APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN
PADA UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN
DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR
KERJA PRAKTEK
Disusun Oleh:
Nama
: LINDA TRISIA HARDIANTI
Nim
: 10.39010.0058
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN
PADA UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN
DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR
KERJA PRAKTEK
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Ahli Madya Komputer
Disusun Oleh:
Nama
: LINDA TRISIA HARDIANTI
Nim
: 10.39010.0058
Program
: DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
: Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
Ibuku bagaikan bidadari didunia.
Dengarkanlah ibu dan ayahku, setiap saat engkau telah melindungiku,
membimbingku, memberikan kebahagianan, rela lapar dan rapuh.
Kini waktu ku tiba untuk mengganti dan membalas semuanya
sampai ujung usiaku.
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN DOKUMEN
PADA UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN
DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR
KERJA PRAKTEK
Telah diperiksa dan diuji
Surabaya, Juni 2013
Disetujui Oleh:
Dosen Pembimbing
Penyelia
Ir. Henry Bambang Setyawan
Sunu Sekarpawening
NIDN. 0725055701
Mengetahui:
Kepala Program Studi DIII Manajemen Informatika
vii ABSTRAK
Setiap instansi pemerintah harus mengelola dokumen elektronik sebagai sumber informasi yang berharga. Dokumen merupakan representasi riwayat organisasi secara eksplisit. UPT Taman Budaya berada di bawah naungan Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur. Pengolahan pengarsipan yang terdapat pada dinas saat ini masih membutuhkan perbaikan. Hambatan dalam pengolahan pengarsipan yaitu, seiring bertambahnya dokumen membuat kesulitan dalam pencarian dokumen, dikarenakan tidak adanya data peletakan yang lebih jelas pada rak lemari. Selain itu sering terjadi kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan yang lebih jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen.
Keterbatasan pegawai untuk dapat mengolah data dokumen dan surat menyurat membuat UPT Taman Budaya ingin membuat suatu aplikasi yang dapat mempercepat proses pengarsipan dokumen. Dokumen arsip bisa disimpan dalam dokumen digital yang akan menghemat ruang dan waktu, terutama dalam pencarian dokumen dan surat. Peminjaman dan pengembalian dokumen dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kehilangan dokumen.
Dengan sistem informasi tersebut maka kinerja pegawai menjadi semakin meningkat. Kebutuhan data dokumen dan informasi mengenai surat menyurat secara struktural dapat diakses dengan efektif dan efisien dari sistem yang telah terkomputerisasi.
x DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 4
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM ... 6
2.1 Sejarah Umum UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur ... 6
2.2 Program UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur ... 7
2.2.1 Visi ... 7
2.2.2 Misi ... 7
xi
BAB III LANDASAN TEORI ... 9
3.1 Sistem Informasi ... 9
3.2 Arsip ... 9
3.2.1 Pengertian Arsip ... 9
3.2.2 Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 ... 9
3.2.3 Peraturan Presiden 1961 No.61 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional ... 10
3.3 Surat ... 11
3.3.1 Pengertian Surat ... 11
3.3.2 Fungsi Surat ... 11
3.3.3 Jenis Surat ... 12
3.4 Dokumen ... 12
3.4.1 Pengertian Dokumen ... 12
3.4.2 Penggolongan Dokumen ... 14
3.4.3 Jenis Dokumen ... 14
3.4.4 Sistem Pengindeksan ... 14
3.4.5 Sistem Penyimpanan ... 15
3.5 Microsoft Visual Basic. NET 2005 ... 16
3.6 Microsoft SQL Server 2005 ... 16
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 18
4.1 Menganalisis Sistem ... 18
4.1.1Document Flow ... 18
4.2 Mendesain Sistem ... 21
xii
4.2.2 Data Flow Diagram ... 27
4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 44
4.2.4 Struktur Tabel ... 45
4.2.5 Desain Input/Output ... 48
4.3 Implementasi dan Pembahasan ... 58
4.3.1 Penjelasan Pemakaian Program ... 58
BAB V PENUTUP ... 72
5.1 Kesimpulan ... 72
5.2 Saran ... 72
DAFTAR PUSTAKA ... 74
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Struktur Tabel Data Dokumen ... 46
Tabel 4.2 Struktur Tabel Jenis Dokumen ... 46
Tabel 4.3 Struktur Tabel Detil Transaksi ... 46
Tabel 4.4 Struktur Tabel Transaksi Peminjaman ... 47
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 8
Gambar 4.1 Document Flow Surat Menyurat ... 19
Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman dan Pengembalian Dokumen ... 20
Gambar 4.3 System Flow Penerimaan Surat ... 22
Gambar 4.4 System Flow Pengiriman Surat ... 23
Gambar 4.5 System Flow Pencarian Surat ... 24
Gambar 4.6 System Flow Peminjaman Dokumen ... 25
Gambar 4.7 System Flow Pengembalian Dokumen ... 26
Gambar 4.8 System Flow Pencarian Dokumen ... 27
Gambar 4.9 Context Diagram ... 28
Gambar 4.10 Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ... 28
Gambar 4.11 Hipo Mengelola Data Master ... 29
Gambar 4.12 Hipo Melakukan Transaksi ... 29
Gambar 4.13 Hipo Surat Menyurat ... 30
Gambar 4.14 Hipo Pencarian Surat... 30
Gambar 4.15 Hipo Sirkulasi ... 31
Gambar 4.16 Hipo Peminjaman Dokumen ... 31
Gambar 4.17 Hipo Pengembalian Dokumen ... 31
Gambar 4.18 Hipo Pencarian Dokumen ... 32
Gambar 4.19 DFD Level 1 - Mengelola Data Master... 32
Gambar 4.20 DFD Level 1 - Melakukan Transaksi ... 33
xv
Gambar 4.22 DFD Level 2 – Melakukan Transaksi ... 36
Gambar 4.23 DFD Level 3 - Mengelola Data Dokumen ... 36
Gambar 4.24 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Masuk ... 37
Gambar 4.25 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Keluar ... 37
Gambar 4.26 DFD Level 3 - Mengelola Data Rak ... 38
Gambar 4.27 DFD Level 3 – Melakukan Transaksi Penerimaan Surat ... 38
Gambar 4.28 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat ... 38
Gambar 4.29 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Surat... 39
Gambar 4.30 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen .... 39
Gambar 4.31 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen . 40 Gambar 4.32 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen ... 40
Gambar 4.33 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Penerimaan Surat ... 41
Gambar 4.34 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat ... 42
Gambar 4.35 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen .... 43
Gambar 4.36 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen . 43 Gambar 4.37 Conceptual Data Model ... 44
Gambar 4.38 Physical Data Model ... 45
Gambar 4.39 Desain Input/Output Form Utama ... 48
Gambar 4.40 Desain Input/Output Form Login ... 48
Gambar 4.41 Desain Input/Output Simpan Master Dokumen ... 49
Gambar 4.42 Desain Input/Output Ubah Hapus Master Dokumen ... 49
Gambar 4.43 Desain Input/Output Master Jenis Dokumen ... 50
Gambar 4.44 Desain Input/Output Master Rak ... 50
xvi
Gambar 4.46 Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Masuk ... 52
Gambar 4.47 Desain Input/Output Master Pegawai ... 52
Gambar 4.48 Desain Input/Output Simpan Surat Keluar ... 53
Gambar 4.49 Desain Input/Output Ubah Hapus Surat Keluar ... 53
Gambar 4.50 Desain Input/Output Transaksi Peminjaman ... 54
Gambar 4.51 Desain Input/Output Transaksi Pengembalian ... 54
Gambar 4.52 Desain Input/Output Pencarian Dokumen ... 55
Gambar 4.53 Desain Input/Output Pencarian Surat ... 55
Gambar 4.54 Desain Input/Output Histori Daftar Peminjaman ... 56
Gambar 4.55 Desain Input/Output Laporan Surat Masuk ... 56
Gambar 4.56 Desain Input/Output Laporan Surat Keluar ... 57
Gambar 4.57 Desain Input/Output Laporan Dokumen ... 57
Gambar 4.58 Desain Input/Output Laporan Dokumen Disposisi ... 58
