(STUDI KASUS: PT. PUPUK KALIMANTAN TIMUR KPP CABANG JATIM)
TUGAS AKHIR
Nama : Satrio Nurcahyo NIM : 07.41010.0404 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
v
ABSTRAK
PT. Pupuk Kalimantan Timur adalah salah satu industri manufaktur yang
salah satunya memproduksi pupuk urea. Realisasi penyaluran distribusi pupuk
yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan akan berpengaruh pada gudang di
daerah. Sistem masih memiliki kelemahan diantaranya pengolahan data di bagian
distribusi masih menggunakan sistem terpisah yaitu sistem yang mengolah stok
pupuk dan mutasi stok. Sehingga untuk memonitoring semua gudang dengan
kondisi kapasitas gudang yang berbeda dan juga adanya permintaan kebutuhan
jumlah pupuk oleh distributor berdasarkan gudang ditiap daerah tentu akan
mengalami kesulitan, dari kondisi tersebut dapat menimbulkan kelangkaan pupuk
jika salah memilih gudang dalam mendistribusikan pupuk ke distributor. Status
pengiriman ke daerah juga berpengaruh, jika waktu pengiriman terlambat akan
berpengaruh pada kondisi pasokan di gudang daerah.
Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara
bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan
pemakai akhir. Supply chain management kemudian diadopsi oleh beberapa
sistem di industri manufaktur salah satunya yaitu ERP (Enterprise Resource
Planning) yang salah satunya berfokus pada data warehouse management.
Berdasarkan hasil uji coba yang di lakukan, sistem yang dibuat dapat
memonitoring gudang berdasar daerah distribusi distributor dan dapat membuat
laporan secara cepat dan dapat dimonitoring semua unit kerja yang terkait, laporan
vi
memberi status kondisi gudang beserta stok maximal gudang. Sistem yang dibuat
juga dapat melakukan perhitungan prediksi untuk tahun berikutnya, setelah
dilakukan perhitungan menggunakan data historis pengadaan di peroleh hasil
prediksi sebesar 1.039.783,44 kg untuk pengadaan tahun berikutnya, sedangkan
data tahun 2011 yang ada menunjukkan angka sebesar 1.069.417,858 kg.
Sehingga jika dilakukan perbandingan dengan melakukan perhitungan prosentase,
diperoleh persentase sebesar 97.23%.
ix
DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR TABEL ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Pembatasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined.
BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.
2.1 Monitoring ... Error! Bookmark not defined.
2.2 Persediaan ... Error! Bookmark not defined.
2.3 Distribution Requirement Planning (DRP) ... Error! Bookmark not defined.
2.4 Enterprise Resource Planning (ERP) ... Error! Bookmark not defined.
2.5 Supply Chain Management ... Error! Bookmark not defined.
2.6 Warehouse Management ... Error! Bookmark not defined.
2.7 Aplikasi berbasis Web ... Error! Bookmark not defined.
2.8 Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined.
x
2.12 Apache Server ...22
2.13 PHP MyAdmin ... Error! Bookmark not defined.
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEMError! Bookmark not defined.
3.1 Identifikasi Masalah ... Error! Bookmark not defined.
3.2 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined.
3.2.1 Dokumen flow proses pengiriman dokumen kantor pusat dan
cabang…..Error! Bookmark not defined.
3.2.2 Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk………...30
3.2.3 Dokumen Flow Pembuatan Laporan………..32
3.3 Rancangan Penelitian ...Error! Bookmark not defined.
3.3.1 Sistem flow proses pengadaan barang dari
pusat………...Error! Bookmark not defined.
3.3.2 Sistem flow proses
monitoring………...Error! Bookmark not defined.
3.3.3 Sistem flow proses monitoring laporan………..41
3.4 Data Flow Diagram ...43
3.4.1 Diagram Berjenjang ...43
3.4.2 Context Diagram Sistem Informasi Monitoring Stock PupukError! Bookmark not define
3.4.3 DFD level 0 Sistem Informasi Monitoring Stock PupukError! Bookmark not defined.
3.4.4 DFD level 1 Maintenance Data ... Error! Bookmark not defined.
3.4.5 DFD level 1 Monitoring Stock Pupuk ... Error! Bookmark not defined.
3.5 Pemodelan Database ...51
3.5.1 Conceptual Data Model………..51
xii
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...89
4.1 Kebutuhan Sistem ...89
4.1.1 Kebutuhan Hardware ...89
4.1.2 Kebutuhan Minimum Server ...89
4.1.3 Kebutuhan Perangkat Lunak ...90
4.2 Implementasi Aplikasi……….90
4.3 Evaluasi Sistem ...98
4.3.1 Evaluasi uji transaksi ...98
4.3.2 Evaluasi uji coba monitoring ... Error! Bookmark not defined.
4.3.3 Evaluasi hasil uji coba perhitungan prediksiError! Bookmark not defined.
BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined.
5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined.
5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined.
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Statements on Management Accounting . Error! Bookmark not defined.
Gambar 2.2 Konsep Dasar ERP ...11
Gambar 2.3 Skema PHP ...19
Gambar 2.4 Skema webserver Apache ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.1 Dokumen flow proses pengiriman dokumen ...30
Gambar 3.2 Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk ...31
Gambar 3.3 Dokumen Flow Pembuatan Laporan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.4 Skema ERP Sistem Inforamsi MonitoringError! Bookmark not defined.
Gambar 3.5 Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang daerahError! Bookmark not defin
Gambar 3.6 Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang cabangError! Bookmark not defin
Gambar 3.7 sistem flow proses ERP ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.8 Sistem flow pengadaan stok dari pusat .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.9 Sistem flow proses Monitoring ...40
Gambar 3.10 Sistem flow proses monitoring laporan ...42
Gambar 3.11 Diagram Jenjang monitoring stock pupukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.12 Context Diagram Sistem Informasi Monitroing Stock PupukError! Bookmark not def
Gambar 3.13 DFD level 0 Sistem Informasi Monitroing Stock PupukError! Bookmark not defined
Gambar 3.14 DFD level 1 Maintenance Data ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.15 DFD level 1 Monitoring Stock Pupuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.16 DFD level 1 Pembuatan Laporan ...50
xiv
Gambar 3.20 Desain Halaman Administrator ...69
Gambar 3.21 Desain halaman maintenance data kapal ...70
Gambar 3.22 Desain halaman maintenance data pupuk ...71
Gambar 3.23 Desain halaman maintenance data ekspeditur ...72
Gambar 3.24 Desain halaman maintenance data gudang ...73
Gambar 3.25 Desain halaman maintenance data distributor ...74
Gambar 3.26 Desain halaman pengadaan stock pusat ...75
Gambar 3.27 Desain halaman pengadaan sisa stock pusat ...76
Gambar 3.28 Desain halaman pengadaan stock gudang ...77
Gambar 3.29 Desain halaman pengadaan sisa stock gudang ...78
Gambar 3.30 Desain halaman form prediksi stock gudang ...79
Gambar 3.31 Desain halaman form delivery order ...80
Gambar 3.32 Desain Halaman grafik angkutan kapal ...81
Gambar 3.33 Desain Halaman grafik pengadaan pusat ...81
Gambar 3.34 Desain Halaman grafik gudang daerah ...82
Gambar 3.35 Desain Halaman grafik pengadaan perbulan...82
Gambar 3.36 Desain Halaman laporan pengadaan pusat...83
Gambar 3.37 Desain Halaman laporan pengadaan gudang daerah ...83
Gambar 3.38 Desain Halaman laporan SPAP ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.39 Desain Halaman laporan delivery order Error! Bookmark not defined. Gambar 3.40 Desain Halaman Home User ...85
xv
Gambar 3.42 Desain halaman user pengadaan gudang daerahError! Bookmark not defined.
