TUGAS AKHIR
METODE PROSEDUR KEARSIPAN PADA KANTOR BERSAMA
SAMSAT TEBING TINGGI
OLEH :
DWI SARTIKA SINAGA
092103045
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA
: DWI SARTIKA SINAGA
NIM
: 092103045
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: METODE PROSEDUR KEARSIPAN PADA
KANTOR BERSAMA SAMSAT TEBING TINGGI
Tanggal :…… Mei 2014
Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA
: DWI SARTIKA SINAGA
NIM
: 092103045
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL
: METODE PROSEDUR KEARSIPAN PADA
KANTOR BERSAMA SAMSAT TEBING TINGGI
Medan, Mei 2014
Menyetujui
Pembimbing
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis ucapkan hanya bagi Allah Yang Maha Pengasih
karena atas segala rahmat dan karuniaNya sehingga Penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir ini dengan judul
“
Metode Prosedur Kearsipan Pada Kantor Bersama
Samsat Tebing Ti
nggi”
.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis telah banyak mendapat bantuan
dari berbagai pihak, pada kesempatan ini Penulis menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
1.
Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, D.T.M. & H., Sc (C.T.M), & Sp. A. (k)
selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2.
Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec. Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3.
Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan
selaku Dosen Pembimbing Penulis, yang dengan sabar meluangkan waktunya
untuk memberikan bimbingan serta masukan dalam penyusunan Tugas Akhir
ini.
4.
Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5.
Bapak dan Ibu Dosen yang telah mendidik Penulis selama perkuliahan serta
6.
Bapak Dr. A. Kadir, SH, M.Si, selaku Kepala Samsat Unit Pelaksana Teknis
(UPT) Tebing Tinggi dan Bapak Salamat, S.Sos selaku KASUBBAG Tata
Usaha Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi.
7.
Kedua Orangtua Penulis Nelson Sinaga dan Delfi Hutagaol serta Saudara
Penulis Eka Mayastika Sinaga SE, M.Si atas semua kasih sayang dan semangat
yang telah diberikan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
8.
Teman-teman yang selalu memberikan semangat kepada penulis yakni Kenny
Yulis Raru, Farudin, Zami Imbiri, Bobby Maggai, Jeeki Beda Piran.
9.
Teman-teman seperjuangan magang Feronika, Siti, Harris terima kasih atas
kerjasamanya, dan semua teman-teman Penulis yang selalu memberikan
semangat kepada
Penulis dalam penyusunan Tugas Akhir, rekan-rekan kuliah DIII
Kesekretariatan, atas bantuan dan dukungan selama penulis menempuh studi
dan dalam penulisan Tugas Akhir.
Penulis menyadari Tugas Akhir ini belum sempurna. Namun harapan
Penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi seluruh pembaca. Semoga
kiranya Tuhan memberkati kita semua, Amin.
Medan, Mei 2014
Penulis,
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI
... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
BAB I PENDAHULUAN
... 1
A.
Latar Belakang ... 1
B.
Perumusan Masalah ... 4
C.
Tujuan Penelitian ... 4
D.
Manfaat Penelitian ... 5
E.
Jadwal Kegiatan ... 5
F.
Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI
... 7
A.
Sejarah ringkas kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi ... 7
B.
Tugas Pokok dan Fungsi ... 13
C.
Struktur Organisasi ... 14
D.
Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) Pada Kantor
Bersama Samsat Tebing Tinggi ... 15
BAB III PEMBAHASAN
... 21
A.
Pengertian Arsip ... 21
B.
Pengorganisasian Arsip ... 21
BAB IV KESIMPULAN ... 26
A. Kesimpulan ... 26
B. Saran ... 27
DAFTAR TABEL
No Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Judul Halaman
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pelayanan publik oleh birokrasi publik merupakan salah satu perwujudan dari fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat disamping sebagai abdi negara. Pelayanan publik adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan publik dan pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan (Mahmudi, 2005: 229).
Seiring adanya paradigma baru dalam penyelenggaraan pemerintah yang sering disebut dengan “good governance” menuntut setiap aparatur harus dapat
bertanggungjawab dan mempertanggung-jawabkan segala sikap, perilaku, dan kebijakannya kepada publik. Pemerintahan yang baik (good governace) paling cepat dan mudah ditandai oleh masyarakat dengan menilai kualitas pelayanan publik.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi sebuah arsip yang diolah dan diatur pada suatu unti kerja yang dikenal dengan unit kearsipan.
