PARADIGMA BARU
PENYUSUNAN
ORGANISASI
PERANGKAT DAERAH
Pendahuluan
* Patologi birokrasi: swollen (membengkak/tambun),
sluggish (melempem), cumbersome (tidak praktis),
redtape (pemeras), inefficient (boros), routine (stagnan),
rigid (kaku), narrow (tidak berwawasan), arrogance
(sombong), complex procedures (berbelit-belit), dan
formal measures (mengutamakan formalitas).
• - Tumpang-tindih fungsi2 yg sama yg diemban oleh
beberapa SKPD
• - kepentingan penyesuaian dg nomenklatur (kepentingan
anggaran)
• - ketidakcocokan SKPD yg terbentuk dg kondisi dan
potensi daerah
-Praktek Empiris
"Kelembagaan di daerah seharusnya ditata
kembali, jangan terlalu gemuk. Dinas-dinas
daerah jangan meniru yang ada di
pemerintahan pusat. Misalnya saja, ada pemda
yang mempunyai dinas pemakaman dan
transmigrasi. Sebenarnya, pemakaman kan
tidak perlu diurusi sebuah dinas, begitu pula
dengan daerah di pegunungan yang
Kerangka Teoritik
Division of labor/works spesialisasi
(basis of grouping) high --- low
Departmentalization basis
(unit grouping) homogeneous --- heterogeneous
Span of control Number
(unit size) narrow ---wide
Authority delegation
centralized ---decentralized
Kebijakan OPD
UU 22/1999; PP 84/2000; Kepmendagri
50/2000; SE Mendagri 061/729/TJ Tgl. 21
Maret 2001 ; PP 8/2003; UU 32/2004; PP
Pokok-pokok Pikiran Teknis
Penyusunan OPD Berparadigma Baru
A. Identifikasi urusan-urusan yang dijadikan dasar
pertimbangan pembentukan OPD (
division of labors/
division of works atau basis of grouping
)
Hal ini berkaitan dengan apa saja
organization
functions
yang harus diidentifikasi? Bagaimana cara
melakukannya? Identifikasi urusan-urusan dengan
berpijak pada paradigma baru berarti sebagai usaha
untuk memerinci secara detil seluruh urusan yang
mesti dikerjakan oleh pemerintah dengan
pengutamaan berupa urusan-urusan pelayanan
publik sesuai dengan potensi dan kebutuhan
Dalam hal ini sumber data yang digunakan meliputi seluruh
komponen, baik dokumentasi, survei, maupun delpi. Dokumentasi meliputi: urusan-urusan pemerintahan yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan (PP 38/2007; UU 23/2014), isu-isu strategis dalam dokumen RPJPD dan RPJMD, Renstra SKPD, dan hasil analisis jabatan (Anjab) dan analisis beban kerja (ABK). Survei meliputi penyebaran kepada masyarakat umum secara sampling untuk mengetahui derajat kebutuhan pelayanan publik dari kacamata masyarakat. Delpi dilakukan dengan cara
wawancara mendalam terhadap beberapa tokoh terpilih dalam masyarakat sebagai pembanding berkaitan dengan hirarki
kebutuhan masyarakat dan potensi unggulan daerah. Langkah seperti ini oleh Mintzberg disebut buttom-up dalam proses
rearragement of organizational structure. Pengolahan data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik,
B. Menentukan besaran organisasi (departmentalization/ unit grouping/ basic parts of organization)
Hal ini berkaitan dengan apa saja macam Dinas, Badan, dan SKPD lainnya yang mesti dibentuk? Bagaimana cara
melakukannya? Menentukan besaran organisasi
menggunakan pertimbangan-pertimbangan yang ada: (1) perumpunan urusan: urusan wajib dan pilihan diwadahi
(3) menerima ketentuan tentang klasifikasi Dinas dan
Badan (Klasifikasi Dinas: tipe A (beban kerja besar, tipe B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja kecil) yg didasarkan perhitungan jumlah penduduk, luas
wilayah, besaran urusan pemerintahan, kemampuan keuangan daerah, potensi, tenaga kerja, pemanfaatan lahan; dan Klasifikasi Badan: tipe A (beban kerja besar, tipe B (beban kerja sedang), dan tipe C (beban kerja
kecil) yg didasarkan pada perhitungan jumlah
penduduk, luas wilayah, kemampuan keuangan daerah, cakupan tugas (fungsi penunjang: perencanaan,
(4) memadukannya dengan langkah pertama
