LKP : Rancang Bangun Aplikasi Perekrutan Dan Penyeleksian Calon Karyawan Pada RSIA PRIMA HUSADA.

(1)

PENYELEKSIAN CALON KARYAWAN PADA RSIA

PRIMA HUSADA

KERJA PRAKTEK

Nama

: Agus Cahyono

NIM

: 10.41010.0212

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER

SURABAYA

2013

STIKOM

(2)

v

Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) PRIMA HUSADA merupakan rumah

sakit ibu dan anak yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan dan medis,

yang berlokasi di Jl. Letjen Suprapto No. 3 Kepuh Kiriman Waru-Sidoarjo. Guna

meningkatkan kegiatan pelayanan kesehatan dan medis yang lebih baik, RSIA

PRIMA HUSADA sedang berencana mengembangkan sistem sumber daya manusia

yang ada secara efektif dan efisien, meningkatkan kualitas kinerja dan mutu sumber

daya manusianya, serta meningkatkan kontribusinya didalam visi dan misi organisasi

RSIA PRIMA HUSADA.

Berdasarkan penelitian dan wawancara dengan pihak RSIA PRIMA

HUSADA, didapatkan informasi bahwa RSIA PRIMA HUSADA masih

menggunakan Microsoft Office Excel dalam mengelola data rekrutmen tes seleksi

pelamar dan menyimpan berkas lamaran pelamar kedalam arsip data pelamar yang

tentunya dapat memakan waktu lebih lama dalam proses pencarian data pelamar yang

ada diarsip data pelamar.

Rancang Bangun Aplikasi Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan

Pada RSIA PRIMA HUSADA merupakan sebuah aplikasi yang di rancang dan

dibangun agar dapat membantu pengguna dalam melakukan proses rekrutmen dan

seleksi calon karyawan pada RSIA PRIMA HUSADA, serta dapat lebih cepat dalam

melakukan proses pemeriksaan ulang data-data pelamar.

Dengan adanya aplikasi yang dibangun dan dirancang ini, pengguna dapat

melakukan semua proses perekrutan dan penyeleksian calon karyawan serta

STIKOM

(3)

memeriksa data-data pelamar pada aplikasi yang dibuat. Sehingga dapat

mempercepat tugas dari bagian HRD yang sebelumnya untuk mencari data-data

pelamar dua menit menjadi lebih cepat yaitu dua detik serta dapat membuat laporan

dengan lebih mudah.

Kata kunci: aplikasi perekrutan dan penyeleksian calon karyawan

STIKOM

(4)

ix

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar belakang ...1

1.2. Rumusan Masalah ...2

1.3. Batasan Masalah ...2

1.4 Tujuan ...3

1.5 Manfaat ...4

1.6 Sistematika Penulisan ...4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1. Sejarah Perusahaan ...6

2.1.1. Logo Perusahaan ... 7

2.1.2. Struktur Organisasi ... 7

2.1.3. Visi RSIA PRIMA HUSADA ... 8

2.1.4. Misi RSIA PRIMA HUSADA ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia ...9

3.1.2. Rekrutmen ... 10

3.1.3. Seleksi ... 14

3.1.4. Konsep HRIS (Human Resource Information System) ... 16

3.2. Konsep Dasar Sistem Informasi (Leitch dan Davis (1997)) ...17

3.2.1. Analisa Dan Perancangan Sistem (Kendall & Kendall (2003:7)) ... 18

STIKOM

(5)

x

3.2.2. System Flow (Kendall & Kendall (2003:11))... 19

3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto (1990:263)) ... 20

3.3. Konsep Dasar Basis Data ...22

3.3.1. Entity Relational Diagram (Jogiyanto, 1990) ... 23

3.3.2. Sistem Basis Data ... 24

3.3.3. Database Management System (Marlinda (2004:6)) ... 25

3.3.4. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS ... 26

3.3.5. Fungsi DBMS (Marlinda (2004)) ... 26

3.4. SDLC (Jogiyanto, 2001) ...27

3.5. Visual Basic .Net 2010 (Yuswanto & Subari, 2007) ...30

3.6. SQL Server 2008 (Nugroho, 2009) ...30

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 31

4.1. Analisis Sistem ...31

4.1.1. Document Flow ... 32

4.2. Perancangan Sistem ...34

4.2.1. System Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan ... 34

4.2.2. Data Flow Diagram ... 36

4.2.3. Hierarchy Input Process Output (HIPO) ... 37

4.2.4. Context Diagram ... 38

4.2.5. DFD Level 0 ... 39

4.2.6. DFD Level 1 Memproses Data Tes Seleksi ... 40

4.3. Perancangan Database ...41

4.3.1. Struktur Basis Data & Tabel ... 44

4.4. Desain Input & Output ...54

STIKOM

(6)

xi

4.4.1. Desain Input ... 54

4.4.2. Desain Output ... 61

4.5. Implementasi Dan Evaluasi ...65

4.5.1. Teknologi ... 65

4.5.2. Tampilan Program ... 65

BAB V PENUTUP ... 89

DAFTAR PUSTAKA ... 90

LAMPIRAN ... 92

STIKOM

(7)

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Logo RSIA PRIMA HUSADA ... 7

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi RSIA PRIMA HUSADA ... 7

Gambar 3. 1 Proses Rekrutmen ... 12

Gambar 3. 2 Pendekatan Seleksi Successive Hurdles ... 15

Gambar 3. 3 Pendekatan Seleksi Compensatory... 16

Gambar 3. 4 Simbol-simbol pada System Flow ... 19

Gambar 4. 1 Document Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan ... 32

Gambar 4. 2 System Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan ... 35

Gambar 4. 3 Hierarchy Input Process Output (HIPO) ... 37

Gambar 4. 4 Context Diagram ... 38

Gambar 4. 5 DFD Level 0 ... 39

Gambar 4. 6 DFD Level 1 Memproses Data Tes Seleksi ... 40

Gambar 4. 7 Entity Relationship Diagram (Conceptual Data Model) ... 42

Gambar 4. 8 Entity Relationship Diagram (Physical Data Model) ... 43

Gambar 4. 9 Login ... 54

Gambar 4. 10 Menu Utama ... 55

Gambar 4. 11 Provinsi ... 55

Gambar 4. 12 Kota ... 56

Gambar 4. 13 Unit Kerja ... 56

Gambar 4. 14 Jabatan ... 57

Gambar 4. 15 Karyawan ... 57

Gambar 4. 16 Lowongan Kerja ... 58

Gambar 4. 17 Pelamar ... 58

STIKOM

(8)

xiii

Gambar 4. 18 Soal Tes Tulis ... 59

Gambar 4. 19 Tes Tulis ... 59

Gambar 4. 20 Tes Wawancara ... 60

Gambar 4. 21 Cetak Soal Tes Tulis ... 61

Gambar 4. 22 Laporan Tes Tulis... 62

Gambar 4. 23 Laporan Tes Wawancara ... 63

Gambar 4. 24 Surat Panggilan Tes Tulis ... 63

Gambar 4. 25 Surat Panggilan Tes Wawancara ... 64

Gambar 4. 26 Surat Panggilan Penerimaan Calon Karyawan... 64

Gambar 4. 27 GUI Login ... 66

Gambar 4. 28 GUI dialog form “Username dan Password Salah”... 66

Gambar 4. 29 GUI dialog form “Akses Berhasil” ... 67

Gambar 4. 30 GUI Menu Utama ... 67

Gambar 4. 31 GUI Provinsi ... 68

Gambar 4. 32 GUI dialog form “Inputan Masih Kosong Periksa Kembali Field Diatas” ... 68