Menurut Gie (2001:217-218), arsip dapat dirumuskan sebagai warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai dokumen berharga untuk
diawetkan secara tetap guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
dalam pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Wursanto (2004:11), arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengelola pada setiap badan usaha. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang disebut kearsipan. Kearsipan yang baik mempunyai metode dan prosedur dalam pelaksanaannya, sehingga benar-benar mendukung kinerja suatu organisasi atau perusahaan.
Metode yaitu cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya dan merupakan pola dalam melakukan suatu pekerjaan. Rangkaian metode itu yang menjadi prosedur. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip (Wursanto, 2002:21).
Ruang Arsip adalah sebuah ruangan, gedung maupun bangunan lain yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas ataupun surat-surat berharga yang dianggap penting. Ruang arsip di Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi adalah satu tempat yang diperuntukkan dalam mengarsipkan dokumen-dokumen penting, berkas-berkas dan surat-surat berharga yang berkaitan dengan Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBNKB), dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu
Lintas (SWDKLJJ). Hal ini dibutuhkan untuk mempermudah dalam pencarian dokumen-dokumen yang akan dibutuhkan kembali di kemudian hari oleh masyarakat Tebing Tinggi
Tabel 1.1
Jumlah Kendaraan Bermotor (kecuali milik TNI /POLRI) Yang Terdaftar Pada Tahun 2011 Sampai 2012
Tahun 2011 Tahun 2012
Sub
jumlah
Perorangan Perusahaan Pemerintah Jumlah Perorangan Perusahaan Pemerintah Jumlah
Sub jumlah
5.337 937 90 6.364 3.843 938 41 4.822
Sub jumlah
40 50 6 96 39 55 6 100
Sub jumlah
4.458 323 21 4.802 4.532 337 33 4.902
Sub jumlah
47.413 1.749 544 49.704 49.662 1.413 450 51.525
Sub jumlah
26 - 5 31 25 - 5 30
JUMLAH 57.272 3.059 666 60.977 58.101 2.743 535 61.379
Sumber : Buku Laporan Tahunan Pelayanan Ranmor (kendaraan bermotor) di Samsat Tebing Tinggi. (2011 sampai 2012).
untuk bentuk kepemilikan umum perusahaan mengalami penurunan jumlah kendaraan pada tahun 2012 yaitu sebesar 2743 unit kendaraan bermotor. Namun secara keseluruhan jumlah kendaraan bermotor yang terdaftar untuk semua bentuk kepemilikan pada tahun 2012 jumlahnya mengalami kenaikkan yaitu sebesar 61.379 unit kendaraan bermotor, sementara ditahun 2011 jumlahnya sebesar 60.977 unit kendaraan bermotor.
Melihat peningkatan jumlah kendaraan bermotor yang terdaftar pada tahun 2012 maka jumlah arsip yang harus disimpan pun mengalami peningkatan sehingga diperlukan suatu metode prosedur kearsipan yang baik agar data-data yang diperoleh dapat disimpan dengan baik dan mudah untuk dicari ketika diperlukan.
Berdasarkan fenomena dan latar belakang permasalahan diatas maka Penulis melakukan observasi dengan judul “METODE PROSEDUR KEARSIPAN PADA
KANTOR BERSAMA SAMSAT TEBING TINGGI” dalam penyusunan Tugas Akhir
ini.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah :
“ Bagaimana metode prosedur kearsipan yang dilaksanakan pada Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi? ”
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui Metode Prosedur Kearsipan pada Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi.
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran yang berguna dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kearsipan yang baik.
2. Bagi Penulis
Untuk memperdalam pengetahuan penulis tentang metode dan prosedur kearsipan yang baik.
3. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai bahan acuan atau referensi bagi peneliti lain yang tertarik untuk melakukan penelitian yang berhubungan dengan masalah yang dibahas dalam peneliti.
