TA : Perancangan Sistem Informasi Pembelian dan Utang Usaha Dengan Nilai Transaksi Dalam Berbagai Mata Uang (Multi Currency).

(1)

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN UTANG USAHA DENGAN NILAI TRANSAKSI DALAM BERBAGAI MATA UANG

(MULTI CURRENCY)

OLEH :

NAMA : DANNY DOLF MATULESSY

N I M : 93.410103109 NIRM : 9370853113207142 PROGRAM : STRATA I

JURUSAN : MANAJEMEN INFORMATIKA

SEKOLAH TINGGI

(2)

iv

pelaporan untuk transaksi yang dilakukan dengan mata uang asing, didesain dengan fleksible mungkin untuk dapat menjawab kebutuhan perusahaan akan laporan yang akan membuat perusahaan dapat memprediksi langkah yang akan diambil nantinya dalam keadaan fluktuasi rupiah yang berubah setiap waktu.

Dengan penyajian laporan yang akurat akan dapat membantu menghasilkan keputusan yang baik pula untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu laba.

Pemisahan antara transaksi monetery dan non monetery account merupakan suatu keharusan yang diberlakukan untuk laporan keuangan perusahaan, diaman transaksi moneter akan mempengaruhi mata uang asli disebabkan fluktuasi kurs rupiah, dan akan mengakibatkan timbulnya selisih dalam pelaporan keuangan nantinya (selisih akibat kurs).

(3)

vii DAFTAR ISI

ABSRAKSI ……… iv

KATA PENGANTAR ……… v

DAFTAR GAMBAR ……… . ix

DAFTAR LAMPIRAN ……… xi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ………. 1

1.2 Tujuan ……….. 2

1.3 Ruang Lingkup ………. 2

1.4 Metodologi Penelitian ……….. 3

1.5 Sistematika Pembahasan ………. 4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi ……… 6

2.2 Pengertian Sistem ……… 7

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ………. 8

2.4 Pengertian Sistem Informasi ……… 8

2.5 Nilai Informasi ………. 8

2.6 SIM ……….. 9

2.7 Data Flow Diagram ………. 9

2.8 Database ………. 11

2.9 Model Relational Database ………. 11

(4)

viii

2.14 Sistem Akuntansi Utang ……….. 16

BAB III PERMASALAHAN 3.1 Identifikasi Masalah ……….. 19

3.2 Diagram Alur Dokumen ……….. 20

3.3 Perumusan Masalah ……….. 21

BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Analisis Permasalahan ……….. 27

4.2 Diagram Alur Data ……… 31

4.3 E-R Diagram dan Mapping File ……… 40

4.4 Perancangan Basis Data ………. 41

4.5 Perancangan Input ………. 59

4.6 Perancangan Output ……….. 72

4.7 Perancangan Menu ………. ……….. 74

4.8. Perencanaan Hardware Pendukung ……….. 83

BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ……… 85

5.2 Saran ……….. 85

DAFTAR PUSTAKA ………. 87

(5)

B A B I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang.

Penggunaan komputer sebagai salah satu alat bantu dalam menyediakan

informasi yang cepat dan efisien sudah bukan merupakan hal yang langka pada era

teknologi informasi pada saat ini, dan diharapkan dapat membantu kinerja seseorang

dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari, terutama dalam dunia usaha akan sangat

diperlukan untuk menyediakan informasi yang cepat dan akurat, sehingga boleh

dikatakan sudah merupakan hal yang primer, dengan kemampuan yang dimiliki,

tentunya dapat membuat perhitungan-perhitungan untuk mendapat suatu laporan

keuangan yang dibutuhkan perusahaan dan ini biasa disebut dengan sistem informasi

akuntansi, dengan sistem ini seorang manajer bisa melihat kondisi perusahaan saat itu

dan bisa memprediksi langkah-langkah yang akan diambil nantinya.

Akhir-akhir ini banyak perusahaan dihadapi oleh kondisi yang boleh

dikatakan kurang begitu menguntungkan bahkan kebanyakan sampai tak mampu

menjaga kelangsungan kehidupan perusahaan dikarenakan kurs mata uang asing yang

terus berubah , begitu pula dengan kurs yang ditetapkan oleh pemerintah untuk

pembayaran pajak dalam hal ini yang behubungan dengan kewajiban pada negara serta

(6)

Pada perusahaan yang pembelian bahan baku maupun penjualan barang

dengan mata uang asing yang mempunyai laporan pendukung seperti, kartu utang dan

kartu piutang yang menuju disusunnya laporan neraca dan laporan rugi laba akan

seringkali berubah dan ini menimbulkan terdorong dibuatnya perancangan sistem

informasi ini sebagai salah satu pemecahan masalah atau pelengkap bagi sistem yang

sudah ada di perusahaan tersebut.

1.2 . Tujuan Tugas Akhir

Tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem informasi ini adalah

untuk mempermudah Programer dalam mengimplementasikan kedalam bahasa

pemrograman yang sesungguhnya, sehingga menghasilkan sistem yang :

– Dapat membantu mengetahui dan memilah nilai transaksi yang harus tetap dalam

mata uang asing dan mana yang perlu dirupiahkan sehingga perbaikan-perbaikan

yang tidak perlu yang dilakukan dengan cara manual akan hilang dengan

sendirinya.

– Mengolah data transaksi menuju ke pembuatan laporan keuangan yang dibuat

dalam satu mata uang.

1.3. Ruang Lingkup.

Sesuai dengan judul yang diambil maka dalam perancangan sistem informasi ini

dibatasi pada :

(7)

3

• Pembelian, data yang digunakan disini adalah dari Purchasing Order, atau

faktur pembelian.

• Pembayaran utang, data-data yang diperoleh dari bukti pengeluaran kas

menyangkut pembayaran utang dagang.

• Memo utang, berkaitan dengan sesuatu yang dibebankan pada perusahaan.

• Kondisi kurs, spot kurs pada saat itu baik kurs yang ditetapkan bank

indonesia dan kurs pajak.

- Keluaran, laporan tentang pembelian per supplier dan laporan tentang utang

dalam mata uang masing-masing.

1.4. Metodologi Penelitian.

Untuk menyelesaikan permasalahan yang timbul, ada beberapa cara yang

digunakan, yaitu :

– Observasi, wawancara, mengadakan pengamatan langsung dilapangan terhadap

catatan-catatan atau data-data yang berhubungan dengan permasalahan dan

melakukan tanya jawab tentang sesuatu yang ada hubungan dengan permasalahan.

– Studi Literatur, membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan penyelesaian

masalah.

– Menganalisa, Desain sistem, evaluasi dan merancang suatu sistem yang mampu

memecahkan masalah tersebut, dalam hal ini digunakan Diagram alur data (DFD)

(8)

– Pengujian sistem untuk mengetahui kebenaran data flow dengan menggunakan

software easy case.

– Dokumentasi TA, yaitu pembuatan tugas akhir, evaluasi, revisi dan finalisasi tugas

akhir.

1.5. Sistimatika Pembahasan.

Sistimatika pembahasan dalam menyusun tugas akhir ini akan dijelaskan

sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, tujuan

pembuatan tugas akhir, ruang lingkup permasalahan, metodologi

penelitian dan sistematika pembahasan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Dalam bab ini dijelaskan tentang teori-teori pendukung untuk

penyelesaian masalah, dan beberapa diantaranya tentang pengertian

sistem, sistem akuntansi, sistem informasi, database, serta teori-teori

dasar yang menjadi acuan untuk menyusun laporan keuangan

berdasarkan transaksi-transaksi yang dilakukan dalam mata uang asing

dan sebagainya.

B A B III : PERMASALAHAN

(9)

5

dihadapi pada perusahaan yang sudah menjalankan sistem informasi

berbasis komputer khususnya mengenai multi currency.

BAB IV : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam bab ini berisi tentang penerapan dari teori yang pernah

digunakan dan pengetahuan lapangan berdasarkan permasalahan yang

ditemukan, dan pada akhirnya dibuat suatu perancangan sistem sebagai

salah satu solusi dalam pemecahan masalah tersebut.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini tercantum kesimpulan dari pembahasan pada bab-bab

sebelumnya dan saran-saran yang berguna dan yang menunjang untuk

(10)

2.1 Sistem Informasi Akuntansi.

(11)

7

masukkan lagi ke bagian akuntansi yang akan mengolah lagi data-data yang sama tadi, biasanya pada sistem akuntasi berbasis manual, akan kita-temui nota-nota transaksi yang rangkap lebih dari 2 (dua) lembar dimana tiap lembar akan diberikan ke bagian-bagian yang memerlukan untuk kemudian akan diolah lagi.

