KANTOR PUSAT SURABAYA
PROYEK AKHIR
Nama : HENDRIYANI PUSPITA SARI
NIM : 09.39015.0009
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
v
Pengarsipan merupakan hal yang perlu diperhatikan oleh suatu instansi/organisasi sehubungan dengan pentingnya kegiatan administrasi. Tujuan penulisan laporan proyek akhir ini adalah untuk mengetahui penggolongan dan penanganan arsip secara manual dan komputerisasi pada PT. Pembangkitan Jawa Bali. Metode penulisan yang digunakan dalam menyusun laporan Proyek akhir adalah Studi
Observasi, Wawancara, Studi Literatur dan Konsultasi. Data kearsipan pada PT.
Pembangkitan Jawa Bali (PJB) berupa Surat Keputusan Direksi, Surat Perjanjian, Transaksi, Training dan Tunjangan Kesehatan. Proses penggolongan arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu berdasarkan fisik, fungsi dan tingkat perkembangan/pembuatan. Sistem pengarsipan yang terdapat di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua) yaitu sistem pengarsipan secara manual dan sistem pengarsipan secara komputerisasi. Proses pengarsipan secara manual yang digunakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ada 2 (dua) yaitu sistem alfanumerik dan sistem kode masalah. Sistem alfanumerik adalah penataan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka, sedangkan sistem kode masalah adalah penataan arsip yang ditata sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip tersebut. Sedangkan pengarsipan secara komputerisasi PT. Pembangkitan Jawa Bali menggunakan software canofile. Pengarsipan dengan
software canofile dapat mempermudah dalam hal menyimpan, mengindex dan
pencarian arsip.
Berdasarkan hasil proyek akhir yang dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa proses kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sudah berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kondisi dan teori yang ada, yaitu dilakukan melalui beberapa proses pengelompokan, pemrosesan, penyerahan arsip dan penataan arsip.
ix
Halaman
ABSTRAK ... v
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.4.1 Tujuan Umum ... 3
1.4.2 Tujuan Khusus ... 4
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
x
2.1.1 Sejarah PT Pembangkitan Jawa Bali ... 7
2.1.2 Tujuan, Misi, dan Visi PT Pembangkit Jawa Bali (PJB) ... 8
2.1.3 Budaya Perusahaan ... 9
2.1.4 Tanggung jawab sosial Perusahaan ... 11
2.1.5 Ruang lingkup kegiatan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ... 13
2.1.6 Logo Perusahaan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ... 14
2.1.7 Struktur Organisasi ... 16
2.2 Gambaran Umum Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan ... 17
2.2.1 Struktur Organisasi Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan ... 17
2.3 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek ... 18
2.3.1 Denah Ruangan Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan ... 19
BAB III LANDASAN TEORI ... 21
3.1 Arsip ... 21
3.1.1 Pengertian Arsip ... 21
3.1.2 Jenis Arsip ... 22
3.1.3 Penggolongan Arsip ... 25
3.1.4 Fungsi Arsip ... 25
3.1.5 Peranan Arsip ... 27
3.1.6 Tujuan Arsip ... 27
xi
3.1.10Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ... 31
3.1.1 Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik ... 34
3.2 Microsoft Excel ... 36
3.2.1 Pengertian Microsoft Exel ... 36
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 39
4.1 Penggolongan Arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ... 41
4.2 Penanganan Arsip Secara Manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ... 46
4.2.1 Penemuan Arsip ... 46
4.2.2 Penerimaan Arsip ... 51
4.3 Penanganan Arsip Secara Komputerisasi (e-filing) di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ... 62
4.3.1 Tahapan Pengarsipan secara Komputerisasi (e-filing) ... 62
4.4 Penyusutan Arsip ... 74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 76
5.1 Kesimpulan ... 76
5.2 Saran... 77
DAFTAR PUSTAKA ... 78
xii
xiii
Halaman
Gambar 2.1 Logo PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) ... 14
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan ... 16
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Divisi Umum Bidang Kearsipan ... 17
Gambar 2.4 Denah Ruangan Kearsipan ... 19
Gambar 3.1 Fitur-fitur yang terdapat di Microsoft excel 2007……… ... . 37
Gambar 4.1 Arsip Tekstual ... 41
Gambar 4.2 Arsip Dinamis Aktif ... 44
Gambar 4.3 Arsip Statis ... 45
Gambar 4.4 Surat Tembusan ... 46
Gambar 4.5 Flow Penemuan Arsip ... 46
Gambar 4.6 Kardus Arsip ... 48
Gambar 4.7 Berdasarkan tanggal ... 49
Gambar 4.8 Flow Arsip ... 51
Gambar 4.9 Flow Arsip Konvesional... 53
Gambar 4.10 Label Box... 54
Gambar 4.11 Label Ordner ... 54
Gambar 4.12 Agenda Arsip... 55
Gambar 4.13 Box ... 55
Gambar 4.14 Guide Arsip ... 56
Gambar 4.15 Filing cabinet ... 56
xiv
Gambar 4.19 Lokasi penyimpanan Arsip... 59
Gambar 4.20 Format Data Kotak ... 59
Gambar 4.21 Data Kotak yang telah terisi ... 61
Gambar 4.22 Flow Arsip Media Baru (Foto) ... 61
Gambar 4.23 Taskbar Windows ... 63
Gambar 4.24 Canofile for windows ... 64
Gambar 4.25 Login Canofile ... 64
Gambar 4.26 Worksheet canofile ... 66
Gambar 4.27 Cabinet for scanning ... 67
Gambar 4.28 Scan Page ... 69
Gambar 4.29 Menscan Arsip... 71
Gambar 4.30 Hasil Scanning... 72
xv
Halaman
Lampiran 1 Surat Keterangan Kerja Praktek ... 80
Lampiran 2Log Harian Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 81
Lampiran 3 Kehadiran Kerja Praktek ... 85
Lampiran 4 Garis Besar Acuan Kerja ... 87
Lampiran 5 Kartu Bimbingan ... 88
1
BAB I
PENDAHULUAN
Bab I ini merupakan pendahuluan atas permasalahan yang dibahas yang meliputi latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan Proyek Akhir dan sistematika penulisan.
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para pimpinan. Seorang Sekretaris dituntut memiliki kemampuan teknis seperti mengetik, mengatur acara, mengarsip surat, mengirim surat dan sebagainya. Berhasil tidaknya seorang pimpinan sangatlah ditentukan oleh kecekatan, ketepatan dan kecakapan sekretaris dalam memberikan pelayanan yang dibutuhkan pimpinan.
