MAHASISWA BARU STIKOSA-AWS
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: CAROLINA ANGGUN EKA SARI
NIM
: 11.39010.0031
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
vi
ABSTRAK
Sekolah Tinggi Komunikasi Ilmu Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) adalah salah satu perguruan tinggi komunikasi di Jawa Timur, memiliki salah satu bagian yaitu Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) yang menangani proses pendaftaran mahasiswa baru setiap tahunnya.
Permasalahan yang dihadapi oleh Penmaru adalah prosedur pendaftaran mahasiswa baru masih menggunakan aplikasi office pada umumnya, yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel. Data yang belum terintegrasi menyebabkan seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan data yang berulang atau bahkan terselip. Penyimpanan data juga masih belum tersimpan ke database sehingga mengakibatkan sehingga mengakibatkan proses yang ada menjadi terhambat dan penyampaian informasi masih sangat lama.
Pada Sistem Informasi ini terdapat fasilitas-fasilitas yaitu: entry data calon mahasiswa, maintenance data sekolah. Sistem Informasi ini dapat membantu pihak Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) dalam melakukan proses-proses yang menyangkut transaksi-transaksi tersebut dan data-data yang tadinya kurang valid menjadi data yang akurat dan tepat sehingga sistem informasi ini dapat memperlancar pendaftaran di bagian Penmaru.
x
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II HASIL SURVEY ... 5
2.1 Sejarah Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) ... 5
2.2 Logo Perusahaan ... 6
2.3 Visi dan Misi STIKOSA-AWS ... 7
2.3.1 Visi STIKOSA-AWS...7
2.3.2 Misi STIKOSA-AWS...7
2.4 Struktur Organisasi ... 8
2.5 Deskripsi Tugas ... 9
xi
Halaman
2.6.1 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 10
2.6.2 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru ... 11
2.6.3 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru ... 13
BAB III LANDASAN TEORI ... 14
3.1 Sistem ... 14
3.2 Informasi ... 14
3.3 Sistem Informasi ... 15
3.4 Analisis Sistem ... 15
3.5 Perancangan ... 16
3.6 Desain Sistem ... 17
3.7 Pendaftaran ... 17
3.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ... 17
3.9 Teknik Wawancara ... 20
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 23
4.1 Analisis Sistem ... 23
4.2 Desain Sistem ... 24
4.2.1 System Flow ... 24
4.2.2 Data Flow Diagram ... 31
4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 37
4.2.4 Struktur File ... 41
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 64
5.1 Sistem yang Digunakan ... 64
xii
5.2.1 Form Master ... 68
5.2.2 Form Transaksi ... 77
5.2.3 Form Laporan ... 88
BAB VI PENUTUP ... 92
6.1 Kesimpulan ... 92
6.2 Saran ... 92
DAFTAR PUSTAKA ... 91
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Deskripsi Tugas... 9
Tabel 4.1 Struktur Tabel Calon Maba Pembayaran ... 41
Tabel 4.2 Struktur Tabel Calon Maba Nilai ... 42
Tabel 4.3 Struktur Tabel Calon Mahasiswa ... 42
Tabel 4.4 Struktur Tabel SMA ... 43
Tabel 4.5 Struktur Tabel Kota ... 44
Tabel 4.6 Struktur Tabel Detil Daerah ... 44
Tabel 4.7 Struktur Tabel Propinsi ... 44
xiv
Gambar 2.1 Logo STIKOSA-AWS ... 6
Gambar 2.2 Struktur Organisasi STIKOSA-AWS ... 8
Gambar 2.3 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 11
Gambar 2.4 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru ... 12
Gambar 2.5 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru ... 13
Gambar 4.1 System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru ... 26
Gambar 4.2 System Flow Proses Penentuan Mahasiswa Baru ... 28
Gambar 4.3 System Flow Proses Penerimaan Mahasiswa Baru ... 30
Gambar 4.4 Context Diagram ... 31
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang ... 32
Gambar 4.6 DFD Level 0 ... 33
Gambar 4.7 DFD Level 1 SubProses pendaftaran ... 34
Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Penentuan Mahasiswa ... 35
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Penerimaan Mahasiswa Baru ... 36
Gambar 4.10 ERD Conceptual Data Model ... 38
Gambar 4.11 ERD Physical Data Model ... 40
Gambar 4.12 Desain Form Utama ... 46
Gambar 4.13 Desain Form Login ... 48
Gambar 4.14 Desain Form Sign Up ... 49
Gambar 4.15 Desain Form Lupa Password ... 49
Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Propinsi ... 51
xv
Halaman
Gambar 4.19 Desain Form Maintenace Kota ... 52
Gambar 4.20 Desain Form Maintenace SMA ... 53
Gambar 4.21 Desain Form Calon Mahasiswa ... 54
Gambar 4.22 Desain Form Formulir Pendaftaran ... 55
Gambar 4.24 Desain Form Nilai ... 57
Gambar 4.25 Desain Form Pembayaran Calon Mahasiswa ... 58
Gambar 4.26 Desain Form Pembayaran ... 59
Gambar 4.27 Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa ... 59
Gambar 4.28 Desain Form Laporan Calon Mahasiswa ... 60
Gambar 4.29 Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa Diterima ... 61
Gambar 4.30 Desain Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima ... 62
Gambar 4.31 Desain Form Cetak Laporan Total SMA ... 62