2.2. Pengertian Sistem.

Sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen atau komponen komponen yang merupakan himpunan bagian-bagian yang satu sama lainnya berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tujuan tertentu .(Henry C. Lucas Jr, Analisis Desain dan Implementasi, 1993)

Model Umum :

Dari pengertian diatas dapatlah dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut dalam hal ini menyangkut dengan manajemen akuntansi.

A. Setiap sistem terdiri dari unsur–unsur, misalnya dalam sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu serta laporan.

B. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan, unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

(12)

D. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar, misalnya seperti sistem akuntansi pokok merupakan bagian dari sistem akuntansi keuangan.

2.3.Konsep Dasar Sistem Informasi.

Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan. (Jogiyanto HM, Sistim Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, 1988).

2.4. Pengertian Informasi.

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.(Jogiyanto HM, Analisis Desain dan Sistim Informasi; Suatu Pendekatan Terstruktur, 1990). Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan memunculkan sejumlah data. Data tersebut akan ditangkap sebagai input dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

2.5. Nilai Informasi.

(13)

9

dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.(Jogiyanto HM, Analisis Desain dan Sistim Informasi; Suatu Pendekatan Terstruktur, 1990). Informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan , sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam suatu perusahaan.Demikian juga selanjutnya sebagian besar informasi tidak dapat dengan pasti ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

2.6. SIM.

SIM atau sistem informasi manajemen adalah penerapan dari sistem informasi yang merupakan kumpulan dari interaksi sistem-sistem antara manusia dan mesin yang terintegrasi yang menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen .(Jogiyanto HM, Sistim Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, 1988)

SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi, SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi.

2.7. Data Flow Diagram.

(14)

tersebut disimpan oleh suatu sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada sebelumnya atau sistem dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir, maupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.

Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan data flow diagram antara lain yaitu: A. External entity, merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa

orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Eksternal entity ini diberi simbol dengan notasi sebuah kotak

B. Arus data dalam data flow diagram digambarkan sebagai anak panah. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

(15)

11

atau

D. Simpanan data, merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file/database di sistem komputer, suatu arsip, suatu tabel, dan suatu agenda.Simpanan data di data flow diagram dapat disimbolkan dengan sepasang

garis horisontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

(Henry C. Lucas Jr, Analisis Desain dan Implementasi, 1993)

2.8. Database.

Database adalah kumpulan dari data-data yang saling berhubungan dan berinteraksi dan tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya dan untuk penerapannya didalam sistem informasi disebut dengan database system yang merupakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi didalam suatu organisasi.

2.9. Model Relational Database.

(16)

dalam arti dalam satu kolom tidak diperkenankan ada nama field yang sama. Sedangkan elemen baris diberi nama record, yang terdiri dari beberapa field, sehingga kumpulan dari beberapa record ini menjadi file.

2.10. ER-diagram.

Untuk melengkapi suatu sistem yang telah diwakili oleh data flow diagram diperlukan ER-diagram. ER-diagram menggambarkan hubungan antar data dari suatu sistem. Ada beberapa istilah yang dipergunakan dalam ER-diagram, yaitu :

A. Entity, adalah suatu objek yang nyata yang terdefenisikan contohnya suplier, pelanggan,barang.

B. Atribute, adalah sesuatu yang menjelaskan suatu entity misalnya, key, simple atribute, composite atribute, multivalue atribute.

Atribute Key Atribute Multivalue atribute

(17)

13

C. Relationship, dibagi atas dua bagian yaitu entity relationship dan degree of

relationship

D. Weak Entity , Entity yang tergantung pada entity lainnya.

2.11. Normalisasi.

Dalam pengembangan sistem, basis data dapat menjurus menjadi tidak praktis, tidak fleksibel, dan dapat membingungkan para pemakainya. Kerumitan tingkat tinggi akan muncul dalam banyak sitem basis data, misalnya dalam hubungan-hubungan untuk data yang cenderung berlipat ganda karena aplikasi-aplikasi baru yang ditambahkan. Untuk menanggulangi hal tersebut suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang berulang-ulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang ini disebut dengan normalisasi. Beberapa bentuk dan proses normalisasi meliputi :

(18)

PEMBELIAN(Kode S, Nama Suplier, Kode_B, Nama Barang, Harga, Disc, PPN).

Kode_S Nama Suplier Kode_B Nama Barang Harga Disc PPN

001 PT.XYZ B001 SABUN 1500 - -

B. Bentuk Normal Kedua (2NF ), bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama / primary key, sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribute yang lain yang menjadi anggotanya, contoh :

SUPLIER(Kode_S, Nama Suplier).

PEMBELIAN(Kode_S,Kode_B,Nama_Barang, Harga, Disc,PPN). SUPLIER.DBF

Kode_S Nama Suplier 0001 PT.XYZ

PEMBELIAN.DBF

(19)

15

C. Bentuk Normal Ketiga (3NF), untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh, contoh :

SUPLIER(Kode_S, Nama Suplier). BARANG(Kode_B, Nama Barang).

PEMBELIAN(Kode_S,Kode_B, Harga, Disc,PPN). SUPLIER.DBF

Kode_S Nama Suplier 0001 PT.XYZ

PEMBELIAN.DBF

Kode_S Kode_B Harga Disc PPN 0001 B001 1500 - -

BARANG.DBF

(20)

2.12. Sistem Pembelian.

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang atau bahan yang diperlukan oleh perusahaan, transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua bagian yaitu pembelian lokal dan pembelian impor, pembelian lokal adalah pembelian yang dilakukan dengan pemasok dalam negeri sedangkan pembelian impor adalah pembelian yang dilakukan dengan pemasok luar negeri.

2.13. Sistem Akuntansi Utang.

Mengelola segala sesuatu yang berkaitan dengan utang usaha , mulai dari munculnya utang (dari pembelian) sampai dengan terbayarnya utang, serta membuat analisa utang berdasarkan hal hal yang diperlukan untuk manajemen keuangan.

Beberapa istilah yang berlaku dalam transaksi- transaksi yang dilakukan dengan menggunakan mata uang asing serta teori-teori dasar yang menjadi acuan untuk menyusun suatu laporan keuangan, yaitu:

a. Entitas asing (foreign entity) adalah suatu kegiatan usaha luar negeri(foreign operation), yang aktivitasnya bukan merupakan suatu bagian integral dari perusahaan pelapor.

b. Mata uang pelaporan adalah mata uang yang digunakan dalam menyajikan laporan keuangan.

c. Mata uang asing adalah mata uang yang digunakan dalam transaksi-transaksi yang tidak menggunakan mata uang pelaporan.

(21)

17

e. Beda nilai tukar (exchange difference) adalah selisih yang dihasilkan dari pelaporan jumlah unit mata uang asing yang sama dalam mata uang pelaporan pada nilai tukar yang berbeda.

f. Kurs penutup (closing rate) adalah nilai tukar spot pada tanggal neraca. g. Pos moneter adalah kas dan setara kas, aktiva dan kewajiban yang akan

diterima atau dibayar yang nilainya tergantung dari mata uang yang digunakan.

h. Transaksi dalam mata uang asing dibukukan dengan menggunakan kurs pada saat terjadinya transaksi.

i. Aktiva dan Kewajiban dilaporkan dengan menggunakan kurs tanggal transaksi, dan pos non moneter yang dinilai dengan nilai wajar dalam mata uang asing harus dilaporkan dengan menggunakan kurs yang berlaku pada saat nilai tersebut ditentukan.

j. Pos moneter dalam mata uang asing dilaporkan ke dalam mata uang rupiah dengan menggunakan kurs tanggal neraca. Apabila terdapat kesulitan dalam menentukkan kurs tanggal neraca, maka dapat digunakan kurs tengah Bank Indonesia sebagai indikator yang obyektif.

k. Selisih kurs timbul apabila terdapat perubahan kurs antara tanggal transaksi dan tanggal penyelesaian (settlement date) pos moneter yang timbul dari transaksi dalam mata uang asing.

