DIVISI CONSUMER SERVICE TIMUR II
PT TELEKOMUNIKASI INDONESIA Tbk. SURABAYA
PROYEK AKHIR
Nama : KARTIKA OKTA MAULINA
NIM : 09.39015.0010
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
iv
Sekretaris memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan ataupun sebuah instansi pemerintah untuk menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan administrative dan juga sebagai citra perusahaan. Laporan Proyek Akhir ini bertujuan untuk mengetahui dan memahami Peranan Resepsionis dan Sekretaris dalam Menunjang Kinerja Pimpianan pada PT Telekomunikasi Divisi Consumer
Service II Timur Surabaya yang meliputi bagaimana prosedural resepsionis
menangani tamu serta bagaimana peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk DCS II Timur Surabaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan. Metode yang digunakan adalah observasi, interview dan studi literature selama 3 bulan. Berdasarkan observasi, interview dan studi literature didapatkan bahwa peranan resepsionis dan sekretaris Divisi Consumer Services II Timur PT Telkom Surabaya meliputi prosedural penanganan tamu, penanganan rapat, pendisposisian surat, pengaturan perjalanan dinas pimpinan serta menjamu tamu perusahaan sudah berjalan dengan cukup baik.
x
2.1.1 Lokasi Perusahaan... 8
2.1.2 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service II Timur ... 9
2.1.3 Logo PT Telekomunikasi Tbk ... 11
2.2 Gambaran Umum Sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II Surabaya ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 15
3.1 Resepsionis ... 15
3.1.1 Pengertian Tamu ... 16
3.1.2 Pengetahuan Komunikasi ... 17
3.2 Pengertian Sekretaris ... 18
3.2.1 Tugas Sekretaris ... 18
3.3 Microsoft Access ... 28
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 30
4.1 Peranan Resepsionis PT Telekomunikasi Tbk, Divisi Consumer Service II Surabaya ... 31
4.1.1 Prosedural Resepsionis dalam Menangani Tamu ... 32
4.2 Peranan Sekretaris PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Service II Timur Surabaya ... 47
4.2.1 Persiapan Rapat ... 48
4.2.2 Prosedur Pendisposisian Surat Masuk Pada Sekretariat PT Telkom DCS Timur ... 55
4.2.3 Menangani Perjalanan Dinas ... 64
4.2.4 Etiket Jamuan Makan/Table manners ... 69
xi
5.2 Saran ... 81
DAFTAR PUSTAKA ... 83
xii
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service II Timur Surabaya ... 9
Gambar 2.2 Gambar PT Telekomunikasi Tbk ... 11
Gambar 3.1 Peletakan alat makan ... 28
Gambar 3.2 Tampilan Microsoft Access 2007 ... 29
Gambar 4.1 Ruang Resepsionis PT Telkom DCS II Timur ... 32
Gambar 4.2 Tampilan shortcut software visitor system... 34
Gambar 4.3 Menu transaksi tamu ... 34
Gambar 4.4 Alat untuk melakukan finger print ... 35
Gambar 4.5 Pengisian Tujuan departemen ... 36
Gambar 4.6 Pengisian identitas tamu ... 37
Gambar 4.7 Pengisian nomor identitas ... 37
Gambar 4.8 Nomor visitor ... 38
Gambar 4.9 Kamera ... 38
Gambar 4.10 Menyimpan foto ... 39
Gambar 4.11 Telkom guest book ... 39
Gambar 4.12 Kartu visitor... 41
Gambar 4.13 Tampilan portal divre 5 ... 42
Gambar 4.14 Ruang sekretaris PT Telkom DCS II Timur Surabaya ... 47
Gambar 4.15 Lembar nota dinas ... 51
Gambar 4.16 Lembar kedua nota dinas... 52
xiii
Gambar 4.20 Contoh surat masuk ... 61
Gambar 4.21 Jenis surat pada lembar disposisi ... 62
Gambar 4.22 Tanggal pada lembar disposisi ... 63
Gambar 4.23 Pengisian tujuan dan keterangan lembar disposisi ... 64
Gambar 4.24 Katalog pemesanan tiket pesawat online ... 66
Gambar 4.25 Guarantee Letter ... 68
Gambar 4.26 Ruang Caffetaria ... 70
Gambar 4.27 Peletakkan peralatan makan ... 72
Gambar 4.28 Peletakkan peralatan makan ... 73
Gambar 4.29 Tata meja makan tamu secara buffet ... 74
Gambar 4.30 Contoh appetizer ... 75
Gambar 4.31 Contoh main course ... 76
Gambar 4.32 Contoh dessert ... 77
Gambar 4.33 Cara memegang gelas... 79
xv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Departemen masing-masing lantai ... 41
Tabel 4.2 Tabel daftar hadir rapat ... 54
Tabel 4.3 Lembar disposisi EGM PT Telkom DCS II Timur Surabaya ... 57
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Biodata Penulis ... 83
Lampiran 2 Log harian dan catatan perubahan acuan kerja ... 84
Lampiran 3 Daftar kehadiran kerja praktek ... 88
Lampiran 4 Kartu bimbingan kerja praktek ... 91
Lampiran 5 Surat persetujuan permohonan kerja praktek ... 92
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Kemajuan ilmu pengetahuan teknologi di era globalisasi menutut orang–
orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan
memperluas wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu
ditingkatkan dalam rangka bersaing dengan tenaga–tenaga sekretaris yang tidak
mustahil akan didatangkan dari luar negeri.
Sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah perusahaan karena
tugas rutin seorang sekretaris adalah membantu memperlancar berbagai aspek
administratif kantor yang meliputi korespondensi, pengarsipan, pengaturan
jadwal, dan berbagai pekerjaan lain yang mendukung kinerja pimpinan
perusahaan.
Selain mengerjakan tugas rutin, sektretaris juga memiliki tugas sebagai
seorang resepsionis. Dalam memenuhi kewajiban sebagai resepsionis, ada
beberapa hal yang menjadi tugas sekretaris yakni menerima dan menjawab
telepon, menerima tamu yang bertemu dengan pimpinan, dan mencatat janji-janji
untuk pimpinan.
Kemampuan menggunakan komputer adalah syarat mutlak untuk
menjadi sekretaris, karena mayoritas pekerjaan kesekretariatan menggunakan
media komputer. Microsoft office merupakan salah satu program aplikasi
sehari-hari agar lebih efisien dan efektif. Dengan program ini semua tugas-tugas
kreatif sekretaris akan dengan mudah dapat dikerjakan.
Pemanfaatan teknologi informasi (TI) di berbagai jenis perusahaan tidak
bisa terhindarkan lagi. Proses otomatisasi dan komputerisasi telah dilakukan
secara terintegrasi dan menyeluruh dalam lingkungan perusahaan. Karena tidak
mungkin perusahaan berjalan mundur, penerapan teknologi akan berjalan terus
sesuai dengan perencanaan besar sebelumnya. Penerapan teknologi mulai dari
surat menyurat, hingga komputerisasi sistem informasi administrasi dan
kesekretariatan terus dilakukan. Oleh karena itu, sekretaris harus mempersiapkan
diri untuk memasuki era teknologi informasi agar tidak kalah saing dengan
perusahaan asing, demi kemajuan perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang, perumusan masalah yang diangkat dalam
laporan proyek akhir ini sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedural resepsionis dalam menangani tamu di PT
Telekomunikasi Tbk DCS II Timur Surabaya?
2. Bagaimana peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk DCS II Timur
Surabaya dalam membantu kelancaran kerja pimpinan?