Gambar 4.32 Desain Form Laporan Total SMA ... 63
Gambar 5.1 Form Utama... 66
Gambar 5.2 Form Login ... 66
Gambar 5.3 Form Login Gagal ... 67
Gambar 5.4 Form Sign Up ... 67
Gambar 5.5 Form Listing Negara ... 68
Gambar 5.6 Form Input Maintenance Negara... 69
Gambar 5.7 Form Maintenance Negara Gagal ... 69
Gambar 5.8 Form Listing Propinsi... 70
Gambar 5.9 Form Input Maintenance Propinsi ... 71
xvi
Gambar 5.12 Form Input Maintenance Daerah... 73
Gambar 5.13 Form Maintenance Daerah Gagal ... 73
Gambar 5.14 Form Listing Kota ... 74
Gambar 5.15 Form Input Maintenance Kota ... 75
Gambar 5.16 Form Maintenance Kota Gagal ... 75
Gambar 5.17 Form Listing SMA ... 76
Gambar 5.18 Form Input Maintenance SMA ... 77
Gambar 5.19 Form Maintenance SMA Gagal ... 77
Gambar 5.20 Form Daftar Calon Mahasiswa ... 78
Gambar 5.21 Form Pendaftaran ... 79
Gambar 5.22 Form Calon Mahasiswa Berhasil Disimpan ... 79
Gambar 5.23 Form Calon Mahasiswa Gagal ... 80
Gambar 5.24 Form Calon Mahasiswa ... 80
Gambar 5.25 Form Nilai ... 81
Gambar 5.26 Form Calon Mahasiswa Diterima ... 82
Gambar 5.27 Form Calon Mahasiswa Telah Diterima ... 83
Gambar 5.28 Form Nilai Calon Mahasiswa Diterima ... 83
Gambar 5.29 Form Pembayaran ... 84
Gambar 5.30 Form Data Pembayaran ... 85
Gambar 5.31 Form Data Pembayaran Disimpan ... 86
Gambar 5.32 Form Data Pembayaran Dicetak ... 87
xvii
Halaman
Gambar 5.34 Form Kwitansi ... 88
Gambar 5.35 Form Laporan Calon Mahasiswa ... 89
Gambar 5.36 Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima ... 90
xviii
Halaman
Lampiran 1. Surat Hasil Survey ...97
Lampiran 2. Hasil Wawancara ...98
Lampiran 3. Laporan Calon Mahasiswa ...99
Lampiran 4. Laporan Calon Mahasiswa Diterima ...100
Lampiran 5. Laporan Total SMA ...101
Lampiran 6. Listing Program Pendaftaran ...102
Lampiran 7. Listing Program Nilai ...106
5
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Sejarah Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya
(STIKOSA-AWS)
Pada tahun 1964, Akademi Wartawan Indonesia (AWS) berdiri. AWS merupakan akademi jurnalis yang pertama dan tertua di Indonesia, didirikan oleh sekelompok pemimpin Jawa Timur seperti gubernur, kepala departemen informasi jawa timur, asosiasi jurnalis, dll. Mereka mendirikan sebuah yayasan yaitu yayasan wartawan jawa timur yang dikelola AWS. Meskipun nama itu mengenai wartawan, AWS tidak hanya populer di kalangan wartawan dan jurnalis tetapi juga untuk public relation. Pada tahun 1987 AWS menjadi STIKOSA-AWS.
STIKOSA-AWS memiliki gedung sendiri (1600 m2) pada tanah pemerintahan (18000 m2), disewa untuk jangka waktu yang tidak terbatas. Setelah sukses sebagai satu-satunya sekolah untuk wartawan selama bertahun-tahun, di awal 90-an mulai muncul dan berkembang fakultas komunikasi di perguruan tinggi di surabaya, dengan adanya fakultas tersebut STIKOSA-AWS berusaha untuk tetap mempertahankan popularitasnya melalui studi jurnalistik dan public relations.
departemen yang lain. STIKOSA-AWS juga menekankan pada pendidikan komunikator skillfull dan profesional, baik jurnalistik dan public relation.
STIKOSA-AWS memiliki tiga program studi; jurnalistik, broadcasting dan public relations. Untuk beradaptasi dengan tren pasar dan kebutuhan pasar, studi jurnalisme menambah kursus dan ekstra-kursus tentang penyiaran; sementara program public relation menambahkan kursus kewirausahaan dan iklan jadi, lulusan STIKOSA-AWS akan dilengkapi dengan teori dan konsep komunikasi yang memadai, pada saat yang sama juga adalah skillfull pekerjaan di jurnalisme, penyiaran, public relation, dan adversiting bidang.
STIKOSA-AWS buka pada hari Senin sampai Jumat pagi dan sore, terkadang buka pada hari Sabtu dan Minggu untuk kegiatan mahasiswa atau tambahan partical learning. STIKOSA-AWS memiliki 28 staf Offiice.
2.2 Logo Perusahaan
7
2.3 Visi dan Misi STIKOSA-AWS
2.3.1 Visi Stikosa-AWS
“Menjadi Sekolah Tinggi terkemuka dalam bidang ilmu komunikasi yang
menghasilkan lulusan berdaya saing global dan berjiwa entrepreneur”
2.3.2 Misi Stikosa-AWS
a. Menyelenggarakan program pendidikan untuk menghasilkan tenaga profesional yang berkarakter entrepreneur serta mampu menjawab kebutuhan industri media penyiaran, jurnalistik dan kehumasan
b. Melakukan kajian dan penelitian demi pengembangan ilmu dan profesi di bidang Ilmu Komunikasi
c. Meningkatkan Kerjasama Nasional dan Internasional
d. Mengembangkan tata kelola sekolah tinggi yang baik (good governance university)
8
Dewan Penyantun Yayasan Pendidikan Wartawan Jawa Timur
Dra. N. Wibawanti Ratna. A., M.Si Pembantu Ketua III
BAAK Ka. ProgDi LPPM BAUK HUMAS Alumni QA Perpustakaan
Penerimaan &
TU & Kepegawaian Keuangan Umum & RT Div.Kom (PMB)
9
2.5 Deskripsi Tugas
Tabel 2.1 Deskripsi Tugas
NO JABATAN TUGAS
1 Ketua Memimpin sekolah setiap hari, yang
bertanggung jawab untuk yayasan
2 Asisten 1 (wakil ketua) Mengelola masyarakat akademik dan aktivitas, termasuk mengevaluasi dan mengembangkan kurikulum dan dosen; memilih dan mengusulkan dosen untuk ditingkatkan; memelihara dan menciptakan kerjasama dan jaringan.
