STRATEGI PERSIAPAN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2008 DI
DEPARTEMEN MANAJEMEN, FEM-IPB
DENO YUDHA RAHMADIAN
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN
SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA*
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini.
Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor.
Bogor, Februari 2014
ABSTRAK
DENO YUDHA R. Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Dibimbing oleh PRAMONO D FEWIDARTO.
ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen kualitas dan telah terbukti sebagai sebuah sistem yang secara efektif dan efisien dapat menjaga dan meningkatkan kualitas sebuah organisasi. Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen kualitas (SMK) ISO 9001:2008. Penelitian ini bertujuan 1) mengidentifikasi potensi hambatan dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB, 2) menganalisis alternatif-alternatif strategi terkait persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008, 3) merekomendasikan strategi yang perlu dilakukan untuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Terdapat empat alternatif strategi untuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB, yaitu 1) mengadakan pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal, 2) mengundang konsultan untuk mendampingi persiapan, 3) membentuk Tim Khusus ISO, dan 4) belajar ke unit kerja lain yang sudah ISO. Strategi yang dialokasikan pertama adalah mengundang konsultan untuk mendampingi persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008. Kata kunci: ISO, sistem manajemen kualitas, strategi
ABSTRACT
DENO YUDHA R. Strategy for Implementation of The Quality Management System ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB. Supervised by PRAMONO D FEWIDARTO.
ISO 9000 is an international standard for quality management system and has proven as a system that effectively and efficiently can maintain and improve the quality of organization. Department of Management, FEM-IPB wants to implement the quality management system (QMS) ISO 9001:2008. The purposes of this research are 1) to identify the problems of preparation for implementation of the QMS ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB, 2) to analyze the alternatives of preparation strategy for implementation of the QMS ISO 9001:2008, 3) to recommend the strategy of preparation for implementation the QMS ISO 9001:2008. There are four alternatives strategy of preparation for implementation QMS ISO 9001:2008 in Department of Management, FEM-IPB, there are 1) the training ISO by the internal expert person, 2) to invite the consultant to accompany the preparation, 3) to build the ISO Team, and 4) to study to the other department that has implementation of ISO. The first allocated strategy is to invite the consultant to accompany the preparation for implementation of the QMS ISO 9001:2008.
Skripsi
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
pada
Departemen Manajemen
STRATEGI PERSIAPAN PENERAPAN
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ISO 9001:2008 DI
DEPARTEMEN MANAJEMEN, FEM-IPB
DEPARTEMEN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR 2014
Judul Skripsi : Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Nama : Deno Yudha Rahmadian NIM : H24090018
Disetujui oleh
Ir. Pramono D Fewidarto, MS Pembimbing
Diketahui oleh
Dr. Mukhamad Najib, S.TP, MM Ketua Departemen
PRAKATA
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah subhanahu wa ta’ala atas nikmat dan karunia-Nya yang berlimpah, serta shalawat dan salam senantiasa tercurahkan kepada Nabi Muhammad SAW. Atas nikmat yang diberikan Allah SWT, skripsi yang berjudul “Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB” dapat diselesaikan dengan baik. Penelitian ini dilaksanakan sejak bulan Agustus 2013 sampai dengan Januari 2014. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Sarjana, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor.
Melalui prakata ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak Ir. Pramono D. Fewidarto, M.S. selaku dosen pembimbing yang telah membimbing, mengarahkan, dan memberikan nasihat selama penulisan skripsi ini. Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada kedua orang tua yang tidak pernah lelah berdoa demi kesuksesan penulis selama kuliah. Selain itu, ungkapan terima kasih pun penulis sampaikan kepada Tanoto Foundation selaku pemberi beasiswa selama kuliah, teman-teman di UKM Futsal IPB dan Futsal FEM yang telah memberikan banyak ilmu dan keceriaan, Beryal, Meita, Adi, Firmansah teman seperjuangan, teman-teman Manajemen angkatan 46, dan juga orang terkasih yang tak pernah henti memberikan dukungan dan motivasi untuk menyelesaikan skripsi ini.
Penulis berharap skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca. Penulis memohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dalam penulisan karya ilmiah ini.
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL viii
DAFTAR GAMBAR viii
PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Perumusan Masalah 2
Tujuan Penelitian 3
Manfaat Penelitian 3
Ruang Lingkup Penelitian 3
METODE PENELITIAN 4
Kerangka Pemikiran 4
Lokasi dan Waktu Penelitian 5
Data dan Sumber Data 5
Pengambilan Sampel dan Pengumpulan Data 5
Pengolahan dan Analisis Data 6
HASIL DAN PEMBAHASAN 7
Profil Tenaga Pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB 7
Analisis Hubungan Antar-Variabel Substansi 12
Permasalahan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008 16
Penyusunan Struktur Hirarki 20
Implikasi Manajerial 26
Perkiraan Kebutuhan Dana dan Alokasi Waktu Persiapan Implementasi 27
SIMPULAN DAN SARAN 28
DAFTAR PUSTAKA 28
DAFTAR TABEL
1 Unit kerja di IPB penerima sertifikat kualitas ISO 9001:2008 1
2 Data dan sumber data 5
3 Profil tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB 7 4 Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 terkait usia 8 5 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO terkait pengalaman pelatihan ISO 9 6 Kebutuhan membentuk Tim Khusus terkait pengalaman pelatihan ISO 10 7 Kebutuhan belajar ke unit lain terkait pengalaman pelatihan ISO 10 8 Kebutuhan mengundang konsultan terkait bidang keahlian 11 9 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan terkait keinginan menerapkan ISO 12 10 Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO terkait metode persiapan 13 11 Kebutuhan mengundang konsultan terkait keinginan menerapkan ISO 14 12 Jumlah pertemuan Tim Khusus ISO terkait waktu yang untuk persiapan 15 13 Arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen terkait
jumlah rapat yang sudah dilakukan 15
14 Evaluasi komitmen manajemen puncak 17
15 Jumlah pertemuan yang dihadiri oleh anggota organisasi 17 16 Kondisi sumber daya di Depatemen Manajemen, FEM-IPB 18
17 Pelaksanaan persiapan SMK ISO 9001:2008 19
18 Kendala sistem manajemen kualitas 20
19 Bobot kriteria penetapan strategi 22
20 Bobot alternatif strategi 24
21 Kebutuhan dana dan alokasi waktu persiapan implementasi 27
DAFTAR GAMBAR
1 Kerangka pemikiran 4
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Di era globalisasi ini pengelolaan kualitas di dunia pendidikan menggunakan model pengelolaan berbasis industri. Pengelolaan model ini ditandai dengan adanya upaya pihak pengelola institusi pendidikan untuk meningkatkan kualitas pendidikan yang didasarkan pada manajemen perusahaan. Penerapan manajemen kualitas dalam pendidikan ini lebih dikenal dengan istilah Total Quality Education. Pola manajemen ini dikembangkan dari konsep Total Quality Management (TQM), yang pada awalnya diterapkan pada dunia bisnis kemudian diterapkan pada dunia pendidikan (Sallis 2007).
ISO 9000 adalah standar global yang diterbitkan pada Maret 1987 oleh organisasi internasional untuk standardisasi di Geneva. ISO 9000 menjadi pedoman standar dalam menjamin kualitas untuk pemilihan dan penggunaan. Hal ini adalah standar untuk menetapkan di level apa sebuah organisasi dapat memberikan jaminan kualitas terhadap sebuah produk (barang dan jasa) yang sesuai dengan keinginan pelanggaan atau pemangku kepentingan (Profile of Indonesian Firms ISO 9000 Certified 1998).
Di lingkungan Institut Pertanian Bogor (IPB) sudah banyak unit kerja yang menyadari akan pentingnya sistem manajemen kualitas ISO 9000 demi memenuhi kepuasan pelanggan serta menjalankan perbaikan terus-menerus. Terdapat tujuh belas (17) unit kerja yang sudah menerapkan dan mendapatkan sertifikat sistem manajemen kualitas ISO 9000. Melihat cukup banyaknya unit kerja di lingkungan IPB yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9000 membuat iklim peningkatan kualitas berjalan positif. Hal ini mendorong unit kerja lain untuk turut serta menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9000. Dalam Tabel 1 terdapat daftar unit kerja di IPB yang sudah mendapatkan sertifikat ISO 9000.