Gambar 3.43 Desain halaman user delivery order ...87
Gambar 3.44 Desain halaman user grafik pengadaan pusatError! Bookmark not defined.
Gambar 3.45 Desain halaman user grafik gudang daerah ...88
Gambar 4.1 Halaman log in ...91
Gambar 4.2 Form Master Kapal ...93
Gambar 4.3 Form Master Gudang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.4 Form Master Pupuk dan Kategori ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.5 Form Master Ekspeditur ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.6 Form Master Distributor ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.7 Monitoring Pengadaan Kapal ...99
Gambar 4.8 Form Transaksi Pengadaan Cabang ...99
Gambar 4.9 Form Safety Stok ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.10 Form Rampung Muat ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.11 Monitoring Pengadaan Cabang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.12 Monitoring Sisa Di Cabang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.13 Form Transaksi Pengadaan Gudang DaerahError! Bookmark not defined.
Gambar 4.14 Monitoring SPAP ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.15 Form Rampung Pembongkaran ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.16 Monitoring Rampung Pembongkaran.... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.17 Form Surat Pengantar/ Surat Jalan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.18 Monitoring Pengiriman ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.19 Monitoring Stok Sisa Gudang Daerah ... Error! Bookmark not defined.
xvi
Gambar 4.23 Laporan Pengadaan Cabang ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.24 Laporan Pengadaan Daerah... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.25 Laporan SPAP ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.26 Laporan Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.27 Monitoring Pengadaan dan Prediksi CabangError! Bookmark not defined.
Gambar 4.28 Grafik Pengadaan Gudang Cabang... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.29 Monitoring Pengadaan Gudang Daerah . Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.30 Monitoring Sisa Pengadaan Gudang DaerahError! Bookmark not defined.
Gambar 4.31 Monitoring Order Gudang Daerah ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.32 Form Permintaan ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.33 Form Surat Pengantar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.34 Grafik Monitoring Stok Gudang DaerahError! Bookmark not defined.
Gambar 4.35 Grafik kondisi Stok Gudang Daerah... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.36 Monitoring Gudang Daerah Distributor Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.37 Form Permintaan Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.38 Monitoring Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.39 Grafik Delivery Order ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.40 Form Data Pengadaan Cabang per BulanError! Bookmark not defined.
Gambar 4.41 Data pengadaan ... Error! Bookmark not defined.
xvii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Kapal ...53
Tabel 3.2 Pupuk ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.3 Kategori ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.4 Ekspeditur ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.5 Distributor ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.6 Gudang ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.7 User ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.8 pengadaan_pusat ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.9 pengadaan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.10 detail_pengadaan ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.11 sisapusat ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3.12 sisacabang ...60
Tabel 3.13 deliveryorder ...60
Tabel 3.14 detaildo ...61
Tabel 3.15 prediksi ...61
Tabel 3.16 ramal_stok_pusat...62
Tabel 3.17 surat_jalan ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.18 rampung_bongkar ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.19 rampung_muat ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3.20 permintaan_do ... Error! Bookmark not defined.
xviii
Tabel 4.3 Data Gudang ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.4 Data Pupuk ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.5 Data Ekspeditur ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.6 Data Distributor... Error! Bookmark not defined.
Tabel 4.7 Perhitungan Rata-rata bergerak 3 bulan dan Rasio ... 122
Tabel 4.8 Perhitungan Rasio yang disesuaikan ... 123
Tabel 4.9 Hasil Perhitungan Trend(T) dan siklus (C) ... 123
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. BiodataPenulis ... 129
Lampiran 2. Dokumen Keberangkatan Kapal (doc B/L) ... 130
Lampiran 3. Dokumen Rampung Pembongkaran Pupuk ... 131
Lampiran 4. Dokumen Rampung Pemuatan Pupuk ... 132
Lampiran 5. Dokumen Surat Pengantar ... 133
Lampiran 6. Dokumen Pengadaan Pupuk Urea Tahun 2008 dan 2009 ... 134
Lampiran 7. Dokumen Pengadaan Pupuk Urea Tahun 2010... 135
Lampiran 8. Dokumen Pengadaan Pupuk Urea Tahun 2011... 136
Lampiran 9. Dokumen Kebutuhan Pupuk tahun 2011 ... 137
Lampiran 10. Laporan Stok Gudang Lini II dan III tahun 2011 ... 138
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Kegiatan monitoring adalah kegiatan untuk mengetahui kecocokan dan
ketepatan kegiatan yang dilaksanakan dengan rencana yang telah disusun.
Monitoring digunakan juga untuk memperbaiki kegiatan yang menyimpang dari
rencana, mengkoreksi kesalahan yang terjadi serta untuk mengupayakan agar
tujuan tercapai seefektif dan seefisien mungkin.
PT. Pupuk Kalimantan Timur adalah salah satu industri manufaktur yang
salah satunya memproduksi pupuk urea. Produk ini di distribusikan ke berbagai
sektor, yaitu sektor tanaman pangan untuk urea bersubsidi dan sektor nonsubsidi
yang meliputi pasar perkebunan dan industri. Salah satu perwakilan kantor
pemasaran PT. Pupuk Kalimantan Timur terletak di kota Surabaya.
Tugas dari kantor perwakilan pemasaran ini adalah untuk menyalurkan pupuk
ke daerah distribusi sesuai kebutuhan. Daerah distribusi mencakup lini II di
Surabaya dan lini III di daerah jawa timur. Realisasi penyaluran distribusi pupuk
yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan akan berpengaruh pada gudang di
daerah.
Sistem masih memiliki kelemahan diantaranya pengolahan data di bagian
distribusi masih menggunakan sistem terpisah yaitu sistem yang mengolah stok
pupuk dan mutasi stok. Order yang dilakukan distributor tidak tentu, Sehingga
untuk memonitoring semua gudang serta melakukan transfer stok antar gudang
dengan kondisi kapasitas gudang yang berbeda dan juga untuk melayani
2
ditiap daerah tentu akan mengalami kesulitan, dari kondisi tersebut jika gudang
tidak siap menerima order pasokan dari distributor dan stok gudang tidak mampu
memenuhi permintaan order dari distributor dapat menimbulkan masalah
ketersediaan pupuk jika salah memilih gudang dalam mendistribusikan pupuk ke
distributor. Selain itu waktu pengiriman yang tidak tentu juga menjadi penyebab
keterlambatan pasokan pupuk yang berpengaruh pada kondisi di daerah.
Kantor pemasaran Surabaya PT. Pupuk Kalimantan Timur memiliki ruang
lingkup sistem distribusi yang luas. Pengeluaran dan pengiriman pupuk dari
gudang harus selalu tercatat hal ini dilakukan agar mudah dalam memonitoring.
Untuk mengetahui persediaan stok di masing masing gudang harus selalu
dilakukan pelaporan harian mulai dari penerimaan, pengeluaran dan stok akhir.
Dengan permasalahan tersebut maka dibuat sistem informasi Monitoring
Stok pupuk untuk mengendalikan distribusi mulai dari perencanaan kebutuhan
sampai pendistribusian pupuk. Selain itu sistem pelaporan dengan monitoring
dapat dibaca dengan lebih mudah oleh semua unit kerja yang terkait, menjadi
bahan evaluasi dan pengawasan dalam hal distribusi serta pengadaan stok di
gudang cabang dan gudang di daerah.
1.2 Perumusan Masalah
Dengan latar belakang masalah seperti diuraikan diatas, maka dapat diambil
rumusan masalah Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana memonitoring ketersediaan pupuk di gudang cabang dan daerah?
2. Bagaimana membuat sistem informasi monitoring stok pupuk untuk
1.3 Pembatasan Masalah
Batasan masalah dari Tugas Akhir ini yaitu:
1. Ruang lingkup dalam aplikasi ini adalah proses monitoring stok barang bagian
distribusi pada perusahaan PT. Pupuk Kalimantan Timur KPP cabang jatim
Surabaya.