Gambar 4.59 Implementasi Sistem Form Utama ... 59
Gambar 4.60 Implementasi Sistem Login ... 59
Gambar 4.61 Implementasi Sistem Simpan Master Dokumen ... 60
Gambar 4.62 Implementasi Sistem Ubah/Hapus Master Dokumen ... 61
Gambar 4.63 Implementasi Sistem Master Jenis Dokumen ... 61
Gambar 4.64 Implementasi Sistem Master Rak ... 62
Gambar 4.65 Implementasi Sistem Simpan Surat Masuk... 63
Gambar 4.66 Implementasi Sistem Ubah/Hapus Surat Masuk ... 64
Gambar 4.67 Implementasi Sistem Master Pegawai ... 64
Gambar 4.68 Implementasi Sistem Simpan Surat Keluar... 65
xvii
Gambar 4.70 Implementasi Sistem Transaksi Peminjaman... 66
Gambar 4.71 Implementasi Sistem Transaksi Pengembalian ... 67
Gambar 4.72 Implementasi Sistem Pencarian Dokumen... 67
Gambar 4.73 Implementasi Sistem Pencarian Surat ... 68
Gambar 4.74 Implementasi Sistem Histori Daftar Peminjam... 68
Gambar 4.75 Implementasi Sistem Laporan Surat Masuk ... 69
Gambar 4.76 Implementasi Sistem Laporan Surat Keluar ... 70
Gambar 4.77 Implementasi Sistem Laporan Dokumen ... 70
xviii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Surat Balasan Instansi ... 76
Lampiran 2. Acuan Kerja ... 77
Lampiran 3. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 78
Lampiran 4. Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja Bagian 1 ... 79
Lampiran 5. Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja Bagian 2 ... 80
Lampiran 6. Kehadiran Kerja Praktek Bagian 1 ... 81
Lampiran 7. Kehadiran Kerja Praktek Bagian 2 ... 82
Lampiran 8. Kartu Bimbingan Bagian 1 ... 83
Lampiran 9. Kartu Bimbingan Bagian 2 ... 84
Lampiran 10. Laporan Surat Masuk... 85
Lampiran 11. Laporan Surat Keluar ... 86
Lampiran 12. Laporan Dokumen ... 87
Lampiran 13. Lembar Disposisi ... 88
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dapat dirasakan manfaatnya hampir di seluruh bidang, baik instansi pemerintah maupun swasta. Perkembangan tersebut dapat dimanfaatkan pada berbagai sektor seperti sektor keuangan, pendidikan, administrasi, sumber daya manusia, dan lain-lain. Salah satu manfaat yang sangat membantu adalah dengan mengimplementasikan untuk kegiatan pengelolaan administrasi, yaitu pengarsipan dokumen-dokumen. Pengarsipan dokumen merupakan pengumpulan dari beberapa dokumen untuk disimpan agar memudahkan dalam pencarian kembali dokumen tersebut. Pengarsipan dokumen sendiri bisa dikelola dengan mengelompokkan dokumen sesuai dengan transaksi laporan perbulan atau sesuai dengan jenis laporan yang diarsipkan. Pada umumnya pengarsipan dokumen dilakukan dengan menyimpan pada tempat-tempat tertentu yang disesuaikan dengan katalog dokumen. Menurut peraturan perundangan disebutkan bahwa dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan, dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima di atas kertas atau berupa sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar (Undang-Undang No.88 tahun 1991 Pasal 1).
2
Dalam melaksanakan kegiatannya, UPT Taman Budaya banyak menggunakan surat-menyurat sehingga dibutuhkan suatu proses pengarsipan. Selama ini UPT Taman Budaya sudah menerapkan pengarsipan, akan tetapi pengarsipannya masih membutuhkan pembenahan lagi, dikarenakan masih bersifat manual. Dokumen-dokumen pada UPT Taman Budaya semakin bertambah, hal ini dikarenakan terdapat kegiatan kesenian seperti wayang, ketoprak, tari, ludruk, dan lain-lain yang memerlukan pembuatan laporan setiap bulannya. Tidak hanya laporan kegiatan saja, tetapi masih ada dokumen absensi pegawai setiap bulan, dokumen kepegawaian, surat masuk, dan surat keluar. Seiring semakin bertambahnya dokumen, membuat kesulitan dalam pencarian kembali, dikarenakan tidak adanya informasi peletakan yang lebih jelas pada rak lemari. Selain itu sering terjadi kehilangan dokumen penting karena tidak adanya pencatatan yang jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen.
Dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan suatu aplikasi sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen. Dokumen arsip bisa disimpan dalam dokumen digital yang akan menghemat ruang dan waktu, terutama dalam pencarian dokumen dan surat. Peminjaman dan pengembalian dokumen dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kehilangan dokumen.
3
1.2.Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
a. Bagaimana merancang bangun sistem yang terkomputerisasi untuk kegiatan surat menyurat.
b. Bagaimana menampilkan data surat, data kepegawaian, data absensi pegawai, dan data laporan kegiatan dalam katalog dokumen.
c. Bagaimana merancang bangun sistem yang terkomputerisasi untuk peminjaman dan pengembalian dokumen.
1.3.Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan di atas, maka batasan masalah dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
a. Aplikasi yang akan digunakan menggunakan program desktop.
b. Sistem yang dibahas meliputi dokumen absensi pegawai, laporan kepegawaian, laporan kegiatan, surat masuk, dan surat keluar.
c. Aplikasi yang dibuat meliputi sistem Sirkulasi (peminjaman dan pengembalian dokumen), Pencarian Dokumen, dan Pencarian Surat.
1.4. Tujuan
Berdasarkan batasan masalah di atas, maka tujuan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah melakukan pengarsipan dokumen dan surat.
4
d. Mempermudah melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian dokumen. e. Mempercepat proses surat menyurat.
1.5.Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur ini adalah:
a. Dapat mengetahui semua data dokumen setiap periodenya.
b. Dapat mempermudah mencari dokumen atau pengarsipan kembali c. Dapat mempermudah mencari surat masuk dan surat keluar d. Mengetahui peminjaman dokumen dengan jelas.
e. Mengetahui status dokumen dengan cepat.
f. Mengetahui dokumen yang belum kembali pada waktunya.
1.6.Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan dalam memahami persoalan dan pembahasannya, maka penulisan laporan kerja praktek ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I: PENDAHULUAN
5
BAB II: GAMBARAN UMUM
Bab ini berisi tentang gambaran umum yang meliputi struktur organisasi, visi, misi, fungsi, dan sejarah pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.
BAB III: LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang pengertian dari judul, konsep dasar dari informasi, analisa dan basis data, beberapa landasan dasar yang dijadikan acuan oleh penulis dalam melakukan perancangan dan membangun sistem.
BAB IV: ANALISA, DESAIN, IMPLEMENTASI, DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang desain yang dibuat beserta dengan skema yang ada, dan implementasi dari desain ke program. Selain itu juga terdapat model dari form-form yang telah dibuat dan bagaimana cara mengoprasikan program dan penjelasan tentang pemakaian Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.
BAB V: PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil implementasi kerja praktek di UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur.
LAMPIRAN
6 BAB II
GAMBARAN UMUM2.1. Sejarah Umum UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur
Menurut catatan sejarah, kompleks Taman Budaya Jawa Timur (TBJT) dahulu adalah rumah Bapak Kanamon, sebagai tempat pertemuan dan pusat pemerintahan Kabupaten ‘Soerabaia’ dalam masa penjajahan Belanda pada tahun 1915. Sistem pemerintahan di Surabaya pada masa Kerajaan Mataram terdiri atas Kasepuhan, Kromojayan, Kanoman, dan Kasembongan. Pada tanggal 19 Januari 1975 dilaksanakan serah terima bangunan gedung dan perumahan kepada pewakilan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Jawa Timur. Sejak saat itu kemudian dibangun TEATER terbuka dan Gedung Pertunjukan yang kemudian diberi nama Gedung Cak Durasim.
