LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Rekap Absensi Pada BPLS (Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo).

(1)

Disusun oleh :

DWI MEUTIA AGUSTINA (08410100248)

SEKOLAH TINGGI SISTEM INFORMASI

(2)

KATA PENGANTAR ... iv

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR GAMBAR ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ... ix

BAB I ... 1

PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 2

1.5 Kontribusi ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 3

BAB II ... 4

GAMBARAN UMUM ORGANISASI ... 4

2.1 Profil Organisasi ... 4

2.2 Lokasi Kerja ... 4

2.3 Visi Misi dan Tujuan ... 5

2.3.1 Visi Organisasi BPLS ... 5

2.3.2 Misi Organisasi BPLS ... 7

2.3.3 Tujuan Organisasi BPLS ... 7

(3)

3.1 Pengertian Sistem Informasi ... 10

3.2 Sistem Flow ... 11

3.3 Data Flow Diagram ... 13

3.4 Entity Relationship Diagram ... 16

3.5 Program Penunjang ... 17

3.6 Analisa dan Perancangan Sistem ... 20

3.7 Absensi ... 20

BAB IV ... 21

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 21

4.1 Menganalisa Sistem ... 21

4.1.1 Prosedur Pencatatan Data Pegawai ... 22

4.1.2 Prosedur Perekapan Absensi Pegawai ... 22

4.2 Mendesain Sistem ... 22

4.2.1 Sistem Flow ... 22

4.2.2 Context Diagram ... 23

4.2.3 Data Flow Diagram Level 0 ... 25

4.2.4 Entity Relational Diagram (ERD) ... 30

4.2.5 Struktur Tabel ... 31

4.3 Implementasi Sistem ... 32

4.3.1 Tampilan Login ... 32

(4)

4.3.5 Tampilan Laporan Absensi Harian ... 34

4.3.6 Tampilan Laporan Senam ... 35

4.3.7 Tampilan Laporan Upacara ... 35

PENUTUP ... 36

5.1 Kesimpulan ... 36

5.2 Saran ... 36

DAFTAR PUSTAKA ... 37

LAMPIRAN ... 38

(5)

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan teknologi di bidang informasi,

telah menimbulkan dampak yang cukup besar bagi kehidupan manusia. Kemajuan

teknologi ini telah membuat manusia memasuki suatu era baru yaitu era informasi,

dimana dalam era ini dituntut segala sesuatunya berjalan dengan cepat dan efektif,

sehingga pemanfaatan waktu harus dilakukan secara efisien. Dengan kemajuan

teknologi ini telah membuat manusia berfikir bagaimana membuat segala sesuatunya

lebih cepat, efektif dan efisien. Komputerisasi adalah salah satu solusi yang dapat

memecahkan masalah-masalah di atas. Dengan adanya media komputer ini

diharapkan akan mampu membantu mempercepat dan mempermudah kerja seseorang

dalam melaksanakan tugasnya sehari-hari untuk menyediakan informasi yang cepat,

tepat dan akurat.

Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo (BPLS) merupakan salah satu

Badan bentukan pemerintah untuk menangani masalah bencana lumpur di Sidoarjo,

dimana BPLS memiliki tiga tugas utama yaitu penanggulangan semburan Lumpur

dan luapan Lumpur, penanganan masalah sosial kemasyarakatan dan pembangunan

infrastruktur. Pembentukan BPLS didasarkan pada Keppres Nomor 13 Tahun 2006,

dan ditetapkan susunan BPLS yang terdiri dari Dewan Pengarah dan Badan

Pelaksana.

Selama ini hampir semua pekerjaan dalam hal kepegawaian di BPLS

dilakukan secara manual seperti antara lain absensi pegawai dan penggajian pegawai.

(6)

dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan proses kerja tidak efektif dan

efisien. Bagian kepegawaian memiliki kesusahan dalam merekap absensi pegawai

setiap harinya secara manual. Dan dengan sistem rekap yang manual dirasa kurang

akurat dan dapat terjadi kesalahan dalam penghitungan jumlah kehadiran pegawai.

