Bagian Umum

(1)

Pelantikan Pejabat

Gallery17/01/2017Leave a comment

PELANTIKAN PEJABAT FKIK UIN MALANG

Setelah pelantikan Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu-ilmu Kesehatan (FKIK) Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang yaitu Prof. Dr. dr. Bambang Pardjianto, Sp.B., Sp.BP-RE (K) yang dilaksanakan bersamaan dengan peringatan Hari Amal Bakti Kementerian Agama RI ke-71 tahun 2017, UIN Maulana Malik Ibrahim Malang kembali melantik pejabat FKIK yang terdiri dari Wakil Dekan I, II dan III serta Ketua-ketua Jurusan pada tanggal 11 Januari 2017 di Gedung C Pascasarjana UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Dengan dilaksanakannya pelantikan untuk melengkapi stuktur FKIK UIN Maulana Malik Ibrahim Malang yang baru memulai proses pendikan dan pengajarannya pada tahun ajaran 2016-2017 tersebut diharapkan proses pendidikan dan pengajaran serta administrasi di FKIK berjalan lancar.

Sementara ini kegiatan pendidikan dan pengajaran FKIK dilaksanakan di Pascasarjana, akan tetapi setelah Kampus III siap di pergunakan, FKIK direncanakan untuk bertempat di Kampus III tersebut.

TATACARA PELANTIKAN PEJABAT

Pelantikan pejabat merupakan kegiatan yang sering kita temukan dalam instansi pemerintah untuk mengisi posisi jabatan tertentu baik berupa promosi maupun rooling pejabat. Tata cara pelantikan pejabat diseuaikan dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku sebagai acuan kita diantaranya UU No. 19 tahun 2010 tentang Protokol dan Peraturan Presiden Nomor 167 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pelantikan Gubernur, Bupati dan Walikota

Berikut susunan acara pelantikan pejabat :

1. Menyanyikan Lagu Kebangsaan Indonesia Raya

2. Pembacaan Keputusan

3. Pejabat yang akan dilantik menempati tempat pelantikan

4. Pengucapan sumpah/janji jabatan dipandu oleh Pejabat yang melantik

5. Penandatanganan berita acara pengucapan sumpah/janji jabatan

(2)

7. Kata-kata pelantikan oleh Pejabat yang melantik

8. Penandatanganan Pakta Integritas

9. Sambutan pejabat yang melantik

10. Pembacaan doa

11. Penutupan

Adapun denah tempat pelantikan sebagai berikut :

Keterangan :

1. Lambang Negara

2. Gambar Presiden

3. Gambar Wakil Presiden

4. Bendera Kebangsaan Merah Putih

5. Bendera instansi

6. Pejabat yang melantik

7. Podium

8. Pejabat yang akan dilantik

9. Petugas upacara, saksi dan Rohaniawan

10. Meja Tanda Tangan

11. Pejabat instansi

12. Tamu Undangan

13. Mic

HAB Kemenag ke-71 UIN Maliki Malang

05/01/2017Leave a comment

(3)

Kementerian Agama Republik Indonesia (disingkat Kemenag RI, dahulu Departemen Agama Republik Indonesia, disingkat Depag RI) adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia yang membidangi urusan agama.

Lahirnya Kementerian Agama merupakan jawaban kongkrit atas tuntutan sejarah bangsa. Dan lebih dari itu hal ini merupakan jaminan atas pelaksanaan Pancasila dan UUD 1945, terutama sila Ketuhanan dan pasal 29 dari UUD 1945.

Keberadaan Kementerian Agama yang ada mulanya bernama Kementerian Agama, awalnya diusulkan oleh utusan Komite Nasional Indonesia Daerah (KNID) Kepresidenan Banyumas (K.H. Abu Dardiri, H.M. Saleh Suaidy dan M. Sukeso Wirya Saputra) pada sidang pleno Komite Nasional Indonesia Pusat (KNIP) di Jakarta pada tanggal 24-28 Nopember 1945.

Usulan mereka disetujui oleh sidang, kemudian keputusan sidang tersebut diproses. Dan pada tanggal 3 Januari 1946, pemerintah mengumumkan berdirinya Kementerian Agama RI dengan Menteri Agamanya yaitu H.M. Rasyidi, BA. Maka dari sejarah singkat itulah, tanggal 3 Januari diperingati sebagai Hari Amal Bhakti (HAB) Kementerian Agama.

Dalam usia menjelang 71 tahun ini, beberapa prestasi yang telah diraih Kemenag antara lain :

1. Publik menilai positif kinerja Kementerian Agama

2. Sebagian besar program telah mulai memenuhi harapan sehingga kinerja Kemenag dianggap cukup baik dalam sejumlah survei.

3. Indeks kepuasan jemaah haji terus naik,

4. Indeks kerukunan umat beragama juga masih tinggi,

5. Indeks reformasi birokrasi kita naik peringkat dari CC menjadi B yang berimplikasi naiknya tunjangan kinerja dari 40 menjadi 60 persen.

6. Penghargaan dari Presiden sebagai Penyedia Layanan BLU dengan Akses Terjangkau,

7. Penghargaan dari Kemenkeu sebagai Kementerian dengan Kontribusi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) terbesar dalam APBN.

8. Penghargaan ganda terkait ekonomi syariah, yaitu sebagai Pemrakarsa Proyek Infrastruktur Berbiaya Surat Berharga Syariah Negara (SBSN) dan Investor Utama Sukuk Negara Domestik.