E. Jadwal Kegiatan
[image:13.595.95.527.566.715.2]Penelitian ini dilakukan di kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi selama 1 (satu) bulan. Dapat dilihat pada Tabel 1.2 berikut.
Tabel 1.2
Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian
No Mingguan
Kegiatan
Persiapan Pengumpulan
Data
Penulisan Laporan
1 Minggu I
2 Minggu II & III
3 Mingu IV
D. Sistematika Penulisan
Tugas Akir ini dibagi atas 4 (empat) bab dimana setiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dijelaskan Latar Belakang Penelitian, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian.
Bab II :PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan sejarah ringkas Kantor Bersama Pada Samsat Tebing Tingggi, Jenis Usaha, Stuktur Organisasi dan Uraian Teoritis.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini dijelaskan tentang metode prosedur penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Singkat Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara
Sebelum dinas pendapatan berdiri sebagai instansi tersendiri. Pengelolaan Pajak dan Pendapatan Daerah merupakan salah satu bagian yang berada dibawah Biro Keuangan yang bernaung pada Sekertariat Wilayah Daerah Provinsi Sumatera Utara, dan berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Sumatera Utara tentang Susunan Organisasi dan Tata Cara Sekertariat Wilayah Daerah Provinsi Sumatera Utara maka “Biro Keuangan” ditingkatkan menjadi “Direktorat Keuangan”.
Dengan demikian Pajak dan Pendapatan Daerah berubah menjadi “Sub
Direktorat”. Pendapatan Daerah pada Direktorat Keuangan dengan terbitnya Surat
Keputusan Gubernur Kepala Daerah Provinsi Sumatera Utara tanggal 21 Maret 1975 No.137/II/GSU, dan berlaku mulai tanggal 1 April 1975, maka Sub Direktorat Pendapatan Daerah ditingkatkan menjadi “Direktorat Pendapatan Daerah”.
Pada tanggal 14 September 1975, Menteri Dalam Negeri menerbitkan surat No.KUPD 3/12/43 tentang Pembentukan Dinas Pendapatan Daerah diseluruh Indonesia, maka bersamaan dengan itu Direktorat Pendapatan Daerah diubah statusnya menjadi “Dinas Pendapatan Daerah”.
Setelah terbentuknya Dinas Pendapatan Daerah, maka keluarlah Instruksi Bersama mengenai pembentukan Kantor SAMSAT melalui Menhankam/ Pangab,
Dengan demikian Kantor SAMSAT dibawah naungan Unit Pelaksana Teknis Dispenda Daerah Provinsi Sumatera Utara.
Untuk melaksanakan pemungutan Pajak Kendaraan Bermotor, dilakukan pengelolaannya melalui Kantor SAMSAT Tebing Tinggi yang terdiri dari 3 (Tiga) instansi yaitu: POLRI, DISPENDA, dan PT.Ak. Jasa Raharja, sebagaimana diatur dalam Instruksi Bersama (INBER) No. INS/03/M/X/1999, No.29 Tahun 1999, No.6/IMK/014/1999 tentang Pelaksanaan Penyelenggaraan Sistem Baru Pendaftaran Kendaraan Bermotor yang disebut Satuan Administrasi Manunggal Satu Atap (On Line Room Operation) yang disingkat “SAMSAT”.
Pada tanggal 1 April 1978 resmilah didirikan Kantor Bersama SAMSAT perwakilan Tebing Tinggi, yang melayani pengurusan surat-surat kendaraan bermotor wilayah Tebing Tinggi.
SAMSAT merupakan gabungan dari 3 (tiga) instansi yang mempunyai tugas dan fungsi berbeda tetapi mempunyai objek yang sama yaitu kendaraan bermotor yang berdomisili di daerah Provinsi Sumatera Utara dengan kode “BK” untuk eks keresidenan
Sumatera Timur.