Dampak tersebut akan sangat merugikan pegawai karena akan sangat pengaruh

terhadap penilaian kinerja dan gaji pegawai. Dengan adanya kelemahan tersebut,

pihak BPLS menginginkan perbaikan sistem informasi terkait khususnya data absensi

pegawai untuk menghitung absensi setiap bulan sehingga dapat mempermudah

bagaian rekap absensi pegawai di BPLS Surabaya.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dijabarkan, dapat disimpulkan rumusan masalah adalah “Bagaimana rancang bangun sistem informasi rekap absensi pegawai pada BPLS”

1.3 Batasan Masalah

Agar dalam penelitian ini tidak terlalu meluas dan terfokus pada permasalahan, maka dalam penelitian ini hanya dibatasi pada :

1. Menangani masalah absensi pegawai 2. Menangani maintenance data pegawai

1.4 Tujuan

Tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah :

1. Terbentuknya aplikasi yang dapat menangani masalah absensi

(7)

1.5 Kontribusi

Kontribusi yang ingin dicapai dalam kerja praktek yang telah dilakukan di BPLS Surabaya adalah diharapkan dapat sangat membantu pihak BPLS untuk melakukan rekapitulasi absensi pegawai.

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan, kontribusi, dan sistematika penulisan.

BAB II : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Pada bab ini menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan perusahaan mulai profil perusahaan, lokasi kerja sampai struktur organisasi.

BAB III : LANDASAN TEORI

Pada bab ini memaparkan teori-teori pendukung dalam pemecahan masalah yang dihadapi dalam kerja praktek ini seperti sistem informasi, sumber daya manusia, dan bahasa pemrograman yang digunakan.

BAB IV : DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Pada bab ini menuliskan hasil kerja dari kerja praktek, mulai dari alur dokumen manual sampai desain sistem yang ditawarkan untuk mengganti proses manual

menjadi terkomputerisasi. BAB V : PENUTUP

(8)

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Hartono, 1999:1). Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Hartono, 1999:8)

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Robert A. Leitch, 1983:6)

Informasi dapat menggambarkan kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data yang berbentuk huruf, symbol, alfabet dan sebagainya. Sistem informasi mempunyai elemen utama, yaitu data yang menyediakan informasi prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi tersebut. Orang-orang dalam sistem informasi membuat prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data sehingga menghasilkan informasi dan menyebarkan informasi tersebut ke lingkungannya.

Model dasar sistem adalah masukan, pengolahan dan pengeluaran. Fungsi pengolahan informas sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode sebelumnya. Oleh karena itu, dalam model sistem informasi ditambahkan pula media penyimpanan data. Maka fungsi pengolahan informasi bukan lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan.

(9)

Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang masi belum dapat banyak untuk bercerita, sehingga perlu untuk diolah lebih lanjut. Karena pada saat ini, para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang dijalankan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.

Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem informasi, (Hartono, 1998:11). Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi haria, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sumber dari informasi adalah data, merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat bercerita banyak, sehingga membutuhkan pengolahan lebih lanjut. Kualitas dari sistem informasi bergantung pada dua hal, yaitu :

1. Informasi harus akurat, dimana informasi tersebut harus bebas dari kesalahan. 2. Informasi tersebut harus relevan, supaya informasi tersebut dapat memberikan

masukan bagi penerimanya.

3.2 Sistem Flow

Sistem flow adalah bagan yang menunjukan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat sistem flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub sistem yang ada (Hartono, 1998:10).

Terdapat berbagai macam bentuk symbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation,

(10)

Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Simbol titik terminator digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses. (Jogiyanto, 2005:803)

Simbol dari terminator dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Terminator

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang

dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Simbol dari operation dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Manual Operation

Document menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual,

mekanik atau computer. (Jogiyanto, 2005:796)

Simbol dari document dapat dilihat pada gambar 3.3.

Gambar 3.3 Document

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat

(11)

Gambar 3.4 Database

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara

terkomputerisasi. Proses menunjukkan kegiatan proses dari operasi program computer. (Jogiyanto, 2005:797)

Simbol dari process dapat dilihat pada gambar 3.5

Gambar 3.5 Process

3.3 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang

terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisis, bpengguanaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Di dalam data flow diagram, terdapat empat symbol yang digunakan yaitu

process, external entity, data store dan data flow. Simbol process digunakan untuk

(12)

1

Prcs_2

Gambar 3.6 Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa poses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau

diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3 dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan

sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses ).

(13)

diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.

External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk

menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. Symbol external entity dapat dilihat pada gambar 3.7.