(4)

Kemenag terus menerus berupaya mencapai standar mutu yang prima dalam melayani umat. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, segala proses perizinan, beasiswa, hingga bantuan sosial dilakukan secara lebih simpel, pasti, dan bebas pungli. Berbagai aplikasi manajemen yang menunjang kerja juga sedang dikembangkan demi tercapainya kinerja yang lebih baik. Selain itu, Kemenag mencanangkan program-program baru sebagai respons atas situasi dan dinamika terkini terkait kehidupan beragama dalam masyarakat era digital

Peringatan HAB Kemenag 2017 UIN Malang

UIN Maliki Malang merupakan salah satu perguruan tinggi Islam yang bernaung di bawah kementerian Agama RI. Pada tanggal 21 Juni 2004 UIN Maliki Malang diresmikan oleh Menko Kesra ad Interim Prof. H.A. Malik Fadjar, M.Sc bersama Menteri Agama Prof. Dr. H. Said Agil Husin Munawwar, M.A. atas nama Presiden pada 8 Oktober 2004 dengan nama Universitas Islam Negeri (UIN) Malang. Sebagai salah satu instansi yang bernaung di bawah Kemenag RI, UIN Maliki Malang pada setiap tahunnya juga menyelenggarakan peringatan HAB Kemenag RI.

HAB Kementerian Agama Republik Indonesia ke-71 tahun 2017 merupakan salah satu hari yang bersejarah bagi Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang. Bersamaan dengan dilaksanakannya upacara bendera dalam rangka memperingati HAB Kemenag tahun 2017 ini, UIN Maliki Malang melantik Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Maliki Malang yaitu Prof. Dr. dr. Bambang Pardjianto, Sp.B., Sp.BP-RE (K). Guru besar Universitas Brawijaya, Malang tersebut diberi tugas untuk memimpin fakultas yang telah menaungi dua jurusan yaitu fakultas Kedokteran dan fakultas Farmasi.

Pelaksanaan upacara bendera barjalan lancar dan khidmat dan diikuti oleh 750 peserta yang terdiri dari unsur pimpinan, dosen dan karyawan UIN Maliki Malang serta undangan.

Pelaksanaan Upacara Bendera

Upacara bendera merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan sesuai dengan tata upacara yang telah ditetapkan dalam undang-undang. Upacara bendera adalah suatu ritual khusus untuk menghormati simbol-simbol negara, seperti: bendera, lagu kebangsaan, pahlawan dan lain sebagainya. Lebih dari itu upacara bendera hakekatnya sebenarnya sebagai cerminan nilai-nilai budaya bangsa dan merupakan ciri khas yang membedakan dengan negara lain.

Upacara bendera memiliki tujuan yang sangat mulia, diantaranya adalah membiasakan bersikap tertib dan disiplin, menanamkan kekompakan dan kebersamaan, meningkatkan persatuan dan kesatuan, mengenang jasa para pahlawan, dan yang paling penting adalah meningkatkan semangat nasionalisme. Semangat nasionalisme sangat penting dimiliki oleh setiap warga negara Indonesia.

(5)

Dewasa ini bisa kita katakan banyak kalangan malas melakukan upacara bendera, baik itu pegawai maupun masyarakat umum. Bagi mereka upacara bendera hal yang sangat membosankan. Ini merupakan problem yang perlu diatasi, karena melalui upacara benderalah masyarakat meningkatkan jiwa nasionalisme.

Kita juga bisa melihat pelaksanaan upacara bendera hanya bersifat seremonial belaka, tanpa memandang arti dan maknanya. Bayangkan saja banyak masyarakat main-main melaksanakan upacara bendera. Mereka apatis dan meremehkan kegiatan ini. Banyak dari masyarakat Indonesia mungkin ada yang dalam hidupnya belum pernah melakukan upacara. Memang miris namun memang kenyataan seperti itu.

Nilai dan manfaat upacara bendera bagi ASN UIN Malang

Manfaat penyelenggaraan pelaksanaan upacara pengibaran bendera merah putih di isntansi pemerintah bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) antara lain meningkatkan rasa nasionalisme, pengabdian, tanggung jawab, disiplin, dan pelaksanaan gerakan revolusi mental aparatur sipil negara guna mewujudkan kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat yang dilandasi nilai-nilai Pancasila dan UUD 1945.

Selain tersebut diatas, ada beberapa nilai yang terkandung dalam upacara bendera mencakup beberapa hal, di antaranya :

1. Membiasakan bersikap tertib dan disiplin.

2. Membiasakan berpenampilan rapi.

3. Meningkatkan kemampuan memimpin.

4. Membiasakan kesediaan memimpin.

5. Menumbuhkan nasionalisme

6. Membuat patuh pada aturan.

7. Menanamkan tanggungjawab.

Sikap kita saat mengikuti upacara bendera harus khidmat dan disiplin karena upacara bendera merupakan bentuk penghargaan kita terhadap jasa para pahlawan. Selain itu upacara bendera juga merupakan salah satu cara meningkatkan rasa cinta tanah air dan bangsa Indonesia.

(6)

Semoga moment upacara peringatan HAB Kemenag RI ke-71 tahun 2017 UIN Maliki Malang ini dapat meningkatkan kinerja dan prestasi kerja Kementerian Agama khususnya ASN di lingkungan UIN Maliki Malang sesuai dengan tagline “Bersih Melayani” dan motto “Lebih Dekat Melayani Umat”.

PERAN HUMAS DI PERGURUAN TINGGI

PENGERTIAN HUMAS

Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/organisasi.

Humas merupakan salah satu komponen dalam manajemen yang diperlukan oleh setiap organisasi termasuk perguruan tinggi. Kehadiran humas menjadi salah satu elemen yang sangat menentukan keberlangsungan sebuah organisasi secara positif. Humas atau biasa dikenal dengan

public relations mencakup semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja (pribadi/masyarakat) yang berkepentingan.

Sebagai sebuah profesi, petugas Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi

Dalam beberapa literatur kehumasan seperti kamus terbitan Institute of Public Relations humas didefiniskan sebagai “keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organsisasi dengan segenap khalayaknya”.

Definisi tersebut memberikan gambaran bahwa kegiatan humas memiliki peran yang sangat strategis bagi sebuah organisasi. Humas berperan menciptakan dan memelihara citra organisasi, sehingga penerimaan dan pemahaman masyarakat terhadap organisasi tersebut sangat ditentukan oleh kerja humas. Profesi humas juga dituntut untuk dapat memahami aspirasi dan kehendak masyarakat, karena keberlangsungan eksistensi organisasi sangat ditentukan oleh peran serta masyarakat.

