TUGAS-1 KELOMPOK
OLEH KELOMPOK 7
Elsa Sri Erjuni Rumapea 143010244 Khalida Nur Islami 143010247 Raka Taufika Ramdani S 143010253 Rizky Tasya Novita 143010256
Hesti Fera 143010261
Referensi : “ Jurnal Rekayasa Ulang Proses Bisnis Administrasi Tugas Akhir dan
Wisuda (Studi Kasus : Program Studi Teknik Informatika, Universitas Islam
Indonesia)”
URL : http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/view/3116
Proses administrasi Tugas Akhir di Universitas Islam Indonesia (UII) dilakukan
mahasiswa setelah memenuhi persyaratan akademik dan merupakan tahap awal untuk
melakukan bimbingan. Pada proses administrasi Tugas Akhir, mahasiswa harus
melakukan beberapa aktivitas yang terkait dengan beberapa partisipan untuk dapat
melakukan bimbingan. Lamanya bimbingan tergantung pada setiap mahasiswa. Oleh
karena itu, pada peneliti tidak membahas proses tersebut. Setelah mahasiswa melalui
bimbingan dan dinyatakan lulus pada ujian akhir (pendaftaran), mahasiswa dapat
melakukan proses administrasi wisuda. Berdasarkan banyaknya proses yang harus
dilalui oleh mahasiswa tugas akhir dan calon wisudawan, proses ini juga melibatkan
banyak partisipan dan dapat dikatakan bahwa proses ini cukup memakan waktu.
Sehingga dengan adanya permasalahan di atas maka dilakukan rekayasa proses
bisnis yang dapat mereduksi aktifitas-aktifitas yang tidak efektif dalam administrasi
Tugas Akhir dan Wisuda di Universitas Islam Indonesia.
• BPR proses pendaftaran Tugas Akhir.
Proses administrasi Tugas Akhir saat ini dimulai saat mahasiswa memenuhi
persyaratan akademik. Untuk melakukan proses administrasi, mahasiswa sebelumnya
dibuktikan dengan lembar bukti menyaksikan progress. Lembar tersebut diserahkan
kepada Administrator jurusan yang digunakan untuk mendapatkan akun SIMSOn. Akun
SIMSOn digunakan mahasiswa untuk mengajukan proporsal Tugas Akhir. Mahasiswa
akan mendapatkan hasil persetujuan proposal setelah dilakukannya rapat oleh dewan
dosen yang dilakukan hari selasa setiap minggunya. Mahasiswa yang telah
mendapatkan persetujuan, diharuskan membayar biaya bimbingan melalui bank.
Adapun diagram alir untuk proses saat ini (sebelum SIMSOn dioptimalkan) terdapat
pada gambar 1.
Mah
asi
sw
a
A
d
m
in
istr
ato
r
Ju
ru
san
S
taf
K
P
/T
A
D
o
se
n
Ban
k
/T
e
le
r
Phase
Melihat Progrs Tugas
Akhir
Memeriksa Persyaratan Tugas Akhir
Memenuhi
Persyaratan ? Menyerahkan Persyaratan
Ya
Mendapatkan Persyaratan TA
Membuat Akun Slimc On
Mendapatkan Akun Mengajukan Proposal TA
Merekap Hasil Proposal TA
Selesai
Membayar biaya bimbingan TA
Mendapat bukti Pembayaran
Mendapat bukti Pembayaran
Selesai
Rapat Persetujuan
Proposal TA Setuju
Menerima ulang
Pembayaran Mengubah Status
Pembayaran
Bimbingan Menggunakan
SimcOn
Mendapat Form Bimbingan TA
Menyerahkan Form Bimbingan TA Dokumen
Persyaratan TA
Dokumen Rekap Proposal TA
Selsai
Selesai
Syarat Dokumen : -Form menyaksikan TA Syarat Akademik (Mahasiswa memeriksa sendiri) : -KKN -Jumlah SKS -Mengikuti SAD -Lulus ONDI dan ATAQ -Lulus KP
[image:2.595.86.538.249.521.2]Form Menyaksikan Progres TA
Diagram alir untuk proses setelah dilakukan rekayasa ulang (setelah SIMSOn
[image:3.595.88.511.119.359.2]dioptimalkan terdapat pada gambar 2.