Mengingat sangat pentingnya arsip dalam suatu kantor, maka peran manajemen kearsipan adalah sebagai pondasi awal sebuah perusahaan. Hal itu dikarenakan setiap pekerjaan dan kegiatan di perusahaan memerlukan sumber data berupa arsip, karena arsip adalah bukti dari suatu kegiatan sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Dalam hal ini fungsi arsip adalah sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah yang perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada khususnya.
Pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran melalui sistem manual maupun komputerisasi (e-filing).
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan hasil penelitian dan hasil analisis penulis pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat, penulis dapat mengidentifikasikan adanya masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana sistem penggolongan arsip di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ?
b. Bagaimana sistem penanganan arsip secara manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ?
1.3 Batasan Masalah
Karena begitu luasnya objek penelitian yang dihadapi dan untuk memperjelas arah permasalahan yang akan dibahas maka penulis membatasi masalah-masalah sebagai berikut:
a. Sistem penggolongan arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya meliputi Fisik, Fungsi dan tingkat Perkembangan/Pembuatan Arsip. b. Sistem penanganan arsip secara manual PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB)
Kantor Pusat Surabaya menggunakan sistem alfanumerik dan sistem kode masalah.
c. Sistem penanganan arsip secara komputerisasi PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya menggunakan software canofile.
1.4 Tujuan
1.4.1 Tujuan Umum
Tujuan umum peneitian laporan ini yang dicapai adalah:
a. Mengetahui dan mempelajari peranan sekretaris dalam mengelola arsip di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.
b. Mengimplementasikan dan mempraktekkan ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan pada program Diploma III Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan STIKOM Surabaya.
1.4.2 Tujuan Khusus
Tujuan khusus penelitian laporan ini yang dicapai adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui sistem penggolongan dan pengarsipan secara manual dan komputerisasi pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.
b. Untuk mengetahui cara penanganan arsip secara manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.
c. Untuk memberikan gambaran mengenai alur proses arsip secara komputerisasi menggunakan software canofile di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.
1.5 Manfaat
Sebelum melaksanakan tugas di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya, diberikan arahan dan bimbingan guna memperlancar pengerjaan dengan baik dan benar. Hal tersebut dapat membantu memperkaya pengetahuan akan dunia kerja yang sesungguhnya. Adapun kontribusi yang penulis berikan kepada:
1. PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.
Membantu pekerjaan dalam hal mengurus sistem pengarsipan secara manual maupun sistem pengarsipan secara terkomputerisasi menggunakan software.
Canofile
2. STIKOM Surabaya
mahasiswa lain yang mencari referensi untuk menyusun laporan, ataupun memperluaskan wawasan mengenai kearsipan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk lebih mudah dalam mempelajari isi dalam laporan Proyek Akhir ini, maka Sistematika Penulisan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Membahas tentang gambaran umum yang menyangkut sejarah PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata letak kantor, peralatan, perlengkapan kantor di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya.
BAB III LANDASAN TEORI
BAB IV METODE DAN PEMBAHASAN
Membahas tentang hasil dari kegiatan yang dilaksanakan di tempat Proyek Akhir pada Sub Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
7
GAMBARAN UMUM
Dalam gambaran umum perusahaan, penulis akan menguraikan sejarah singkat perusahaan, visi, misi, dan tujuan perusahaan serta ruang lingkup kegiatan perusahaan.
2.1 Gambaran Umum PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) 2.1.1 Sejarah PT Pembangkitan Jawa Bali
Tak pelak lagi, listrik telah menjadi kebutuhan vital kehidupan modern. Boleh dikatakan nyaris tidak ada satu pun kegiatan manusia modern yang tidak memanfaatkan tenaga listrik. Itulah sebabnya kebutuhan listrik dipastikan akan terus meningkatkan dari waktu ke waktu. Sebagai anak perusahaan PT perusahaan Listrik Negara (PT PLN Persero), PT Pembangkit Jawa Bali (PT PJB) dibentuk untuk menjawab tantangan tersebut.
bertujuan memissahkan misi social dan misi komersil yang diemban. Pada tanggal 3 oktober 1995, PT Pembangkitan Tenaga Listik Negara Pembangkitan Jawa Bali II (PLN PJB II) berdiri. Seiring dengan pengembangan strategi usaha, pada tahun 2000, PLN PJB II melakukan penyempurnaan organisasi dan mengubah nama menjadi PT Pembangkitan Jawa Bali (PT PJB). Perusahaan ini berkantor pusat di Surabaya, Jawa Timur.
2.1.2 Tujuan, Misi, dan Visi PT Pembangkit Jawa Bali (PJB)
Dalam melaksanakan usahanya PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) mengusung filosofi “Mempunyai komitmen yang tinggi terhadap sasaran yang
hendak dicapai dan Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai asset penting bagi perusahaan”. Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalammengelola
perusahaan, komitmen tersebut merupakan aspek yang harus selalu dijaga. Dalam menjaga komitmen tersebut PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) memiliki visi:
a. Menguasai pangsa pasar di Indonesia b. Menjadi perusahaan kelas dunia c. Memiliki SDM yang professional d. Peduli lingkungan
Sedangkan misi yang diusung PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) dalam menjalankan bisnisnya adalah:
a) Menjadikan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) menjadi perusahaan publik yang maju dan dinamis dalam bidang pembangkitan tenaga listrik.
b) Memberikan hasil yang terbaik kepada pemegang saham, pegawai, pelanggan, pemasok, pemerintah dan masyarakat serta lingkugannya.
2.1.3 Budaya Perusahaan
Usaha strategi dan berisiko tinggi yang dijalankan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) menuntut tanggung jawab yang tinggi, yang harus tercemin dalam setiap prilaku individu dan organisasi dalam menjalankan kegiatan usaha sehari-hari. Rasa tanggung jawab tersebut diyakini sebagai kristalisasi dari nilai-nilai budaya yang harus dimiliki setiap karyawan, yang berlaku sekaligus sebagai identitas perusahaan (corporate identity), dimana salah satu bentuknya adalah adanya keseragaman pola prilaku. Hal tersebut menyebabkan budaya perusahaan menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan.
PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) memahami bahwa tanpa adanya budaya perusahaan, maka visi, misi, strategi dan program yang ditetapkan tidak akan terwujud. Oleh karena itu PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) merumuskan budaya perusahaan sebagai berikut:
a. Integritas, yaitu kepribadian yang slalu memperjuangkan kebenaran melalui kejujuran dan tanggung jawab
b. Keunggulan, yaitu kondisi dimana kualitas kerja dapat melampaui standar yang telah ditetapkan
c. Kerjasama, yaitu menyatukan kemampuan dan bakat tiap orang untuk mencapai tujuan bersama
d. Pelayanan, yaitu sikap dan prilaku mementingkan kepuasan pelanggan, pemegang saham, masyarakat dan bangsa
Untuk mewujudkan budaya perusahaan tersebut, direksi membentuk Tim Budaya Perusahaan dengan tujuan untuk mempercepat proses pembentukan budaya perusahaan dan membantu mempermudah kelancaran pembentukan budaya perusahaan. Tim juga berkewajiban untuk melaksanakan internalisasi dan sosialisasi nilai-nilai budaya perusahaan.