Permasalahan yang dihadapi Humas dalam praktek umumnya sama yaitu berkisar seputar ketiadaan akses informasi, kurangnya apresiasi terhadap pekerjaan Humas, tidak jelasnya posisi Humas dalam struktur organisasi, tidak tersedianya pedoman kerja sebagai standar prosedur, sampai dengan tidak memadainya anggaran untuk melaksanakan tugasnya.

(7)

Fungsi sentral Humas perguruan tinggi adalah menunjang manajemen dalam mencapai tujuan perguruan tinggi dengan komunikasi sebagai kegiatannya yang utama. Sasaran kegiatan humasadalah publik intern dan ekstern, sedangkan tujuannya adalah terbinanya hubungan harmonis antara perguruan tinggi yang diwakilinya dengan publiknya dengan tujuan akan tercipta citra positif, kemauan yang baik, saling menghargai, saling timbul pengertian, toleransi antara kedua belah pihak yang terkait dan sebagainya. Dengan demikian, perguruan tinggi yang unggul adalah perguruan tinggi yang mampu mengelola hubungan dengan stakeholder nya yang meliputi mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, orang tua mahasiswa, dll, sehingga melalui hubungan yang baik dan strategis itu dapat mencapai tujuan perguruan tinggi secara realistis.

Dewasa ini, peran Humas semakin variatif dan strategis terlebih dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, meningkatnya persaingan perguruan tinggi, berkembangnya media massa cetak dan eletronik, kristisnya pandangan masyarakat terhadap perkembangan pendidikan tinggi dan kebijakan-kebijakan pemerintah pusat dan daerah yang terkait dengan pendidikan dan perguruan tinggi, menyebabkan perguruan tinggi harus mampu mengelola informasi yang akan disampaikan pada masyarakat agar masyarakat dapat memperoleh pemahaman yang jelas dan lengkap tentang perguruan tinggi.

Humas perguruan tinggi dituntut untuk mampu membangun image positif terhadap lembaga dalam memasuki era ke depan (globalisasi, era otonomi pendidikan), menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara lembaga pendidikan dengan masyarakat dan membangun institusi responsif terhadap dinamika masyarakat. Dengan demikian fungsi humas perguruan tinggi dituntut selalu profesional dalam mengelola informasi sehingga terwujudnya citra positif lembaga. Tuntutan ini mensyaratkan perlunya manajemen terhadap pengelolaan komunikasi di perguruan tinggi. Program kerja humas yang baik harus didasarkan pada pemahaman yang tepat terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh sebuah organisasi.

Tingginya persaingan antar PT baik negeri maupun swasta dalam merebut animo calon mahasiswa, perkembangan teknologi komunikasi informasi termasuk di dalamnya media massa cetak maupun eletronik yang mengakibatkan derasnya arus informasi ke masyarakat, serta pengelolaan perguruan tinggi masa yang akan datang semakin otonom, menyebabkan perguruan tinggi saat ini sudah harus mulai mengedepankan aspek citra dan reputasinya melalui kegiatan atau upaya-upaya kehumasan. Pencitraan dan reputasi perguruan tinggi saat ini tidak lagi bersifat lokal tetapi sudah go-national dan go-international untuk memperluas kiprah perguruan tinggi dalam ilmu pengetahuan dan teknologi.

(8)

organiasi yang tertuang dalam identitas organisasi yang mewujud dalam kinerja seluruh civitas akademika dan dipersepsi sama oleh publik eksternal dan internal.

Kondisi di atas menuntut peningkatan peran dan fungsi Humas perguruan tinggi dari peran sebagai unit yang membagikan brosur, dan membuat kliping, ditingkatkan menjadi mediator untuk membantu pimpinan perguruan tinggi mendengarkan kritikan, saran, dan harapan masyarakat. Humas juga harus diperankan sebagai juru bicara yang mampu menjelaskan informasi dan kebijakan dari pimpinan perguruan tinggi, membina hubungan harmonis dengan publik intern (dosen,mahasiswa, karyawan, manajemen) dan hubungan kepada publik ekstern (orang tua mahasiswa, media massa, pihak terkait lainnya), membina komunikasi dua arah kepada publik internal dan eksternal dengan menyebarkan pesan, informasi dan mengkomunikasikan apa dan bagaimana sebuah perguruan tinggi agar dipahami dengan benar oleh publiknya, dibutuhkan Humas yang memiliki kemampuan mengkomunikasikan pesan lembaganya guna menciptakan public awareness dan menekan resiko misunderstanding dan dampak negatif lainnya. Humas harus pandai memilih dan mengemas informasi yang ada sehingga bernilai dimata publik Humas dituntut untuk mampu merancang program-program komunikasi dan menggunakan berbagai media dan sarana yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayaknya. Tidak itu saja, Humas juga harus mampu melakukan evaluasi pemberitaan yang berpengaruh pada pencitraan serta memiliki keahlian dalam manajemen isu. Humas perguruan tinggi harus memiliki pemahaman yang jelas terhadap persoalan kehumasan yang dihadapi oleh lembaganya, sehingga misi pokok Humas perguruan tinggi untuk membangun image positif, menumbuhkan komunikasi yang sinergis antara PT dengan masyarakat dan membangun institusi yang responsif terhadap dinamika masyarakat dapat terwujud.

Dalam praktiknya, media humas ada dua yaitu media humas eksternal dan media humas internal. Ruang lingkup media humas internal lebih kepada kegiatan komunikasi internal dengan sasaran internal perguruan tinggi itu sendiri. Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal yaitu keterbukaan pihak manajemen, kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai, dan keberadaan seorang manajer humas yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sumber-sumber daya teknis yang modern. Perangkat media internal sangat variatif, namun pada umumnya perguruan tinggi hanya menggunakan sebagian kecil dari sekian banyak perangkat yang ada seperti jurnal internal, papan pengumuman, kotak saran, CCTV (Close Circuit Television), stasiun radio sendiri, serta perangkat lainnya yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampaun perguruan tinggi.