Gambar 2. Diagram Alir Proses Pendaftaran TA Setelah BPR
Berdasarkan gambar 1 dan 2 adapun perbandingan untuk rancangan pada proses
administrasi Tugas Akhir sebelum dan sesudah sistem SIMSOn dioptimalkan, terdapat
perbedaan waktu proses seperti yang disajikan pada tabel 1.
Tabel 1. Perbandingan Perkiraan Waktu Proses Pendaftaran Tugas Akhir
No Sebelum Sesudah
Aktivitas Waktu Aktivitas Waktu
1 Melihat Progress TA 2 Jam Melihat Progress TA 2 Jam
2 Penyerahan dan
pemeriksaan syarat TA 1 Jam
3 Pembuatan Akun
SIMSOn 10 menit
Pembuatan Akun
SIMSOn 10 menit
4 Proses pengajuan
proposal TA 5 menit
Proses pengajuan
proposal TA 5 menit
5 Proses pembayaran
biaya bimbingan TA 15 menit
Proses pembayaran
biaya bimbingan TA 15 menit
[image:3.595.97.502.481.758.2]pembayaran pembayaran
7 Pemberian form
bimbingan TA 5 menit
8
Memasukkan Hasil TA
dan Laporan ke
SIMSOn
5 menit
Total Waktu 3 jam 36
menit Total Waktu
2 jam 36
menit
Berdasarkan tabel 1 dapat dilihat bahwa perbedaan sebelum dan sesudah
SIMSOn dioptimalkan penggunaannya terdapat pada kegiatan 2 yaitu penyerahan dan
pemeriksaan syarat TA dimana aktivitas ini ditiadakan sebab proses ini memerlukan
waktu yang cukup lama karena mahasiwa terlebih dahulu meminta cetak transkrip nilai
pada bagian akademik. Kemudian mahasiswa harus mengkonfirmasi ulang persyaratan
akademik yang harus dipenuhi ke bagian KP/TA. Selanjutnya, mahasiswa memeriksa
kembali persyaratan dengan transkrip nilai yang telah dimiliki mahasiswa untuk dapat
melakukan pendaftaran Tugas Akhir. Sedangkan, setelah SIMSOn dioptimalkan maka
kegiatan 2 tersebut ditiadakan dan keselurahan aktivitas tersebut dapat diwakilkan
dengan SIMSOn untuk memeriksa persyaratan akademik secara otomatis.
Aktivitas 7 ditiadakan sesudah SIMSOn dioptimalkan karena form bimbingan
TA dapat dicetak melalui SIMSOn. Aktivitas 8 merupakan aktivitas tambahan setelah
SIMSOn dioptimalkan untuk memudahkan mahasiswa mengunggah hasil TA dan
laporannya sebagai publikasi online.
• BPR proses pendaftaran Wisuda
Pada proses pendaftaran wisuda saat ini, jika mahasiswa dinyatakan lulus maka
tahap selanjutnya melakukan proses administrasi wisuda. Proses ini dimulai dari
mahasiswa menyerahkan bukti ke beberapa partisipan antara lain; Administrator
Jurusan, Staf Direktorat Perpustakaan, dan Staf KP/TA. Selanjutnya mahasiswa
melakukan posting nilai di bagian Akademik. Setelah melakukan posting nilai,
mahasiswa mendapatkan Surat Keterangan Lulus (SKL) yang digunakan sebagai ijazah
sementara. Kemudian mahasiswa melakukan pembayaran untuk melengkapi
memasukkan nilai TA ke sistem dan melakukan pemeriksaan mengenai data-data
mahasiswa beserta Tugas Akhirnya. Bukti-bukti yang dibutuhkan beserta SKL
digunakan oleh mahasiswa untuk mendapatkan formulir administrasi wisuda di bagian
Direktorat Akademik Pusat. Formulir tersebut bersama dengan bukti-bukti lainnya
diserahkan kembali ke bagian Direktorat Akademik Pusat. Adapun diagram alir untuk
proses saat ini (sebelum SIMSOn dioptimalkan) terdapat pada gambar 3.
