dilakukan studi literatur dan observasi. Studi literatur merupakan metode pengumpulan data melalui buku, jurnal atau internet sebagai referensi untuk membuat landasan teori dan melakukan acuan analisa penelitian. Adapun kegiatan observasi dilakukan melalui:

Wawancara

Wawancara dilakukan dengan menggunakan metode pengambilan sampel purposive sampling, peneliti memilih beberapa sampel berdasarkan pada kriteria tertentu (Siregar 2011). Wawancara dilakukan kepada 1 orang kepala bidang perpustakaan, 1 orang kepala sub bidang layanan perpustakaan, 4 orang pustakawan di bagian layanan dan 2 orang staf TI yang membantu dalam kegiatan perpustakaan. Total sebanyak 8 orang berdasarkan dari struktur organisasi yang ada. Metode pengumpulan data ini untuk mengetahui kondisi layanan perpustakaan dan layanan teknologi informasi yang mendukung kegiatan layanan perpustakaan secara lebih mendalam. Selain pertanyaan wawancara terstruktur, responden juga diberikan beberapa pertanyaan dalam bentuk pertanyaan yang telah disediakan jawabannya dalam skala penilaian. Pengumpulan data melalui wawancara dan kuesioner bagi pihak internal PUSTAKA bertujuan untuk menggali informasi dan mengumpulkan data secara internal.

Kuesioner

Kuesioner dibuat untuk mengetahui kondisi layanan perpustakaan dengan mengacu pada ISO 2789 tentang layanan elektronis. Adapun pengukuran terhadap kualitas layanan dengan menggunakan metode LibQual sebagai dimensi kualitas jasa seperti affect of service, information control, library as place, dan information access (Fatmawati 2013). Pada penelitian ini dimensi LibQual diturunkan menjadi 35 indikator. Kuesioner penelitian yang digunakan dalam penelitian ini bersifat tertutup, artinya setiap pertanyaan sudah disediakan kemungkinan jawabannya. Kuesioner tertutup memiliki keunggulan terhadap kecepatan responden untuk memberikan jawaban, dan data yang diperoleh dapat diolah secara kuantitatif.

Kuesioner terbagi beberapa bagian, pertama adalah identitas responden sebagai sarana untuk mengetahui karakteristik responden. Kedua merupakan informasi mengenai pertanyaan yang mengacu pada dimensi LibQual. Ketiga sebagai pembobotan yang digunakan untuk menilai tingkat kepentingan layanan perpustakaan dan keempat pembobotan yang digunakan untuk menilai tingkat kinerja layanan perpustakaan. Pembobotan dengan memberikan skor pada kuesioner seperti pada Tabel 1.

Tabel 1. Nilai/skor pada kuesioner

14

Merujuk pada Sugiyono (2011), sampel diambil menggunakan rumus pendekatan Isac Michel dengan tingkat ketelitian sebesar 1%, 5% dan 10%. Metode pengambilan sampel menggunakan purposive sampling, merupakan metode penetapan responden untuk dijadikan sampel berdasarkan pada kriteria tertentu. Kriteria disini adalah, responden pernah datang langsung ke PUSTAKA dan pernah mendapatkan layanan perpustakaan baik secara tatap muka langsung maupun melalui elektronik mail. Pada penelitian ini pengambilan sampel berdasarkan dari data kunjungan selama dua tahun terakhir yang menunjukkan rata-rata kunjungan per bulan sebanyak 120 orang. Berdasarkan data tersebut, maka sampel akan diambil berdasarkan tabel Isac Michel dengan asumsi populasi sebanyak 120 dan tingkat ketelitian 10% maka didapatkan sampel sebanyak 83 orang. Tabel sampel dapat dilihat pada lampiran 1.

Penilaian Strategi

Analisis faktor internal dan ekternal

Analisis faktor eksternal dan internal perlu dilakukan pada tahapan awal untuk mengetahui kesiapan apa yang telah dimiliki, sehingga bisa membangun layanan yang unik. Analisis faktor internal dan eksternal melihat dari berbagai faktor seperti kekuatan, kelemahan, kompetensi khusus yang dimiliki, tantangan dan peluang apa yang dimiliki.