yang menghasilkan hirarki urusan pemerintahan
yang inherent sebagai kebutuhan pelayanan
publik bagi masyarakat dan potensi unggulan
daerah. Pengolahan data amat sangat obyektif
(tidak dipengaruhi oleh kepentingan politik,
ekonomi, dan personal) apabila dibantu dengan
SIM Penataan OPD secara
computerized
. Hasil
dari langkah kedua ini adalah penentuan
SKPD-SKPD yang di dalam masing-masing unit
C. Menentukan Susunan organisasi (unit size atau span of control)
Hal ini berkaitan dengan berapa Bidang (organizational sub-units) yang berada di bawah Kepala Dinas? Berapa Seksi (organizational sub-sub units) yang berada di
bawah Kepala Bidang? Kalau menganut PP 41/2007 jumlahnya sudah ditentukan secara absolut. Tapi kalau mengacu pada perhitungan menurut LAN maka akan ditemukan unit-unit organisasi yang ideal. Kelemahan LAN adalah hanya memaksudkannya untuk analisis
beban kerja bagi pegawai secara personal. Maka untuk kepentingan penataan OPD pelajaran dari LAN itu harus dimodifikasi, yakni bukan untuk perhitungan beban
Berdasarkan langkah kedua menghasilkan sejumlah
Rincian Pekerjaan dalam sebuah SKPD, kemudian
tentukan Norma Waktunya (waktu penyelesaian
rata-rata (jam) untuk 1 pekerjaan) (jam kerja efektif
per hari: 5 jam 30 menit untuk 5 hari kerja dan 4
jam 30 menit untuk 6 hari kerja), kemudian
tentukan Jumlah/Volume Beban Kerja (per tahun)
(berapa kali kegiatan itu dilaksanakan dalam satu
tahun), kemudian tentukan Jumlah Beban Kerjanya
(Norma waktu x Volume Beban Kerja). Idealnya: 1
atasan membawahi 5 bawahan. Dalam konsteks
kelembagaan berarti 1 Kepala Seksi membawahi 5
pegawai. 1 pegawai idealnya 1.300 jam/tahun;
Kemudian dari seluruh rincian pekerjaan dalam satu
SKPD tadi (mungkin bisa ratusan atau ribuan rincian
pekerjaan) dihitung berapa jam/tahunnya,
kemudian dibagi angka minimal (7.800 jam/tahun),
sehingga ketemu berapa Seksi yang harus dibentuk.
Setelah selesai menentukan jumlah Seksi, kemudian
secara
buttop-up
menentukan berapa Bidang
dilakukan dengan cara yang sama.
Pengolahan
data amat sangat obyektif (tidak dipengaruhi oleh
kepentingan politik, ekonomi, dan personal) apabila
dibantu dengan SIM Penataan OPD secara
D. Pendelagasian wewenang (delegation of authority) Delegasi otoritas menurut Gibson bukan sekedar
pelimpahan tugas dan wewenang tapi lebih jauh adalah penyerahan kekuasaan untuk membuat keputusan. Hal ini berkaitan dengan diferensiasi horizontal dan
diferensiasi vertikal yakni menyerahkan kekuasaan untuk membuat keputusan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang dilaksanakannya. Dari masing-masing Rincian Pekerjaan pada langkah-langkah sebelumnya
mestinya bisa dikenali di SKPD mana pekerjaan itu harus diselesaikan, maka di situlah pembuatan keputusan
dilakukan. Kalau hal itu dilaksanakan secara konsisten, maka tidak akan ada lagi keluhan, misalnya di Dinas Perizinan, bahwa keputusan ada di Dinas teknis.
Memang ini harus didukung SDM. Prinsipnya SDM
mengikuti struktur organisasi. Artinya struktur organisasi membutuhkan SDM dengan kualifikasi apa, maka ya
Langkah-langkah praktis
Apa yg bisa dilakukan sekarang sambil menunggu keluarnya Peraturan Pemerintah?
A.Semua SKPD mengidentifikasi dan mengumpulkan data dan memerinci pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan:
1) Faktor umum: jumlah penduduk, luas wilayah, APBD, jumlah wilayah bawahan
2) Faktor teknis: ketersediaan SDM, sarana dan prasarana tugas, luas cakupan pelaksanaan tugas, potensi tingkat pertumbuhan dan pengembangan yang dicapai sesuai potensi dan
karakteristik daerah.
B. Mengidentifikasi potensi unggulan daerah dari RPJPD dan RPJMD C. Mengadakan survei ke masyarakat tentang kebutuhan
pelayanan publik.
D. Melakukan wawancara dengan tokoh-tokoh stakeholders di