(9)

Fungsi komunikasi pada sebuah perguruan tinggi tidak lagi dapat dilakukan sambil lalu atau dirangkap oleh fungsi lain, tetapi harus dijalankan oleh suatu bagian khusus yang menangani komunikasi ke luar maupun ke dalam. Berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 8 Tahun 2013 tanggal 15 Maret 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang pasal 30 berbunyi : “Bagian Umum sebagaimana dimaksud dalam pasal 29 huruf a mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, kearsipan, pengelolaan barang milik Negara, kerumahtanggaan, dokumentasi dan publikasi”. Pada pasal 33 ayat 3 dikatakan bahwa subbagian Hubungan Masyarakat, Dokumentasi dan publikasi sebagaimana dimaksud dalam pasal 32 huruf c mempunyai tugas melaksanakan dokumentasi, publikasi dan kehumasan.

Humas UIN Maulana malik Ibrahim Malang merupakan subbagian di bawah Bagian Umum yang berada dalam Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan keuangan.

Fungsi Humas tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajemen lembaga perguruan tinggi, karena secara struktural Humas merupakan bagian yang integral dari perguruan tinggi. Agar fungsi Humas UIN Maliki Malang ikut andil dalam menyelenggarakan hubungan baik dengan masyarakat demi terciptanya kerjasama yang saling pengertian, citra yang baik, dan didukung opini masyarakat yang baik, diperlukan persyaratan yang harus dipenuhi praktisi Humasnya.

Peran Humas jangan hanya menangani masalah praktisi operasional keseharian saja, hal ini menjadikan penilaian dan apresiasi terhadap Humas perguruan tinggi secara tidak proporsional, karena itu Humas perguruan tinggi terkooptasi pada pelajaran di tataran praktis operasional keseharian antara lain kegunaan protokoler, fotografi, melayani wartawan, dokumentasi, mengirim pers redaksi dan hal-hal terkait.

Pencapaian fungsi Humas perguruan tinggi harus mampu mengidentifikasi dan memetakan sasaran dan stakeholders pendidikan, meliputi: mahasiswa, dosen, staf administrasi, alumni, masyarakat, pemerintah, media pers, dan orang tua mahasiswa.

Melihat betapa pentingnya peran humas perguruan tinggi termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang seyogyanya humas mendapatkan porsi yang agak besar setidaknya merupakan Bagian yang berada di bawah Biro dan membawahi beberapa kasubbag, tetapi untuk sampai pada tahap ini banyak hal yang harus disesuaikan terutama regulasinya dalam bentuk peraturan Menteri.

Dalam hal sosialisasi akademik, berdasarkan pasal 52 PMA tersebut juga UIN Maulana Malik Ibrahim Malang mempunyai struktur Bagian Akademik yang berada di bawah Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama, dimana bagian tersebut membawahi subbagian Administrasi dan Informasi Akademik. Subbagian ini juga mempunyai peran yang sangat penting dalam memberikan informasi dan mensosialisasikan berbagai produk study yang ditawarkan di UIN Maulana Mailk Ibrahim Malang.

(10)

SURAT MENYURAT

Jika dulu melakukan komunikasi adalah hal yang cukup sulit karena memerlukan waktu dan usaha ekstra, maka kini melakukan komunikasi menjadi hal sangat mudah. Kemajuan teknologi dan informasi telah mengantarkan dunia dalam sebuah sistem komunikasi yang modern dan canggih.

Kebudayaan manusia telah menciptakan alat komunikasi modern yang mampu memudahkan penyampaian informasi, alat komunikasi yang diciptakan membuat seseorang dapat berkomunikasi dengan orang lain baik dilakukan secara langsung seperti telepon maupun tidak langsung seperti surat meski terpisah jarak yang begitu jauh.

Surat menyurat dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung karena disampaikan secara tertulis, meskipun dikategorikan sebagai alat komunikasi tidak langsung, surat-menyurat hingga kini tetap memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi, baik untuk keperluan pribadi, dinas pemerintah, maupun keperluan swasta.

Secara sederhana, surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang terjadi karena adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan dan sebagainya.

Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.

Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Biaya relatif murah

2. Tidak terikat waktu dan tempat

3. Jangkaunnya lebih luas

4. Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti

(11)

6. Pesan dapat dibaca berulang-ulang

NASKAH DINAS PEMERINTAH

Dalam instansi pemerintah, surat dinas merupakan bagian dari Naskah Dinas, naskah dinas mempunyai pengertian yang lebih luas. surat dinas mencakup naskah dinas korespondensi dan naskah dinas khusus, sedangkan pengertian Naskah dinas diartikan secara luas sebagai informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, pengertian Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.

Berdasarkan Permendagri nomor 54 tahun 2009, Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintah daerah.

TATA NASKAH DINAS KEMENAG 2016

Kementerian Agama mengeluarkan Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama, KMA ini walaupun tidak termaktub dalam penetapannya, merupakan penyempurnaan dari Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama. KMA ini selain merujuk pada Permen PAN No. 80 tahun 2012 juga sudah merupakan penyesuaian dari Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.

Secara hirarki tata perundangan, Keputusan Menteri tidak bisa menganulir Peraturan Menteri, akan tetapi Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama terlebih dahulu telah dihapus dengan peraturan yang setingkat yaitu Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Pencabutan Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas Di Lingkungan Departemen Agama.

Ada beberapa perubahan dalam KMA No. 9 tahun 2016 ini dari PMA sebelumnya, diantaranya :

1. Menggunakan istilah Naskah dinas, sedangkan dalam PMA menggunakan istilah surat dinas.

2. Adanya asas pembakuan sebagai salah satu asas pembuatan naskah dinas

(12)

4. Dalam PMA diatur bahwa jenis surat terdiri dari statuter dan non statuter, Sedangkan dalam KMA Peraturan ANRI disebutkan bahwa jenis surat terdiri dari :

o Arahan

o Korespondensi

o Khusus

o Laporan

o Telaah staf

o Formulir

o Naskah dinas elektronik

5. Penggunaan logo surat yang ditandatangani Menteri Agama dibedakan antara penggunaan lambang negara untuk surat statuter dan non statuter sedangkan untuk surat dinas menggunakan logo kemenag. Adapun dalam KMA naskah yang ditandatangani Menteri Agama semua mempergunakan lambang negara.