Pada tanggal 20 Mei 1978 lahirlah TBJT yang diresmikan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI Dr. Daoed Joesoef. Tiga belas tahun kemudian, pada tahun 1991, Organisasi dan Tata Kerja Taman Budaya mengalami perubahan berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.0221/O/1991.
7
Pendidikan, akhirnya lahirlah peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 76 Tahun 2010 maka TBJT menjadi Unit Pelaksanaan Teknik (UPT) Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur dan kembali mengurusi kesenian umum berdasarkan yang dilakukan sebelumnya.
2.2.Program UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur
2.2.1.Visi
UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur mempunyai tujuan yaitu terwujudnya Taman Budaya yang terpercaya dan terdepan dalam melestarikan, mengelola, dan mengembangkan seni budaya di Jawa Timur
2.2.2. Misi
Misi yang diemban UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur adalah memberikan layanan :
1. Melestarikan dan mengembangkan seni-seni Jawa Timur secara adil dan berkesinambungan.
2. Mempromosikan potensi kesenian dan karya-karya seniman Jawa Timur melalui penyediaan sarana dan kegiatan yang apresiatif.
3. Memfasilitasi proses olah seni untuk berkarya yang lebih kreatif dan inovatif agar mampu bersaing.
4. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia seniman dalam menghadapi berbagai tantangan di masyarakat.
2.2.3. Str UPT dalam tig Budaya, d Fung 1. Pengu evalua 2. Pelaks pening 3. Pening 4. Pening 5. Pelaks 6. Penyel 7. Pelaks 8. Pelaks 9. Pelaks
Sub
B
U
ruktur Org T Taman B ga bagian y dan Seksi Pe
gsi UPT Ta umpulan, pe asi kegiatan sanaan lom gkatan apres gkatan profe gkatan ketra sanaan fasili lenggaraan sanaan pend sanaan ketat sanaan tugas
Bagian
Ta
Usaha
ganisasi Budaya mer yaitu Sub engembanga Gambar aman Buday engolahan, pengemban mba, seminasiasi seni da esionalisme ampilan sen itas pengem kerjasama p dokumentas tausahaan d s-tugas lain
ta
Se
Se
rupakan Un Bagian Ta an Seni dan
r 2. 1 Struk
ya adalah: analisis d ngan dan pe ar, seraseha an budaya. e pembina d ni dan buday mbangan sen presentasi k ian seni dan dan pelayana n yang diber
Kepala
eksi
Peny
ni
dan
B
nit Pelaksa ata Usaha, n Budaya sep
ktur Organi
ata dan in enyajian sen an, diskusi,
dan pekerja ya bagi mas ni budaya. karya seni.
n budaya. an masyarak rikan oleh K
a
UPT
yajian
udaya
anaan Tekn Seksi Peny perti gamba isasi nformasi, p ni dan budaylokakarya, seni. syarakat. kat. Kepala Dina
Peng
Seni
d
nis yang te yajian Seni ar 2.1. elaksanaan, ya. , workshop as.
Seksi
gembang
dan
Buda
9 BAB III LANDASAN TEORI
3.1.Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data
yang menggunakan model dan media teknologi informasi. Sistem informasi ini
digunakan dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Dalam suatu
organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting dalam mendukung proses
pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Menurut Raymond Mcleod:
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi
penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”.
3.2. Arsip
3.2.1. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.
3.2.2. Undang-Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009
Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 mengenai Kearsipan adalah sebagai berikut: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
10
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 8. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
3.2.3. Peraturan Presiden 1961 No.61 tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional
Yang dimaksud dengan arsip dalam Peraturan Presiden, pasal 1 ini ialah:
11
fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
b. Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis atau yuridis dengan perkembangan organis, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
3.3.Surat
3.3.1. Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat berupa:
a. pemberitahuan b. pernyataan c. perintah
d. perm in taan / perm ohon an e. laporan
3.3.2. Fungsi Surat
a. Sebagai sarana komunikasi.
b. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan/permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
c. Sebagai alat bukti tertulis. d. Sebagai alat untuk mengingat. e. Sebagai bukti historis.
12
3.3.3. Jenis Surat A. Surat Pribadi
Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh sesorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Tidak memiliki format penulisan yang baku sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan penulis surat. Misalnya surat perkenalan, surat cinta, dan lain-lain.
B. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas bersifat formal dan memiliki format penulisan yang baku. Misalnya surat edaran, surat perjalanan dinas, dan lain-lain
C. Surat Bisnis
Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Misalnya surat pesanan, surat penawaran, dan lain-lain.
3.4. Dokumen
3.4.1. Pengertian Dokumen
Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar. Pengertian Dokumen menganding banyak arti, seperti dibawah ini,
A. Menurut Kamus Indonesia
13
B. Menurut Louis Gottschalk (1986; 38)
Dokumen seringkali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu: 1. Sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian
lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-petilasan arkeologis.
2. Diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
C. Menurut Basuki (2003)
Dokumen harus memenuhi syarat yang ditentukan, lengkap, cukup, bermakna, komprehensif, tepat dan tidak melanggar hukum. Dokumen dapat dibagi mejadi beberapa ketegori yaitu:
1. Dokumen Administrasi meliputi dokumentasi prosedur, formulir, dan korespondensi. Contoh: buku log menyangkut tugas pemeliharaan dan pembukuan perjalanan.
2. Dokumen Akuntansi meliputi laporan formulir dan korespondensi terkait. Contoh: tagihan, invoice, arsip dinamis rekening bank, laporan penagihan nasabah.
3. Dokumen Proyek meliputi korespondensi, nota, dokumetasi pengembangan produk, dan sebagainya yang berkaitan dengan proyek tertentu.
14
3.4.2. Penggolongan Dokumen
Berdasarkan penggunaannya, dokumen dapat digolongkan sebagai berikut (Deserno dan Kynaston, 2005):
A. Dokumen Aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal dua belas kali dalam setahun.
B. Dokumen Inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen semi aktif bila hanya digunakan lima kali dalam setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai jadwal retensi dokumen.
3.4.3. Jenis Dokumen
Menurut Bungin (2008; 123) dokumen dibagi atas dokumen pribadi dan dokumen resmi. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat pribadi dan otobiografi. Dokumen resmi terbagi dua yaitu:
A. Intern: Memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat, keputusan pimpinan, konvensi
B. Ekstern: Majalah, buletin, berita yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan.
3.4.4. Sistem Pengindeksan
15
beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu:
A. Sistem Kronologis, yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukkan:
Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.
Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip.
Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari
organisasi.
Saat yang menunjukkan hari, bulan dan tahun berlangsungnya suatu
peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.
B. Sistem Abjad, digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang (nama-lengkap dan nama-tunggal) dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi).
C. Sistem Subjek, didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. D. Sistem Numerik, merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
3.4.5. Sistem Penyimpanan
Terdapat tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu:
A. Sentralisasi: Semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan.
16
C. Kombinasi: Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah kontrol sistem terpusat.
3.5. Microsoft Visual Basic. NET 2005
Microsoft Visual Basic.Net 2005 adalah salah satu bahasa pemrograman
yang ditargetkan dalam Framework.Net. Seperti bahasa sehari-hari, Visual Basic memiliki sintaks dan beberapa kata-kata yang valid yang bisa digunakan dalam membuat aplikasi. Visual Basic merupakan pilihan yang popular bagi yang mulai belajar pemrograman karena sintaks penulisan kodenya begitu mudah dibandingkan dengan bahasa pemrograman yang lain. Microsoft Visual Basic juga merupakan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi. Microsoft Windows menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript),
mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda.