Adapun fungsi dari tiga instansi tersebut yaitu:
1. POLRI, yaitu berfungsi sebagai pihak sekuriti dengan pengurusan STNK,
pemeriksaan bukti keterangan surat-surat Kendaraan Bermotor, petugas yang berfungsi sebagai pemeriksa keadaan fisik kendaraan bermotor, memberikan
2. DISPENDA (Dinas Pendapatan Daerah), yaitu berfungsi memungut pajak atas kepemilikan atau penguasaan terhadap kendaraan bermotor baik kendaraan pribadi maupun kendaraan umum. Dalam hal fungsi pokok pihak DISPENDA adalah yang menetapkan besar pajak yang harus dibayar oleh si Wajib Pajak sesuai dengan dasar pengenaan yang telah ditetapkan, meneliti data pajak dalam ketetapan PKB, mempersiapkan PKB ke Kas Daerah.
3. Jasa Raharja, yaitu berfungsi sebagai pemungut atas pembayaran dana asuransi kecelakaan terhadap para wajib pajak untuk setahun sekali dibawah naungan PT.Asuransi Kecelakaan Jasa Raharja, salah satu perusahaan asuransi yang terbesar di Indonesia saat ini.
Dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat wajib pajak/ retribusi, maka dibentuk 37 Kantor Wilayah UPTD Samsat Se-Sumatera Utara yaitu:
1. Samsat Medan Utara 2. Samsat Medan Selatan 3. Samsat Binjai
4. Samsat Stabat
5. Samsat Lubuk Pakam
6. Samsat Tebing Tinggi 7. Samsat Kabanjahe
8. Samsat Tanjung Balai 9. Samsat Kisaran
10. Samsat Rantau Prapat 11. Samsat Pematang Siantar 12. Samsat Balige
14. Samsat Nias 15. Samsat Sibolga
16. Samsat Padang Sidempuan 17. Samsat Panyabungan 18. Samsat Pangkalan Brandan 19. Samsat Kota Pinang 20. Samsat Sibuhuan 21. Samsat Serdang Bedagai 22. Samsat Aek Kanopan 23. Samsat Barus
24. Samsat Natal
25. Samsat Gunung Tua 26. Samsat Perdagangan 27. Samsat Pangururan 28. Samsat Salak 29. Samsat Lima Puluh 30. Samsat Dolok Sanggul 31. Samsat Teluk Dalam
32. Samsat Gerai Marelan 33. Samsat Gerai Indrapura
34. Samsat Gerai Perbaungan
35. Samsat dan SIM Corner Sun Plaza Medan 36. Samsat Corner Plaza Medan Fair
Unit Kerja Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi
1. Kepala Dinas 2. Wakil Kepala Dinas
3. Bagian Tata Usaha, terdiri dari: a. Sub Bagian Kepegawaian b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan d. Sub Bagian Organisasi dan Hukum 4. Sub Dinas Bina Program, terdiri dari:
a. Seksi Perencanaan dan Pengembangan b. Seksi Penyuluhan
c. Seksi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan
5. Sub Dinas Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, terdiri dari:
a. Seksi Teknis Perpajakan
b. Seksi Sengketa Pajak dan Keberatan c. Seksi Pembukuan dan Pelaporan
6. Sub Dinas Pajak Pemgambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dan Pajak
Bahan Bakar Kendaraan Bermotor, terdiri dari: a. Seksi Teknis Perpajakan dan Lain-lain
b. Seksi Sengketa Pajak dan Keberatan c. Seksi Pembukuan dan Pelaporan
7. Sub Dinas Retribusi dan Pendapatan Lain-lain, terdiri dari: a. Seksi Teknis Retribusi
b. Seksi Bagi Hasil Pajak dan Bukan Pajak c. Seksi Penerimaan Lain-lain
d. Seksi Pembukuan dan Pelaporan
a. Seksi Pengendalian Keuangan dan Material b. Seksi Pengendalian Aparat Pelaksana
c. Seksi Pembinaan Teknis Administrasi Pendapatan 9. Unit Pelaksana Teknis Dinas
10. Kelompok Jabatan
Visi dan Misi
Adapun yang menjadi visi dan misi yang diterapkan oleh Dinas Pendapatan Daerah Sumatera Utara adalah:
Visi:
Menjadikan Dinas Pendapatan Daerah yang profesional dan berkualitas dalam pemberdayaan potensi Daerah menuju Otonomi Daerah yang maju dan mandiri.