6. Kode jabatan dan penomoran dalam PMA meliputi : indek, klasifikasi dan tahun, sedangkan dalam PMA untuk instruksi, surat tugas, surat edaran dan naskah dinas khusus memuat nomor urut, kode jabatan, bulan dan tahun dan untuk Surat dinas terdiri dari kode derajat, nomor surat, kode jabatan, kode klasifikasi, bulan dan tahun.

7. Dalam PMA Sifat surat 2006 dibedakan yaitu : Keaslian, Bobot informasi, Pengamanan informasi dan Penyampaian/pengiriman surat.Sedangkan dalam KMA hanya dibagi dalam 2 kategori yaitu tingkat keamanan dan kecepatan penyampaian

8. Penggunaan jenis huruf tidak diatur dalam PMA, sedangkan dalam KMA diatur dengan menggunakan jenis huruf Arial ukuran 11 atau 12. Sedangkan kertas yang digunakan adalah A4 ukuran 297 x 210 mm, dan untuk kepentingan tertentu dapat menggunakan ukran lain.

9. PMA tidak mengatur manual prosedur sedangkan KMA mengatur manual prosedur surat masuk dan surat keluar.

10. Penggunaan cap dinas dalam KMA berubah untuk semua struktur dalam kemenag

11. Dalam PMA Penggunaan logo fakultas diatur sedangkan dalam KMA tidak diatur.

(13)

Pedoman tata persuratan dinas di lingkungan Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang diatur dalam Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang Nomor : Un.03/OT.01.3/0250/2010 tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang yang mengacu pada PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan Departemen Agama.

Dalam PMA RI Nomor 16 Tahun 2006 pada BAB X mengenai Kode Indeks Surat Dinas Departemen Agama dijejelaskan bahwa Penyusunan kode indeks satuan kerja dibawah Rektor dilakukan dan ditetapkan dengan surat keputusan Rektor IAIN/UIN/IHDN. Dengan dasar tersebut maka dibuatlah Surat Keputusan Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tentang Pedoman tata Persuratan Dinas di Lingkungan Universitas Islam negeri Maulana Malik Ibrahim Malang dengan tujuan untuk keseragaman dalam penyelenggaraan, termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat menyurat dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Pada dasarnya tata persuratan dinas di lingkungan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang selama ini sudah berjalan sesuai dengan petunjuk PMA maupun SK Rektor tersebut, akan tetapi dengan adanya KMA Nomor 9 tahun 2016 ada beberapa perubahan yang harus disesuaikan oleh semua instansi yang berada di bawah Kementerian Agama termasuk UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Download PMA No. 16 tahun 2006 Download KMA No. 9 tahun 2016 Download PERKA No. 2 tahun 2014

Download PermenPAN No. 80 tahun 2012 Download materi power point

Study Banding UIN Walisongo Semarang

Bagia n Umum UIN Walisongo Semarang pada penghujung tahun 2015

(14)

Dalam kesempatan tersebut, Kepala Bagian Umum UIN maulana Malik Ibrahim Malang menjelaskan banyak hal yang menyangkut kegiatan Bagian Umum, diantaranya adalah proses pengembangan yang dilakukan oleh UIN Malang baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Bagian Umum merupakan tulang punggung semua kegiatan yang dilaksanakan di UIN Malang, oleh karena itu seluruh perangkat personalia bekerja ekstra keras agar segala aktifitas di UIN Malang bisa terselenggara dengan baik sesuai harapan.

Dalam sambutannya Kepala Bagian Umum UIN Semarang mengungkapkan bahwa yang menjadi catatan penting dari kujungannya ke UIN Malang diantaranya adalah rancangan bangunan yang akan dibangun oleh UIN Malang sangat mengagumkan dan perlu adanya pemberi semangat seperti di UIN Malang yang menampilkan foto-foto profesor yang dijejer disetiap dinding ruang pertemuan. Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, Bagian Umum merupakan unit terpenting yang tidak bisa dilepaskan dari keberadaan UIN Malang. Bagian Umum secara struktural berada di bawah Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan. Bagian Umum membawahi 2 (dua) Subbagian yaitu Rumah Tangga dan Tata Usaha.

Pada awalnya ketika berstatus STAIN, Kepala Bagian merupakan struktur penyelenggara administrasi tertinggi di STAIN. Bagian Umum ketika itu masih berupa Kasubbag Umum yang merupakan Sub dari Bagian Tata Usaha. Setelah berubah menjadi UIN, struktur administrasi juga ikut berubah yang terdiri dai 2 (dua) Biro yaitu Biro Administrasi Umum, Perencana dan Keuangan (BAUPK) dan Biro Akademik, kemahasiswaan dan Kerjasama (BAAKK). Posisi Bagian Umum berada di bawah BAUPK.