3 Asisten 2 Mengelola sumber daya manusia dan
sumber daya keuangan, pengawasan operasi hari ke hari di kampus
4 Asisten 3 Mengelola kegiatan siswa, menciptakan dan memelihara pengembangan masyarakat dan hubungan masyarakat
5 Kepala Program Mengawasi siswa pada kebutuhan
akademik di kedua program (jurnalisme dan hubungan masyarakat)
6 Kepala penelitan, pembangunan dan pelayanan publik:
Perencanaan dan pelaksanaan penelitian signifikan untuk program studi dan masyarakat, mengusulkan dan mendukung pembangunan dan pelayanan publik program seperti magang, on the job training, desa / kampoeng kunjungan dsb.
7 PR Officer Berkomunikasi kepada STIKOSA-AWS
2.6 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
STIKOSA-AWS pada bagian pendaftaran mahasiswa baru saat ini belum memiliki sistem. Seluruh data calon mahasiswa baru, data mahasiswa yang diterima pertahun dan kwitansi pembayaran formulir masih disimpan dalam bentuk dokumen. Dengan tingginya angka pendaftaran mahasiswa baru membuat sistem yang ada diantaranya proses pendaftaran, penentuan mahasiswa baru, penerimaan mahasiswa, penyimpanan data mahasiswa dan pembuatan laporan menjadi tidak efisien dan efektif. Serta belum adanya sistem juga membuat kemungkinan terjadinya kehilangan dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan bagian pendaftaran mahasiswa baru.
2.6.1 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
11
Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Bagian Keuangan
Gambar 2.3 Document Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
2.6.2 Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
laporan mahasiswa diterima kepada kepala bagian. Transaksi tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.4 dibawah ini :
Document Flow Penentuan Mahasiswa Baru
Kepala Bagian
13
2.6.3 Document Flow Penerimaan Mahasiswa Baru
Document flow ini dimulai ketika calon mahasiswa memberikan list mahasiswa diterima kepada staf administrasi kemudian staf administrasi mengecek data calon mahasiswa dan membuatkan kwitansi daftar ulang. Kwitansi daftar ulang dibuat rangkap 3 untuk diserahkan kepada calon mahasiswa dan disimpan kemudian rangkap terakhir diberikan kepada bagian keuangan. Setelah membuatkan kwitansi staf administrasi kemudian mencatat data calon mahasiswa yang telah fix menjadi mahasiswa STIKOSA-AWS, daftar mahasiswa baru dibuat rangkap 2 untuk disimpan dan diserahkan kepada kepala bagian. Transaksi ini dapat dilihat pada Gambar 2.5 seperti dibawah ini :
Document Flow Penerimaan Maba
14
BAB III
LANDASAN TEORI
Landasan teori adalah adalah seperangkat konsep, definisi, dan proposisi yang disusun guna menyelesaikan masalah secara sistematis. Pada bab ini akan membahas landasan teori yang membahas tentang ilmu dan landasan pemikiran yang terkait dan mendukung dalam tugas akhir ini.
3.1 Sistem
Ada definisi menurut beberapa para ahli yang menerangkan tentang sistem. Menurut Jogianto (2005:2) dengan bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menerangkan “sistem adalah sekumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu”. Menurut Azhar Susanto (2004:18) dalam buku berjudul Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya yang menyatakan bahwa: “sistem adalah sekumpulan/group
dari sub sistem/ bagian/ komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
3.2 Informasi
Definisi informasi menurut Azhar Susanto (2004:46) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi mendefinisikan infornasi sebagai berikut: “informasi
adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat”. Definisi informasi menurut Jogianto (2005:8) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi bahwa: “informasi adalah data yang diolah menjadi
15
3.3 Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2003), sistem informasi adalah sebuah kombinasi
teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Hall (2006:6), sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.
Dari definisi-definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi yang teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi ke dalam sebuah organisasi untuk mencapai tujuan tertentu yang berguna untuk memproses data menjadi informasi dan pengetahuan.
3.4 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang-lingkup tugasnya. Di analisis sistem, ruang-lingkup tugasnya adalah lebih terperinci (detail). Di analisis sistem ini, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci, sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahulunya.
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini.
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
3.5 Perancangan
Menurut John Burch dan Gary Grudnitski yang telah diterjemahkan oleh Jogiyanto (2005:196) dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menyebutkan bahwa: “desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Definisi
perancangan menurut Al-Bahra Bin Ladjamudin (2005:51) yang terdapat dalam buku yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi, menjelaskan bahwa: “perancangan adalah kemampuan untuk membuat beberapa alternatif pemecahan
masalah”. Azhar Susanto (2004:331) menjelaskan dalam buku berjudul Sistem
17
3.6 Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. b. Pendefinisian dari kebutuhan–kebutuhan fungsional. c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi. d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.7 Pendaftaran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2008:285), Pendaftaran adalah proses, cara, perbuatan mendaftar (mendaftarkan); pencatatan nama, alamat, dan sebagainya ke dalam daftar.