1.3 Batasan Masalah
Agar lebih terfokus dan memberikan penjelasan yang detail mengenai
permasalahan yang diangkat, laporan Proyek Akhir ini membatasi pembahasan
1. Resepsionis dalam menerima tamu di PT Telekomunikasi Tbk pada bagian
Divisi Consumer Service II Timur Surabaya
2. Peranan sekretaris PT Telekomunikasi Tbk pada bagian Divisi Consumer
Service II Timur Surabaya yang meliputi:
a. Persiapan rapat
b. Pendisposisian surat masuk
c. Pengaturan perjalanan dinas pimpinan
d. Jamuan makan
1.4 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari pelaksanaan proyek akhir yang ditempuh oleh
penulis selama 3 bulan hingga penulisan laporan proyek akhir adalah sebagai
berikut:
1.4.1 Tujuan Umum
a. Mempraktekkan dan mengaplikasikan ilmu yang didapat selama masa kuliah
ke dalam dunia kerja.
b. Mengasah cara berinteraksi dan bersosialisasi dengan rekan kerja dalam satu
perusahaan.
c. Melatih kemampuan bekerja sama dan disiplin waktu serta kemampuan untuk
melaksanakan tugas dengan baik.
1.4.2 Tujuan Khusus
1. Mengetahui prosedural pelayanan tamu pada Bagian Divisi Consumer Service
II Timur Surabaya.
2. Memberikan gambaran mengenai peranan sekretaris pada Bagian Divisi
a. Persiapan rapat
b. Pendisposisian surat masuk
c. Perjalanan dinas pimpinan
d. Jamuan makan
1.5 Manfaat Proyek Akhir
Proyek akhir ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi
pengembangan ilmu pengetahuan mengenai peranan sekretaris terutama bagi
mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan. Secara lebih
khusus, manfaat yang diharapkan:
1.5.1 Bagi STIKOM
Hasil laporan proyek akhir ini dapat menambah perbendaharaan referensi
bagi mahasiswa DIII Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan dan
bermanfaat bagi mahasiswa program studi lain dalam memperkaya wawasan dan
pengetahuan.
1.5.2 Bagi PT TELKOM INDONESIA Tbk.
Memberikan masukan untuk memperhatikan pelayanan yang diberikan
terhadap tamu dan lebih meningkatkan peranan sekretaris serta laporan ini dapat
dijadikan sebagai bahan referensi bagi perusahaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk lebih mudah dalam memahami isi Laporan Proyek Akhir ini, maka
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi pendahuluan yang menyangkut latar belakang masalah,
rumusan masalah, tujuan penelitian, lokasi dan pengumpulan data dan
sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN UMUM
Bab ini membahas gambaran umum tentang sejarah, lokasi perusahaan,
struktur organisasi serta logo PT TELEKOMUNIKASI Tbk Divisi
Counsumer Service II Timur Surabaya.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang resepsionis dan rincian tugas sekretaris
sehingga dapat disunakan sebagai referensi dalam penyusunan proyek
akhir ini.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang metode–metode yang digunakan dalam
pengambilan dan pencarian data serta hasil yang diperoleh serta analisa
dan pembahasannya.
BAB VI PENUTUP
Bab penutup ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diajukan
penulis kepada Sekretaris Divisi Consumer Service II pada PT
Telekomunikasi Tbk, sebagai bahan perbandingan dan juga
diperuntukkan bagi semua peserta proyek akhir yang akan datang sebagai
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Gambaran Umum PT Telekomunikasi Indonesia Tbk,
Cikal bakal TELKOM adalah suatu badan usaha bernama Post-en
Telegraafdienst yang didirikan dengan Staatsblad No.52 tahun 1884.
Penyelenggaraan telekomunikasi di Hindia Belanda pada waktu itu mulanya
diselenggarakan oleh swasta. Bahkan sampai tahun 105 tercatat 38 perusahaan
telekomunikasi, yang pada tahun 1906 diambil alih oleh pemerintah Hindia
Belanda berdasarkan Staatblad No. 395 tahun 1906. Sejak itu berdirilah Post,
Telegraaf en Telefoondients atau disebut PTT Dients. PTT Dients ditetapkan
sebagai perusahaan Negara berdasarkan Staatblad No. 419 tahun 1927 tentang
Indonesia Bedrijvenment (I.B.W., Undang – Undang Perusahaan Negara).
Jawatan PTT ini berlangsung sampai dikeluarkannya Peraturan
Pemerintah Pengganti Undan–Undang (Perpu) No.19 tahun 1960 oleh Pemerintah
Republik Indonesia, tentang persyaratan suatu Perusahaan Negara dan PTT Dients
memenuhi syarat untuk tetap menjadi suatu Perusahaan Negara (PN). Kemudian
berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 tahun 1961, tentang Pendirian
perusahaan Negara Pos dan Telekomuniksi disebutkan, bahwa Perusahaan Negara
sebagaimana dimaksud dalam pasal 21.B.W. dilebur kedalam Perusahaan Negara
Pos dan Telekomunikasi (PN. Pos dan Telekomunikasi).
Dalam perkembangan selanjutnya pemerintah memandang pelu untuk
membagi PN Pas dan telekomunikasi menjadi dua Perusahaan Negara berdiri
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965, mka berdirilah
perusahaan Negara Pos dan Giro (PN. Pos dan Giro) dan pendirian Perusahaan
Negara Telekomunikasi (PN. Telekomunikasi) diatur dalam peraturan Pemerintah
No. 30 tahun 1965.
Bentuk PN ini pun dikembangkan menjadi Perusahaan Umum (PERUM)
Telekomunikasi melalui Peraturan Pemerintah No. 36 tahun 1974. Dalam
peraturan tersebut dinyatakan pula Perusahaan Umum.
Telekomunikasi (PERUMTEL) sebagai badan usaha tunggal
penyelenggara jasa telekomunikasi dalam negeri maupun luar negeri. Tentang
hubungan telekomunikasi luar negeri pada saat itu juga diselenggarakan oleh PT.
Indonesia Satellite Corporation (Indosat) yang masih besetatus perusahaan asing,
yakni dari Amerika Cable & Radio Corporation, didirikan berdasarkan peraturan
perundangan Negara bagian Delaware, Amerika Serikat.
Seluruh saham PT. Indosat dengan modal asing ini pada akhir tahun 1980
dibeli oleh Negara Republik Indonesia dari American Cable & Radio
Corporation.
Dalam rangka meningkatkan pelayanan jasa telekomunikasi untuk
umum, pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 53 tahun 1980
tentang telekomunikasi untuk umum yang isinya tentang Perubahan Atas
Peraturan Pemerintah No. 22 tahun 1974. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.
3 tahun 1980, PERUTEL ditetapkan sebagai badan usaha penyelenggara
Memasuki Repelita V pemerintah merasakan perlunya percepatan
pembangunan telekomunikasi, karena sebagai infrastruktur diharapkan dapat
memacu pembangunan sector lainnya.
Selain hal tersebut penyelenggaraan telekomunikasi membutuhkan
manajemen yang lebih professional, oleh sebab itu perlu meningkatkan bentuk
perusahaan. Untuk itu berdasarkan Peraturan Pemerintah No.25 tahun 1991, maka
bentuk Perusahaan Umum (PERUM) dialihkan menjadi Perusahaan Perseroan
(Persero), sebagaimana dimaksud dalam Undang–Undang No. 9 tahun 1968.
Sejak itu berdirilah Perusahaan Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia
atau TELEKOM.
2.1.1 Lokasi Perusahaan
Lokasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk Divisi Consumer Service II di
2.1.2 Struktur Organisasi Divisi Consumer Service II Timur
Organisasi Divisi Consumer Service Terdiri atas:
(1) Pimpinan Divisi Consumer Service, yaitu:
a. Executive General Manager Divisi Consumer Service.
b. Deputy Executive General Manager Divisi Consumer Service.