Entt_1

Gambar 3.7 External entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat

berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan bentuk data yang tersimpan pada

data store tersebut, misalnya tabel karyawan. Simbol data store dapat dilihat pada

gambar 3.8.

1 Stor_2

Gambar 3.8 Data store

Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan

(14)

Gambar 3.9 Data flow

3.4 Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relative kompleks. Dengan ERD kita dapat menguji model dan mengabaikan proses apa yang harus dilakukan. ERD dapat dikategorikan menjadi tiga bagian yaitu :

1. One to One Relationship

Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.

2. One to Many Relationship

Jenis hubungan antar tabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus.

Jenis hubungan ini merupakan hubungan antar tabel dimana beberapa record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Misalnya satu departemen mampu mengerjakan banyak pekerjaan, juga satu pekerjaan dapat ditangani oleh banyak departemenMany to many relationship.

(15)

kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai.

3.5 Program penunjang

Untuk membuat Sistem Informasi Rekap Absensi pada Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo (BPLS), dibutuhkan beberapa perangkat lunak untuk memudahkan perancangan design maupun sistem. Perangkat lunak tersebut antara lain :

1. Power Designer

Power Designer merupakan suatu tool berupa software untuk mendesain

sistem dan rancangan. Entity Relationship Diagram (ERD) yang dikembangkan oleh Sybase Inc. ada dua model data, yaitu : Entity Relationship Diagram (ERD) dan model relasional. Keduanya menyediakan cara untuk mendeskripsikan perancangan basis data pada peringkat logika.

Model ERD atau Conceptual Data Model (CMD), yaitu model yang dibuat berdasarkan anggapan bahwa dunia nyata terdiri dari koleksi obyek-obyek dasar yang dinamakan entitas (entity) serta hubungan (relationship) antara entitas-entitas itu.

Model Relational atau Physical Data Model (PDM) : yaitu model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data serta hubungan antara data-data tersebut. Setiap tabel mempunyai sejumlah kolom di mana setiap kolom memiliki nama yang unik.

2. Visual Basic .NET

(16)

Visual C#, atau Visual J#), atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio .NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigm bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan diatas .NET Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.

3. .NET Framework

Microsoft .NET Framework (dibaca Microsoft Dot Net Framework) adalah

sebuah komponen yang dapat ditambahkan ke sistem operasi Microsoft Windows atau telah terintegrasi ke dalam Windows (mulai dari Windows Server 2003 dan versi-versi Windows terbaru). Kerangka kerja ini menyediakan sejumlah besar solusi-solusi program untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan umum suatu program baru, dan mengatur eksekusi program-program yang ditulis secara khusus untuk Frmework ini. .NET Framework adalah kunci penawaran utama dari Microsoft, dan dimaksudkan untuk digunakan oleh sebagian besar aplikasi-aplikasi baru yang dibuat platform Windows

(17)

kerja itu pun dibuat sedemikian rupa agar para programmer dapat mengembangkan program computer dengan jauh lebih mudah, dan juga untuk mengurangi kerawanan aplikasi dan juga computer dari beberapa ancaman keamanan.

CLR adalah turunan dari CLI (Common Language Infrastructure) yang saat ini merupakan standar ECMA. Untuk keterangan lebih lanjut, silahkan mengunjungi situs ECMA atau kunjungi sumber pranala di bawah artikel ini.

Solusi-solusi program pembentuk class library dari .NET Framework mengcover area yang luas dari kebutuhan program pada bidang user interface, pengaksesan data, koneksi basis data, kriptografi, pembuatan aplikasi berbasis

web, algoritma numeric, dan komunikasi jaringan. Fungsi-fungsi yang ada dalam class library dapat digabungkan oleh programmer dengan kodenya sendiri untuk membuat suatu program aplikasi baru.

4. SQL Server 2005

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kunci utamanya adalah Transact SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. SQL (Structure Query Language) adalah sebuah bahasa uang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relational.

Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Aplikasi ini menggunakan SQL Server 2005 untuk merancang database yang digunakan pada sistem.

5. Crystal Report

(18)

tampilan data ada maka klik dan drag semua field yang ada sesuai dengan tampilan yang diinginkan. Biasanya crystal report adalah komponen dari VB.Net.