(22)

Selisih kurs yang timbul dari kewajiban valuta asing yang diperhitungkan sebagai suatu hedging dari investasi neto sebagai ekuitas dalam laporan keuangan perusahaan hingga pelepasan (disposal) investasi net, dan pada saat tersebut harus diakui sebagai pendapatan atau sebagai beban(biaya).

Selisih kurs dapat disebabkan karena suatu devaluasi atau depresiasi luar biasa suatu mata uang dimana tidak mungkin dilakukan hedging dan menimbulkan kewajiban yang tak terselesaikan akibat perolehan aktiva yang harus dibayar dalam suatu mata uang asing. Selisih kurs tersebut dapat dimasukkan sebagai nilai tercatat (carrying amount)

(23)

B A B III

PERMASALAHAN

3.1. Identifikasi masalah.

Untuk menjaga kelangsungan perusahaan dalam pengadaan barang pada

perusahaan perdagangan, maupun bahan pada perusahaan industri, maka perusahaan

melakukan pembelian, pada perusahaan yang pembeliannya menggunakan mata uang

lokal ataupun bahan baku lokal, kenaikan biaya akibat fluktuasi nilai rupiah tidak akan

terlalu menyusahkan bahkan mungkin bisa diramalkan, tetapi bagi perusahaan yang

melakukan pembelian dengan mata uang asing, kenaikan biaya akan terasa sekali, ini

terjadi karena fluktuasi nilai rupiah yang tak bisa diprediksi sebelumnya. Fluktuasi

nilai rupiah yang lebih banyak disebabkan faktor-faktor ekstern perusahan mau tidak

mau akan tetap mempengaruhi kondisi perusahaan dan kondisi pasar yang tidak

menentu akan menambah memburuknya keadaan perusahaan.

Setelah memikirkan kenaikan biaya-biaya, dan beban dalam perusahaan yang

diakibatkan oleh fluktuasi nilai kurs mata uang asing ini yang secara luar biasa

terhadap rupiah(khususnya Dollar), kini rata-rata perusahaan yang melakukan

transaksi penjualan maupun pembelian dengan menggunakan Multi Currency (banyak

mata uang) maupun dalam 2 (dua) mata uang (Dollar dan Rupiah), harus

pandai-pandai mengatur pembukuan mereka, karena keterlambatan dan kecerobohan dapat

(24)

Dalam pelaksanaannya terdapat berbagai kegiatan (dibatasi hanya untuk

pembelian barang sampai dengan utang akibat pembelian) yaitu :

1. Pengaturan pembelian

2. Pencatatan timbulnya utang

3. Pencatatan faktor-faktor yang memperngaruhi nilai utang.

4. Penyajian informasi utang

5. Penjadwalan pembayaran dan pelunasan utang

6. Penentuan pendapatan / kerugian selisih kurs

3.2 Diagram Alur Dokumen

Berikut ini adalah gambaran umum dari diagram alur dokumen pada sistem

pembelian yang lama dan yang baru

Gambar 3.2. Diagram Alur Dokumen pada sistem yang lama dan baru

Order Beli

PEMBELIAN KASIR UTANG SUPPLIER

Order Beli

Nota Beli Nota beli

Pembayaran Laporan Kas Utang Laporan Utang Laporan Pembelian Order Beli

PEMBELIAN KASIR UTANG SUPPLIER

Order Beli

Nota Beli Nota beli

Nota beli Nota beli

(25)

21

3.3. Perumusan Masalah.

3.3.1. Pembelian.

Sesuai dengan kegiatannya, transaksi pembelian ini dilakukan dengan

menjalankan sejumlah kegiatan yang dapat digambarkan sebagai berikut :

1. Pembuatan Order pesanan (P.O. = Purchasing Order), sesuai dengan barang yang

2. dibutuhkan dan supplier yang sesuai

3. Penerimaan barang dan pencatatan pembelian

Pada beberapa perusahaan besar, langkah penentuan supplier dimulai dengan

mengadakan lelang supplier. Lelang Suplier diadakan dengan memilih beberapa

supplier yang memang kompeten untuk barang yang dimaksud, dan dapat memberikan

penawaran terbaik. Penawaran terbaik disini, dapat dikatakan bahwa antara kualitas

dan harga harus bersaing.

Selain cara lelang di atas, pada umumnya perusahaan menentukan supplier

berdasarkan nama yang dikenal. Disini mungkin berarti bahwa, perusahaan tersebut

memilih supplier yang memang sudah punya nama atau mungkin supplier tersebut

melakukan promosi langsung ke perusahaan tersebut.

Pada tahap penentuan supplier, transaksi pembelian dapat terbagi menjadi dua

yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal, dilakukan dengan

supplier dalam negeri dan pembayaran umumnya dilakukan dengan menggunakan

mata uang lokal. Pembelian impor, dilakukan dengan supplier dari luar negeri dan

(26)

3.3.2. Pencatatan Timbulnya Utang.

Pembelian lokal pada pencatatannya dilakukan sebagaimana biasanya, dimana

kartu utang usaha dicatat berdasarkan suplier pada suatu kartu utang. Jadi pada saat

terjadi transaksi pembelian secara kredit pada kartu utang usaha, utang kita akan

bertambah senilai dengan jumlah transaksi pembelian kita.

Pada pembelian impor, karena pembelian dilakukan dengan menggunakan

mata uang asing(multi Currency) ataupun dengan menggunakan uang lokal(dalam hal

ini rupiah kita), maka pencatan utang kita pada suatu kartu utang harus kita lakukan

sesuai dengan mata uang yang bersangkutan. Pencatatan pada saat terjadi pembelian

dengan menggunakan uang rupiah sebanyak Rp. X , akan menambah utang kita

sebanyak Rp. X juga, dan apabila dilakukan pembelian dengan menggunakan uang

Dollar sebanyak US$ Z, maka utang kita bertambah sebanyak US$ Z .

3.3.3. Penyajian Informasi Utang

Informasi dalam hal ini laporan digunakan untuk mengetahui posisi

perusahaan kita, informasi utang, merupakan posisi utang perusahaan kita terhadap

supplier kita, baik secara rangkum / total atau pun dirinci per supplier.

Berkaitan dengan hal ini maka penyajian laporan menjadi penting, karena

laporan atau informasi yang tepat dan enak dilihat akan sangat membantu perusahaan

(27)

23

Apabila pembelian dilakukan dengan supplier yang menggunakan mata uang

lokal saja maka dalam penyajian laporan, disajikan nilai utang yang sebesar jumlah

utang kita dengan satu mata uang saja.

Sedangkan untuk pembelian impor atau pembelian yang dilakukan dengan

menggunakan mata uang multi currency, maka penyajiannya pun harus secara multi

currency. Yang dimaksud dengan penyajian laporan secara multi currency disini

adalah pada satu kartu utang usaha, milik supplier XYZ, apabila terdapat transaksi

pembelian dalam mata uang rupiah sebesar Rp. X dan dalam mata uang Dollar sebesar

US$ Y maka dicatat bahwa utang suppler XYZ sebesar Rp. X + US$ Y, contoh

laporan :

KARTU UTANG USAHA

SUPPLIER : XYZ

Periode : Nopember 1998

No. Tanggal Uraian Utang Pembayaran Saldo

Bulan lalu

1. 27-10-98 Radio 50.000 IDR 50.000 IDR

2. 29-10-98 TV 14inch 200.000 IDR 250.000 IDR

Bulan Berjalan

3. 02-11-98 TV Sony 150.000 IDR 400.000 IDR

4. 16-11-98 VCD 100 USD 100 USD

5. 20-11-98 Bayar 300.000 IDR 100.000 IDR

100 USD

400.000 IDR 300.000 IDR

(28)

Berdasarkan contoh diatas maka pada transaksi pembelian dengan multi

currency yang tercatat pada kartu kita dan laporan yang disajikan, antar utang rupiah

dan utang dollar tidak dapat kita jadikan satu, misalnya dengan menjadikan dollar ke

rupiah, dengan keadaan kurs seperti sekarang maka akan terjadi selisih kurs yang akan

menimbulkan pendapatan perusahaan maupun kebalikannya biaya selisih kurs.

3.3.4. Penjadwalan Pembayaran dan Pelunasan utang.

Dengan menyajikan laporan utang yang tepat, maka akan berpengaruh

terhadap manajemen perusahaan, karena pihak perusahaan dapat menganggarkan

sejumlah dana untuk pembayaran dan pelunasan piutang, serta dapat lebih pasti dalam

memutar dana perusahaan tanpa harus takut menghadapi utang jatuh tempo.

