Bila Anda tidak ingin bermasalah dengan aplikasi akuntansi, Inilah Cara Paling Jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel
___________________________________________________ “Sudak pakai aplikasi canggih, tiap closing bulanan dan tahunan kok masih didampingi konsultan”
“Aplikasinya sih canggih, tapi kenapa tiap hari masih didampingi konsultan?”
“Sudah implementasi aplikasi kelas dunia, tapi kenapa cuma digunakan untuk Njurnal-jurnal transaksi, analisisnya kebanyakan pakai MS. Excel ”
“ Waktu jualan aplikasi, ngomong-nya muluk-muluk. Setelah dibeli, ngacir.... ”
_____________________________________________________
****
_____________________________________________________
“Informasi lebih cepat dan akurat, dua jempol untuk aplikasi akuntansi ini”
“Performance perusahaan semakin bagus setelah mengimplementasikan aplikasi itu, recommended deh”
___________________________________________________
Komentar-komentar seperti itu sering terdengar dari lisan karyawan di sebuah perusahaan dari departemen akunting & keuangan serta departemen lain. Komentar itu menyeruak karena faktanya memang seperti itu.
▸ Baca selengkapnya: cara yang paling efektif untuk melakukan pemeriksaan terhadap keretakannya adalah :
(2)semua bagian! Bagian purchasing, produksi, marketing, dan tentunya bagian akunting&keuangan.
Kemudian ada perusahaan yang telah mengimplementasikan aplikasi akuntansi yang terintegrasi dengan semua bagian, namun sejak go live sampai maintenance bertahun-tahun masih didampingi konsultannya, sampai-sampai sulit untuk membedakan mana yang konsultan dan mana yang karyawan perusahaan
Namun banyak juga perusahaan yang performance-nya meningkat secara signifikan setelah menggunakan aplikasi akuntansi. Fitur dan modul-modulnya bisa memfasilitasi semua jenis aktivitas transaksi akuntansi dan keuangan dan dapat difungsikan secara efektif serta mampu mengantisipasi perkembangan bisnis perusahaan di masa depan.
A.Pertimbangan Memilih Aplikasi Akuntansi Kredibel
Bagaimanapun juga memilih aplikasi akuntansi yang kredibel memang tidak mudah, dibutuhkan waktu, usaha yang sungguh-sungguh, ketelitian, kejelian dan kebijaksanaan yang memadai. Karena keputusan dalam memilih aplikasi akuntansi akan berpengaruh terhadap berbagai aspek, mulai aspek administrasi, keuangan dan seluruh aktivitas perusahaan.
Bila saat ini Anda salah dalam mengambil keputusan memilih aplikasi akuntansi, dalam beberapa tahun kedepan kemungkinan besar harus mengeluarkan dana lagi untuk mengganti aplikasi akuntansi baru.
Beberapa hal yang bisa menjadi pertimbangan sebelum memutuskan satu aplikasi akuntansi :
1. Jenis perusahaan ; jasa, dagang, manufaktur, atau kombinasi dari beberapa jenis perusahaan.
2. Aplikasi akuntansi yang digunakan saat ini ; apakah aplikasi yang sedang digunakan saat ini akan terus dipakai dan diintegrasikan dengan aplikasi akuntansi yang baru, atau seluruhnya akan diganti dengan aplikasi akuntansi yang baru.
4. Integrasi. Apakah perlu suatu sistem yang bisa mengintegrasikan semua bagian ; produksi, inventory, purchasing, penggajian, perpajakan. Bila belum dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi, ngapain menggunakan sistem itu, cari saja aplikasi akuntansi yang bisa di-upgrade dengan kebutuhan dan perkembangan perusahaan. 5. Komponen-komponen pendukung yang dibutuhkan untuk
implementasi aplikasi akuntansi, baik hardware maupun software, seperti server, network, OS. Apakah komponen-komponen yang saat ini sudah ada masih bisa digunakan, harus di-upgrade atau harus baru dengan spesifikasi yang sesuai dengan aplikasi akuntansi yang baru.
6. Faktor Eksternal. Apakah partner perusahaan mengharuskan suatu sistem yang bisa mempermudah dan memfasilitasi transaksi antar sistem. Bila itu dibutuhkan dan akan meningkatkan performance perusahaan, mau tidak mau harus mencari aplikasi akuntansi yang bisa memfasilitasi kebutuhan itu.
Melalui pertimbangan-pertimbangan di atas maka dapat diperoleh sebuah kesimpulan penting mengenai aplikasi akuntansi seperti apa yang akan digunakan, yaitu sebuah aplikasi akuntansi yang bisa memenuhi kebutuhan perusahaan di saat ini dan masa yang akan datang.