Bagian Umum baik ketika menjadi Sub Bagian mupun ketika meningkat menjadi Bagian pernah dipimpin oleh beberapa orang yaitu :

(15)

Nama : FATHUL QORIB, S.Ag

NIP. : Gol./Pangkat : Ttl : Alamat : Riwayat Jabatan : Riwayat Pendidikan :

Manual Prosedur

1. Surat Keluar 2. Surat masuk 3. Pemberkasan Arsip 4. Penerima Telepon 5. Pelayanan ATK

6. Inventaris Aset BMN 7. Pelaporan SIMAK

(16)

14. Peminjaman Kendaraan 15. Pengamanan Tamu 16. Permintaan Keamanan 17. Penghapusan Gedung 18. Penghapusan kendaraan 19. Evaluasi Pihak Ketiga

Kebersihan

Garis Besar Prosedur

Kondisi lingkungan yang bersih dan nyaman merupakan salah satu penunjang berjalannya proses pelayanan akademik dan kemahasiswaan dengan lancar sehingga dapat menghasilkan hasil kerja dan prestasi yang opotimal. Hal ini merupakan tugas utama bagi urusan kebersihan bersama cleaning service Universitas Islam Negeri Malang yang terjabarkan dalam standar operasional prosedur berikut ini:

1. Presensi kehadiran tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing

Pengkondisian gedung perkantoran sesuai pembagian tugasnya Pagi hari

o Membuka setiap ruangan perkantoran

o Membersihkan ruangan dan isinya

o Membersihkan dan menata mebeler yang ada

o Membersihkan kaca

o Menyapu

o Mengepel

(17)

o Menyalakan lampu

o Memberi pengharum ruangan

o Membuang sampah

o Membersihkan kamar toilet

Siang hari

o Melakukan pengecekkan kebersihan berkala

o Membuang sampah

o Membersihkan ruangan dan isinya

o Membersihkan dan menata mebeler yang ada

o Membersihkan kaca

o Menyapu

o Mengepel

o Mematikan lampu

o Mematikan AC/Fan

o Membuang sampah

o Membersihkan toilet

o Menutup ruang perkantoran

o Menyediakan air minum untuk fakultas dan unit kerja

Pengkondisian gedung perkuliahan sesuai pembagian tugasnya Pagi hari

o Membuka setiap ruangan perkuliahan

o Membersihkan ruangan perkuliahan dan isinya

(18)

o Membersihkan kaca

o Menyapu

o Mengepel

o Menyalakan AC/Fan

o Memberi pengharum ruangan

o Membuang sampah

o Membersihkan kamar toilet disekitar ruang perkuliahan

Siang hari

o Melakukan pengecekkan kebersihan berkala

o Membuang sampah

Sore hari

o Membersihkan ruangan

o Perkuliahan dan isinya

o Membersihkan dan menata peralatan perkuliahan

o Membersihkan kaca

o Menyapu

o Mengepel

o Mematikan AC/Fan

o Membuang sampah

o Menutup ruang perkuliahan

Pengkondisian taman Pagi hari

o Mengkondisikan peralatan pertamanan

(19)

o Menyiangi rumput, gulma, dan tanaman yang mati

o Menyiram seluruh tanaman yang ada jika diperlukan

o Memberi pupuk secara berkala

o Membersihkan kolam

o Menata taman

Siang hari

o Melakukan pengecekkan berkala

Sore hari

o Menyapu halaman, jalan, dan taman

o Menyirami tanaman jika diperlukan

o Mengkondisikan kembali peralatan pertamanan

2. Mengisi chek list lembar kerja Presensi kepulangan tenaga cleaning service sesuai dengan pembagian tugas masing-masing

3. Menjalin komunikasi dengan supervisor cleaning service untuk

meningkatkan mutu kinerja

4. Mengadakan evaluasi berkala

5. Membuat laporan

Kendaraan

(20)

1.

Syarat dan Ketentuan a. Mini Bus

1) Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakaian. serta tujuan.

2) Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.

3) Peminjaman maksimal 3 (Tiga) hari .

4) Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas kendaraan. 5) Penggunaan kendaraan hanya dalam wilayah Jawa Timur

6) Kendaraan harus kembali dalam keadaan sebagaimana waktu penyerahan dan bahan bakar harus terisi penuh.

7) Segala kerusakan yang terjadi pada saat kendaraan dipinjam merupakan tanggungjawab peminjam.

8) Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mini Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.

b. Mikro Bus (HIS Toyota)

3) Peminjaman maksimal 2 (Dua) hari .

8) Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Mikro Bus adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.

(21)

8) Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN, Dema dan pihak lain.

d. Kijang Station

8) Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga di UIN Maliki Malang.

e. Pick Up Mitsubishi 120 SS

(22)

f. Pick Up Phanter

g. Ambulance

(23)

3) Penanggungjawab peminjaman harus jelas dengan meninggalkan identitas berupa kartu tanda Penduduk.

6) Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam L 300 adalah Rektorat, Fakultas dan Unit/Lembaga UIN dan pihak lain.

h. Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetujuan dari kepala bagian Umum.

2. Garis Besar Prosedur

a. Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman kendaraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga ( 2 hari sebelum kegiatan).

b. Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah peminjaman Kendaraan dinas bagian Kendaraan.

c. bagian Kendaraan Mempersiapkan kebutuhan kendaraan dan pengemudi sesuai disposisi.

d. Pengemudi melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

ATK

Pelayanan ATK sebagai berikut :

1. Pengguna Jasa mengajukan surat permohonan ATK ke Kabag Umum.

2. Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga.

3. Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan kepada pengelola ATK.

(24)

5. Staff bagian Gudang melakukan pengecekan ketersediaan ATK di gudang dan menyediakan ATK yang diperlukan.

6. ATK yang tersedia diserahkan ke pengguna jasa

Keamanan

Garis Besar Prosedur :

 Ka. Biro AUPK mendisposisikan ke Kabag Umum terkait dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.

 Kabag Umum mendisposisikan ke Kasubbag Rumah Tangga terkait

dengan pengamanan di Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.

 Kasubbag Rumah Tangga mendisposisikan ke bagian Keamanan untuk menyusun personil terkait pengamanan di Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang.

 Kabag Umum melaksanakan rapat koordinasi dengan Kasubbag Rumah

Tangga dan bidang Keamanan pengamanan di Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang

Gedung

1. Syarat dan Ketentuan

a. Aula It. 5 Rektorat

 Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakatan. serta tujuan.

 Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan

(25)

 Keglatan bersifat nasional maupun internaslonal

 Jumlah pengguna dlsesualkan dengan kapasitas gedung

 Keberslhan dan kelengkapan peralatan Gedun,g menjadi tanggungiawab pengguna.