Analisis terhadap faktor internal menggunakan analisis SWOT dilakukan melalui data hasil wawancara untuk mengetahui kekuatan, peluang, kelemahan dan hambatan apa yang akan mempengaruhi kegiatan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi di PUSTAKA. Data wawancara dikuatkan oleh dokumen pendukung. Analisis faktor eksternal akan dilakukan melalui hasil kuesioner dengan metode Importance Performance Analysis (IPA) dan Indeks Kepuasan Pengguna (IKP). Pengukuran kualitas layanan melalui LibQual dengan skala Likert dinyatakan dengan urutan bobot 5,4,3,2 dan 1 dengan penilaian 5 (sangat baik), 4 (baik), 3 (kurang baik), 2 (tidak baik), 1 (sangat tidak baik) digunakan untuk memberikan penilaian responden terhadap tingkat kepuasan atau kinerja dan tingkat kepentingan dengan urutan bobot 5,4,3,2 dan 1 dengan penilaian 5 (sangat penting), 4 (penting), 3 (kurang penting), 2 (tidak penting), 1 (sangat tidak penting). Analisis data dilakukan dengan menentukan tingkat kesesuaian antara tingkat kepentingan dan tingkat kinerja layanan perpustakaan dengan membandingkan skor kinerja dengan skor kepentingan untuk setiap indikator. Seperti terlihat pada persamaan (iii).

15 LibQual

Selanjutnya dilakukan perhitungan rata-rata setiap indikator dalam dimensi LibQual yang dipersepsikan oleh pemustaka, menggunakan persamaan yang merujuk pada persamaan (i) sebagai skor rata-rata tingkat kinerja layanan perpustakaan dan merujuk persamaan (ii) untuk menghitung skor rata-rata tingkat kepentingan layanan perpustakaan bagi pemustaka.

Pemetaan ke dalam diagram kartesius dilakukan dengan menentukan rata-rata seluruh indikator kepentingan (Y) dan kinerja (X) yang menjadi batas pada diagram kartesius. Gambar kuadran IPA dapat dilihat pada Gambar 5. Pada gambar tersebut Xii menunjukkan rata-rata skor tingkat kinerja layanan perpustakaan seluruh indikator sedangkan Yii menunjukkan rata-rata tingkat kepentingan seluruh indikator yang mempengaruhi kualitas layanan perpustakaan. Penilaian untuk setiap kuadran adalah sebagai berikut:

 Kuadran I (high importance dan low performance) menggambarkan tingkat kepuasan yang masih sangat rendah sehingga idikator dalam kuadran ini harus ditingkatkan.

 Kuadran II (high importance dan high performance) artinya pertahankan prestasi, indikator yang terdapat pada kuadran ini kinerjanya sudah mencapai tingkat kepentingan yang diharapkan.

 Kuadran III (low importance dan low performance) artinya prioritas rendah, kelompok ini mempunyai tingkat persepsi atau kinerja aktual yang tidak terlalu bagus/rendah dan memang tidak dianggap terlalu penting oleh pemustaka.

 Kuadran IV (low importance dan high performance) artinya terlalu berlebih, dalam kelompok ini kinerjanya melebihi apa yang diharapkan oleh pemustaka atau bisa dikatakan tidak dianggap terlalu penting atau tidak terlalu diharapkan

Gambar 5. Diagram Importance dan Performance Matrix (Fatmawati 2013)

Indeks Kepuasan Pengguna (Customer Satisfaction Index)

16

kepentingan dari layanan perpustakaan yang dilakukan oleh PUSTAKA. Untuk mengetahui IKP, maka perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut (Fatmawati 2013):

1. Menghitung rata-rata skor kepentingan (I) dan rata-rata skor kepuasan atau kinerja (P) dari masing-masing indikator.

2. Menghitung total nilai rata-rata skor kepentingan (Y) dengan menjumlahkan nilai rata-rata skor kepentingan (I) dari masing-masing indikator

3. Menghitung weight score (S) dengan cara mengalikan antara weighting factor (I) dengan skor kepuasan (P) masing-masng indikator.