3.8 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
requirement elicitation (elisitasi kebutuhan), requirements analysis (analisis kebutuhan), software design (perancangan sistem), software construction (penulisan kode program), software testing (uji coba aplikasi) dan implementation (instalasi).
a. Requirements Elicitation
Elisitasi kebutuhan adalah sekumpulan aktivitas yang ditunjukkan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem (Sommerville dan Sawyer, 1997). Sejalan dengan proses rekayasa kebutuhan secara keseluruhan, elisitasi kebutuhan bertujuan untuk (Leffingwell dan Widrig, 2000):
1. Mengetahui masalah apa saja yang perlu dipecahkan dan mengenali batasan-batasan sistem.
2. Mengenali siapa saja para pemangku kepentingan.
3. Mengenali tujuan dari sistem yaitu sasaran-sasaran yang harus sistem selesaikan.
b. Requirements Analysis
19
dilaksanakan, diukur, diuji, terkait dengan kebutuhan bisnis yang teridentifikasi, serta didefinisikan sampai tingkat detail yang memadai untuk desain sistem.
c. Software Design
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian kompurisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
d. Software Construction
Software Construction (SC) adalah bagian dari disiplin rekayasa perangkat lunak. Didasarkan pada rincian pengerjaannya, yang berarti software melalui kombinasi dari koding, verifikasi, unit testing, testing terintegrasi dan debugging.
e. Software Testing and Implementation
pembagian level testing dan testing untuk kondisi tertentu. Tahap ketiga adalah Test Techniques yang menjelaskan teknik-teknik testing yang dapat digunakan. Tahap keempat adalah Tes-related Measures yang menjelaskan ukuran-ukuran pencapaian untuk dapat dievaluasi kembali. Tahap terakhir adalah Test Process yang menjelaskan tentang aktivitas testing.
3.9 Teknik Wawancara
Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai. Seperti halnya dengan teknik pengumpulan data yang lain, wawancara bukanlah satu-satunya teknik yang terbaik untuk semua situasi. Wawancara selain mempunyai kebaikan-kebaikan, tetapi juga mempunyai kejelekan-kejelekan yang harus dipertimbangkan untuk situasi-situasi tertentu. Kebaikan dari wawancara adalah sebagai berikut ini:
a. Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
b. Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai dengan situasi yang berkembang.
c. Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik raut wajah orang yang diwawancarai.
21
Disamping wawancara mempunyai beberapa kebaikan, tetapi juga mempunyai beberapa kejelekan sebagai berikut ini:
a. Proses wawancara membutuhkan waktu yang lama, sehingga secara relatip mahal dibandingkan dengan teknik lainnya.
b. Keberhasilan hasil wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan hubungan antar manusia.
c. Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misalnya di lokasi-lokasi yang ribut dan ramai.
d. Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya sangat terbatas.
Persiapan merupakan kunci sukses dari wawancara. Sebelum wawancara dimulai, analis sistem harus mempersiapkan terlebih dahulu hal-hal yang berhubungan dengan wawancara. Wawancara juga harus didukung oleh semua manajer yang akan dilibatkan dalam proyek sistem. Beberapa petunjuk berikut ini dapat membantu di dalam mempersiapkan wawancara dan untuk memperlancar jalannya wawancara.
a. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu. b. Utarakanlah maksud dari wawancara.
c. Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai.
23
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data yang baik. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada Sistem Informasi Pendaftaran mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) yang akan dibuat. Metode ini membutuhkan analisis yang tepat, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Analisa merupakan cara untuk menganalisa permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Sedangkan desain sistem merupakan langkah yang harus ditempuh untuk menyajikan sebuah sistem informasi terorganisir dengan baik.
4.1 Analisis Sistem
dokumen, dan lambatnya manajemen dalam pengambilan keputusan untuk penerimaan mahasiswa.
Informasi tentang kebutuhan Sistem Informasi diperlukan untuk menghasilkan perencanaan Sistem informasi yang dapat mendukung Sistem Informasi Pendaftaran mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) dan terintegrasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan data-data calon mahasiswa baru, data nilai calon mahasiswa dan data mahasiswa yang telah diterima serta data lain - lain yang juga dibutuhkan. Proses-proses pendaftaran, penentuan mahasiswa dan penerimaan dikembangkan ke dalam sistem yang terintegrasi. Dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat meminimalkan penggunaan dokumen kertas, meminimalkan terjadinya kehilangan dokumen-dokumen. Disamping itu seluruh proses yang ada menjadi lebih efisien dan efektif serta dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lebih cepat dan akurat.
4.2 Desain Sistem
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, maka dibuatlah sistem yang baru. Sistem yang baru tersebut dapat digambarkan pada system flow komputerisasi berikut ini:
4.2.1 System Flow
25
mahasiswa, dan proses penerimaan mahasiswa baru. Adapun untuk gambar dan penjelasannya dijelaskan pada uraian berikut ini.
A.System Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
Sistem Flow Pendaftaran Mahasiswa Baru
27
B.System Flow Proses Penentuan Mahasiswa Baru
Sistem Flow Penentuan Mahasiswa Baru
29
C.System Flow Proses Penerimaan Mahasiswa Baru
Sistem Flow Penerimaan Maba
31
4.2.2 Data Flow Diagram
Data flow diagram merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.
A. Context Diagram
Context Diagram dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS terdapat empat external entity dan aliran datanya masing-masing yang saling terkait. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.4.