Tabel 1 Unit kerja di IPB penerima sertifikat kualitas ISO 9001:2008
No Nama Unit Tahun
Departemen Agronomi dan Hortikultura Direktorat Administrasi Pendidikan
Direktorat Pengembangan Karir dan Hubungan Alumni Direktorat Sumber Daya Manusia
Kantor Audit Internal Perpustakaan
Pusat Kajian Sumber Daya Pesisir dan Lautan
Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat/LPPM Sekolah Pascasarjana
Pusat Studi Biofarmaka Fakultas Ekologi Manusia Fakultas Kedokteran Hewan
Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan Direktorat Riset dan Inovasi
2008
2
Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) IPB yang sudah mendapatkan akreditasi sangat baik (A) dari Badan Akreditasi Nasional (BAN) berusaha meningkatkan kualitas pelayanannya dengan upaya menerapkan dan mendapatkan sertifikat kualitas ISO 9001:2008. Hal ini penting karena organisasi yang telah menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dijamin dapat memenuhi persyaratan baik yang ditetapkan oleh perundang-undangan maupun persyaratan pelanggan. Organisasi yang menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dituntut untuk meninjau semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan ruang lingkup pekerjaan organisasi tersebut.
Departemen Manajemen, FEM-IPB menyadari sepenuhnya bahwa dengan menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat menghasilkan luaran yang unggul melalui proses dan sistem yang terintegrasi dengan baik. Namun, proses penerapan sistem manajemen kualitas ini tidak mudah. Perlu persiapan yang baik agar semua prosesnya dapat berjalan sesuai prosedur. Persiapan ini dilakukan oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi di bawah naungan Departemen Manajemen, mulai dari manajemen puncak hingga tenaga pendidik dan staf administrasi.
Keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 sudah lebih dari 2 tahun yang lalu. Hal ini menandakan bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB sudah cukup lama menyadari akan pentingnya melakukan perubahan terus-menerus di dalam organisasinya. Namun, hingga saat ini keinginan tersebut belum terlaksana. Banyak kemungkinan yang menjadi faktor sulitnya mewujudkan keinginan untuk menerapkan sistem manajemen kualitas. Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu menyusun langkah-langkah strategis agar proses persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat terlaksana.
Penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu direncanakan dengan baik dari sisi pendanaan maupun dari sisi waktu. Rencana yang baik adalah kunci kesuksesan pelaksanaan. Melalui perencanaan, organisasi menyusun langkah-langkah strategis dan upaya-upaya untuk mempersiapkan perubahan dan mengelola perkembangan agar memudahkan dan memperlancar penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008.
Peningkatan pelayanan kualitas yang akan dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam upaya menerapkan dan meraih sertifikasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 menarik untuk dikaji. Oleh karena itu, penelitian yang berjudul “Strategi Persiapan Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB” dilakukan.
Perumusan Masalah
3 Hal ini menunjukkan bahwa tidak mudah untuk mempersiapkannya. Perlu ada persiapan dan strategi untuk penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008. Ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk mempersiapkannya. Permasalahannya adalah bagaimana strategi yang tepat agar persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dapat berjalan. Strategi dipilih yang paling efektif menurut para pihak di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Tujuan Penelitian
Berdasarkan latar belakang dan rumusan permasalahan yang telah diuraikan, maka tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Mengidentifikasi potensi hambatan dalam persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. 2. Menganalisis alternatif-alternatif strategi terkait persiapan penerapan sistem
manajemen kualitas ISO 9001:2008.
3. Merekomendasikan strategi yang perlu dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008.
Manfaat Penelitian
Hasil yang diperoleh dari kegiatan penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi peneliti
Untuk memenuhi syarat kelulusan dan untuk menambah pengetahuan terkait bagaimana mempersiapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di institusi pendidikan.
2. Bagi pihak Departemen Manajemen, FEM-IPB
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam upaya penerapan dan meraih sertifikasi sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 agar menjadi organisasi yang berstandar internasional.
3. Bagi pembaca dan pihak lainnya
Tulisan ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi tulisan berikutnya dan menjadi tambahan informasi bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Ruang Lingkup Penelitian
4
METODE PENELITIAN
Kerangka Pemikiran
Departemen Manajemen, FEM-IPB merupakan salah satu departemen di Institut Pertanian Bogor yang sudah mendapatkan akreditasi sangat baik (A). Hal ini menunjukkan bahwa organisasi di dalamnya berjalan dengan baik, mulai dari sistem belajar-mengajarnya hingga kepada pelayanan kualitas. Namun, Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk senantiasa melakukan peningkatan kualitasnya secara terus-menerus demi menyesuaikan dengan kebutuhan masyarakat luar. Peningkatan kualitas yang dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat berdampak pada peningkatan nama baik dan keinginan untuk menjadi bagian dari Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk menerapkan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 sejak lebih dari 2 tahun yang lalu. Namun, hingga saat ini sulit terwujud, terdapat beberapa potensi hambatan yang mungkin dihadapi, seperti kurangnya komitmen pimpinan dan anggota organisasi, biaya yang cukup besar, hingga fasilitas yang belum mencukupi. Masalah-masalah tersebut dapat disebabkan oleh persiapan yang kurang baik.
Gambar 1 Kerangka pemikiran
Penelitian ini ditujukan untuk mengkaji alternatif strategi persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB. Alternatif strategi ini dimulai dengan mengidentifikasi
Keinginan Meningkatkan Kualitas Pelayanan di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Masalah dalam Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen
Alternatif-alternatif Terkait Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008
Penetapan Keputusan Teknis Terkait dengan Tahapan Persiapan
Persiapan Implementasi SMK ISO 9001:2008 Lebih Baik dan Lebih Cepat
Sertifikasi SMK ISO 9001:2008
Peningkatan Kualitas Pelayanan
Kebutuhan-kebutuhan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008
5 permasalahan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 yang ada pada Departemen Manajemen, FEM-IPB. Proses memilih strategi yang tepat untuk persiapan menggunakan metode Proses Hirarki Analitik (PHA). Hasil alternatif yang didapat kemudian akan direkomendasikan kepada pihak Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk dilakukan tahap persiapan. Hal ini untuk membantu proses sertifikasi agar cepat, efektif dan efisien yang berujung pada peningkatan kualitas pelayanan Departemen Manajemen, FEM-IPB hingga menjadi organisasi handal. Kerangka pemikiran penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Pemilihan lokasi dilakukan secara sengaja serta didasarkan pada keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikan dengan menerapkan dan meraih sertifikat sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008. Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Agustus hingga Desember 2013 mulai dari pengumpulan data hingga pengolahan data.
Data dan Sumber Data
Tabel 2 Data dan sumber data
Jenis Data Data Sumber Data
Primer 1. Profil tenaga pendidik Departemen
Manajemen
2. Tingkat keinginan menerapkan ISO,
kebutuhan menerapkan ISO, manajemen sumber daya, pelaksanaan persiapan, evaluasi komitmen manajemen puncak, kendala sistem manajemen kualitas, dan hambatan persiapan penerapan ISO
3. Kriteria, alternatif, dan struktur awal
1. Tenaga pendidik
Departemen Manajemen
2. Tenaga pendidik, ketua
tata usaha, dan ketua Departemen Manajemen
3. Pakar
Sekunder 1. Unit kerja di IPB yang sudah ISO
2. Kriteria, alternatif, dan struktur awal
3. Teori-teori yang relevan
1. KMM IPB
2. Buku, jurnal, dan
penelitian terdahulu
3. Buku, jurnal, dan
penelitian terdahulu
Pengambilan Sampel dan Pengumpulan Data
6
yang terdiri dari tiga (3) orang pimpinan dan 23 tenaga pendidik. Sampel dipilih karena bersedia dan mampu untuk mengisi kuesioner yang diberikan. Jumlah sampel yang digunakan untuk penentuan strategi dengan metode Proses Hirarki Analitik sebanyak lima (5) pakar, yaitu Ketua Departemen Manajemen FEM IPB, Sekretaris Departemen Agronomi dan Hortikultura (AGH) IPB, dan Ketua Bidang Akreditasi dan Sertifikasi Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB, Sekretaris Fakultas Ekologi Manusia, dan dosen Departemen Manajemen FEM IPB. Pemilihan pakar didasarkan pada institusi yang dipimpin telah mendapatkan sertifikat SMK ISO 9001:2008 dan memiliki pengalaman mengenai ISO.