(2) Penyelenggara operasi layanan bisnis FWL segmen retail terdiri dari dua
Divisi Consumer Service, yaitu:
a. Divisi Consumer Service Barat
b. Divisi Consumer Service Timur
(3) Penyelenggara operasi layanan Divisi Consumer Service terdiri dari tujuh Unit
Consumer Service Regional dengan pembagian sebagai berikut:
a. Divisi Consumer Service Barat mencakup:
1. Unit Consumer Service Regional I Sumatera
2. Unit Consumer Service Regional II JABODETABEK
3. Unit Consumer Service Regional III Jawa Barat & Banten
b. Divisi Consemer Service Timur mencakup:
1. Unit Consumer Service Regional IV Jawa Tengah & DIY
2. Unit Consumer Service Regional V Jawa Timur
3. Unit Consumer Service Regional VI Kalimantan
4. Unit Consumer Service Regional VII Kawasan Timur Indonesia
(4) Penyelenggara pengelolaan fungsi technostructure, operation support dan
management support masing–masing Divisi Consumer Service sebagai
berikut:
a. Bidang Planning & Quality of Service
c. Bidang Commerce
d. Bidang General Support
2.1.3 Logo PT Telekomunikasi Tbk
Keterangan:
1. Expertise
Lingkaran merupakan symbol kelengkapan dari product dan service dalam
time.
2. Empowering
Tangan yang meraih kelur mencerminkan pertumbuhan dan expansi keluar.
3. Assured
Jemari mencerminkan kecermatan perhatian, serta kepercayaan dan hubungan
erat.
4. Progressive
Kombinasi tangan dan lingkaran menjadi symbol matahari terbit, symbol
perubahan dan awal yang baru.
5. Heart
Telapak tangan secara universal bisa diartikan untuk menceritakan kehidupan
seseorang sebagai symbol pencapaian dan untuk penggapaian masa depan.
6. Penulisan karakter dengan tipe huruf dengan sudut yang bulat, disertai
kombinasi huruf besar dan kecil mencerminkan suatu keseimbangan yang
natural. Penggunaan huruf kecil juga merupakan upaya untuk lebih akrab dan
bersahabat.
7. Expert Blue
Melambangkan pengalaman dan keahlian yang tinggi.
8. Vital Yellow
Merupakan elemen atraktif yang hangat, mengundang dan dinamis. Warna
vital yellow juga menyeimbngkan expert blue.
9. Infinite Sky Blue
Mencerminkan inofasi dan peluang tak terhingga untuk masa depan.
Seperti yang diketahui, Telkom melakukan perubahan dikarenakan harus
menyesuaikan dengan kondisi lingkungan yang ada, baik lingkungan Makro
maupun Mikro. Perkembangan teknologi dan ketatnya persaingan industri
teknologi komunikasi dan informasi di indonesia juga mendorong untuk
melakukan perubahan. Potensi pasar dan pengguna di bisnis ini memang masih
2.2 Gambaran Umum Sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II Surabaya
Ruang Sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II Surabaya terletak di
Jalan Ketintang 156 Surabaya tepatnya berada di lantai 3 gedung DCS II. Terletak
satu ruangan dengan Executif General Manager DCS II dan Deputy General
Manager DCS II PT Telkom.
1. EGM DCS
EGM DCS II TIMUR adalah Kepala Divisi Consumer Service Timur II
Surabay. Secara Struktural bertanggung jawab kepada Direksi PT Telekomunikasi
Indonesia, Tbk. mengkomunikasikan pada seluruh jajaran DCS Timur tentang
pemenuhan persyaratan pelanggan, serta pemenuhan terhadap peraturan dan
hukum, pengelolaan dan pengelokasian sumber daya dalam penyelenggaraan
pelayanan jasa telekomunikasi dan pengolaan bisnis Divisi Consumer Service II
Timur, menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, serta mendistribusikan
tangguang jawab pencapainnya, pemenuhan sumber daya bagi implementasi
TQMS di DCS II Timur, menunjuk Quality Management Representative
pengganti jika pejabat Quality Management Representative berhalangan
sementara waktu, mengembangkan kualitas SDM DCS II Timur.
2. Deputy EGM DCS
Deputy EGM DCS adalah Deputy kepala Divisi Consumer Service
Timur II Surabaya. Secara Struktual bertangguang jawab kepada EGM DCS II
yang bertangguang jawab dalam mengarahkan dan mengendalikan Unit Bisnis
bertangguang jawab kepada EGM DCS II untuk menjamin implementasi
seluruh ketetapan, ketentuan dan kebijakan EGM DCS II, menetapkan target
kinerja operasional unit bisnis dan anggaran unit bisnis (unit kerja
operasional), memutuskan setiap permasalahan operasional DCS II Timur dan
mengembangkan SDM sesuai kewenangannya.
Kesekretariatan PT Telkom DCS II menangani berbagai hal yang
berkaitan dengan pimpinan maupun karyawan bagian sekretaris divisi. Berikut
adalah tugas sekretaris divisi secara umum:
a. Menangani pengetikan dan pengiriman surat-surat dari semua anggota divisi.
b. Menangani undangan rapat, sidang, pertemuan dan penyuluhan
c. Menangani perjalanan dinas pimpinan
d. Menangani administrasi umum seputar Divisi Consumer Service II Timur
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Resepsionis
Menurut Soetanto (2010:70), petugas yang bertugas khusus menerima
dan melayani tamu disebut dengan resepsionis (receptionist). Tugas seorang
resepsionis adalah membantu para tamu yang ingin bertemu dengan pejabat atau
pimpinan. Oleh karena kesan pertama yang diperoleh para tamu adalah sikap
resepsionis, maka ada beberapa syarat penting yang harus dipenuhi oleh seorang
resepsionis yaitu:
a. Sopan dan ramah
b. Berkepribadian tinggi
c. Bijaksana
d. Cerdas
e. Mengetahui pengetahuan tentang struktur organisasi
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dari tamu yang
memiliki maksud-maksud tertentu, maka resepsionis harus mempunyai catatan
identitas tamu yang hendak datang menemui pimpinan. Catatan identitas tamu
memiliki format yang berbeda-beda, namun pada umumnya berisi tentang
identitas seorang tamu meliputi keterangan-keterangan sebagai berikut: tanggal,
nama tamu, jabatan tamu, nama pejabat yang akan ditemui dan tujuan kedatangan
tamu.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dilaksanakan dalam
1. Memberi salam dan menegur tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan
keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi kartu atau buku tamu.
2. Sebagai penerima tamu harus dapat menjaga pembicaraan dan mengerti
tentang apa yang boleh dan tidak boleh untuk dibicarakan dengan tamu
3. Dapat mengarahkan tamu, memberi informasi yang dibutuhkan dan
membantu pimpinan dalam melayani serta membuat perjanjian dengan tamu
4. Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan
baik dan jangan sampai menyinggung tamu
5. Membuat tamu merasa senang apabila terpaksa harus menunggu
6. Memberikan perhatian kepada setiap tamu dan segera mengambil keputusan
apabila tamu disalurkan ke bagian lain.
3.1.1 Pengertian Tamu
Menurut Sumarto (1999:22), menerima tamu merupakan salah satu
pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekretaris.
Oleh karena itu, sekretaris profesional harus mengetahui dengan baik karakter
tamu-tamu yang datang, kemudian menyikapi kehadiran mereka secara etis. Lebih
dari itu, seorang sekretaris juga dituntut kemampuannya mengorganisasikan
tamu-tamu yang hadir, kemudian menyinkronkannya dengan kegiatan pimpinan atau
perusahaan secara keseluruhan.