Gambar 4. 33 GUI dialog form “Data Berhasil Disimpan” ... 69

Gambar 4. 34 GUI dialog form “Data Berhasil Diubah” ... 69

Gambar 4. 35 GUI dialog form “Isi Kata kunci Sebelum Melakukan Pencarian” 69 Gambar 4. 36 GUI Inputan Harus Berupa Huruf ... 70

Gambar 4. 37 GUI Kota ... 70

Gambar 4. 38 GUI Unit Kerja ... 71

Gambar 4. 39 GUI Jabatan ... 73

Gambar 4. 40 GUI Karyawan ... 74

STIKOM

(9)

xiv

Gambar 4. 41 GUI dialog form “Periksa Kembali Upload FOTO atau Periksa

Kembali Field Form Diatas” ... 75

Gambar 4. 42 GUI dialog form “Harap Pilih Jenis Kelamin” ... 75

Gambar 4. 43 GUI Lowongan Kerja ... 76

Gambar 4. 44 GUI Pelamar ... 77

Gambar 4. 45 GUI Soal Tes Tulis ... 78

Gambar 4. 46 GUI dialog form “Pilih Salah Satu Status Soal Tes Tulis” ... 79

Gambar 4. 47 GUI dialog form “Soal Aktif Sudah Melebihi 10 soal” ... 79

Gambar 4. 48 GUI Tes Tulis ... 80

Gambar 4. 49 GUI dialog form “Data Nilai Tes Tulis Pelamar Sudah Ada Didalam Database”... 81

Gambar 4. 50 GUI Tes Wawancara ... 81

Gambar 4. 51 GUI dialog form “Data Nilai Tes Wawancara Pelamar Sudah Ada Didalam Database”... 82

Gambar 4. 52 GUI Soal Tes Tulis ... 83

Gambar 4. 53 Surat Panggilan Tes Tulis ... 84

Gambar 4. 54 GUI Surat Panggilan Tes Wawancara ... 85

Gambar 4. 55 GUI Surat Panggilan Penerimaan Calon Karyawan ... 86

Gambar 4. 56 GUI Laporan Tes Tulis ... 87

Gambar 4. 57 GUI Laporan Tes Wawancara ... 88

STIKOM

(10)

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 4. 1 Tabel Provinsi ... 44

Tabel 4. 2 Tabel Kota ... 44

Tabel 4. 3 Tabel Jabatan... 45

Tabel 4. 4 Tabel Unit Kerja... 45

Tabel 4. 5 Tabel Pelamar ... 46

Tabel 4. 6 Tabel Tingkat Sekolah ... 46

Tabel 4. 7 Tabel Referensi ... 47

Tabel 4. 8 Tabel Status Pekerjaan ... 47

Tabel 4. 9 Tabel Penghargaan ... 48

Tabel 4. 10 Tabel Pengalaman Kerja ... 48

Tabel 4. 11 Tabel Pendidikan Lain ... 49

Tabel 4. 12 Tabel Organisasi ... 49

Tabel 4. 13 Tabel Lowongan Kerja... 50

Tabel 4. 14 Tabel Informasi Lain ... 50

Tabel 4. 15 Tabel Hobi... 51

Tabel 4. 16 Tabel Karyawan ... 51

Tabel 4. 17 Tabel Soal Tes Tulis ... 52

Tabel 4. 18 Tabel Tes Tulis... 52

Tabel 4. 19 Tabel Tes Wawancara ... 53

Tabel 4. 20 Tabel Login ... 53

STIKOM

(11)

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Balasan Perusahaan ... 92

Lampiran 2 Kartu Bimbingan ... 93

Lampiran 3 Acuan Kerja ... 95

Lampiran 4 Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 96

Lampiran 5 Log Harian Kerja Praktek ... 97

Lampiran 6 Kehadiran Kerja Praktek ... 98

Lampiran 7 Listing Program ... 99

STIKOM

(12)

1

1.1. Latar belakang

Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) PRIMA HUSADA merupakan

rumah sakit ibu dan anak yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan

dan medis, yang berlokasi di Jl. Letjen Suprapto No. 3 Kepuh Kiriman

Waru-Sidoarjo. Jumlah karyawan yang dimiliki saat ini kurang lebih 70 karyawan dan

dapat bertambah sesuai kebutuhan perusahaan. Semakin besar suatu perusahaan,

maka semakin banyak sumber daya manusia yang diperlukan. Berdasarkan hal itu

maka suatu perusahaan dituntut untuk melakukan manajemen SDM yaitu suatu

upaya untuk mengelola SDM yang semakin kompeten sesuai keahlian yang

dimiliki, sehingga peningkatan kinerja pelayanan kesehatan dan medis RSIA

PRIMA HUSADA semakin efektif dan efisien.

Guna meningkatkan kegiatan pelayanan kesehatan dan medis yang lebih

baik, RSIA PRIMA HUSADA sedang berencana mengembangkan sistem sumber

daya manusia yang ada secara efektif dan efisien, meningkatkan kualitas kinerja

dan mutu sumber daya manusianya, serta meningkatkan kontribusinya didalam

visi dan misi organisasi RSIA PRIMA HUSADA.

Berdasarkan penelitian dan wawancara dengan pihak RSIA PRIMA

HUSADA, didapatkan informasi bahwa RSIA PRIMA HUSADA masih

menggunakan Microsoft Office Excel dalam mengelola data rekrutmen tes seleksi

pelamar dan menyimpan berkas lamaran pelamar kedalam arsip data pelamar

STIKOM

(13)

yang tentunya dapat memakan waktu lebih lama dalam proses pencarian data

pelamar yang ada diarsip data pelamar.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka dibuatlah sebuah sistem

yang dapat melakukan proses perekrutan transaksi perekrutan dan penyeleksian

calon karyawan serta memeriksa data-data pelamar pada aplikasi yang dibuat.

Sehingga dapat mempercepat tugas dari bagian HRD yang sebelumnya untuk

mencari data-data pelamar membutuhkan dua menit menjadi lebih cepat yaitu

menjadi dua detik saja serta dapat membuat laporan dengan lebih mudah. Maka

bagian HRD dapat meningkatan kualitas sumber daya manusia yang lebih baik

dan juga akan berdampak pada peningkatan pelayanan kesehatan dan medis yang

ada pada RSIA PRIMA HUSADA.

1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang

ada pada RSIA PRIMA HUSADA adalah sebagai berikut:

Bagaimana membuat rancang bangun aplikasi perekrutan dan

penyeleksian calon karyawan yang dapat menginputkan, menyimpan dan

menampilkan informasi secara cepat, tepat dan akurat.

1.3. Batasan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka batasan masalah dalam

rancang bangun aplikasi perekrutan dan penyeleksian pada RSIA PRIMA

HUSADA dibatasi pada hal-hal sebagai berikut :

STIKOM

(14)

1. Data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh bagian HRD pada

saat pelamar memberikan surat lamarannya ke pihak RSIA PRIMA

HUSADA.

2. Sistem ini hanya menangani proses perekrutan dan penyeleksian calon

karyawan.

3. Sistem ini hanya dapat digunakan untuk proses perekrutan dan penyeleksian

pada seluruh level bagian unit kerja yang ada pada RSIA PRIMA HUSADA.

4. Tes tulis dan tes wawancara dilakukan secara manual oleh pihak kredensial

yang telah ditunjuk yang kemudian akan menginformasikan hasilnya kepada

pihak HRD, lalu akan diolah pada komputer yang telah terinstal program ini.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah diatas, maka diperoleh tujuan yaitu

terbentuknya aplikasi perekrutan dan penyeleksian calon karyawan adalah sebagai

berikut :

1. Membuat aplikasi perekrutan dan penyeleksian calon karyawan pada

RSIA PRIMA HUSADA secara efektif dan efisien.