Metode pengumpulan data untuk mengetahui keadaan sistem manajemen kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB dilakukan dengan menggunakan kuesioner. Kuesioner ini terdiri dari beberapa pertanyaan, baik tertutup maupun terbuka.
Metode pengumpulan data untuk penentuan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB diawali dengan wawancara atau diskusi. Diskusi dilakukan kepada pakar, dan informasi yang terkumpul digunakan untuk menyusun struktur hirarki. Selain melakukan diskusi kepada pakar, dilakukan juga kaji literatur, hal ini dimaksudkan agar penyusunan struktur hirarki bisa tersusun dengan baik. Setelah penyusunan struktur hirarki selesai, maka dibuatlah kuesioner untuk pakar. Kuesioner ini kemudian diisi oleh lima (5) pakar tersebut untuk melihat tingkat perbandingan pada setiap elemen yang telah ditetapkan.
Pengolahan dan Analisis Data
Analisis data dilakukan secara kualitatif dan kuantitatif, dan disajikan dalam bentuk tabel, gambar dan uraian. Metode pengolahan dan analisis data hasil pengisian kuesioner oleh tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk mengetahui keadaan dan hambatan dalam persiapan penerapan sistem manajemen kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah menggunakan tabulasi silang (crosstab). Tabulasi silang (crosstab) merupakan tabel yang mengorganisir data dalam kelompok atau kategori yang memungkinkan dilakukannya perbandingan. Kelompok atau kategori ini ditampilkan dalam tabel dalam bentuk baris dan kolom. Tabulasi silang berguna untuk penelitian yang berkaitan dengan penentuan hubungan antar variabel atau faktor yang diperoleh dari data kualitatif (Istijanto 2005).
Dalam prakteknya, pembuatan crosstab dapat juga disertai dengan penghitungan tingkat keeratan hubungan (asosiasi) antar isi crosstab. Uji statistik yang sering digunakan untuk mengukur asosiasi pada sebuah crosstab adalah Chi-Square. Hal ini bisa diterapkan untuk menguji ada tidaknya hubungan antara baris dan kolom.
7 PHA diperlukan untuk penentuan bobot bagi elemen di satu tingkat yang akan berpengaruh pada bobot elemen pada tingkat di bawahnya dan pada akhirnya metode PHA dapat digunakan untuk menghitung bobot pada setiap level untuk penilaian tujuan seluruhnya. Pada penelitian ini, struktur hirarki yang digunakan adalah struktur hirarki sederhana, yaitu terdiri dari tiga level. Level pertama adalah tujuan atau goal yang ingin dicapai, level kedua adalah kriteria, dan level ketiga adalah alternatif strategi.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Profil Tenaga Pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Tenaga pendidik memiliki peran penting bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk melakukan persiapan penerapan sistem manajemen kualitas (SMK) ISO 9001:2008. Kompetensi yang dimiliki tenaga pendidik dapat membantu proses persiapan menjadi lebih efektif dan efisien. Tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB mayoritas adalah laki-laki dengan usia antara 34-40 tahun. Hal ini menandakan bahwa tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB tergolong pada usia muda. Kelompok usia muda ini masuk pada usia produktif dan sangat baik bagi proses persiapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB, karena masih memiliki semangat yang tinggi untuk senantiasa melakukan perbaikan secara terus-menerus. Profil tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat dilihat dalam Tabel 3.
Tabel 3 Profil tenaga pendidik Departemen Manajemen, FEM-IPB
Profil Kategori % Modus
Jenis Kelamin Laki-laki
Perempuan
Pengalaman pelatihan ISO Sudah
Belum
26.9
8
Keinginan Menerapkan SMK ISO 9001:2008 Terkait Usia
Berdasarkan apa yang tersaji pada Tabel 4, mayoritas tenaga pendidik yang ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 berada pada kelompok usia 34-40 tahun, yaitu sebesar 20%. Hal ini dapat terjadi karena kelompok usia 34-40 tahun adalah kelompok mayoritas tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB dengan persentase sebesar 32%. Jika enam kelompok usia yang ada pada Tabel 3 dibagi kedalam dua kategori, yaitu kategori usia muda (27-33 tahun, 34-40 tahun, 41-47 tahun) dan kategori usia tua (48-54 tahun, 55-61 tahun, 62-68 tahun), maka tidak ada satu pun pada kategori usia muda yang tidak menginginkan menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Hal ini menandakan bahwa kategori usia muda merasa perlu untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008. Adanya SMK ISO 9001:2008 yang diterapkan di Departemen Manajemen, FEM-IPB membuat kualitas organisasi menjadi meningkat.
Sementara itu, 50% tenaga pendidik pada kelompok usia 62-68 tahun dan 40% pada kelompok usia 48-54 tahun menyatakan kurang ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Hal ini cenderung membenarkan dugaan awal bahwa adanya keengganan menerapkan SMK ISO 9001:2008 ketika usia tenaga pendidik meningkat.
Tabel 4 Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 terkait usia
Usia
Keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 (%)
Total (%) Modus
Terkait dengan usia tenaga pendidik, diduga semakin tinggi usia semakin ada keengganan untuk menerapkan sesuatu yang baru dalam sistem pengelolaan pendidikan di Departemen Manajemen, FEM-IPB, dalam hal ini terkait dengan penerapan SMK ISO 9001:2008. Hasil penelitian menunjukkan bahwa di seluruh golongan usia tenaga pendidik selalu ada keinginan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Namun, berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.175. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak dapat diterima. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara usia tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
9 Kebutuhan Memfasilitasi Pelatihan ISO Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan apapun pengalaman tenaga pendidik mengenai pelatihan ISO, mayoritas berpendapat bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya. Sebanyak 85% tenaga pendidik yang sudah mendapatkan pengalaman pelatihan mengenai ISO tetap merasa perlu untuk Departemen Manajemen, FEM-IPB memberikan pelatihan ISO. Pengalaman mereka dari mengikuti pelatihan menyatakan bahwa pelatihan ISO sangat penting bagi organisasi untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hanya 15% dari tenaga pendidik yang sudah mengikuti pelatihan ISO yang menyatakan kurang perlu.
Begitu pun dengan tenaga pendidik yang belum pernah mendapatkan pengalaman pelatihan mengenai ISO, hanya 16% yang menyatakan Departemen Manajemen, FEM-IPB kurang perlu memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya. Secara kesuluruhan tenaga pendidik, hanya 15.4% yang berpendapat kurang perlu. Hal ini menandakan bahwa tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk memfasilitasi pelatihan mengenai ISO sangat tinggi. Tabel 5 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman pelatihan
ISO
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO (%)
Total (%) Modus
Dugaan awal dilakukan uji keterkaitan adalah pengalaman tenaga pendidik mengikuti pelatihan ISO berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departetemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.528. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak benar. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggotanya.
Pelatihan ISO ini sangat penting untuk membangun pemahaman dan pengetahuan bagi seluruh anggota organisasi. Pelatihan ISO akan memberikan gambaran mengenai manfaat dari menerapkan SMK ISO 9001:2008, hal-hal yang harus dilakukan ketika menerapkan SMK ISO 9001:2008, persyaratan-persyaratan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008, dokumen yang harus disiapkan, dan lain sebagainya. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat memanfaatkan tenaga ahli internal yang dimiliki untuk memberikan pelatihan mengenai ISO. Hal ini dapat menekan biaya yang harus dikeluarkan jika dibandingkan dengan mengundang pihak eksternal untuk memberikan pelatihan mengenai ISO.