Istilah „tamu‟ tidak asing lagi bagi kita, karena istilah tersebut sudah
biasa kita dengar atau bahkan kita temui secara langsung dalam kehidupan kita
sehari-hari. Istilah „tamu‟ dalam kehidupan organisasi pada hakikatnya tidak
berbeda dengan istilah yang kita kenal sehari-hari. Dalam kehidupan sosial,
orang yang ada dirumah kita, dan mereka harus kita sambut dengan ramah. Tamu
organisasi atau perusahaan bisa seseorang atau sekelompok orang dengan
membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai
pribadi maupun kepentingan pihak lain, termasuk kepentingan organisasi tertentu
karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.
3.1.2 Pengetahuan Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Comunicatio yang berarti
pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah communicatio bersumber dari kata
communis yang artinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat
dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi
tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan
perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan
oleh penyampai pesan maka komunikasi berlangsung.
Pengertian komunikasi adalah salah satu proses penyampaian pikiran dan
perasaan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan
lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaian
tersebut pada umumnya menggunakan bahasa, karena bahasa merupakan lambang
yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa
dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pantomimik. Komunikasi
dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangkan komunikasi dengan
3.2 Pengertian Sekretaris
Sekretaris berasal dari bahasa Latin Secretum rahasia atau Secretarius
atau Secretarium artinya seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang
rahasia.
Sekretaris dapat diartikan sebagai seorang petugas yang pekerjaannya
menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi
seorang pejabat pimpinan organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan
urusan surat menyurat dari seorang pejabat atau instansi resmi maupun
perusahaan swasta yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lainnya adalah
Private Secretary (The Liang Gie, 2000).
Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu
pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima
tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk
meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya (The Liang Gie,2000).
Dari pengertian–pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris
adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya membantu
pimpinan untuk kelancaran tugasnya.
3.2.1 Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris tidak hanya membantu meringankan tugas
seorang pimpinan, namun seorang sekretaris juga dituntuk untuk mampu dan
berkompeten dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatannya. Seperti dalam
hal korespondensi, kearsipan dan penyelenggaraan rapat. Semua itu juga
merupakan tugas sekretaris. Dan dibawah ini adalah pengertian tugas sekretaris
“Tugas sekretaris dalam arti sempit adalah sebagai orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan. Sedangkan tugas sekretaris dalam arti luas adalah pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi. Lembaga maupun kantor.” (Saiman, 2002:40)
A. Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang
sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah
kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan
musyawarah untuk mufakat.
Menurut Drs. R.J. Suhartin Citrobroto “komunikasi kelompok secara
resmi sering disebut rapat”. Jadi, menurut pengertian ini setiap terjadi komunikasi
kelompok secara resmi, maka terjadilah apa yang disebut rapat.
Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau
sumbangan pikiran dan para staf atau para pembantunya karena pimpinan tidak
dapat mengambil keputusan secara sepihak. Rapat juga dapat diadakan apabila
materi yang akan dibicarakan bersifat rahasia sehingga pimpinan berpendapat
bahwa materi itu tidak tepat apabila disalurkan melalui saluran administrasi pada
umumnya.
a Macam-macam rapat
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi
peninjauannya Menurut tujuannya rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu :
1. Rapat penjelasan (leachingconference)
2. Rapat pemecahan (problem solving conference)
Rapat penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan
kepada para peserta. Rapat pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari
pemecahan suatu masalah. Sementara itu, rapat perundingan adalah rapat yang
bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.
Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi :
1. Rapat formal, yaitu rapat yang diadakan dengan perencanaan terlebih dahulu
dan para peserta mendapatkan undangan resmi.
2. Rapat informal, yaitu rapat yang kadang diadakan secara kebetulan, dengan
peserta yang tidak tertentu dan tidak ada undangan Rapat informal ini sering
dijumpai dalam kehidupan sehari-hari.
3. Rapat terbuka, dimana rapat itu dapat dihadiri oleh setiap anggota. Rapat yang
dihadiri oleh setiap anggota sering disebut rapat pleno dan biasanya dibahas
masalah-masalah yan tidak bersifat rahasia.
4. Rapat tertutup, yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh pemimpin tertentu dan
biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rahasia.
Menurut jangka waktunya, rapat dapat dibedakan menjadi :
1. Rapat mingguan, rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas
masalah-masalah rutin yang dihadapi oleh setiap manajemen pimpinan
unit/bagian.
2. Rapat bulanan, rapat yank diadakan sekali sebulan, misalnya pada akhir bulan
untuk membahas laporan rugi laba bulan yang bersangkutan.
3. Rapat semesteran, rapat yang diadakan sekali setiap enam bulan, untuk
4. Rapat tahunan, rapat yang diadakan sekali setahun, misalnya rapat Dewan
Komisaris, rapat pemegang saham.
b Pengelolaan rapat
Menurut Sumarto (1999:88), rapat merupakan bentuk komunikasi yang
dihadiri beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu. Melalui rapat ini berbagai permasalahan dapat dipecahkan, berbagai
kebijakan organisasi dirumuskan dan kemajuan serta perkembangan organisasi
pun dilahirkan. Oleh karena itu, rapat merupakan salah satu aktivitas organisasi
yang vital dan harus mendapatkan perhatian.
Adapun tugas sekretaris dalam rapat menurut Baratawidjaja (1996)
yakni:
1. Memeriksa ruangan rapat untuk meyakinkan, apakah segala sesuatunya sudah
beres dan siap
2. Menghitung jumlah tempat duduk disesuaikan dengan jumlah peserta yang
diundang
3. Memeriksa perlengkapan yang telah tersedia, termasuk bahan-bahan rapat
yang diperlukan
4. Sekretaris harus selalu ada di tempat dan tidak perlu jalan mondar-mandir.
Bila diperlukan sekretaris menugaskan beberapa orang untuk memberi
pelayanan kepada para peserta rapat
5. Sekretaris perlu pula menugaskan orang khusus untuk merekam semua
6. Sekretaris perlu memberi laporan kepada pimpinan bahwa jumlah peserta yang
hadir telah mencapai 80%-90% dan rapat akan segera dimulai tepat pada
waktunya sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam undangan rapat
7. Hasil rekaman dan catatan perlu diedit kembali dan dipertimbangkan mana
yang diperlukan serta mana yang sekiranya dapat dibuang, sesuai dengan
ketentuan rapat
8. Hasil catatan rapat yang telah disususun perlu dibacakan kembali dihadapan
para peserta untuk mendapat tambahan atau koreksi agar menjadi lebih
sempurna
9. Apabila dalam rapat terjadi pengambilan suara, sekretaris perlu mencatat nama
pihak yang setuju atau tidak.
c Pengendalian rapat
Menurut Stephen P. Robins dalam buku Organizational Behavior (ahli
bahasa Dr. Hadyana Pujaatmaka dan Drs. Benyamin molan), kedua belas langkah
trsebut adalah:
1. Siapkan agenda rapat. Agenda rapat hendaknya memuat tentang;
a. Siapa yang hadir
b. Daftar rinci dari butir-butir yang akan dibahas
c. Waktu dan tempat penyelenggaraan rapat
d. Kapan rapat berakhir
2. Bagikan agenda rapat itu sebelumnya sehingga peserta rapat dapat
mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
3. Hubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk memastikan bahwa
4. Mintalah kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena
mungkin akan ada tambahan agenda dari mereka.
5. Tegakkan parameter waktu yang spesifik. Hendaknya rapat dimulai tepat
waktu.
6. Peliharalah bahasan yang terfokus:
a. Rapat hendaknya berfokus pada masalah
b. Minimaliskan selaan atau interupsi, gangguan, dan komentar.
7. Dorong dan dukung partisipasi semua anggota.
8. Peliharalah suatu gaya yang berimbang. Pemimpin rapat dapat
mempertimbangkan kapan harus memberikan dorongan bilamana diperlukan,
dan kapan bersikap pasif apabila diperlukan.