Misi:
A. Meningkatkan kemandirian Daerah dalam pembiayaan penyelenggaraan Pemerintahan Umum dan Pembangunan.
2. Meningkatkan kualitas pelayanan yang profesional.
B. Tugas Pokok dan Fungsi
A. Tugas Pokok
B. Fungsi
1. Menyiapkan bahan perumusan perencanaan/ program, dan kebijaksanaan teknis dibidang Pendapatan Daerah.
2. Menyelenggarakan pembinaan, program, pengelolaan Pajak Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, Pajak Pengambilan dan Pemanfaatan Air Bawah Tanah dan Air Permukaan, Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dan Kendaraan di Atas Air, Retribusi dan Pendapatan Lain-lain, Pengendalian dan Pembinaan.
3. Melaksanakan tugas-tugas yang terkait dengan Pendapatan sesuai ketetapan Kepala Daerah.
Selain melakukan tugas pokok tersebut, Dispendasu juga berfungsi
sebagai ”Koordinator di bidang Pendapatan Daerah”.
Pungutan yang dikelola Dispendasu antara lain Pajak Daerah dan
beberapa jenis Retribusi, Lain-lain Pendapatan dan sedangkan pungutan lainnya dikelola secara teknis oleh Instansi/Unit Kerja lainnya.
Dispendasu melakukan koordinasi dalam rangka intensifikasi dan
C. Struktur Organisasi
UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)
TEBING TINGGI
[image:22.595.122.553.81.563.2]
Sumber: Peraturan Pemerintah (PP) no.41 Thn 2010 tentang Struktur Organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKDP)
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi
KEPALA UNIT PELAKSANA
TEKNIS
KASUBBAG TATA USAHA
SEKSI PAJAK SYAIFUL BAKHRI
LUBIS, SE
D. Implementasi Standar Pelayanan Minimal (SPM) Pada Kantor Bersama Samsat
Tebing Tinggi
Standar Pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang wajib ditaati oleh pemberi atau penerima pelayanan berdasarkan Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2004. Standar Pelayanan dalam penerbitan STNK, pembayaran PKB, BBN-KB dan SWDKLLJ yang dilaksanakan pada Kantor Bersama Samsat UPT. Tebing Tinggi adalah sebagai berikut :
a. Prosedur Pelayanan
Prosedur pelayanan diumumkan secara terbuka pada ruangan pelayanan atau loket-loket pelayanan Kantor Bersama Samsat. Hal ini telah dilakukan oleh Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi dimana semua prosedur pelayanan telah dicantumkan pada setiap loket pelayanan dan dapat dilihat dengan jelas oleh wajib pajak.
b. Persyaratan Administratif
Dalam penyelenggaraan pelayanan Penerbitan STNK, Pembayaran PKB, BBN-KB dan SWDKLLJ telah ditetapkan dalam Keputusan Bersama Kepclisian RI, Dirjen PUOD dan Direktur Utama PT. Jasa Raharja (Persero) Persyaratan Administratif telah diumumkan secara terbuka pada ruangan pelayanan pada loket -
loket pelayanan yang tersedia di Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi.
c. Waktu Penyelesaian
1) Pengesahan STNK, pembayaran PKB dan SWDKLLJ setiap tahun selesai
dalam waktu 1 (satu) hari kerja.
3) Pembayaran BBN-KB, penggantian STNK dan TNKB selesai dalam waktu 1 (satu) hari kerja.
4) Pengurusan kendaraan bermotor yang pindah dalam Daerah dan Luar Daerah selesai dalam waktu 1 (satu) hari kerja.
5) Pengurusan kendaraan bermotor yang masuk dari dalam Daerah dan luar Daerah selesai dalam waktu 1 (satu) hari kerja.
Dalam penyelenggaraannya telah terlaksana sebagaimana mestinya pada Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi.
d. Biaya Pelayanan
1) Biaya pelayanan adalah beberapa jenis biaya yang dipungut oleh Aparatur Kantor Bersama Samsat berdasarkan Ketentuan Perundangundangan yang berlaku yaitu sebagai berikut :
a) Pajak Kendaraan Bermotor terhutang sebesar tercantum dalam SKPD
sesuai dengan Peraturan Daerah Propinsi Sumatera Utara tentang Pajak Kendaraan Bernnotor dan Keputusan Menteri Dalam Negeri tentang Perhitungan Dasar Pengenaan Pajak Kendaraan Bermotor dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor.
b) Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor sebesar tercantum dalam SKPD
sesuai dengan Peraturan Daerah Propinsi Sumatera Utara tentang Pajak
Kendaraan Bermotor dan Keputusan Menteri Dalam Negeri tentang Perhitungan Dasar Pengenaan Pajak Kendaraan Bermotor dan Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor.
d) Khusus Angkutan Penumpang Umum, dipungut Premi Asuransi Dana Pertanggungan Wajib Kecelakaan Penumpang (termasuk kru angkutan) besarnya sesuai dengan yang ditetapkan dalam Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia tentang Penetapan Santunan dan lyuran Wajib Dana Pertanggungan Wajib Kecelakaan Penurnpang Umum di Uarat, Sungai/Danau, Ferry/ Penyeberangan, Laut dan Udara.
e) Biaya Administrasi STNKITNKB/BPKB besarnya sesuai dengan yang ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tentang Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku pada Kepolisian Negara Republik Indonesia.
f) Semua biaya pelayanan terbuka untuk masyarakat dan diumumkan melalui
ruangan pelayanan dan diketahui secara jelas oleh masyarakat.
g) Semua pernbayaran oleh pemilik kendaraan bermotor harus mempunyai
tanda bukti penerimaan yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
e. Produk Pelayanan
1) Hasil pelayanan yang akan diterima oleh pemilik kendaraan bermotor sebagai
penerima pelayanan adalah:
a) Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD)
b) Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK) c) Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (TNKB).
d) Buku Pemilik Kendaraan Bermotor.
3) Sejak Maret 2011 Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi telah mengoperasikan pelayanan Bus Keliling (Samsat Keliling) yang bertugas untuk melayani daerah-daerah disekitar kota Tebing Tinggi sehingga wajib pajak diluar wilayah kota Tebing Tinggi lebih mudah dalam melakukan pengurusan pajak kendaraan bermotor.
f. Sarana dan Prasarana.
1) Prasarana pelayanan pernbayaran Pajak Kendaraan Bermotor, Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor dan Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan serta penerbitan Surat Tanda Nomor Kendaraan yaitu Kantor Unit Pelaksana Teknis (UPT) Tebing Tinggi. Sarana pelayanan juga dilengkapi fasilitas pendukung dan sistem komputer dalam rangka mempercepat penyelesaian produk pelayanan, sehingga batas waktu pelayanan yang dijanjikan dapat dipenuhi.
2) Sarana dan fasilitas yang ada pada Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi
diantaranya ruang kerja pegawai yang memadai, tersedia ruang tunggu yang dilengkapi dengan fasilitas tempat duduk yang nyaman dan memadai, Televisi, Dispenser, Toilet yang Bersih, Musholla, Kantin, dan Tempat Parkir yang memadai.
g. Kompetensi Petugas Pemberi Pelayanan
Kompetensi petugas ditetapkan berdasarkan ketrampilan sikap dan perilaku.
h. Kesamaan Hak
1) Dalam pemberian pelayanan tidak bersifat diskriminatif, kecuali bagi orang lanjut usia, wanita hamil dan penyandang cacat.
2) Pemilik kendaraan yang mengurus sendiri diutamakan daripada pengurusan melalui perantara atau pihak ketiga.
i. Pengawasan Pelayanan
Pengawasan pelayanan pembayaran Pajak Kendaraan Bermotor, Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor, Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan dan Surat Tanda Nomor Kendaraan dilaksanakan melalui :
1) Pengawasan melekat oleh atasan langsung.
2) Pengawasan Fungsional oleh masing-masing instansi.
3) Pengawasan oleh Tim Pembina Samsat.
4) Pengawasan oleh masyarakat melalui Kotak Saran dan keluhan masyarakat.
j. Penanganan Saran dan Keluhan Masyarakat
1) Saran dan keluhan masyarakat dapat disampaikan secara tertulis dengan
mencantumkan identitas yang bersangkutan dengan jelas.