3.6 Analisa dan Perancangan Sistem

Analisa sistem didefinisikan sebagai uraian dari sistem yang besar dan utuh ke dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Langkah-langkah dasar dalam melakukan analisa sistem :

1. Identifikasi masalah

2. Memahami kerja dari sistem yang ada 3. Menganalisa sistem

4. Membuat laporan hasil analisis

Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai tahap setelah perancangan sistem secara umum dan perancangan sistem secara terinci. Perancangan sistem mempunyai dua tujuan yaitu memenuhi kebutuhan kepada pemakai dan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram dan ahli teknik lainnya yang terlibat.

3.7 Absensi

(19)

BAB II

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

2.1 Profil Organisasi

Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo (BPLS) dibentuk oleh Peraturan Presiden No. 14 tahun 2007. Sedangkan personil pimpinan BPLS (Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo) dilakukan dengan Keppres No. 31/M tahun 2007.

Menurut Perpres No. 14/2007, BPLS (Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo) terdiri dari Dewan Pengarah dan Badan Pelaksana. Dewan pengarah terdiri dari, Menteri Pekerjaan Umum sebagai Ketua, Menteri Sosial sebagai Wakil Ketua dan 12 anggota yaitu Menteri Keuangan, Menteri ESDM, Mendagri, Menteri Kelautan dan Perikanan, Menhub, Menneg Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas, Meneg LH, Kepala Badan Pertahanan Nasional, Gubernur Jatim, Pangdam V Brawijaya, Kapolda Jatim dan Bupati Sidoarjo.

Berdasarkan Keppres No.31/2007, Presiden menunjuk Bapak Sunarso sebagai Kepala Badan Pelaksana BPLS, Hardi Prasetyo (Wakil Kepala), Adi Sarwoko (Sekretaris), Mochammad Soffian Hadi Djojopranoto (Deputi Bidang Operasi), Sutjahjono Soejitno (Deputi Bidang Sosial) dan Karyadi (Deputi Bidang Infrastruktur). Badan penanggulangan menangani upaya penanggulangan semburan lumpur, menangani luapan lumpur, menangani masalah social dan infrastruktur akibat luapan lumpur di Sidoarjo, dengan memperhatikan resiko lingkungan yang terkecil.

2.2 Lokasi Kerja

Jalan Gayung Kebonsari No.50 Surabaya 60235 Telp. 031-8285746 Fax. 031-8290997

(20)

2.3 Visi Misi dan Tujuan 2.3.1 Visi Organisasi BPLS

Rumusan visi tersebut berisikan 4 (empat) bagian kumpulan kata, yang pertama adalah kata “pulihnya”, bagian kedua adalah “sendi kehidupan yang dinamis”, yang ketiga adalah “dari dampak fenomena gunung lumpur”, dan yang keempat adalah “pada tahun 2014”.

Untuk memahami makna dari masing-masing bagian tersebut, penggambarannya adalah sebagai berikut:

1. Kata “pulihnya” ini menunjukan adanya perbedaan antara kondisi saat ini dan

kondisi yang diinginkan. “Pulihnya” juga mengandung motivasi untuk memulihkan sendi kehidupan dalam waktu yang lebih pendek jika dibandingkan dengan jangka waktu aktifnya semburan yang diperkirakan akan berlangsung hingga 20 tahun. Diharapkan pula bahwa meskipun semburan lumpur masih tetap berlangsung tetapi sendi kehidupan yang dinamis sudah harus dapat pulih kembali lebih dini.

Untuk mencapai pulihnya membutuhkan niat yang tulus, sikap yang jujur, dan perilaku kerja keras, disertai dengan kecermatan dalam perencanaan, ketepatan dalam pelaksanaan, ketekunan dan ketelitian dalam pemantauan, serta kecerdasan dalam melakukan evaluasi sehingga kegiatan dan program yang dilaksanakan dapat mencapai sasaran yang ditetapkan.

(21)

Udara Tegangan Tinggi (SUTT) PLN, serta pipa PDAM dari Pandaan dan Umbulan untuk Metropolitan Surabaya.

Kegiatan sosial-ekonomi Porong-Sidoarjo cukup maju dan sebagai sentra industri berorientasi ekspor, serta adanya iklim investasi yang kondusif dan kompetitif pada daerah tersebut. Dengan kondisi tersebut tersedia lapangan usaha dan lapangan kerja sehingga pengangguran dapat ditekan. Aktivitas pendidikan, kesehatan, dan keagamaan menjadi terjamin sehingga peningkatan kesejahteraan masyarakat akan semakin dirasakan. Di samping itu, dengan pembangunan relokasi infrastruktur lengkap dengan simpang susun Kesambi akan menjadikan wilayah Sidoarjo Barat sebagai pusat pengembangan baru.