Berbagai langkah konkrit telah dilakukan oleh PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) untuk mewujudkan budaya perusahaan, yaitu:
1. Menyusun peta perjalanan (road map) pembangunan budaya perusahaan. 2. Mempersiapkan agen perubahan, untuk memformulasikan nilai-nilai dalam
rumusan yang sederhana dan mudah dimengerti, dan berfungsi untuk menyampaikan nilai-nilai dalam rumusan yang sederhana dan mudah dimengerti, dan berfungsi untuk menyampaikan nilai-nilai budaya perusahaan dalam bentuk dimensi perilaku sehingga diharapkan akan mempercepat proses pembentukan budaya perusahaan.
3. Melakukan kristalisasi terhadap nilai-nilai budaya perusahaan yang telah terjaring
4. Mempersiapkan infrastruktur agar proses implementasi dapat bergulir dengan efektif dan efisien.
5. Melakukan evaluasi pelaksanaan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) menetapkan kunci sukses pelaksanaan budaya perusahaan sebagai berikut: a) Cetak biru (blue print) yang jelas
b) Komitmen yang kuat
2.1.4 Tanggung jawab sosial Perusahaan
PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) berkomitmen terhadap kesehatan dan keselamatan kerja, kepedulian lingkungan serta pengembangan masyarakat sebagai bagian dalam mengelola aktivitas bisnis perusahaan agar dapat berkembang secara berkelanjutan. Adapun komitmen tersebut, yaitu:
a. Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3)
Komitmen terhadap perlindungan maksimal kesehatan dan keselamatan kerja karyawan diwujudkan dalam bentuk pembakuan pedoman pelaksanaan K3 yang ketat dan menyeluruh. Hasil dari upaya yang sungguh-sungguh ini menghasilkan reputasi istimewa dari tahun ke tahun dan kembali diraihnya penghargaan Bendera Emas, Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Zero Accident Award di setiap unit kerja.
Dalam mengembangkan pengendalian risiko kecelakaan kerja, PJB senantiasa melakukan inspeksi dan pengawasan di seluruh unit pembangkitan, sedangkan untuk pembinaan K3 telah dilakukan Safety Training Observation
Program (STOP).
b. Pelestarian Lingkungan
Secara berkelanjutan, PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) juga melaksanakan audit dan evaluasi kinerja lingkungan dan K3 atas penerapan Sistem Manajemen Lingkungan dan K3 secara rutin setiap tahun.
c. 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
Program baru yang diterapkan di PT Pembangiktan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya ini bukanlah nama suatu produk, namun ini adalah program pengelolaan house keeping yang baik akan membuat nyaman orang yang disekitarnya, dan akan mkeningkatkan efesiensi pekerjaan. Lima S (5S) atau dengan bahasa Indonesia disingkat dengan Lima R (5R) yang singkatan dari motto-motto program dibawah ini:
1. Seiri-Ringkas
Memilah-membuang benda yang tidak perlu 2. Seiton-Rapi
Penataan-atur benda-benda dengan rapi 3. Seiso-Resik
Pembersihan-membersihkan terus menerus 4. Seiketsu-Rawat
Pemantapan-menjaga dalam standart yang baik 5. Shitshuke-Rajin
Pembiasaan-latihan dan disiplin diri dengan peningkatan yang berlanjut
1. Pengembangan Masyarakat
masyarakat dirancang untuk menciptakan jalinan kerjasama yang harmonis dan saling menguntungkan bagi perusahaan maupun masyarakat sekitar operasi perusahaan. Program pengembangan masyarakat dilaksanakan secara sistematis, mencakup kegiatan sosial dan bimbingan masyarakat, yang dilaksanakan melalui upaya pemberdayaan masyarakat, dengan tujuan:
a. Meningkatkan ekonomi kerakyatan b. Meningkatkan kesehatan masyarakat c. Meningkatkan pendidikan masyarakat
d. Meningkatkan keamanan dan ketertiban masyarakat serta lingkungan hidup. Pelaksanaan pengembangan masyarakat dilaksanakan oleh seluruh unit pembangkitan, unit bisnis pembangkitan dan badan Pengelola Waduk Cirata (BPWC) serta Kantor Pusat yang diatur dalam empat kelompok seperti yang disebutkan di atas.
2.1.5 Ruang lingkup kegiatan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB)
Sesuai dengan anggaran (Dasar Anggaran) ruang lingkup kegiatan usaha Perusahaan adalah untuk menyelenggarakan usaha ketenagalistrikan berdasarkan prinsip industri dan niaga yang sehat yang mencakup aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
a) Penyediaan tenaga listrik berupa kegiatan pembangkitan tenaga listrik yang ekonomis, bermutu tinggi dan dengan keandalan yang baik
b) Pembangunan dan/atau pemasangan peralatan ketenagalistrikan c) Pemeliharaan dan/atau pengoperasian peralatan ketenagalistrikan
Selain bisnis inti dibidang pembangkitan tenaga listrik, PJB juga membentuk beberapa unit bisnis penunjang. Saat ini bisnis penunjang tersebut adalah unit bisnis pemeliharaan dan unit bisnis teknologi informasi.
Dalam operasionalnya, PJB juga terus berupaya mendayagunakan aset dan kompetensi perusahaan di bidang jasa operasi dan pemeliharaan mesin-mesin pembangkit tenaga listrik dan mesin-mesin industri, termasuk perlengkapan dan peralatan pendukungnya.
2.1.6 Logo Perusahaan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB)
A. Filosofi Logo Perusahaan
a) Filosofi Bentuk
Bentuk keseleluruhan logo seperti bentuk persegi panjang memberi kesan dinamis dan cepat, melambangkan perusahaan yang aktif, dinamis dan cepat dalam menjawab tantangan dunia usaha.
Bentuk huruf Times New Roman yang tegas dan sederhana mudah dibaca sehingga mudah pula dikenali dan diingat, secara keseluruhan bentuk logo yang empati persegi panjang memberi kesan kokoh.