4. Menghitung weight avarage (T) yang didapat dari penjumlahan weight score (S) menjadi total weight score (Total S) dari seluruh indikator. 5. Menghitung importance weighting factors dengan cara skor masing-masing

indikator dibagi total kepentingan seluruh indikator (T/5Y)

6. IKP dihitung dengan membagi weight average (T) dengan skala maksimum yang digunakan yaitu 5 kemudian dikalikan 100%

Menghitung persentase IKP oleh Poehandry (2013) dapat digambarkan seperti dalam Tabel 2.

Tabel 2. Indeks Kepuasan Pengguna

Atribut Kepentingan (I) Kepuasan (P) Skor (S) Skala: 1-5 Skala: 1-5 (S)= (I) x (P)

……. …….. ……..

Skor Total Total (I) = (Y) Total (S) = (T)

Persamaan (iv) untuk menentukan rata-rata skor kepentingan dari masing-masing indikator.

Ii =

(

∑�_�=1�

�

)

(iv)

Dimana : n = jumlah responden

Ii = skor rata-rata kepentingan indikator I ke-i Persamaan (v) untuk menentukan rata-rata skor kinerja dari masing-masing indikator.

Pi =

(

∑�_�=1�

�

)

(v)

Dimana : n = jumlah responden

17 Persamaan (vi) untuk menghitung total nilai rata-rata skor kepentingan (Y) dengan menjumlahkan nilai rata-rata skor kepentingan (I) dari masing-masing indikator.

Y =

∑

₌₁

��

(vi) Dimana : k = Jumlah indikator

Y = total nilai rata-rata skor rata-rata kepentingan Persamaan (vii) untuk menghitung weight score (Si)

Si = Ii x Pi (vii) Dimana : Ii = skor kepentingan indikator ke-i

Pi = skor kinerja indikator ke-i Persamaan (viii) untuk menghitung weight average (T)

T =

∑

₌₁

��

(viii)

Persamaan (ix) merupakan persentase IKP

T (ix) IKP = ───

5Y

Dimana: T = weight average

5 = skala maksimum yang digunakan Y = total nilai rata-rata seluruh kepentingan

Nilai IKP yang diperoleh pada Persamaan (ix) diinterpretasikan kedalam kriteria nilai IKP berdasarkan pada Tabel 3.

Tabel 3. Kriteria nilai IKP

Menentukan tujuan

Tahapan dalam menentukan tujuan dilakukan dengan melihat hasil dari faktor internal dan eksternal. Selanjutnya dilakukan pemetaan faktor-faktor internal dan eksternal dengan mengacu pada ISO 2789 tentang Layanan Elektronis (Gambar 1) yang menghasilkan beberapa objek yang akan menjadi prioritas dalam perencanaan strategis.

Nilai IKP Kriteria IKP 0.81 - 1.00 Sangat Puas 0.66- 0.80 Puas

18

Pembangunan Strategi, evaluasi dan seleksi

Data wawancara dianalisis menggunakan SWOT. Data kuesioner dianalisis menggunakan metode IPA dan IKP dengan statistik deskriptif. Analisis tersebut untuk mengevaluasi kualitas layanan dan mengukur kepuasan pengguna sehingga dapat diketahui seberapa penting sebuah layanan perpustakaan bagi pemustaka dan bagaimana kinerja perpustakaan dalam penyediaan layanannya. Melalui Diagram Importance dan Performance Matrix, dapat dihasilkan analisis usulan perbaikan kinerja perpustakaan secara lebih komprehensif sesuai dengan prioritas. Hasil dari data kuesioner dianalisa kembali dengan melihat dari analisa data wawancara. Hasil analisa keduanya kemudian dianalisis lebih lanjut untuk:

1. Menentukan visi layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi

2. Menentukan kebijakan atas kegiatan layanan perpustakaan yang didukung layanan teknologi informasi

3. Membuat perencanaan layanan kegiatan perpustakaan dengan dukungan layanan teknologi informasi yang baik

4. Tindakan apa yang akan dilakukan

Output

Berdasarkan hasil analisis data maka selanjutnya dirumuskan rekomendasi untuk perencanaan strategis layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi berdasarkan tingkat kepentingan dan harapan dari pemustaka sehingga meningkatkan kinerja dan kepuasan pemustaka terhadap kegiatan layanan perpustakaan di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian.

Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian, Bogor. Penelitian berlangsung selama 10 bulan dimulai pada bulan November 2015 sampai dengan Agustus 2016.

4

HASIL DAN PEMBAHASAN

Identifikasi Profil Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian (PUSTAKA)

19 fungsi dan nama. Pada Bulan Maret tahun 2000, berdasarkan Surat keputusan Menteri pertanian nomor 160/2000 nama PUSTAKA menjadi Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian. Ada beberapa Keputusan/ Peraturan/ Instruksi Menteri terkait dengan kedudukan PUSTAKA dalam organisasi dan tata kerja Kementerian Pertanian, hal tersebut dapat dilihat pada Tabel 4.

Tabel 4. Daftar Keputusan/Peraturan/Instruksi Menteri Pertanian terkait dengan kedudukan PUSTAKA

No Keputusan/ Peraturan/ Instruksi Perihal

1 Peraturan Menteri Pertanian (Permentan) Nomor

61/Permentan/ OT.140/10/2010

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertanian: Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

2 Peraturan Menteri Pertanian (Permentan) Nomor 329/Kpts/ OT.220/8/2005

Pembinaan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

3 Keputusan Menteri Pertanian Nomor 487/Kpts/OT.210/8/2002

Kewenangan Pembinaan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian

4 Keputusan Menteri Pertanian Nomor 873/Kpts/HM.430/11/1984

Penegasan atas instruksi menteri Nomor 43 tahun 1969 tentang penunjukkan PUSTAKA sebagai perpustakaan deposit Departemen Pertanian

5 Instruksi Menteri Pertanian Nomor 43/Kpts/UM/2/1969, tanggal 10 Februari 1969.

PUSTAKA sebagai pusat deposit laporan hasil survei / penelitian / kerjasama /seminar / lokakarya/ simposium,publikasi ilmiah, majalah, buletin, sertabahan-bahan dokumentasi dan perpustakaan lainnya yang dikeluarkanoleh instansi lingkup Departemen Pertanian.

6 Keputusan Menteri Pertanian Nomor 631/Kpts/OT.140/2011

Pengalihan Pembinaan Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian memutuskan dan menetapkan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, PUSTAKA dibina oleh Badan Litbang Pertanian.

20

Litbang Pertanian. Selanjutnya tugas pokok dan fungsi PUSTAKA, visi, misi dan tujuan PUSTAKA dapat kita ketahui dari Rencana Strategis PUSTAKA.

Tugas Pokok dan Fungsi PUSTAKA

Tugas pokok PUSTAKA sesuai Peraturan Menteri Pertanian (Permentan) No. 61/ Permentan/OT.140/10/2010 tugas PUSTAKA adalah melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebarluasan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian. Untuk itu PUSTAKA menyelenggarakan fungsi:

a. Perumusan program perpustakaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian;

b. Pengelolaan sumber daya perpustakaan dan pengembangan aplikasi teknologi informasi;

c. Pembinaan sumberdaya perpustakaan di lingkungan Kementerian Pertanian;

d. Pembinaan dan pengelolaan publikasi hasil penelitian pertanian;

e. Penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi dan hasil-hasil penelitian pertanian melalui tatakelola teknologi informasi dan promosi; f. Pengelolaan sarana instrumentasi teknologi informasi dan bahan pustaka;

dan

g. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian.

Visi dan Misi PUSTAKA

Visi Kementerian Pertanian 2025 adalah terwujudnya pertanian industrial unggul berkelanjutan yang berbasis sumberdaya lokal untuk meningkatkan kemandirian pangan, nilai tambah, daya saing, ekspor dan kesejahteraan petani. Sejalan dengan visi Kementerian Pertanian, visi Badan Litbang Pertanian 2015-2019 adalah menjadi lembaga penelitian dan pengembangan pertanian berkelas dunia yang menghasilkan dan mengembangkan inovasi teknologi pertanian untk mewujudkan pertanian industrial unggul berkelanjutan berbasis sumberdaya lokal . Sebagai bagian integral dari Badan Litbang Pertanian, PUSTAKA menetapkan visi: “Menjadi lembaga pengelola informasi pertanian terpercaya yang menghasilkan berbagai produk dan layanan informasi yang inovatif untuk mendukung kegiatan penelitian dan pengembangan teknologi inovatif pertanian

dalam mewujudkan sistem pertanian bioindustri berkelanjutan”.