9. Doronglah untuk membentuk gagasan. Pemimpin rapat hendaknya dapat
memberikan dorongan pada hal-hal tertentu, misalnya:
a. Pada titik-titik pandang yang berbeda
b. Pemikiran yang kritis
c. Ketidaksepakatan yang konstruktif
10. Kecilkan semangat bentrokan kepribadian. Pemimpin rapat hendaknya dapat
menjadi penengah apabila terjadi perdebatan yang tidak sehat di antara para
peserta rapat. Hentikan serangan-serangan atau kritik-kritik yang mengarah
pada pribadi atau kritik-kritik dalam bentuk cercaan verbal lainnya.
11. Jadilah seseorang pendengar yang efektif. Pimpinan rapat hendaknya mampu
dan mau mendengarkan setiap komentar atau pendapat yang disampaikan
oleh setiap peserta rapat secara intensif, empati (memahami dan berbagi
12. Lakukan penutupan yang tepat. Rapat hendaknya ditutup dengan:
a. Memberi ringkasan hasil rapat.
b. Menjelaskan tindakan-tindakan yang dilakukan apabila diperlukan.
c. Membagi tugas lebih lanjut apabila diperlakukan.
B. Prosedur Pengelolan Surat Masuk
Menurut Tedjasutisna (2000), prosedur pengelolaan surat yang baik
hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin
dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda
Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap
surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi
Intern
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi pejabat yang
bersangkutan
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda
untuk dicatat dalam buku pengarahan
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor
C. Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan
Menurut Sumarto (1999), perjalanan dinas pimpinan biasa dilakukan
karena berbagai kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan dikantor
cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, penjajakan
kerja sama, menghadiri acara seremonial, kegiatan sosial dan lain sebagainya.
Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut, pimpinan tidak perlu
mempersiapkan sendiri segala sesuatunya karena sekretaris sebagai tangan kanan
pimpinan memiliki tugas untuk mengurus kepergian pimpinan mulai dari
keberangkatan sampai dengan kepulangannya. Tidak menutup kemungkinan,
sekretaris tidak hanya mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan pada waktu
berangkat dan kembali saja, tetapi juga selama perjalanan, pada waktu kegiatan
utama perjalanan dinas dan setelah perjalanan dinas. Hal ini terjadi karena
sekretaris sering diminta untuk mengikuti perjalanan dinas pimpinan setelah
perjalanan dinas dilakukan.
Oleh karena segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas
pimpinan telah dipersiapkan sekretaris, maka pimpinan dapat mengkonsentrasikan
diri untuk mempersiapkan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan tujuan
perjalanan dinas. Pimpinan tidak perlu memikirkan bagaimana mengurus
transportasi, akomodasi, dokumen-dokumen yang harus dibawa dan bagaimana
pengelolaan keuangan selama perjalanan, karena hal-hal tersebut sudah
D. Etiket Jamuan Makan
Menurut hermine (1991) makan bersama adalah suatu kegiatan yang
lazim di semua negara. Jamuan itu diadakan di rumah, restoran, hotel atau di
tempat terbuka di luar gedung. Ada yang berlangsung santai, seperti yang terjasi
setiap hari di kebanyakan rumah tangga. Tetapi juga makan bersama, di mana
tersedia orang-orang tertentu yang bertugas untuk melayani para tamu undangan,
atau tuan dan nyonya rumah selaku pengundang melayani tamu-tamu
undangannya.
Maksud penyelenggaraan makan bersama itu bermacam-macam
misalnya dalam pesta pernikahan, pesta ulang tahun atau memperkenalkan usaha
terbaru. Jamuan makan dapat dibagi dalam tiga jenis:
a Jamuan makan yang informal: tidak ada pelayanan yang melayani. Ada dua
atau tiga course makanan yang disajikan,
b Setengah formal: Pelayanan dilakukan oleh nyonya dan tuan rumah yang
kadang-kadang dibantu oleh pelayan. Biasanya disajikan dalam 3 atau 4
course makanan
c Jamuan makan formal, pelayanan tersedia sepenuhnya, makanan yang
disajikan bisa 4 atau 5 course.
Dalam etiket makan formal atau internasional, ada beberapa arti
peletakan alat makan, diantaranya yaitu:
Ketika acara makan berlangsung
sedangkan anda sedang beristirahat atau
berhenti makan sebentar, tetapi masih berniat
Acara makan masih berlangsung dan
bermaksud menambah makanan lagi
Selesai makan dan berarti piring sudah
bisa diangkat oleh pelayan
3.3 Microsoft Access
Menurut Hengky (2006) Database merupakan kelompok fakta atau
keterangan yang diatur berhubungan dengan pengolahan data, penyediaan
informasi, dan penggunaan referensi. Sebuah database dalam program Microsoft
Access adalah sekumpulan data atau informasi yang disimpan dalam tabel.
Melalui access, segala informasi dapat terorganisasi, cukup dalam file sebuah
database. Di dalam file tersebut, informasi atau data dipisahkan kedalam
ruang-ruang penyimpanan yang disebut Tabel. Tabel-tabel tersebut terdiri atas baris
(disebut record) dan kolom (disebut field). Sebuah field dapat berisi nama, alamat,
profesi,harga atau jenis informasi lainnya.
Selanjutnya dari tabel tersebut dapat diambil data-data yang diperlukan
Untuk dapat menampilkan data sehingga dapat terlihat, terbaca, dan
memperbaruhi isi tabel tersebut, kita dapat menggunakan Form. Untuk
menampilkan dan mencetak informasi yang berasal dari query atau tabel, kita
dapat menggunakan Report.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Selama melaksanakan proyek akhir di bagian sekretaris Divisi Consumer
Service II Timur PT. Telkom Indonesia Tbk. Surabaya selama tiga bulan, penulis
melaksanakan prosedural sekretaris dalam menangani tamu dan beberapa tugas
pokok sekretaris yang meliputi persiapan rapat, pendisposisian surat masuk,
penanganan perjalanan dinas pimpinan dan jamuan makan.
Metode yang digunakan dalam membantu pelaksanaan proyek akhir ini
adalah sebagai berikut:
1. Studi Observasi, yaitu dengan pengamatan dan mempelajari secara langsung
pada divisi umum kesekretariatan bagian arsip sebagai pembantu pada bagian
kearsipan selama 3 (tiga) bulan
2. Wawancara, yaitu dengan melakukan wawancara dengan orang yang dapat
memberikan informasi tugas serta tanggung jawab di bagian kearsipan.
3. Studi Literatur atau Perpustakaan, yaitu dengan mencari dan membaca literatur
dan buku-buku yang tersedia di perpustakaan.
4. Penyusunan Laporan, yaitu pembuatan laporan Proyek Akhir dengan proses
bimbingan dari dosen pembimbing.
5. Konsultasi (Bimbingan), yaitu dengan mengajukan laporan secara bertahap
kepada dosen pembimbing atas hasil laporan Proyek Akhir yang telah
dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan.
4.1 Peranan Resepsionis PT Telekomunikasi Tbk, Divisi Consumer Service II Surabaya
Resepsionis PT Telkom adalah petugas yang pertama kali memberikan
kesan bagi tamu yang baru tiba di perusahaan. Hal ini sesuai dengan pekerjaan
yang secara langsung memberikan pelayanan kepada setiap tamu yang tiba di
perusahaan. Berikut ini peranan resepsionis pada PT Telkom:
1. Diplomat (sebagai seorang diplomat)
Seorang resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu
dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasakan
kecewa walaupun keinginanya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat
memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis
yang baik.