Mah asi sw a A d m in istr ato r J u ru san S taf D ir e k to rat P e rp u stak aan S taf K P /T A S taf A k ad e m ik S taf D ir e k to rat A k ad e m ik P u sat Ban k /T e ll e r Menyerahkan Syarat ke Staf KP/TA Menyerahkan persyaratan ke Administrasi Jurusan Menyerahkan Syarat ke Direktorat Perpustakaan Mendaftar Biaya Pendaftaran Wisuda
dan Biaya iuran alumni Menerima bukti direktorat perpustakaan Menerima nilai Tugas Akhir Melengkapi Persyaratan Wisuda Meminta Formulir Pendaftaran Wisuda Menerima Bukti Bank Pembayaran Iuran Alumni & Biaya Wisuda Menerima SKL Mengisi Formulir Menyerahkan Formulir dan Persyaratan Wisuda Menerima Persyaratan Wisuda Menerima Persyaratan Wisuda Menyerahkan Bukti Menerima Persyaratan WIsuda Menyerahkan Nilai Tugas Akhir
Menerima Persyaratan Wisuda
Memasukkan Nilai & Judul Tugas Akhir
Cetak SKL Menyerahkan SKL
Memberikan Formulir Pendaftaran Wisuda Menerima Persyaratan Wisuda Menerima Persyaratan Wisuda Menyerahkan Bukti BPMN Proses Pendaftaran Wisuda Sebelum BPR
Mulai Selesai Selesai Selesai Selesai Selesai Selesai Selesai CD Tugas Akhir
- Bukti Penyerahan Persyaratan Sebelumnya - Foto Berwarna
- Foto Copy legalisir ijazah SMA
- Laporan Tugas Akhir - Sumbangan Buku
-Lembar Revisi Laporan TA -Bukti Iuran Alumni
[image:5.595.99.507.203.659.2]-Pembayaran Iuran Alumni -Pembayaran Biaya Wisuda
Diagram alir untuk proses setelah dilakukan rekayasa ulang (setelah SIMSOn
dioptimalkan terdapat pada gambar 4.
Mah as is w a A d m in is tr ato r J u ru san S taf D ir e k to rat P e rp u stak aan S taf A k ad e m ik S taf D ir e k to rat A k ad e m ik P u sat Ban k /T e ll e r
BPMN Proses Pendaftaran Wisuda
Membayar Biaya Pendaftaran Wisuda Menyerahkan Syarat ke Direktorat Perpustakaan Membayar bIaya Iuran Alumni Menerima Bukti Pembayaran Iuran Alumni Menerima Pembayaran Wisuda Mendapatkan SKL Melengkapi Syarat Pendaftaran Wisuda Meminta Formulir Pendaftaran Wisuda Mengisi Formulir Menyerahkan Formulir dan Persyaratan Wisuda Memeriksa hasil
TA di SIMSOn Ubah Status
Menerima Laporan TA Memeriksa Status Pembayaran Iuran Alumni Ubah Status Memeriksa Laporan TA di SIMSOn
Posting Nilai dan
Judul TA Cetak SKL Menyerahkan SKL
Memeriksa Status Memberikan Formulir Pendaftaran Wisuda Menerima Formulir dan Persyaratan Wisuda Menerima Pembayaran Iuran Alumni Menerima Pembayaran Pendaftaran Wisuda
Ubah Status Bukti PembayaranMenyerahkan Mulai Selesai Selesai Selesai Selesai Selesai Selesai -Bukti Penyerahan Persyaratan Sebelumnya
[image:6.595.99.542.128.575.2]-Foto Berwarna -Foto Copy Legalisir ijazah SMA
Gambar 4. Diagram Alir Proses Pendaftaran Wisuda setelah BPR
Berdasarkan gambar diagram alir 3 dan 4 adapun perbandingan untuk rancangan
pada proses administarasi Wisuda sebelum dan sesudah sistem SIMSOn dioptimalkan,
Tabel 2. Perbandingan Perkiraan Waktu Proses Pendaftaran Wisuda
No Sebelum Sesudah
Aktivitas Waktu Aktivitas Waktu
1
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat ke
administrator Jurusan
10 menit
2
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat ke
administrator Staf
Direktorat
Perpustakaan
30 menit
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat ke
administrator Staf
Direktorat
Perpustakaan
10 menit
3
Penyerahan dan
pemeriksaan syarat ke
Staf KP/TA
10 menit
4 Proses pembayaran
iuran alumni 15 menit
Proses pembayaran
iuran alumni 15 menit