Untuk merealisasikan visi di atas, misi PUSTAKA adalah sebagai berikut: 1. Menghasilkan dan menyebarkan informasi iptek Pertanian.

2. Meningkatkan kapasitas pengelolaan sumberdaya informasi iptek pertanian untuk mewujudkan pengakuan ilmiah di tingkat nasional dan internasional 3. Mengembangkan jejaring kerja sama nasional dan internasional dalam

pengelolaan sumberdaya informasi iptek pertanian.

21 Tujuan PUSTAKA

Tujuan umum PUSTAKA di dalam Renstra PUSTAKA 2015-2019 adalah meningkatkan daya guna informasi iptek pertanian, baik untuk kegiatan ilmiah (scientific recognition) maupun penerapannya di lapangan (impact recognition) melalui pengelolaan perpustakaan dan penyebaran informasi teknologi pertanian. Secara spesifik tujuan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Menyediakan materi informasi iptek pertanian yang lengkap, berkualitas, mutakhir, dan mudah diakses sesuai kebutuhan penguna;

2. Melayani kebutuhan informasi kelompok penggu na potensial, khususnya Peneliti/Pengkaji, Penyuluh, Perekayasa, Widya Iswara/Dosen, dan pengambil kebijakan;

3. Meningkatkan pemanfaatan sumber daya informasi iptek pertanian melalui kerjasama dan pembinaan perpustakaan;

4. Meningkatkan pemanfaatan TIK untuk mendukung pengelolaan perpustakaan dan penyebaran teknologi pertanian

Penilaian Strategis

Analisis Faktor Internal

Koleksi PUSTAKA dihimpun sejak tahun 1842. Pengadaan bahan pustaka untuk koleksi perpustakaan dilakukan secara teratur dengan pembelian (termasuk langganan) dan pertukaran. . Selain itu, koleksi diperoleh dari hibah/hadiah dari badan-badan atau yayasan internasional. Melalui kemajuan teknologi informasi, PUSTAKA mengembangkan koleksinya, baik bentuk tercetak seperti buku dan majalah, maupun dalam ROM dan pangkalan data elektronik. Koleksi CD-ROM yang tersedia antara lain:

1. AGRIS, berisi abstrak literatur hasil penelitian pertanian dari seluruh dunia yang dihimpun oleh FAO (Food and Agriculture Organisation);

2. CAB Abstrak, produk dari CABI (Center for Agricultural and Biosciences International) berisi pangkalan data bibliografis hasil penelitian bidang pertanian, kehutanan, kesehatan gizi, dll;

3. AGRICOLA, berisi pangkalan data bibliografi dari literatur bidang pertanian yang dibuat oleh NAL (National Agricultural Library, USDA); 4. TROPAG & RURAL, berisi literatur bidang pengembangan pertanian,

kehutanan, manajemen lingkungan daerah tropik, dll, yang diterbitkan oleh KIT (Koninklijke Institute voor de Tropen) Netherlands;

5. Statistik Indonesia (BPS), menyajikan data dari berbagai bidang dilengkapi dengan ulasan deskriptif dan penjelasan teknis dari bidang bersangkutan; 6. TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library), memuat 132

majalah dengan teks lengkap (full-text) dan 14 judul monograf terbitan FAO;

22

8. Crop Protection Compendium, berisi informasi dalam bentuk teks, peta dan gambar tentang penyakit, musuh alami dan informasi tentang negara Asia Tenggara dan Pasific.