Oleh karena itu untuk mendukung kepentingan diatas, maka “aging schedule”

atau penjadwalan umur utang sangat penting, terutama untuk perusahaan yang budget

anggarannya dibuat per bulan. Pada aging schedule, perusahaan dapat melihat mana

utang utang yang hampir jatuh tempo atau utang-utang yang umur utangnya sekian hari

atau minggu.

Ada banyak cara pembayaran utang, tergantung pada kesepakatan perusahaan

dengan supplier, tapi umumnya memiliki jangka waktu yang tertentu. Pada

perusahaan-perusahaan yang berada pada satu grup, sering ditemui bahwa jangka

waktu pembayaran utang kadang tidak ditepati (atau bahkan tidak ada), namun untuk

yang tidak satu grup hal ini menjadi sangat penting, oleh karena itu penjadwalan

(29)

25

Selain hal diatas, cara membayar mempunyai ragam tersendiri. Pembayaran

dapat kita lakukan secara tunai, dengan cek ataupun giro, dan untuk beberapa kondisi

dapat menggunakan sistem barter. Baik pembayaran secara tunai, cek ataupun giro

dibutuhkan penjadwalan yang tepat, karena dengan tingkat suku bunga yang tinggi

seperti sekarang ini penjadwalan yang tepat terhadap anggaran perusahaan bisa berarti

pendapatan untuk perusahaan tersebut.

3.3.5. Penentuan Selisih Kurs

Dalam pencatatan akuntansi pada transaksi dengan menggunakan mata uang

asing muncul istilah pos moneter dan pos non moneter. Pos moneter adalah kas dan

setara kas, aktiva dan kewajiban. Contoh untuk pos moneter adalah utang, dan yang

pos non moneter adalah persediaan.

Pada sekitar bulan juni 1997 yang lalu, pencatatan secara multi currency

mungkin belum begitu dirasakan sebagai kebutuhan karena kurs mata uang asing yang

relatif stabil dan dalam hitungan minggu atau bahkan bulan baru terkoreksi

senilai(hanya) sekian rupiah. Namun sejak terjadinya krisis moneter, dan kurs asing

tidak dapat lagi diprediksi, dan mengalami perubahan dari detik ke detik, maka nilai

selisih kurs dirasa sangat mendesak, karena hampir semuanya tidak dihitung hanya

secara rupiah namun sudah dengan dollar.

Selisih kurs timbul apabila terdapat perubahan kurs antara tanggal transaksi

dan tanggal penyelesaian(settlement date) pos moneter yang timbul dari transaksi

(30)

suatu periode akuntansi yang sama, maka seluruh selisih kurs diakui dalam periode

tersebut. Namun jika timbulnya dan diselesaikannya suatu transaksi berada dalam

beberapa periode akuntansi, maka selisih kurs harus diakui untuk setiap periode

akuntansi dengan memperhitungkan perubahan untuk masing-masing periode.

Pada saat terjadi transaksi pembelian, pada kartu utang akan dicatat nilai

utang perusahaan sebesar utang sesuai dengan mata uang yang dipakai pada saat

transaksi, di kartu persediaan, nilai barang harus kita catatkan dalam nilai rupiah, yang

kita kurskan sesuai dengan nilai kurs pada saat terjadinya transaksi(kurs BI).

Kemudian ketika melakukan pembayaran, perusahaan harus membayar

dengan hitungan mata uang yang dipakai pada saat transaksi pembelian sebesar utang

perusahaan, dan dari sinilah timbul selisih kurs. Apabila kurs pada saat terjadinya

transaksi lebih kecil dibandingkan dengan kurs pada saat terjadi pembayaran ini

disebut pendapatan selisih kurs, dan pada pencatatan akuntansi dicatat sementara

dibawah pendapatan lain-lain diluar usaha. Dan bila terjadi sebaliknya, maka akan

timbul biaya selisih kurs pada akuntansi dicatat sementara dibawah biaya lain-lain

diluar usaha.

Dengan penyajian akan laporan utang usaha serta penjadwalan pembayaran

utang yang sesuai dengan laporan yang dikeluarkan akan membantu kelangsungan

perusahaan dalam memprediksi langkah yang akan diambil selanjutnya bila terjadi

(31)

(32)

4.1. Analisis Permasalahan

Pada tahap analisa untuk sistem informasi multi currency ini, dilakukan

wawancara langsung dengan beberapa orang yang mengerti tentang multi currency dan sistem akuntansi yang selama ini berlaku di Indonesia. Dan yang sangat

membantu adalah bahwa pada masa krisis moneter seperti sekarang ini dimana dolar sangat fluktuatif dan banyak perusahaan yang mengalami masalah dengan laporan akuntansi yang mereka miliki terutama yang menyangkut utang dan persediaan, maka

masalah Multi currency ini mendapat tempat bahasan khusus di kalangan praktisi perusahaan dan akuntansi.

Dari beberapa diskusi, didapatkan beberapa pengertian tentang multi currency

dan bagaimana sistem yang selama ini berlaku di Indonesia, dan mengapa multi currency menjadi permasalahan di Indonesia. Dari sini dimulai dengan mencoba

melihat beberapa kebutuhan informasi yang menjadi masalah multi currency dan bagaimana mangatasi masalah-masalah tersebut, melalui suatu desain program komputer yang terstruktur, yang mengolah sumber-sumber data yang selama ini sudah

ada dengan lebih terpadu.

Permasalahan yang timbul pada perusahaan yang transaksinya menggunakan multi

(33)

28

uang Dollar, maka sesuai dengan ketentuan Akuntansi nilai barang tersebut harus

dicatat sesuai dengan harga beli menggunakan mata uang Dollar, namun di pencatatan Utang dapat dicatat nilai pembelian dalam mata uang rupiah. Apabila transaksi ini

terjadi dalam rentang waktu yang tidak lama dan dengan kurs yang tidak berubah maka tidak akan timbul permasalahan, namun akan menjadi masalah apabila fluktuasi kurs cukup tinggi, sehingga antara nilai persediaan dan nilai utang akan

mempunyai selisih, sehingga harus dicatat selisih antara kurs dollar waktu barang tersebut dibeli dan pada saat melakukan pelaporan, selisih ini akan dicatat dalam

rekening akuntansi yang namanya biaya selisih kurs, dimana apabila terjadi rugi maka di catat pada rugi selisih kurs dan bila ternyata laba dicatat pada laba selisih kurs. Permasalahan utama adalah Laba ataupun rugi yang terjadi akibat selisih kurs ini

bernilai semu namun apabila perusahaan itu mempunyai laba akhir tahun yang sangat banyak akibat selisih kurs ini pajak pendapatan perusahaan itu akan tinggi. Pada saat itu nilai barang akan tinggi atau rendah sesuai dengan nilai kurs namun nilai utang

atau piutang akan tetap seperti saat terjadinya transaksi. Adapun pokok-pokok permasalahan yang bisa diambil dari keterangan diatas adalah sebagai berikut :

1. Akibat yang timbul dari Pembelian dengan menggunakan mata uang asing 2. Pemisahan antara transaksi monetery account dan non monetery account

3. Akibat yang ditimbulkan dari transaksi non monetery account yang berpengaruh

(34)

Untuk pembuatan desain sistem ini setelah menganalisa masalah-masalah yang

ada maka dibuat rancangan sistemnya dengan menggunakan Sistem FlowChart yang terbaru, diagram alur data, kebutuhan database, serta desain input-outputnya.