3. Dari dampak fenomena gunung lumpur dimaksudkan bahwa lumpur yang ke luar dari perut bumi merupakan fenomena bencana geologi sebagai erupsi gunung lumpur, yaitu ke luarnya lumpur disertai fluida ke permukaan sebagai diduga akibat formasi batuan yang tertekan sangat kuat, membentuk struktur diapir (cembung ke atas) di bawah permukaan. Karena kondisi yang tidak stabil ini selanjutnya menyebabkan erupsi gunung lumpur melalui saluran yang belum dapat dipastikan jenisnya. dapat dipastikan secara jelas, yang akhirnya muncul ke permukaan dan nampak sebagai semburan lumpur. Mengingat kemungkinan semburan akan berlangsung lebih dari 20 tahun, serta munculnya dampak yang nyata dan begitu luas mempengaruhi berbagai sendi kehidupan masyarakat terdampak dan masyarakat di sekitarnya, maka harus ada solusi permanen agar lumpur dapat dikendalikan sehingga masyarakat merasa aman untuk menjalankan aktivitasnya tanpa harus memikirkan adanya gangguan/bahaya dari luapan lumpur, dan berfungsinya kembali semua prasarana dan sarana publik terdampak.

(22)

2.3.2 Misi Organisasi BPLS

Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh unit kerja untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, agar tujuan unit kerja dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Dengan pernyataan misi ini, diharapkan seluruh pimpinan dan pegawai di setiap unit kerja dan pihak yang berkepentingan (stake-holders) dapat mengenal peran BAPEL-BPLS dengan lebih baik, dan dapat berpartisipasi dalam mendorong keberhasilannya. Dengan memperhatikan tugas pokok yang ditetapkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2007, BAPEL-BPLS menetapkan misinya sebagai berikut:

“Menanggulangi semburan dan luapan lumpur serta menangani masalah sosial kemasyarakatan dan infrastruktur dengan memperhatikan risiko lingkungan yang terkecil”

Dalam misi tersebut di atas, terkandung suatu kewajiban yang harus dilaksanakan oleh segenap pimpinan dan pegawai BAPEL-BPLS untuk menangani penanggulangan semburan dan luapan lumpur, masalah sosial kemasyarakatan, serta pengamanan dan relokasi infrastruktur, sehingga kegiatan sosial-ekonomi masyarakat bisa kembali pulih seperti sediakala.

2.3.3 Tujuan Organisasi BPLS

BAPEL-BPLS memahami apa yang harus dilaksanakan dan dicapai oleh organisasi dengan mempertimbangkan sumberdaya dan kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu dalam rangka mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan, serta dengan memperhatikan potensi dan permasalahan yang ada, BAPEL-BPLS merumuskan tujuan strategis yang harus dapat dicapai dalam kurun waktu 5 (lima) tahun mendatang. Rumusan tujuan strategis tersebut adalah:

(23)

3. Pulihnya infrastruktur jalan dan terbangunnya infrastruktur luapan lumpur melalui Kali Porong.

4. Terciptanya sistem kelembagaan dan ketatalaksanaan yang handal.

2.4 Struktur Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

Dewan Pengarah

Ketua : Menteri Pekerjaan Umum Wakil Ketua : Menteri Sosial

Anggota :

Menteri Keuangan

Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral Menteri Dalam Negeri

Menteri Kelautan dan Perikanan Menteri Perhubungan

(24)

Gubernur Provinsi Jawa Timur

Panglima Daerah Militer V/Brawijaya Bupati Sidoarjo

Keterangan :

Badan Pelaksana bertanggung jawab kepada Dewan Pengarah

(25)

Dari laporan kerja praktek yang telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya aplikasi yang telah dibuat tentang Sistem Informasi Rekap Absensi, dapat sangat membantu bagian kepegawaian di Badan Penanggulangan Lumpur Sidoarjo (BPLS) untuk merekap absensi pegawainya secara komputerisasi. Dengan adanya aplikasi itu dapat lebih mempersingkat waktu 45-50 menit, sehingga akan lebih efisien.

5.2 Saran

Aplikasi yang dibuat dari laporan kerja praktek ini dirasa masih jauh dari sempurna.