2) Saran dan keluhan dari masyarakat yang sifatnya non teknis diselesaikan dan di
koordinir Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi serta Petugas Jasa Raharja. 3) Saran dan keluhan masyarakat yang bersifat teknis seperti Surat Tanda Nomor
Kendaraan (STNK), Tanda Nomor kendaraan (TNKB), Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB), Pajak Kendaraan Bermotor (PKB), Bea Balik Nama Kendaraan Bermotor (BBN-KB) serta Sumbangan Wajib Dana Kecelakaan Lalu Lintas Jalan (SWDKLLJ) diselesaikan oleh masing-masing unit kerja yang berada pada Kantor Bersama Samsat UPT Tebing Tinggi.
BAB III
PEMBAHASAN
Arsip merupakan suatu sekumpulan dokumen yang di kumpulkan menurut
suatu masalah atau logika dan disimpan untuk maksud tertentu. Tolak ukur
keberhasilan suatu perusahaan tidak hanya dilihat dari kemampuannya untuk
memperoleh keuntungan, namun harus diimbangi kegiatan pengelolaan kearsipan
yang sitematis, efisien, dan praktis yang saling mendukung antara satu dengan
lainya. Sehingga dapat meningkatkan citra perusahaan sebagai lembaga yang
terpecaya.
Prosedur pelaksanaan penyimpanan arsip pada Kantor Bersama Samsat
Tebing Tinggi menggunakan prosedur penyimpanan Manual dan Elektronik
(komputerisasi). Dengan adanya ruang penyimpanan arsip sangat perlu sekali
karena mengingat begitu pentingnya mengenai keberadaan arsip. Dalam
penyimpanan arsip membutuhkan metode prosedur kearsipan yang baik dan tidak
boleh di anggap remeh. Adapun yang menjadi metode prodsedur kearsipan pada
kantor bersama Samsat Tebing Tinggi adalah sebagai berikut:
1.
Penerimaan arsip
Tahap awal dalam proses pengarsipan adalah penerimaan arsip yang berisi
data-data mengenai wajib pajak dan pajak kendaraan bermotornya. Adapun proses
pelaksanaannya adalah sebagai berikut:
a.
Wajib pajak pertama sekali datang ke kantor samsat dengan membawa
BPKB asli. STNK asli, KTP asli. Kemudian membeli formulir
pendaftaran. Setelah formulir diterima, wajib pajak mengisi formulir
tersebut lalu menyerahkan formulirnya kebagian arsip.
b.
Petugas bagian arsip kemudian melakukan pengecekan terhadap data-data
yang ada dalam formulir tersebut. Setelah selesai petugas arsip
memberikan blanko kartu kendaraan bermotor kepada wajib pajak.
Adapun isi dari blanko tersebut adalah data wajib pajak, jenis kendaraan
wajib pajak, besarnya pajak dan tanggal pembayaran pajak. Data-data
yang ada pada blanko inilah yang nantinya akan disimpan oleh pihak
Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi sebagi arsip wajib pajak apabila
ditahun berikutnya wajib pajak akan melakukan pembayaran pajak.
c.
Setelah blanko selesai diisi, petugas arsip akan meneruskan blanko
tersebut kebagian Penelitian Dokumen untuk dicek dan apabila memenuhi
syarat maka petugas penelitian dokumen akan memberikan paraf pada
blanko tersebut. Setelah selesai dari bagian penelitian dokumen, blanko
tersebut kemudian diteruskan kebagian Entry Data.
d.
Petugas Entry data memasukkan data nomor Plat wajib pajak kedalam
komputer untuk mengecek besarnya pajak yang harus dibayar oleh wajib
pajak. Setelah diketahui besarnya pajak yang harus dibayar, maka wajib
pajak melakukan registrasi pembayaran.
e.
Setelah pajak dibayar blanko tersebut akan diteruskan kembali kebagian
arsip untuk dilakukan pencatatan pembayaran pajak serta masa berlaku
pajak kendaraan selama 1 tahun. Blanko inilah yang akan disimpan pihak
2.
Pelabelan dan Penentuan Sarana Simpan
Tahap kedua dalam proses metode pengarsipan adalah pelabelan dan
penentuan sarana simpan. Label ditempelkan pada media simpan dan
dipergunakan sebagai identitas berkas. Dalam pencantuman label,
meliputi:
Tahun dan Bulan Arsip
Disimpan berupa data Bulan, dan Tahun pembayaran pajak
Sarana simpan yang dipergunakan untuk menyimpan arsip adalah:
Lemari Tahan api.
a.