[image:34.612.103.511.277.581.2]

Berikut ini adalah gambaran dari flowchart system yang baru :

Gambar 4.1.1. FlowChart Tabel-tabel Referensi

Manual input Maintenance Rekening Akuntansi Tbrek Rekening Akuntansi 1 Manual input Maintenance Data Barang Tbbar Data Barang 2 Manual input Maintenance Data Relasi Tbrel Data Relasi Usaha 3 Manual input Maintenance Kurs MataUang Kurs Data Kurs Mata Uang 4 Manual input Tbkas Data Jenis Kas 5 4 Manual input Tbbeli Data Jenis Pembelian 6 1 Flow Referensi / Tabel

Maintenance Jenis Kas

(35)

[image:35.612.91.559.88.502.2]

30

Gambar 4.1.2. Flowchart system Pembelian, kasir dan utang yang baru

Mulai buat 0rder beli Order Beli Buat Bendel Baru 6 Bendbl+ (Thn Aktif) Proses Pembelian Trnbl+ (No. Bendel) Posting Ke Utang dan beli 2 3 4 Beli+ (Thn Aktif)+ (Bulan) Cetak Nota Pembelian Nota Beli

Pembeli Bagian Pembelian

7 Buat Bendel Baru 6 BendRb+ (Thn Aktif) Proses Retur Pembelian Trnrb+ (No. Bendel) Posting Ke Utang dan beli 2 3 4 Data Barang retur Buat Bendel Baru 5 Bendkk+ (Thn Aktif) Transaksi Kas 1 3 Trnkk+ (No. Bendel) Posting Ke Utang Utang+ (ThnAktif)+ (Bulan)

7 Buat Bendel_Baru

Bendnk+ (Thn Aktif) Transaksi Memo 1 3 Memo+ (No. Bendel) Posting Ke Utang Utang+ (ThnAktif)+ (Bulan) Cetak Laporan

(36)

4.2. Diagram Alur Data

Desain ini dirancang sebagai salah satu cara untuk menampilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan multi currency, dan dapat diaplikasikan oleh

perusahaan-perusahaan (terutama perusahaan-perusahaan dagang) yang selama ini melakukan transaksi dengan menggunakan lebih dari satu mata uang.

Mengacu pada usulan alternatif pada bab III untuk menggambarkan sistem

tersebut maka digunakan diagram alur data (DFD = Data Flow Diagram).

DFD yang telah dibuat pada sistem ini perlu diuji untuk membuktikan bahwa

data flow tersebut sudah benar. Untuk menguji kebenaran DFD ini digunakan software Easy Case.

4.2.1. Contex Diagram

Langkah pertama dalam pembuatan diagram arus data ini adalah membuat context diagram untuk menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dari context

diagram ini dapat digambarkan hubungan input-output antara sistem dengan dunia luar (external entity).

Data flow diagram Sistem Informasi Multi Currency ini dalam level context dimulai dengan pemberian informasi mengenai data pada bagian akuntansi, data pada bagian pembelian, data pada bagian manajemen. Dimana seluruh data tersebut akan

(37)

[image:37.612.102.567.96.493.2]

32 P0 MULTI CURRENCY SYSTEM k BAGIAN AKUNTANSI i BAGIAN PEMBELIAN h MANAJEMEN i BAGIAN PEMBELIAN DATA PEMBAYARAN Rekapitulasi Transaksi Pembelian Rangkuman Mutasi Utang Data Harian Pembelian DATA KURS MEMO UTANG Cetak Nota Pembelian Analisa Saldo Utang DAFTAR REKENING Data kas Kartu Utang per Pemasok Rangkuman Pembelian Data Pemesanan Barang Data Barang Yang Diretur Data Barang Data relasi Data beli

Gambar 4.2.1. Contex Diagram Multi Currency System

Proses sistem informasi multi currency pada context diagram ini kemudian dipecah atau diperinci lagi ke level-level selanjutnya yang terdiri dari beberapa proses

(38)

Pada bagian proses ini merupakan proses pemasukan data tabel-tabel referensi

yang terdiri dari beberapa proses pemasukan data yaitu, Data table relasi, Data tabel rekening, data tabel barang, data tabel kas, data tabel beli, data tabel kurs.

2. Proses Pembelian

Pada proses ini akan direkam data transaksi pembelian barang, dengan patokan bahwa titik dimana barang tersebut diantar ke gudang adalah titik terjadinya

transaksi pembelian ini. Dan pada saat itu akan diambil nota atau faktur pembelian sebagai data sumbernya.

Pada proses ini stok di gudang otomatis akan bertambah, utang juga akan bertambah (untuk pembelian kredit), untuk pembelian tunai dianggap pembelian kredit yang dilunasi pada waktu yang sama.

a. Proses Input Nota / Faktur pembelian

Memasukkan data transaksi pembelian yang data sumbernya dapat berupa suatu faktur pembelian. Data transaksi pembelian ini akan di simpan secara

terkelompok (bendel), dimana tiap bendel adalah kumpulan transaksi sejenis dalam 1 hari.

b. Proses Perhitungan ke utang

Pada proses ini data-data transaksi pada bendel-bendel yang di proses akan di hitung dan dimasukkan ke file-file master dan proses penghitungan ini akan

(39)

34

Proses ini merupakan kebalikan dari proses pembelian diatas, dimana kalau

pada proses pembelian, barang masuk kegudang maka proses retur beli akan mengurangi jumlah sediaan di gudang. Data sumber yang dipakai juga berupa

Bukti barang keluar atau nota/faktur retur beli. 4. Proses Pembayaran

Pada bagian ini akan dimasukkan data penerimaan dan pengeluaran kas dimana

akan berpengaruh ke transaksi utang (mengurangi utang apabila terjadi pembayaran). Pada level ini data flow akan dipecah lagi ke level yang lebih kecil

yaitu :

a. Proses Input Nota Pembayaran

Data sumber pada level ini dapat berupa Bukti Kas/Bank keluar tergantung

cara pembayaran. Datanya akan disimpan pada file transaksi kas. b. Proses Perhitungan ke utang

Pada proses ini data-data transaksi pada bendel-bendel yang di proses akan

dihitung dan dimasukkan ke file-file master. 5. Proses Memorial Utang

Sesuai dengan namanya maka proses ini hanya berupa memo-memo atau adjusment (penyesuaian), apabila data utang mengalami kesalahan baik itu kesalahan ketik atau karena suatu hal lain, maka datanya dapat dimasukkan

(40)

Data sumber pada level ini dapat berupa data memorial utang. Datanya akan

disimpan pada file transaksi memorial. 6. Proses Perhitungan ke utang

Pada proses ini data-data transaksi pada bendel-bendel yang di proses akan dihitung dan dimasukkan ke file-file master.

4.2.2. DFD Level 0 Multi Currency System

Gambar 4.2.2. DFD Level 0

P1 PEMBELIAN P2 RETUR PEMBELIAN P3 PEMBAYARAN P4 MEMO D15 BELI.DAT P6 CETAK LAPORAN UTANG k BAGIAN AKUNTANSI i BAGIAN PEMBELIAN D1 UTANG.DAT D6 TBREK.DAT h MANAJEMEN D8 TRNRB.DAT D4 KURS.DAT D7 TBREL.DAT i BAGIAN PEMBELIAN k BAGIAN AKUNTANSI D7 TBREL.DAT D5 TBBAR.DAT i BAGIAN PEMBELIAN i BAGIAN PEMBELIAN P7 LAPORAN PEMBELIAN DAN RETUR i BAGIAN PEMBELIAN D5 TBBAR.DAT D18 TrnNk.Dat P9 TABEL D17 TRNKK.DAT D11 TbBeli.dat P10 Proses ke utang D2 TRNBL.DAT D10 bendbl.dat D11 TbBeli.dat

[image:40.612.104.532.301.620.2]

(41)

36

4.2.3. DFD Level 1

Gambar 4.2.3.1. DFD Level 1Proses Pemasukan Data Tabel Referensi

Gambar 4.2.3.2. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Pembelian

[image:41.612.104.513.126.666.2]

P9.1 Input Tabel relasi P9.2 Input Tabel rekening P9.3 Input Tabel Kas P9.4 Input Tabel Beli k BAGIAN AKUNTANSI i BAGIAN PEMBELIAN P9.5 Input Tabel barang D6 TBREK.DAT D13 TbKas.Dat D11 TbBeli.dat D5 TBBAR.DAT D7 TBREL.DAT P9.6 Input data kurs D4 KURS.DAT Data Barang Data relasi DAFTAR REKENING Data kas Data beli Kode_kas KODE_REK KODE_REK Kode_beli KODE_BAR KODE_REL KODE_REK DATA KURS Kode_Kurs Kode_Kurs i BAGIAN PEMBELIAN P1.2 Pencetakan Nota Pembelian D11 TbBeli.dat D7 TBREL.DAT

(42)

[image:42.612.101.524.76.626.2]

Gambar 4.2.3.3. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Retur Pembelian

Gambar 4.2.3.4 DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Pembayaran D8 TRNRB.DAT P2.3 Buka Bendel D5 TBBAR.DAT P2.1 Nota Retur Pembelian D7 TBREL.DAT i BAGIAN PEMBELIAN P2.2 Proses Pembuatan Bendel