10
membentuk Tim Khusus ISO. Hal ini mengindikasikan, pengalaman pelatihan ISO yang mereka miliki menyebutkan bahwa perlu dan sangat perlu bagi sebuah organisasi yang ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 untuk membentuk Tim Khusus ISO.
Tabel 6 Kebutuhan membentuk Tim Khusus terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman pelatihan
ISO
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO (%)
Total (%) Modus
Terkait pengalaman tenaga pendidik mengikuti pelatihan ISO, diduga pengalaman ini berpengaruh terhadap penilaian tingkat kebutuhan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk membentuk Tim Khusus ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.849. Nilai ini lebih besar dari 0.15 berarti bahwa dugaan awal ditolak. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO.
Tim Khusus ISO bertanggung jawab atas proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat membentuk Tim Khusus ISO yang beranggotakan tenaga pendidik yang memiliki komitmen tinggi akan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Selanjutnya, Tim Khusus ISO akan membentuk tugas pokok yang harus dijalankan agar proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Kebutuhan Belajar ke Unit Lain Terkait Pengalaman Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan, mayoritas tenaga pendidik yang sudah mengiktui pelatihan ISO menyatakan bahwa perlu bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan ISO. Begitupun dengan tenaga pendidik yang belum pernah mengikuti pelatihan ISO, mayoritas menyatakan bahwa perlu untuk nelajar ke unit kerja lain. Secara keseluruhan, lebih dari 50% tenaga pendidik menyatakan perlu dan sangat perlu bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk belajar ke unit kerja lain yang sudah ISO.
Tabel 7 Kebutuhan belajar ke unit lain terkait pengalaman pelatihan ISO
Pengalaman pelatihan
ISO
Kebutuhan belajar ke unit kerja lain ISO (%)
Total (%) Modus
11 Manajemen, FEM-IPB belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan sertifikat ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.552. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal tidak benar. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada hubungan yang signifikan antara pengalaman pelatihan ISO tenaga pendidik terhadap penilaian tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO.
Belajar ke unit kerja lain atau lebih spesifik departemen lain yang sudah mendapatkan sertifikat ISO akan banyak membantu Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008, karena proses bisnis yang dijalankan memiliki banyak kesamaan. Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat mengirimkan Tim Khusus ISO yang dibentuk untuk mengunjungi dan mempelajari segala hal yang berkaitan dengan persiapan ISO di departemen lain yang sudah mendapatkan sertifikasi ISO. Hasil observasi Tim Khusus ISO ke departemen lain selanjutnya dipahami lebih dalam sebelum diterapkan.
Kebutuhan Mengundang Konsultan Terkait Bidang Keahlian
Hasil penelitian menunjukkan mayoritas tenaga pendidik dengan apapun bidang keahliannya, kecuali Produksi Operasi, berpendapat bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk mengundang konsultan. Mayoritas tenaga pendidik dengan bidang keahlian Produksi Operasi berpendapat bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB kurang perlu untuk mengundang konsultan. Hal ini dapat terjadi karena tenaga pendidik dengan bidang keahlian Produksi Operasi merasa Departemen Manajemen, FEM-IPB memiliki tenaga ahli internal yang dapat membantu selama proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Tenaga ahli internal yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat dipertimbangkan sebelum mengambil keputusan untuk mengundang konsultan.
Tabel 8 Kebutuhan mengundang konsultan terkait bidang keahlian
Bidang Keahlian
Kebutuhan mengundang konsultan (%)
Total (%) Modus
Keterangan : PO=Produksi Operasi; SI= Sistem Informasi
12
Mengundang konsultan memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat berjalan dengan baik karena konsultan sangat memahami mengenai ISO, tugas tenaga pendidik lebih ringan karena proses persiapan sepenuhnya dibantu oleh konsultan, dan proses sertifikasi relatif lebih mudah karena beberapa konsultan memiliki pengalaman dengan badan sertifikasi.
Analisis Hubungan antar-Variabel Substansi Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Hubungan antara Keinginan Menerapkan ISO 9001:2008 dengan Kebutuhan Memfasilitasi Pelatihan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO meningkat seiring dengan meningkatnya keinginan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Terdapat hubungan yang positif diantara kedua variabel tersebut. Hal ini berarti jika Departemen Manajemen, FEM-IPB ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008, maka Departemen Manajamen, FEM-IPB perlu untuk memfasilitasi pelatihan ISO bagi seluruh anggota organisasinya.
Tabel 9 Kebutuhan memfasilitasi pelatihan terkait keinginan menerapkan ISO
Keinginan menerapkan
ISO
Kebutuhan memfasilitasi pelatihan ISO (%)
Total (%) Modus
** signifikan pada taraf 10%
Terkait keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008, diduga semakin ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008 maka semakin perlu Departemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.063. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf kesalahan 0.15 menunjukkan dugaan awal dapat diterima. Hal ini berarti bahwa terdapat hubungan yang cukup signifikan antara tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB memfasilitasi pelatihan ISO dengan keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB, walaupun hubungan ini tidak terlalu erat kaitannya.
13 pilihan terhadap sumber daya organisasi yang ada dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008, (6) mampu memberi saran atau pilihan kepada organisasi untuk senantiasa mengevaluasi sistem kualitas organisasi (BMD Street Consulting 2012) Hubungan antara Kebutuhan Membentuk Tim Khusus ISO dengan Metode Persiapan ISO
Hasil penelitian menunjukkan bahwa 90% tenaga pendidik yang memilih metode persiapan ISO oleh semua anggota (full participation) tetap berpendapat bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu untuk membentuk Tim Khusus ISO. Hal ini mengindikasikan bahwa membentuk Tim Khusus ISO memiliki tingkat keperluan yang tinggi.
Tabel 10 Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO terkait metode persiapan
Metode persiapan ISO
Kebutuhan membentuk Tim Khusus ISO (%)
Total (%) Modus
Dilakukan uji keterkaitan antara kedua variabel ini karena diduga ada hubungan diantaranya keduanya. Hipotesis awalnya adalah Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu membentuk Tim Khusus ISO karena metode persiapan yang dipilih adalah oleh Tim Khusus (limited participation). Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.279. Nilai ini lebih besar dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa hipotesis awal tidak dapat diterima. Hal ini menunjukkan tidak ada hubungan yang signifikan antara tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO dengan metode persiapan yang dipilih. Hal ini berarti perlu atau tidaknya Departemen Manajemen, FEM-IPB membentuk Tim Khusus ISO tidak dipengaruhi oleh metode persiapan yang dipilih.
Tim Khusus ISO memiliki peran sentral dalam proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Tanpa mengabaikan keterlibatan seluruh anggota organisasi, Tim Khusus ISO dengan kebijaksanaan, komitmen, dan ketegasan yang dimiliki mampu memberikan komando untuk seluruh level organisasi untuk tetap fokus dan berkomitmen penuh dalam proses persiapan ini. Oleh karena itu, sangat penting bagi Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk membentuk Tim Khusus ISO. Tim Khusus ISO sebaiknya diisi oleh orang-orang yang paling memahami keseluruhan proses dan paling disegani oleh anggota organisasi yang lain. Hal ini untuk memastikan komunikasi berjalan dengan lancar dan saran perbaikan didengar dan dilaksanakan.
Hubungan antara Keinginan Menerapkan ISO 9001:2008 dengan Kebutuhan Mengundang Konsultan
14
konsultan dalam proses persiapan dan tenaga pendidik yang sangat ingin menerapkan SMK ISO 9001:2008, sebesar 88% menyatakan perlu untuk mengundang konsultan. Hal ini mengindikasikan adanya hubungan yang positif antara keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dengan tingkat keperluan mengundang konsultan.