Petir yang ada didalam huruf PJB melambangkan kegiatan perusahaan dalam hal kelistrikan, selain itu bentuk petir dapat juga diasosiasikan dengan grafik yang menanjak, melambangkan keadaan perusahaan yang selalu menanjak juga logo PT PLN (Persero) disebelah kiri sejajar PJB melambangkan sebagai anak perusahaan yang mampu untuk mandiri.
b) Filosofi Warna
2.1.7 Struktur Organisasi
Adapun struktur organisasi di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sebagai berikut:
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan Direktur Utama
Direktur Pengembangan
dan Niaga
Direktur Keuangan
Direktur Produksi Direktur SDM &
Administrasi
Pengawasan Intern Sekretaris Perusahaan
Satuan Pengadaan
Satuan pelayanan Hukum
Vice Presiden Enjiniring
Vice Presiden Manajemen Mutu & Kinerja
Dedy Djunaidy
Susantuso, S.E
Siti Fatimah A ,
M. Kom
Desi Asiani Megawati,
S.E
Aan Supaidi
2.2 Gambaran Umum Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan Sebagai salah satu bagian penting di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya, Pengembangan Kearsipan memiliki peranan penting berkaitan dengan data perusahaan yang bersifat pribadi dan umum. Bagian ini sebagai penyimpan rahasia data-data karyawan dan perusahaan meliputi: data transaksi pembelian dan penjualan, surat penugasan, surat kepangkatan, sertifikat dan lain-lain.
2.2.1 Struktur Organisasi Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan
Keterangan:
Senior Manager Umum : Dedy Djunaidi
Kepala Bagian Divisi Umum Kesekretariatan : Susantuso, S.E.
Kepala bagian Kearsipan : Siti Fatimah A, M. Kom. Staf Pelaksanaan Kearsipan : Desi Asiani Megawati, S.E.
Aan Supaidi
2.3 Lokasi dan Tempat Kerja Praktek
Lokasi Kerja Praktek yang dilakukan oleh Penulis adalah pada bagian Kearsipan yang berada di :
a. Lokasi berada di Lantai 1 dibelakang Gedung utama PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB). Dari pintu masuk lantai tersebut menuju ke ruang resepsionis pada bagian depan dan di bagian belakang resepsionis terdapat jalan keluar dan di sebelah kanan terdapat ruangan kerja tersendiri untuk bagian Kearsipan yang dapat terlihat dari pintu masuk lantai 1 pada bagian belakang gedung utama.
2.3.1 Denah Ruangan Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan
Gambar 2.4 Denah Ruangan Kearsipan
Keterangan Gambar:
A. Tempat Kerja Ibu Siti Fatimah A
Disana ada dua buah kursi dan satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah laptop dan dokumen-dokumen. Disampingnya terdapat meja kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map dan disini pula si penulis melakukan kerja praktek
B. Tempat Kerja Bapak Aan Supaidi
Terdapat satu buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah printer, dan dokumen-dokumen dan disampingnya terdapat meja
D
C A
kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map.
C. Tempat Kerja Ibu Desi Asiani Megawati S.E
Terdapat satu buah kursi, satu buah meja yang berisikan satu buah komputer, satu buah printer, dua buah scanner dan dokumen-dokumen dan disampingnya terdapat meja kecil untuk dokumen administrasi berdekatan dengan kotak penyimpanan map selain itu juga terdapat sebuah dispenser D. Almari Besi
Terdapat Satu buah Almari yang berisikan arsip data karyawan yang terdiri atas enam almari besi tersusun sejajar yang berisikan barang-barang pribadi,dan bagian atas terdapat beberapa arsip yang aktif dan masi digunakan oleh bidang kearsipan.
E. Arsip
21
LANDASAN TEORI
Dalam penyusunan sebuah laporan sangat dibutuhkan adanya teori penunjang yang digunakan sebagai acuan dalam menyelesaikan hasil dari Proyek Akhir yang telah dilakukan di PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya. Teori penunjang yang digunakan dalam penyusunan sebuah laporan Tugas Akhir pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian Kearsipan bertujuan agar laporan ini dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah. Adapun beberapa teori yang digunakan oleh penulis adalah sebagai berikut :
3.1 Arsip
3.1.1 Pengertian Arsip
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta dan perguruan tinggi negeri maupun swasta. Menurut The Liang Gie (2000:20) arsip adalah sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto dalam annisa (2011) kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organiosasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
3.1.2 Jenis Arsip
Menurut Hasugian dalam annisa (2011), Jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya:
A. Berdasarkan Bentuknya
Ditinjau dari segi Bentuknya penggunaan, arsip dapat dibedakan atas: a. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
b. Arsip dinamis
a) Arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan adminstrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b) Arsip in-aktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
B. Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
a. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga atau instansi arsip.
b) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga Negara dan pemerintah.
c) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggung jawaban keuangan.
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat atau pertanggung jawaban nasional. Nilai guna sekunder juga meliputi :
a) Nilai guna pembuktian yaitu nilai arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil atau akibat dari kegiatan itu.
b) Nilai guna informasi yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya.
C. Berdasarkan Sifat kepentingannya
Ditinjau dari segi sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.
3.1.3 Penggolongan Arsip
Untuk penataan arsip dengan baik, maka arsip perlu pengelompokan golongan arsip dengan tujuan untuk memudahkan penilaian dalam penyimpanan maupun penyusutan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna dan tidak berfungsi. Menurut Ignasius (1991:27) ada 4 golongan arsip adalah sebagai berikut:
a. Arsip non-esesial
Yaitu arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini paling lama penyimpanannya 1 tahun.
b. Arsip yang diperlukan
Yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan. Oleh Karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3 tahun.
c. Arsip Penting
Yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan untuk membantu kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit diganti dan memang sulit mencari penggantinya.
d. Arsip Vital
Yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk selama-lamanya.
3.1.4 Fungsi Arsip
ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang atau pun sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi:
1. Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
2. Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.
3. Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalma proses pekerjaan sehari-hari.
a. Arsip Statis
3.1.5 Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi.
b. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
c. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
3.1.6 Tujuan Arsip
Tujuan dari arsip yaitu:
a) Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan.
b) Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang berdaya guna dan berhasil guna.
c) Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan system penyimpanan arsip. d) Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian atau
3.1.7 Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip harus diperhatikan mengenai pengaturan arsip dan penanggung jawabannya dengan jelas, agar pembagian tugas dan wewenang dalam pengelolaan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan tertib. Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005:22), ada beberapa pengorganisian arsip dalam kantor, yaitu:
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan di suatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil.
Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah:
1. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat. 2. Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan satu arsip. 3. Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah :
1) Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.
b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing.
Keuntungan dari desentralisasi adalah:
1. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada dalam unit kerja sendiri.