3.6. Microsoft SQL Server 2005
Pada dasarnya pengertian dari SQL Server itu sendiri adalah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relation. Bahasa ini secara defacto adalah bahasa standar yang digunakan dalam manajemen basis data
17
18 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1.Menganalisis Sistem
Menganalisis sistem ini digunakan untuk melihat proses-proses yang telah terjadi sekarang, untuk membuat rancangan sistem. Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan, masih ditemukan kekurangan-kekurangan pada data surat masuk dan surat keluar yang pencatatannya masih secara manual, sehingga tidak dapat memberikan informasi yang optimal kepada ketua dan pengirim surat. Banyaknya dokumen yang dipinjam oleh pegawai lain, tetapi tidak dilakukan pencatatan peminjam dokumen, sehingga banyak dokumen yang hilang atau terselep dalam pengembalian dokumen. Proses peminjaman dokumen yang terjadi pada UPT Taman Budaya hanya berupa kepercayaan antar pegawai artinya peminjaman hanya bisa dijalankan jika benar-benar dibutuhkan atau mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Pencarian dokumen juga membutuhkan waktu yang lama karena tidak ada data tempat dokumen berada. Analisis sistem ini terdiri dari document flow yang sedang berjalan sesuai dengan proses yang terjadi saat ini.
4.1.1. Document Flow
Document flow menggambarkan proses yang ada pada saat ini. Terdapat dua
19
A. Document Flow Surat Menyurat
[image:35.612.133.507.319.695.2]Berikut ini adalah document flow untuk proses surat menyurat. Gambar 4.1. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi, jika bagian tata usaha akan mencatat surat masuk dan surat keluar. Proses ini dimulai dari pengirim surat memberikan surat masuk. Surat masuk akan dicatat pada buku agenda surat masuk. Surat Masuk tersebut akan digandakan dan membuat dokumen disposisi yang diberikan kepada ketua UPT untuk persetujuan. Jika surat tersebut disetujui, maka akan membuat surat keluar. Surat keluar juga akan diperiksa oleh kepala bagian tata usaha. Surat keluar yang sudah diperiksa akan dicatat pada buku agenda surat keluar dan selanjutnya dikirimkan ke pengirim surat.
20
B. Document Flow Peminjaman dan Pengembalian Dokumen
[image:36.612.155.483.312.665.2]Berikut ini adalah document flow untuk proses peminjaman dan pengembalian dokumen. Gambar 4.2. menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi saat melakukan pencarian dan peminjaman dokumen. Proses ini dimulai dari pegawai memberi data dokumen dan NIP pegawai. Jika pencarian data dokumen ada, maka akan dilakukan persetujuan peminjaman pada pegawai yang menangani dokumen tersebut, sehingga dapat melakukan peminjaman dokumen. Dalam proses pengembalian dokumen ini dimulai dari pegawai mengembalikan dokumen berdasarkan NIP pegawai dan data dokumen yang dipinjam.
21
4.2.Mendesain Sistem
Desain sistem adalah merancang sistem baru yang terkomputerisasi, yang meliputi System Flow, Hierarchy Input Output (Hipo), Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model
(PDM), Struktur Tabel, dan Desain Input/Output.
4.2.1. System Flow
System flow ini menggambarkan proses yang terjadi atau jalannya sistem
sesuai dengan analisis sistem. Terdapat enam proses yaitu penerimaan surat, pengiriman surat, pencarian surat, peminjaman dokumen, pengembalian dokumen, dan pencarian dokumen.
A. System Flow Penerimaan Surat
22
Gambar 4. 3 System Flow Penerimaan Surat
B. System Flow Pengiriman Surat
23
Gambar 4. 4 System Flow Pengiriman Surat
C. System Flow Pencarian Surat
24
Gambar 4. 5 System Flow Pencarian Surat
D. System Flow Peminjaman Dokumen
25
Gambar 4. 6 System Flow Peminjaman Dokumen
E. System Flow Pengembalian Dokumen
26
Gambar 4. 7 System Flow Pengembalian Dokumen
F. System Flow Pencarian Dokumen
27
Gambar 4. 8 System Flow Pencarian Dokumen
4.2.2. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat yang digunakan pada
metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. Context Diagram
Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen terdiri atas empat External Entity, yaitu Pengirim Surat, Pegawai, Pegawai Tata Usaha (TU), dan
Ketua UPT. Context Diagram dapat dilihat pada Gambar 4.9.
28
memberikan dokumen, data rak, data surat masuk, data surat keluar, dan akan menerima data dokumen baru. External entity Ketua UPT akan menerima dokumen disposisi.
Gambar 4. 9 Context Diagram
B. Hierarchy Input Output (HIPO)
HIPO ini menjelaskan tentang bagian atau breakdown dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen. Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen ini terdiri atas dua proses, yaitu Mengelola Data Master dan Melakukan Transaksi. Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.10.
Gambar 4. 10 Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen NIP
Data_Dokumen_Baru
Data_Surat_Keluar Data_Surat_Masuk Data Rak
Data Dokumen yang dikembalikan Data Status Surat
Dokumen
Data Dokumen Data Surat dicari
Data Dokumen dan tempat dokumen
Data Dokumen yang dipinjam
Dokumen Disposisi 0
Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan
Dokumen + Pengirim
Surat
Ketua Pegawai
29
Mengelola Data Master terdiri atas empat kelompok, yaitu Mengelola Data Dokumen, Mengelola Data Surat Masuk, Mengelola Data Surat Keluar, dan Mengelola Data Rak yang meliputi proses Mengubah Data dan Menyimpan Data. Hipo Mengelola Data Master dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Gambar 4. 11 Hipo Mengelola Data Master
Melakukan transaksi terdiri atas empat kelompok, yaitu Surat Menyurat, Pencarian Surat, Sirkulasi, dan Pencarian Dokumen. Hipo Melakukan Transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4. 12 Hipo Melakukan Transaksi
30
Masuk, Menampilkan Report Dokumen Disposisi, dan Mencetak Laporan Disposisi. Pengiriman Surat meliputi proses Mengecek Surat Keluar, Mengisi Data Surat Keluar, Menampilkan Data Surat Keluar, dan Menyimpan Data Surat Keluar. Hipo Surat Menyurat dapat dilihat pada Gambar 4.13.
Gambar 4. 13 Hipo Surat Menyurat
Pencarian Surat meliputi proses Mengecek Surat Masuk, Mengecek Surat Keluar, dan Menampilkan Status Surat. Hipo Pencarian Surat dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4. 14 Hipo Pencarian Surat
31
Gambar 4. 15 Hipo Sirkulasi
Peminjaman Dokumen meliputi proses Mengecek NIP dan Dokumen pada tabel transaksi, Mengecek Dokumen, Mengisi Data Peminjaman, Menampilkan Transaksi, dan Menyimpan Transaksi Peminjaman. Hipo Peminjaman Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.16.
Gambar 4. 16 Hipo Peminjaman Dokumen
Pengembalian Dokumen meliputi proses Mengecek Transaksi, Menampilkan Transaksi, dan Update Status Pinjam. Hipo Pengembalian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.17.
32
Pencarian Dokumen terdiri atas Mengecek Dokumen dan Menampilkan Dokumen dan Tempat. Hipo Pencarian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.18.
Gambar 4. 18 Hipo Pencarian Dokumen
C. DFD Level 1
[image:48.612.134.510.288.634.2]Level 1 terdiri atas dua proses utama, yaitu Mengelola Data Master dan Melakukan Transaksi. Pegawai TU memberi data dokumen, data rak, data surat masuk, dan data surat keluar yang akan disimpan dalam tabel dokumen, rak, surat masuk, dan surat keluar. DFD Level 1 Mengelola Data Master dapat dilihat pada Gambar 4.19.