Aplikasi ini sebatas hanya untuk menghitung jumlah kehadiran pegawai di BPLS. Mudah-mudahan aplikasi ini sedikitnya dapat membantu bagian kepegawaian di BPLS untuk merekap absensi. Dan juga laporan kerja praktek ini diharapkan dapat menginspirasikan pembaca untuk merancang bangun sistem ini lebih kompleks lagi.

(26)

Terstrutur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis Edisi 2. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2005. Analisis & Desain. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

(27)

merupakan suatu badan organisasi bentukan dari pemerintah untuk mengurusi berbagai macam masalah yang ada di luapan Lumpur Sidoarjo. Dikarenakan bentukan badan organisasi itu terlalu cepat, hampir seluruh alur dan sistem yang ada di sana masih dilakukan secara manual. Manual di sini mempunyai arti bahwa belum adanya sebuah sistem yang mampu mengelola data-data dan laporan yang diselesaikan antar bagian secara otomatis

Kerja praktek ini dilakukan salama 160 jam yang dilakukan dalam waktu 4 minggu. Yang setiap minggunya terdapat 5 hari jam kerja, masing-masing selama 8 jam. Dalam kerja praktek ini, diharuskan menemukan permasalahan yang ada, mempelajari serta memberikan solusi bagi masalah yang timbul.

Permasalahan yang ada sekarang pada badan organisasi BPLS adalah di bagian rekap absensi. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah-langkah yaitu :

a. Menganalisa sistem b. Mendesain sistem

c. Mengimplementasikan sistem

d. Melakukan pembahasan terhadap hasil implementasi sistem.

Keempat langkah tersebut, dilakukan agar dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada. Lebih jelasnya akan dipaparkn pada sub-sub bab berikut :

4.1 Menganalisa Sistem

Menganalisa sistem adalah langkah awal untuk membuat suatu sistem baru. Biasanya dalam bentuk dokumen flow dengan pembagian proses-proses yang ada. Dalam langkah ini penulis melakukan analisa terhadap masalah yang ada di BPLS (Badan Penganggulangan Lumpur Sidoarjo

(28)

4.1.1 Prosedur Pencatatan Data Pegawai

Prosedur pencatatan data pegawai adalah langkah untuk mencatat siapa saja pegawai yang bekerja di BPLS guna nantinya akan digunakan untuk data absensi.

4.1.2Prosedur Perekapan Absensi Pegawai

Prosedur perekapan absensi pegawai adalah proses mengakumulasikan absensi pegawai yang dilakukan oleh bagian rekap absensi. Perekapan absensi tersebut dilakukan per minggu sekali. Selama ini, perekapan yang dilakukan oleh BPLS masih secara manual.

4.2Mendesain Sistem

Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisa dilakukan. Desain sistem terdiri dari merancang System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram

(DFD), Entity Relational Diagram (ERD) dan struktur tabel. Lalu lanjutkan dengan

mendesain input output untuk dibuat aplikasi selanjutnya.

System flow dibuat dengan mengembangkan dokumen flow lama, proses

komputerisasi yang harus terjadi di dalam alur sistem yang baru. Proses tersebut juga membutuhkan database yang tepat untuk penyimpanan data. Desain sistem selanjutnya membuat Context Diagram, Enternal Entity dan proses-proses yang terjadi pada Context Diagram didapat dari sistem flow yang telah dibuat. Pendesainan kemudian menyusun secara lengkap masing-masing proses beserta file-file yang dibutuhkan pada DFD. File yang terdapat digunakan sebagai acuan membuat ERD dan struktur tabel.

4.2.1 Sistem Flow

(29)

pegawai di BPLS Surabaya. Untuk rancang bangun aplikasi ini, sistem flow nya ada pada gambar 4.1.

Gambar 4.1 Sistem Flow

4.2.2 Context Diagram

(30)

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar Context Diagram: 1. Terminologi sistem :

• Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”. • Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau

mempengaruhi sistem tersebut.

• Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan linkungan sistem tersebut.

2. Menggunakan satu simbol proses. Catatan:

Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil

data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya mempersiapkan dokumen, memasukkan, memeriksa, mengklasifikasi,

mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara terotomasi).

3. Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem

tersebut.

4. Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi

langsung

5. Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran,

diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau garis silang ( # ).

6. Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran yang dipermainkan personil tersebut.

(31)

Context Diagram pada rancang bangun aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 4.2.