5 Proses pembayaran
biaya wisuda 15 menit
Proses pembayaran
biaya wisuda 15 menit
6
Penerimaan dan
pemeriksaan setiap
bukti
30 menit
Penerimaan dan
pemeriksaan setiap
bukti
5 menit
7 Menerima nilai Tugas
Akhir 5 menit
8
Penerimaan dan
pemeriksaan bukti ke
akademik
20 menit
9 Menerima SKL 30 menit
10
Penyerahan dan
pemeriksaan
pendaftaran Wisuda
30 menit
Penyerahan dan
pemeriksaan
pendaftaran Wisuda
30 menit
12
Penyerahan formulir
dan pemeriksaan
kelengkapan
persyaratan
10 menit
Penyerahan formulir
dan pemeriksaan
kelengkapan
persyaratan
10 menit
Total Waktu 3 jam 40
menit Total Waktu
1 jam 40
menit
Berdasarkan tabel 2 dapat dilihat bahwa aktivitas 1, 3, 7, 8, dan 9 ditiadakan
setelah SIMSOn dioptimalkan karena seluruh aktivitas itu dapat dilakukan dengan
menggunakan SIMSOn. Pada aktivitas 2 dapat dilakukan penghematan waktu sebesar
20 menit karena persyaratan untuk bebas perpustakaan sudah terdapat didalam SIMSOn
serta aktivitas pencatatan dilakukan dengan menggunakan sistem sehingga tidak perlu
lagi ada bukti cetak yang menyatakan bebas perpustakaan. Aktivitas 6 juga dapat
dilakukan penghematan waktu sebesar 25 menit, karena sistem untuk pembayaran sudah
terintegrasi pada saat pemeriksaan bukti pembayaran.
Berdasarkan penjelasan diatas maka perbandingan waktu pada kedua proses
didapatkan hasil bahwa proses administrasi Tugas Akhir dihasilkan pengurangan waktu
sebanyak 27,8% sedangkan untuk proses administrasi wisuda sebanyak 47,6%. Dari
pengurangan waktu yang dihasilkan, rancangan kedua proses tersebut tetap dapat
dikatakan sebagai salah satu contoh penerapan rekayasa ulang proses bisnis. Hal ini
disebabkan karena presentase yang dihasilkan lebih dari 5-10% (Presentase peningkatan
Continuous Improvement). Walaupun dengan presentase perubahan yang tidak radikal,
terdapat beberapa implikasi lain dari pengurangan waktu yang dibutuhkan mahasiswa
untuk kedua proses tersebut. Hasil presentase pengurangan waktu tersebut merupakan
contoh dari proses administrasi yang dilakukan oleh seorang mahasiswa. Pengurangan
waktu akan lebih terasa jika proses administrasi dilakukan oleh banyak mahasiswa
dalam waktu bersamaan (antrian), dengan demikian waktu antrian akan menjadi lebih
singkat. Implikasi lainnya adalah peningkatan produktivitas para staf terkait dengan
proses administasi tersebut. Hal ini disebabkan karena jumlah waktu yang diperlukan
untuk melakukan kedua proses administrasi tersebut berkurang sehingga para staf dapat
Adapun keuntungan dengan adanya rekayasa ulang proses bisnis tidak akan
ditemukan banyak kesulitan. Hal ini disebabkan karena sistem yang digunakan pada
rancangan proses bisnis yang baru sudah ada sebelumnya dan hanya perlu dioptimalkan.
Staf juga sudah terbiasa mengggunakan kedua sistem tersebut sebelumnya, sehingga
menjadi salah satu keuntungan dalam penerapannya. Selain itu, rancangan proses bisnis
yang baru tidak mengalami banyak perubahan, sehingga tidak diperlukan banyak waktu
untuk melakukan sosialisasi kepada staf terkait. Dari beberapa penjelasan yang telah
disebutkan sebelumnya, jika rancangan proses bisnis yang baru diterapkan maka tidak
diperlukan biaya yang besar untuk pembuatan sistem dan sosialisasi bagi staf terkait.
Adapun potensi kelemahan dari dioptimalkannya SIMSOn adalah server error
yang bergantung pada kestabilan jaringan internet karena seluruh aktivitas ini