Gambar 4. 19 DFD Level 1 - Mengelola Data Master Data_Surat_Keluar
Data_Surat_Masuk
Data Rak Di simpan
Data Rak Di baca
[Data Rak] [Dokumen]
Data Dokumen Dibaca
Data Dokumen Disimpan Surat Keluar Disimpan
Surat Keluar Dibaca Surat Masuk Dibaca
Surat Masuk Disimpan
1 Mengelola Data Master
+
1 Surat Masuk
2 Surat Keluar
3 Data Dokumen Pegawai
TU
Pegawai TU
4 Rak
Pegawai TU Pegawai
33
Pegawai akan memberi data dokumen yang dipinjam, data dokumen yang dikembalikan, data dokumen, pengirim surat memberi data surat yang dicari dan pegawai TU memberi data surat masuk dan data surat keluar. Semua data tersebut akan disimpan pada tabel surat masuk, surat keluar, dan transaksi peminjaman. DFD Level 1 Melakukan Transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.20.
Gambar 4. 20 DFD Level 1 - Melakukan Transaksi
D. DFD Level 2
Level 2 terdiri atas dua proses utama yaitu Mengelola Data Master dan Melakukan Transaksi yang akan di breakdown sampai level 3.
[NIP]
[Data_Surat_Keluar]
[Data_Dokumen_Baru] [Data_Surat_Masuk] Simpan Transaksi Peminjaman
[Data Dokumen yang dikembalikan]
[Data Status Surat]
Data Transaksi Peminjaman DibacaData Rak Dibaca [Data Dokumen]
Surat Keluar Di Simpan
Surat Keluar Di Baca
Data Dokumen Di Baca Surat Masuk Di Simpan Surat Masuk Di Baca
[Data Surat dicari]
[Data Dokumen dan tempat dokumen] [Data Dokumen yang dipinjam]
[Dokumen Disposisi] Ketua Pegawai 2 Melakukan Transaksi + Pegawai Pengirim Surat
1 Surat Masuk
2 Surat Keluar 3 Data Dokumen
34
1. Mengelola Data Master
Pada level ini terdiri atas empat proses yaitu Mengelola Data Dokumen, Mengelola Data Surat Masuk, Mengelola Data Surat Keluar dan Mengelola Data Rak, yang akan disimpan dalam tabel dokumen, surat masuk, surat keluar, dan rak. DFD Level 2 Mengelola Data Master dapat dilihat pada Gambar 4.21.
Gambar 4. 21 DFD Level 2 - Mengelola Data Master [Dokumen]
[Data Dokumen Dibaca]
[Data Dokumen Disimpan] 1.1
Mengelola Data Dokumen
+
3 Data Dokumen 3 Data Dokumen
Pengirim Surat
[Data_Surat_Masuk]
[Surat Masuk Dibaca]
[Surat Masuk Disimpan] 1.2
Mengelola Data Surat
Masuk +
1 Surat Masuk
1 Surat Masuk
Pegawai TU
[Data_Surat_Keluar]
[Surat Keluar Dibaca] [Surat Keluar Disimpan]
1.3 Mengelola Data Surat
Keluar +
2 Surat Keluar 2 Surat Keluar
Pegawai TU
[Data Rak Di baca] [Data Rak Di simpan]
[Data Rak] Pegawai
TU 4 Rak
4 Rak
1.4
Mengelola Data Rak
35
2. Melakukan Transaksi
Pada level ini terdiri atas empat proses yaitu Surat Menyurat, Pencarian Surat, Sirkulasi, dan Pencarian Dokumen. DFD Level 2 Melakukan Transaksi dapat dilihat pada Gambar 4.22.
[Data_Surat_Keluar]
[Data_Surat_Masuk]
[Surat Keluar Di Simpan]
[Surat Keluar Di Baca] [Surat Masuk Di Simpan]
[Surat Masuk Di Baca]
[Dokumen Disposisi]
Ketua
2.1
Surat Menyurat
+
1 Surat Masuk
1 Surat Masuk
2 Surat Keluar
2 Surat Keluar
Pegawai TU
Pegawai TU
[Data Status Surat]
Baca Surat Masuk Baca Surat Keluar
[Data Surat dicari] 2.2
Pencarian Surat
+
Pengirim Surat
1 Surat Masuk
2 Surat Keluar
Pengirim Surat
[NIP]
[Simpan Transaksi Peminjaman]
[Data Dokumen yang dikembalikan]
Baca Data Dokumen [Data Transaksi Peminjaman Dibaca]
[Data Dokumen yang dipinjam] Pegawai
2.3
Sirkulasi
+
5 Transaksi
Peminjaman
3 Data Dokumen
Pegawai
5 Transaksi
Peminjaman
36
Gambar 4. 22 DFD Level 2 – Melakukan Transaksi
E. DFD Level 3
Level 3 menjelaskan pada proses yang akan di breakdown sampai level 4.
1. Mengelola Data Dokumen
Proses Mengelola Data Dokumen, yaitu menerima data dokumen dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel dokumen. DFD Level 3 Mengelola Data Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.23.
Gambar 4. 23 DFD Level 3 - Mengelola Data Dokumen
2. Mengelola Data Surat Masuk
Proses Mengelola Data Surat Masuk, yaitu menerima data surat masuk dari pengirim surat yang dapat disimpan pada tabel surat masuk. DFD Level 3 Mengelola Data Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.24.
[Data_Dokumen_Baru]
[Data Dokumen Di Baca]
[Data Rak Dibaca] [Data Dokumen]
[Data Dokumen dan tempat dokumen] 2.4
Pencarian Dokumen
+
Pegawai
3 Data Dokumen Pegawai
4 Rak
Pegawai TU
[Dokumen]
Update Data Dokumen [Data Dokumen Dibaca]
[Data Dokumen Disimpan]
3 Data Dokumen 1.1.1
Mengubah Data Dokumen
1.1.2
Menyimpan Data Dokumen
3 Data Dokumen
37
Gambar 4. 24 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Masuk
3. Mengelola Data Surat Keluar
Proses Mengelola Data Surat Keluar, yaitu menerima data surat keluar dari pengirim surat yang akan disimpan pada tabel surat keluar. DFD Level 3 Mengelola Data Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.25.
Gambar 4. 25 DFD Level 3 - Mengelola Data Surat Keluar
4. Mengelola Data Rak
Proses Mengelola Data Rak, yaitu menerima data rak dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel rak. DFD Level 3 Mengelola Data Rak dapat dilihat pada Gambar 4.26.
[Data_Surat_Masuk]
Update Data Surat Masuk [Surat Masuk Dibaca]
[Surat Masuk Disimpan]
1 Surat Masuk
1 Surat Masuk
1.2.1 Mengubah Data Surat Masuk
1.2.2 Menyimpan
Data Surat Masuk
Pegawai TU
[Data_Surat_Keluar]
Update Data Surat Keluar
[Surat Keluar Disimpan] [Surat Keluar Dibaca]
2 Surat Keluar
2 Surat Keluar
1.3.1 Mengubah Data Surat Keluar
1.3.2 Menyimpan
Data Surat Keluar Pegawai
38
Gambar 4. 26 DFD Level 3 - Mengelola Data Rak
5. Melakukan Transaksi Surat Menyurat
Proses Melakukan Transaksi Surat Menyurat terdapat dua proses yang utama, yaitu penerimaan surat dan pengiriman surat. Penerimaan surat, yaitu menerima data surat masuk dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel surat masuk. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Penerimaan Surat dapat dilihat pada Gambar 4.27.
Gambar 4. 27 DFD Level 3 – Melakukan Transaksi Penerimaan Surat
Pengiriman surat yaitu menerima data surat keluar dari pegawai TU yang akan disimpan pada tabel surat keluar. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pengiriman Surat dapat dilihat pada Gambar 4.28.