2. Pada aplikasi ini tidak dibahas proses produksi dan hal-hal yang berhubungan
dengan laporan keuangan (accounting).
3. Data yang digunakan dalam aplikasi ini merupakan data persediaan stok
barang digudang, data distributor dari sistem yang telah ada dan data
kebutuhan pupuk setiap bulan.
4. Penelitian ini hanya mencakup proses pengadaan barang dan mutasi stok
5. Proses pengadaan barang dan mutasi stok menggunakan model Enterprise
Resource Planning (ERP)
6. Modul ERP yang digunakan adalah warehouse management dengan cakupan
modul Inventory Handling, Inventory Reporting, dan Inventory Planning.
7. Pengiriman kapal dan jumlah stock dari kantor pusat selalu ada.
8. Aplikasi ini tidak membahas tentang keamanan data.
1.4 Tujuan
Tujuan dari Tugas Akhir ini yaitu:
1. Menghasilkan suatu sistem informasi monitoring stok pupuk untuk
menjaga ketersediaan stok pupuk di gudang cabang dan daerah.
2. Menghasilkan sistem informasi monitoring stok pupuk untuk pengendalian
4
gudang dan distribusi barang di daerah jawa timur untuk bahan evaluasi
dalam pengambilan keputusan bagi kepala distribusi.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir (TA) ini ditulis dengan sistematika penulisan
sebagai berikut:
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik TA, rumusan
masalah dari topik TA, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan TA,
dan tujuan dari TA ini.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum bagian gudang di PT.Pupuk
Kalimantan Timur KP Jatim yang dijadikan sebagai tempat pelaksanaan
TA dan landasan teori yang berbentuk uraian kualitatif, model matematis,
atau persamaan-persamaan yang langsung berkaitan dengan permasalahan
yang dikerjakan. Dalam hal ini, teori yang digunakan dalam penyelesaian
masalah TA ini adalah teori tentang Sistem Informasi, Monitoring,
Persediaan, Distribution Resource Planning, Enterprise Resource Planning
yang berfokus pada warehouse management, Metode Peramalan
Dekomposisi dan Supply Chain Management.
Bab III : Analisa dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam
penyelesaian TA yang terdiri dari observasi pendahuluan,
interview/wawancara, studi pustaka, identifikasi masalah dan tujuan,
baik conceptual data model maupun physical data model, struktur basis
data, dan desain antarmuka.
Bab IV : Implementasi dan Evaluasi
Bab ini berisi penjelasan tentang evaluasi dari sistem yang telah dibuat
dan proses implementasi dari sistem yang telah melalui tahap evaluasi
sebelumnya.
Bab V : Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dan saran. Saran yang dimaksud adalah saran
terhadap kekurangan dari aplikasi yang ada kepada pihak lain yang ingin
meneruskan topik TA ini. Tujuannya adalah agar pihak lain tersebut dapat
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Monitoring
Menurut Dr. Vincent Gaspersz (2004:23) pemantauan proses (process
monitoring), berkaitan dengan presentasi dari semua data yang terkait dengan
proses secara keseluruhan kepada operator agar memberikan mereka suatu
informasi yang berguna untuk mengambil tindakan-tindakan perbaikan yang tepat
apabila dibutuhkan.
Monitoring dapat dilakukan pada setiap tahapan kegiatan, apakah dari
perencanaan ataupun setelah bagian pekerjaan tertentu diselesaikan. Untuk bagian
di dalam produksi yang pekerjaannya tidak boleh terputus, monitoring dapat
dilakukan pada setiap siklus secara terus menerus.
Menurut Cheryl, Owen, and Anita (2005) Monitoring adalah proses
penilaian kualitas kinerja untuk pengendalian internal dari waktu ke waktu.
Monitoring sangat penting karena kebanyakan operasioanl perusahaan terus
berubah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan untuk mendapatkan keuntungan.
monitoring melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian
secara tepat waktu dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan. Proses ini
dilakukan dengan pemantauan secara terus menerus oleh manajemen.
Performance review merupakan adalah review kinerja suatu perusahaan
yang menyediakan alat untuk memantau. Beberapa digunakan untuk meninjau
data aktual untuk anggaran atau periode data sebelumnya, operasi data untuk data
keuangan, dan data di dalam dan di berbagai unit, subdivisi, atau bidang
Laporan COSO merekomendasikan bahwa evaluasi sistem pengendalian
internal fokus pada identifikasi risiko, selanjutnya pada identifikasi pengendalian
mitigasi, dan akhirnya pada uji untuk menentukan apakah kontrol dilakukan
secara efektif. Peningkatan Monitoring dan pengesahan mengenai sistem
pengendalian internal direkomendasikan oleh COSO dan oleh Sarbanes-Oxley
Act adalah fasilitas dari proses bisnis dan merancang sistem informasi yang sama
dengan fokus pada identifikasi risiko, pengembangan pengawasan mengurangi
biaya-manfaat yang dapat dirancang ke dalam proses bisnis dan atau ke dalam
sistem informasi yang mendukung, dan kemudian pelaksanaan kontrol-kontrol.
2.2 Persediaan
Pada dasarnya persediaan akan mempermudah jalannya operasi
perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi
barang-barang dan menyampaikan kepada konsumen.
Menurut I Nyoman Pujawan (2005:101) Persediaan bisa muncul karena
memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu
informasi. Jadi ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat
produk lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan dikirim
atau dijual pada suatu waktu tertentu, ada juga karena merupakan akibat dari
permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal.
Ketidakpastian dialami oleh kebanyakan perusahaan yang beroperasi
dengan sistem make to stock. Bahkan banyak perusahaan yang akan menghadapi
ketidakpastian yang sangat tinggi sehingga bisa memiliki persediaan berlebih
yang cukup banyak diakhir masa jual produk tersebut. Ketidakpastian pada supply
8
operasi internal. Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor
harus menyimpan persediaan cadangan (safety stock). Efek finansial dari
persediaan terhadap supply chain biasanya cukup besar. Di banyak perusahaan
nilai persediaan mencapai 25% atau cukup dari nilai keseluruhan asset yang
dimiliki. Manajemen persediaan yang baik bisa menekan ongkos-ongkos
persediaan serta meningkatkan service level ke pelanggan.
Manajemen persediaan adalah salah satu komponen utama supply chain
management. Tugas dari manajemen persediaan adalah menyediakan input,
berupa barang maupun jasa yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun
kegiatan lain dalam perusahaan. Di samping itu bagian pengadaan juga biasanya
bertugas menyediakan jasa seperti jasa transportasi dan pergudangan, dan
sebagainya.
Gambar 2.1. Statements on Management Accounting Number 4 K, October
1, 1989
Persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi
berguna untuk :
1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang.
2. Menghilangkan risiko barang yang rusak.
4. Mencapai penggunaan mesin yang optimal.
5. Memberi pelayanan yang sebaik-baiknya bagi konsumen.
Persediaan merupakan salah satu unsure paling aktif dalam operasi
perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah, kemudian di jual kembali.
2.3 Distribution Requirement Planning (DRP)
Menurut Vincent Gaspersz (2004) Distribution Resource Planning (DRP)
memberikan kerangka kerja untuk menerapkan centralized push sistem dalam
menejemen distribusi inventori. Istilah DRP memiliki dua pengertian yang
berbeda, yaitu: distribution requirements planning dan distribution resource
planning. Distribution Requirements Planning berfungsi menentukan
kebutuhan-kebutuhan untuk mengisi kembali inventori pada branch warehouse. Sedangkan
Distribution Resource Planning merupakan perluasan dari distribustion
requirements planning yang mencakup lebih dari sekedar sistem perencanaan dan
pengendalian pengisian kembali inventori, tetapi ditambah dengan perencanaan
dan pengendalian dari sumber-sumber yang terkait untuk meningkatkan
performansi sistem.