Sedangkan pangkalan data/ database yang tersedia antara lain:

1. Pangkalan data pertanian Indonesia, memuat informasi bibliografis dan abstrak pertanian Indonesia;

2. Pangkalan data penelitian yang sedang berjalan, memuat informasi tentang penelitian pertanian yang sedang berjalan di lingkup Badan Litbang Pertanian;

3. Katalog buku, memuat informasi mengenai judul, penulis penerbit dari buku/monograph yang dimiliki PUSTAKA;

4. Katalog majalah, memuat informasi mengenai judul, volume dan nomor majalah yang dimiliki PUSTAKA;

5. Pangkalan data teknologi pertanian, memuat informasi teknologi pertanian; 6. Pangkalan data komoditas pertanian;

7. Beberapa elektronik jurnal online dan e-book yang dilanggan PUSTAKA pada seperti Science Direct, Proquest, Greener, Springer, dan Cambridge Press.

Kerjasama pertukaran informasi juga dilakukan dalam rangka menghimpun bahan pustaka untuk memperkaya koleksi di PUSTAKA. Kerjasama dilakukan dengan perpustakaan lembaga penelitian, perguruan tinggi, lembaga swadaya baik dari dalam maupun luar negeri. Sampai tahun 2014 telah dikelola mailing list sebanyak 220 alamat. Dalam lingkup Food and Agricultural Organization (FAO), PUSTAKA ditunjuk sebagai pusat nasional jaringan informasi AGRIS (The International Information System for Agricultural Sciences and Technology) dan CARIS ( Current Agricultural Research Information System). Kerjasama jaringan informasi ini dilakukan untuk mengetahui penelitian apa yang sedang dilakukan di masing-masing negara, dan agar para peneliti dapat saling berkomunikasi satu sama lainnya. Dengan demikian PUSTAKA sebagai perpustakaan khusus dapat mendukung dalam kegiatan penelitian bidang pertanian terutama bagi pengembangan penelitian pertanian di Indonesia.

23 dilingkup perpustakaan Badan Litbang Pertanian menurut kajian yang dilakukan oleh Rufaidah (2013) dimanfaatkan dalam kegiatan pengolahan 26,67%, kegiatan administrasi dengan pengolahan dan layanan sebesar 23,33% dan pelayanan perpustakaan 16,67%. Kegiatan administrasi, pengolahan dan pelayanan telah terkoneksi internet sebesar 83,87% sedangkan yang tidak terkoneksi internet sebanyak 3,22%.

Pengembangan aplikasi di PUSTAKA dibangun berbasis aplikasi Micro CDS/ISIS. ISIS merupakan software yang dikembangkan oleh UNESCO dan merupakan aplikasi standar yang digunakan oleh FAO untuk mengelola database perpustakaan. Sejalan dengan perkembangan kebutuhan PUSTAKA sebagai perpustakaan yang memiliki tugas dan fungsi untuk melakukan pengelolaan perpustakaan di Kementerian Pertanian maka perlu melakukan pengembangan aplikasi yang dapat mengintegrasikan data yang dimiliki oleh perpustakaan dibawah Badan Litbang Pertanian pada khususnya. Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Pertanian (SIMPERTAN) mulai dikembangkan tahun 2013, merupakan rangkaian pengembangan aplikasi pengelolaan perpustakaan yang dilakukan PUSTAKA. Melalui SIMPERTAN ini, dua aplikasi yang telah dirintis sebelumnya yaitu Open Journal System (OJS) dan Repository Publikasi dapat langsung digunakan. Data yang ada pada aplikasi-aplikasi tersebut juga dapat digunakan (harvesting) untuk pertukaran data bagi keperluan diseminasi, maupun manajemen dalam pengambilan keputusan. Tetapi SIMPERTAN ini masih terus dalam proses penyempurnaan, sehingga saat ini yang digunakan adalah SIMPERTAN V2 (PUSTAKA 2014).