Gambar 4. 28 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat Update Data Rak
[Data Rak Di baca]
[Data Rak Di simpan]
[Data Rak] Pegawai
TU 4 Rak 4 Rak 1.4.1 Memasuk Data Rak 1.4.2 Menyimpan Data Rak [Data_Surat_Masuk]
[Surat Masuk Di Simpan]
[Surat Masuk Di Baca]
[Dokumen Disposisi] Ketua
1 Surat Masuk
1 Surat Masuk 2.1.1 Penerimaan Surat + Pegawai TU [Data_Surat_Keluar]
[Surat Keluar Di Simpan]
[Surat Keluar Di Baca] 2 Surat Keluar 2.1.2
Pengiriman Surat
+
2 Surat Keluar
39
6. Melakukan Transaksi Pencarian Surat
Proses Melakukan Transaksi Pencarian Surat, yaitu menerima data surat yang dicari dari pengirim surat yang akan ditampilkan pada aplikasi yang memberi informasi data status surat kepada pengirim surat. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pencarian Surat dapat dilihat pada Gambar 4.29.
Gambar 4. 29 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Surat
7. Melakukan Transaksi Sirkulasi
[image:55.612.138.504.209.456.2]Proses Melakukan Transaksi Sirkulasi terdapat dua proses yang utama, yaitu peminjaman dokumen dan pengembalian dokumen. Peminjaman dokumen yaitu menerima NIP dan data dokumen yang dipinjam dari pegawai, yang akan disimpan pada tabel dokumen dan transaksi peminjaman. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.30.
Gambar 4. 30 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen [Data Status Surat]
Data Surat Yang Keluar Data Surat yg Masuk [Baca Surat Masuk]
[Baca Surat Keluar]
[Data Surat dicari] Pengirim Surat
2 Surat Keluar 1 Surat Masuk
2.2.1 Mengecek Surat Masuk 2.2.2 Mengecek Surat Keluar 2.2.3 Menampilkan status Surat Pengirim Surat [NIP]
disimpan transaksi peminjaman
[Baca Data Dokumen]
[Data Transaksi Peminjaman Dibaca]
Pegawai 5 Transaksi
40
[image:56.612.134.506.314.552.2]Pengembalian dokumen yaitu menerima data dokumen yang dikembalikan dari pegawai yang akan disimpan pada tabel transaksi peminjaman. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.31.
Gambar 4. 31 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen
8. Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen
Proses Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen, yaitu menerima data dokumen yang akan disimpan pada tabel data dokumen dan memberikan data dokumen dan tempat pada pegawai. DFD Level 3 Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.32.
Gambar 4. 32 DFD Level 3 - Melakukan Transaksi Pencarian Dokumen
F. DFD Level 4
Level 4 menjelaskan pada proses yang akan di breakdown sampai level terakhir.
[Simpan Transaksi Peminjaman] [Data Dokumen yang dikembalikan]
Baca Data Transaksi Peminjaman
2.3.2
Pengembalian Dokumen
+
5 Transaksi
Peminjaman
Pegawai
5 Transaksi
Peminjaman
[Data_Dokumen_Baru] Data Dokumen Katalog
[Data Rak Dibaca] [Data Dokumen Di Baca]
[Data Dokumen dan tempat dokumen] [Data Dokumen]
Pegawai Pegawai
4 Rak
3 Data Dokumen
2.4.1
Mengecek Dokumen
2.4.2
Menampilkan Dokumen dan
Tempat
41
1. Melakukan Transaksi Penerimaan Surat
[image:57.612.153.459.206.555.2]Proses Melakukan Transaksi Penerimaan Surat, yaitu menerima data surat masuk yang akan disimpan pada tabel surat masuk dan memberikan dokumen disposisi pada ketua. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Penerimaan Surat dapat dilihat pada Gambar 4.33.
Gambar 4. 33 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Penerimaan Surat
2. Melakukan Transaksi Pengiriman Surat
Proses Melakukan Transaksi Pengiriman Surat, yaitu menerima data surat keluar yang akan disimpan pada tabel surat keluar. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Pengiriman Surat dapat dilihat pada Gambar 4.34.
[Data_Surat_Masuk]
Data laporan kitir Data Surat Fix
Data Surat Data Ringkasan Surat
Data Surat Pengirim
[Dokumen Disposisi] [Surat Masuk Di Simpan] [Surat Masuk Di Baca]
Ketua
1 Surat Masuk
1 Surat Masuk
42
Gambar 4. 34 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengiriman Surat
3. Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen
Proses Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen, yaitu menerima NIP dan data dokumen yang dipinjam akan disimpan pada tabel transaksi peminjaman. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.35.
[Data_Surat_Keluar]
Data Surat Keluar Data Ringkasan Surat Keluar
Data Surat ke Pengirim
[Surat Keluar Di Simpan] [Surat Keluar Di Baca]
2 Surat Keluar
2 Surat Keluar
2.1.2.1
Mengecek Surat Keluar
2.1.2.2
Mengisi Data Surat Keluar
2.1.2.3
Menampilkan data Surat
Keluar
2.1.2.4
Menyimpan Data Surat
Keluar Pegawai
43
Gambar 4. 35 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Peminjaman Dokumen
4. Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen
[image:59.612.128.484.75.466.2]Proses Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen, yaitu menerima data dokumen yang dikembalikan yang akan disimpan pada tabel transaksi peminjaman. DFD Level 4 Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.36.
Gambar 4. 36 DFD Level 4 - Melakukan Transaksi Pengembalian Dokumen [NIP]
Data Dokumen Benar
[disimpan transaksi peminjaman] Data Transaksi
Data Peminjaman Data Dokumen dan NIP benar
[Baca Data Dokumen] [Data Transaksi Peminjaman Dibaca]
[Data Dokumen yang dipinjam]
Pegawai
5 Transaksi Peminjaman
3 Data Dokumen 2.3.1.1 Mengecek NIP dan Dokumen 2.3.1.2 Mengecek Dokumen 2.3.1.4 Mengisi Data Peminjaman 2.3.1.5 Menampilkan Transaksi 2.3.1.6 Menyimpan Transaksi Peminjaman 5 Transaksi Peminjaman Pegawai
[Simpan Transaksi Peminjaman] Data Transaksi
Data Transaksi Pengembalian Benar
[Baca Data Transaksi Peminjaman] [Data Dokumen yang dikembalikan]
44
4.2.3. Entity Relationship Diagram
Perancangan basis data sistem informasi Entity Relational Diagram (ERD). ERD merupakan alat yang sering dipakai untuk penjabaran basis data dari suatu sistem sehingga hubungan antar tabel dapat diketahui dengan jelas. ERD dibagi menjadi dua, yaitu Conceptual Data Model atau secara logik dan Physical Data Model atau secara fisik.
A. Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan
[image:60.612.131.488.294.656.2]pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur terdiri atas lima tabel yaitu Data Dokumen, Jenis Dokumen, Detil Transksi, Pegawai, dan Transaksi Peminjaman. Conceptual Data Model dapat dilihat pada Gambar 4.37.
Gambar 4. 37 Conceptual Data Model terdapat
menjalankan
memiliki
mempunyai
Data Dokumen no
rak_dokumen nama_dokumen status_dok
Transaksi Peminjaman id_trans
tgl_trans
Jenis Dokumen id_dok
nama_dok
Detil Transaksi id_detil tgl_kembali status
Pegawai nip
45
B. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan
[image:61.612.155.493.260.475.2]pada UPT Taman Budaya Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Jawa Timur terdiri atas lima tabel yaitu Data Dokumen, Jenis Dokumen, Detil Transksi, Pegawai, dan Transaksi Peminjaman dengan tipe data dan panjangnya masing-masing. Physical Data Model dapat dilihat pada Gambar 4.38.