2. Record keeper (penyimpan data)
Kantor depan (front office) merupakan pusat kegiatan penerimaan tamu
perusahaan. Semua data tamu tersimpan/tercatat di front office. Dengan demikian,
resepsionis hanya mendistribusikan laporan-laporan tamu tersebut ke departemen
yang akan ditemui tamu.
3. Information Source (sebagai sumber informasi)
Oleh karena front office merupakan pusat kegiatan tamu perusahaan,
maka di mata tamu front office adalah wakil manajemen perusahaan secara
keseluruhan. Untuk itu, seorang resepsionis harus dapat memahami atau
menguasai informasi yang diperlukan oleh para tamu baik informasi mengenai
4.1.1 Prosedural Resepsionis dalam Menangani Tamu
Pada PT Telekmunikasi Tbk bagian Divisi Consumer Service Regional
II, tamu yang datang pertama-tama diterima oleh bagian resepsionis. Bagian
resepsionis inilah yang memberikan pelayanan secara langsung kepada tamu
sekaligus menanyakan keperluan tamu tersebut. Resepsionis juga memberikan
petunjuk atau bahkan arahan kepada tamu untuk menemui pihak-pihak yang
dituju. Sehubungan dengan hal ini, perlu untuk diingat bahwa tamu yang datang
sangat memerlukan seorang yang dapat memandu terutama jika tempat tersebut
masih asing. Dengan demikian, pelayanan yang baik terhadap tamu mulai dari
saat tamu tiba sampai dengan tamu meninggalkan perusahaan merupakan hal yang
sangat penting. Hal ini dikarenakan, pelayanan merupakan manifestasi
penghargaan perusahaan terhadap tamu.
Tamu menuju ke meja
front desk (resepsionis)
Tamu melakukan tes sidik jari (fingerprint)
Resepsionis wajib mengetahui siapa yang
akan ditemui tamu
Resepsionis mendata
identitas tamu
Setiap instansi mempunyai peraturan tersendiri dalam hal menerima tamu.
Adapun prosedur yang diterapkan pada PT Telkom bagian Divisi Consumer
Service II Timur Surabaya sebagai berikut:
Pada bagan 4.1 dapat dijelaskan bahwa tamu yang datang pertama kali
akan disambut oleh resepsionis. Resepsionis berkewajiban menanyakan identitas
dan keperluan tamu yang berkunjung. Selanjutnya, tamu yang hadir harus didata
terlebih dahulu.
Pada PT Telekpomunikasi Tbk DCS II Timur, sistem pendataan tamu
dilakukan dengan menggunakan software “visitor system”. Berikut adalah
tampilan awal shortcut software visitor system:
Dengan mengklik double pada software tersebut, software akan
menampilkan menu transaksi tamu masuk dan transaksi tamu keluar. Gambar 4. 2 Tampilan shortcut software visitor system
Pada transaksi tamu masuk terdapat terdapat option-option yang akan
diisi sebagai berikut:
a. Kondisi visitor
b. Tujuan departemen
c. Nomor identitas
d. Nama
e. Alamat
f. Telepon
g. Nomor visitor
h. Keperluan
Setiap tamu yang hadir harus melakukan fingerprint terlebih dahulu,
setelah itu resepsionis dapat meminjam kartu identitas tamu. Hal ini bertujuan
untuk menuliskan data diri tamu ke dalam software visitor system.
Adapun tahap-tahap yang dilakukan resepsionis dalam mengisikan data
diri tamu ke dalam software visitor system adalah sebagai berikut:
a. Kondisi visitor
Pada transaksi surat masuk, kondisi visitor tidak perlu diisi karena combo box
yang ada pada option kondisi visitor telah terisi dengan sendirinya.
b. Tujuan Departemen
Setelah mengetahui nama departemen yang hendak ditemui tamu, resepsionis
mengisikan tujuan departemen dengan cara memilih salah satu dari
departemen yang ada pada transaksi tamu masuk software visitor system.
Beberapa departemen yang terdapat pada PT Telkom DCS II adalah
makrketing & sales, UCCC, SAS, UBC, Sekdiv, Performance, pojok bekisar,
sekar, sps, diva, dbs, finance dan legal.
c. Identitas
Beberapa identitas yang dapat digunakan untuk pengisian option identitas
pada software meliputi KTP, SIM, KTM, ID Card, kartu pensiun dan
jamsostek.
d. Nomor Identitas
Resepsionis mengisikan nomor identitas tamu sesuai dengan Id yang
diberikan tamu kepada sekretaris. Apabila tamu memberikan Id berupa KTM
maka resepsionis dapat mencatatkan NIM pada option nomor Identitas. Gambar 4. 6 Pengisian identitas tamu
e. Nama, alamat dan keperluan
Nama, alamat dan keperluan dapat langsung diisikan berdasarkan informasi
dan kartu pengenal yang diberikan tamu kepada resepsionis.
f. Nomor visitor
Untuk pengisian nomor visitor pada software visitor system, resepsionis dapat
melihat dibalik kartu tanda kenal tamu.
g. Mengambil gambar tamu
Langkah terakhir yang dilakukan resepsionis setelah mengisikan data para
tamu adalah mengambil gambar tamu dengan cara mengarahkan tamu untuk
melihat kamera yang ada pada meja resepsionis. Gambar 4. 8 Nomor visitor
Setelah mengarah ke kamera, langkah yang dilakukan sekretaris adalah klik
perintah “simpan + capture foto” pada software.
Setelah resepsionis selesai mengisi identitas dan keperluan, semua data
akan tersimpan secara otomatis pada file telkom guest book. Berikut tampilan data
tentang identitas tamu yang terlihat pada telkom guest book: Gambar 4. 10 Menyimpan foto
Telkom guest book menampilkan keseluruhan data tamu yang hadir di
PT Telkom. Selain menampilkan data, aplikasi tersebut juga dapat menampilkan
gambar tamu, tampilan data pertanggal yang dimaksudkan. Data-data yang
terdapat dalam telkom guest book antara lain:
a. Tanggal masuk
book setelah resepsionis mengisikan data tamu melalui software visitor system.
Syarat utama yang harus dilaksanakan untuk memasuki kawasan PT
Telkom adalah menggunakan tangda pengenal. Untuk tamu, tanda pengenal ini
berupa kartu visitor. Selama tamu masih berada di PT Telkom, tamu akan
diberikan kartu visitor yang akan menjadikan tanda bahwa orang tersebut
merupakan tamu dan berhak memasuki kawasan PT Telkom. Kartu visitor
tersebut terdiri dari 3 macam yakni kartu visitor berwarna hijau untuk lantai satu,
kartu visitor berwarna kuning untuk lantai dua dan lantai tiga dengan kartu visitor
Pada PT Telkom DCS II Timur Surabaya, untuk masing-masing lantai
memiliki beberapa departement. Berikut pemaparan letak divisi/bagian pada
masing-masing lantai:
Gambar 4. 12 Kartu visitor
Lantai Unit
Apabila tamu telah selesai dengan kepentingannya dan hendak
meninggalkan perusahaan, tamu berkewajiban melakukan fingerprint sekali lagi.
Hal ini bertujuan untuk mencocokkan data tamu, mengembalikan kartu identitas
serta mengisikan jam keluar.
Tidak semua tamu mengetahui di bagian/depertamen mana pegawai yang
akan ditemui. Oleh karena itu, sekretaris harus mengantisipasi hal tersebut dengan
menghafal atau setidaknya dapat melihat pada portal telkom dengan cara klik
http://portal.divre5.com, lalu akan muncul tampilan sebagai berikut:
Dalam tampilan di atas terdapat pilihan Cari Rekan Telkom. Nama orang
yang dituju duketikkan dalam option search, setelah mengisi klik “go” akan
muncul daftar nama yang sesuai dengan yang dituliskan. Selain nama, portal
tersebut akan menampilkan Nomor Induk Karyawan (NIK), jabatan, lokasi serta
dalam portal telkom, karena di dalam portal ini dilengkapi dengan sistem
pengaman dan bersifat rahasia. Jadi, hanya karyawan yang telah memiliki NIK
dan pasword yang dapat mengakses portal tersebut.