Dipergunakan untuk menyimpan blanko (kartu kendaraan
bermotor)
b.
Lemari tahan api ditempatkan diruang arsip
c.
Arip disusun berdasarkan bulan, dan tahun pembayaran
pajak kendaraan
3.
Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan Arsip di Kantor Samsat Tebing Tinggi dilakukan dengan
cara:
a.
Menjaga suhu ruangan dengan temperatur ruangan antara 25-27 C.
b.
Kelembaban ruangan antara 50-60 RH (Relative Humidity)
c.
Dilarang merokok di Area penyimpanan arsip
d.
Memelihara dan menjaga kebersihan ruangan arsip
e.
Mengatur sistem pencahayaan agar tidak merusak arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip atau dasar
nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan
maupun penyerahan arsip.
Adapun cara yang dilakukan Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi dalam
melakukan penyusutan arsip adalah memindahkan arsip yang umurnya
lebih dari 5 tahun kedalam gudang peyimpanan. Hal ini dilakukan untuk
mengurangi ruang penyimpanan. Akan tetapi walaupun arsip tersebut telah
dipindahkan kegudang, datanya masih tersimpan pada data base Kantor
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang diuraikan pada
pembahasan masalah yang dikemukakan sebelumnya, maka
dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan Metode Prosedur
Kearsipan Pada Kantor Bersama Tebing Tinggi meliputi:
1.
Penerimaan arsip dilakukan setelah wajib pajak selesai
melakukan pembayaran pajak kendaraan bermotor dan
data-datanya disimpan dalam sebuah Kartu Kendaraan
Bermotor (box). Penyimpanan arsip dalam Kantor Bersama
Samsat Tebing Tinggi dilakukan dalam dua bentuk, yaitu
secara manual yaitu kartu kendaraan bermotor dan secara
elektronik/ komputerisasi atau dalam bentuk data base.
2.
Pelabelan arsip dibuat dengan cara mencantumkan bulan
dan tanggal pembayaran pajak kendaraan bermotor,
sedangkan penyimpanannya dimuat didalam lemari tahan
api.
3.
Pemelihaan arsip dilakukan oleh beberapa petugas arsip
yang ditugaskan untuk memelihara dan mengamankan
kerahasiaan arsip.
4.
Penyusutan arsip dibuat pada Kantor Bersama Samsat
yang umurnya lebih dari 5 tahun kedalam gudang
penyimpanan.
B.
SARAN
Adapun yang menjadi saran sehubungan dengan Metode
Prosedur Kearsipan Pada Kantor Bersama Samsat Tebing
tinggi
1.
Perlu diperluas ruangan arsip agar aktifitas yang terjadi
dalam ruangan tersebut bisa lebih leluasa.
2.
Menambah sarana dan prasarana yang dibutuhkan diruang
arsip seperti menambah jumlah meja dan brankas agar lebih
memperlancar proses kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan kearsipan.
3.
Mengadakan pelatihan khusus dalam bidang kearsipan agar
dapat meningkatkan kinerja pegawai pada bidang
kearsipan.
4.
Bagi penulis selanjutnya agar meneliti faktor-faktor lain
yang berhubungan dengan Metode Prosedur Kearsipan
Pada Kantor Bersama Samsat Tebing Tinggi untuk di teliti
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang. 2001.
Administrasi Perkantoran
. Edisi Revisi. Bandung
:
Mandar Maju
Kantor Samsat Bersama. 2013.
Buku Laporan Tahunan
. Tebing Tinggi
Saiman. 2002.
Manajemen Sekertaris
. Malang : Ghalia Indonesia
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi
Modren.
Cetakan Ketiga. Bandung : Mandar Maju
Sulaiman. 2001.
Akuisi Nasional Arsip Orde Baru dan Kabinet Reformasi
.
Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia
Sutarto. 2004.
Manajemen Kearsipaan
. Bandung: Alfabeta
Wiyasa, Thomas. 2001.
Tugas Sekertaris dalam Mengelola Surat dan Arsip
Dinamis.
Jakarta : Pradaya Paramita.