Berdasarkan uraian di atas dan hasil wawancara terhadap beberapa responden yang telah ditentukan, dapat disimpulkan bahwa saat ini berdasarkan tingkat kepentingan dan kinerja yang telah dicapai maka perlu adanya perbaikan ataupun hal-hal yang akan menjadi sangat mendesak untuk dilakukan perbaikan di PUSTAKA yaitu:

1). Ketersediaan katalog online;

Katalog online di PUSTAKA sudah tersedia, tetapi jika diukur berdasarkan tingkat kesesuaian antara kepentingan dengan kinerja persentasenya sebesar 78% sehingga masih perlu diperbaiki karena menurut pustakawan, ketersediaan katalog online akan membantu mempercepat dan mempermudah dalam temu kembali koleksi maupun untuk penelusuran informasi. Katalog online PUSTAKA saat ini masih dalam masa transisi perpindahan dari WINISIS ke SIMPERTAN. Perbedaan metadata yang digunakan menyebabkan database yang ada pada WINISIS belum dapat dimigrasi ke SIMPERTAN, hal inilah yang membuat pustakawan merasa kesulitan dalam melakukan penelusuran.

24

informasi tentang kegiatan penelitian yang sedang dilaksanakan, ditransfer ke dalam CD dan dimasukkan dalam pangkalan data CARIS; 3) 20.000 halaman bahan pustaka pertanian terpilih terdigitasi dan ditransfer dalam CD. Sedangkan pada tahun 2014 hingga saat ini kegiatan digitasi difokuskan pada koleksi antikuariat atau koleksi kuno yang memiliki nilai sejarah maupun ilmu pengetahuan terutama tentang Indonesia.

3). Kemudahan akses untuk menemukan informasi yang relevan dan akurat melalui alat bantu katalog

Kemudahan akses untuk menemukan informasi berkaitan dengan aplikasi yang digunakan saat ini. Aplikasi SIMPERTAN yang digunakan saat ini masih terus dalam proses penyempurnaan. Pendekatan dalam penelusuran masih dianggap kurang mudah oleh beberapa pustakawan. Meskipun secara persentase antara tingkat kepentingan dan kinerja pada alat bantu katalog sebesar 81% akan tetapi masih ada beberapa pustakawan yang menemukan kesulitan dalam melakukan pencarian melalui pendekatan keyword, hal ini menyebabkan hasil temu kembali yang kurang maksimal.

4) Kecepatan akses internet

Ketersediaan akses internet menjadi hal mutlak yang harus tersedia pada perpustakaan berbasis teknologi informasi. Kecepatan akses menjadi kunci dalam melakukan kegiatan kepustakawanan, baik dari inputing, penelusuran, upload dan penyebaran informasi melalui format elektronik. PUSTAKA berusaha memberikan fasilitas tersebut sebaik-baiknya dengan melangganan internet melalui ISP yang mempunyai kehandalan tinggi khususnya dari sisi SLA yaitu dengan standar SLA minimal adalah 99.95%. Namun demikian secara persentase antara kepentingan dan kinerja terhadap kecepatan akses internet yang tersedia sebesar 76%. Hal tersebut menunjukkan bahwa untuk kecepatan akses internet perlu ditingkatkan, hal ini dikarenakan dengan adanya aplikasi SIMPERTAN maka baik dari kegiatan pengolahan maupun penelusuran harus terkoneksi internet

Analisis SWOT PUSTAKA

Analisis SWOT dilakukan untuk merumuskan strategi dasar bagi PUSTAKA dalam mengembangkan perpustakaan berbasis TI dan penyebaran informasi teknologi pertanian. Analisis ini dilakukan berdasarkan faktor-faktor internal yang diperoleh dari hasil wawancara dari staf IT dan staf layanan dengan merujuk pada Renstra PUSTAKA 2015-2019. Analisis ini bertujuan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan, serta peluang dan ancaman yang dihadapi oleh PUSTAKA dalam pengembangan layanan berbasis TI.

1. Kekuatan:

 tersedianya sumber informasi hasil-hasil penelitian bidang pertanian dan koleksi antiquariat yang bernilai ilmu pengetahuan dan sejarah karena PUSTAKA sebagai deposit penelitian pertanian

 terbangunnya jejaring perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian  memiliki kerjasama jaringan informasi pertanian dunia yaitu FAO  PUSTAKA menerbitkan majalah ilmiah dan populer serta publikasi

bibliografis dalam format cetak dan elektronis.