 Plhak yang diperbolehkafl untuk meminjam Gedung Aula it. 5 Rektorat adalah Rektorat, Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.

b. Holding Lt. 4 Rektorat

 Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna penanggungiawab lama pemakalan. serta tujuan.

 Tujuan pemlnjamafl untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan

atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.

 Kegiatan bersifat nasional maupun internasional.

 Jumiah pengguna disesuaikan dengan kapasitas gedung

 Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi

tanggungiawab pengguna

 Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Holding It. 4 Rektorat adaiah Rektorat. Fakutas dan Unit/Lembaga UIN.

c. Aula Lt. 3 Rektorat

 Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna, penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.

 Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaafl atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang.

 Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula

 Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab

(26)

 Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula it. 3 Rektorat adalah : a) Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b) Mahaslswa/Senat

mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c) Pihak lain

d. Aula lt. 3 Gcdung C

 Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna. penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.

 Tuuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahaslswaan

atau keperluan lain yang berkaltan dengan keglatan UIN Maliki Malarig.

 Jumlah pengguna disesualkan dengan kapasitas Aula

 Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawa pengguna

 Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Aula It. 3 Gedung C

adalah : a). Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b). Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c). Pihak lain.

e. Sutedent Center

* Mengajukan surat permohonan yang mencakup pihak pengguna.

penanggungjawab. lama pemakalan, serta tujuan.

* Tujuan peminjaman untuk keperluan dinas dan atau kemahasiswaan atau keperluan lain yang berkaitan dengan kegiatan UIN Maliki Malang. * Jumlah pengguna disesuaikan dengan kapasitas Aula * Kebersihan dan kelengkapan peralatan Gedung menjadi tanggungjawab pengguna.

* Pihak yang diperbolehkan untuk meminjam Gedung Aula It. 3 Rektorat adalah : a). Fakutas/Unit/Lembaga UIN; b).Mahasiswa/Senat mahasiswa/Dewan Mahasiswa/Unit Kegiatan Mahasiswa; c). Pihak lain. f. Ketentuan yang belum diatur atau peminjaman yang dilakukan diluar ketentuan tersebut di atas harus mendapat persetuajuan dan Kepala Bagian Umum.

(27)

 Pemohon mengajukan surat permohonan peminjaman gedung ke Kasubbag Rumah Tangga (paling lambat 2 hari sebelum kegiatan).

 Kasubbag Rumah Tangga Menerima dan mendisposisikan perintah

peminjaman gedung ke bagian pengelola Gedung.

 Bagian pengelola Gedung mempersiapkan kebutuhan sesuai disposisi.

 Bagian pengelola Gedung melaksanakan tugas dan melaporkan administrasi (sesuai permohonan).

Rumah Tangga

Kegiatan pengelolaan BMN meliputi :

1. Penatausahaan BMN

2. Inventarisasi BMN

3. Distribusi BMN

4. Penghapusan BMN

5. Penyiapan data-data asset

6. Pengelolaan pemanfaatan asset

Garis besar prosedur

N

o PenanggungJawab Aktivitas

1 Kabag Umum

 Penerimaan barang-barang hasil pengadaan

 Hasil Hibah/perolehan lainya yang sah

2 Kasubbag

(28)

 Mendisposisi ke Kaur sarana untuk dicatat ke buku penerimaan, buku golongan barang inventaris dan buku induk barang

3 staf

 Mencatat ke buku penerimaan

 Mencatat ke buku golongan barang

inventaris

 Mencatat ke buku induk golongan

 Melaksanakan kodefikasi

 Entry data Simak dan laporan triwulan

 Menyerahkan ke user/pengguna dan membuat BASTB dilingkungan rektorat

Tata Usaha

14/01/20161 Comment

Administrasi surat keluar

 Bag. Pelaksana : mengetik konsep surat sesuai dengan maksud dan tujuannya, meminta tanda tangan dan membuat Kartu Kendali Surat Keluar. Dalam hal tertentu pengetikan surat masih dalam berbentuk konsep, sifatnya hanya memudahkan pimpinan dalam membacanya. Setelah konsep tersebut disetujui oleh pimpinan yang berwenang pimpinan akan membubuhkan paraf dengan pengertian konsep bisa diketik kembali dalam bentuk surat jadi.

 Bag. Pelaksana : meneliti dan memeriksa kembali apakah sudah benar, kemudian menyerahkan kepada Bag. Agendaris dan dikirim kepada pimpinan,

(29)

 Bag. Pengirim Surat : mencatat dalam ekspidisi kemudian mengirim surat keluar sesuai alamat yang dituju. Pengiriman surat keluar adalah kegiatan mengirimkan surat kepada alamat yang dituju baik melalui jasa pengiriman, fakultas maupun langsung ke rumah/alamat tujuan.

Administrasi surat masuk

 Bagian penerima : menerima surat masuk dan menanda-tangani tanda terima pengiriman surat kemudian menyerahkan kepada Kasubbag TU;

 Kasubbag. TU : menyortir dan pemilahan/pemisahan surat-surat yang bersifat pribadi dari surat yang bersifat dinas. Surat yang bersifat pribadi yang ditujukan pada nama seseorang pejabat atau pegawai di rektorat langsung disampaikan kepada yang bersangkutan.

 Kasubbag. TU : membuka dan membaca isi surat untuk memahami isi atau maksud dan tujuan surat, memberi tanggal terima dan kode arahan, sehingga dalam pengarahan surat bisa tepat pada pimpinan yang berwenang (Pengolah), dan tidak semua surat harus ke Rektor, karena melihat dari segi kepentingan atau kebijakan yang harus di ambil, kalau semua surat di arahkan ke Rektor tentunya akan membebani tugas-tugas Rektor, yang mana tugas Rektor sudah tidak sedikit.

 Bagian Pelaksana : mengetik kartu kendali rangkap tiga, semua surat masuk yang bersifat dinas di kendali terlebih dahulu sebelum di kirim kepada pimpinan, kartu kendali memuat tentang pokok masalah/kode pokok masalah, tanggal di terima, nomor urut penerimaan, perihal, pengirim dan penerima/pengolah, tanggal surat yang tertera dalam surat masuk, lampiran bila ada, dan tempat parap penerima surat di masing-masing pimpinan karena kartu kendali ini juga sebagai pengganti ekspidisi.