2. Penangan arsip lebih mudah dilakukan, Karena arsip sudah dikenal baik. Kerugian dari desentralisasi adalah:
1) Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
2) Kantor harus mempunyai dan menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
3.1.8 Penataan Arsip
Menata arsip artinya mengatur, menyusun arsip-arsip dengan kode klasifikasi yang telah dibuat menurut sistem penyimpanan yang efektif dan efisien. Menurut Abubakar (1990:67), pelaksanaan penataan arsip terdiri dari:
a. Arsip harus disortir terlebih dahulu
b. Meneliti arsip apakah sudah didisposisi/belum c. Setelah arsip yang ada hubungannya disatukan. d. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas e. Menentukan indeks
Kode adalah alat untuk mengenali masalah yang ada dalam arsip dan disamping itu juga sebagai alat penentu dimana letak arsip itu di dalam urutan hubungan masalah pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menentukan adanya urutan sistematis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
Mengindeks menurut Amsyah (2003:121) adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek, atau angka tergantung pada sistem penyimpanan yang dipergunakan.
3.1.9 Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip merupakan suatu sistem yang dipergunakan dalam penyimpanan arsip atau berkas, sehingga surat dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Pada dasarnya sistem penyimpanan arsip ada 5 yaitu:
b. Numerical filing system (sistem nomor)
c. Chronological filing system (sistem tanggal atau urutan waktu)
d. Geographical filing system (sistem wilayah, daerah, regional)
e. Subjectical filing system (sistem perihal atau masalah)
3.1.10 Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Pemeliharaan, pengamanan atau perlindungan arsip merupakan kegiatan kearsipan yang penting dalam rangka mencapai tujuan kearsipan yang optimal, yaitu menjamin keselamatan arsip, agar bilamana diperlukan sewaktu-waktu arsip masih dapat disediakan untuk membantu memberikan data dan informasi bagi pelaksanaan fungsi-fungsi dan peran-peran manajerial, operasional, dan penyelenggaraan kehidupan organisasi atau perusahaan baik lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintah maupun swasta/perorangan.
a. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip dapat pula berarti suatu perbuatan untuk melindungi, menjaga arsip yang dihasilkan, dan yang diterima oleh suatu organisasi agar arsip-arsip itu aman. Melindungi arsip-arsip berarti menjaga arsip-arsip-arsip-arsip supaya selamat, menghindari arsip dari bahaya, bencana, kerusakan, dan pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
dicuri dan diperjualbelikan untuk dijadikan kertas pembungkus, akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan terjamin.
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan, dan pengamanan arsip mutlak dilakukan untuk menjamin kelestarian informasi yang tekandung di dalam arsip tersebut. Menurut Mulyono dkk (2000: 48-50) mengatakan bahwa pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Pengaturan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab), terang (sinar matahari tidak terkena langsung). Memiliki ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar dari serangga api, air, maupun serangga pemakan kertas.
2. Pemeliharaan tempat penyimpanan
Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka unutk menjaga tingkat kelembapan. Penataan arsip harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut. Tingkat kelembapan yang tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan. 3. Penggunaan bahan-bahan pencegah
4. Larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar
Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip pulang ke rumah, jika dilanggar akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan sekali saja.
5. Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Untuk membersihkan ruangan dan arsip dari debu yang melekat sebaiknya digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Selain itu juga, untuk mencegah timbulnya noda karat di kertas sebaiknya digunakan klip dari bahan plastik yang tidak menimbulkan bekas.
b. Pengamanan Arsip
Secara umum pengamanan arsip adalah menjaga arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan. Pengamanan arsip menyangkut pengamanan arsip dari segi informasinya dan segi fisiknya.
1. Pengamanan dari segi informasinya
Pengamanan arsip dari segi informasinya terdapat dalam pasal 11 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” yang berbunyi sebagai berikut:
b. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 ini dengan memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya, sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana seumur hidup. 2. Pengamanan dari segi fisiknya
Pengamanan arsip dari segi fisiknya adalah pengamanan arsip dari kerusakan. Menurut Mulyono dkk (2000:46-48) mengatakan bahwa kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor internal dan eksternal. Kerusakan arsip dari segi faktor internal antara lain:
a) Kualitas kertas b) Tinta
c) Bahan perekat
Kerusakan arsip dari segi faktor eksternal antara lain: a. Lingkungan
b. Sinar matahari c. Debu
d. Serangga dan kutu e. Jamur dan sebagainya
3.1.1 Ciri-ciri Sistem Kearsipan yang Baik
harus mampu menjalankan suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto dalam annisa (2011) sistem kearsipan yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan
Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanan, pengambilan maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
b. Mudah dimengerti
Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya. c. Mudah/Ekonomis
Sistem kearsipan yang diselenggraakan harus mudah/ekonomis baik dalam penegeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
d. Tidak memakan tempat
Tempat penyimpanan dapat berupa ruangan, bangunan atau gudang (gedung arsip), rak arsip, lemari dan sebagainya terlepas dari jenis dan bentuk tempat yang dipergunakan pada dasarnya.
e. Mudah dicapai
f. Fleksibel
Fleksibel artinya sistem filing yang digunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembnagan organisasi. Organisasi pada umumnya bersifat dinamis (berkembang). Jadi jangan sampai filing yang dilaksananakan setiap saat berubah karena perkembangan organisasi. g. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip
Salah satu tujuan kearsipan adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari berbagai macam bentuk kerusakan. Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap, dan kelembapan udara.
h. Mempermudah pengawasan
Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang kearsipan, sistem kearsipan akan dilaksanakan dibantu dengan mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan misalnya, Kartu Indeks, Lembar Pengantar, Lembar Tunjuk Silang, Kartu Pinjaman Arsip atau Out slip dan sebagainya.
3.2 Microsoft Excel
3.2.1 Pengertian Microsoft Exel
Menurut Madcoms (2002) Microsoft excel adalah program aplikasi
spreadsheet (lembar kerja) yang membantu dalam menghitung, memproyeksikan,
isian baris dan kolom yang berisi transaksi-transaksi bisnis. Dalam hal ini Excel menangani pengolahan data numerical (angka) yang diterapkan dalam bidang:
a. Laporan keuangan. b. Report penjualan barang.
c. Penganggaran suatu perjalanan.
d. Menghitung jumlah rata-rata pada hari yang berbeda.