D11 TbBeli.dat D16 bendrb.dat

(43)

[image:43.612.103.510.155.510.2]

38

Gambar 4.2.3.5. DFD Level 1 Proses Pengolahan Data Memo Utang

P4.1

Pembuatan Bendel

P4.2

Buka Bendel

P4.3

Proses Input Memo

k

BAGIAN AKUNTANSI

D9 BendNk.Dat

D6 TBREK.DAT

D7 TBREL.DAT

D18 TrnNk.Dat NO_TRAN

No_Bendel

KODE_REK

(44)

4.3. Diagram Berjenjang.

Gambar 4.2.3.6. Diagram berjenjang Contex

System multi Currency (P0) Tabel (P9) Retur Pembelian (P2) Pembelian (P1) Tabel Relasi Tabel Rekening Tabel

[image:44.612.105.605.135.503.2]

(45)

40

4.3. E-R Diagram dan Mapping File.

Berikut ini adalah perancangan e-r diagram atau Entity Relationship diagram dan mapping file yang akan menggambarkan bagaimana hubungan antara Entity-entity

yang terkait dengan sistem yang dipergunakan dalam pembuatan sistem informasi pembelian dan utang usaha dengan nilai transaksi dalam berbagai mata uang (multi currency). Dan sistem yang digambarkan ini adalah merupakan sistem umum dari

[image:45.612.103.536.293.553.2]

hubungan pembelian dan utang.

Gambar 4.3.1. E-R Diagram

Menyediakan Relasi

Kasir/ Pembayaran

Utang

Pembelian Barang

Melakukan Transaksi

Membayar Berdasar

Menimbulkan

(46)

[image:46.612.104.538.91.506.2]

Gambar 4.3.2. Mapping File

4.4. Perancangan Basis Data

Untuk pembuatan file-file basis data, tidak menggunakan sistem master file yang akan menyimpan semua informasi pada satu file, namun lebih disarankan

dengan metode batch processing , dan dalam perancangan basis data ini akan dibagi menjadi 3 golongan file yaitu :

1. File referensi Kode_rel <PK> Nama_Rel . . .

TBREL.DAT

Kode_rek <PK> Nama_Rek . . .

TBREK.DAT Kode_Kurs <PK> Keterangan . . .

KURS.DAT Kode_Bar <PK> Nama_Bar . . .

TBBAR..DAT Kode_Beli <PK> Keterangan . . .

TBBELI.DAT

Kode_Kas <PK> Keterangan Kode_kurs . . . TBKAS.DAT Kode_Rel Kode_Bar Kode_Kurs No_bendel No_tran <PK> . . . TRNBL+.DAT

No_tran <PK> Kode_Rel Kode_Rek No_Bendel . . .

TRNKK+.DAT

No_tran <PK> No_Bendel . . .

UTANG..DAT No_bendel <PK>

Kode_Beli . . . BENDBL+.DAT No_bendel Kode_Rel Kode_Bar Kode_Kurs No_tran <PK> . . . TRNRB+.DAT No_bendel <PK> Kode_Beli No_tran . . .

BENDRB+.DAT

No_bendel <PK> Kode_Kas . . .

BENDKK+.DAT

No_bendel No_tran <PK> Kode_Rel Kode_Rek . . .

MEMO+.DAT No_bendel <PK> Tanggal . . .

BENDM+.DAT

No_tran <PK> No_Bendel . . .

(47)

42

2. File Transaksi

3. File Master

Untuk membuat file-file basis data ini lebih disaran dengan memakai file dengan

memakai DBF(DBASE), karena lebih dipahami banyak programmer, bisa diakses untuk yang menggunakan program berbasis DOS ataupun WINDOWS.

4.4.1. File Referensi

File referensi berisi data-data file yang secara isi tidak akan terupdate pada saat

memasukan suatu transaksi, namun dapat ditambahi. Jadi sifat file adalah statis pada saat memasukkan transaksi, file ini hanya menjadi semacam referensi untuk menginputkan data transaksi. Dalam desain ini file-file referensi tersebut adalah :

A. Struktur File Tabel Relasi Nama file : TBREL.DAT Keyfield : Kode_Rel

Kegunaan : Menyimpan data-data supplier

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_rel CHARACTER 8

2 Nama_rel CHARACTER 30

3 Alamat CHARACTER 30

4 Telp CHARACTER 8

5 Disc1 NUMERIC 3

6 Limit NUMERIC 3

7 NPWP CHARACTER 10

(48)

Keterangan :

Kode_rel = Kode relasi Nama_rel = Nama relasi

Alamat = Alamat relasi Telp = Nomor telepon

Disc1 = Discount 1 dalam persen

Limit = Batas waktu pembayaran

NPWP = Nomor pemberitahuan wajib pajak

No.Rek = Nomor rekening bank dari relasi B. Struktur file Tabel Barang

Nama File : TBBAR.DAT

Keyfield : Kode_Bar

Kegunaan : Menyimpan data-data barang

Keterangan :

Kode_bar = Kode barang Nama_bar = Nama barang

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_bar CHARACTER 8

2 Nama_bar CHARACTER 15

3 Harga_sat NUMERIC 9 2

4 Min_Kuan NUMERIC 9

(49)

44

Harga_sat = Harga satuan

Min_Kuan = Minimal Kuantum barang Max_Kuan = Maximal Kuantum barang

C. Struktur File Tabel Rekening Akuntansi

Nama File : TBREK.DAT Keyfield : Kode_Rek

Kegunaan : Menyimpan rekening akuntansi

Keterangan :

Kode_rek = Kode rekening

Nama_rek = Nama rekening Status = Status rekening (D/K)

D. Struktur File Tabel Kurs Nama File : KURS.DAT

Keyfield : Kode_Kurs

Kegunaan : Menyimpan Data Kurs

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_rek CHARACTER 10

2 Nama_rek CHARACTER 20

(50)

Keterangan :

Kode_Kurs = Kode kurs

Keterangan = Keterangan nama mata uang Kurs Pajak = Kurs standart pajak

Kurs Bank = Kurs standart bank

Tanggal = Tanggal mulai kurs berlaku E. Struktur File Tabel beli

Nama File : TBBELI.DAT

Keyfield : Kode_Beli

Kegunaan : Menyimpan Data Cara Pembelian , contohnya

Kode_beli 11 untuk Pembelian Tunai dan Kode_beli 12 untuk Pembelian Kredit.

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_Kurs CHARACTER 3

2 Keterangan CHARACTER 6

3 Kurs_Pajak NUMERIC 9

4 Kurs_Bank NUMERIC 9

5 Tanggal DATE

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 Kode_Beli CHARACTER 3

3 Rek_Bayar CHARACTER 10

(51)

46

Keterangan :

Kode_Beli = Kode beli

Keterangan = Keterangan pembelian (Tunai/Kredit)

Rek_Bayar = Rekening pembayaran Rek_Pot = Rekening potongan bayar F. Struktur File Tabel Kas

Nama File : TBKAS.DAT Keyfield : Kode_Kas

Kegunaan : Untuk Menyimpan Variabel Data Rekening pembayaran

Keterangan :

Kode_Kas = Kode kas

Keterangan = Keterangan nama kas (contoh : kas kecil, bank ) Kode_rek = Kode rekening

Kode_Kurs = Kode kurs

4.4.2 File Transaksi

File transaksi digunakan untuk menyimpan data-data transaksi yang masuk, data-data tersebut akan dimasukkan sesuai dengan data-sumber yang dimiliki. Pada

1 Kode_Kas CHARACTER 6

3 Kode_rek CHARACTER 10

(52)

saat menginputkan file transaksi ini, tidak akan melakukan updating pada file

referensi maupun file master. File master baru akan terupdate pada saat melakukan proses perhitungan.

File transaksi ini menggunakan sistem bendel, dimana untuk satu kelompok transaksi yang sama (dalam hal ini hari) akan dikumpulkan dalam satu bendel. Key dari bendel ini adalah No_bendel, Kode_kelompok dan tanggal transaksi.

Keuntungan dari penggunaan file transaksi ini adalah, apabila terjadi kerusakan pada file database , tidak akan merusak semua data karena tersimpan dalam

file masing-masing, di samping itu untuk melakukan pengoreksian bisa lebih mudah dan kecepatan untuk mengoreksi dalam satu bendel akan lebih cepat dari pada harus mengoreksi kumpulan data.