Gambar 4. 38 Physical Data Model
4.2.4. Struktur Tabel
Pada aplikasi ini, diperlukan lima tabel yaitu tabel Data Dokumen, tabel Jenis Dokumen, tabel Detil Transaksi, tabel Transaksi Peminjaman, dan tabel Pegawai. Berikut penjelasan struktur tabel dari tiap tabel meliputi tipe data, ukuran dan constraint yang digunakan:
A. Nama Tabel : Data Dokumen Primary Key: no
Foreign Key: id_dok
NIP = NIP NO = NO
ID_TRANS = ID_TRANS ID_DOK = ID_DOK
DATA_DOKUMEN
ID_DOK Integer
NO Integer
RAK_DOKUMEN Text(50)
NAMA_DOKUMEN Text(50)
STATUS_DOK Text(50)
TRANSAKSI_PEMINJAMAN
ID_TRANS Integer
TGL_TRANS DateTime
NIP Text(50)
JENIS_DOKUMEN
ID_DOK Integer
NAMA_DOK Text(50)
DETIL_TRANSAKSI
ID_DETIL Integer
ID_TRANS Integer
NO Integer
TGL_KEMBALI DateTime
STATUS Text(50)
PEGAWAI
NIP Text(50)
46
Fungsi : Untuk menyimpan data dokumen yang diinputkan oleh admin. Tabel 4. 1 Struktur Tabel Data Dokumen
No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint
1 no int - Primary Key
2 nama_dokumen varchar 50 Byte Allow Nulls 3 rak_dokumen varchar 50 Byte Allow Nulls 4 Status_dokumen varchar 50 Byte Allow Nulls
5 id_dok int - Foreign Key
B. Nama Tabel : Jenis Dokumen Primary Key: id_dok
Foreign Key: -
Fungsi : Untuk menyimpan data jenis dokumen sebagai membedakan dokumen satu dengan lainnya.
Tabel 4. 2 Struktur Tabel Jenis Dokumen
No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint
1 id_dok int - Primary Key
2 nama_dok varchar 50 Byte Allow Nulls
C. Nama Tabel : Detil Transaksi Primary Key: id_detil
Foreign Key: id_trans
47
Tabel 4. 3 Struktur Tabel Detil Transaksi
No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint
1 id_detil int - Primary Key
2 id_trans int - Foreign Key
3 no int - Allow Nulls
4 status varchar 50 Byte Allow Nulls 5 tgl_kembali datetime - Allow Nulls
D. Nama Tabel : Transaksi Peminjaman Primary Key: id_trans
Foreign Key: nip
Fungsi : Untuk menyimpan transaksi peminjaman dokumen pada UPT Taman Budaya.
Tabel 4. 4 Struktur Tabel Transaksi Peminjaman
No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint
1 id_trans int - Primary Key
2 tgl_trans datetime - Allow Nulls 3 nip varchar 50 Byte Foreign Key
E. Nama Tabel : Pegawai Primary Key: id_trans
Foreign Key: nip
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai UPT Taman Budaya dan sebagai user melakukan transaksi.
Tabel 4. 5 Struktur Tabel Pegawai
No Nama Field Tipe Data Ukuran Constraint
1 nip varchar 50 Byte Primary Key
48
4.2.5. Desain Input/Output
Desain Input/Output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi.
A. Form Utama
Pada Form Utama ini terdapat fitur-fitur menu, yaitu menu File, Master Dokumen, Master Rak, Master Jenis Dokumen, Surat Masuk, Master Pegawai, Surat Keluar, Transaksi Peminjaman, Transasi Pengembalian, Pencarian Surat, Katalog dan Laporan. Desain Input/Output Form Utama dapat dilihat pada Gambar 4.39.
Gambar 4. 39 Desain Input/Output Form Utama
B. Login
Jika ingin melakukan menu yang lain maka harus login terlebih dahulu, yaitu memasukkan user dan password. Desain Input/Output Login dapat dilihat pada Gambar 4.40.
49
C. Simpan Master Dokumen
Pada Form Simpan Master Dokumen ini harus mengisi Nama Dokumen, Jenis Dokumen dan Rak dokumen. Jika sudah diisi maka dapat disimpan. Desain Input/Output Simpan Master Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.41.
Gambar 4. 41 Desain Input/Output Simpan Master Dokumen
D. Ubah/Hapus Master Dokumen
[image:65.612.134.494.190.458.2]Pada Ubah/Hapus Master Dokumen ini harus memilih data pada kolom, jika sudah maka bisa mengganti/menghapus Nama Dokumen, Jenis Dokumen dan Rak dokumen. Desain Input/Output Ubah/Hapus Master Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.42.
50
E. Master Jenis Dokumen
Pada Form Master Jenis Dokumen ini harus mengisi Nama Dokumen. Jika sudah diisi maka dapat disimpan, diubah maupun dihapus. Desain Input/Output Master Jenis Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.43.
Gambar 4. 43 Desain Input/Output Master Jenis Dokumen
F. Master Rak
[image:66.612.134.495.184.459.2]Pada Form Master Rak ini harus mengisi Nama Rak. Jika sudah diisi maka dapat disimpan, diubah maupun dihapus. Desain Input/Output Master Rak dapat dilihat pada Gambar 4.44.
51
G. Simpan Surat Masuk
[image:67.612.132.502.208.478.2]Pada Form Simpan Surat Masuk ini harus mengisi Instansi, Sifat, Tanggal Surat, Nomor Surat, Perihal, Dituju, Diterima tanggal dan No Agenda. Jika sudah diisi maka dapat disimpan. Desain Input/Output Simpan Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.45.
Gambar 4. 45 Desain Input/Output Simpan Surat Masuk H. Ubah/Hapus Surat Masuk
52
Gambar 4. 46 Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Masuk
I. Master Pegawai
Pada Form Master Pegawai ini harus mengisi NIP dan Nama. Jika sudah diisi maka dapat disimpan, diubah maupun dihapus. Desain Input/Output Master Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.47.
Gambar 4. 47 Desain Input/Output Master Pegawai J. Simpan Surat Keluar
[image:68.612.132.509.93.571.2]53
Gambar 4. 48 Desain Input/Output Simpan Surat Keluar K. Ubah/Hapus Surat Keluar
Pada Form Ubah/Hapus Surat Keluar ini harus memilih data pada tabel, jika sudah dapat mengganti/menghapus semua data pada form tersebut. Desain Input/Output Ubah/Hapus Surat Keluar dapat dilihat pada Gambar 4.49.
Gambar 4. 49 Desain Input/Output Ubah Hapus Surat Keluar L. Transaksi Peminjaman
54
Gambar 4. 50 Desain Input/Output Transaksi Peminjaman
M. Transaksi Pengembalian
Pada Form Transaksi Pengembalian ini harus mengisi NIP. Jika sudah diisi, maka tanggal transaksi dan nama dokumen akan keluar dan dapat disimpan untuk proses pengembalian dokumen. Desain Input/Output Transaksi Pengembalian dapat dilihat pada Gambar 4.51.
Gambar 4. 51 Desain /Output Transaksi Pengembalian N. Pencarian Dokumen
55
Gambar 4. 52 Desain Input/Output Pencarian Dokumen
O. Pencarian Surat
Pada Form Pencarian Surat ini harus mengisi nama instansi yang dicari. Jika sudah diisi, maka No surat, tanggal surat, perihal, nama instansi, dan status dapat tampil. Desain Input/Output Pencarian Surat dapat dilihat pada Gambar 4.53.
Gambar 4. 53 Desain Input/Output Pencarian Surat
P. Histori Daftar Peminjaman
56
Gambar 4. 54 Desain Input/Output Histori Daftar Peminjaman
Q. Laporan Surat Masuk
Pada Laporan Surat Masuk ini menampilkan data surat masuk yaitu Instansi, Nomor Surat, Perihal, Dituju, Diterima tanggal, No Agenda, dan Status. Desain Input/Output Laporan Surat Masuk dapat dilihat pada Gambar 4.55.