Menurut Andre J Martin (1995) DRP adalah proses menetapkan
kebutuhan lokasi Persediaan dan memastikan bahwa pemenuhan sumber akan
dapat memenuhi permintaan. Sedangkan menurut Kenneth Lysons (2000) DRP
adalah pengendalian inventori dan teknik Penjadwalan yang menerapkan prinsip
MRP pada distribusi inventori. Ini mungkin juga dipandang sebagai metode
penanganan penambahan stock pada lingkungan.
DRP memperluas konsep MRP hingga ke sistem distribusi fisik. Sistem
10
dengan perencanaan produksi dan sistem penjadwalan. DRP membantu
perusahaan untuk memelihara inventory di area distribusi meliputi gudang
penyimpanan (warehouse), distributor, retailer, dan seterusnya.
Fungsi DRP pada jalur distribusi dapat disejajarkan dengan fungsi MRP II
pada jalur produksi. Data yang disimpan pada DRP meliputi, misalnya, prediksi
kebutuhan produk untuk jangka waktu tertentu di suatu titik distribusi tertentu,
kebutuhan yang sebenarnya, stok yang tersedia, stok yang sedang dalam
perjalanan (transit), waktu tunggu (lead time) transportasi, kebutuhan stok titik
aman (safety stock), dan jumlah pengiriman standar untuk menentukan jadwal
pengiriman dan seterusnya. Sistem MRP II kemudian berevolusi menjadi konsep
Enterprise Resource Planning (ERP), yang mengembangkan manajemen
pengelolaan meliputi konsumen dan pemasok internal.
2.4 Enterprise Resource Planning (ERP)
Perusahaan pada umumnya dan industri manufaktur khususnya,
memerlukan dukungan sistem yang sedemikian kompleks dan integrasi sistem
merupakan kebutuhan mutlak, maka ERP dapat dipandang sebagai salah satu
solusi untuk mengatasi kebutuhan tersebut. Sistem yang dibangun dari konsep
ERP dapat mengakomodasi dan mensubstitusi beberapa sistem yang biasanya
dibeli dan dipasang secara terpisah pada suatu lingkungan manufaktur.
Menurut David L Olson (2002) Tantangan implementasi sistem yang
berasal dari sumber yang berbeda-beda tersebut biasanya terletak pada:
1. Integrasi dan kompabilitas data.
3. Kesulitan dalam ekstraksi dan pengumpulan data untuk keperluan data
warehouse.
4. Kesulitan ekstraksi data untuk keperluan laporan.
5. Sulit menilai efektivitas dan kinerja sistem-sistem tersebut.
Gambar 2.2. Konsep Dasar ERP menurut Hassian (2002)
Oleh karena itu, timbullah ide untuk menerapkan sebuah konsep integrasi
sistem yang dapat mengatasi dan mensubstitusi sistem-sistem diatas, yaitu
Enterprise Resource Planning. Meskipun dalam beberapa hal, tidak semua fitur
ERP dapat mengadopsi kebutuhan dari hulu ke hilir, tetapi secara garis besar,
fitur-fitur ERP dapat dijadikan tulang punggung untuk perencanaan dan
pengendalian proses produksi.
2.5 Supply Chain Management
Supply chain adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara
bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke
tangan pemakai akhir. Perusahaan-perusahaan tersebut biasanya termasuk
supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, serta perusahaan pendukung seperti
12
Pada suatu supply chain biasanya ada 3 macam aliran yang harus dikelola.
Pertama adalah aliran barang yang mengalir dari hulu (upstream) ke hilir
(downstream). Contohnya adalah bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik.
setelah produk selesai diproduksi, mereka dikirim ke distributor, lalu pengecer
atau ritel, kemudian ke pemakai akhir. Kedua adalah aliran uang dan sejenisnya
yang mengalir dari hilir ke hulu. Yang ketiga adalah aliran informasi yang bisa
terjadi dari hulu ke hilir ataupun sebaliknya.
Area Cakupan SCM tergolong dalam beberapa area, salah satunya area
Perencanaan dan Pengendalian (Planning and Control). Perencanaan dan
pengendalian dalam supply chain memainkan peranannya yang sangat vital.
Bagian iniliah yang banyak bertugas untuk menciptakan koordinasi taktis maupun
operasional sehingga kegiatan produksi, pengadaan material, maupun pengiriman
produk bisa dilakukan dengan efisien dan tepat waktu.
Dewasa ini, kegiatan perencanaan juga harus dilakukan dengan
berkoordinasi dengan pihak-pihak lain pada supply chain. Misalnya, dalam
menentukan berapa banyak suatu produk alan diproduksi, informasi tentang data
penjualan terakhir di tingkat ritel serta berapa banyaknya stok produk yang masih
mereka miliki sangat penting diketahui oleh pabrik.
2.6 Warehouse Management
Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang
dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Modul-modul
ERP dirancang untuk mendukung proses ini dengan cara mengintegrasikan data
mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses
pendukungnya.
Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk
terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh
memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai keperluan perusahaan.
Pergudangan merupakan bagian integral dari semua sistem logistic yang
berperan penting dalam melayani pelanggan dengan total biaya seminimal
mungkin, juga merupakan jaringan primer di antara produsen dan pelanggan yang
digunakan untuk menyimpan persediaan selama seluruh bagian proses logistic
berjalan.
Gudang juga dapat digunakan untuk mendukung perusahaan terutama
departemen produksi, menggabungkan produk dari beberapa fasilitas produksi
untuk di kirim ke pelanggan tunggal, untuk mem-breakbulk atau membagi
pengiriman jumlah besar menjadi pengiriman skala kecil untuk memuaskan
kebutuhan pelanggan atau menggabungkan pengiriman skala kecil menajdi skala
besar.
Pergudangan biasanya merupakan salah satu unit yang menyita ruang dan
biaya tinggi. Pengelolaan pergudangan yang efektif menjadi salah satu fokus
efisiensi di berbagai perusahaan kelas dunia yaitu dengan upaya meminimasi stok
dan mengoptimalkan manajemen pergudangan. Untuk mengatasi kebutuhan ini
maka ERP menyediakan modul warehouse management.
Menurut Wawan dan Falahah (2007) Modul warehouse management yang
baik biasanya meliputi modul-modul sebagai berikut:
14
Meliputi semua perencanaan perpindahan inventory yang
informasinya diperlukan untuk membuat prediksi tren yang akurat dan
konsekuensi penyesuaian pada titik reordering, safety stock, lead-time
untuk order, dan service level. Inventory planning juga menyediakan
fasilitas agar inventory komitmen pada order konsumen tertentu (hard
allocation) sehingga konsumen akan menerima order yang tepat, dengan
jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat.
2. Inventory Handling
Digunakan untuk memonitor semua scenario order di pergudangan
yang meliputi penerimaan, isu dan transfer inventory. Fungsi yang tersedia
dapat diperluas hingga meliputi cross-docking, penerimaan material
melalui back-flushing, optimasi picking dan wave-picking, perakitan dan
multilevel packaging. Untuk mempercepat komunikasi dengan konsumen
dan pemasok maka dokumen shipping tambahan dapat dikirmkan atau
diterima melalui fasilitas EDI (Electronic Data Interchange), yang
memungkinkan pengiriman diterima dan dialokasikan sebelum waktunya.
Cross-docking dapat mengurangi masa penyimpanan produk. Pada
dasarnya, gudang menjadi pusat distribusi gabungan. Produk-produk tiba
dalam jumlah besar dan segera dibagikan dengan kuantitas dan susunan
yang tepat untuk dikirim ke pelanggan.
Cross-docking menjalankan aktivitas penyimpanan dengan
mentransfer barang secara langsung yang berasal dari penerimaan barang
dari dermaga menuju dermaga pengiriman atau dermaga luar.