2. Membuat laporan dari informasi yang telah dihasilkan oleh aplikasi

perekrutan dan penyeleksian calon karyawan pada RSIA PRIMA

HUSADA.

3. Membuat aplikasi perekrutan dan penyeleksian calon karyawan pada

RSIA PRIMA HUSADA sesuai dengan standar dan kebijakan yang ada.

STIKOM

(15)

1.5 Manfaat

Manfaat pada aplikasi perekrutan dan penyeleksian calon karyawan pada

RSIA PRIMA HUSADA adalah sebagai berikut:

1. Dapat memudahkan bagian HRD dalam melakukan proses perekrutan dan

penyeleksian calon karyawan.

2. Dapat memudahkan melakukan proses pemeriksaan ulang data-data

pelamar yang diterima.

3. Dapat memperoleh calon karyawan yang memiliki kompetensi unggul

melalui proses seleksi sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan RSIA

PRIMA HUSADA.

4. Dapat memenuhi kebutuhan karyawan baru sesuai dengan kebutuhan

pihak RSIA PRIMA HUSADA.

1.6 Sistematika Penulisan

Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini dikemukakan hal – hal yang menjadi latar belakang,

perumusan masalah , batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai,

manfaat yang dihasilkan, serta sistematika penulisan laporan kerja

praktek ini.

BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI

Bab ini membahas tentang sejarah perusahaan, logo perusahaan,

struktur organisasi, visi dan misi.

STIKOM

(16)

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang berbagai macam teori mengenai

pengertian sumber daya manusia dan sistem informasi.

BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN

Bab ini membahas tentang metode penelitian yang digunakan,

analisa sistem, perancangan sistem untuk menyelesaikan

permasalahan yang dibahas.

BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari

pembuatan aplikasi ini serta saran yang bertujuan untuk

pengembangan aplikasi ini di masa yang akan datang.

STIKOM

(17)

6

2.1. Sejarah Perusahaan

Rumah Sakit Ibu dan Anak PRIMA HUSADA didirikan berawal dari

praktek Bidan Sumiati, Amd Keb didirikan pada tahun 1984. Peningkatan tempat

praktek bidan menjadi Rumah Bersalin dengan mengangkat tenaga perawat dan

tenaga bidan junior mampu menjadikan fasilitas kesehatan ini sebagai alternatif

utama masyarakat sekitar untuk memperoleh pelayanan KB, imunisasi,

pemeriksaan kehamilan dan pertolongan persalinan serta pemeriksaan bayi sehat.

Sekitar tahun 1991, dokter spesialis obsgyn dan dokter spesialis anak bekerja

sama dengan istilah praktek bersama, mampu menjadikan Rumah Bersalin

SUMIATI ini menjadi cikal bakal Rumah Sakit Ibu dan Anak yang terlihat

sekarang ini. Pada tahun 2004 berganti nama menjadi RSAB PRIMA HUSADA,

tetapi pada tanggal 7 Juli 2010 telah diajukan perubahan RSAB menjadi RSIA

dan penetapan kelas RSIA PRIMA HUSADA ke Menteri Kesehatan RI cq. Dirjen

Bina Pelayanan Medik Kementrian Kesehatan RI. Keputusan Menteri Kesehatan

RI No: HK.03.05/I/244/12 tanggal 10 Februari 2012 tentang Penetapan kelas RS

Khusus Ibu dan Anak PRIMA HUSADA, menetapkan RSIA PRIMA HUSADA

sebagai RS Khusus Kelas C. RSIA PRIMA HUSADA telah mengikuti akreditasi

yang dilaksanakan KARS dan memperoleh sertifikat akreditasi No:

KARS-SERT/676/VI/2012 yang berlaku 29 Juni 2012 s/d 29 Juni 2015.

STIKOM

(18)

2.1.1. Logo Perusahaan

Berikut adalah desain logo pada RSIA PRIMA HUSADA, seperti Gambar 2.1 :

Gambar 2. 1 Logo RSIA PRIMA HUSADA

Sumber: RSIA PRIMA HUSADA

2.1.2. Struktur Organisasi

Struktur Ogranisasi merupakan gambaran susunan pengurus dalam suatu

organisasi. Berikut adalah Struktur Organisasi pada RSIA PRIMA HUSADA :

Gambar 2. 2 Struktur Organisasi RSIA PRIMA HUSADA

Sumber: RSIA PRIMA HUSADA

STIKOM

(19)

2.1.3. Visi RSIA PRIMA HUSADA

“Rumah Sakit Ibu & Anak yang bermutu, Akuntanbel & Aman”

2.1.4. Misi RSIA PRIMA HUSADA

1. Memantapkan Organisasi dan Pengelolaan yang efektif, efisien dan

akuntanbel

2. Meningkatkan kinerja dan mutu pelayanan kehamilan, persalinan, dan

optimalisasi tumbuh kembang anak.

3. Menyelenggarakan pelayanan berjangkau, terjaga keselamatan pasien,

nyaman, dan memuaskan pasien/keluarga.

4. Memenuhi fasilitas peralatan dan SDM sesuai standar.

5. Mengembangkan kemitraan, kerjasama tim dan kemandirian rumah sakit.

STIKOM

(20)

9

BAB III LANDASAN TEORI

1.1. Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia

Menurut Darsono (2011:216) Hakikat Manajemen Sumber Daya Manusia

adalah suatu tindakan mengelola hubungan antar manusia dengan hubungan tugas

untuk mencapai sasaran kerja dalam suatu organisasi. Hubungan antar manusia

dalam organisasi menjawab pertanyaan, bagaimana menggerakkan dan

memotivasi kelompok kerja agar bekerja efektif dan efisien.

Syarat-syarat hubungan antar manusia adalah :

1. Manusia (karyawan) dihargai perasaannya, pikirannya, dan

kepentingannya.

2. Manusia (karyawan) sebagai subyek, ia menggerakkan alat kerja dengan

menggunakan metode kerja yang efektif dan efisien, sehingga bisa bekerja

produktif dan mengguntungkan.

3. Manusia (karyawan) harus ditingkatkan dan dikembangkan keterampilan

dan pengetahuannya.

Hubungan tugas disini yaitu alat kerja atau metode kerja apa yang dapat

digunakan agar SDM mampu bekerja secara efektif dan efisien, dan dapat

mencapai tujuan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh manajemen.

STIKOM

(21)

3.1.2. Rekrutmen

Menurut Prof. Dr. Tjutju Yuniarsih dan Dr. Suwatno (2008:102),

Rekrutmen pegawai merupakan kegiatan untuk mendapatkan sejumlah tenaga

kerja dari berbagai sumber, sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan, sehingga

mereka mampu menjalankan misi organisasi untuk merealisasikan visi dan

tujuannya.

Menurut Henry Simamora (1995:166), rekrutmen adalah serangkaian

aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan,

keahlian dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang

diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.

Rekrutmen yang sukses haruslah peka terhadap kendala-kendala dalam

rekrutmen. Batasan-batasan ini muncul dari organisasi, perekrut, dan lingkungan

eksternal.

Kendala-kendala rekrutmen yang kemungkinan terjadi yaitu:

1. Karakteristik organisasional

2. Kebijakan organisasional

3. Tujuan organisasional

4. Rencana-rencana sumber daya manusia

5. Program perjanjian kerja

6. Kebiasaan-kebiasaan perekrut

7. Kondisi eksternal

8. Persyaratan kerja

STIKOM

(22)

Aktivitas rekrutmen tidak akan terjadi sampai seseorang dalam organisasi

telah memutuskan karyawan seperti apa yang dibutuhkan dan berapa banyak

jumlahnya.