Gambar 3.1 merupakan fitur-fitur yang terdapat di Microsoft excel 2007. Berikut ini merupakan pengenalan tentang fitur-fitur baru yang terdapat di
Microsoft excel 2007 antara lain:
1. Desain jendela atau antar muka ( Interface ) 2. Jumlah kolom dan baris yang lebih banyak 3. Format file baru
4. Penulisan formula yang lebih banyak 5. Office Themes dan Excel Styles
6. Pengurutan dan penyaringan data yang canggih
7. Tampilan grafik yang lebih baik
39
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pelaksanaan proyek akhir berlangsung selama 3 (tiga) bulan. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan ini, program proyek akhir dilaksanakan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat yang berlokasi di Jalan Ketintang Baru no 11, yaitu pada Divisi Umum Kesekretariatan pada bagian Kearsipan. Pelaksanaan proyek akhir dilaksanakan pada:
Tanggal : 1 Maret 2012 – 31 Mei 2012
Tempat : Divisi Umum Kesekretariatan Bagian Kearsipan
PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya Peserta : Hendriyani Puspita Sari
NIM : 09.39015.0009
Dalam pelaksanaan proyek akhir yang berlangsung dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Pusat Surabaya, berikut ini adalah rincian kegiatan yang dilakukan selama proyek akhir di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya:
Table 4.1 Rincian Kegiatan Selama Proyek Akhir
No Kegiatan/Pekerjaan
1
Menerima arsip dari SubDivisi lain2
Menyusun arsip3
Menerima permintaan kardus4
Mengentri e-filingMetode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir berupa Proyek akhir ini adalah:
1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip sebagai pembantu pada bagian kearsipan selama 3 (tiga) bulan
2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan. 3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca
literatur dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan.
4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan proses bimbingan dari dosen pembimbing.
5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.
Dalam pelaksanaan proyek akhir yang dilakukan selama 8 jam perhari dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan, mendapatkan tugas untuk membantu menyelesaikan tugas pada bagian kearsipan.
4.1 Penggolongan Arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya
Arsip pada hakekatnya merupakan suatu informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima sebagai bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi organisasi. Berdasarkan buku petunjuk pelaksanaan arsip pada PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) maka sistem penggolongan arsip sebagai berikut:
A. Berdasarkan Fisik
Penggolongan arsip berdasarkan fisik dibagi menjadi 4 (empat) antara lain sebagai berikut:
1 Arsip Konvesional
Arsip konvesional adalah arsip yang ditulis/dicetak/digambar diatas kertas yang dibuat maupun diterima. Arsip ini digolongkan menjadi 2 (dua) yaitu: a. Arsip Tekstual
Arsip tekstual adalah arsip dalam bentuk teks, yang ditulis tangan dan atau diketik diatas kertas. Salah satu contoh arsip tekstual seperti gambar 4.1 dibawah ini:
b. Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
Arsip kartografik dan kearsitekturan adalah arsip dalam bentuk peta, chat, denah bangunan dan gambar engineering
2 Arsip Media Baru
Arsip media baru adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk elektronik dengan menggunakan peralatan khusus dan akan terus berkembang sejalan dengan teknologi informasi. Arsip Media baru digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu:
a. Arsip citra bergerak
Arsip citra bergerak digolongkan menjadi 2 (dua) yaitu: a) Arsip film
Asip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada dasar film, yang diciptakan dengan rancangan teknis dan artistic dengan menggunakan peralatan peralatan khusus.
b) Arsip video
Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetic, yang diciptakan dengan menggunakan teknologi elektronik.
b. Arsip gambar statik
c. Arsip rekaman suara
Arsip rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara yang menggunakan sistem perekam tertentu.
3 Arsip Elektronik
Arsip elektronik sering juga disebut arsip komputer adalah arsip yang berisi tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan dengan menggunakan komputer sebagai alat dan arsip dimaksud disebut juga arsip bacaan mesin.
4 Arsip bentuk micro (Microform)
Microform adalah suatu media yang berisi miniatur atau image berbentuk micro jenis microfrom, arsip berbentuk micro ini digolongkan menjadi 3 (tiga) antara lain microfilm, microfische dan micro opaque.
a. Microfilm
Microfilm adalah salah satu alat elektronik untuk pembuatan salinan
fotografis dalam bentuk lebih kecil b. Microfiche
Microfiche adalah lembaran film berisi banyak miniature gambar atau
citra dalam suatu kisi. c. Micro Opaque
Micro Opaque adalah lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang
B. Berdasarkan Fungsi
Penggolongan arsip berdasarkan fungsi dibagi menjadi 2 (dua) antara lain sebagai berikut:
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis alah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan. Arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis aktif
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas. Salah satu contoh arsip dinamis aktif seperti gambar 4.2 dibawah ini:
b. Arsip dinamis inaktif
Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya menurun dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas.
2. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas dilingkungan perusahaan dan mempunyai jangka waktu simpan yang cukup lama. Salah satu contoh arsip statis seperti gambar 4.3 dibawah ini:
C. Berdasarkan Tingkat Perkembangan/Pembuatan
Arsip ini di bedakan menjadi 4 bagian yaitu asli, tembusan, salinan, dan penggandaan. Arsip asli biasanya arsip yang langsung dibuat atau diterima oleh bagian kearsipan dan diteruskan kepada bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut, bila terdapat surat yang harus di tindak lanjuti arsip salinanlah yang di berikan. Dalam setiap surat yang dibuat oleh bagian kearsipan harus selalu disertai dengan tembusan. Salah satu contoh surat tembusan seperti pada gambar 4.4 dibawah ini:
4.2 Penanganan Arsip Secara Manual di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB)
Kantor Pusat Surabaya
Penangan arsip secara manual pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian kearsipan PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) sangatlah penting karena memerlukan ketelitian untuk menangani arsip secara manual, karena jika teliti maka arsip-arsip tersebut akan tersusun dengan baik. Berikut ini merupakan prosedur dan tahapan-tahapan pengarsipan secara manual.
4.2.1 Penemuan Arsip
Gambar 4.5 berikut ini merupakan alur dari penemuan arsip:
Menemukan Arsip
Menyortir Arsip
Mengklasifikasikan Arsip
Mengabjad dan menyimpan Arsip
Gambar 4.4 Surat Tembusan
A. Menemukan Data Arsip
Menemukan data arsip secara manual ada kalanya sulit, dikatakan sulit bila tidak tahu sama sekali tentang arsip, dan apalagi bila arsip tersebut terdapat kesamaan dan dalam jumlah yang banyak, maka akan kesulitan dalam mencari data arsip tersebut. Disamping itu, penggunaan map yang sudah lama dan mengalami kerusakan berakibat terdapat beberapa data arsip terselip dan bercampur satu dengan data lainnya.
Oleh sebab itu, untuk menemukan data arsip adalah dengan cara mengetahui materi dan masalah yang diperlukan, mengetahui kode lokasi penyimpanan, mencari sekat penunjuk berkode yang dimaksud, mencari folder berkode yang dimaksud dan menemukan arsip yang diperlukan dalam folder. Kode bagian tersebut antara lain:
A. DIRUT (Direktur Utama)
B. DITPROD (Direktorat Produksi)
C. DITAGA (Direktorat Pengembangan Niaga) D. DITKEU (Direktorat Keuangan)
E. DITSDM (Direktorat Sumber Daya Manusia) F. SETPER (Sekretaris Perusahaan)
G. Pelayanan Hukum Perusahaan H. Pengawasan Intern
I. UBTI (Unit Bisnis Teknologi Informasi)
Keterangan: A adalah kode dari Direktur Utama, R1 menunjukkan berada pada rak nomor 1 atau rak yang berada di paling bawah, D2 menunjukkan bahwa dokumen berada di kardus nomor 2 dari sisi paling luar dan ORD02 menunjukkan bahwa dokumen tersebut berada di map ordner nomor 2 di dalam kardus tersebut.