Modul ini di gunakan untuk membuat intelligent storage list, yang
memungkinkan pemeriksaan kualitas atas penyimpanan barang secara
otomatis dan deteksi lokasi tertentu berdasarkan criteria misalnya item,
kondisi penyimpanan, definisi packaging, pemabatasan ukuran, dan
ketersediaan lokasi.
4. Inventroi Reporting
Fungsi-fungsi ini digunakan untuk memonitor inventory di
berbagai lokasi dan membantu perusahaan untuk memperkirakan waktu
pengiriman yang tepat kepada konsumen.
5. Inventory Analysis
Modul ini digunakan untuk menganalisis informasi yang dihasilkan
dari aktivitas warehousing dan menggunakan umpan balik dari optimasi
proses. Inventory analysis juga mendukung prediksi inventori, penilaian
inventory, analisis ABC (activity-based costing) dan analisis slow-moving.
6. Lot Control
Fasilitas ini digunakan untuk pelacakan dan penulusuran lot,
sehingga perusahaan dapat menelusuri semua material dasar dan barang
jadi yang menggunakan material tersebut. Lot control membantu dalam
pengumpulan data kualitas produk dan proses sertifikasi standar produksi.
7. Distribution Data Collection
Elemen ini mendukung proses warehousing yang bersifat paperless
dengan menyediakan jalur komunikasi antara sistem pengiriman dan
16
2.7 Aplikasi berbasis Web
Menurut Sutarman (2007) situs/web dapat di kategorikan menjadi dua
yaitu web status dan web dinamis atau interaktif. Web statis adalah web yang
berisi/menampilkan informasi-informasi yang sifatnya statis (tetap), sedangkan
web dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta dapat berinteraksi
dengan user yang sifatnya dinamis.
Pada server-side programming, perintah-perintah program (script)
dijalankan di web server, kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam bentuk
HTML biasa. Sedangkan client-side programming perintah program dijalankan di
web browser, sehingga ketika client meminta dokumen yang mengandung script,
maka script tersebut akan di download dari server nya kemudian di jalankan di
browser yang bersangkutan.
Aplikasi web atau sering disebut web application merupakan aplikasi yang
dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman web. Kebanyakan Bahasa
pemrograman web berbasis server, namun tidak menutup kemungkinan digunakan
bahasa pemrograman web berbasis client. Web server atau web application
berbeda dengan situs web biasa (homepage), web application lebih dinamis dan
atraktif serta dapat mengelola data dengan baik.
Program web yang tergolong dalam server side seperti : CGI/Perl, ASP
(Active Server Pages), JSP (Java Server Pages), PHP, CFM (Cold Fusion) dan
lain-lain. Sedangkan yang tergolong client side seperti : JavaScript, VbScript,
2.8 Sistem Informasi
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2005:116), definisi sistem
dapat dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan secara prosedur dan
pendekatan secara komponen. Berdasarkan pendekatan prosedur, sistem
didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan
tertentu. Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem merupakan
kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan
tertentu.
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki
arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada
suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi yaitu input, proses, output.
Menurut Herlambang (2005:121), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian
yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum
mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti data diolah
sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan
data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, Informasi adalah data
yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem
informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk
mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi
dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang
memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data
18
informasi itu sendiri adalah Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan
informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan
informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem
ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur
manual, model manajemen dan basis data.
2.9 Peramalan
Peramalan penting dalam berbagai situasi perencanaan dan pengambilan
keputusan. Dalam produksi, peramalan paling dibutuhkan dalam bidang
permintaan produk. Hal ini mencakup baik volume maupun bauran produk,
sehingga perusahaan dapat merencanakan jadwal produksi dan sediaan untuk
memenuhi permintaan pasar sebaik-baiknya.
Dalam pengendalian, manajemen berdasarkan kekecualian adalah
prosedur yang umum. Yang diperlukan adalah suatu cara untuk mengetahui sedini
mungkin ketika sebuah proses tidak berada di bawah pegendalian (yaitu ketika
pola dasar bergeser). Jadi metode peramalan dalam situasi seperti itu harus
mampu mengenali perubahan-perubahan dalam pola atau hubungan dasar dalam
tahap ini. Disisi perencanaan, dimana asumsi umum yang dipergunakan adalah
bahwa pola yang ada akan berlanjut di masa mendatang, penekanan utama berada
pada identifikasi pola-pola tersebut dan melaukan ekstrapolasi ke masa
mendatang.
2.10 Metode Peramalan Dekomposisi
Metode dekomposisi mengidentifikasi tiga komponen yang terpisah dalam
Ketiga komponen ini adalah faktor trend, siklus, dan musiman. Faktor trend, yang
mewakili perilaku data dalam jangka panjang, dapat menaik, menurun, atau tidak
berubah. Faktor siklus mewakili kemajuan dan kemunduran yang disebabkan oleh
kondisi perekonomian atau kondisi industry tertentu. Faktor musiman berkaitan
dengan fluktuasi berkala dengan panjang yang konstan dan kedalaman yang
proporsional yang disebabkan oleh hal-hal seperti bulan dalam tahun, saat hari
libur, dan kebijakan perusahaan.
Dengan menggunakan dekomposisi, data tersebut dinyatakan dalam
bentuk :
(2-1)
Dimana X = nilai serial waktu (data actual) pada periode t
T = komponen trend pada periode t
C = komponen siklus pada periode t
S = komponen musiman (atau indeks) pada periode t
R = komponen random (atau kesalahan) pada periode t
Tujuan dekomposisi adalah mengindetifikasi T, C, dan S (semua yang tersisa
adalah R) dengan menganalisis data semula X. Kemudian menghitung nilai
rata-rata bergerak dengan rumus
(2-2)
(2-3)
Dimana MA = rata-rata bergerak dari awal sampai akhir data.
N = jumlah nilai yang dimasukan dalam rata-rata
= nilai aktual untuk waktu t
20
(2-4)
Persamaan (2-2) menunjukkan nilai trend-siklus dalam sebuah serial data.
Walaupun nilai tersebut memadai dalam kebanyakan kasus, kadang-kadang trend
lebih baik dipisahkan dari siklus. Hal ini dapat dilakukan dengan menyatakan
jenis trend tertentu yang paling sesuai dengan data. Misalnya, trend kemungkinan
bersifat linier atau dalam bentuk lain. Parameter a dan b untuk garis trend linier
ini dapat diperkirakan dengan menggunakan regresi sederhana, persamaan garis
ini adalah :
(2-5)
Dimana a = konstanta
b = trend
Jika trend T dibagi denga persamaan (2-2), hasilnya adalah sekelompok nilai
untuk siklus C :
(2-6)
2.11 PHP
Menurut dokumen resmi PHP, PHP singkatan dari PHP Hypertext
Preprocessor. Ia merupakan bahasa berbentuk skrip yang ditempatkan dalam
server dan diproses di server.
Mengapa menggunakan bahasa PHP? PHP dapat dijalankan pada platform
yang berbeda-beda (Windows, Linux, Unix, etc.), PHP merupakan web scripting
open source dan PHP mudah dipelajari.
Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. Artinya, ia
PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti ASP (Active Server
Page), Cold Fusion, ataupun Perl.
Pada saat ini PHP cukup popular sebagai peranti pemrograman web
terutama di lingkungan linux. Walaupun demikian PHP sebenarnya juga dapat
berfungsi pada server-server yang berbasis UNIX, Windows NT, dan Macintosh.
Pada awalnya PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan web server Apache.
Namun belakangan PHP juga dapat bekerja dengan web server seperti PWS
[image:35.595.93.506.305.535.2](Personal Web Server), IIS (Internet Information Server), dan Xitami.
Gambar 2.3. Skema PHP (Abdul Kadir)
Konsep kerja PHP diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh
browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau dikenal dengan
sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server,
mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi
yang dibutuhkan oleh web server.