Proses rekrutmen terdiri dari:

1. Pembuatan rencana kebutuhan karyawan untuk merekrut

2. Penyusunan strategi untuk merekrut

3. Mencari pelamar kerja

4. Menyisihkan pelamar yang tidak cocok

5. Mempertahankan kumpulan pelamar

Dalam proses ini para rekruter akan menggunakan beberapa metode untuk

mendapatkan apa yang diinginkan.

STIKOM

(23)

Pada gambar dibawah ini proses rekrutmen merupakan proses rekrutmen :

Perencanaan Rekrutmen

Surat permintaan karyawan baru

Rasio Hasil

Deskripsi Pekerjaan

Spesifikasi Pekerjaan

Strategi Rekrutmen

Dimana, Bagaimana, dan kapan memikat calon pelamar

Sumber Rekrutmen

Internal

Eksternal

Pengaruh Pasar Tenaga Kerja

Penyaringan

Menyisihkan yang tidak sesuai

Gambar 3. 1 Proses Rekrutmen Kumpulan Pelamar

Pemrosesan Informasi

Memberitahu Pelamar

STIKOM

(24)

Untuk pelaksanaanya perlu ditempuh melalui berbagai sumber penerimaan

SDM yang berasal dari berbagai tempat.

Penjelasan secara garis besarnya dapat diuraikan berikut ini:

1. Dari sumber internal perusahaan, yakni SDM yang ditarik (diterima)

adalah berasal dari perusahaan itu sendiri. Dengan cara ini perusahaan

mencari karyawan yang ada didalam lingkungan sendiri untuk

ditempatkan pada posisi tertentu.

a. Keuntungan merekrut dari dalam perusahaan:

1. Biaya tidak terlalu besar

2. Pegawai yang ditarik dapat menyesuaikan diri secara lebih cepat,

karena mereka sudah memahami budaya kerja yang berkembang

dalam organisasi.

3. Meningkatkan semangat kerja dan menumbuhkan rasa percaya

diri kepada pegawai yang ada, karena mereka memiliki prospek

pengembangan karier secara bertahap.

4. Formasi lowongan kerja cepat terisi, karena calon sudah tersedia

didalam.

b. Kelemahan merekrut dari dalam perusahaan

1. Pembatasan terhadap bakat-bakat

2. Mengurangi peluang

3. Dapat meningkatkan perasaan puas diri

4. Terjadinya kolusi dan nepotisme

2. Dari sumber eksternal perusahaan, yakni SDM yang diterima berasal dari

luar perusahaan.

STIKOM

(25)

a. Keuntungan merekrut dari luar perusahaan

1. Menciptakan suasana baru dilinkungan kerja, sehingga terbuka

peluang tumbuhnya gagasan/ide baru yang konstruktif.

2. Mengurangi timbulnya persaingan negative antar pegawai yang

sudah ada

3. Mendapatkan calon pegawai yang lebih kompetitif

4. Menghindari kolusi dan nepotisme yang berlebihan

b. Kelemahan merekrut dari luar perusahaan

1. Biaya lebih besar

2. Waktu yang hilang karena penyesuaian

3. Menghancurkan insentif karyawan yang ada untuk berjuan meraih

promosi

3.1.3. Seleksi

Menurut Henry Simamora(1995:203) Seleksi adalah proses sebuah

perusahaan memilih dari sekelompok pelamar, orang-orang yang plaing

memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang

ada saat ini.

Menurut Rivai (2004:169) “Proses seleksi merupakan rangkaian tahap-tahap khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akan

diterima. Proses tersebut dimulai ketika pelamar melamar kerja dan diakhiri

dengan keputusan penerimaan”.

Merujuk dari pengertian seleksi diatas, maka tujuan seleksi adalah untuk

mendapatkan pegawai yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap

mental yang mendukung pelaksanaan pekerjaan.

STIKOM

(26)

Dalam proses seleksi, ada 2 pendekatan dalam seleksi pegawai, yaitu (1)

Successive Hurdles, dan (2) Compensatory selection. Pada pendekatan seleksi

successive hurdles, setiap calon pelamar diharuskan mengikuti alur prosedur

seleksi, dan jika tidak lolos pada salah satu tahap, maka yang bersangkutan akan

ditolah untuk mengikuti tahap selanjutnya atau dinyatakan gugur. Sebaliknya,

bagi pelamar yang lulus pada setiap tahapan seleksi, pelamar diberi kesempatan

untuk mengikuti tahap berikutnya.

Gambar 3. 2 Pendekatan Seleksi Successive Hurdles

Pada pendekatan successive hurdles, seleksi dilakukan secara berjenjang.

Prosesnya diawali dengan pemeriksaan terhadap kelengkapan isi Formulir, jika

memenuhi syarat, pelamar akan dipanggil untuk mengikuti tes tertulis, sebaliknya

jika data dalam formulir banyak yang meragukan maka pelamar dinyatakan gugur

(ditolak). Selanjutnya pemeriksaan terhadap kelengkapan tes tertulis, jika

menyelesaikan dan dinyatakan lulus maka, pelamar akan dipanggil untuk

mengikuti wawancara, sebaliknya jika tes tulisnya gagal maka pelamar dinyatakan

gugur (ditolak). Demikian seterunya mengikuti alur gambar diatas, sampai

pelamar mampu menyelesaikan semua tahapan dengan baik dan dinyatakan lulus

pada setiap tahapan, maka pelamar dinyatakan diterima sebagai pegawai yang

masih akan mengikuti proses manajemen SDM selanjutnya.

STIKOM

(27)

Pada pendekatan compensatory selection, semua calon pegawai (pelamar)

diberi kesempatan untuk mengikuti semua tahapan seleksi. Pada pendekatan ini,

proses seleksi tidak menggunakan sistem gugur, karena penggumuman hasil

dinyatakan setelah semua tahapan dilakukan, apakah pelamar diterima atau tidak.

Gambar 3. 3 Pendekatan Seleksi Compensatory

Pada pendekatan compensatory, setiap pelamar menjalani semua tahapan

seleksi. Mereka mengisi formulir, menghadiri wawancara, menjalani tes

kesehatan dan menunjukkan kepribadian bermartabat dan terpuji, serta

memberikan informasi obyektif ketika dilakkan proses penelusuran latar

belakang. Hasil penilaian ditentukan setiap tahapan diakumulasikan menjadi skor

akhir, yang akan menentukan apakah pelamar tersebut diterima atau ditolak.

3.1.4. Konsep HRIS (Human Resource Information System)

Menurut Gordon B. Davis (1999:28) Sistem Informasi Kepegawaian

adalah suatu aplikasi yang digunakan untuk menunjang proses kegiatan

kepegawaian. Tiap instanasi perusahaan memiliki suatu sistem untuk

mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan tentang sumber daya

manusia, mengubah data tersebut ,menjadi informasi dan melaporkan informasi

itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia

( Human Resource Information System) atau HRIS.

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

STIKOM

(28)

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem

adalah sebagai berikut.

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu .“

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih

menekankan urutan-urutan operasi didalam sistem. prosedur (procedure)

didefenisikan oleh Rochard F. Neuchel sebagai berikut.

“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis)

biasayanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, yang

diterapkan untuk menjamin penangan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis

yang terjadi.”

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuchel, adalah

sebagai berikut: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

3.2. Konsep Dasar Sistem Informasi (Leitch dan Davis (1997))

Sistem informasi didefinisikan sebagai berikut:

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

STIKOM

(29)

3.2.1. Analisa Dan Perancangan Sistem (Kendall & Kendall (2003:7))

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang

terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan

perbaikan-perbaikannya.

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system

planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis

merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap

ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan

oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah

mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya

sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem

tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem.

Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,

merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis

yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

STIKOM

(30)

3.2.2. System Flow (Kendall & Kendall (2003:11))

System flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan

arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. System flow menunjukkan

urutan-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem dan menunjukkan apa yang

dikerjakan sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam system flow ditunjukkan

pada Gambar 3.1.

Gambar 3. 4 Simbol-simbol pada System Flow

1. Simbol dokumen

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual atau

komputer.

2. Simbol kegiatan manual

Menunjukkan pekerjaan manual.

3. Simbol simpanan offline

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip.

4. Simbol proses

Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer.

5. Simbol database

STIKOM

(31)

Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer.

6. Simbol garis alir

Menunjukkan arus dari proses.

7. Simbol penghubung

Menunjukkan penghubung ke halaman yang masih sama atau ke halaman

lain.

3.2.3. Data Flow Diagram (DFD) (Jogiyanto (1990:263))

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD

merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang

terstruktur dan dapat mengembangkan arus data di dalam sistem dengan

terstruktur dan jelas.

Simbol-Simbol yang digunakan pada DFD :

a) External Entity atau Boundary

External entity atau kesatuan luar merupakan kesatuan di

lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem

lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input

atau menerima output dari sistem. External entity disimbolkan dengan

notasi kotak.

b) Arus Data

Arus Data (data flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini

mengalir di antara proses, simpanan data (data store) dan kesatuan luar

STIKOM

(32)

(external entity). Arus data ini menunjukkan arus data yang dapat berupa

masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c) Proses

Suatu proses adalah kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin,

atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses

untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol proses

berupa lingkaran atau persegi panjang bersudut tumpul.

d) Simpanan Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang ndapat berupa

hal-hal sebagai berikut, sebagai gambaran:

1. Suatu file atau diagram di sistem komputer.

2. Suatu arsip atau catatan manual.

3. Suatu kotak tempat data di meja seseorang.

4. Suatu tabel acuan manual.

Simpanan data di DFD disimbolkan dengan sepasang garis horizontal

paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

3.2.3.1.Context Diagram

Menurut Jogiyanto (2005) Diagram konteks adalah diagram yang terdiri

dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram

konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input

ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruan

sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus).

Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam

diagram konteks.

STIKOM

(33)

3.2.3.2.Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 adalah langkah selanjutnya setelah context diagram. Pada

langkah ini, digambarkan proses-proses yang terjadi dalam sistem informasi.

3.2.3.3.Data Flow Diagram Level 1

DFD Level 1 merupakan penjelasan dari DFD level 0. Pada proses ini

dijelaskan proses apa saja yang dilakukan pada setiap proses yang terdapat di

DFD level 0.

3.3. Konsep Dasar Basis Data

Menurut Yuswanto (2005:2), basis data merupakan sekumpulan data yang

berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara

basis data relasional dan non relasional. Pada basis data non relasional, sebuah

baisis data hanya merupakan sebuah file.

Menurut Marlinda (2004:1), basis data adalah suatu susunan/kumpulan

data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang

diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan

metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi

optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah

pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan

pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai),

masalah keamanan (security), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data

independence (kebebasan data).

STIKOM

(34)

3.3.1. Entity Relational Diagram (Jogiyanto, 1990)

Entity Relational Diagram (ERD) merupakan penggambaran hubungan

antara beberapa entity yang digunakan untuk merancang database yang akan

diperlukan.

Sebuah ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :

a. Conceptual Data Model ( CDM )

Merupakan model yang universal dan dapat menggambarkan semua

struktur logic database ( DBMS ), dan tidak bergantung dari software atau

pertimbangan struktur data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi

PDM.

b. Physical Data Model ( PDM )

Merupakan model ERD yang telah mengacu pada pemilihan software

DBMS yang spesifik. Hal ini sering kali berbeda dikarenakan oleh struktur

database yang bervariasi, mulai dari model schema, tipe data penyimpanan dan

sebagainya.

ERD memiliki 4 jenis objek, yaitu :

1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak

yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling

ketergantungan.

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri-ciri atau

karakteristik dari entity tersebut. Attribute sering disebut juga data elemen atau

data field.

STIKOM

(35)

3. Key

Beberap elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah

diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasi nili –

nilai yang terkandung dalam elemen – elemen data lain ada entity yang sama.

Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen dat kunci ( key ).

4. Relationship

Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang

mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :

 One to One Relationship

Hubungan satu entity dengan entity yang lain.

 Many to Many Relationship

Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu

berbanding banyak.

3.3.2. Sistem Basis Data

Menurut Marlinda (2004:1), sistem basis data adalah suatu sistem

menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk

menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah

organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang

diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu

Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data

(Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data

(DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat

opsional).

STIKOM

(36)

a. Kelebihan Sistem Basis Data

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam

berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan

berulang-ulang.

2. Mencegah ketidak konsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai

yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama.

6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi.

8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data

harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan

kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data.

b. Kekurangan Sistem Basis Data

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang

terkait.

3.3.3. Database Management System (Marlinda (2004:6))

Database Management System (DBMS) merupakan kumpulan file yang

saling berkaitan dan program untuk pengelolanya. Basis Data adalah kumpulan

datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam suatu paket program

STIKOM

(37)

yang komersial untuk membaca data, menghapus data, dan melaporkan data

dalam basis data.

3.3.4. Bahasa-bahasa yang terdapat dalam DBMS

1. Data Definition Language (DDL) (Marlinda (2004))

Pola skema basis data dispesifikasikan dengan satu set definisi yang

diekspresikan dengan satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi

perintah DDL adalah satu set tabel yang disimpan di dalam file khusus yang

disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation Language (DML) (Marlinda (2004))

Bahasa yang memperbolehkan pemakai mengakses atau memanipulasi

data sebagai yang diorganisasikan sebelumnya model data yang tepat.

3. Query (Marlinda (2004))

Pernyataan yang diajukan untuk mengambil informasi. Merupakan bagian

DML yang digunakan untuk pengambilan informasi.

3.3.5. Fungsi DBMS (Marlinda (2004))

1. Data Definition

DBMS harus dapat mengolah data definition atau pendefinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat menangani permintaan-permintaan dari pemakai untuk

mengakses data.

3. Data Security dan Integrity

DBMS dapat memeriksa security dan integrity data yang didefinisikan

oleh DBA.

4. Data Recovery dan Concurrency

STIKOM

(38)

a. DBMS harus dapat menangani kegagalan-kegagalan pengaksesan

basis data yang dapat disebabkan oleh kesalahan sistem, kerusakan

disk, dan sebagainya.

b. DBMS harus dapat mengontrol pengaksesan data yang konkuren

yaitu bila satu data diakses secara bersama-sama oleh lebih dari

satu pemakai pada saat yang bersamaan.

5. Data Dictionary

DBMS harus menyediakan data dictionary atau kamus data.

3.4. SDLC (Jogiyanto, 2001)

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pengembangan sistem (SDLC)

diperlukan untuk menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem

yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada hal ini di

karenakan adanya permasalahan di sistem lama, pertumbuhan organisasi, meraih

kesempatan, adanya instruksi.

Apabila dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan

terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini

berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut :

Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang

baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput adalah

jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan Response time

adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan

ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

STIKOM

(39)

Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau

keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Control

(pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan

memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan

terjadi. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi

berbeda dengan ekonomis. System Development Life Cycle (SDLC) adalah

tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer

dalam membangun sistem informasi melalui beberapa langkah. Dalam sebuah

siklus SDLC, terdapat enam langkah. Jumlah langkah SDLC pada referensi lain

mungkin berbeda, namun secara umum adalah sama.