 Bag. Agendaris : mencatat dalam buku agenda, untuk mencegah terjadinya kehilangan kontrol surat masuk selain dikendali dengan kartu kendali juga di catat dalam Buku Agenda.

 Bag. Pengirim Surat : menerima surat masuk, mencatat dalam Buku Ekspedisi, mendistribusikan surat-surat dinas kepada masing-masing pimpinan melalui sekretarisnya masing, yang kemudian surat yang diterima oleh masing-masing sekretaris akan dicatat kembali dalam buku agenda khusus misalnya surat-surat untuk Rektor di catat oleh sekretaris Rektor.

Fotocopy

(30)

 Penggandaan sejumlah kebutuhan dan arsip.

 Mengarsip bahan fotocopy dalam folder

Pengarsipan

 Menerima surat-surat keluar yang telah dikendali dengan kartu kendali beserta lampirannya (bisa surat masuk maupun lampiran yang lain)

 Meneliti arsip yang akan disimpan apakah ada tanda disposisi dari pimpinan.

 Meneliti arsip surat masuk dan surat keluar yang saling berhubungan, penyimpanannya dijadikan satu file.

 Meneliti apakah lampiran surat sesuai dengan jumlah yang disebutkan dalam surat, apabila tidak sesuai perlu klarifikasi kepada yang menyerahkan surat.

 Membuat daftar kode sub-sub masalah dan daftar index dibawah kode sub masalah, untuk menentukan ciri khas atau tanda dari suatu arsip atau dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) yang dicantumkan pada ujung kanan bawah kiri surat, untuk mengetahui dalam susunan mana dokumen tersebut harus dimasukkan.

 Memasukkan arsip kedalam folder sesuai dengan kode arsip.

 Mencantumkan Titel (Indeks Berkas) pada folder.

Pendistribusian surat/paket

Kegiatan

14/01/20162 Comments

Kegiatan bagian umum sebagai berikut : 1. RUP

2. Realisasi

Bagian Keamanan/Satpam

No Nama Tempat Tugas Keterangan

(31)

2 Ferry+ratno Pos 1 Pengecekan STNK+lalin

3 Nanang+Wahyudi Pos 2 Memberikan karcis kendaraan bermotor

4 Ulfa+Rofiq Pos 2 Memberikan karcis kendaraan bermotor

5 Agus dl+iwan Pos 3 Memberikan karcis kendaraan bermotor

6 Ririn+galuh Pos 3 Memberikan karcis kendaraan bermotor

7 Arif U Kendaraan Roda 2 Menata area parkir

8 Heru S Kendaraan roda 2 Menata area parkir

9 Santoso Kendaraan roda 4 Menata area parkir

10 Bambang H Kendaraan roda 4 Menata area parkir

11 Krisdianto Foto grafer Penertiban fotografer

12 Gatot+nur Ichwan Pedagang kaki lima Penertiban PKL

13 Sugiarto Perempatan tarbiyah Mengarahkan tamu & kendaraan parkir

14 Rusman Pertigaan ekonomi-saintek Mengarahkan tamu & kendaraan parkir

15 Susanto Pertigaan tarbiyah Mengarahkan tamu & kendaraan parkir

16 Suwito Rektorat lt 1 Mengamankan area rektorat lt 1

17 M Sidik Rektorat lt 2 Mengamankan area rektorat lt 2

18 Wiji U Area gedung A+B Mengarahkan tamu & kendaraan parkir

19 Mashuri Mobiling

20 Bambang P mobiling

21 Ugi N Depan teras sc Menata &menertibkan kendaraan bermotor

22 Abd Khodir Depan teras sc Menata &menertibkan kendaraan bermotor

23 Rully Tangga lt 2Sc pintu _barat+utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali

24 Madekur Tangga lt 2Sc pintu _barat+utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali

25 alfin Tangga lt 2 Sc Pintu _timur+Utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali

26 Edy SB Tangga lt 2 Sc Pintu _timur+Utara Sterilisasi /mengamankan area dr orang tua wali

27 Agus S+Ma’ruf Pojok Mas’ul Mengarahkan tamu & menghalau _{pengantar/penyambut}

28 Agus _{DW+Trinanda+Antoni} Pojok Mas’ul Mengarahkan tamu & menghalau _{pengantar/penyambut}

29 Imron N+Imam S Pojok Mas’ul Mengarahkan tamu & menghalau _{pengantar/penyambut}

30 Afandi Pojok Gedung C depan sc Mengarahkan tamu & mengarahkan _wisudawan/ti

31 Joko Pratitno Pojok Gedung C depan sc Mengarahkan tamu & mengarahkan _wisudawan/ti

32 Likken K Konsumsi Mengarahkan A1

33 Mardiana Pelayanan Kunci Sc Melayani kunci UKM /HMJ

34 Fatah+Irvan Pintu Utama Sc lt 2 Mengarahkan wali(Undangan berlaku 1 org)

35 Sutikno Pintu UtamaSc lt 2 Mengarahkan wali(Undangan berlaku 1 org)

(32)

Bagian Teknisi

No. Nama Status Gol/Pangkat Jabatan

1. TOTOK LARAS PNS

2. MINARDI NON PNS

3. SUPRIYANTO NON PNS

4. M. RUDIANTO NON PNS 200710081054

5. LUKMAN LUDWIMARTA NON PNS 200806011081

6. JUNAIDI NON PNS

Bagian Kebersihan

No. Nama Status Gol/Pangkat Jabatan

1. LARASATI NON PNS 2.

3. 4. 5.

Bagian Driver

No. Nama Status Gol/Pangkat Jabatan

1. HERI PNS Koordinator

2. WAKIDI NON PNS

3. HERLAMBANG NON PNS

4. SANTOSO NON PNS

5. AMINUDIN SLAMET WIDODO NON PNS