Selanjutnya web server akan mencarikan berkas yang diminta dan
memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan isinya segera
22
didapatkan oleh web server, isinya segera dikirimkan ke mesin PHP dan mesin
inilah yang memproses dan memberikan hasilnya ke web server. Selanjutnya web
server menyampaikan ke klien.
2.12 Apache Server
M enurut Fauzan Azmi yang Apache merupakan web server yang paling banyak dipergunakan di Internet. Program ini pertama kali didesain untuk sistem
operasi lingkungan UNIX. Namun demikian, pada beberapa versi berikutnya
Apache mengeluarkan programnya yang dapat dijalankan di Windows NT.
Berdasarkan sejarahnya, Apache dimulai oleh veteran developer NCSA httpd
(National Center for Supercomputing Application). Saat itu pengembangan NCSA
httpd sebagai web server mengalami stagnasi. ROB MC COOL meninggalkan
NCSA dan memulai sebuah proyek baru bersama para webmaster lainnya,
menambal bug, dan menambahkan fitur pada NCSA httpd. Mereka
mengembangkan program ini lewat mailing list. Dengan berpijak pada NCSA
httpd versi 1.3, Team Apache mengeluarkan rilis pertama kali secara resmi
Apache versi 0.6.2.
Saat ini Apache dipergunakan secara luas. Hal ini disebabkan karena
programnya yang gratis, dengan kinerja relatif stabil. Dalam pengembangannya
pun mempergunakan sistem Bazaar, yakni tiap orang dibuka kesempatan
seluas-luasnya untuk dapat memberikan kontribusi dalam mengembangkan program.
Kontribusi dikomunikasikan lewat mailing list. Tim Apache mempunyai mailing
list yang terbuka untuk siapa saja yang ingin ambil bagian. Untuk mendaftar
cukup kirim email ke majordomo@apache.org dengan baris pertama dari email
Apache ini mempunyai sistem meritokrasi. Semakin banyak yang Anda
sumbangkan, semakin banyak yang boleh dikerjakan.
Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan yang dapat
dikonfigurasi, autentikasi berbasis basis data, dan lain-lain. Apache juga didukung
oleh sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan
[image:37.595.93.508.247.548.2]penanganan server menjadi mudah.
Gambar 2.4. Skema webserver Apache (Dodit Suprianto)
Penjelasan dari skema gambar kerja database MySQL, Apache, PHP, dan browser
client diatas adalah :
1. Pengunjung web browser melakukan permintaan pengiriman halaman web
(web request) dengan menggunakan URL standar.
2. Web server, dalam hal ini adalah Apache, mengenali permintaan halaman
web tersebut, kemudian menerjemahkan file yang mengandung script
PHP.
3. Halaman web yang terkirim harus mengandung script PHP berisi perintah
untuk menciptakan koneksi ke database MySQL berupa SQL query.
4. Databse MySQL memberikan tanggapan atas permintaan sambungan ke
24
5. Script PHP menyimpan hasil query database MySQL menjadi satu atau
lebih variable PHP, dengan pernyataan echo, maka hasil request
dikeluarkan.
6. Selanjutnya, PHP mengkopi hasilnya dalam bentuk HTML yang telah
diciptakan oleh web server.
7. Web server mengirim HTML yang sudah jadi ke web browser client.
Apache adalah komponen server web dari paket perangkat lunak LAMP
(Linux, Apache, MySQL, PHP/Perl/bahasa pemrograman Python).
(sumber: docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:SanK3ojO32IJ:www.stmikponti
anak.ac.id/admin/upload/web-server.pdf)
2.13 PHP MyAdmin
Phpmyadmin adalah sebuah aplikasi open source yang berfungsi
untukmemudahkan manajemen MySQL. Dengan menggunakan phpmyadmin,
anda dapat membuat database, membuat tabel, menginsert, menghapus dan
mengupdate datamdengan GUI dan terasa lebih mudah, tanpa perlu mengetikkan
perintah SQL secara manual.
Pada dasarnya, mengelola basis data dengan MySQL harus dilakukan
dengan cara mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk
setiap maksud tertentu. Jika seseorang ingin membuat basis data (database),
ketikkan baris perintah yang sesuai untuk membuat basis data. Jika seseorang
menghapus tabel, ketikkan baris perintah yang sesuai untuk menghapus tabel. Hal
tersebut tentu saja sangat menyulitkan karena seseorang harus hafal dan
Saat ini banyak sekali perangkat lunak yang dapat dimanfaatkan untuk
mengelola basis data dalam MySQL, salah satunya adalah PHP MyAdmin.
Dengan PHP MyAdmin, seseorang dapat membuat database, membuat tabel,
mengisi data, dan lain-lain dengan mudah, tanpa harus menghafal baris
perintahnya.
PHP MyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL
yang ada di komputer. Untuk membukanya, buka browser lalu ketikkan alamat
http://localhost/phpmyadmin, maka akan muncul halaman PHP MyAdmin. Di
situ nantinya seseorang bisa membuat (create) basis data baru, dan mengelolanya.
26
BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi Masalah
Distribusi merupakan kegiatan penting untuk mempermudah penyampaian
produk dan jasa dari produsen kepada konsumen sehingga penggunaannya sesuai
(jenis, jumlah, harga, tempat, dan saat) dengan yang diperlukan, dalam hal ini
pendistribusian pupuk. Salah satu bagian yang memegang peranan dalam
pendistribusian pupuk adalah bagian pergudangan yang mengatur jumlah
pengadaan stock yang diperlukan untuk kebutuhan konsumen.
Pengolahan gudang yang efektif menjadi salah satu fokus efisiensi dengan
upaya meminimasi stok dan mengoptimalkan manajemen pergudangan. Bagian
pergudangan memiliki beberapa proses yang penting seperti perpindahan stok
barang dari gudang satu ke gudang dua.
Proses pendistribusian pupuk dari pusat produksi Bontang hingga sampai
ke konsumen dilakukan dengan menggunakan antara lain: dari bontang ke
pelabuhan tujuan (Lini 2) misal Surabaya menggunakan kapal laut dalam bentuk
pupuk curah yang selanjutnya di pelabuhan lini 2 langsung di bongkar dan
dilakukan proses pengantongan 50 kg/kantong. Kemudian Dari lini 2 hingga
distribusi ke lini 3 daerah kabupaten sudah dalam bentuk urea kantong dengan
menggunakan angkutan darat seperti armada truk atau kereta api. Dari gudang lini
3 pupuk tersebut sudah siap untuk di salurkan ke konsumen/petani melalui
Realisasi penyaluran distribusi pupuk yang tidak sesuai dengan rencana
kebutuhan yang sudah di tetapkan pemerintah akan berpengaruh pada gudang di
daerah. Akibat dari kejadian tersebut kantor pemasaran PT. Pupuk Kalimantan
Timur akan mengalami kerugian yaitu terjadi kekurangan pasokan yang
mengakibatkan lonjakan harga, seperti yang ditunjukkan pada lampiran 8 yaitu
laporan pengadaan tahun 2011 yang berjumlah 1.069.417,858 ton mengalami
kekurangan sebesar 179.582,1 ton dari permintaan kebutuhan pupuk urea khusus
wilayah jawa timur sebesar 1.249.000,000 ton seperti yang di tunjukkan pada
lampiran 9.