Tabel 11 Kebutuhan mengundang konsultan terkait keinginan menerapkan ISO
Keinginan menerapkan
ISO
Kebutuhan mengundang konsultan (%)
Total (%) Modus
*signifikan pada taraf 15%
Terkait kebutuhan mengundang konsultan, diduga semakin ingin Departemen Manajemen, FEM-IPB menerapkan SMK ISO 9001:2008 maka semakin perlu untuk mengundang konsultan. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.11. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal dapat diterima. Hal ini menunjukkan terdapat hubungan yang cukup signifikan antara tingkat keperluan Departemen Manajemen, FEM-IPB mengundang konsultan untuk mendampingi proses persiapan dengan keinginan menerapkan SMK ISO 9001:2008. Nilai Asymp.Sig sebesar 0.11 menandakan hubungan diantara kedua variabel tidak terlalu erat kaitannya. Hal ini bisa dikatakan bahwa ada pengaruh dari keinginan menerapkan ISO terhadap tingkat keperluan mengundang konsultan.
Sebelum Departemen Manajemen, FEM-IPB memutuskan untuk mengundang konsultan, sebaiknya dipahami terlebih dahulu bagaimana kriteria konsultan yang baik. Konsultan ISO adalah orang atau lembaga yang memberikan bantuan teknis mengenai persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Konsultan ISO yang baik harusnya tidak hanya memberikan panduan yang bersifat administratif tetapi tidak dapat membantu mengatasi kendala yang terjadi sebelum dan selama penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Konsultan ISO harus dapat memastikan bahwa organisasi tidak hanya mendapatkan sertifikasi SMK ISO 9001:2008. Lebih penting dari itu, konsultan ISO harus menjamin bahwa penerapan SMK ISO 9001:2008 juga memberikan manfaat untuk perbaikan, bukan sekedar kesuksesan sertifikasi.
Hubungan antara Waktu yang Dibutuhkan untuk Melakukan Persiapan dengan Jumlah Pertemuan yang Harus Dilakukan Tim Khusus ISO
15 Pertemuan rutin mingguan diharapkan dapat memenuhi target agar proses persiapan dapat selesai dalam waktu kurang dari sembilan (9) bulan.
Tabel 12 Jumlah pertemuan tim khusus terkait waktu yang untuk persiapan
Waktu yang dibutuhkan untuk
persiapan ISO
Jumlah pertemuan Tim Khusus persiapan ISO
Total (%) Modus
**signifikan pada taraf 10%
Terkait jumlah pertemuan yang harus dilakukan Tim Khusus ISO, diduga semakin sering frekuensi pertemuan Tim Khusus ISO maka semakin cepat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.085. Nilai ini masih lebih kecil dari taraf kesalahan 0.15 berarti bahwa dugaan awal dapat diterima. Hal ini menunjukkan terdapat hubungan yang cukup signifikan antara jumlah pertemuan yang harus dilakukan Tim Khusus ISO dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan ISO. Hubungan ini menyatakan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan cukup dipengaruhi oleh jumlah pertemuan yang dilakukan oleh Tim Khusus ISO.
Hubungan antara Arahan dan Motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen dengan Jumlah Pertemuan yang Sudah Dilakukan
Berdasarkan hasil penelitian, Pimpinan Departemen, FEM-IPB memberikan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008 hanya ketika rapat dilakukan. Oleh karena itu, mayoritas tenaga pendidik berpendapat bahwa pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB jarang memberikan arahan dan motivasi karena mereka tidak pernah mengikuti rapat yang dilakukan.
Tabel 13 Arahan dan Motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen terkait jumlah rapat yang sudah dilakukan
Jumlah rapat membahas
persiapan ISO
Arahan dan motivasi dari pimpinan tentang pentingnya menerapkan ISO
Total (%) Modus
Tidak
Pernah Jarang Pernah Sering
Tidak Pernah
16
Dapat dilihat pada Tabel 13, tenaga pendidik yang mengkuti rapat sebanyak 1-2 kali, sebanyak 83% berpendapat bahwa pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB masih jarang dan tidak pernah dalam melakukan arahan dan motivasi. Sedangkan, tenaga pendidik yang tidak pernah mengikuti rapat, sebanyak 93% berpendapat bahwa pimpinan masih jarang dan tidak pernah dalam melakukan arahan dan motivasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hal ini menujukkan semakin rendah frekuensi rapat dilakukan maka semakin jarang pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB melakukan arahan dan motivasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008.
Uji keterkaitan antara dua variabel ini dilakukan karena diduga ada hubungan diantara keduanya, semakin rendah jumlah pertemuan yang sudah dilakukan maka semakin jarang pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB melakukan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008. Berdasarkan hasil uji chi-square diperoleh nilai Asymp.Sig sebesar 0.021. Nilai ini lebih kecil dari taraf kesalahan 0.15 menunjukkan bahwa terdapat hubungan yang signifikan antara arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB tentang pentingnya menerapkan ISO dengan jumlah rapat yang sudah dilakukan. Hal ini berarti arahan dan motivasi yang dilakukan oleh Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB dipengaruhi oleh jumlah rapat yang dilakukan.
Arahan dan motivasi dari Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat ditingkatkan dengan lebih sering mengadakan rapat. Hal ini selaras dengan jumlah pertemuan yang diinginkan, yaitu satu minggu sekali. Sehingga, pertemuan rutin mingguan ini akan sebanding dengan meningkatknya komitmen manajemen puncak dalam memberikan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi. Rapat merupakan media yang cukup tepat untuk menyampaikan arahan dan motivasi mengenai pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Permasalahan Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB
Komitmen Manajemen Puncak
Departemen Manajemen, FEM-IPB berkeinginan untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan pendidikannya. Sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 dipilih sebagai metode peningkatan kualitas. Keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB menerapkan SMK ISO 9001:2008 muncul karena kebutuhan untuk meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan. Keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008 sudah ditunjukkan oleh komitmen manajemen puncak. Bentuk komitmen ini ditunjukkan dengan kebijakan yang mendukung proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
17 9001:2008. Selain itu, pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB masih jarang dalam memberikan informasi kepada anggota organisasi tentang maksud dan tujuan menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hal tersebut menunjukkan kurang efektifnya sosialisasi keinginan manajemen puncak untuk mempersiapkan dan menerapkan SMK ISO 9001:2008. Hal ini dapat diakibatkan karena jumlah pertemuan atau rapat yang sudah dilaksanakan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB yang membahas persiapan masih sedikit dilaksanakan, sehingga pimpinan tidak dapat melakukan proses sosialisasi yang intensif. Pimpinan Departemen memberikan arahan dan motivasi kepada anggota organisasi hanya ketika pertemuan atau rapat tersebut dilaksanakan. Manajemen puncak perlu dukungan dari seluruh anggota organisasi berupa komitmen yang tinggi dalam mempersiapkan.
Tabel 14 Evaluasi komitmen manajemen puncak
Komitmen Kategori % Modus
Arahan dan motivasi kepada anggota organisasi tentang organisasi tentang maksud dan tujuan menerapkan SMK ISO 9001:2008
Proses sosialisasi yang intensif kepada anggota organisasi mengenai persiapan SMK ISO 9001:2008
Hal lain yang dapat menjadi penyebab adalah jarangnya anggota organisasi mengikuti pertemuan atau rapat yang dilaksanakan, sehingga ketika pimpinan departemen memberikan arahan dan motivasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008, hal ini tidak sampai kepada seluruh anggota organisasi. Tabel 24 menjelaskan, rendahnya kehadiran anggota organisasi mengikuti rapat pertemuan manandakan kurang sungguh-sungguh dalam melakukan persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Mayoritas tenaga pendidik menyatakan tidak pernah mengikuti rapat atau pertemuan yang dilaksanakan. Berikut data jumlah pertemuan yang telah dihadiri oleh anggota organisasi.
Tabel 15 Jumlah pertemuan yang dihadiri oleh anggota organisasi
Jumlah Pertemuan % Modus
18
sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki. Mayoritas tenaga pendidik menyatakan bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB memiliki cukup SDM untuk melakukan persiapan, hanya saja jumlahnya hanya berbeda sedikit dari yang menyatakan kurang cukup. Hal ini menandakan bahwa Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu menambah jumlah SDM agar proses persiapan dapat berjalan dengan baik. Penambahan jumlah SDM ini sangat penting ketika Departemen Manajemen, FEM-IPB mulai menerapkan SMK ISO 9001:2008 karena Departemen Manajemen, FEM-IPB masih kekurangan jumlah tenaga pendidik dan juga tenaga kependidikan.