4.1.2 Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Resepsionis dalam Menerima Tamu Seorang resepsionis yang tidak rapi dan tidak bersih akan mengakibatkan
atau memberikan image buruk terhadap perusahaan. Tamu mungkin akan
membatalkan niatnya untuk tinggal apabila melihat penampilan staff yang tidak
profesional, tidak sesuai dengan standard grooming. Grooming dapat diartikan
dengan tampak rapi, bersih dan menarik, baik berhubungan dengan tampilan diri
sendiri maupun pakaian yang dikenakan oleh seseorang resepsionis Berbeda bila
penampilan staff yang menawan dan rapi. Penampilan ini dapat menimbulkan rasa
hormat kepada siapa pun yang datang di loby perusahaan. Berikut penjelasan
mengenai kerapian dan pesona diri yang dikemas dalam dua bentuk pada
Standard Receptionist Grooming yaitu secara fisik dan secara psikis. Grooming secara fisik menangkut hal-hal sebagai berikut:
1. Kebersihan diri
a. Menggunakan parfum secukupnya, dengan aroma yang lembut dan tidak
menyengat
b. Menjaga kebersihan rambut dan menyisir hingga rapi
c. Menjaga kebersihan jari tangan dengan memotong kuku
2. Ketentuan tentang seragam
a. Menggunakan seragam yang telah disediakan oleh PT Telkom serta
menyesuaikan dengan ketentuan yang berlaku
Sedangkan groming secara psikis, menyangkut beberapa hal sebagai
berikut:
1. Pada saat bekerja wajah selalu dalam keadaan fresh dengan ekspresi muka
yang menyenangkan.
2. Menunjukkan sikap positif terhadap perusahaan dan pekerjaan.
3. Selalu bersikap diplomatis dalam menghadapi masalah serta menghindari
emosi yang berlebih.
4. Tidak mengutamakan urusan pribadi dalam pekerjaan.
5. Berbicara dan menanggapi pembicaraan secara intelek.
6. Dapat mengerti gagasan orang lain dan dapat bekerja dalam tim.
Citra perusahaan juga ditentukan oleh resepsionis, meskipun juga banyak
faktor lainnya. Tapi setidaknya orang melihat perusahaan dan berkomunikasi
dengan perusahaan pertama melalui resepsionis. Resepsionis bukan Cuma
berwajah cantik, tubuh tinggi semampai, tetapi juga pengetahuan, sikap yang
matang dan perilaku yang baik dan benar. Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan seoran resepsionis saat menerima tamu dan klien.
1. Gigih
Seorang resepsionis selalu mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi
hingga sore. Kebosanan adalah kata pertama yang harus dihadapi. Karena
kebosanan bisa mengarahkan resepsionis pada keteledoran dalam pekerjaannya.
Misalnya, menghadapi tamu perusahaan dengan wajah yang tidak ramah &
senyum yang tidak tersungging di bibir. Atau juga, lupa menukarkan KTP tamu
Oleh karena itu, resepsionis harus mampu membawa dirinya untuk selalu tampil
prima dan fresh.
2. Baik dan ramah
Baik karena selalu memberikan layanan terbaik kepada antar bagian
dalam perusahaan dan kepada perusahaan lain. Resepsionis di perusahaan tertentu,
ada kalanya ditugaskan untuk menyambungkan antar bagian dalam perusahaan
melalui telepon intra-perusahaan. Resepsionis juga harus ramah kepada
perusahaan lain, karena ini adalah salah satu cara untuk menampilkan citra baik
perusahaan.
3. Kenal dengan banyak orang dan tahu posisi mereka di perusahaan
Resepsionis harus ramah kepada karyawan dalam perusahaan,
resepsionis harus mengenali berbagai nama dan posisi yang jumlahnya sangat
banyak itu. Maka dari itu, beberapa karakter seringkali menjadi kriteria untuk
menjadi seorang resepsionis. Misalnya, supel. Supel berarti pandai bergaul.
Biasanya mereka yang berkarakter supel, mudah untuk mengingat wajah, nama
dan “siapa” orang lain itu. Terkadang, mereka adalah pribadi yang SKSD “sok
kenal sok dekat”. Karakter seperti inilah yang akan sangat menunjang karir
seorang resepsionis yang handal.
4. Bahasa Inggris
Sebagai bahasa internasional harus juga dikuasai oleh resepsionis. Hal ini
dikarenakan, bahasa inggris merupakan bahasa pergaulan yang dipakai secara
internasional. Bertemu dengan tamu dari negara lain, ekspatriat dari eropa atau
amerika, misalnya. Bahkan, kadang-kala eksekutif perusahaan harus diajak
Selain hal-hal diatas, resepsionis juga dituntut untuk memiliki
kemampuan dan sifat sebagai berikut:
1. Berkepribadian yang baik
Seorang resepsionis PT Telkom harus memiliki kepribadian yang baik
dan menyenangkan, yang senantiasa selalu siap membantu tamu bila diperlukan,
senang berhubungan dengan tamu dan orang lain serta dapat menjadi pendengar
yang baik.
2. Rasa Tanggap
Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan
dengan cepat dan tepat dalam mengahadapi situasi di kantor depan.
3. Diplomatis
Kerjasama yang harmonis baik dengan atasan, sesama rekan kerja,
bawahan maupun dengan departemen lainnya sangat diperlukan demi kelancaran
pekerjaan. Untuk itu, resepsionis harus memiliki keinginan untuk saling
membantu dan menghormati. Tidak hanya pada saat bekerja tetapi juga di luar
pekerjaan.
4. Penampilan yang baik, rapi dan bersih
Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang
bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya
peralatan kerja seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya.
Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan
4.2 Peranan Sekretaris PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Service II Timur Surabaya
Peranan sekretaris pada PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer
Service II Timur surabaya sangatlah penting. Hal ini dikarenakan tugas sekretaris
begitu kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas tersebut
akan menghambat kerja pimpinan. Dapat dikatakan sekretaris menentukan
keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usaha.
Berikut penjelasan mengenai beberapa tugas pokok sekretaris PT
Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer Service II Timur surabaya yang meliputi
persiapan rapat, pendisposisian surat masuk, penanganan perjalanan dinas
pimpinan dan jamuan makan tamu perusahaan.
4.2.1 Persiapan Rapat
Suatu organisasi pada dasarnya merupakan sistem kerja sama yang
dijalankan oleh sekelompok orang dalam rangka pencapaian suatu tujuan tertentu.
Prinsip ini pula yang dianut oleh PT Telekomunikasi Tbk. Divisi Consumer
Service II Timur. Dalam proses terciptanya suatu kerja sama yang baik diperlukan
adanya suatu komunikasi dan koordinasi yang baik pula dalam segala kegiatan
individu dan aktivitas masing-masing Divisi.
Menurut hukum rapat berarti berkumpulnya sekurang-kurangnya dua
atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Sharp V. Dawes, 1976), adapun
tujuan dari rapat biasanya untuk memberikan informasi, memperoleh informasi,
menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkanmasalah,
mengembangkan kerjasama dan mempengaruhi sikap, mengutarakan keluhan dan
mengambil suatu keputusan di dalam batas-batas kewenangannya.