Kerugian dari penggunaan file transaksi ini antara lain, pemakaian space hardisk yang lebih banyak karena satu file satu hari maka dalam satu tahun untuk satu kelompok bisa memiliki sampai 300 file. File-file database yang termasuk file

transaksi adalah :

A. Struktur file transaksi pembelian

Nama File : Trnblxxx.Dat Kode Field : No_tran

(53)

48

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi

Referensi = Referensi, biasanya diisi dengan nomor bukti pembelian barang Uraian = Uraian, biasanya diisi dengan nama jenis pengelompokan barang Kode_rel = kode relasi

Nama_rel = Nama relasi Kode_bar = Kode Barang

Nama_bar = Nama Barang No_faktur = Nomor faktur Order = No order pembelian

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

1 No_tran CHARACTER 8

2 Referensi CHARACTER 15

3 Uraian CHARACTER 15

8 No_faktur CHARACTER 8

9 Order DATE 8

10 Tanggal DATE 8

11 Limit NUMERIC 3

12 Kuantum NUMERIC 9

15 Harga_Tot NUMERIC 10 2

(54)

Tanggal = tanggal transaksi

Limit = jangka bayar

Kuantum = jumlah pembelian barang

Harga_sat = harga satuan Kode_Kurs = kode kurs

Harga_Tot = Harga Sat * Kuantum * disc1

No_bendel = no bendel

B. Struktur file transaksi retur pembelian

Nama File : Trnrbxxx.Dat Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi retur pembelian

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

8 Order DATE 8

9 Kuantum NUMERIC 9

11 Harga_Tot NUMERIC 10 2

12 No_bendel CHARACTER 3

(55)

50

Keterangan :

Referensi = Referensi, biasanya diisi dengan nomor bukti pembelian barang

Uraian = Uraian, biasanya diisi dengan nama jenis pengelompokan barang Kode_rel = kode relasi

Nama_rel = Nama relasi

Kode_bar = Kode Barang Nama_bar = Nama Barang

Order = No order pembelian Tanggal = tanggal transaksi

Kuantum = jumlah pembelian barang

Harga_sat = harga satuan Kode_Kurs = kode kurs

Harga_Tot = total harga, hasil perhitungan dari jumlah barang yang dibeli

No_bendel = no bendel

C. Struktur file transaksi pembayaran

Nama File : Trnkkxxx.Dat Kode Field : No_tran

(56)

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi Kode_rel = Kode relasi

Nama_rel = Nama relasi No_rek = Nomor rekening Nama_rek = Nama rekening

Jumlah = jumlah nilai uang yang dibayarkan No_Bendel = nomor bendel

Uraian = Diisi dengan pengelompokan dari item-item dari kolom keterangan Keterangan = diisi dengan item-item yang akan dibayarkan.

D. Struktur file memorial

Nama File : Memoxxx.Dat Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi adjustmen (Nota Debet)

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

4 No_rek CHARACTER 10

6 Jumlah NUMERIC 10 2

7 No_Bendel CHARACTER 3

(57)

52

Keterangan :

No_tran = Nomor transaksi Kode_rel = kode relasi Nama_rel = nama relasi

No_rek = nomor rekening Nama_rek = nama rekening Jumlah = jumlah nilai uang

No_Bendel = nomor bendel

Uraian = biasanya diisi dengan penjelasan dari transaksi yang dimasukkan

4.4.3. File Master

Sesuai dengan namanya maka file ini berisi semua data yang diperlukan untuk pencetakan laporan. File master ini baru akan terupdate bila terjadi proses perhitungan

dari file transaksi.

File-file database yang termasuk file Master adalah : 1. File Master Pembelian.

4 No_rek CHARACTER 10

(58)

File master pembelian merupakan file hasil akumulasi dari proses penggabungan

dua jenis file yaitu TRNBLxxx.Dat dan TRNRBxxx.Dat selama periode tertentu, file ini dibuat dengan pertimbangan bahwa pihak akuntansi dan atau manajemen

akan memerlukan laporan untuk periode sebelum periode berjalan. Struktur file Master pembelian

Nama File : Belixxxx.Dat (Beli+Tahun+Bulan)

Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi pembelian dan retur pembelian untuk

pelaporan per-periode tertentu

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

10 Tanggal DATE 8

11 Limit NUMERIC 3

12 Kuantum NUMERIC 9

15 RpDisc NUMERIC 14 2

16 Ongkos NUMERIC 14 2

17 Potongan NUMERIC 14 2

(59)

54

Keterangan :

Referensi = merupakan field yang otomatis yang merupakan gabungan dari file-

file transaksi pada field referensi. Uraian = uraian

Kode_rel = kode relasi diperoleh dari data yang telah diisi pada file transaksi

Kode_bar = kode barang diperoleh dari data yang telah diisi pada file transaksi No_faktur = diisi secara otomatis dengan nomor faktur yang telah diisi pada

transaksi pembelian

No_Bendel = nomor bendel otomatis diambil dari transaksi pembelian Tanggal = merupakan tanggal otomatis dari pembelian

Limit = batas waktu untuk pembayaran

Kuantum = merupakan kuantum barang yang diperoleh dari transaksi pembelian Harga_sat = merupakan harga satuan barang yang telah dibeli

Kode_Kurs = kode mata uang

RpDisc = merupakan discount yang telah menjadi nilai nominal uang

Ongkos = adalah jumlah ongkos yang dibebankan Potongan = merupakan potongan bayar dari relasi Kode_Beli = merupakan kode pembelian (Tunai/Kredit)

2. File Master Supplier.

Struktur file Master Supplier

(60)

Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan transaksi pembelian, Utang, memo, kasier untuk pelaporan per-periode tertentu

Keterangan :

Referensi = merupakan field diisi secara otomatis yang adalah merupakan field

dari transaksi-transaksi yang telah diisi.

Uraian = Uraian, field yang secara otomatis yang diisi dengan uraian dari transaksi yang telah dimasukkan.

Kode_rel = merupakan kode relasi yang diperoleh dari transaksi yang telah dimasukkan.

No_faktur = adalah nomor faktur yang telah dimasukkan di transaksi pembelian No_Bendel = adalah nomor bendel dari transaksi yang telah dimasukkan.

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

10 Tanggal DATE 8

11 Limit NUMERIC 3

(61)

56

Tanggal = adalah tanggal transaksi

Limit = merupakan batas waktu pembayaran

Jumlah = merupakan jumlah nilai nominal yang harus dibayarkan

Kode_Kurs = merupakan kode mata uang

Kode_Kas = merupakan kode kas, diperoleh dari transaksi kas keluar yang telah dimasukkan.

File master supplier merupakan kumpulan akumulasi dari file file transaksi, yang bertujuan untuk mengetahui keadaan kewajiban perusahaan terhadap relasi

perusahaan tersebut dalam periode tertentu serta berguna juga untuk penjadwalan pembayaran hutang.

Selain ketiga jenis file-file database diatas ada beberapa file database yang

digunakan untuk membantu dalam pemrosesan data , yaitu file database bendel yang akan menyimpan data bendel tanggal terjadinya transaksi status dari suatu bendel, kegunaan file bendel ini sudah dijelaskan diatas yaitu akan membentuk Suatu file

database sesuai dengan nomor bendel yang merupakan penomoran otomatis (file TRNBLxxx, TRNRBxxx,TRNKKxxx,MEMOxxx), dalam suatu bendel nantinya

akan disimpan file file transaksi yang sejenis dengan tanggal transaksi yang sama. Adapun file file bendel itu adalah :

A. Struktur file Bendel Pembelian

Nama File : BENDBLxx.Dat (BENDBL+TAHUN) Kode Field : No_tran

(62)

Keterangan :

No_Bendel = Adalah penomoran otomatis yang akan membentuk file Trnbl001 dan seterusnya.

Tanggal = diisi dengan tanggal transaksi pembelian

Kode_Beli = kode pembelian diperoleh dari tabel, diambil secara otomatis Keterangan = adalah keterangan dari kode pembelian yang telah dimasukkan.

B. Struktur file Bendel Pembelian

Nama File : BENDRBxx.Dat (BENDRB+TAHUN) Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan Data Bendel dari file transaksi Trnrbxxx.dat

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

2 Tanggal DATE 8

(63)

58

Keterangan :

No_Bendel = Adalah penomoran otomatis yang akan membentuk file Trnrb001 dan seterusnya.