Tabel 16 Kondisi sumber daya di Departemen Manajemen FEM IPB
Sumber Daya Kategori % Modus
Jumlah SDM yang dimiliki
Tidak Cukup
Pengalaman pelatihan ISO Sudah
Belum
26.9
73.1 Belum
Mayoritas tenaga pendidik menyatakan bahwa infrastruktur yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk melakukan persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 adalah kurang baik. Seperti yang dijelaskan oleh Susilawati (2013), infrastruktur yang baik akan membantu kesuksesan penerapan SMK ISO 9001:2008 di sebuah organisasi. Berdasarkan paparan Ketua Tata Usaha Departemen Manajemen, FEM-IPB, sarana untuk pengarsipan masih belum memadai dan ruangan yang dimiliki masih terbatas.
Faktor essensial lain yang menjadi permasalahan dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah belum dilaksanakannya pelatihan bagi seluruh anggota organisasi mengenai ISO. Berdasarkan Tabel 16, sebagian besar tenaga pendidik belum pernah mendapat pelatihan mengenai ISO. Hal ini menjadi kontradiksi karena pelatihan sangat penting untuk membangun pemahaman yang setara di seluruh anggota organisasi mengenai ISO. Adanya pemahaman yang menyeluruh dari seluruh anggota organisasi mengenai ISO membuat proses persiapan penerapan akan berjalan dengan baik dan mudah untuk dijalankan.
Departemen Manajemen, FEM-IPB harus memfasilitasi seluruh anggota organisasi untuk mengikuti pelatihan mengenai ISO jika ingin sungguh-sungguh menerapkan SMK ISO 9001:2008. Pelatihan ini dapat dilakukan dengan memanfaatkan tenaga ahli internal yang memiliki pemahaman sangat baik mengenai ISO atau dengan mengundang tenaga ahli dari luar (konsultan).
Tanggung Jawab Organisasi
19 pendidik memilih metode pelaksanaan persiapan SMK ISO 9001:2008 dilakukan oleh Tim Khusus (limited participation). Tim Khusus ISO mengurus segala persiapan penerapan, komunikasi terintegrasi dari manajemen puncak hingga pada level terbawah, dan sosialisasi kebijakan kualitas. Permasalahannya adalah Departemen Manajemen, FEM-IPB belum membentuk Tim Khusus ISO yang berfungsi untuk mengatur segala bentuk persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Tim Khusus ISO ini sangat diperlukan agar arah persiapan dapat berjalan dengan baik dan memiliki tanggung jawab dalam proses penerapan SMK ISO 9001:2008
Keinginan Departemen Manajemen, FEM-IPB untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008 sudah lebih dari 2 tahun yang lalu. Namun, hingga saat ini belum tercapai. Agar keinginan untuk menerapkan SMK ISO 9001:2008 segera tercapai, sebagian besar tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB menginginkan Tim Khusus ISO melakukan pertemuan setiap satu minggu sekali. Adanya pertemuan rutin ini diharapkan proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 dapat tercapai dalam kurun waktu 6-9 bulan.
Tabel 17 Pelaksanaan persiapan SMK ISO 9001:2008
Pelaksanaan Persiapan Kategori % Modus
Metode pelaksanaan persiapan ISO
Tim Khusus Semua Anggota
61.5
38.5 Tim Khusus
Jumlah pertemuan yang harus dilakukan Tim Khusus
Setiap hari 1 minggu > 2 kali 1 minggu sekali > 1 minggu sekali
0.0
Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan persiapan ISO
Departemen Manajemen, FEM-IPB tidak terlalu terkendala dalam pengelolaan sistem manajemen kualitas. Departemen Manajemen, FEM-IPB mengikuti arahan dari Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB yang membagikan Prosedur Operasional Baku untuk dijadikan pedoman dalam menjalankan pengelolaan kualitas. KMM IPB sendiri sudah mendapatkan sertifikat SMK ISO 9001:2008, hal ini membantu Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam melakukan persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008
20
Tabel 18 Sistem manajemen kualitas
Jenis Kategori % Modus
Pemahaman pada proses bisnis yang dijalankan
Penyusunan hirarki dilakukan dengan cara mengidentifikasi pengetahuan atau informasi yang sedang diamati. Penyusunan tersebut dimulai dari permasalahan yang kompleks yang diuraikan menjadi elemen pokoknya, elemen pokok ini diuraikan lagi ke dalam bagian-bagiannya lagi, dan seterusnya secara hiararkis. Jumlah bagian ini berkisar antara lima sampai sembilan (Marimin dan Maghfiroh 2010). Strutur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini adalah struktur hirarki sederhana.
Struktur hirarki dalam penentuan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB terdiri dari tiga tingkat, yaitu tingkat pertama adalah fokus atau goal yang ingin dicapai, tingkat kedua adalah kriteria yang mendukung dari tercapainya fokus atau goal, dan tingkat ketiga adalah alternatif yang dapat dilakukan untuk mencapai fokus atau goal yang diinginkan.
Seperti yang telah disebutkan di awal bahwa pakar dalam penelitian ini berjumlah lima orang. Masing-masing pakar diminta pendapatnya dalam penyusunan struktur hirarki dengan terlebih dahulu diberikan struktur hirarki yang telah dibuat penulis. Hasil diskusi dari seluruh pakar kemudian digabungkan menjadi struktur hirarki akhir. Hasil diskusi menghasilkan enam kriteria dan empat alternatif strategi untuk mencapai fokus atau goal. Berikut tahapan dalam menentukan alternatif strategi dalam struktur hirarki :
1. Mengidentifikasi hasil penilaian tenaga pendidik terhadap kebutuhan-kebutuhan terkait persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dan hasil tabulasi silang.
21 3. Malakukan kaji literatur terkait hal-hal yang mendukung suksesnya penerapan
SMK ISO 9001:2008 di sebuah organisasi.
4. Membuat struktur hirarki awal yang terdiri dari fokus, kriteria, dan alternatif strategi.
5. Mendiskusikan dengan seluruh pakar terkait penyusunan struktur hirarki awal. 6. Menggabungkan hasil diskusi dengan seluruh pakar dalam sebuah struktur
hirarki akhir.
Identifikasi Kriteria-Kriteria Penentuan Strategi Persiapan
1. Ketersediaan SDM ahli (KSA). Menurut Susilawati (2013), SDM merupakan salah satu faktor pendukung keberhasilan penerapan SMK ISO 9001:2008. Adanya SDM ahli membantu Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam melaksanakan persiapan, diantaranya dapat membimbing dalam pelaksanaan pelatihan, penyusunan dokumen yang dipersyaratkan oleh SMK ISO 9001:2008, dan meningkatkan komitmen di seluruh anggota organisasi. Departemen Manajemen, FEM-IPB sendiri setidaknya memiliki satu orang tenaga ahli yang memahami dengan baik seputar ISO.
2. Kebutuhan Dana (KD). Adanya dana khusus yang dialokasikan untuk proses persiapan membuat pelaksanaannya menjadi lebih fleksibel. Setiap perubahan pengelolaan sistem memerlukan dukungan pendanaan. Dana yang dibutuhkan berbeda untuk setiap alternatif yang ada. Departemen Manajemen, FEM-IPB sendiri akan mengalokasikan dana khusus jika proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 sudah menjadi prioritas yang utama.
3. Komitmen Manajemen Puncak (KMP). Menurut Susilawati (2013), komitmen merupakan kunci kesuksesan pelaksanaan SMK ISO 9001:2008 dan komitmen manajemen puncak awal dari kesuksesan tersebut. Menurut Hadiwiardjo dan Wibisono (1996), persyaratan utama dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008 adalah komitmen manajemen puncak.
4. Ketersediaan Waktu (KW). Proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Menurut pengalaman unit kerja di IPB yang sudah mendapatkan sertifikat SMK ISO 9001:2008 diperlukan waktu sekitar 12-18 bulan. Departemen Manajemen, FEM-IPB sendiri mengharapkan proses persiapan dapat berlangsung dalam waktu 6-9 bulan.