Langkah yang digunakan meliputi :

a. Melakukan penelitian dan wawancara, serta menilai kelayakan proyek

pengembangan sistem informasi, mempelajari dan menganalisis sistem

informasi yang sedang berjalan, menentukan permintaan pemakai sistem

informasi, memilih solusi atau pemecahan masalah yang paling baik,

menentukan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

b. Perancangan sistem

Tujuan perancangan sistem adalah untuk menentukan dan mendefinisikan

sistem informasi apa yang akan dikembangkan sehingga dapat

memberikan keuntungan dan nilai bagi kegiatan bisnis secara keseluruhan.

c. Analisa sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai pengguna dari suatu sistem

informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud

STIKOM

(40)

untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,

hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Tahap ini

merupakan tahap yang kritis dan penting karena kesalahan pada tahap ini

akan menyebabkan kesalahan pada tahap berikutnya. Langkah-langkah

dasar yang harus dilaksanakan oleh analis sistem yaitu :

1. Mengidentifikasikan masalah

2. Menganalisa kebutuhan pengguna

3. Alternatif-alternatif apa saja yang ada untuk mencapai

sasaran dan untuk memodifikasi atau mengubah sistem

d. Rancangan sistem

Alternatif yang telah dipilih dalam langkah analisa sistem merupakan

dasar dari rancangan sistem. Rancangan sistem menentukan bagaimana

suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan. Tahap ini

menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan

perangkat lunak sistem sehingga setelah menginstalasi sistem akan

benar-benar akan memuaskan spesifikasi sistem yang telah ditetapkan pada

akhir analisa sistem.

e. Implementasi sistem

Tahap dari implementasi sistem adalah :

1. Membangun dan menguji jaringan database

2. Membangun dan menguji program

3. Instalasi dan menguji sistem yang baru

4. Penyerahan sistem yang telah dibuat

STIKOM

(41)

f. Perawatan dan pengembangan sistem

Diperlukan adanya kegiatan tambahan setelah sistem yang baru

dijalankan, seperti merawat dan menjaga agar sistem tetap berjalan sesuai

dengan apa yang dikehendaki. Perlu juga diperhatikan akibat adanya

kebijaksanaan yang baru yaitu perubahan-perubahan prosedur, agar sistem

tetap menjalankan fungsinya sehingga pengembangan sistem diperlukan.

3.5. Visual Basic .Net 2010 (Yuswanto & Subari, 2007)

Visual Basic .Net 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang

tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Visual Studio 2010 dan Microsoft

.Net Framework 4.0 membantu pengembang menghasilkan performansi yang

lebih baik dan menghasilkan aplikasi yang scapable.

3.6. SQL Server 2008 (Nugroho, 2009)

SQL Server 2008 merupakan salah satu database yang banyak digunakan

oleh para pengembang maupun perusahaan. SQL Server 2008 sudah cukup handal

karena kelebihannya dalam mengelola database dan mudah dalam

mengoperasikannya

STIKOM

(42)

31

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

1.1. Analisis Sistem

Dalam pengembangan teknologi dibutuhkan analisa dan perancangan

sistem yang ada saat ini pada RSIA PRIMA HUSADA. Hasil yang ditemukan

saat melakukan analisis sistem saat ini masih banyak kekurangan yang terjadi.

Salah satunya adalah sering terjadi hilangnya data pelamar yang tidak tersimpan

dengan baik. Disamping itu, sering terjadinya kesulitan saat bagian HRD

melakukan proses seleksi calon karyawan karena harus memasukkan

fungsi-fungsi yang dibutuhkan dalam pengolahan data hasil nilai tes seleksi. Hal ini

disebabkan sistem yang ada pada RSIA PRIMA HUSADA masih dilakukan

secara manual, yaitu menggunakan aplikasi Microsoft office Excel.

Mengacu pada permasalahan yang ada diatas, RSIA PRIMA HUSADA

membutuhkan aplikasi yang dapat memudahkan bagian HRD dalam melakukan

proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan, memudahkan melakukan proses

pengecekan ulang data-data pelamar yang diterima dan dapat memperoleh calon

karyawan yang memiliki kompetensi unggul dengan melakukan proses seleksi

sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan RSIA PRIMA HUSADA.

Oleh karena itu, Dirancanglah sebuah aplikasi perekrutan dan

penyeleksian calon karyawan yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan

tersebut.

STIKOM

(43)

1.1.1. Document Flow

Document flow yaitu bagan yang menggambarkan proses manual aliran

pekerjaan secara menyeluruh yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang

terdapat di dalam proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan.

a. Document Flow

DocFlow Rekrutmen & Seleksi Calon Karyawan

Panitia

Kredensial Pelamar Bagian HRD Bagian Instalasi Direktur

Y T Mencatat hasil Tes Wawancara Lulus ? Mencatat Data Hasil Tes Tulis Membuat Lowongan Kerja

Rekap Data Hasil Tes Tulis

Rekap Data Hasil Tes Wawancara Membuat Surat

Panggilan Tes Tulis & Menyiapkan Soal

Tes Tulis Daftar Kebutuhan Karyawan Baru Berkas Administrasi Pendaftaran Mencatat Data calon karyawan Data Calon Karyawan

Nilai Tes Tulis

Hasil Tes Wawancara Membuat Surat Panggilan Tes Wawancara 3 Lowongan Kerja E Mulai Berkas Administrasi Pendaftaran Tes Tulis Melakukan Tes Tulis Menyiapkan Berkas Adminsitrasi Pendaftaran

Laporan Hasil Tes Tulis Membuat Laporan Hasil Tes Tulis & Tes

Wawancara

Laporan Hasil Tes Tulis Melakukan

Tes Wawancara

Rekap Data Hasil Tes Seleksi Akhir

Selesai E Lulus? Y T E Menyimpan Hasil Tes dan

Calon Karyawan

Diterima Menilai

Tes Tulis

Nilai Tes Tulis

1 1 Lulus ? Y E T 3 Hasil Tes Wawancara Menilai Tes Wawancara menghitung Tes Wawancara Membuat Surat Panggilan Calon Karyawan Diterima Soal Tes Tulis

Soal Tes Tulis Surat Panggilan Tes Tulis Surat Panggilan Tes Tulis Surat Panggilan Tes Wawancara Surat Panggilan Tes Wawancara Surat Panggilan Tes Wawancara Surat Panggilan Tes Wawancara

Laporan Hasil Tes Wawancara

[image:43.595.48.527.169.723.2]

Gambar 4. 1Document Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan

STIKOM

(44)

Deskripsi : pada Gambar 4.1 menjelaskan tentang Document Flow Perekrutan dan

Penyeleksian Calon Karyawan. Proses ini dimulai ketika bagian instalasi

membutuhkan karyawan baru dan memberikan dokumen daftar kebutuhan

karyawan baru kepada bagian HRD. Lalu bagian HRD membuat lowongan kerja

yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan karyawan yang dibutuhkan. Setelah

membuat lowongan kerja, bagian HRD akan menerima berkas administrasi

pendaftaran dari pelamar dan mulai menyeleksi berkas administrasi pendataran

sesuai dengan kebijakan yang sudah ada, salah satu contoh kebijakan yang

rekrutmen & seleksinya, seperti melihat batas nilai IPK dan tingkat pendidikan

yang dimiliki si pelamar. Jika tes administrasi lulus, maka bagian HRD mencatat

pelamar ke dalam buku besar pencatatan hasil rekrutmen. Selanjutnya bagian

HRD akan membuat surat panggilan pelamar untuk memberikan informasi lulus

tes administrasi dan mengikuti tes selanjutnya yaitu tes tulis. Selanjutnya bagian

HRD akan mencetak soal tes tulis yang akan diberikan kepada pelamar sebagai tes

lanjutan, yaitu tes tulis. Setelah selesai hasil pekerjaan tes tulis akan dinilai oleh

bagian kredensial dan nilai tes tulis nantinya akan diberikan ke bagian HRD untuk

proses seleksi nilai tes tulis dan merekap nilai tes tulis. Selanjutnya HRD

membuat surat panggilan tes wawancara kepada pelamar dan hasil tes wawancara

akan direkap oleh HRD yang nantinya akan ranking serta dipilih nilai terbesar

sesuai standar nilai yang ditentukan RSIA PRIMA HUSADA. Setelah itu HRD

akan merekap seluruh data hasil tes seleksi pelamar yang diterima. Lalu HRD

akan memanggil calon karyawan yang diterima untuk menyetujui surat kontrak

kerja dan membuat laporan hasil tes seleksi yang akan diajukan ke direktur

sebagai hasil rekrutmen & seleksi calon karyawan.