Rekap Data Calon Maba
Rekap Daftar Maba Registrasi Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang Rekap Transaksi Pembayaran Form ulir
Data Calon Maba
Arsip Pem bayaran Daftar Ulang Arsip Pem bayaran Formulir
Calon Maba Staff Adm inistrasi
Bagian Keuangan
Kepala Bagian PMB
B. Diagram Berjenjang
Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu, karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS dapat dilihat pada Gambar 4.5 dan yang lainnya.
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN MABA STIKOSA-AWS
1
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang
C. DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi penerimaan mahasiswa baru pada STIKOSA-AWS, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil.
33
menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan [Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang]
Ubah
[Kwitansi Pem bayaran Form ulir]
[List Mahasiswa Diterima]
pada Gambar 4.7:
[melakukan]
[Rekap Transaksi Pembayaran Formulir] [Kwitansi Pem bayaran Form ulir]
[Simpan]
35
Gambar 4.8 DFD Level 1 SubProses Penentuan Mahasiswa
mencatat [Rekap Transaksi Pembayaran Daftar Ulang]
[Kwitansi Daftar Ulang]
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubProses Penerimaan Mahasiswa Baru
37
4.2.3 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. Entity Relationship Diagram (ERD) terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
A. Conceptual Data Model
NILAI_MHS
39
B. Physical Data Model
SMA
41
4.2.4 Struktur File
Dari hasil generate ERD di atas dapat dibuat database seperti pada uraian berikut:
a. Tabel Calon Maba Pembayaran
Nama Tabel : Calon Maba Pembayaran Primary Key : ID Calon Maba Pembayaran Foreign Key : ID Calon Mahasiswa
Fungsi : Menyimpan Data Pembayaran
Tabel 4.1 Struktur Tabel Calon Maba Pembayaran
No Field Type Data Length Constraint
1
ID Calon Maba
Pembayaran Integer - Primary Key
2
b. Tabel Calon Maba Nilai
Nama Tabel : Calon Maba Nilai Primary Key : ID Calon Maba Nilai Foreign Key : ID Calon Mahasiswa
Tabel 4.2 Struktur Tabel Calon Maba Nilai
c. Tabel Calon Mahasiswa
Nama Tabel : Calon Mahsiswa Primary Key : ID Calon Mahasiswa Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan dan Memaintenance Data Calon Mahasiswa Tabel 4.3 Struktur Tabel Calon Mahasiswa
No Field Type Data Length Constraint 10 Kewarganegaraan Varchar 50
11 Agama Varchar 50
12 Nama Ortu Varchar 100
43
Pembiayaan Varchar 50
25 Pembiayaan Study Varchar 50 Primary Key : ID_SMA Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan Data SMA
Tabel 4.4 Struktur Tabel SMA
Foreign Key : ID_Daerah
Fungsi : Menyimpan Data Kota
Tabel 4.5 Struktur Tabel Kota
No Field Type Data Length Constraint Primary Key : ID_Daerah Foreign Key : ID_Provinsi
Fungsi : Menyimpan dan Memaintenance Data Daerah
Tabel 4.6 Struktur Tabel Detil Daerah
No Field Type Data Length Constraint Primary Key : ID_Propinsi Foreign Key : ID_Negara
Fungsi : Menyimpan Data Propinsi
Tabel 4.7 Struktur Tabel Propinsi
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_Propinsi Integer - Primary Key
2 ID_Negara Integer - Foreign Key
45
h. Tabel Negara
Nama Tabel : Negara Primary Key : ID_Negara Foreign Key : -
Fungsi : Memaintenance Data Negara
Tabel 4.8 Struktur Tabel Negara
No Field Type Data Length Constraint
1 ID_Negara Varchar 2 Primary Key
2 Nama_Negara Varchar 100
4.2.5 Desain Input/Output
Desain input output merupakan langkah pertama untuk membuat sebuah aplikasi sistem informasi. Dalam tahap ini user akan diberikan gambaran tentang bagaimana sistem ini nantinya dibuat.
A.Desain Input
1. Desain Form Utama
Gambar 4.12 Desain Form Utama
Form ini adalah form utama dari aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran Penmaru. Form utama ditampilkan saat applikasi ini dijalankan, menu yang muncul adalah menu setup. Setelah login maka terdapat menu-menu untuk mengakses form lain, misalnya : Form Maintenance Negara, Form Pendaftaran. Menu-menu yang terdapat pada form ini yaitu :
1a. System Login Logout
Ubah password Keluar
47
Daftar Calon Mahasiswa 1c. Cetak Laporan
Laporan Calon Mahasiswa Laporan Mahasiswa Diterima Laporan Tiap Sekolah
1d. Master Negara Propinsi Daerah Kota SMA
Calon Mahasiswa 1e. Setup
Login Logout
2. Desain Form Login
Gambar 4.13 Desain Form Login
Form login ini berfungsi sebagai filter terhadap user maupun staf administrasi pada aplikasi ini. Hak akses diberikan sesuai dengan ketentuan untuk mengakses aplikasi ini. Agar dapat menjalankan aplikasi ini maka pengguna harus mengisi text user serta password setelah itu tekan tombol sign in, jika user lupa password yang digunakan maka user dapat menekan link Lupa Password, apabila belum terdaftar sebagai user maka dapat menekan link sign up.
3. Desain Form Sign Up
49
Gambar 4.14 Desain Form Sign Up
4. Desain Form Lupa Password
Form ini digunakan jika user lupa password sehingga tidak dapat masuk menggunakan applikasi maka user dapat mengecek password dengan menginputkan nama pada text user setelah itu text password akan secara otomatis memberitahukan password yang digunakan sebelumnya. Pada form ini terdapat tombol Exit setelah tombol exit ditekan maka akan kembali ke form Login .