25  memiliki infrastruktur yang cukup baik untuk mendukung kegiatan

layanan berbasis TI 2. Kelemahan:

 Koleksi yang tersedia masih belum maksimal dalam pemanfaatannya

 Kualitas SDM masih perlu peningkatan terutama dalam biadang TI  Kompetensi SDM dalam pengelolaan dan penyebaran informasi

belum merata

 Belum memiliki grand desain perpustakaan untuk kedepannya 3. Peluang:

 Perubahan perilaku pengguna informasi dalam mencari informasi dengan adanya kemajuan teknologi informasi

 Peningkatan kebutuhan pemustaka terhadap layanan informasi yang cepat dan tepat serta berkualitas

 Kemajuan TIK semakin pesat

 SDM yang ada sangat potensial ditingkatkan kompetensinya 4. Hambatan:

 Interprobabilitas pada aplikasi yang digunakan

 Tuntutan terhadap layanan informasi yang cepat dan akurat

 Kemampuan akses informasi pada sebagian pengguna masih rendah  Terjadinya pengurangan jumlah pegawai yang pensiun tidak

seimbang dengan rekruitmen pegawai

Paradigma baru pengembangan PUSTAKA sebagai perpustakaan berbasis teknologi informasi, serta perubahan lingkungan strategis yang mengharapkan pelayanan prima mengharuskan PUSTAKA melakukan reorientasi program baik jangka panjang maupun jangka pendek. Reorientasi dilakukan dengan melihat perubahan lingkungan strategis baik eksternal maupun internal yang berpengaruh terhadap kinerja PUSTAKA. Analisis SWOT dapat digunakan dalam merumuskan strategi untuk mengetahui faktor-faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman bagi PUSTAKA dalam mencapai visinya. Berdasarkan analisi SWOT yang terdapat dalam Rencana Strategis PUSTAKA 2015-2019 dan hasil wawancara dengan kepala bidang perpustakaan, kepala sub bidang layanan perpustakaan, pustakawan layanan, dan staf TI yang membantu kegiatan kepustakawanan diperoleh beberapa faktor penting yang berkaitan dengan strategi untuk kegiatan layanan perpustakaan seperti terlihat pada Tabel 5.

Tabel 5. Analisis SWOT untuk kegiatan layanan perpustakaan Analisis SWOT layanan perpustakaan PUSTAKA

Kekuatan tersedianya koleksi hasil penelitian dan data base baik online maupun offline bidang pertanian serta jaringan informasi pertanian dunia melalui FAO

26

Analisis SWOT layanan perpustakaan PUSTAKA

Peluang kebutuhan pemustaka (terutama peneliti, perekayasa dan stakeholder) yang sangat tinggi untuk mendukung pengembangan penelitian bidang pertanian melalui perpustakaan berbasis TI

Ancaman tuntutan terhadap layanan informasi yang cepat dan akurat serta banyaknya penyedia informasi global yang terus berupaya meningkatkan kualitas

Berdasarkan analisis matriks SWOT dapat diidentifikasi sejumlah isu strategis yang merupakan kombinasi dasar yang dihasilkan, yaitu SO (strenght-opportunity), ST (strenght- threat), WO (weakness-opportunity) dan WT (weakness- threat) sebagai berikut:

SO: mengoptimalkan penyediaan koleksi hasil penelitian dan data base baik online maupun offline bidang pertanian serta jaringan informasi pertanian untuk memenuhi kebutuhan pemustaka (terutama peneliti, perekayasa dan stakeholder) dalam rangka mendukung pengembangan penelitian bidang pertanian melalui perpustakaan berbasis TI

ST: mengoptimalkan ketersediaan sumber informasi pertanian baik nasional maupun dunia untuk meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap kemudahan akses dalam memperoleh informasi dan perkembangan ilmu dan teknologi pertanian

WO: mengoptimalkan layanan perpustakaan dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka melalui peningkatan layanan prima.

WT: Mengoptimalkan layanan perpustakaan dngan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk meningkatkan meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap kemudahan akses dalam memperoleh informasi dan perkembangan ilmu dan teknologi pertanian.

Analisis faktor eksternal