Untuk data kekurangan pasokan di gudang daerah bisa di lihat pada
lampiran 11 di belakang, berdasarkan ringaksan dari tabel dibawah yang berasal
dari lampiran 11 dapat di lihat bahwa data yang ada menunjukkan terjadinya
kelangkaan pupuk. Pada kolom SPAP yang belum teralisasi, berisi data
pengiriman dari gudang cabang yang mengalami keterlambatan dengan total
1451000 kg, data tersebut terdiri dari beberapa jenis pupuk dengan ekspeditur
yang berbeda. Sedangkan di gudang daerah kondisi stok yaitu 904 kg yang
menunggu pengadaan dari kantor cabang. Selain itu di waktu yang sama ada
permintaan order (DO) dengan total 357.500 kg pupuk berdasarkan jenisnya dari
beberapa distributor yang belum direalisasi dan harus segera dipenuhi, sehingga
gudang tersebut kurang 356.596 kg. Selain itu masalah keterlambatan pengiriman
barang yang dilakukan ekspeditur juga berpengaruh pada kondisi pengadaan
28
Tabel Data Kelangkaan Pupuk Gudang Magetan
Gudang M agetan Pengadaan yg belum
Persediaan Order yang belum
teralisasi (SPAP) teralisasi (DO)
33000 904 40000
440000 904 40000
200000 904 45000
150000 904 22500
128000 904 210000
200000 904
300000 904
1451000 904 357500
Jadi dalam data tersebut ada dua permasalahan yang menyebabkan
terjadinya kelangkaan pupuk yaitu faktor keterlambatan pengiriman dari gudang
cabang hal ini disebabkan sistem pengaturan gudang dan manajemen stock yang
tidak optimal, kemudian masalah order dari beberapa distributor yang tidak tentu.
perbedaan pasokan dan kurangnya rencana alokasi kebutuhan pengadaan sangat
berpotensi menyebabkan kelangkaan pupuk dan kurangnya koordinasi antar
berbagai pihak dalam hal ini pihak dari gudang cabang, gudang daerah, dan
distributor serta ekspeditur sebagai jasa pengiriman hal juga bisa berpotensi
mengulangi kejadian langka pasok dan lonjakan harga.
Selain itu akan sangat beresiko jika menaruh pupuk di luar gudang, apabila
terjadi hujan, pupuk tersebut bisa mengalami kerusakan yaitu pupuk bisa menjadi
batu karena terkena air hujan sehingga mempengaruhi kualitas pupuk. Kejadian
tersebut dapat menimbulkan kerugian dan dapat mempengaruhi harga. Jika pupuk
terlalu lama di simpan di dalam kapal juga bisa mengalami potensi kerusakan
yang lebih besar karena tempat penyimpanan yang tidak layak dan juga pupuk
Dari analisis masalah di atas untuk menghindari terjadinya kelangkaan
pupuk di daerah dikarenakan adanya kapasitas gudang yang tidak seimbang
dengan kebutuhan jumlah pupuk untuk daerah di sekitarnya maka pengadaan
barang harus di programkan. Selain itu pupuk di gudang lini 2 dan lini 3 harus
selalu tersedia dengan cara mengatur pengadaan dan untuk mengetahui status
persediaan stok di masing masing gudang lini 2 dan lini 3 harus selalu dilakukan
pelaporan harian mulai dari penerimaan, pengeluaran dan stok akhir untuk
mempermudah pencatatan dan pengendalian stok di PT. Pupuk Kalimantan
Timur.
Dengan monitoring, perusahaan dapat dengan mudah memperoleh
gambaran menyeluruh stok terkini. Monitoring untuk setiap material meliputi stok
yang disimpan dalam gudang, stok yang sedang dipesan dan belum datang, dan
stok yang sudah di pesan.
3.2 Analisis Sistem
3.2.1 Dokumen flow proses pengiriman dokumen kantor pusat dan cabang
Pada sistem yang lama, bagian gudang pertama-tama akan menerima
dokumen pengadaan muatan pupuk yang berasal dari kantor pusat. Dokumen
tersebut yaitu dokumen B/L (surat angkutan kapal) yang berasal dari kapal
pengangkut dan berisi jumlah pupuk yang akan di distribusikan. Setelah menerima
dokumen B/L kantor cabang akan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) untuk
30
Gambar 3.1. Dokumen flow proses pengiriman dokumen kantor pusat dan cabang
Dari proses di atas analisis yang diperoleh adalah bahwa informasi yang
didapat dari kantor pusat ke cabang memerlukan beberapa proses yang dilalui
seperti membuat beberapa dokumen. Masalah yang mungkin muncul adalah
sulitnya kantor cabang memperoleh informasi status armada kapal pengangkut
dari pusat produksi ke pelabuhan tujuan lini 2.
3.2.2 Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk
Selama melakukan proses pemindahan pupuk dari gudang pelabuhan ke
gudang daerah, bagian gudang membuat surat berita acara muat yang di tujukan
untuk gudang pemuatan dimana gudang pemuatan di lakukan di lini II dimana lini
II adalah gudang pusat surabaya dan lini III yaitu gudang daerah yang mencakup
membuat surat perintah acara bongkar muat yang ditujukan ke gudang lini II dan
[image:45.595.97.532.141.500.2]lini III.
Gambar 3.2. Dokumen Flow proses distribusi stock pupuk
Bagian gudang membuat dokumen SPAP (surat perintah angkut pupuk)
untuk melakukan pengadaan ke gudang lini II dan III. Dokumen SPAP diberikan
ke ekspeditur sebagai dokumen pemasukan dari gudang pelabuhan ke gudang lini
II. Sedangkan untuk gudang lini III dokumen SPAP sebagai pemasukan yang di
bawa oleh ekspeditur dari gudang pelabuhan. Kemudian bagian gudang membuat
DO (delivery order) sebagai dokumen pengeluaran dari gudang lini II dan lini III
yang tujukan untuk distributor.
Pada proses pendistribusian pupuk di atas maka dapat di analisis jika
32
maka akan ada sisa 200 kg. Order yang dilakukan distributor tidak tentu, jika
gudang tidak siap menerima order pasokan dari distributor dan stok gudang tidak
mampu memenuhi permintaan order dari distributor dikarenakan adanya beberapa
kapasitas gudang yang tidak seimbang dengan kebutuhan jumlah pupuk yang
diorder, hal ini dapat menyebabkan terjadinya kekurangan pasokan yang
mengakibatkan kelangkaan pupuk di daerah. Kekurangan pasokan pupuk di
daerah berakibat juga pada pengadaan stok di cabang di karenakan pengadaan
stok di daerah berasal dari jumlah total pengadaan stok gudang lini II dan lini III.
Untuk memenuhi permintaan yang tidak tentu selanjutnya maka gudang
dengan sisa 200 kg tersebut secepat mungkin harus ditambah dengan cara
melakukan permintaan sebelumnya ke gudang cabang untuk mengatasi
permintaan order yang akan datang untuk menghindari kekurangan pasokan
pupuk. Selain itu waktu pengiriman yang tidak tentu juga menjadi penyebab
keterlambatan pasokan pupuk yang berpengaruh pada kondisi di daerah dan
ekspeditur akan mempunyai sisa pasokan yang belum di kirim, hal ini akan
menimbulkan antrian armada truk di dalam gudang yang berakibat tingginya
biaya pengiriman yang timbul.
3.2.3 Dokumen Flow Pembuatan Laporan
Distributor melakukan pemesanan pupuk yang berasal dari gudang lini II
dan lini III. Apabila jumlah permintaan tinggi dari distributor dan gudang
mengalami kekurangan stok, maka bagian gudang akan membuat surat
Gambar 3.3. Dokumen Flow Pembuatan Laporan
Selain itu pimpinan akan membuat laporan kondisi stok yang ada di
gudang lini II dan lini III. Dengan analisis permasalahan yang ada maka perlu
dibuat solusi untuk mempermudah proses bisnis di atas dalam hal ini proses
pengadaan dengan tujuan agar semua pihak yang terkait dalam proses pengadaan
bisa memantau dan memonitor ketersediaan stok di cabang dan daerah.