Gambar 4. 55 Desain Input/Output Laporan Surat Masuk R. Laporan Surat Keluar
57
Gambar 4. 56 Desain Input/Output Laporan Surat Keluar
S. Laporan Dokumen
Pada Laporan Dokumen ini terdapat semua data dokumen menurut jenis dokumen, yaitu Surat, Absensi, Laporan Kegiatan, dan Kepegawaian. Desain Input/Output Laporan Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.57.
Gambar 4. 57 Desain Input/Output Laporan Dokumen
T. Lembar Disposisi
58
Gambar 4. 58Desain Input/Output Laporan Dokumen Disposisi
4.3.
Implementasi Sistem dan Pembahasan
Implementasi dan pembahasan program merupakan uraian yang ditujukan kepada user untuk menjelaskan jalannya program ini.
4.3.1. Penjelasan Pemakaian Program
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari tampilan menu utama seperti di bawah ini.
A. Form Utama
Masuk, L Implemen B. Login Pa mengakse pada Gam C. Simp Pa Jenis Dok dokumen aporan Sur ntasi Sistem Gam n
ada form lo s menu ma mbar 4.60.
G
an Master ada Form S kumen dan
yang diinp
rat Keluar, Form Utam
mbar 4. 59 Im
ogin ini ak aster penga
Gambar 4. 6
Dokumen Simpan Mas
n Rak dok putkan. Jen
Laporan Da ma dapat dil
mplementas kan menamp rsipan. Imp 60 Implemen ster Dokum kumen. No nis dokume ata Dokum lihat pada G
si Sistem Fo
pilkan User plementasi
ntasi Sistem
men ini haru o akan oto en ini beris
[image:75.612.131.510.120.564.2]men, Dan Le Gambar 4.59
orm Utama
r dan Passw Sistem Log
m Login
us mengisi N omatis berd si surat, ke
embar Disp 9.
word, jika gin dapat d
laporan. R sudah diis dapat dilih D. Ubah Pa dokumen Nama Do maka user Rak doku dengan m Master Do
[image:76.612.133.510.157.452.2]Rak berisi n si maka dap hat pada Ga
Gambar 4.
h/Hapus Ma ada Form yang akan kumen, Jen r dapat men
umen sesuai memilih tom okumen dap nama-nama pat disimpan ambar 4.61. 61 Implem aster Doku Ubah/Hapu diubah pad nis Dokume ngubah atau i keperluan mbol Ubah
pat dilihat p
a rak yang n. Impleme
mentasi Siste
umen us Master da listview. J
en dan Rak menghapus n user. Jika atau Hapu ada Gamba
telah tersim ntasi Sistem
em Simpan M
Dokumen Jika data do k dokumen s Nama Do a sudah diu us. Implem ar 4.62.
mpan pada m Simpan M
Master Dok
G E. Maste Pada dapat disi diinputkan dokumen kemudian diganti m Dokumen
ambar 4. 62
er Jenis Do a Form Ma
impan. No n. Jika user pada listvie user dapat
aka dapat d dapat dilih
Gambar 4
2 Implemen
okumen ster Jenis D o akan otom
r akan men
ew. Jenis D
mengganti diubah mau at pada Gam
4. 63 Implem
ntasi Sistem Dokumen in matis berd gubah atau Dokumen ak nama jenis upun dihapu mbar 4.63. mentasi Sist Ubah/Hapu
ni harus men dasarkan ur
menghapu kan ada pad
dokumen s us. Implem
tem Master
us Master D
F. Maste Pada pada tabel user akan
Master R mengganti maupun d 4.64. G. Simp Pada Surat, Nom berkas aka data sudah dapat dilih er Rak a Form Ma
l rak. No a n mengubah Rak akan a
i nama rak dihapus. Im
Gam
an Surat M a Form Sim mor Surat, an otomatis h terisi, mak hat pada Ga
ster Rak in akan otoma h atau men ada pada t k sesuai ke mplementasi
mbar 4. 64 I
Masuk mpan Surat
Perihal, Di berdasarka ka dapat dis ambar 4.65.
i harus men atis berdasar nghapus, m textbox yan eperluan. Ji Sistem M Implementa Masuk ini ituju, Diteri an urutan su simpan. Imp
ngisi Nama rkan urutan maka memil ng disediak ika sudah d aster Rak d
asi Sistem M
harus meng ima tanggal urat masuk y plementasi S
Rak, maka n rak yang lih data rak kan, kemud
diganti mak dapat diliha
Master Rak
gisi Instans l surat dan yang diinpu Sistem Simp
a dapat disim diinputkan. k pada list dian user ka dapat d
at pada Ga
i, Sifat, Tan No Agenda utkan. Jika s
H. Ubah Pada yang akan Sifat, Tan Agenda ak Instansi, S surat dan simpan d Ubah/Hap
Gambar
h/Hapus Su a Form Ub n diubah pad
ggal Surat, kan tambil Sifat, Tang
No Agend dengan me pus Surat M
4. 65 Imple
urat Masuk ah/Hapus S da listview.
Nomor Sur pada texsb ggal Surat, da sesuai ke emilih tom Masuk dapat
ementasi Si
k
Surat Masuk Jika data su rat, Perihal, box, maka u
Nomor Su eperluan us mbol Ubah
dilihat pada
stem Simpa
k ini harus urat masuk s
Dituju, Dit user dapat m
urat, Perihal ser. Jika su
atau Hap a Gambar 4
an Surat Ma
memilih d sudah dipili terima tang mengubah l, Dituju, D udah diubah
pus. Imple .66.
asuk
data surat m ih maka Ins
I. Maste Pada disimpan p pegawai p disediakan keperluan
Gambar 4.
er Pegawai a Form Ma pada tabel p pada listvie n, kemudia . Implemen
Gamb
. 66 mpleme
i
aster Pegaw pegawai. Jik ew. Data P
an user dap ntasi Sistem
bar 4. 67 Im
entasi Sistem
wai ini harus ka user aka
egawai ters pat mengg
Master Peg
mplementasi
m Ubah/Ha
s mengisi N an mengubah sebut akan anti nama gawai dapat
Sistem Mas
apus Surat M
NIP dan Na h, maka har tampil pad atau NIP t dilihat pad
ster Pegawa Masuk
ama, maka rus memilih da textbox
pegawai s da Gambar 4
J. Simp Pada Surat, Per keluar ya Implemen K. Ubah Pada yang akan Surat, Nom dapat men Ditujukan memilih to dapat dilih
an Surat K a Form Sim rihal, dan D
ng diinputk ntasi Sistem
Gambar
h/Hapus Su a Form Ub n diubah pad
mor Surat, ngubah ata n sesuai kep
ombol Ubah hat pada Ga
Keluar mpan Surat Ditujukan. N kan. Jika s Simpan Su
4. 68 Imple
urat Keluar bah/Hapus S
da listview. Perihal, dan au menghap erluan user h atau Hapu ambar 4.69.
Keluar ini No berkas a
semua data urat Keluar d
ementasi Si
r
Surat Kelua Jika data su n Ditujukan pus Tangga r. Jika sudah
us. Impleme
harus men akan otomat a sudah ter dapat diliha
stem Simpa
ar ini harus urat keluar n akan tamb
al Surat, N h diubah ma entasi Sistem
ngisi Tangg tis berdasar risi, maka at pada Gam
an Surat Ke
s memilih d sudah dipili bil pada tex Nomor Sur aka dapat d m Ubah/Hap
al Surat, N rkan urutan dapat disim mbar 4.68.
luar
data surat k ih maka Tan xsbox, maka
rat, Perihal, di simpan de pus Surat K
L. Trans Pada dan Nama terdapat je menambah menguran maka dap pada Gam Gambar 4. saksi Pemi a Form Tra a Dokumen enis dokum h dokumen ngi dokumen at disimpan mbar 4.70. Gambar 4 69 Implem njaman ansaksi Pem
. Nama dok men surat, l
n yang dipi n yang dipin n. Implemen
4. 70 Implem
mentasi Siste minjaman in kumen sesu aporan dan injam maka njam diteka ntasi Sistem menta