1

Sistem Informasi Rekap Absensi

Pimpinan Bagian Rekap

Laporan absensi pegawai

Data absensi pegawai

[image:31.612.150.546.151.243.2]

Gambar 4.2 Context Diagram

4.2.3 Data Flow Diagram Level 0

Dalam diagram n Data Flow Diagram (DFD) dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah: Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:

Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas. Sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.

(32)

pada level n+1. Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n tersebut.

Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.

Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.

• Jangan menghubungkan langsung antara satu penyimpanan dengan

penyimpanan lainnya (harus melalui proses).

• Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.

• Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah

mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.

• Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak

pernah digunakan untuk proses.

• Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang

terbatas yang disebut dengan istilah “magic process”.

(33)

DFD Fisik

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas). Perlu diperhatikan didalam memberikan keterangan di lingkaran-lingkaran (simbol proses) dan aliran-aliran data (simbol aliran data)

dalam DFD fisik menggunakan label/keterangan dari kata benda untuk menunjukan bagaimana sistem mentransmisikan data antara lingkaran-lingkaran tersebut.

Misal :

Aliran Data : Kas, Formulir 66W, Slip Setoran

Proses : Cleck Penjualan, Kasir, Pembukuan, dll.

DFD Logis

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

Keuntungan dari DFD logis dibandingkan dengan DFD fisik adalah dapat memusatkan perhatian pada fungsi-funsi yang dilakukan sistem.

Perlu diperhatikan di dalam pemberian Keterangan/ Label;

(34)

Misal : Menerima Pembayaran, Mencatat Penjualan, Membandingkan kas dan Daftar Penerimaan, Mempersiapkan Setoran, dll.

Aliran-aliran data (simbol aliran data) menggambarkan sifat data. Misal : Pembayaran (bukan “Cek”, “Kas”, “ Kartu Kredit”

Jurnal Penjualan (bukan “Buku Penjualan”), dll

Usulan dari analis ( berupa DFD dalam bab 4 ), beberapa hal yang umum yang mendapat perhatian dalam mendesain baru tersebut ialah:

1. Menggabungkan beberapa tugas menjadi Satu 2. Master Detail Update

3. Meminimalkan tugas-tugas yang tidak penting 4. Menghilangkan tugas-tugas yang duplikat 5. Menambahkan proses baru

6. Meminimalkan proses input

7. Menetapkan bagian mana yang harus dikerjakan komputer dan bagian

mana yang harus dikerjakan manual.

(35)

Bagian Rekap

1

Merekap Absensi

2

Mengakumulasi Data Absensi

3

Membuat Laporan

1 Data Pegawai

2 Data Absensi Harian

3 Data Absensi Senam

4 Data Absensi Upacara

Pimpinan Data Absensi Pegawai

Ambil data

Simpan data

Laporan absensi pegawai Ambil data

Ambil data

Hasil Akumulasi

[image:35.612.155.525.111.481.2]

Gambar 4.3 DFD Level 0

(36)

a. CMD

Gambar 4.4 Contextual Diagram Modelling

b. PDM

Gambar 4.5 Physical Data Modelling mempunyai

abs ensi _upacara

abs ensi _senam

abs ensi _hari an tabel_pokja id_pokja nama_pokja lokasi tabel_karyawan id_pegawai urutan nama_pegawai alamat ttl no_telp tabel_absensi tanggal keterangan tabel_senam tanggal keterangan tabel_upacara tanggal keterangan

ID_POKJA = ID_POKJ A

ID = ID ID = ID

ID = ID

[image:36.612.173.527.361.562.2]

(37)

4.2.5 Struktur Tabel

Aplikasi Sistem Informasi Rekap Absensi Pegawai ini, memiliki database yang terdiri dari 7 tabel. Tabel-tabel tersebut memiliki struktur tabel yang saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguana sistem.

1. Tabel Login

Primary key : user Foreign Key :

-Fungsi :Sebagai login user

2. Tabel Pegawai

Primary Key : id_pegawai Foreign Key :

-Fungsi : Untuk tempat tabel pegawai di BPLS 3. Tabel Upacara

Primary Key : id_pegawai Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan sebagai tabel upacara pegawai di BPLS

4. Tabel absensi

Primary Key :id_pegawai Foreign Key :-

Fungsi : Digunakan sebagai tabel absensi pegawai di BPLS

5. Tabel senam