5. Desain Form Maintenance Negara
Form ini digunakan melihat daftar semua Negara meng-input (Menmasukkan), dan Meng-update (mengubah) data master negara. Pada form ini terdapat tombol Baru, digunakan apabila staf administrasi ingin menyimpan data negara baru, sedangkan tombol Kembali Ke Menu Utama digunakan untuk menutup form master negara dan kembali ke form utama. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data yang sudah diinputkan dan tombol Batal digunakan untuk membatalkan atau menghapus data sebelum disimpan.
Gambar 4.16 Desain Form Maintenance Negara
6. Desain Form Maintenance Propinsi
51
sebelumnya telah disimpan dalam data master negara. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data propinsi yang baru dimasukkan ke dalam database. Tombol Batal digunakan untuk membatalkan atau menghapus data sebelum disimpan, sedangkan tombol kembali ke menu utama digunakan untuk menutup form maintenance Propinsi dan kembali ke form utama.
Gambar 4.17 Desain Form Maintenance Propinsi
7. Desain Form Maintenance Daerah
Gambar 4.18 Desain Form Maintenance Daerah
8. Desain Form Maintenance Kota
Gambar 4.19 Desain Form Maintenace Kota
53
ke form utama. Data Kota dari : ID_Kota (Primary Key), Nama_Daerah (Foreign Key dari table daerah), dan Nama_Kota.
9. Desain Form Maintenance SMA
Gambar 4.20 Desain Form Maintenace SMA
10. Desain Form Daftar Calon Mahasiswa
Gambar 4.21 Desain Form Calon Mahasiswa
55
11. Desain Form Formulir Pendaftaran
Gambar 4.22 Desain Form Formulir Pendaftaran
memilih kelas Pagi atau Malam. Pada saat pendaftaran terdapat beberapa kali gelombang yaitu gelombang 1, gelombang 2 dan gelombang 3. Pembiayaan study juga dipilih berdasarkan biaya dari orang tua, diri sendiri, wali ortu atau lain-lain. Jalur masuk dibagi menjadi 4 yaitu Bidik misi, Prestasi, Umum, atau Khusus, jika calon mahasiswa tahun lulus tidak fresh graduate maka jalur masuk akan secara otomatis memilih jalur umum.
Data yang kemudian perlu diisi adalah infomasi keluarga yang terdiri dari : Nama Orang Tua, Tahun Lahir, Pekerjaan, Pendidikan terakhir, Alamat, No.telp, dan Fax.
Informasi akademik terdiri dari : Asal Sekolah, Alamat Sekolah dan Tahun lulus. Setelah semua data lengkap diisi maka tekan tombol Simpan atau Batal untuk membatalkan.
12. Desain Form Calon Mahasiswa Detil
57
Gambar 4.23 Desain Form Calon Mahasiswa Detil
13. Desain Form Nilai
Gambar 4.24 Desain Form Nilai
maka tekan tombol Simpan untuk menyimpan data ke database atau Batal untuk membatalkan proses.
14. Desain Form Pembayaran Calon Mahasiswa
Gambar 4.25 Desain Form Pembayaran Calon Mahasiswa
59
Gambar 4.26 Desain Form Pembayaran
Form Pembayaran terdiri dari deskripsi, jumlah dan notes. Jika semua data telah diisi tekan tombol Simpan untuk menyimpan atau tombol Batal untuk membatalkan proses.
15. Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa
Staf administrasi dapat melihat rekap laporan calon mahasiswa selama beberapa periode dengan memasukkan tanggal awal yang akan dilihat dan tanggal akhir periodenya. Jika staf administrasi hanya ingin mencetak berdasarkan no form saja dapat memasukkan di kolom no form. Rekap laporan juga dapat di-filter berdasarkan asal SMA. Form ini terdapat tombol Preview dan Cetak. Tombol Preview digunakan jika staf administrasi hanya ingin melihat data calon mahasiswa dari periode yang telah dimasukkan pada text tanggal. Tombol Cetak digunakan saat Laporan Rekap Calon Mahasiswa ingin dicetak.
61
16. Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa Diterima
Gambar 4.29 Desain Form Cetak Laporan Calon Mahasiswa Diterima
Gambar 4.30 Desain Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
17. Desain Form Cetak Laporan Total SMA
Gambar 4.31 Desain Form Cetak Laporan Total SMA
63
hanya ingin melihat data calon mahasiswa yang telah diterima dari periode yang telah dimasukkan dan berdasarkan SMA yang telah dipilih pada text tanggal dan combobox asal SMA. Tombol cetak digunakan saat Laporan Total SMA ingin dicetak.
64
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1 Sistem yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan program sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru pada bagian penerimaan mahasiswa baru STIKOSA-AWS, yaitu:
a. Hardware
Hardware yang dapat mendukung aplikasi ini memerlukan perangkat keras dengan spesifikasi:
1. CPU minimal pentium 3 dengan kecepatan 633 Mhz 2. Ram 256 MB
3. Hard disk minimal 10 GigaByte 4. Monitor
5. Keyboard dan Mouse 6. Printer
b. Software
Software yang mendukung aplikasi ini diantaranya: a. Microsoft Visual Basic .NET 2005
b. Cristal Reports 8.0
65
5.2 Cara Setup Program
Di bawah ini akan diuraikan cara setup program, dari aplikasi yang telah dihasilkan pada laporan ini.
1. Setelah memasukkan compact disc program, maka akan otomatis proses setup berjalan, karena program telah di setting dengan autorun.