Pembaharuan map ini menggunakan kardus khusus untuk penyimpan dokumen/arsip bersama dengan map dengan dua lubang disamping kardus. Menggunakan peralatan kardus dalam penyimpanan arsip ini bertujuan agar arsip awet, rapi, bersih dan data tidak berantakan.
Kardus khusus yang di pakai oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat dalam penyimpanan arsip, dimana di dalam satu kardus berisi 6 (enam) ordner sehingga arsip tersebut ringkas dalam satu bendel. Selanjutnya arsip disusun kembali secara sistematis sehingga penemuan data arsip dapat dilakukan dengan mudah. Salah satu contoh kardus arsip seperti pada gambar 4.6 dibawah ini:
B. Menyortir Data Arsip
Menyortir data arsip di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat dilakukan hampir setiap hari, penyotiran data yang ada di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat disortir berdasarkan nama dan tanggal data arsip untuk membedakan data arsip satu dengan yang lain dalam satu jenis. Selanjutnya ditempatkan ke dalam beberapa ordner kemudian di tempatkan pada kardus dan yang terakhir diletakkan pada rak arsip berdasarkan dengan jenis arsip yang akan disimpan. Macam–macam surat pada ordner di kardus seperti: Surat Keputusan Direksi, Surat Perjanjian, Transaksi, Training dan Tunjangan Kesehatan. Salah satu contoh jenis data Surat Keputusan Direksi, maka data yang telah disortir diarsip secara alfabetis pada ordner dengan subjek “SK”. Gambar 4.7 dibawah ini merupakan penyortiran arsip berdasarkan tanggal.
C. Mengklasifikasikan Data Arsip
Setelah melakukan penyortiran data maka tahap selanjutnya adalah mengklasifikasikan data tersebut. Dalam mengklasifikasikan data arsip berisikan tentang semua daftar data arsip yang berkaitan dengan jenis surat yang digolongkan menjadi dua bagian. Pada rak arsip yang menyangkut data pribadi perusahaan baik yang bersifat sangat rahasia, rahasia, dan biasa seperti surat keputusan, surat intruksi, surat edaran dan lain sebagainya. Mengklarifikasikan data arsip PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) kantor pusat Surabaya menggunakan sistem angka.
D. Mengabjad Dan Menyimpan Data Arsip
komputerisasi (e-filing) dengan cara mengurutkan data arsip sesuai dengan alfanumerik dan kode masalah.
4.2.2 Penerimaan Arsip
Gambar 4.8 merupakan alur penerimaan arsip. Penataan arsip pada dasarnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan, dilakukan secara terus – menerus dimaksudkan dalam penyajian yang cepat, tepat, lengkap dan menyeluruh berdasarkan kaidah penataan arsip, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi.
Penyimpanan arsip yang digunakan oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat adalah menggunakan sistem penyimpanan secara sistem alfanumerik dan sistem masalah. Dalam sistem masalah PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) mempunyai kode masalah tersendiri untuk menetapkan suatu masalah. Kode masalah yang terdapat di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat adalah sebagai berikut:
A. 0 = Mengenai Manajemen
Diteliti dan Dikelompokkan
Kotak Arsip
Penyerahan Arsip dan menyerahkan arsip
Penataan Arsip
B. 1 = Mengenai Ketenagalistrikan
C. 2 = Mengenai Penelitian dan Pengembangan D. 3 = Mengenai Diklat (Pendidikan dan Pelatihan) E. 4 = Mengenai SDM dan Organisasi
F. 5 = Mengenai Keuangan G. 6 = Mengenai Logistik.
Berkas/arsip dilakukan dengan menggunakan sistem alfanumerik dan sistem masalah. Sistem penyimpanan alfanumerik adalah pengaturan atau penataan arsip berdasarkan kombinasi huruf dan angka. Penataan arsip berdasarkan masalah adalah sistem penyimpanan arsip yang ditata sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip dengan menggunakan kode masalah. Kedua sistem ini dipakai secara bersamaan atau di gabungkan karena setelah mengidentifikasi masalah surat tersebut barulah di beri nomor atau istilah yang di pergunakan oleh PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat.
Tahapan-tahapan ini bertujuan agar proses rangka pengarsipan yang ditempuh dalam melakukan pengarsipan antara lain setiap surat yang masuk dimasukan kedalam lembar disposisi, setelah itu diteruskan kepada bagian-bagian yang berkepentingan dengan surat tersebut.
1. Tahapan dalam pengarsipan Arsip Konvensional:
Dalam melakukan pengarsipan arsip konvensional memerlukan beberapa tahapan. Pada gambar 4.9 dibawah ini merupakan alur dari pengarsipan arsip konvesional
a. Tahap Pengecekan
Langkah awal yang dapat ditempuh dalam melaksanakan penataan arsip adalah melakukan pengecekan terhadap kebenaran dan kelengkapan berkas seperti misalnya lampiran. Dalam setiap arsip yang masuk selalu disertai lembar disposisi hal ini untuk membubuhkan tanda paraf sebagai bukti bahwa arsip tersebut telah dibaca dan untuk memberikan perintah agar arsip tersebut ditindak lanjuti. Tahap pengecekan ini juga tahap dimana memastikan bahwa arsip tersebut telah ditindak-lanjuti.
Pengecekan
Penyedia Peralatan
Penyusunan Berkas
b. Penyediaan Peralatan
Peralatan penataan arsip yang diperlukan antara lain, label, agenda, box,
guide, filing cabinet dan ordner.
a) Label ditulis pada tab untuk menunjukan isi kelompok berkas, label ini
diselipkan pada setiap ordner dan setiap box. Salah satu contoh label seperti pada gambar 4.10 dan gambar 4.11 dibawah ini:
Gambar 4.10 Label Box
b) Agenda dipergunakan sebagai cara untuk menemukan berkas arsip. Seperti gambar 4.12 dibawah ini:
c) Box dipergunakan untuk penyimpanan berkas arsip. Salah satu contoh
boks seperti pada gambar 4.13 dibawah ini
Data Gambar 4.12 Agenda Arsip
d) Guide dipergunakan untuk membedakan himpunan/kelompok berkas
yang satu dengan yang lain. Salah satu contoh guide seperti pada gambar 4.14 dibawah ini:
e) Filing cabinet dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sudah tertata.