STIKOM

(45)

1.2. Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan beberapa bahasa

pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang

digunakan adalah system flow, data flow diagram dan entity relationship diagram.

Dalam bab ini juga disertakan struktur tabel dari aplikasi yang akan dibuat.

1.2.1. System Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan

System flow ini memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan

proses dari keseluruhan sistem yang sudah ada. Dan menunjukkan aliran proses

kegiatan dari aplikasi perekrutan dan penyeleksian calon karyawan pada RSIA

PRIMA HUSADA.

STIKOM

(46)

SysFlow Rekrutmen & Seleksi Calon Karyawan

Panitia

Kredensial Pelamar Bagian HRD Bagian Instalasi Direktur

Soal Tes Tulis

Soal Tes Tulis Y

T

Input Data Nilai Tes Tulis

Simpan Nilai Tes Tulis

Data Nilai Tes Tulis Nilai Tes Tulis

Tes Tulis Data Calon Karyawan Simpan Data Calon Karyawan Tes Tulis Calon Karyawan Tes Wawancara Cetak Surat Panggilan Tes Tulis & Soal Tes

Tulis

2

Input Data Calon

Karyawan E Hasil Tes Wawancara Lulus ? Berkas Administrasi Pendaftaran Berkas Administrasi Pendaftaran

Input Data nilai Tes Wawancara Lowongan Kerja Daftar Kebutuhan Karyawan Baru Daftar Kebutuhan Karyawan Baru Input Kebutuhan Karyawan Baru Membuat Lowongan Kerja Lowongan Kerja Mulai Membuat Laporan Hasil Tes Seleksi

Laporan Hasil Tes Tulis

Laporan Hasil Tes Tulis Melakukan Tes Wawancara Data Calon Karyawan Diterima Selesai E Simpan Data Calon Karyawan Diterima Menilai Tes Wawancara 2 1 Menilai Tes Tulis Hasil Tes Wawancara Nilai Tes Tulis

1

Menghitung Nilai Wawancara

Ranking Nilai Wawancara

Lulus ? T

E Y Tes Tulis T E Lulus ? Y Karyawan Soal Tes Tulis Tes Wawancara Calon Karyawan Surat Panggilan Tes Tulis Surat Panggilan Tes Tulis Cetak Panggilan Tes Wawancara Surat Panggilan Tes Wawancara Surat Panggilan Tes Wawancara Cetak Panggilan Tes Wawancara Surat Panggilan Calon Karyawan Diterima Surat Panggilan Calon Karyawan Diterima

Gambar 4. 2System Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon Karyawan

Deskripsi : pada gambar 4.2 System Flow Perekrutan dan Penyeleksian Calon

Karyawan ini menjelaskan tentang gambaran umum proses perekrutan dan

STIKOM

(47)

penyeleksian calon karyawan RSIA PRIMA HUSADA secara keseluruhan dalam

bentuk system flow. Proses ini akan dimulai saat bagian HRD menerima daftar

kebutuhan karyawan baru dari bagian instalasi yang nantinya HRD akan membuat

lowongan kerja dan menyimpan kedalam database. Selanjutnya HRD akan

menginputkan data pelamar setelah menyeleksi administrasi tiap-tiap pelamar.

Lalu HRD akan mencetak surat panggilan tes tulis beserta soal tes tulis kepada

pelamar. Berikutnya hasil tes seleksi baik hasil tes tulis maupun hasil tes

wawancara nantinya akan diinputkan dan disimpan ke dalam database. Setelah

selesai menyeleksi, HRD membuat laporan hasil tes seleksi yang telah ditentukan

calon karyawan yang telah diterima. Laporan hasil tes seleksi akan dicetak dan

diberikan kepada direktur. Sedangkan calon karyawan yang telah diterima akan

dipanggil untuk menyetujui perjanjian surat kontrak kerja.

1.2.2. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data dalam

suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara

logika. Dalam pembuatan DFD, yaitu menentukan HIPO pada aplikasi perekrutan

dan penyeleksian calon karyawan.

STIKOM

(48)

1.2.3. Hierarchy Input Process Output (HIPO)

0

Aplikasi Rekrutmen & Seleksi Calon Karyawan

1

Memproses Lowongan Kerja

2

Memproses Data Tes Seleksi

3

Laporan

2.1

Pemeliharaan Data Calon Karyawan

2.2

Pemeliharaan Data Soal Tes Tulis

2.4

Menyeleksi Data Nilai Tes Wawancara 2.3

Menyeleksi Data Nilai Tes Tulis

Gambar 4. 3 Hierarchy Input Process Output (HIPO)

Deskripsi: Diagram ini menggambarkan struktur hierarchy input process output

untuk memahami fungsi-fungsi dari program. Angka 0 menunjukan program yang

dibuat yaitu rekrutmen dan seleksi calon karyawan, baris ke 2 adalah

fungsi-fungsi utama dari program yang dibuat yaitu memproses lowongan kerja,

memproses data tes seleksi dan laporan, baris ke 3 menggambarkan sub-sub

fungsi yang terdapat pada fungsi utama, seperti yang ditunjukan pada gambar 4.3

memproses data tes seleksi memiliki sub-fungsi yaitu pemeliharaan data calon

STIKOM

(49)

karyawan, pemeliharaan data soal tes tulis, menyeleksi data nilai tes tulis dan

menyeleksi data nilai tes wawancara.

1.2.4. Context Diagram

Perm intaan Laporan Tes Wawancara Perm intaan Laporan Tes Tulis Nilai Tes Wawancara

Daftar Kebutuhan Karyawan Baru

Nilai Tes Tulis

Data Hasil Tes Wawancara

Surat Panggilan Tes Wawancara

Surat Panggilan Tes Tulis Data Calon Karyawan

Data Calon Karyawan

Laporan Hasil Tes Tulis Data Calon Karyawan Diterim a

Data Nilai Tes Tulis

Soal Tes Tulis 0

Aplikasi Rekrutm en & Seleksi Calon Karyawan

+ HRD

Pelam ar

Direktur

Gambar 4. 4 Context Diagram

Deskripsi: Context Diagram adalah suatu diagram yang digunakan untuk

mendesain sistem yang memberikan gambaran detil mengenai semua informasi

yang diterima ataupun dihasilkan dari suatu aktivitas. Seperti pada gambar 4.4,

symbol kotak dengan ujung melengkung adalah sistem yang dibuat yaitu

rekrutmen dan seleksi calon karyawan, sedangkan symbol persegi

menggambarkan orang atau bagian yang berperan dalam sistem dalam hal ini

pelamar, HRD, dan direktur.