2. Pada saat proses setup berjalan, maka selanjutnya hanya mengikuti perintah yang ada, karena pada program setup hanya berisi pernyataan–pernyataan, dan tidak begitu menyulitkan dalam penggunaannya.
3. Pastikan Microsoft SQL Express 2005 sudah terinstall dalam komputer tersebut.
5.3 Penjelasan Pemakaian Program
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari halaman home.
Gambar 5.1 Form Utama
Di dalam menu tersebut terdapat menu file yang berisi pilihan untuk login, logout, ubah password dan keluar.
a. Form Login
Form login digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap username dan password yang telah ada pada sistem informasi penjadwalan tersebut.
Gambar 5.2 Form Login
67
sebaliknya maka muncul form yang bertuliskan “User tidak cocok” seperti dibawah ini :
Gambar 5.3 Form Login Gagal
Di dalam form login juga disediakan fitur untuk meng-input-kan jika ada user baru yaitu dengan menekan link Sign Up.
Gambar 5.4 Form Sign Up
Setelah semua field diisi, tekan tombol Buat User Baru maka user dapat menggunakan aplikasi pendaftaran tersebut.
menu-menu laporan. Sedangkan kepala bagian memliki hak akses untuk menentukan mahasiswa yang nantinya akan diterima.
5.2.1 Form Master
Dalam aplikasi sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.
a. Form Maintenance Negara
Gambar 5.5 Form Listing Negara
Master negara digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan negara yang terdiri dari id negara dan nama negara. Langkah-langkah untuk menyimpan data negara adalah sebagai berikut:
69
4. Selesai
Apabila input-an berhasil maka akan otomatis masuk ke dalam gridview, seperti dibawah ini :
Gambar 5.6 Form Input Maintenance Negara
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
b. Form Maintenance Propinsi
Gambar 5.8 Form Listing Propinsi
Master propinsi digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan propinsi yang terdiri dari id propinsi, nama negara dan nama propinsi. Langkah-langkah untuk menyimpan data propinsi adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat Baru
2. Pilih nama negara sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama propinsi
4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai
71
Gambar 5.9 Form Input Maintenance Propinsi
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
c. Form Maintenance Daerah
Gambar 5.11 Form Listing Daerah
Master daerah digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan daerah yang terdiri dari id daerah, nama propinsi dan nama daerah. Langkah-langkah untuk menyimpan data daerah adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol buat baru
2. Pilih nama propinsi sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama daerah
4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai
73
Gambar 5.12 Form Input Maintenance Daerah
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
d. Form Maintenance Kota
Gambar 5.14 Form Listing Kota
Master kota digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan kota yang terdiri dari id kota, nama daerah dan nama kota. Langkah-langkah untuk menyimpan data kota adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat baru
2. Pilih nama propinsi sesuai dengan pilihan pada combobox 3. Input nama kota
4. Tekan tombol Simpan 5. Selesai
75
Gambar 5.15 Form Input Maintenance Kota
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
e. Form Maintenance SMA
Gambar 5.17 Form Listing SMA
Master SMA digunakan untuk menyimpan dan meng-update data-data yang berhubungan dengan SMA yang terdiri dari id SMA, nama SMA, alamat SMA dan nama kota. Langkah-langkah untuk menyimpan data kota adalah sebagai berikut:
1. Tekan tombol Buat Baru 2. Input nama SMA
3. Input Alamat SMA
4. Pilih nama kota berdasarkan combobox 5. Tekan tombol Simpan
6. Selesai
77
Gambar 5.18 Form Input Maintenance SMA
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “isi form secara lengkap untuk melanjutkan” seperti di bawah ini :
Gambar 5.19 Form Maintenance SMA Gagal
Penmaru juga dapat meng-import data SMA dari excel yang telah dipunyai dengan menekan tombol Import dan memilih data SMA disimpan.
5.2.2 Form Transaksi
a. Form Pendaftaran Calon Mahasiswa
Form pendaftaran ini digunakan untuk meng-input-kan data calon mahasiswa baru yang mendaftar di STIKOSA-AWS, data dimasukkan oleh staf administrasi. Langkah-langkah untuk memulai form pendaftaran calon mahasiswa adalah:
a. Pada homepage klik menu pendaftaran. b. Pilih Daftar Calon Mahasiswa.
c. Klik tombol Calon Mahasiswa Baru. d. Selesai
Form ini juga dapat digunakan untuk mencari data calon mahasiswa yang telah diinputkan dengan memasukkan no form atau nama dari calon mahasiswa, kemudian tekan tombol Proses, jika data ada maka akan ditampilkan ke dalam gridview.