3.3 Rancangan Penelitian
Penelitian ini mengambil model ERP dimana ERP ini adalah sistem untuk
mengembangkan manajemen pengelolaan meliputi konsumen dan pemasok
internal. Konsep ERP ini kemudian berkembang terus hingga meliputi konsumen
34
Gambar 3.4 Skema ERP Sistem Informasi Monitoring
Model ERP digunakan dalam penelitian ini dengan mengimplementasikan
bagian proses DRP yaitu paket warehouse management di inventory management
untuk monitoring stok. Data-data dan informasi yang mendukung untuk
monitoring stok didapatkan dari basis data pergudangan yang telah ada dari sistem
bagian gudang dan distribusi. Diharapkan sistem ini dapat memberikan informasi
tentang stok pupuk yang ada di pusat dan di daerah jawa timur agar distribusi stok
dapat tersedia tepat waktu dan sesuai kebutuhan.
Secara garis besar, proses monitoring pendistribusian stok pupuk dapat
start
Input data pengadaan
stok
Cek stok gudang lini III
Stok pupuk lini III penuh?
Konfiramsi stok di lini III penuh
Mutasi stok gudang lini III
Informasi monitoring stok
gudang lini III
end N
[image:49.595.88.506.77.495.2]Y Masuk stock sisa
Gambar 3.5 Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang daerah (lini III)
Alur proses di atas menjelaskan jalannya proses pengadaan stok dari
gudang cabang ke gudang daerah dimana lini II sebagai gudang cabang yaitu
gudang pusat Surabaya dan lini III sebagai gudang daerah yang mencakup
wilayah jawa timur. Informasi stok sebelumnya diperoleh dari proses pengadaan
36
Gambar 3.6. Bagan alur proses pengadaan stok pupuk di gudang cabang (lini II)
Alur proses di atas menjelaskan jalannya proses pengadaan stok di gudang
pusat yaitu di daerah Surabaya (lini II) sebelum melakukan pendistribusian pupuk
ke gudang daerah (lini III).
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh
seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware
sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan
terintegrasi. Peranan perangkat teknologi dalam konsep ERP selain sebagai
tambah berupa perampingan proses, penyederhanaan proses, integrasi, dan
otomasi proses.
Gambar 3.7. sistem flow proses ERP
Paket sistem ERP biasanya terdiri atas sekumpulan modul-modul yang
dapat mendukung berbagai fungsi dan proses pada perusahaan. Modul-modul
ERP dirancang untuk mendukung proses ini dengan cara mengintegrasikan data
pada setiap tahapan proses tersebut. Selain itu sebuah sistem ERP idealnya
mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses
pendukungnya. Konsep ERP dapat dilihat pada gambar 3.7 di bawah ini
Modul-modul pada paket sistem ERP biasanya dirancang untuk
terintegrasi satu sama lain, meskipun pada implementasinya perusahaan boleh
memilih mengimplementasikan beberapa modul saja sesuai keperluan perusahaan.
38
dimana konsep ini masuk dalam ERP dan hanya dipakai beberapa modul yaitu
warehouse management ( inventory handling, inventory reporting, inventory
analisis), inventory management.
Proses yang dilakukan pada penelitian ini adalah pengembangan sistem
ERP yaitu sistem meliputi proses dari pengiriman pusat produksi ke kantor cabang
dan meliputi proses pendistribusian stock hingga sampai ke konsumen, sehingga
membangun sebuah rantai pasok (supply chain).
3.3.1 Sistem flow proses pengadaan barang dari pusat
Pada system flow subsistem pengadaan barang dari pusat, pertama-tama
bagian gudang menerima data pengadaan barang dari kantor pusat. Data tersebut
berisi jenis pupuk, jumlah pengadaan, nama kapal, nama pelabuhan tujuan.
Bagian gudang akan memvalidasi data yang masuk dan mengisi form data pupuk,
data kapal yang berasal dari dokumen yang di bawa oleh kapal, kemudian
menyimpan data tersebut dalam tabel kapal, tabel pupuk, dan tabel
kategori_pupuk. Data tersebut menjadi master data dalam sistem monitoring stock
pupuk. Data master ini nanti digunakan untuk proses pengadaan dari gudang
pelabuhan ke gudang lini II dan lini III. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 3.8. Sistem flow pengadaan stok dari pusat
3.3.2 Sistem flow proses monitoring
Sistem pengadaan barang ke gudang lini II dimulai dari pengecekan data
40
Sistem flow proses Monitoring
penjualan sistem monitroing Y N N B Kategori pupuk Simpan data permintaan spap Simpan data
muatan stock lini III
Lap. SPAP lini III pupuk
Gudang lini II overload ?
pupuk
Gudang lini III overload ?
Buat lap. DO Detail pengadaan gudang A Simpan DO pengadaan Lap. SPAP lini II Lap. Monitoring stock H Buat lap.sisa pupuk Pemuatan & pembongkaran selesai? Simpan Data pengadaan pengiriman Lap.monitor ing sisa pupuk A Data DO
Buat surat perintah angkut lini II Cek stock lini II C
Lap. SPAP lini III
Buat lap. SPAP pemasukan lini III data SPAP
muatan stok lini II & III H Lap.monitor ing sisa pupuk Sisa Pusat Lap. SPAP lini II
Buat lap. SPAP pemasukan lini II
Simpan data pupuk sisa
Simpan data muatan stock lini II
Buat surat perintah angkut lini III
Lap. Monitoring
stock Cek stock lini III
Permintaan_spap
B Data pupuk sisa
laporan kondisi & prediksi stok A K D G L E I J distributor DO Detail DO Sisa cabang Y kapal Input data stock
pusat
Simpan stock pusat Cek stock pusat
Pengadaan pusat Gudang pusat penuh ? Y N Pengadaan pusat Perhitungan prediksi stock tahun depan Ramal stock simpan prediksi Stock pengadaan per bulan prediksi F Buat surat
rampung muat & bongkar
Y
Rampung bongkar
Buat surat jalan Surat jalan Data pengadaan Rampung muat C N Simpan data permintaan Permintaan_do ekspeditur B
Gambar 3.9. Sistem flow proses Monitoring
Pengecekan data yang dilakukan adalah pengecekan jumlah pupuk yang
akan di distribusikan ke masing2 gudang lini II. Bagian gudang mengisi form
pengadaan gudang ke lini II berdasarkan surat perintah angkut pupuk (SPAP).
Sebelum melakukan pengangkutan pupuk, sistem akan melakukan pengecekan
gudang tidak penuh makan sistem akan membuat Form perintah angkut. Form
perintah angkut ke lini II secara garis besar berisi jumlah stok yang akan di
distribusi ke gudang lini II. Form perintah angkut akan mengakses tabel gudang
untuk menentukan lokasi gudang yang akan mau di isi stock baru. Sistem
pengadaan gudang lini III secara garis besar sama dengan gudang lini II. Untuk
lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.9.
Sistem delivery order dilakukan jika distributor melakukan pemesanan
pupuk. Form delivery order diisi oleh bagian gudang. form delivery order akan
melakukan pengecekan stok pupuk pada bagian gudang berdasarkan wilayah
distributor dengan mengakses tabel SPAP dan detail_SPAP. Selain itu form ini
membaca tabel master pupuk, gudang untuk membaca data pupuk dan gudang.
Form delivery order akan mengakses tabel distributor untuk membaca data
distributor. Form DO secara garis besar berisi jumlah pemesanan yang dipesan
oleh distributor, wilayah distributor.
3.3.3 Sistem flow proses monitoring laporan
Pada sistem pembuatan laporan bagian gudang membuat laporan
monitoring kondisi pengadaan gudang lini II dan lini III, laporan pengadaan
barang dari pusat, laporan pemesenan yang dilakukan oleh distributor, laporan
sisa pupuk yang ada di gudang. Laporan monitoring pengadaan gudang lini II dan
III didapat dari proses form perintah angkut yang berasal dari tabel SPAP dan
detail_SPAP. Laporan ini menampilkan informasi jumlah stock, jenis pupuk,
status stock, informasi gudang, status pengangkutan yang dilakukan oleh
42
datang dari pusat, informa