B.Review Aplikasi Akuntansi
Setelah anda berhasil menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. Selanjutnya apa saja yang perlu dipertimbangkan, berikut ini poin-poin-nya:
1. Kemudahan dalam menggunakan aplikasi
Tujuan menggunakan aplikasi akuntansi adalah untuk membantu mempercepat pekerjaan. Jika suatu aplikasi malah memperlambat proses pekerjaan karena sulitnya pengoperasian, atau membutuhkan waktu yang lama untuk dapat mengoperasikannya secara optimal, maka sebaiknya accounting software tersebut anda masukkan ke dalam daftar paling akhir.
Lalu bagaimana caranya untuk mengetahui suatu aplikasi itu user-friendly atau tidak? Langkah pertama pelajari manual dan versi demo atau trial-nya. Dari sana Anda bisa menilai apakah aplikasi itu user-friendly atau tidak.
2. Support terhadap aplikasi.
Ada beberapa penyedia produk aplikasi ketika akan menjual produknya, semuanya dikatakan bagus; mulai produknya, support setelah pembelian ( training, maintenance, upgrade), dan dukungan lain. Namun setelah produk itu dibeli, apa yang dikatakan sejak awal tidak sepenuhnya terbukti.
Maka pastikan sejak awal bahwa produk aplikasi yang akan dibeli benar-benar memperoleh support penuh dari penyedia/penjual aplikasi.
3. Security dan otorisasi.
Data akuntansi dan keuangan merupakan data vital bagi perusahaan, sehingga faktor keamanan menjadi persoalan besar yang perlu mendapatkan perhatian. Sehingga faktor keamanan ini harus menjadi pertimbangan penting dalam memilih aplikasi akuntansi.
4. Referensi dan Rekomendasi pihak ketiga.
Cari informasi lengkap dari pihak ketiga berkaitan dengan aplikasi yang akan digunakan berkaitan dengan informasi penting seperti pada poin 1 sampai 3.
Informasi itu bisa dari mereka yang telah menggunakan aplikasi tersebut, dari sumber-sumber independen seperti reviewer profesional, dan dari forum-forum independen tentang aplikasi akuntansi. Dari sanalah Anda bisa mendapatkan informasi-informasi yang jujur, tulus, dan apa adanya.
C. Kesalahan umum ketika memilih aplikasi akuntansi
Setelah Anda menentukan aplikasi akuntansi seperti apa yang akan digunakan kemudian dilanjutkan dengan melakukan review terhadap aplikasi akuntansi yang akan dipilih, di bagian akhir dari artikel ini, ada tips untuk menghindari 4 kesalahan umum yang sering terjadi ketika memilih sebuah aplikasi akuntansi.
1. Mengandalkan informasi yang terbatas
Memilih aplikasi akuntansi yang kredibel dibutuhkan usaha dan waktu yang tidak sebentar. Cari informasi yang lengkap mengenai kebutuhan perusahaan, dampak setelah pemakaian aplikasi tersebut, dan aplikasinya. Diperlukan studi yang lebih komprehensif dan riset yang menyeluruh mengenai penggunaan aplikasi akuntansi. Tidak hanya sekedar angka-angka dan harga.
2. Mudah terkesan dengan penampilan
“Kesan pertama begitu menggoda, selanjutnya terserah Anda...”. Kalimat itu sangat populer pada beberapa tahun yang silam. Dan kenyataannya secara naluriah, manusia pada umumnya memiliki kecenderungan untuk terpesona terhadap penampilan luar akan sesuatu. Namun untuk aplikasi akuntansi, yang dibutuhkan tidak hanya sekedar penampilan yang menarik, profesional, warna yang menyejukan mata, dan bening saja, melainkan reliability dan stability. Tidak hanya cantik luarnya saja, tapi juga inner beauty.
3. Pemahaman yang salah terhadap otomatisasi
“High tech selalu kehilangan aura saat human touch lenyap” begitu kalimat yang pernah dituliskan oleh seorang pakar manajemen. Lalu kaitannya apa dengan aplikasi akuntansi?
4. Tidak melibatkan banyak pihak
Ketika suatu saat nanti perusahaan sudah mengimplementasikan aplikasi akuntansi maka yang paling merasakan baik dan buruknya aplikasi adalah karyawan perusahaan.
Oleh karena itu perlu melibatkan berbagai pihak, baik manajemen puncak maupun karyawan kunci dalam pemilihan hingga implementasi aplikasi akuntansi.
Bila Anda tidak ingin bermasalah dengan aplikasi akuntansi, inilah cara paling jitu memilih aplikasi akuntansi yang kredibel untuk perusahaan anda, dan seperti itulah yang menjadi kunci dari keberhasilan Anda.
***
Author:
Wadiyo