Tanggal = diisi dengan tanggal transaksi pembelian

Kode_Beli = kode pembelian diperoleh dari tabel, diambil secara otomatis Keterangan = adalah keterangan dari kode pembelian yang telah dimasukkan.

C. Struktur file Bendel Pembayaran

Nama File : BENDKKxx.Dat (BENDKK+TAHUN)

Kode Field : No_Bendel

Kegunaan : Menyimpan Data Bendel dari file transaksi Trnkk.dat

Keterangan :

No_Bendel = Merupakan penomoran otomatis yang akan membentuk file

trnkk001.dat dan seterusnya

Kode_Kas = kode kas yang telah dimasukkan di TBKas dan diperoleh secara

otomatis.

Tanggal = tanggal terjadinya transaksi

FIELD NAMA FIELD TYPE WIDTH DEC

2 Tanggal DATE 8

3. Kode_Kas CHARACTER 6

(64)

Keterangan = keterangan dari kode kas

Kode_Kurs = merupakan kode dari mata uang yang telah dimasukkan di kurs.dat dan diperoleh secara otomatis.

D. Struktur file Bendel Memo

Nama File : BENDNKxx.Dat Kode Field : No_tran

Kegunaan : Menyimpan Data Bendel dari file transaksi Trnrbxxx.dat

Keterangan :

No_Bendel = Adalah penomoran otomatis yang akan membentuk file memo001 dan seterusnya.

Tanggal = merupakan tanggal transaksi

4.5. Perancangan Input

Pada perancangan input ini akan dibagi menjadi dua bagian yaitu : 1. Perancangan Dokumen Input.

a. Faktur pembelian

(65)

60

Dokumen Faktur pembelian merupakan faktur penjualan dari relasi yang

[image:65.612.104.527.201.516.2]

melakukan transaksi dengan perusahaan., adapun bentuk umum dari suatu faktur pembelian adalah :

Gambar 4.5.1.a Nota Faktur Keterangan :

- PT. .. Merupakan nama Perusahaan yang melakukan transaksi penjualan.

- No , biasanya diisi dengan nomor transaksi penjualan. PT. ……..

FAKTUR No :

Nama : Alamat :

Nama Barang Kuantum Harga@ Disc Harga

Jumlah ....………..

PPN …………... Harga Total …………..

(66)

- Nama ,Merupakan nama dari perusahaan yang melakukan transaksi

pembelian barang

- Alamat, merupakan alamat dari perusahaan yang melakukan

pembelian.

Faktur yang dibuat ini merupakan contoh umum yang biasanya dipakai untuk item-item maupun susunan dari faktur tersebut dapat dibuat

sesuai dengan kebijakan perusahaan yang bersangkutan. b. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar adalah bukti untuk mengeluarkan uang dalam bentuk cash atau cek dari kasir perusahaan, bahwa perusahaan sudah mengeluarkan uang dalam jumlah tertentu untuk suatu pembelian atau untuk suatu pembayaran.

[image:66.612.98.560.281.618.2]

Adapun bentuk dari bukti kas keluar itu adalah :

Gambar 4.5.1.b. Nota Kas Keluar BUKTI KAS KELUAR Tanggal :

No :

Relasi : Uraian :

Keterangan Jumlah

(67)

62

Untuk suatu transaksi pembelian, relasi harus tetap diisi dengan nama dari

relasi yang telah melakukan transaksi pembelian dengan perusahaan.

- Tanggal, diisi dengan tanggal melakukan transaksi, dalam hal ini

tanggal dimana uang dikeluarkan dari kasir. - No, merupakan nomor dari transaksi yang dibuat

- Relasi , merupakan nama dari relasi yang melakukan transaksi

pembelian dengan perusahaan.

- Uraian bisa diisi dengan Jenis pengelompokan dari item keterangan

yang ada pada dokumen.

- Keterangan , biasanya diisi dengan item-item dari pembelian itu sendiri misalnya nama barang.

- Jumlah adalah jumlah nominal uang yang dikeluarkan c. Memo Utang.

Merupakan dokumen sumber untuk memasukkan data memo utang,

dokumen ini dikeluarkan bila ada sesuatu yang khusus terhadap pembelian yang dilakukan, misalnya kelebihan bayar atau biaya yang dibebankan

kepada suatu rekening tertentu dalam perusahaan.

(68)

[image:68.612.102.548.94.601.2]

Gambar 4.5.1.c. Nota Memo utang

keterangan

- Tanggal, diisi dengan tanggal melakukan transaksi, dalam hal ini - No, merupakan nomor dari transaksi yang dibuat

- Relasi , merupakan nama dari relasi yang melakukan transaksi

pembelian dengan perusahaan.

- Uraian bisa diisi dengan Jenis pengelompokan dari item keterangan

yang ada pada dokumen.

- Jumlah adalah jumlah nominal uang . 2. Perancangan Dialog Layar Input

Ada 3 tahapan pengisian data yaitu :

a. Penangkapan data, dalam hal ini adalah bagaimana dapat menentukan

data-data sumber dan bagaimana menangkap data-data tersebut. MEMO UTANG

Tanggal :

No :

Relasi : Uraian :

Keterangan Jumlah

(69)

64

b. Penyiapan data, data-data yang telah ditangkap akan disiapkan untuk

dimasukan sebagai data sumber.

c. Entry data, data yang sudah disiapkan dientry-kan ke dalam sistem .

Dalam desain input ini untuk semua rancangan yang menggunakan tanda < > berarti input, sedangkan bertanda [ ] berarti display. Beberapa bentuk tampilan yang akan dirancang seperti di bawah ini

Adapun file file yang harus diinput adalah sebagai berikut : a. Tabel Relasi

Kode Relasi Nama : <Nama_rel >

<Kode_rel> Alamat : <Alamat >

Telp : <Telp > Disc1 : <Disc1 > Limit : <Limit >

NPWP : <NPWP >

NO. Rek : <No_Rek >

[image:69.612.103.557.279.502.2]

Cari Tambah Koreksi Hapus

Gambar 4.5.2.a. Dialog layar input Tabel Relasi

Keterangan:

- Kode relasi = diisi dengan kode dari relasi usaha perusahaan biasanya merupakan inisial dari perusahaan tersebut.

- Nama = merupakan nama perusahaan - Alamat = Alamat perusahaan

(70)

- Disc1 = merupakan discount yang biasanya diberikan , merupakan nilai discount default

- Limit = merupakan batas waktu dari pembayaran, juga merupakan nilai default

- NPWP = merupakan nomor NPWP dari perusahaan

- No rek = merupakan nomor rekening bank yang biasanya digunakan untuk pembayaran.

b. Tabel Barang

Kode Barang Nama Barang Harga @ Min kuantum Max Kuantum <Kode_Bar> <Nama_Bar> <Harga_Sat> <Min_Kuan > <Max_Kuan >

[image:70.612.106.564.277.504.2]

Gambar 4.5.2.b. Dialog Layar Input Tabel Barang Keterangan :

- No = Merupakan nomor urut

- Kode barang = diisi dengan kode barang atau bahan, biasanya merupakan inisial dari barang dikombinasi dengan nomor

- Harga @ = merupakan harga satuan dari barang/ bahan merupakan nilai default

(71)

66

- Max Kuantum = diisi dengan jumlah maksimal barang yang harus berada pada perusahaan.

c. Tabel Rekening.

No. Rekening Nama Rekening Status

<No_Rek > <Nama_Rek > <Status>

[image:71.612.99.562.147.646.2]

Gambar 4.5.2.c. Dialog Layar Input Tabel Rekening Keterangan :

- Kode Rekening = diisi dengan nomor rekening sesuai dengan ukuran baku, nomor rekening biasanya dibagi per level rekening. - Nama Rekening = diisi dengan nama dari rekening yang

bersangkutan.

- Status = diisi dengan status dari rekening , D untuk Debet dan K untuk Kredit.

d. Tabel Kurs

Kode Kurs Keterangan Kurs Pajak Kurs Bank Tanggal

<Kode_kurs> <Keterangan > <Kurs_Pajak> <Kurs_Bank > <Date >

(72)

Keterangan

- Kode Kurs = diisi dengan kode dari mata uang yang digunakan misalnya IDR untuk rupiah.

- Keterangan = diisi dengan nama mata uang misalnya rupiah