5. Pemahaman SDM mengenai ISO (PMI). Menurut Hadiwiardjo dan Wibisono (1996), untuk mencapai keberhasilan dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008 diperlukan pengetahuan tentang sistem kulitas yang cukup dari semua personel dalam organisasi. Menurut Suardi (2001), salah satu hal yang menjadi penghambat dalam penerapan SMK ISO 9001:2008 adalah kurangnya pemahaman.
22
Identifikasi Alternatif Strategi untuk Mencapai Fokus 1. Pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal (PTA)
2. Mengundang konsultan (MK)
3. Membentuk Tim Khusus ISO (MTK)
4. Belajar ke unit kerja lain yang sudah ISO (BUL)
Gambar 2 Struktur hirarki strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 Penilaian Pakar dan Pengolahan Data
Penilaian struktur dilakukan oleh Dosen Departemen Manajemen FEM IPB, Sekretaris Fakultas Ekologi Manusia (FEMA) IPB, Sekretaris Departemen Agronomi dan Hortikultura FAPERTA IPB, Ketua Departemen Manajemen FEM IPB, dan Kepala Bagian Akreditasi dan Sertifikasi Kantor Manajemen Mutu (KMM) IPB. Hasil pengolahan kuesioner dari masing-masing pakar diharapkan memiliki rasio konsistensi tidak melebihi 0.1 karena apabila melebihi maka harus dilakukan revisi pendapat.
Peran Kriteria pada Pencapaian Goal
Penetapan strategi persiapan penerapan sistem manajemen kualitas (SMK) ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB perlu mempertimbangkan beberapa kriteria. Bobot kriteria-kriteria dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 secara lengkap dapat dilihat pada Tabel 19.
Tabel 19 Bobot kriteria penetapan strategi
Kriteria Bobot
Ketersediaan SDM Ahli (KSA) Kebutuhan Dana (KD)
Komitmen Manajemen Puncak (KMP)
Ketersediaan Waktu (KW)
Pemahaman SDM mengenai ISO (PMI) Ketersediaan Sarana (KS)
0.109 0.223
0.345
0.126 0.122 0.076
Berdasarkan penilaian struktur yang dilakukan oleh para pakar, kriteria komitmen manajemen puncak menjadi kriteria yang paling utama dalam pencapaian fokus atau goal. Komitmen manajemen puncak merupakan hal yang sangat penting dan utama dalam membangun sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 karena manajemen puncak yang bertanggung jawab dan harus merencanakan strategi, kebijakan, dan sasaran manajemen kualitas di
Strategi Persiapan Penerapan SMK ISO 9001:2008 Departemen Manajemen, FEM-IPB
KSA KD KMP KW PMI KS
Fokus
Kriteria
PTA MK MTK BUL
23 organisasnya. Komitmen manajemen puncak, dalam hal ini Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB, ditetapkan sebelum melangkah lebih jauh dalam rencana menerapkan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Tanpa komitmen manajemen puncak yang jelas dan tegas maka kecil kemungkinan pelaksanaan dan penerapan SMK ISO 9001:2008 akan berjalan dan tercapai dengan baik sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya. Komitmen manajemen adalah kekuatan utama untuk menggerakkan mesin manajemen dalam menerapkan sistem manajemen kualitas. Tanpa komitmen manajemen puncak yang didukung oleh seluruh anggota organisasi maka sistem manajemen kualitas tidak dapat dilaksanakan secara maksimal.
Komitmen manajemen puncak dapat ditunjukkan sejak awal melalui penandatanganan pernyataan kebijakan kualitas di Departemen Manajemen, FEM-IPB dan selanjutnya diikuti oleh sikap dan perilaku yang konsisten. Komitmen manajemen puncak dapat ditunjukkan dengan melakukan hal-hal seperti, mengkomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008, menetapkan kebijakan kualitas serta menjalankannya, memastikan penetapan sasaran kualitas yang dijalankan secara konsisten, dan memastikan tersedianya sumber daya.
Kebutuhan dana menjadi kriteria dengan nilai bobot terbesar kedua untuk mencapai fokus atau goal. Kebutuhan dana menjadi hal yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB karena proses persiapan pasti membutuhkan dana. Penetapan strategi persiapan yang akan dijalankan didasarkan pada besarnya dana yang harus dikeluarkan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB. Departemen Manajemen, FEM-IPB harus dengan cermat memanfaatkan sumber daya yang ada agar kebutuhan dana dapat direncanakan dengan baik. Sehingga strategi yang dipilih merupakan strategi yang sesuai dengan kondisi sumber daya di Departemen Manajemen, FEM-IPB, dalam hal ini adalah ketersediaan dana.
Ketersediaan waktu menjadi kriteria selanjutnya dalam pencapaian fokus atau goal. Ketersediaan waktu menjadi hal yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan strategi persiapan karena kondisi di Departemen Manajemen, FEM-IPB yang menyebutkan bahwa sumber daya manusianya memiliki banyak kegiatan di luar kampus, seperti studi S3 dan memberi kuliah di tempat lain. Sehingga Departemen Manajemen, FEM-IPB harus benar-benar memperhatikan ketersediaan waktu agar strategi yang ditetapkan dapat berjalan dengan efektif dan efisien di seluruh anggota organisasi.
24
dipertimbangkan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam penetapan strategi persiapan.
Kriteria kelima yang menjadi pertimbangan dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB adalah ketersediaan SDM ahli. Adanya SDM ahli ISO dalam sebuah organisasi sangat menguntungkan. SDM ahli ini dapat dimanfaatkan untuk membangun komitmen di seluruh anggota organisasi, menyamaratakan pemahaman mengenai ISO, dan membuat langkah-langkah strategis dalam menerapkan SMK ISO 9001:2008. Departemen Manajemen, FEM-IPB sendiri memiliki setidaknya satu tenaga ahli ISO. Tenaga ahli ISO ini sudah memiliki banyak pengalaman dalam menangani proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Melalui pengalamannya tersebut dapat membuat tingkat keberhasilan menerapkan SMK ISO 9001:2008 menjadi lebih tinggi. Adanya tenaga ahli ISO pun dapat menghemat biaya yang perlu dikeluarkan jika dibandingkan dengan harus mengundang konsultan untuk mendampingi proses persiapan.
Ketersediaan sarana menjadi kriteria terakhir dalam pencapaian fokus atau goal. Ketersediaan sarana menjadi pertimbangan karena dalam menjalankan strategi yang dipilih pasti membutuhkan sarana yang memadai. Sebagaimana yang disampaikan oleh Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB bahwa sarana yang dimiliki masih belum memadai. Fasilitas ruangan menjadi hal yang paling utama karena Departemen Manajemen, FEM-IPB sangat kekurangan dalam hal ini. Oleh karena itu, ketersediaan sarana menjadi hal yang perlu dipertimbangkan dalam penetapan strategi persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Hasil Penilaian terhadap Alternatif Strategi
Tabel 20 Bobot alternatif strategi
Alternatif Strategi Bobot
Pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal (PTA)
Mengundang konsultan (MK)
Membentuk tim khusus ISO (MTK) Belajar ke unit lain yang sudah ISO (BUL)
0.283
0.305
0.272 0.141
25 Konsultan ISO akan menganalisis proses dan prosedur yang selama ini sudah berjalan di Departemen Manajemen, FEM-IPB setelah itu bisa diketahui seberapa besar gap antara proses yang sudah berjalan dengan yang dipersyaratkan oleh SMK ISO 9001:2008. Konsultan ISO akan memberikan pelatihan pemahaman terhadap SMK ISO 9001:2008 agar seluruh anggota organisasi mempunyai pemahaman yang cukup terhadap ISO, sehingga proses penerapan SMK ISO 9001:2008 dapat berjalan dengan lancar. Konsultan ISO akan membimbing dalam pembuatan dokumen yang dipersyaratkan oleh SMK ISO 9001:2008 mulai dari manual kualitas, prosedur wajib, instruksi kerja, sampai form-form yang harus dibuat. Konsultan ISO pun akan membenahi SMK yang berlaku di Departemen Manajemen, FEM-IPB agar sesuai dengan persyaratan yang diminta oleh SMK ISO 9001:2008.