STIKOM

(50)

1.2.5. DFD Level 0

Perm intaan Laporan Tes Wawancara

Laporan Hasil Tes Wawancara Perm intaan Laporan Tes Tulis

Nilai Tes Wawancara Daftar Kebutuhan Karyawan Baru

Nilai Tes Tulis Data Nilai Tes Wawancara

Surat Panggilan Tes Wawancara

Surat Panggilan Tes Tulis Jum lah Permintaan Karyawan

Data Calon Karyawan

Record Lowongan Kerja

Sim pan Data Calon Karyawan

Data Calon Karyawan Sim pan Data Calon Karyawan Diterima

Data Nilai Tes Tulis

Data Nilai Tes Wawancara

Sim pan Nilai Tes Wawancara

Sim pan Nilai Tes Tulis Data Soal Tes Tulis

Laporan Hasil Tes Tulis

Soal Tes Tulis Data Nilai Tes Tulis

Data Calon Karyawan Diterim a HRD Pelam ar Direktur 1 Memproses Lowongan Kerja 2

Memproses Data Tes Seleksi

+

3

Laporan

2 Pelam ar

3 Soal Tes Tulis

4 Nilai Tes Tulis 5 _WawancaraNilai Tes

6 Karyawan

1 Lowongan Kerja

Gambar 4. 5 DFD Level 0

Deskripsi: Data Flow Diagram Level 0 adalah penggambaran fungsi-fungsi

utama yang terdapat pada program, yaitu proses penjabaran dari gambar 4.4. Pada

gambar 4.5 adalah gambar dari penjabaran context diagram dan memiliki 3 fungsi

utama dari program yaitu memproses lowongan kerja, memproses data tes seleksi

dan laporan.

STIKOM

(51)

1.2.6. DFD Level 1 Memproses Data Tes Seleksi

Gambar 4. 6 DFD Level 1 Memproses Data Tes Seleksi

40

STIKOM

(52)

Deskripsi: Data Flow Diagram level 1 memproses data tes seleksi merupakan

penjabaran dari fungsi memproses data tes seleksi yang terdapat pada gambar 4.5.

Pada gambar 4.6 menunjukan bahwa memproses data tes seleksi pada gambar 4.5

memiliki 6 sub-fungsi yaitu pemeliharaan data karyawan, pemeliharaan data soal

tes tulis, menyeleksi tes tulis, menyeleksi tes wawancara, mengubah data calon

karyawan diterima dan pemeliharan data karyawan.

1.3. Perancangan Database

Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database

yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem

yang dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk

merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity

dan relationship.

STIKOM

(53)

1.3.1. Entity Relationship Diagram (Conceptual Data Model)

Gambar 4. 7 Entity Relationship Diagram (Conceptual Data Model)

Deskripsi: Entity Relational database (Conceptual Data Model) merupakan model

yang universal dan menggambarkan semua struktur logic database dan tidak

bergantung dari software atau pertimbangan struktur data storage. Seperti yang

ditunjukan pada gambar 4.7 menggambarkan hubungan antar tabel-tabel yang

digunakan untuk menyimpan data dari hasil masukan pengguna aplikasi

perekrutan dan penyeleksian calon karyawan.

Memiliki Bagian

Mengikuti

Pengalaman Kerja Memiliki Tingkat Sekolah Memiliki

Pendidikan Lain Memiliki Penghargaan Memiliki

Referensi Memiliki Tes Tulis Memiliki

Mempunyai

Relationship_15

Memiliki Memiliki

Status Pekerjaan Memiliki Soal Tes Tulis Dibuat Penanggung Jawab

Hobi Memiliki

Organisasi Memiliki

Informasi Lain Memiliki Memiliki Mempunyai Pelamar Memiliki Memiliki Lowongan_Kerja # o o o o o o o o Id_Lowongan Tgl_Lowongan Jenis_Kelamin_Lowongan Lulus_Pendidikan UmurMaxLowongan UmurMinLowongan Pengalaman_Kerja IPK_Lowongan Jmlh_Lowongan

Variable characters (10) Date Characters (1) Variable characters (5) Integer Integer Integer Number (18,2) Integer Kota # o Id_Kota Nama_Kota

Variable characters (10) Variable characters (100)

Provinsi #

o Id_Provinsi Nama_Provinsi

Tes_Tulis # o o o Id_Tes_Tulis Tgl_Tes_Tulis Nilai_Akhir_Tes_Tulis Status_tes_tulis

Variable characters (10) Date Number (18,2) Characters (1) Tes_Wawancara # o o o o o o o o Id_Tes_Wawancara Tgl_Tes_Wawancara Penampilan_Fisik Keprofesian Etika Sikap Motivasi Nilai_Akhir_Wawancara Status_Tes_wawancara

Variable characters (10) Date Number (18,2) Number (18,2) Number (18,2) Number (18,2) Number (18,2) Number (18,2) Characters (1) Unit_Kerja # o o Id_UnitKerja Nama_UnitKerja Bagian

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (25)

Jabatan

# o

Id_Jabatan Nama_Jabatan

Karyawan # o o o o o o o o o Id_Karyawan Nama_Karyawan Tmpt_Lahir_Karyawan Tanggal_Lahir_Karyawan Jenis_Kelamin_Karyawan Alamat_Karyawan No_Telp_Karyawan Agama NPWP Foto

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Date

Characters (1) Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (10) Variable characters (13) Image (250) Status Pekerjaan # o o o o o Id_Status_Pekerjaan Jenis_Pekerjaan Jabatan_yg_Diiinginakn Tgl_Mulai_Bekerja Kemauan_Pekerjaan_Lain Gaji_Yg_Diinginkan

Variable characters (10) Variable characters (50) Variable characters (100) Date Characters (1) Integer Pelamar # o o o o o o o o o o o o o Id_Pelamar Tanggal_Masuk_Pelamar Nama_Pelamar Tempat_Lahir_Pelamar Tgl_Lahir_Pelamar Jenis_Kelamin_Pelamar Status_Perkawinan Alamat_Pelamar No_Telp_Pelamar Jumlah_Tanggungan IPK_Pelamar Alumni_Sekolah Pendidikan_pelamar Status_Pelamar

Variable characters (10) Date

Variable characters (100) Variable characters (100) Date

Characters (1) Characters (1) Variable characters (100) Variable characters (20) Integer Number (18,2) Variable characters (100) Variable characters (3) Characters (1) Soal_Tes_Tulis # o o o Id_Soal_Tes_Tulis Pertanyaan_Soal Status_soal_testulis Tahun

Variable characters (10) Variable characters (200) Characters (1) Variable characters (4)

Referensi # o o o Id_Referensi Nama_Referensi Alamat_Referensi No_Telp_referensi

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Characters (20) Penghargaan # o Id_Penghargaan Nama_Penghargaan

Tingkat_Pendidikan # o o o o Id_Tingkat_Sekolah Nama_Sekolah Alamat_Sekolah Tahun_Mulai_Sekolah Tahun_Selesai_Sekolah

Variable characters (10) Variable characters (100) Variable characters (100) Integer Integer Pendidikan_Lain # o Id_Pendidikan Nm_Pendidikan

Pengalaman_Kerja # o o o o o o Id_Pengalaman_Kerja Nama_Rumah_Sakit Lama_Waktu_Menjabat Nama_Jabatan_Kerja Tugas_Jabatan Gaji_Pertama Gaji_Terakhir

Variable characters (10) Variable characters (100) Integer Variable characters (100) Variable characters (100) Integer Integer Hobi # o Id_Hobi Nama_Hobi

Organisasi #

o Id_Organisasi Nm_Organisasi

Informasi_Lain #

o Id_Informasi Nm_Informasi

Variable characters (10) Variable characters (100) Login # o o Id_Login Username Password

Variable characters (10) Variable characters (15) Variable characters (15)