Salah satu contoh filing cabinet seperti pada gambar 4.15 dibawah ini: Gambar 4.14 Guide Arsip
f) Ordner dipergunakan sebagai wadah berkas arsip, sehingga arsip dapat
dihimpun dalam satu wadah. Salah satu contoh ordner seperti pada gambar 4.16 dibawah ini:
c. Penyusunan berkas
Penyusunan berkas arsip digolongkan menjadi 3 (tiga) yaitu sebagai berikut:
a) Berdasarkan Alfanumerik
Setelah dilakukan pengecekan berkas-berkas disusun berdasarkan kelompok jenis surat produk hukum dan masing-masing jenis disusun menurut nomor urut penerbitan. Pemisahan masing-masing jenis ditandai guide dan folder yang berisikan nomor urut diletakkan di belakang guide dari masing-masing jenis yang telah ditetapkan. Salah satu contohnya seperti gambar 4.17 dibawah ini:
K
Ordner Guide Primer
Guide Primer
Folde
Label
b) Berdasarkan masalah
Setelah melakukan pengecekan, berkas disusun berdasarkan kelompok urutan masalah. Dalam penyusunan arsip berdasarkan masalah ini dibutuhkan beberapa guide atau sekat pemisah. Guide primer digunakan untuk mengisi pokok masalah yang posisi tabnya berada di paling kiri dan diikuti dengan guide sekunder yang merupakan masalah dengan posisi tab dibagian kedua dari kiri, kemudian diikuti oleh guide tersier yang berisi sub masalah, dengan posisi tab berada di posisi ketiga dari kiri. Setelah pemberian guide atau sekat pemisah, diberikan folder yang diletakkan di belakang guide sebagai tempat penyimpanan arsip. Kemudian semua arsip yang telah disusun berdasarkan masalah dan atau alfanumerik disimpan pada tempat penyimpanan (rak/lemari) dengan diberi kode sesuai dengan kode penyimpanan. Salah satu contoh penyusunan berkas berdasarkan masalah seperti pada gambar 4.18 berikut ini:
c) Lokasi simpan
Berkas arsip yang telah diberi kode masalah, lalu dimasukan dalam
ordner-ordner yang telah diberi label sesuai dengan kode penyimpanannya. Setiap ordner atau box diberi label keterangan tahun dan kode masalah agar mudah
dalam mencarinya kembali. Salah satu contoh penyimpanan arsip seperti pada gambar 4.19 berikut ini:
1
11
111 Mas
ala
h
2
21
211
M
as
ala
h
Ds
t
1
11
111 Mas
ala
h
2
21
211
M
as
ala
h
Ds
t
Ordner
Guide Sekunder
Folder Guide Primer
Guide Tertier
Gambar 4.18 Penyusunan Berkas Berdasarkan Masalah
Dalam penyusunan arsip dalam kardus di PT. Pembangkitan Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat juga perlu dinamai dimana hal ini bertujuan untuk mengetahui isi data arsip yang ada didalam kardus, dan juga agar mengetahui tata penempatannya berdasarkan isi data kotak tersebut. Bentuk Format data kotak yang belum berisi, seperti gambar 4.20 dibawah ini:
Sedangkan data kotak yang sudah terisi dan siap ditempelkan pada kardus adalah data kotak seperti gambar 4.21 berikut ini:
2. Tahapan dalam pengarsipan arsip media baru (foto)
Selain arsip konvesional, arsip media baru (foto) juga mempunyai alur dari tahapan pengarsipan arsip media baru. salah satu contoh alur arsip media baru seperti pada gambar 4.22 dibawah ini:
Pengecekan
Penyusunan
Penyimpanan
Gambar 4.21 Data Kotak yang telah terisi
a. Tahap pengecekan
Dalam tahap pengecekan ini, setiap foto dilihat kembali untuk memastikan foto yang akan di arsipkan telah selesai di pergunakan untuk tahap proses administrasi .
b. Tahap Penyusunan
Pada dasaranya penyusunan arsip media baru sama dengan penyusunan arsip konvensional.
c. Tempat Penyimpanan
Arsip media baru foto disimpan dalam album foto dan dijaga dengan baik agar tetap dalam keadaan kering, tidak lembab.
4.3 Penanganan Arsip Secara Komputerisasi (e-filing) di PT Pembangkitan
Jawa Bali (PJB) Kantor Pusat Surabaya
Selain penangan arsip secara manual pada Divisi Umum Kesekretariatan bagian kearsipan PT Pembangkitan Jawa Bali (PJB) juga terdapat penanganan arsip secara komputerisasi. Berikut ini merupakan penjelasan dari penanganan arsip secara komputerisasi (e-filing).
4.3.1 Tahapan Pengarsipan secara Komputerisasi (e-filing)
Setelah melakukan penyimpanan secara manual, selanjutnya adalah penyimpanan secara komputerisasi (e-filing) dengan menggunakan software
canofile dan Microsoft Exel. Data yang disimpan secara komputerisasi ini
Canofile for windows adalah software untuk me-manage arsip. Dalam software ini bisa menyimpan, mengindex dan mencari arsip dengan mudah, serta
dilengkapi security password. Sebelum memakai software canofile pertama yang harus diperhatikan adalah kondisi komputer, apakah ada aplikasi lain yang sedang beroperasi atau tidak. Jika terdapat aplikasi yang beroperasi maka segera ditutup, karena software canofile ini tidak akan bisa beroperasi selama kondisi komputer tidak dalam kondisi penuh pemakaian (program). Cara memulai canofile for
windows hampir sama dengan memulai program-program windows yang biasanya
digunakan. Berikut ini merupakan tahapan-tahapan pemakaian software canofile
for windows:
a. Mengentri Data ke Canofile dengan cara mengklik tombol “Start” pada Taskbar Windows setelah selesai maka selanjutnya adalah klik “Program”
menu akan muncul disebelah kiri bagian bawah dari layar komputer. Salah satu contohnya seperti pada gambar 4.23 dibawah ini:
Klik Start lalu pilih Program
b. Setelah selesai dengan mengklik program pada taskbar windows maka
selanjutnya adalah klik pilihan “canofile for windows” setelah selesai mengklik pilihan tersebut maka akan keluar sub menu, dan pilih “canofile for windows” dan klik untuk menjalankan programnya. Seperti pada gambar 4.24 dibawah ini:
c. Kemudian muncul jendela “canofile for windows” seperti gambar dibawah
ini. Setelah muncul masukkan user name dan password kemudian tekan
tombol “OK”. Seperti pada gambar 4.25 dibawah ini:
Klik start
program canofile for windows canofile for