Keuntungan didakannya rapat adalah :
1. Para anggota mendapat kesempatan untuk menggunakan waktu mereka untuk
menentukan sikap atau mengajukan kepentingan mereka
2. Lebih banyak pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun secara bersama
serta lebih banyak informasi tersedia daripada apa yang dapat dikumpulkan
seorang dari dengan jumlah waktu yang sama
3. Diskusi sering menguntungkan karena gagasan dikembangkan atau
pemecahan baru diusulkan melalui wadah rapat itu sendiri
4. Kepuasan kerja dapat ditingkatkan jika orang merasa bahwa ia memberikan
5. Pihak manajemen, tetap memperoleh informasi tentang keluhan dan
tanggapan para karyawannya dan dengan demikian dapat dicegah penyebab
kerusuhan yang mungkin timbul
6. Arus komunikasi ke bawah maupun keatas diperbaiki, dan kmunikasi
horizontal dapat dibantu dengan ditetapkannya pelaksanaan rapat secara
teratur antara manjer seperingkat
Dalam penyelenggaraan rapat sekretaris selalu siap menangani segala
sesuatu yang diperlukan mulai dari agenda rapat, membuat undangan,
mempersiapkan ruang.
a. Agenda Rapat
Agenda rapat adalah suatu daftar mengenai pokok-pokok pembicaraan
yang akan dibahas pada rapat. Agenda rapat yang ada pada PT Telkom DCS II
Timur Surabaya, sebagian besar berasal dari pimpinan. Namun, disini pimpinan
hanya memberikan perintah dalam bentuk memo atau catatan sederhana. Dengan
demikian, sekretaris harus mampu menanggapi hal tersebut secara spesifik.
Selain menentukan tema rapat, yang harus dipersiapkan sekretaris adalah
merumuskan acara rapat. Adapun contoh agenda rapat yang dilaksanakan pada PT
Telkom DCS II Timur Surabaya adalah sebagai berikut:
a. Pembukaan
b. Menyanyikan lagu “Jayalah Indonesia” dan doa
c. Paparan dan welcome speech oleh Eksekutif Generel Manager DCS Timur
d. Presentasi
e. Menyanyikan lagu hymne Telkom
b. Undangan Rapat
Surat undangan rapat perlu dipersiapkan sebaik-baiknya dan disampaikan
paling lambat tiga hari sebelum penyelenggaraan rapat. Dalam proses penentuan
undangan atau peserta rapat sekretaris dapat menggunakan agenda rapat sebagai
pedoman. Dengan demikian, harus dihindari menghadirkan peserta rapat yang
tidak terkait dengan tujuan dan tema rapat.
Dalam surat undangan perlu dicantumkan hari/tanggal, waktu, tempat,
acara serta agenda rapat. Agenda rapat hendaknya dicantumkan dengan jelas guna
memberikan kesempatan peserta rapat untuk mempersiapkan pemikirannya,
terutama yang berkaitan dengan pengambilan keputusan tertentu.
Pada PT Telkom DCS Timur, surat undangan diberikan dalam bentuk
nota dinas maupun pesan singkat pada ponsel masing-masing peserta rapat. Nota
dinas adalah media penyampaian informasi internal dalam lingkup PT Telkom
DCS pada http://portal.telkom.co.id. Selain mempermudah proses komunikasi,
diadakannya portal tersebut, untuk mengurangi pemakaian kertas yang ada pada
c. Persiapan Ruang Rapat
Ruang untuk menyelenggarakan rapat menentukan jalannya rapat. Rapat
resmi yang berkapasitas 4-5 peserta bisa diselenggarakan di ruang EGM/DEGM
PT Telkom DCS Timur. Sedangkan untuk rapat yang memuat lebih dari 10
peserta diselenggarakan di ruang Committe To U, yang terletak bersebelahan
dengan ruang sekretariat.
Dikarenakan peralatan yang ada di ruang Committe To U cukup
bervariasi, maka sekretaris berkewajiban memeriksa dan menjamin kelayakan
masing-masing peralatan tersebut. Adapun peralatan yang dimaksud adalah
sebagai berikut:
a. Alat tulis
b. Over head projector (OHP) beserta layar
c. Pengeras Suara serta sound siystem
d. Daftar hadir
Selain mempersiapkan peralatan diatas, sekretaris juga perlu
mempersiapkan konsumsi bagi peserta rapat. Konsumsi ini berupa makanan
ringan beserta air mineral. Peralatan dan konsumsi harus disediakan sebelum rapat
dimulai. Hal ini dilakukan agar tidak mengganggu konsentrasi peserta rapat pada
saat rapat berlangsung.
Sebelum rapat dimulai, sekretaris dapat menghubungi atau melakukan
konfirmasi kepada masing-masing peserta rapat. Selain mengingatkan peserta
Berikut adalah contoh lembar daftar hadir rapat yang ada pada PT
Telkom DCS II Timur surabaya:
Gambar 4.17 Gambar ruang rapat Committe to U
4.2.2 Prosedur Pendisposisian Surat Masuk Pada Sekretariat PT Telkom DCS Timur
Disposisi merupakan petunjuk singkat tentang tindak lanjut
(penyelesaian) terhadap suatu urusan atau surat masuk. Disposisi dibuat oleh
pimpinan untuk staf atau bawahan sesuai dengan bidang keahlian atau
kewenangannya. Tujuan pembuatan disposisi ialah agar staf dapat
menindaklanjuti atau menyelesaikan suatu urusan atau surat masuk sesuai dengan
yang dikehendaki oleh pimpinan. Tindak lanjut dapat berupa surat balasan,
tindakan-tindakan lain dalam rangka menyelesaikan urusan tersebut.
Sebelum diserahkan kepada pimpinan, surat masuk terlebih dahulu
dikendalikan oleh bagian sekretaris dan diberi lembar disposisi. Pengisian lembar
disposisi yang menyangkut masalah pengagendaan seperti indeks, kode, nomor
urut, dan data-data tentang surat dilakukan oleh sekretaris.
Pengadaan disposisi pada sekretariat PT Telekomunikasi DCS Timur II
telah menggunakan Microsoft Access. Namun dalam prakteknya, lembar disposisi
belum sepenuhnya menggunakan komputerisasi karena masih ada senyawa
manual. Adapun gambaran lembar disposisi adalah sebagai berikut:
Oleh karena itu, penulis memberikan usulan pembuatan lembar disposisi
yang baru tetapi tetap menggunakan microsoft access. Dengan memasukkan unsur
combo box didalamnya, sehingga memudahkan sekretaris membuat lembar
disposisi. Sebelum penjelasan pembuatan lembar disposisi, penulis akan
menggambarkan alur surat masuk di sekretariat PT Telkom DCS II Timur sebagai
Surat Diterima
untuk bagian sekretariat, petugas dari bagian SPS mengantarkan tugas tersebut ke
ruangan sekretaris. Kemudian sekretaris membuka dan mencatat surat tersebut ke
dalam buku agenda. Adapun data yang dicatat sekretaris adalah sebagai berikut:
a. Nomor agenda
Setelah mencatat data surat, sekretaris melanjutkan surat tersebut kepada
pimpinan dengan menggunakan disposisi. Lembar disposisi untuk bagian
sekretariat DCS II Timur PT Telkom terdiri dari 2 macam yakni lembar disposisi
untuk Executif General Manager (EGM) dan Deputy Excecutif General Manager
(DEGM) tergantung tujuan surat.
Pengisian lembar disposisi disesuaikan dengan informasi yang
terkandung didalam surat masuk. Setelah lembar disposisi selesai, sekretaris
mengantarkan surat beserta lembar disposisi ke meja pimpinan.
a. Desain Table
Desain tabel menggambarkan entity yang terdapat dalam data base yang
digunakan pada pendisposisian surat masuk pada PT Telkom DCS Timur. Adapun
desain tabel tersebut adalah sebagai berikut:
1. Lembar Disposisi EGM PT Telkom DCS II
Primary Key : NoAgenda Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data disposisi