Memahami standar sistem manajemen kualitas memang bukan hal yang mudah terutama bagi individu yang tidak terbiasa dengan sistem manajemen yang diterapkan. Peran konsultan adalah memberikan penjelasan secara menyeluruh dan terperinci mengenai persyaratan-persyaratan yang ada dalam standar manajemen kualitas yang diterapkan. Konsultan juga berperan untuk membangun motivasi karyawan untuk melakukan apa yang diisyaratkan oleh ISO 9001:2008.
Departemen Manajemen, FEM-IPB harus mengetahui kriteria dalam memilih konsultan. Konsultan ISO yang baik harusnya tidak hanya memberikan panduan yang bersifat administratif tetapi tidak dapat membantu mengatasi kendala yang terjadi sebelum dan selama penerapan SMK ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB. Konsultan ISO harus dapat memastikan bahwa organisasi tidak hanya mendapatkan sertifikasi SMK ISO 9001:2008. Lebih penting dari itu, konsultan ISO harus menjamin bahwa penerapan SMK ISO 9001:2008 juga memberikan manfaat untuk perbaikan, bukan sekedar kesuksesan sertifikasi.
Pelatihan ISO oleh tenaga ahli internal menjadi alternatif strategi dengan nilai bobot tertinggi kedua. Tenaga ahli yang dimiliki oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB harus bisa dimanfaatkan secara optimal demi suksesnya persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Pelatihan SMK ISO 9001:2008 bertujuan untuk memberikan kesadaran kualitas bagi seluruh anggota organisasi dan pemahaman persyaratan kepada tim khusus ISO. Pelatihan tersebut meliputi kesadaran kualitas (quality awareness) bagi pimpinan dan anggota organisasi sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai sejarah sistem manajemen kualitas; pemahaman komitmen manajemen, pemahaman pelaksanaan tinjauan manajemen, kebijakan kualitas, sasaran kualitas, perencanaan sistem manajemen kualitas, dan kriteria, tanggung jawab dari wakil manajemen; penjelasan delapan prinsip manajamen kualitas; manfaat SMK ISO 9001:2008 bagi organisasi; pengertian umum klausul-klausul yang terdapat dalam SMK ISO 9001:2008; faktor-faktor penyebab kegagalan dalam penerapan SMK ISO 9001:2008; penjelasan mengenai sertifikasi, metode dan teknik pemeliharaan SMK; dan metode evaluasi peningkatan penerapan SMK.
26
khusus ISO. Pembentukkan tim khusus ISO penting dilakukan karena SMK ISO 9001:2008 merupakan suatu sistem manajemen kualitas yang penerapannya adalah tanggung jawab semua pihak mulai dari pimpinan hingga level yang paling bawah dalam struktur organisasi Departemen Manajemen, FEM-IPB. Tim khusus ISO terdiri dari seorang wakil manajemen yang bertugas untuk mengelola, memantau, mengevaluasi, dan mengkoordinasikan SMK di lapangan untuk meningkatkan perbaikan yang efektif dan efisien, dalam hal ini dapat dilakukan oleh sekretaris departemen; seorang panel audit yang bertugas mengkoordinasikan pelaksanaan audit internal, dalam hal ini dapat dilakukan oleh tenaga ahli internal; seorang pusat pengendali dokumen yang bertugas mengendalikan seluruh dokumen, dalam hal ini dapat dilakukan oleh kepala tata usaha; personil wakil dari tiap-tiap bagian di Departemen Manajemen, FEM-IPB.
Alternatif strategi terakhir yang dapat dilakukan oleh Departemen Manajemen, FEM-IPB dalam persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 adalah dengan belajar ke unit kerja lain yang sudah mendapatkan sertifikat ISO. Departemen Manajemen dapat belajar ke Departemen Agronomi dan Hortikultura (AGH) FAPERTA IPB, karena hingga saat ini hanya AGH satu-satunya departemen yang sudah mendapatkan sertifikat ISO.
Implikasi Manajerial
Implikasi manajerial dalam persiapan penerapan sistem manajemen kualitas ISO 9001:2008 di Departemen Manajemen, FEM-IPB dapat dirumuskan dalam beberapa langkah strategis berikut:
1. Meningkatkan komitmen manajemen puncak. Departemen Manajemen, FEM-IPB harus menjadikan proses persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008 menjadi prioritas utama. Pimpinan Departemen Manajemen, FEM-IPB harus lebih sering melakukan arahan dan motivasi kepada seluruh anggota organisasi tentang pentingnya menerapkan SMK ISO 9001:2008, menginformasikan kepada seluruh anggota organisasi tentang maksud dan tujuan menerapkan SMK ISO 9001:2008, dan melaksanakan sosialisasi yang intensif kepada anggota organisasi mengenai persiapan SMK ISO 9001:2008. Rapat menjadi media yang cukup efektif untuk melakukan hal-hal tersebut. Komitmen manajemen puncak juga ditunjukkan dengan mengalokasikan waktu dan dana khusus untuk melakukan persiapan. Bentuk komitmen lainnya juga ditandai dengan penunjukkan wakil manajemen secara resmi yang bertanggung jawab terhadap kesuksesan persiapan penerapan SMK ISO 9001:2008. Wakil manajemen kemudian membentuk Tim Khusus ISO untuk menyusun langkah-langah strategis terkait segala persiapan.
27 konsultan sangat memahami mengenai ISO, tugas tenaga pendidik lebih ringan karena proses persiapan sepenuhnya dibantu oleh konsultan, dan proses sertifikasi relatif lebih mudah karena beberapa konsultan memiliki pengalaman dengan badan sertifikasi.
3. Mengadakan pelatihan pemahaman mengenai SMK ISO 9001:2008 bagi seluruh anggota organisasi. Sebagian besar tenaga pendidik di Departemen Manajemen, FEM-IPB belum pernah memiliki pengalaman pelatihan mengenai SMK ISO 9001:2008. Pelatihan SMK ISO 9001:2008 bertujuan untuk memberikan kesadaran kualitas bagi seluruh anggota organisasi dan pemahaman persyaratan kepada tim khusus ISO. Pelatihan tersebut meliputi kesadaran kualitas (quality awareness) bagi pimpinan dan anggota organisasi sehingga dapat memberikan pemahaman mengenai sejarah sistem manajemen kualitas, manfaat menerapkan SMK ISO 9001:2008, klausul-klausul yang dipersyaratkan, penyusunan dokumen, hingga metode audit dan pengendalian dokumen.
Perkiraan Kebutuhan Dana dan Alokasi Waktu Persiapan Implementasi SMK ISO 9001:2008
Tabel 21 Kebutuhan dana dan alokasi waktu persiapan implementasi
No Tahapan Alokasi
Waktu
Kebutuhan Dana Tahap Persiapan
1 Membangun komitmen manajemen puncak
1 bulan
Rp 45 000 000 2 Mengundang konsultan
3 Gap analysis oleh konsultan terhadap sistem yang berjalan
4 Pelatihan pemahaman mengenai ISO
9001:2008 1 bulan
5 Pembentukan tim khusus ISO 9001:2008 1 bulan 6 Rapat dan perencanaan penerapan ISO
9001:2008 2 bulan
7 Pelatihan pelaksanaan audit internal 1 bulan Tahap Implementasi
8 Penyusunan prosedur standar ISO 9001:2008
1 bulan
Rp 15 000 000 9 Penyusunan dokumen sistem manajemen
kualitas ISO 9001:2008
10 Implementasi ISO 9001:2008 1 bulan
11 Audit internal 1 bulan
12 Perbaikan hasil audit internal 1 bulan Tahap Sertifikasi
13 Pemilihan badan sertifikasi
1 bulan Rp 20 000 000 14 Sertifikasi
Total 11 bulan Rp 80 000 000