Gambar 5.20 Form Daftar Calon Mahasiswa
79
Gambar 5.21 Form Pendaftaran
Setelah semua field dari sub menu utama diisi tekan tombol Simpan, maka akan muncul messagebox “ Data Calon Mahasiswa Berhasil Disimpan” seperti di bawah ini :
Apabila gagal dikarenakan salah satu textbox kosong, maka akan muncul messagebox “Form belum diisi secara lengkap” seperti di bawah ini :
Gambar 5.23 Form Calon Mahasiswa Gagal
Form selanjutnya yang akan ditampilkan setelah field berhasil disimpan adalah seperti di bawah ini:
81
b. Form Nilai
Form nilai digunakan untuk memasukkan nilai raport dari calon mahasiswa baru yang nantinya akan digunakan oleh kepala bagian untuk pembuatan keputusan apakah calon mahasiswa teresebut memenuhi persyaratan dditerima atau tidak. Berikut ini adalah gambar ketika tombol Input Nilai diklik:
Gambar 5.25 Form Nilai
c. Form Calon Mahasiswa Detil
Form ini digunakan oleh kepala bagian untuk menyetujui calon mahasiswa yang akan diterima berdasarkan pertimbangan nilai raport yang telah dibuat oleh staf administrasi. Ketika calon mahasiswa telah di-approve, staf administrasi dapat menerima pembayaran selanjutnya dari mahasiswa. Berikut langkah-langkah untuk dapat meng-approve calon mahasiswa :
1. Pastikan anda login sebagai kepala bagian
3. Klik 2x pada baris nama yang akan di-approve 4. Tekan tombol approve
5. Selesai
Berikut gambar lebih detail :
Gambar 5.26 Form Calon Mahasiswa Diterima
83
Gambar 5.27 Form Calon Mahasiswa Telah Diterima
Kepala bagian juga dapat melihat nilai dari calon mahasiswa sebelum menekan tombol Approve sebagai bahan pengambilan keputusannya yaitu dengan menekan tombol Lihat Nilai. Berikut gambar lebih detail:
Gambar 5.28 Form Nilai Calon Mahasiswa Diterima
d. Form Pembayaran
1. Pastikan anda login sebagai staf administrasi 2. Pada menu homepage pilih sub menu pendaftaran
3. Klik 2x pada baris nama yang akan melakukan pembayaran. Data juga dapat dimasukkan melalui no form atau nama calon mahasiswa kemudian tekan tombol Proses.
4. Klik Input Pembayaran 5. Klik Pembayaran Baru 6. Selesai
Berikut gambar lebih detail:
Gambar 5.29 Form Pembayaran
85
Gambar 5.30 Form Data Pembayaran
Gambar 5.31 Form Data Pembayaran Disimpan
87
Gambar 5.32 Form Data Pembayaran Dicetak
Ketika tombol Cetak diklik, maka akan muncul messagebox “ Setelah mencetak kwitansi, transaksi pembayaran tidak akan dapat diubah atau diganti. Lanjutkan mencetak?” jika sudah yakin klik Yes seperti di bawah ini :
Gambar 5.33 Form Pengecekan Data Pembayaran
Gambar 5.34 Form Kwitansi
5.2.3 Form Laporan
Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan.
a. Form Laporan Calon Mahasiswa
Form laporan calon mahasiswa ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang belum diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa : 1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran
2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa
3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data
89
6. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
Gambar 5.35 Form Laporan Calon Mahasiswa
b. Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
Form laporan calon mahasiswa diterima ini berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan calon mahasiswa :
1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2. Pilih Laporan Calon Mahasiswa Diterima
3. Masukkan periode awal dan akhir yang akan dicari datanya 4. Klik preview untuk melihat data
6. Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
Gambar 5.36 Form Laporan Calon Mahasiswa Diterima
c. Form Laporan Tiap Sekolah
Form laporan tiap sekolah berfungsi untuk menampilkan data calon mahasiswa yang telah diterima oleh STIKOSA-AWS selama periode tertentu berdasarkan SMA yang telah dipilih. Berikut langkah-langkah untuk membuka laporan tiap sekolah :
1. Pada homepage pilih sub menu pendaftaran 2.Pilih Laporan Tiap Sekolah
91
5.Klik preview untuk melihat data 6.Pilih cetak untuk mencetak 7.Selesai
Berikut gambar lebih detailnya :
92
BAB VI
PENUTUP
6.1 Kesimpulan
Pada proses pengembangan Sistem Informasi Penerimaan mahasiswa baru pada Sekolah Tinggi Komunikasi-Almamater Wartawan Surabaya (STIKOSA-AWS) dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
a. Pengembangan sistem yang lama ke proses terkomputerisasi dan terintegrasi dapat membuat kinerja sistem menjadi lebih baik, sehingga kesalahan manusia (Human Error) dapat diminimalkan.
b. Implementasi dari sistem ini dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan yang dapat mendukung dalam pengambilan keputusan, seperti laporan calon mahasiswa baru, laporan mahasiswa yang diterima, laporan transaksi nilai calon mahasiswa baru, laporan pembayaran formulir, serta laporan mengenai daftar ulang.
6.2 Saran
Dalam pengembangan aplikasi Sistem Informasi Penerimaan mahasiswa baru ini, dapat diajukan beberapa saran, yaitu:
a. Apabila aplikasi sistem administrasi pendaftaran mahasiswa baru ini digunakan oleh pihak penmaru, maka untuk kedepannya diharapkan untuk dibuatkan website agar pelayanan dapat semakin flexibel.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Jakarta: Graha Ilmu.
Darmayuda, Ketut. 2007. Program Aplikasi Client Server. Bandung: Informatika.
Djuandi, Feri. 2002. SQL Server 2000 untuk Profesional. Jakarta: Media Komputinda.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi: Buku 1. Jakarta: Salemba Empat.
Hartono, Jogiyanto.2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offest.
Kusrini, Andri Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi. Akuntansi Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi.
Leffingwell, Dean dan Widrig, Don. 2000. Managing Software Requirements: A Unified Approach. Canada: Addison-Wesley.
Madcom. 2003. Program Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Andi.
Nugroho, Bunafit dan Indriyana, Indah. 2007. Membuat Aplikasi. Database SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Yogyakarta: Gava Media.
O’Brien, James A. 2003. Introduction to Information Systems: Essentials for the E-Business Enterprise. Boston: McGraw-Hill.
Sommerville, Ian dan Sawyer, Pete. 1997. Requirements Engineering: A Good Practice Guide. England: Willey.
Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.
